ở Công ty Cổ phần “THAC”
Công tác phân tích và đánh giá thực hiện công việc còn gặp phải những hạn chế:
1. Mục đích đánh giá: Hiện tại, Công ty Cổ phần "THAC" đang trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, do yêu cầu thực tế
nảy sinh yêu cầu. Trong quy trình đánh giá, mục tiêu đầu tiên xác định rõ mục đích của việc tiến hành ĐGTHCV, các mục đích đó là:
- Đánh giá hiệu quả làm việc, năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến của nhân viên.
Công ty thiết kế ra các phiếu để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động, trong đó bao gồm nhiều tiêu chí phản ánh các khía cạnh khác nhau ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc: khối lượng, chất lượng công việc và cả những yếu tố, phẩm chất thuộc về người lao động. Trên cơ sở đánh giá theo từng tiêu chí, người đánh giá sẽ tổng hợp kết quả đánh giá cuối cùng và xếp loại người lao động thành loại A, B, C, D tương ứng với hiệu quả làm việc là xuất sắc, đạt yêu cầu, cần cố gắng hay kém – đánh giá này phục vụ xét duyệt phụ cấp, thưởng. Từ đó sắp xếp, phân bố lại nhân viên đúng với vị trí công việc theo khả năng.
- Ngoài ra ĐGTHCV còn nhằm xác định nhu cầu tuyển mộ, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hiện có của Công ty. Ví dụ:
Mục tiêu và nội dung đào tạo
Hình thức và cơ quan đào tạo
Đối tượng được đào tạo Số lượng Kinh phí đào tạo - Kế toán
- Quản lý chung doanh nghiệp - Chăm sóc khách hàng - Các lớp ngắn hạn - Hội thảo và tập huấn
- Tại cơ quan
- Kế toán
- Bam giám đốc
- Nhân viên tư vấn bán hàng 1 4 10 Tự túc Tự túc 1.600.000/ người
Đánh giá còn giúp mỗi nhân viên hoàn thiện khả năng làm việc, nâng cao hiệu quả công việc và có động lực làm việc. Ngoài ra, kết quả đánh giá
còn là cơ sở cho việc trả thưởng công bằng, chính xác; đào tạo hợp lý và hiệu quả.
Tuy nhiên việc xác định mục đích đánh giá của Công ty còn một số hạn chế:
- Mới chỉ dừng lại ở đánh giá, xếp loại nhân viên các phòng , chưa có sự đánh giá xếp loại giữa các phòng với nhau nhằm có sự phấn đấu giữa các phòng, sẽ thúc đẩy đổi mới phương thức làm việc sao cho tăng hiệu quả công việc. Mặt khác, nếu sự cạnh tranh nội bộ quá gay gắt, sẽ dẫn đến nhiều tình trạng tiêu cực, gây cản trở cho việc trao đổi thông tin xuyên suốt trong Công ty, ảnh hưởng đến định hướng phát triển, dễ đi trệch mục tiêu đã đề ra.
2. Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
- Chưa xây dựng chu kỳ đánh giá cho toàn thể Công ty. Thường nhắc nhở bằng lời trong các cuộc họp cũng như trong việc đốc thúc nhân viên của người quản lý.
- Công ty hiện đang tiến hành đánh giá theo vụ việc. Nhân viên kinh doanh được đánh giá qua các sự kiện tham gia hội chợ, chào hàng ở các công sở qua các phiếu đánh giá. Đồng thời sau mỗi chiến dịch chào hàng sẽ tổng kết số liệu dựa trên các chỉ sổ đánh giá thực hiện công việc sau:
Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi:
Công thức = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng.
Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của kinh doanh,marketing trực tiếp của các nhân viên kinh doanh. Các chương trình markeing trực tiếp: gửi thư, gửi email…
Công thức = bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.
Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và truyền thông (chào hàng trực tiếp)
Tỷ lệ = số người nhận ra sản phẩm /tổng số người thu thập. Tỷ lệ này được đo lường trước và sau truyền thông.
3. Thông tin phản hồi và phỏng vấn đánh giá
- Công tác phản hồi thông tin và phỏng vấn đánh giá còn hạn chế do chưa thiết lập kênh thông tin chính thức giữa nhân viên và người lãnh đạo. Người lãnh đạo không biết những khó khăn, thắc mắc của nhân viên để có biện pháp hỗ trợ kịp thời.
- Nhân viên không được biết rõ ràng và cụ thể về lý do mình được xếp loại như vậy, ngại tìm hiểu nên không dám đưa ra ý kiến thắc mắc. - ĐGTHCV là một hoạt động quản trị nhân sự có ý nghĩa quan trọng, kết quả đánh giá là cơ sở cho nhiều hoạt động nhân sự khác. Tuy nhiên, công tác phản hồi thông tin và phỏng vấn đánh giá của Công ty làm chưa tốt. Công ty chưa thiết lập được kênh thông tin giữa các phòng ban và giữa nhà lãnh đạo với người lao động cho nên mọi vướng mắc và khó khăn của người lao động không được đồng nghiệp và lãnh đạo biết, họ không nhận được sự chia sẻ và hỗ trợ kịp thời. Điều này làm mất đi ý nghĩa của ĐGTHCV, do vậy mà chất lượng đánh giá cũng chưa cao.
4. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Các tiêu chí đánh giá chưa hoàn toàn phù hợp với các loại vị trí ở các phòng. Mặt khác nó lại không được gắn trọng số nên không thấy được tầm quan trọng của từng yếu tố và ảnh hưởng của nó đến kết quả
thực hiện công việc của nhân viên 5. Bản mô tả công việc
Chưa đánh giá chính xác và đầy đủ tất cả những công việc mà một nhân viên đảm nhiệm. Do cơ cấu tiền trực tuyến chức năng của công ty: một người có thể đảm nhiệm thêm hoặc làm thay một phần công việc của vị trí khác dẫn đến tình trạng trách nhiệm không rõ ràng, gây khó khăn trong đánh giá hiệu quả công việc cũng như trách nhiệm và kết quả không thuộc về riêng ai. Điều đó góp phần tạo sự không an tâm và tin tưởng cho nhân viên tập trung vào công việc của mình và hỗ trợ thêm cho các bộ phận khác một cách nhiệt tình.
Nguyên nhân là do:
- Nguyên nhân từ phía lãnh đạo Công ty: Trong thời gian đầu năm 2008 đến nay Công ty đang chuyển đổi loại hình hoạt động và Công ty TNHH thương mại dịch vụ Liên Chính tách ra khỏi Công ty Cổ phần “THAC”, nên hệ thống đánh giá thực hiện đang được xây dựng lại toàn bộ cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Công ty Cổ phần “THAC” đang chú trọng vào việc xây dựng cơ sở vật chất, thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lại mới.
Mục tiêu của công ty
Chiến lược kinh doanh Chiến lược phát triển
Hoạt động kinh doanh Cơ cấu nhân sự
(Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và chiến lược kinh doanh)
Trên đây là mô hình giản đơn nhất trong thời kỳ đầu hoạt động của mọi công ty. Thường thấy ở thời kỳ này, các hoạt động kinh doanh, sản xuất thúc đẩy bán hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận được chú trọng, còn cơ cấu nhân sự chưa được đầy đủ ở một số vị trí, và việc tổ chức, đánh giá đang bị xem nhẹ.
Mặt khác, chưa kể đến hiệu quả công việc, nhưng sự đóng góp và gắn bó với công ty trong những giai đoạn khó khăn của một số nhân viên cũ đã hạn chế phần nào trong công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc một cách nghiêm túc, theo chuẩn mực.
- Nguyên nhân từ phía người quản lý trực tiếp và nhân viên:
Người quản lý trực tiếp và các nhân viên đều chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác đánh giá. Mặt khác, người quản lý trực tiếp không có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ ĐGTHCV nên mắc phải nhiều lỗi trong quá trình đánh giá.
- Nguyên nhân từ phía phòng hành chính nhân sự:
Trong công tác ĐGTHCV, phòng tổ chức tiền lương có một vai trò quan trọng. Trước hết, đây là nơi soạn thảo và thông qua quy trình đánh giá hiệu quả công việc:
- Thiết kế chương trình, phân loại lao động, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá, cách thức đánh giá, các biểu mẫu đánh giá, và các quy định thủ tục có liên quan.
- Hướng dẫn các bộ phận nhận xét phân loại lao động dựa trên quy chế đã xây dựng từ trên.
- Thiết lập chu kỳ đánh giá và tập hợp kết quả phân loại nhân viên của các phòng trong Công ty theo chu kỳ đó.
- Giải quyết những thắc mắc và khiếu nại của nhân viên về kết quả ĐGTHCV, là cầu nối giữa nhân viên và cấp lãnh đạo Công ty.
Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố vốn con người và đã biết chú trọng vào công tác quản lý, song Công ty vẫn chưa được xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học và đạt hiệu quả:
- Chưa làm tốt công tác phân tích công việc. Một trong những sản phẩm của phân tích công việc là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc – cơ sở đánh giá thực hiện công việc.
- Chưa xây dựng đủ bản mô tả công việc cho các vị trí ở các phòng. Thu thập thông tin chưa đầy đủ bởi trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc, đã không thu thập ý kiến, lấy thông tin từ phía các nhân viên, nên bản mô tả công việc đã có vẫn còn những thiếu sót. Từ đó sẽ gây khó khăn để xây dựng các tiêu chí khi đánh giá.
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá còn chung chung, chưa cụ thể và chưa mang tính đặc thù của các phòng. Khi đánh giá dễ mắc lỗi đánh giá chủ quan.
- Việc hướng dẫn các phòng khác về cách thức đánh giá chưa cặn kẽ và chi tiết: chưa giải thích đầy đủ cơ sở, căn cứ để xây dựng nên các chỉ tiêu, mô tả thực hiện công việc.
- Sự tham gia của các nhân viên khác trong việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc còn hạn chế gây nên những hạn chế trong việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc này. Đồng thời ảnh hưởng đến tâm lý của các nhân viên lo sợ kết quả thực hiện công việc của mình
sẽ không được đánh giá chính xác, do đó khiến họ làm việc không hết sức, gây tình trạng bị động trong công việc. Người quản lý trực tiếp luôn phải thúc giục, kiểm tra nhân viên liên tục. Dẫn đến sự thụ động, chây ì, và thiếu tự tin, động lực cho chính các nhân viên.
- Chưa làm tốt công tác phản hồi kết quả đánh giá cho các nhân viên. Mới chỉ là những nhận xét và đánh giá, song chưa phân tích cho họ được nguyên nhân yếu kém để đưa ra hướng giải pháp khắc phục.
- Việc hướng dẫn các phòng ban khác về cách thức đánh giá không tận tình và chu đáo.