MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG 1 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN BỘ NỘI VỤ 1 1.1. Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 1 1.1.1.Sự ra đời 1 1.1.2. Vị trí và chức năng 1 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 1 1.1.4. Cơ cấu tổ chức, bộ máy, biên chế, cơ chế hoạt động của Trung tâm Thông tin. 6 1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin bao gồm: 6 1.1.4.2. Cơ chế hoạt động: 6 1.1.4.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Thông tin: 7 1.2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ 7 Chương 2. CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9 2.1. Công tác bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu lưu trữ 9 2.1.1.Vai trò công tác bảo quản tài liệu 9 2.1.2. Nhận biết sự hư hại tài liệu 11 2.1.3. Công tác bảo quản lưu giữ và tu bổ tài liệu 12 2.2. công tác tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 16 Chương 3. THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –BỘ NỘI VỤ 23 3.1. Chỉ đạo của Trung tâm thông tin về công tác Văn thư lưu trữ 23 3.2. Về Kho lưu trữ 23 3.3. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ: 24 Chương 4. CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM THÔNG TIN _BỘ NỘI VỤ 26 4.1.các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 26 4.1.1. Biện pháp Chống ẩm 26 4.1.1.2 Thông gió: 26 4.1.1.3 Dùng hóa chất hút ẩm: 26 4.1.2. Biện pháp chống nấm mốc 26 4.1.3. Biện pháp chống côn trùng 27 4.1.4.Biện pháp chống mối 27 4.1.5. Chống chuột 27 4.1.6. Đảm bảo môi trường bảo quản 27 4.2. nhận xét đánh giá, đề xuất . 27 4.2.1. Ưu điểm 28 4.2.2. Nhược điểm 28 4.2.3. Đề xuất, kiến nghị 28
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG .1 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- BỘ NỘI VỤ .1 1.1 Sự đời, chức nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1.Sự đời 1.1.2 Vị trí chức .1 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức, máy, biên chế, chế hoạt động Trung tâm Thông tin 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin bao gồm: .6 1.1.4.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy Trung tâm Thông tin: .7 1.2.1 Công tác lưu trữ Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ Chương .9 CÔNG TÁC BẢO QUẢN LƯU GIỮ VÀ TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .9 2.1 Công tác bảo quản, lưu giữ tu bổ tài liệu lưu trữ .9 2.1.1.Vai trò công tác bảo quản tài liệu .9 2.1.3 Công tác bảo quản lưu giữ tu bổ tài liệu .12 2.2 công tác tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 16 Chương 23 THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –BỘ NỘI VỤ 23 3.1 Chỉ đạo Trung tâm thông tin công tác Văn thư lưu trữ 23 3.2 Về Kho lưu trữ 23 3.3 Sắp xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ: 24 Chương 26 CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM THÔNG TIN _BỘ NỘI VỤ 26 4.1.các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 26 4.1.1 Biện pháp Chống ẩm .26 4.1.1.2 Thông gió: 26 4.1.1.3 Dùng hóa chất hút ẩm: 26 4.1.2 Biện pháp chống nấm mốc 26 4.1.3 Biện pháp chống côn trùng 27 4.1.4.Biện pháp chống mối 27 4.1.5 Chống chuột 27 4.1.6 Đảm bảo môi trường bảo quản 27 4.2.1 Ưu điểm 28 4.2.2 Nhược điểm 28 4.2.3 Đề xuất, kiến nghị 28 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TINBỘ NỘI VỤ 1.1 Sự đời, chức nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1.Sự đời Ngày 29 tháng 12 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1718/ QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Thông tin; Căn vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, tính chất đặc điểm Trung tâm Thông tin, Giám đốc Trung tâm Thông tin trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ định Trung tâm Thông tin sử dụng lao động hợp đồng theo quy định pháp luật Trung tâm Thông tin áp dụng chế tự chủ đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước theo quy định pháp luật Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ cấp kinh phí hoạt động theo quy định Luật ngân sách, Luật công nghệ thông tin nguồn khác theo quy định Nhà nước Bộ Nội vụ 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Thông tin tổ chức chuyên trách công nghệ thông tin Bộ Nội vụ, có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng thống quản lý hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành; phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ; tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, sở liệu hệ thống thông tin tin học Bộ; Trung tâm Thông tin đơn vị nghiệp có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Trung tâm Thông tin có trụ sở đặt thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin: a Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành tổ chức thực sau phê duyệt; b Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin quan Bộ; thẩm định kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin đơn vị tổ chức thuộc Bộ; tổng hợp xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành trình Bộ trưởng phê duyệt; c Hướng dẫn quan, đơn vị thuộc Bộ xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin theo kế hoạch phê duyệt; d Tổ chức nghiên cứu, phân tích dự báo vấn đề có liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý Bộ Quản lý hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin: a Trình Bộ trưởng ban hành chế độ, sách liên quan đến việc quản lý ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành; b Trình Bộ trưởng ban hành quy định ứng dụng công nghệ thông tin để áp dụng thống toàn ngành, bao gồm chuẩn công nghệ thông tin, chế độ bảo mật an toàn thông tin; c Trình Bộ trưởng ban hành ban hành theo ủy quyền Bộ văn hướng dẫn quan, đơn vị thuộc Bộ việc triển khai thực kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin thực quy định Bộ quan quản lý nhà nước lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, việc quản lý cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Bộ; d Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng trình Bộ trưởng ban hành định mức chi phí cho hoạt động triển khai ứng dụng công nghệ thông tin để áp dụng cho toàn ngành; đ Tham gia ý kiến, đề xuất việc phân bổ nguồn vốn sử dụng cho hoạt động phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phê duyệt; e Tổ chức, hướng dẫn, đạo, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật ban hành lĩnh vực công nghệ thông tin áp dụng ngành; g Thẩm định mặt kỹ thuật công nghệ dự án ứng dụng công nghệ thông tin quan, đơn vị thuộc Bộ Kiểm tra việc thực quy định Nhà nước lĩnh vực phát triển ứng dụng công nghệ thông tin: a Kiểm tra việc thực kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin quan, đơn vị thuộc Bộ; b Phối hợp với quan liên quan kiểm tra việc thực quy định Bộ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan, đơn vị thuộc hệ thống; c Trình Bộ trưởng xử lý trường hợp sai phạm quan, đơn vị thuộc Bộ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin Xây dựng quản lý vận hành Cơ sở liệu chuyên ngành quốc gia, Cơ sở liệu chuyên ngành mà Bộ giao quản lý: a Xây dựng, triển khai vận hành Cơ sở liệu chuyên ngành quốc gia, Cơ sở liệu chuyên ngành mà Bộ giao quản lý, đảm bảo thu nhận, xử lý kết xuất thông tin đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, xác an toàn theo yêu cầu quản lý Bộ; b Tổ chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin liệu chuyên ngành theo quy định pháp luật Bộ; phối hợp với quan, đơn vị thuộc Bộ triển khai việc cung cấp trao đổi thông tin với sở liệu thông tin chuyên ngành; c Chủ trì xây dựng, quản lý kỹ thuật, điều hành trì hoạt động cổng trang thông tin điện tử Bộ Trực tiếp xây dựng, triển khai, vận hành ứng dụng công nghệ thông tin ngành: a Xây dựng, triển khai, quản trị vận hành hỗ trợ kỹ thuật cho: - Hệ thống hạ tầng kỹ thuật chương trình ứng dụng công nghệ thông tin quan Bộ; - Hệ thống hạ tầng truyền thông thống ngành; - Hệ thống hạ tầng kỹ thuật chương trình ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ Cơ sở liệu chuyên ngành, Cơ sở liệu quốc gia mà Bộ giao quản lý, Trung tâm tích hợp liệu Bộ; - Bảo đảm tương thích công nghệ hệ thống thông tin ngành b Tổ chức xây dựng triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin dùng chung tích hợp hệ thống toàn ngành c Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị liên quan đạo thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành, quản lý Lãnh đạo Bộ: - Xây dựng triển khai công tác tin học hóa quản lý hành nhà nước tạo tảng cho Chính phủ điện tử, phục vụ công tác quản lý, điều hành Bộ trưởng; - Chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, quản lý thực sở liệu quốc gia chuyên ngành, hệ thống thông tin quản lý phần mềm quản lý chuyên ngành; - Làm đầu mối tập trung quản lý xử lý sở liệu phục vụ nhiệm vụ Bộ trưởng phân công d Tổ chức triển khai, bảo đảm kỹ thuật cho việc cung cấp dịch vụ hành công mạng thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; đ Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị thuộc Bộ tổ chức có liên quan thực công tác bảo đảm an toàn bảo mật hệ thống tin học, sở liệu điện tử Bộ Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ công nghệ thông tin, cập nhật kiến thức chuyển giao ứng dụng công nghệ thông tin chuyên ngành cho đối tượng sử dụng theo kế hoạch chương trình duyệt Tổ chức biên tập, xuất ấn phẩm, tập san, thông tin chế sách, hoạt động quản lý; tổ chức kiện, phục vụ yêu cầu đạo Lãnh đạo Bộ quan, đơn vị ngành Nội vụ Tổ chức thực hiện, tham gia hoạt động hợp tác quốc tế công nghệ thông tin, tin học truyền thông theo quy định pháp luật Bộ Tư vấn, cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, tin học hóa quản lý hành liên quan đến chức quản lý nhà nước Bộ ngành 10 Về nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Bộ ngành: a Chủ trì, phối hợp với tổ chức, đơn vị khoa học công nghệ nghiên cứu, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin sản phẩm công nghệ thông tin; b Ký kết thực hợp đồng nghiên cứu, tạo lập, khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin hoạt động công nghệ thông tin, tin học theo quy định pháp luật Bộ 11 Phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài quan, đơn vị có liên quan thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác thống kê 12 Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; quản lý tài chính, tài sản theo quy định, chế độ Nhà nước Bộ 13 Trung tâm Thông tin quyền: a Mời chủ trì họp, hội thảo chuyên môn quản lý thông tin công nghệ thông tin; b Dự hội nghị Bộ, Bộ, ngành địa phương để thu thập thông tin phục vụ cho trang thông tin điện tử, công tác quản lý Bộ đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ; c Được đề nghị quan, đơn vị thuộc Bộ Vụ (Ban) Tổ chức cán Bộ, ngành, Sở Nội vụ địa phương cung cấp thông tin liệu thông tin liên quan đến phạm vi quản lý nhà nước Bộ để thực nhiệm vụ, phục vụ công tác quản lý, điều hành Lãnh đạo Bộ; d Cung cấp thông tin lưu giữ theo quy định pháp luật Bộ; đ Trao đổi thông tin với quan nước nước theo quy định pháp luật Bộ; e Được sử dụng công tác viên thông tin công nghệ thông tin 14 Trình Bộ trưởng ban hành Quyết định Quy chế hoạt động Trung tâm Thông tin 15 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức, máy, biên chế, chế hoạt động Trung tâm Thông tin 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin bao gồm: a Phòng Hành - Tổng hợp; b Phòng Quản trị phát triển hệ thống; c Phòng Thông tin sở liệu; d Phòng Trang thông tin điện tử; Mỗi Phòng có Trưởng phòng không hai Phó trưởng phòng - Các Trưởng phòng Phó trưởng phòng Giám đốc Trung tâm Thông tin bổ nhiệm - Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng Giám đốc Trung tâm Thông tin quy định 1.1.4.2 Cơ chế hoạt động: a Trung tâm Thông tin hoạt động theo chế độ Thủ trưởng Trung tâm Thông tin có Giám đốc Phó Giám đốc, Giám đốc Trung tâm Thông tin Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc, Phó giám đốc Giám đốc đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân công Giám đốc vắng mặt, Phó giám đốc Giám đốc ủy quyền điều hành hoạt động Trung tâm b Công chức, viên chức Trung tâm Thông tin xếp bổ nhiệm vào ngạch, bậc, chức danh chuyên môn theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Nội vụ Trung tâm Thông tin đơn vị nghiệp có tư cách pháp nhân có dấu riêng Trung tâm trực thuộc Bộ Nội vụ 1.1.4.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy Trung tâm Thông tin: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng HC Tổng Hợp Phòng Quản trị hệ thống Phòng Thông tin sở liệu Phòng Trang thông tin điện tử (Nguồn: Quyết định 1718/ QĐ – BNV ngày 29 tháng 12 năm 2009) 1.2.1 Công tác lưu trữ Trung tâm thông tin_Bộ nội vụ Công tác Lưu trữ giữ vai trò quan trọng phương tiện cần thiết hoạt động máy quản lý Nhà nước nói chung Đối với Trung tâm thông tin công tác Văn thư _ lưu trữ gắn liền với máy quản lý Bộ, nội dung quan trọng, hoạt động đơn vị trực thuộc, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Bộ Công tác Lưu trữ đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý lãnh đạo cách đầy đủ, góp phần giải công việc Trung tâm nhanh chóng, xác, đảm bảo suất chất lượng, sách chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, giữ lại đầy đủ chứng để chứng minh cho hoạt động Trung tâm cá nhân tổ chức mặt pháp lý Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Trung tâm Thông tin đơn vị nghiệp có tư cách pháp nhân, có dấu riêng Trung tâm trực thuộc Bộ Nội vụ Trung tâm thành lập phận Văn thư_Lưu trữ phòng Hành - Tổng hợp Có 01 cán Lưu trữ chuyên trách, đào tạo chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ đào tạo nghiệp vụ lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ ( Đại học Nội vụ Hà Nội) công tác hành văn phòng học Đại học luật Hà Nội Theo Điều Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư - lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban Nhân dân biên chế tổ chức Văn thư - lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Trung tâm Thông tin có vận dụng để phù hợp vào tình hình thực tế nhu cầu đơn vị Tại phòng trực thuộc Trung tâm, phòng bố trí 01 cán công chức kiêm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ phòng vật liệu dùng lưu trữ dễ bị gỉ +Điều kiện kho sách tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt lưu trữ đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid lưu huỳnh +Các rủi ro khác hỏa hoạn, nước, sập giá tài liệu Từ yếu tố bảo quản tài liệu phương cách tốt để tránh cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại Sau số phương cách xem tốt tài liệu tham khảo cho người làm công tác bảo quản Những quy tắc tính đến việc người làm công tác bảo quản sử dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ 50 năm tài liệu coi đặc biệt quý + Giữ tài liệu phòng có không khí không bị dao động lớn ngày theo mùa Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió Gác mái tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển, nơi trú ngụ côn trùng loài gặm nhấm Cần để sách xa tường Đường ống nước cần tránh bị rò gỉ ngập sàn kho +Cần cất giữ tài liệu hộp có chất lượng khử Acid (Free – acid) Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt(bộ tỏa nhiệt), cối côn trùng ẩn nấp Nhiệt độ độ ẩm tốt tài liệu lưu trữ giấy giấy da không vượt 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, loại ảnh phải 20 độ C/độ ẩm 30-40% Dụng cụ đo độ ẩm điều khiển điện tử sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ độ ẩm theo quy định +Môi trường ẩm tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển Cần gói hút ẩm, để làm giảm độ ẩm bẫy côn trùng, hộp đựng tài liệu Nếu phát thấy nấm mốc, không cần phải cố gắng làm tài liệu ẩm, mà trước hết cần làm khô hệ thống thông gió tốt Dựng tờ tài liệu sách đứng lên Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào giấy phẳng dùng chổi mềm làm bề mặt Bào tử mốc tác động xấu tới sức khỏe, cần thận trọng trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ găng tay, làm 15 việc phòng có thông gió tốt bên điều kiện thời tiết tốt Không khí khô ảnh hưởng tới chất lượng giấy nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn ố + Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố giòn Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày 50 lux, mức ánh sáng tương đối mờ Ánh sáng đèn điện chấp nhận với điều kiện che +Đặt ảnh ống đựng ảnh Các album ảnh nên chèn giấy bạc an toàn (silversafe) ảnh giấy bóng kính (glassine paper) coi thích hợp Phim âm bọc cẩn thận giấy bạc an toàn phong bì +Bản đồ, sơ đồ tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, tốt cất giữ mặt có độ phẳng, cuộn bỏ ống bảo vệ ống lớp vải Chính lý trên, với thời gian lịch sử, tài liệu lưu trữ không bảo quản tốt, không tu bổ phục chế dần bị xuống cấp, rách, mủn, khô gãy, thông tin tài liệu Các nguy dẫn tới việc khó khăn công tác khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu có tính chất quý, Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn bền lâu, không bị hư hỏng mát tác động tự nhiên người phải áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai./ 2.2 công tác tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện lịch sử, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học nhà văn hoá tiếng Tài liệu lưu trữ sở cho việc lập quy hoạch 16 phát triển kinh tế văn hoá vùng toàn quốc, làm quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm nhiều năm đất nước Tài liệu lưu trữ công cụ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ đất nước, đấu tranh chống lại kẻ thù nước Vì bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô quan trọng Trong đó, tu bổ tài liệu việc thực biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ có nguy bị hư hỏng Các bước từ lựa chọn tài liệu có giá trị bị hư hỏng rách nát để tu bổ đến công đoạn chi tiết trình tu bổ tài liệu Trước hết để thực công tác này, việc lựa chọn tài liệu có giá trị mặt trị, lịch sử bị hư hỏng để đem phục chế vô quan trọng Sau chọn tài liệu có giá trị để đem tu bổ, phải kiểm tra xem tài liệu loại giấy (giấy dó, giấy poluya, giấy in ronêô, giấy giang hay giấy can….),Chất liệu ghi tin mực tàu, mực viết thông thường hay mực bút bi, bút chì… Với phương pháp viết tay, đánh máy chữ, in rônêô hay photocopy… Ngoài phải xác định độ pH tài liệu cách đặt tờ tài liệu lên nilon, nhỏ giọt nước cất lên mặt tài liệu, dùng máy đo độ pH đo điểm nhỏ nước, sau đo xong dùng giấy thấm khô chỗ nhỏ nước Để đảm bảo độ xác cao, đo độ pH điểm (4 điểm góc điểm giữa) tài liệu lấy kết pH trung bình điểm đo Để xác định độ hoà tan mực chất mầu phải đặt tờ tài liệu lên nilon, nhỏ giọt nước cất có pha 10% cồn tuyệt đối lên vùng có chữ chất màu; sau 3-5 phút dùng giấy thấm đặt lên chỗ vừa nhỏ nước Nếu giấy thấm có mầu mực chất mầu khác mực chất mầu bị hòa tan Để xác định nấm mốc phải đưa tài liệu vào phòng tối, đặt lên bàn dùng đèn kiểm tra nấm mốc soi vuông góc với tài liệu Nếu có chấm sáng lân tinh tài liệu bị nấm mốc Dùng nilon có kẻ sẵn ô (ô đánh số thứ tự liên tục từ xuống dưới, từ trái sang phải) áp lên tờ tài liệu để xác định ô bị giòn, mủn, rách, thủng, mờ chữ ố bẩn … để định phương pháp tu bổ tài liệu 17 Đối với tài liệu ghim kẹp hay khâu cần dùng dụng cụ phù hợp để tháo gỡ; tài liệu bị dính bết tuỳ theo mức độ nặng nhẹ để bóc tách (có thể dùng bay sừng, cật tre lùa vào hai tờ tài liệu để tách trường hợp bị bết dính nặng phải làm ẩm tài liệu trước bóc) Tài liệu trước tu bổ phải làm phẳng Dùng máy ép, kính vật dụng nặng để ép phẳng tài liệu Trong trường hợp đặc biệt, dùng bàn chuyên dụng để làm phẳng tài liệu Khi phải đặt giấy lót mặt trái tài liệu Đối với tài liệu bị vết ố, bẩn phải dùng bàn chải mềm quét chải dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% Formandehyl lau hai mặt tờ tài liệu Sau dùng cách sau để vệ sinh: xoa nhẹ bột (được mài từ cục tẩy) lên vết bẩn; dùng xăng tài liệu nhiễm dầu (mỡ); dùng cồn 96% tài liệu bị dây mực bút bi, hồ dán, mốc; dùng dung dịch thuốc tím acid citric tài liệu bị nhiễm gỉ sắt Đối với tài liệu bị nấm mốc, dùng Formandehyl Thymol theo quy trình với vật liệu dụng cụ chuẩn bị sẵn Đối với tài liệu bị axit, dùng phương pháp khử khô (tài liệu bị mủn, phai màu phai mực) ướt (tài liệu bị phai màu hay phai mực) Khi lựa chọn tài liệu để tu bổ, phải đánh số tờ số hồ sơ bút chì vào góc phải phía tài liệu nhằm tránh thất lạc tài liệu sau tu bổ Để tiến hành công tác tu bổ phục chế thuận lợi, cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ cần thiết (bàn tu bổ, giấy dó loại, dao xương, thước, kéo, bàn ép, máy xén, dao xén….) đặc biệt khâu pha chế hồ dán Tuỳ theo mức độ bị hư hỏng loại tài liệu mà tiến hành vá dán tài liệu có tình trạng vật lý tốt rách mép lỗ thủng bề mặt, bồi tài liệu có tình trạng vật lý yếu bị giòn, bồi viền mép tài liệu in ánh sáng in giấy troky hay tu bổ đồ (bằng vải) Sau số quy trình tu bổ phục chế tài liệu thường gặp: Quy trình vá, dán tài liệu Bước 1: Chọn giấy vá có chất liệu với tài liệu cần vá đặt lên hộp 18 đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá chỗ rách thủng tài liệu; Bước 2: Dùng kim châm theo đường bút chì cho cách đường bút chì 1mm dùng tăm thấm nước quét lên đường kim châm; Bước 3: Lấy phần vá tẩy vết chì quét hồ, phải đặt miếng vá cho mép vết thủng, sau – phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá Bước 4: Dùng giấy dó mỏng có rộng – mm quét hồ dán đè lên xung quanh chỗ vá, tài liệu khô lật mặt trái lên làm viền tiếp mặt sau; Bước 5: Phơi khô xén mép tài liệu Quy trình bồi tài liệu Bước 1:Dùng vải giặt lau kỹ bàn tu bổ lựa chọn giấy dó để bồi Tuỳ theo độ dày tài liệu mà lựa chọn giấy bồi thích hợp phải dài, rộng khổ giấy tài liệu; Đặt giấy dó lên bàn tu bổ dùng khăn làm vệ sinh giấy dó; Bước2:Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ cạnh; 19 Bước 3: Đặt tài liệu lên giấy dó quét hồ, dùng bay làm phẳng tài liệu, sau dùng vải ẩm đặt lên tài liệu dùng lăn lăn theo chiều từ cạnh; Nếu bồi mặt: sau làm xong mặt để kho làm tiếp mặt dùng bay làm phẳng tài liệu; Bước 4: Phơi khô thu gom tài liệu; 20 Bước 5: Ép phẳng tài liệu xén mép cách tài liệu mm Với số quy trình khác có bước tương tự tính chất vật lý tài liệu nên thay đổi quy trình tu bổ vẽ kỹ thuật in ánh sáng giấy troky bước phải xem viền mép mặt lại tài liệu giấy dó rộng 1,5 cm (1cm dán đè lên mép tài liệu; 0,5 cm để chờm phía ngoài,quy trình chi tiết tu bổ đồ vải Tu bổ tài liệu xong tiến hành làm bao bảo vệ tài liệu bảo quản 21 tài liệu tủ chuyên dùng Đối với tài liệu tu bổ, việc bảo quản tài liệu vô quan trọng, để tránh bị hư hỏng trở lại ta phải đảm bảo hợp lý yếu tố: nóng ẩm, ánh sáng, dao động độ ẩm nhiệt độ, acid, côn trùng loại gặm nhấm, nấm mốc, bụi đặc biệt người… Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho tài liệu, công tác bảo quản, khai thác, sử dụng cần ý số nguyên tắc sau: Sử dụng găng tay tiếp xúc tài liệu nguyên gốc; hỏi ý kiến chuyên gia tài liệu hư hỏng nặng giòn; không nên chép tài liệu khổ A3, sách đồ… Sau tiếp nhận quy trình này, cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm tiến hành tu bổ tài liệu có giá trị kho lưu trữ bị hư hỏng theo trình tự bước phục hồi tài liệu Một số tình trạng hư hỏng việc tiếp nhận quy trình tu bổ tài liệu có ý nghĩa vô quan trọng Kết bước đầu tiền đề để cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm thông tin nâng cao phát huy kỹ nghiệp vụ công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ lịch sử công tác bảo quản tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ giao./ 22 Chương THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –BỘ NỘI VỤ 3.1 Chỉ đạo Trung tâm thông tin công tác Văn thư lưu trữ Thực Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chỉ thị 05/2007/CTTTg Thủ tướng Chính phủ công tác văn thư, lưu trữ, Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ UBND tỉnh Căn Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Bộ trưởng Bộ nội vụ ký Quyết định số 1553/QĐ-BTTTT ngày 17 tháng năm 2010 Bộ nội vụ Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng cháy chữa cháy Việc tổ chức quản lý, đạo công tác lưu trữ Trung tâm Thông tin thể việc xây dựng ban hành văn nộp lưu văn Trung tâm Thông tin Cán Lưu trữ Trung tâm Thông tin kiêm nhiệm nhiệm vụ (lưu trữ Trung tâm Thông tin lưu trữ Phòng Hành Tổng hợp) 3.2 Về Kho lưu trữ Hiện Kho Lưu trữ Trung tâm thông tin lưu giữ khoảng 300m giá tài liệu chủ yếu tài liệu hành hình thành trình hoạt động quan từ khi hình thành đến - Địa điểm: Kho lưu trữ Trung tâm thông tin thuộc kho lưu trữ quan đặt tầng trụ sở Bộ, kho gần cầu thang máy thuận tiện việc lại vận chuyện tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu, tránh hướng ánh nắng mặt trời ẩm ướt 23 - Diện tích: Có tổng diện tích 100m2 - Môi trường: Hiện hệ thống kho lưu trữ Trung tâm thông tin xây dựng quán đạt tiêu chuẩn bảo quản cho tài liệu lâu dài Nước ta nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở lên khó khăn mà lãnh đạo Văn phòng quan tâm đến môi trường kho Các kho trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động bán tự động Hệ thống điện kho bọc dây an toàn có đầu tiếp đất an toàn + Về nhiệt độ, độ ẩm: Được trang bị hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm, máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió… + Về ánh sáng: Kho lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng huỳnh quang + Bụi khí độc: Trung tâm thông tin quan trực thuộc Bộ nội nên trụ sở Bộ xây dựng số Tôn Thất Thuyết, Cầu Giấy, Hà Nội, địa bàn không gần nhà máy, xí nghiệp, đường quốc lộ lớn nên Kho lưu trữ tránh bụi khí độc công nghiệp - Hiện Trung tâm thông tin - Bộ nội vụ chưa có phòng đọc để phục vụ độc giả 3.3 Sắp xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ: Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có chung đặc điểm trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng Vì vậy, bên cạnh việc bố trí phòng làm việc quan, tổ chức việc bố trí nơi lưu giữ tài liệu (kho lưu trữ) vô cần thiết Để bố trí, xếp tài liệu kho cách ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho việc khai thác sử dụng Trung tâm thông tin thực nội dung sau: - Nắm rõ thiết lập thông tin khối tài liệu có kho: Tên phông lưu trữ, thời gian tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng (tính mét giá tài liệu), tài liệu rời lẻ hay tài liệu chỉnh lý,… - Sắp xếp giá đựng tài liệu kho: Giữa giá tài liệu phải có khoảng cách tối thiểu 0,5 m để làm lối đi; - Sắp xếp tài liệu lên giá: Theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ 24 xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá; - Đặt tên cho giá đựng tài liệu: Tên giá tài liệu tên Phông tên khối tài liệu; - Thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ: Thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thực tốt nội dung trên, giúp bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi hiệu quả, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ./ Tài liệu lưu Trung tâm thông tin sau chỉnh lý Đơn vị bảo quản bao gồm cặp/ hộp xếp theo phông lưu trữ xếp từ xuống từ trái qua phải Bên cặp, hộp gián nhãn phông theo theo nghiệp vụ lưu trữ 3.4 Trang thiết bị bảo quản: Được quan tâm lãnh đạo Bộ Kho lưu trữ Trung tâm thông tin trang bị đầy đủ trang thiết bị công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ, máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm, quạt thông gió, máy hút bụi, chổi lông gà, chổi lau nhà, khăn lau… 25 Chương CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM THÔNG TIN _BỘ NỘI VỤ 4.1.các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 4.1.1 Biện pháp Chống ẩm Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng biện pháp sau: 4.1.1.2 Thông gió: Dùng quạt mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thông gió, nhiệt độ kho không thấp nhiệt độ kho 5ºC Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng lọt thêm vào kho 4.1.1.3 Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng túi vải phin vải xô Sau tháng phải lấy ra, sây khô 130ºC dùng lại c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 ngày đêm 4.1.2 Biện pháp chống nấm mốc Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng Phải luôn trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu Khi phát thấy nấm mốc, phải cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm mốc Không đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý bị nấm mốc sau làm vệ sinh sẽ, tài liệu kẹp tờ giấy thấm, tẩm hóa chất diệt nấm Các hóa chất chưa kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không dùng cho tài liệu 26 4.1.3 Biện pháp chống côn trùng Để đề phòng chống côn trùng xuất kho phái áp dụng biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước nhập kho định kỳ khử trùng kho (2 năm lần) Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải Cục Lưu trữ Nhà nước quan chuyên môn cho phép hướng dẫn sử dụng 4.1.4.Biện pháp chống mối Việc phòng chống phải đề tiến hành bắt đầu xây kho lưu trữ Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu phải liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn lâu dài 4.1.5 Chống chuột Phải hạn chế đến mức tối đa khả xâm nhập chuột vào kho (lưu ý đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông ) Không để thức ăn kho chứa tài liệu Để diệt chuột thường dùng bẫy bả Các loại bả hóa chất phải thực hướng dẫn quan chuyên môn 4.1.6 Đảm bảo môi trường bảo quản Cán lưu trữ hàng ngày theo dõi hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm: Ghi chép số liệu hàng ngày vào sổ nhằm kiểm soát nhiệt độ độ ẩm ngày để điều chỉnh cho phù hợp với nhiệt độ bảo quản tài liệu Công tác vệ sinh kho tiến hành định kỳ hút bụi, lau chùi giá, tủ 4.2 nhận xét đánh giá, đề xuất Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bảo quản tu bỏ tài liệu lưu trữ Trung tâm thông tin - Bộ Nội vụ xin rút nhận xét ưu điểm, nhược điểm kiến nghị với Trung tâm thông tin - Bộ nội vụ 27 4.2.1 Ưu điểm Trong năm qua Trung tâm thông tin - Bộ nội vụ quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản tu bỏ tài tài liệu nói riêng Lãnh đạo Trung tâm đánh giá vai trò tầm quan trọng công tác lưu trữ quan, đạo triển khai số văn quy định, hướng dẫn Nhà nước thực quy định pháp luật Cán làm công tác lưu trữ cải thiện đáng kể, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ công tác lưu trữ Được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Trung tâm thông tin thực bảo quản, tu bổ tài liệu lưu trữ theo quy định hướng dẫn đạo nhà nước Trung tâm ban hành số quy định bảo quản tài liệu như; nội quy vào kho, quy định phòng cháy chữa cháy, quy định xuất nhập tài liệu… Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ quan tâm đẩy mạnh, nâng cấp kho, trang thiết bị trang bị đầy đủ nhằm đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu Cán lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc 4.2.2 Nhược điểm Tài liệu bị tồn đọng chưa chỉnh lý thường xuyên; Kinh phí dành cho công tác bảo quản, tu bổ bị hạn chế; Công tác lưu trữ chưa tách biệt hoàn toàn; Chưa có hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm khoa lưu trữ Hiện số tài liệu nhiều diện tích phòng lưu trữ hạn chế nên việc xếp, bố trí tài liệu đoi gặp khó khăn 4.2.3 Đề xuất, kiến nghị Từ thực tiễn công tác bảo quản, tu bổ, phục chế Trung tâm thông tin xin đưa đề xuất kiến nghị; Nên cải thiện tu bổ sữa chữa kho lưu trữ, công tác phòng chống cháy nổ phải tăng cường Bồi dưỡng thêm cho cán lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin 28 trang thiết bị đại cho công tác bảo quản tài liệu trở nên tốt hơn, giảm thời gian công sức, tiền bạc Hoàn thiện hệ thống văn Trung tâm công tác bảo quản tu bổ phục chế Trong trình hoạt động, số khâu nghiệp vụ , trang thiết bị chuyên dụng chưa đưa vào hoạt động 29