CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG 1 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN BỘ NỘI VỤ 1 1.1. Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 1 1.1.1.Sự ra đời 1 1.1.2. Vị trí và chức năng 1 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 1 1.1.4. Cơ cấu tổ chức, bộ máy, biên chế, cơ chế hoạt động của Trung tâm Thông tin. 6 1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin bao gồm: 6 1.1.4.2. Cơ chế hoạt động: 6 1.1.4.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Thông tin: 7 1.2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ 7 Chương 2. CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9 2.1. Công tác bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu lưu trữ 9 2.1.1.Vai trò công tác bảo quản tài liệu 9 2.1.2. Nhận biết sự hư hại tài liệu 11 2.1.3. Công tác bảo quản lưu giữ và tu bổ tài liệu 12 2.2. công tác tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 16 Chương 3. THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –BỘ NỘI VỤ 23 3.1. Chỉ đạo của Trung tâm thông tin về công tác Văn thư lưu trữ 23 3.2. Về Kho lưu trữ 23 3.3. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ: 24 Chương 4. CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM THÔNG TIN _BỘ NỘI VỤ 26 4.1.các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 26 4.1.1. Biện pháp Chống ẩm 26 4.1.1.2 Thông gió: 26 4.1.1.3 Dùng hóa chất hút ẩm: 26 4.1.2. Biện pháp chống nấm mốc 26 4.1.3. Biện pháp chống côn trùng 27 4.1.4.Biện pháp chống mối 27 4.1.5. Chống chuột 27 4.1.6. Đảm bảo môi trường bảo quản 27 4.2. nhận xét đánh giá, đề xuất . 27 4.2.1. Ưu điểm 28 4.2.2. Nhược điểm 28 4.2.3. Đề xuất, kiến nghị 28

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

PHẦN NỘI DUNG 1

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- BỘ NỘI VỤ 1

1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 1

1.1.1.Sự ra đời 1

1.1.2 Vị trí và chức năng 1

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 1

1.1.4 Cơ cấu tổ chức, bộ máy, biên chế, cơ chế hoạt động của Trung tâm Thông tin 6

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin bao gồm: 6

1.1.4.2 Cơ chế hoạt động: 6

1.1.4.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Thông tin: 7

1.2.1 Công tác lưu trữ của Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ 7

Chương 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9

2.1 Công tác bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu lưu trữ 9

2.1.1.Vai trò công tác bảo quản tài liệu 9

2.1.2 Nhận biết sự hư hại tài liệu 11

2.1.3 Công tác bảo quản lưu giữ và tu bổ tài liệu 12

2.2 công tác tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 16

Chương 3 THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –BỘ NỘI VỤ 23

3.1 Chỉ đạo của Trung tâm thông tin về công tác Văn thư lưu trữ 23

3.2 Về Kho lưu trữ 23

3.3 Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ: 24

Chương 4 CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM THÔNG TIN _BỘ NỘI VỤ 26

4.1.các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 26

4.1.1 Biện pháp Chống ẩm 26

4.1.1.2 Thông gió: 26

4.1.1.3 Dùng hóa chất hút ẩm: 26

4.1.2 Biện pháp chống nấm mốc 26

4.1.3 Biện pháp chống côn trùng 27

4.1.4.Biện pháp chống mối 27

4.1.5 Chống chuột 27

4.1.6 Đảm bảo môi trường bảo quản 27

4.2 nhận xét đánh giá, đề xuất 27

4.2.1 Ưu điểm 28

4.2.2 Nhược điểm 28

4.2.3 Đề xuất, kiến nghị 28

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN-

BỘ NỘI VỤ 1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.1.Sự ra đời

Ngày 29 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyếtđịnh số 1718/ QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Thông tin;

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, tính chất và đặcđiểm của Trung tâm Thông tin, Giám đốc Trung tâm Thông tin trình Bộ trưởng

Bộ Nội vụ quyết định Trung tâm Thông tin được sử dụng lao động hợp đồngtheo quy định của pháp luật Trung tâm Thông tin được áp dụng cơ chế tự chủcủa đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước theo quy định củapháp luật

Trung tâm Thông tin được Bộ Nội vụ cấp kinh phí hoạt động theo quyđịnh của Luật ngân sách, Luật công nghệ thông tin và các nguồn khác theo quyđịnh của Nhà nước và Bộ Nội vụ

1.1.2 Vị trí và chức năng

1 Trung tâm Thông tin là tổ chức chuyên trách về công nghệ thông tincủa Bộ Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý hoạtđộng ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn ngành; phục vụ chức năng quản

lý nhà nước của Bộ và sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; tổ chức xâydựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hệ thống thông tintin học của Bộ;

2 Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có condấu và tài khoản riêng

3 Trung tâm Thông tin có trụ sở đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệ thôngtin:

a Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệthông tin trong toàn ngành và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

b Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan Bộ;thẩm định kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị và tổ chứcthuộc Bộ; tổng hợp xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong toànngành trình Bộ trưởng phê duyệt;

c Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ xây dựng kế hoạch và triểnkhai hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin theo kế hoạch đã được phêduyệt;

d Tổ chức nghiên cứu, phân tích dự báo các vấn đề có liên quan đến ứngdụng công nghệ thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của Bộ

2 Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin:

a Trình Bộ trưởng ban hành các chế độ, chính sách liên quan đến việcquản lý ứng dụng công nghệ thông tin của toàn ngành;

b Trình Bộ trưởng ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ thôngtin để áp dụng thống nhất trong toàn ngành, bao gồm chuẩn công nghệ thông tin,chế độ bảo mật và an toàn thông tin;

c Trình Bộ trưởng ban hành hoặc ban hành theo ủy quyền của Bộ các vănbản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trong việc triển khai thực hiện kếhoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và thực hiện các quy định của

Bộ và các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thôngtin, trong việc quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành thuộc phạm

vi quản lý của Bộ;

d Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộtrưởng ban hành các định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụngcông nghệ thông tin để áp dụng cho toàn ngành;

đ Tham gia ý kiến, đề xuất việc phân bổ các nguồn vốn sử dụng cho hoạtđộng phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với kế hoạch pháttriển và ứng dụng công nghệ thông tin đã được phê duyệt;

e Tổ chức, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật đã ban hành về lĩnh vực công nghệ thông tin được áp dụng trongngành;

g Thẩm định về mặt kỹ thuật và công nghệ đối với các dự án ứng dụngcông nghệ thông tin của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

3 Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực pháttriển và ứng dụng công nghệ thông tin:

a Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của các

cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;

b Phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quyđịnh của Bộ trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn

vị thuộc hệ thống;

c Trình Bộ trưởng xử lý những trường hợp sai phạm của các cơ quan,đơn vị thuộc Bộ trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin

4 Xây dựng và quản lý vận hành Cơ sở dữ liệu chuyên ngành quốc gia,

Cơ sở dữ liệu chuyên ngành mà Bộ được giao quản lý:

a Xây dựng, triển khai và vận hành Cơ sở dữ liệu chuyên ngành quốc gia,

Cơ sở dữ liệu chuyên ngành mà Bộ được giao quản lý, đảm bảo thu nhận, xử lý

và kết xuất thông tin đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn theo yêucầu quản lý của Bộ;

b Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin dữ liệu chuyên ngànhtheo quy định của pháp luật và của Bộ; phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc

Bộ triển khai việc cung cấp và trao đổi thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tinchuyên ngành;

c Chủ trì xây dựng, quản lý kỹ thuật, điều hành và duy trì hoạt động củacổng hoặc trang thông tin điện tử của Bộ

5 Trực tiếp xây dựng, triển khai, vận hành các ứng dụng công nghệ thôngtin chính trong ngành:

a Xây dựng, triển khai, quản trị vận hành và hỗ trợ kỹ thuật cho:

- Hệ thống hạ tầng kỹ thuật và chương trình ứng dụng công nghệ thông tintrong cơ quan Bộ;

- Hệ thống hạ tầng truyền thông thống nhất của ngành;

- Hệ thống hạ tầng kỹ thuật và chương trình ứng dụng công nghệ thông tinphục vụ Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cơ sở dữ liệu quốc gia mà Bộ được giaoquản lý, Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ;

- Bảo đảm tương thích về công nghệ trong hệ thống thông tin trongngành

b Tổ chức xây dựng và triển khai các chương trình ứng dụng công nghệthông tin dùng chung và tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành

c Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chỉ đạo thu thập,lưu trữ, xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, quản lý của Lãnh đạoBộ:

- Xây dựng và triển khai công tác tin học hóa quản lý hành chính nhànước và tạo nền tảng cho Chính phủ điện tử, phục vụ công tác quản lý, điềuhành của Bộ trưởng;

- Chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, quản lý thực hiện cơ sở dữ liệu quốcgia chuyên ngành, các hệ thống thông tin quản lý và các phần mềm quản lýchuyên ngành;

- Làm đầu mối tập trung quản lý và xử lý cơ sở dữ liệu phục vụ các nhiệm

vụ do Bộ trưởng phân công

d Tổ chức triển khai, bảo đảm kỹ thuật cho việc cung cấp dịch vụhành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Bộ và theo quy địnhcủa pháp luật;

đ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các tổ chức cóliên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống tin học, các

cơ sở dữ liệu điện tử của Bộ

6 Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ và các kỹ năng về công nghệthông tin, cập nhật kiến thức mới và chuyển giao các ứng dụng công nghệthông tin chuyên ngành cho các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chươngtrình được duyệt

7 Tổ chức biên tập, xuất bản các ấn phẩm, tập san, thông tin về cơ chế

chính sách, các hoạt động quản lý; tổ chức các sự kiện, phục vụ yêu cầu chỉ đạocủa Lãnh đạo Bộ và các cơ quan, đơn vị trong ngành Nội vụ.

8 Tổ chức thực hiện, tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế về côngnghệ thông tin, tin học và truyền thông theo quy định của pháp luật và củaBộ

9 Tư vấn, cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin, tin học hóaquản lý hành chính liên quan đến chức năng quản lý nhà nước của Bộ vàngành

10 Về nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạtđộng của Bộ và ngành:

a Chủ trì, phối hợp với các tổ chức, đơn vị về khoa học và công nghệnghiên cứu, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin và các sản phẩm công nghệthông tin;

b Ký kết và thực hiện các hợp đồng về nghiên cứu, tạo lập, khai thác, sửdụng, cung cấp thông tin và các hoạt động về công nghệ thông tin, tin học theoquy định của pháp luật và của Bộ

11 Phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các cơ quan, đơn vị có liênquan thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê

12 Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; quản lý tài chính, tàisản theo các quy định, chế độ của Nhà nước và của Bộ

13 Trung tâm Thông tin được quyền:

a Mời và chủ trì các cuộc họp, hội thảo về chuyên môn quản lý thông tin

và công nghệ thông tin;

b Dự các hội nghị của Bộ, của các Bộ, ngành và địa phương để thu thậpthông tin phục vụ cho các trang thông tin điện tử, công tác quản lý của Bộ và sựchỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ;

c Được đề nghị các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Vụ (Ban) Tổ chứccán bộ của các Bộ, ngành, Sở Nội vụ của các địa phương cung cấp thông tin vàcác dữ liệu thông tin liên quan đến phạm vi quản lý nhà nước của Bộ để thựchiện nhiệm vụ, phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ;

d Cung cấp các thông tin lưu giữ theo quy định của pháp luật và của Bộ;

đ Trao đổi thông tin với các cơ quan trong nước và nước ngoài theo quyđịnh của pháp luật và của Bộ;

e Được sử dụng công tác viên thông tin và công nghệ thông tin

14 Trình Bộ trưởng ban hành Quyết định về Quy chế hoạt động củaTrung tâm Thông tin

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức, bộ máy, biên chế, cơ chế hoạt động của Trung tâm Thông tin.

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin bao gồm:

a Phòng Hành chính - Tổng hợp;

b Phòng Quản trị và phát triển hệ thống;

c Phòng Thông tin và cơ sở dữ liệu;

d Phòng Trang thông tin điện tử;

Mỗi Phòng có một Trưởng phòng và không quá hai Phó trưởng phòng

- Các Trưởng phòng và Phó trưởng phòng do Giám đốc Trung tâm Thôngtin bổ nhiệm

- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng do Giám đốc Trungtâm Thông tin quy định

1.1.4.2 Cơ chế hoạt động:

a Trung tâm Thông tin hoạt động theo chế độ Thủ trưởng Trung tâmThông tin có Giám đốc và các Phó Giám đốc, Giám đốc Trung tâm Thông tin do

Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ

và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giúp việc cho Giámđốc có các Phó giám đốc, các Phó giám đốc do Giám đốc đề nghị Bộ trưởng BộNội vụ bổ nhiệm, các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trướcpháp luật về nhiệm vụ được phân công khi Giám đốc vắng mặt, một Phó giámđốc được Giám đốc ủy quyền điều hành các hoạt động của Trung tâm

b Công chức, viên chức của Trung tâm Thông tin được sắp xếp và bổnhiệm vào các ngạch, bậc, chức danh chuyên môn theo các quy định của pháp

luật và phân cấp của Bộ Nội vụ.

Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân có con dấuriêng Trung tâm trực thuộc Bộ Nội vụ

1.1.4.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Thông tin:

(Nguồn: Quyết định 1718/ QĐ – BNV ngày 29 tháng 12 năm 2009).

1.2.1 Công tác lưu trữ của Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ

Công tác Lưu trữ luôn giữ một vai trò quan trọng là một trong nhữngphương tiện cần thiết trong hoạt động bộ máy quản lý Nhà nước nói chung Đốivới Trung tâm thông tin công tác Văn thư _ lưu trữ gắn liền với bộ máy quản lýcủa Bộ, là một nội dung quan trọng, trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc,

nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của Bộ Công tác Lưutrữ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lýcủa lãnh đạo một cách đầy đủ, góp phần giải quyết công việc của Trung tâmđược nhanh chóng, chính xác, đảm bảo năng suất chất lượng, đúng chính sáchchế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứngminh cho mọi hoạt động của Trung tâm cũng như của các cá nhân và tổ chức vềmặt pháp lý

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công

tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi kháchquan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.

Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và làmột trong những hoạt động được nhà nước quan tâm

Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có condấu riêng Trung tâm trực thuộc Bộ Nội vụ

Trung tâm thành lập một bộ phận Văn thư_Lưu trữ trong phòng Hànhchính - Tổng hợp Có 01 cán bộ Lưu trữ chuyên trách, được đào tạo chuyênngành Văn thư – Lưu trữ và đào tạo nghiệp vụ lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội

vụ ( nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) và công tác hành chính văn phòng tại họcĐại học luật Hà Nội

Theo Điều 4 Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của vănthư - lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban Nhândân về biên chế tổ chức Văn thư - lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ Trung tâm Thông tin đã có những vận dụng để phù hợp vào tìnhhình thực tế và nhu cầu của đơn vị

Tại các phòng trực thuộc Trung tâm, mỗi phòng đều bố trí 01 cán bộcông chức kiêm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng

Chương 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI

LIỆU LƯU TRỮ 2.1 Công tác bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu lưu trữ

2.1.1.Vai trò công tác bảo quản tài liệu

Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Nội dung tàiliệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu sáng tạo củanhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử,những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và các nhàvăn hóa nổi tiếng

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàntài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản đẻ thực hiện các mục đích của công táclưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể

tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung:

+ Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ;

+ Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu

Như vậy trong công tác bảo quản tài liệu ngoài việc đặt đối tượng chínhcủa công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng chohai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu Trong

đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trìtuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thựchiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu bao gồm:

- Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu

- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu

- Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng

- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu

Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trongcông tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có

thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng củatài liệu.

Với rất nhiều nội dung trực quan vô tình hay cố ý người sử dụng cũng cóthể gây nguy hại đến tài liệu Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đãhướng dẫn độc giả

- Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu:

-Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu

ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu

-Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trênnóc giá;

- Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;

- Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân

có thể xâm hại tài liệu;

- Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;

- Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, khôngquá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;

- Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu,nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;

- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho;

- Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;

- Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, khôngcầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa;

Từ những ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, đòi hỏi công tác bảo quản tài liệulưu trữ phải được thực hiện tốt Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rấtquan trọng trong nghiệp vụ công tác lưu trữ, nếu bảo quản tài liệu lưu trữ màkhông được làm tốt thì sẽ dẫn đến hệ quả là không có tài liệu lưu trữ để nghiêncứu, sử dụng vào các mục đích phục vụ hoạt động của con người, vì mục đíchcuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sửdụng vào những hoạt động của thực tiễn, chứ không phải là bảo quản cho tốt làđược Trong bảo quản tài liệu lưu trữ chỉ cần lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì

hậu quả khó lường, và nếu để những sai lầm xảy ra thì không thể có cơ hội sửachữa, sẽ làm mất đi nguồn tài liệu lưu trữ quý giá – di sản của dân tộc Chính vìtầm quan trọng của bảo quản tài liệu lưu trữ như vậy, nên công tác đã được bảoquản tài liệu lưu trữ Nhà nước quy định tại khoản 1, Điều17 của Pháp lệnh Lưutrữ quốc gia: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ” và

để cụ thể hóa vấn đề này, tại Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 đãquy định chi tiết về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Đây chính là thể hiện sựquan tâm của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ,nhất là trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay

2.1.2 Nhận biết sự hư hại tài liệu

Việc nhận biết những mối nguy hiểm đối với tài liệu đôi khi rất dễ dàng,bằng trực quan, giác quan mà từ đó đã có thể bảo vệ tài liệu nguyên vẹn tới100%

Có rất nhiều dấu hiệu để nhận biết tài liệu bị hư hại như là với tài liệugiấy thì bị nhạt màu, đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ và mất mát, giòn, mốc; tàiliệu băng đĩa thì bị gãy, nát, xước

Sự xuống cấp và hư hại tài liệu có thể được chia ra làm hai nhóm nguyênnhân chính – sự phân chia này dựa theo những đặc trưng căn bản của quá trình

sử dụng và bảo quản tài liệu bao gồm:

- Bảo quản và xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt

- Phương pháp lưu trữ và trưng bày, sử dụng chưa thích hợp

Trong hai nhóm nguyên nhân này, nhóm nguyên nhân thứ nhất mang tínhchất khách quan hơn, việc phòng trách cũng khó khăn và bị động hơn Đó lànhững nguyên nhân hoàn toàn khách quan từ điều kiện khí hậu, môi trường bảoquản tài liệu gây ra những hư hại cho tài liệu như chúng ta đã đề cập: điều kiện

tự nhiên, ánh sáng môi trường, côn trùng, nấm mốc, chất hóa học Để giảmthiếu những tác nhân gây hư hại này phải có những yêu cầu đặc biệt về trangthiết bị, cơ sở hạ tầng Tuy nhiên về cơ sở vật chất cũng như những trang thiết bị

để phục chế tài liệu hiện nay tại các cơ quan thư viện vẫn còn rất thiếu thốn, lạchậu không thể khắc phục một cách triệt để nhanh chóng được Chúng ta cũng đã

hạn chế được phần nào các tác nhân này trong điều kiện tốt nhất có thể và cũngphần nào thực hiện công tác phục chế tài liệu ở những kĩ thuật phổ thông nhấtnhư đóng lại sách hay sao chụp tài liệu tăng bản tài liệu Với những kĩ thuật bảoquản và phục chế tài liệu hiện đại hơn thì chưa phải địa phương nào cũng thựchiện được.

Nhóm nguyên nhân thứ hai ngược lại mang nhiều yếu tố chủ chủ quanhơn và liên quan trực tiếp đến quá trình sử dụng tài liệu Nhóm nguyên nhân gây

hư hại tài liệu này hoàn toàn có thể được kiểm soát và có thể hạn chế được tối đamức độ hư hại với tài liệu, đặc biệt, đây là nhóm nguyên nhân hết sức trực quantại các thư viện, nơi mà sự tiếp xúc với tài liệu là linh hồn của hoạt động thưviện Đây cũng là nhóm nguyên nhân không thực sự được chú trọng đến trongcác văn bản pháp quy về bảo tồn tài liệu và thường xuyên bị quên lãng trong cáchoạt động tuyên truyền, phổ biến về việc bảo quản tài liệu Cần phải xác địnhnhóm nguyên nhân này chính là bước xuất phát điểm cho của công tác bảo quảntài liệu, đồng thời nhìn nhận công tác bảo quản dự phòng tài liệu là một bộ phậntích cực góp phần nâng cao nhận thức về việc trân trọng, bảo vệ tài liệu, xâyđựng những nét ứng xử đẹp với tài liệu trong văn hóa đọc

2.1.3 Công tác bảo quản lưu giữ và tu bổ tài liệu

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàntài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản đẻ thực hiện các mục đích của công táclưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể

tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả

Như vậy trong công tác bảo quản tài liệu ngoài việc đặt đối tượng chínhcủa công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng chohai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu Trong

đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trìtuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thựchiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu bao gồm:

- Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu

- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu

- Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng

- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu

Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trongcông tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố cóthể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng củatài liệu

Với rất nhiều nội dung trực quan vô tình hay cố ý người sử dụng cũng cóthể gây nguy hại đến tài liệu Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đãhướng dẫn độc giả - Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tàiliệu:

-Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu

ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu

-Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trênnóc giá;

- Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;

- Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân

có thể xâm hại tài liệu;

- Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;

- Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, khôngquá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;

- Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu,nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;

- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho;

- Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;

- Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, khôngcầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa;

Tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế văn hóatrong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất quan trọng để xây dựng kế hoạchphát triển kinh tế hàng năm của đất nước Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản

lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh