Xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài Chính

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài. 4 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu . 4 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng . 5 6. Giả thuyết khoa học . 5 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài . 5 8. Cấu trúc của đề tài . 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính. 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tài chính 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính . 11 4. Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Bộ Tài chính 22 PHẦN II: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 26 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 26 1. 1. Văn hóa công sở và sự cần thiết phải đẩy mạnh xây dựng văn hóa công sở 26 1.2. Một số khái niệm về VHCS 30 1.3. Nguyên tắc xây dựng VHCS 31 1.4. Tiểu kết 36 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 38 2.1. Thực trạng xây dựng VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước 38 2.2. Thực trạng xây dựng VHCS tại Bộ Tài chính 41 2.3. Tiểu kết 42 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 43 3.1.Những bài học xây dựng VHCS trên thế giới 43 3.2.Những giải pháp chung 44 3.3. Những giải pháp cụ thể 45 3.4. Tiểu kết 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHỤ LỤC

Trước tiên cho tôi gửi lời cảm ơn tới trưởng phòng Hành Chính- Tổ chứcthuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát, làm việcthực tế, thu thập tài liệu tại cơ quan, cảm ơn các cán bộ phòng Hành Chính – Tổchức thuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để tôi có thểthu thập tài liệu kịp thời và chính xác

Đồng thời cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên- Th.S NguyễnMạnh Cường người đã tận tình hướng dẫn, định hướng cho em những kỹ năng

và phương pháp để có thể thực hiện báo cáo thực tập và chuyên đề trong báo cáomột cách có hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian, chi phí nhất

Ngoài ra cho tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã khích lệtinh thần giúp tôi trong thời gian thực tập và hoàn thành báo cáo thực tập kịpthời phát hiện những sai sót đồng thời tìm ra các phương pháp mới

Trong quá trình hoàn thành báo cáo mặc dù đã rất cố gắng nhưng khôngtránh khỏi những sai sót về mặt hình thức cũng như còn nhiều hạn chế về mặtnội dung, rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến để báo cáo cóthể được hoàn thiện hơn góp phần áp dụng tích cực vào công việc thực tiễn nóichung vào việc thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan nói riêng

Trân trọng cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Báo cáo thực tập này do tôi thực hiện để phục vụ choquá trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn

Nội dung Báo cáo là sản phẩm của quá trình làm việc thực tế, tích lũykiến thức cũng như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và cáctài liệu chính thống

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về Báo cáo của mình

Sinh viên

Đồng Thị Hiên

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 5

6 Giả thuyết khoa học 5

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 5

8 Cấu trúc của đề tài 5

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 6

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tài chính 8

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính 11

4 Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Bộ Tài chính 22

PHẦN II: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 26

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 26

1 1 Văn hóa công sở và sự cần thiết phải đẩy mạnh xây dựng văn hóa công sở 26

1.2 Một số khái niệm về VHCS 30

1.3 Nguyên tắc xây dựng VHCS 31

1.4 Tiểu kết 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 38

2.1 Thực trạng xây dựng VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước 38

2.2 Thực trạng xây dựng VHCS tại Bộ Tài chính 41

2.3 Tiểu kết 42

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 43

3.1.Những bài học xây dựng VHCS trên thế giới 43

3.2.Những giải pháp chung 44

3.3 Những giải pháp cụ thể 45

3.4 Tiểu kết 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHỤ LỤC

Văn hóa đó là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc

có thể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính làvăn hóa Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thìphải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng khôngnằm ngoài quy luật đó Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnhhưởng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng vănhóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiệnđại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng mà văn hóacông sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viênchức trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành công Đánh giáthực trạng văn hóa công sở ở Việt Nam hiện ngay ta thấy còn mang tính tìnhcảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quy chế văn hóacông sở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưng vẫn chưa được hiện thực hóabằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linh hoạt Trong điều kiện hộinhập, cạnh tranh văn hóa công sở càng trở nên quan trọng, cần phải được chútrọng nhiều hơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính nhà nước và các doanhnghiệp

Văn hóa là chiếc nôi nuôi dưỡng giá trị cái thiện trong hoạt động công sởvới hệ thống giá trị của cái tốt, của lương tâm, đạo đức và tâm hồn cao đẹp của

mỗi cán bộ, công chức trong thực hiện công việc

Yếu tố văn hóa suất hiện trong công sở xuất phát từ chhính vai trò củacông sở trong đời sống xã hội và hoạt động của bộ máy hành chính mà nó là một

bộ phận cấu thành Một công sở chỉ làm tròn nhiệm vụ và chức năng của nó khitạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ, công chức trong công việc, cácchuẩn mực xử sự, các nghi thức tiếp xúc hành chính, các phương pháp giảiquyết các bất đồng trong cơ quan, các lãnh đạo, quản lý và ý thức chấp hành lýluận trong và ngoài công sở của cán bộ, công chức Đây là vai trò của nếp sốngvăn hóa công sở

Đối với môi trường công sở nói chung, môi trường làm việc tại bộ TàiChính nói riêng văn hóa công sở có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếplàm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ, tạo phong cách làm việc đặc chưngcho mỗi cơ quan Nó đòi hỏi các thành viên trong công sở phải quan tâm đếnhiệu quả công việc chung của công sở, nó giúp mỗi cán bộ công chức tự mìnhđánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hóa như: tham ô, mócngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội Bên cạnh đó văn hóa công sởgiúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng ý thức kỷ luật, danh dựcủa công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của cơ quan

Văn hóa công sở còn có vai trò định hướng giải quyết đúng đắn các vấn

đề trong từng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thựchiện sự công bằng cho các thành viên trong công sở, chỉ có như vậy mới pháthuy được các biện pháp hành chính trong chống tham nhũng, hối lộ, quan liêu,đặc quyền đặc lợi trong công sở

Văn hóa công sở thể hiện sự bình đẳng và thực hiện bình đẳng theo ýnghĩa văn hóa, mọi thành viên trong công sở đều có cơ hội như nhau trong họctập, đào tạo, việc làm, chế độ, chính sách

Văn hóa nói chung, văn hóa công sở nói riêng là sự kết nối của hệ thốnggiá trị truyền thống đến hiện đại, nó vừa mang bản sắc của cái riêng cái dân tộcvừa tuân thủ chuẩn mực chung, chuẩn mực của thời đại Yếu tố dân tộc, hiệnđại thấm nhuần trong mỗi thành viên công sở, được chắt lọc, kế thừa và phát

triển, phát huy theo quá trình đi lên của cơ quan, đơn vị, công sở nhà nước ViệtNam vươn tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại Đổi mới hoạt động công

sở là một thành tựu văn hóa Thành tựu văn hóa này giúp cho việc hiện đại hóanền hành chính nước nhà, giúp cho cơ quan, công sở nhà nước Việt Nam vươntới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại

Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trịtinh thần được các thành viên trong tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quákhứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền vănminh khác nhau, với các hình thái kinh tế-xã hội khác nhau, thể hiện bản chấtnhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử nhấtđịnh Hệ thống giá trị văn hóa công sở được cấu thành bởi các thành tố và nộidung sau: truyề thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh, tất cảhướng tới giá trị chân, thiện, mỹ

Từ đó ta thấy rằng văn hóa công sở là yếu tố rất quan trọng đối với mỗicông sở, nó tạo ra phong cách làm việc, tạo ra đặc thù riêng của công sở đó,đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát triển lành mạnh, khoa học, từ đó tạođược hiệu quả công việc cao hơn đồng thời tạo dấu ấn đối với nhân dân, đối tác,khách hàng hơn

Một cơ quan tổ chức không thể phát triển bền vững và toàn diện nếukhông hình thành văn hóa công sở tại cơ quan đó, bởi một công sở mà không cóvăn hóa công sở thì công sở đó làm việc sẽ thiếu khoa học, thiếu chuyên nghiệp,thiếu phong cách, không tạo môi trường lành mạnh cho nhân viên phát triển vàphát huy tối đa năng lực của mình , khó tạo da dấu ấn riêng biệt của cơ quanmình trong lòng những đối tác, những nhân dân, khách hàng tới làm việc tại cơquan Và cơ quan đó cũng không thể hoạt động hiệu quả được nếu thiếu văn hóacông sở

Chính bởi sự cần thiết của văn hóa công sở tại các cơ quan nên em chọnchuyên đề: “ xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài Chính giai đoạn hiện nay”

2 Lịch sử nghiên cứu

vấn đề xây dựng văn hóa công sở trong những năm gần đây đã có nhứng

đề tài, công trình nghiên cứu sau:

- Văn hóa công sở NXB Chính trị- Hành chính 2012 của TS Đào Thị ÁiThi

- Nghi thức nhà nước NXB Thanh niên, Hà Nội 2001 của TS Lưu KiếmThanh

- Văn hóa ứng xử ở công sở NXB Văn hóa- Thông tin của TS TrầnHoàng- Th.S Trần Việt Hoa

Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lý luận

và thực tiễn xây dựng văn hóa công sở tại các cơ quan, đã chỉ ra được nhữngthuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện xây dựng văn hóa công sở, bên cạnh

đó các nghiên cứu cũng chỉ ra được các định hướng mới trong việc xây dựng các

mô hình văn hóa công sở tại các cơ quan

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Xây dựng văn hóa công sở

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: trong giai đoạn hiện nay

- Về không gian: xây dựng văn hóa công sở tại văn phòng Bộ Tài chính

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Xây dựng văn hóa công sở giúp định hướng giải quyết đúng đắn các vấn

đề trong từng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thựchiện công bằng cho các thành viên trong công sở

Văn hóa công sở có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việckhoa học, có kỷ cương, giúp cho mỗi thành viên trong công sở tôn trọng ý thức

kỷ luật, tự nhìn lại mình, đánh giá mình để từ đó ngăn chặn được những thóiquen xấu

Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng:

- Tạo nêu tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên tại công sở

- Tạo ra dấu ấn riêng biệt của mỗi cơ quan , gây thiện cảm cho cá nhâncũng như tổ chức tới công sở đó làm việc

- Cơ quan đó sẽ phát triển bền vững nhờ vào một văn hóa công sở phù hợp

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Chuyên đề nghiên cứu dựa trên nền tảng phương pháp luận của chủ nghĩaduy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứsau :

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

 Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

 Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo vàcán bộ phụ trách thực và kiểm tra thực hiện xây dựng văn hóa công sở tại Vănphòng Bộ Tài chính Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xétđược đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được nhữngthông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

6 Giả thuyết khoa học

Xây dựng văn hóa công sở giúp phát huy được tối đa khả năng làm việccùa nhân viên, tạo lên một mô hình làm việc koa học và chuyên nghiệp đồngthời tạo phong cách làm việc riêng biệt của mỗi công sở

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

Cung cấp những căn cứ khoa học trong việc xác định những thuận lợi vàkhó khăn trong việc thực hiện xây dựng văn hóa công sỏ tại Văn phòng Bộ Tàichính

Nêu bật thực trạng, thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện văn hóacông sở tại Văn phòng Bộ Tài chính

Đưa ra những giải pháp xây dưng văn hóa công sở được hoàn thiện nhất,khoa học nhất và phù hợp với thực tiễn nhất

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu , kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đềtài gồm 03 chương :

Chương 1: Những vấn đề chung về văn hóa công sở

Chương 2: thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài chính Chương 3: Một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính

Bộ Tài chính nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đặt tại 28 TrầnHưng Đạo, Hà Nội Tại Nghị định 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chínhphủ quy định chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính như sau:

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu kháccủa ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chínhnhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh

tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước củaBộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quyđịnh của pháp luật

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định

số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ vànhững nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng nămcủa Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triểntrung hạn, dài hạn, hàng năm về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; dự thảoquyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành củaThủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật

3 Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà

nước của Bộ

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được banhành, phê duyệt và các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

5 Quản lý ngân sách nhà nước

6 Quản lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của Ngân sách Nhà nước

7 Quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước và các quỹ tài chính kháccủa Nhà nước

8 Quản lý dự trữ nhà nước

9 Quản lý tài sản nhà nước

10 Tài chính doanh nghiệp và quản lý vốn của Nhà nước tại doanhnghiệp

11 Quản lý vay nợ, trả nợ trong nước, ngoài nước của Chính phủ, nợ củakhu vực công, nợ quốc gia và nguồn viện trợ quốc tế

12 Kế toán, kiểm toán

13 Quản lý nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán

14 Quản lý nhà nước về bảo hiểm

15 Quản lý tài chính các tổ chức tài chính và dịch vụ tài chính

16 Công tác hải quan

21 Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện

cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi

quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đốivới các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.

22 Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi chínhphủ trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của phápluật

23 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống thamnhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền; thực hành tiết kiệm, phòng,chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của phápluật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quyđịnh của pháp luật đối với các hành vi vi phạm pháp luật về chế độ quản lý tàichính, ngân sách và các lĩnh vực khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ

24 Cải cách hành chính:

25 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương

và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong toàn ngànhthuộc phạm vi quản lý của Bộ

26 Quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính, tài sản nhà nước, đầu

tư phát triển và xây dựng trong toàn ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật

27 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01)

Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm 29 các Vụ, Cục chuyên môncùng phối hợp với nhau thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Bộ

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tài chính

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.1.1.1.Vị trí và chức năng

Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vịthuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là thammưu tổng hợp và chức năng hậu cần Cụ thể như sau:

 Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưugiúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức,đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch côngtác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyêntruyền của Bộ Tài chính

 Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phươngtiện và điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình,nội dung, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hộinghị, các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ, đồng thời giúp Bộtrưởng trực tiếp quản lý một số mặt công tác khác

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính

Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụthể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:

 Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giảiquyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quátrình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính

 Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, cácchính sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theophân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính

 Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặcsửa đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chứcthực hiện

 Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức,đơn vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,

ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao

 Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổchức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định củapháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thốngnhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và cácthủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra

và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chínhban hành

 Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơquan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính vềcông tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thưviện cơ quan Bộ

 Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bảncủa Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin vềcác hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộtrưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạocủa lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liênquan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫncác tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tàiliệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phầnthông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính(Website Bộ Tài chính)

 Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao

2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ tài chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 02)

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng có trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn

bộ hoạt động của Văn phòng quản lý toàn diện công chức của Văn phòng theoquy định của Bộ Tổ chức học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho công chức;chịu trach nhiệm trước Bộ trưởng về nhiệm vụ được phân công

Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm

vụ được phân công

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:

1 phòng hành chính 4 Phòng tổng hợp- thư ký

2 Phòng lưu trữ 5 Đại diện VP tại HCM

3 phòng báo chí 6 Đoàn xe của Bộ

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng do Chánh văn phòng quy định

Biên chế của văn phòng do Bộ trưởng quy định

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trítrong văn phòng

* Các bước xây dựng bảng mô tả công việc (Phu lục 03)

*Bảng mô tả công việc: (Phụ lục 04)

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ Tài chính về công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục 05)

- Quyết định số 1616/QĐ-BTC, ngày 19/7/2016 ban hành quy chế côngtác văn thư của Bộ Tài chính

- Công văn số 9999/BTC-VP, ngày 19/7/2016 về việc hướng dẫn thựchiện quy chế văn thư của Bộ Tài Chính

3.2 Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch

- Xây dựng chương trình công tác giúp Lãnh đạo Bộ, các đơn vị làm việcmột cách khoa học, hợp lý, không bị chồng chéo Việc xây dựng chương trìnhcông tác diễn ra hàng tuần, hàng tháng, quý, 6 tháng ở từng đơn vị Căn cứvào nhu cầu công việc mà các Phòng ban thực hiện trong tuần, tháng mà trên

cơ sở đó đăng ký lên Phòng Tổng hợp, Phòng Tổng hợp Thư ký là phòng tậphợp chung để lên chương trình công tác chung cho toàn Bộ Chuyên viên phòngTổng hợp tập hợp lại nội dung công tác của các đơn vị sau đó lên lịch công tác

sau đó trình Lãnh đạo và gửi các phòng ban.

* Đối với Văn phòng Phòng Tổng hợp lên lịch công tác cho toàn Bộ Lãnhđạo Bộ và các Phòng ban trong Văn phòng, sau khi trình lãnh đạo Phòng Tổnghợp sao gửi các đơn vị

*Sơ đồ tổ công tác xây dựng chương trình- Kế hoạch (Phụ lục 06)

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lýcủa cơ quan

Thẩm quyền ban hành văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư và Thông tư liên tịch

- Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định, chỉ thị, quy chế,quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án,

đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghinhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giớithiệu, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu trình, phiếu gửi, phiếuchuyển, giấy biên nhận hồ sơ, thư công

Nhìn chung, xét về thẩm quyền ban hành văn bản thì các văn bản của Cơquan ban hành đều đúng với thẩm quyền quy định của nhà nước đồng thời phụhợp với tình hình thực tế của công việc

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Tàichính

Thể thức các loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính do

Bộ Tài chính ban hành được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của BộNội Vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Nhìn chung về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Bộ đảm bảođúng thể thức và kĩ thuật trình bày theo các quy định hiện hành,

Bên cạnh đó vẫn có một số lỗi sai nhỏ về thể thức văn bản nhưng khi lấy

số tại Văn thư Bộ đều được phát hiện và sữa chữa kịp thời

VD: về phần trích yếu nội dung sau từ về việc là không có dấu hai chấm (:) V/v: tiếp nhân ô tô đã qua sử dụng

Mẫu hóa một số văn bản của Bộ Tài chính ( Phụ lục 07)

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của BộTài chính, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá

* Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Các bước soạn thảo văn bản như sau:

Bước 1: xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và

thực hiện văn bản : khi ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản đó banhành nhằm vào vấn đề gì

Bước 2: Chọn tên loại văn bản: việc chọn tên loại văn bản phụ thuộc vào

tính chất và mục đích của văn bản

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin; Thu thập xử lý các nguồn tông tin là

một khâu quan trọng, làm tốt khâu này sẽ giúp cho văn bản ban hàn đạt chấtlượng tốt

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:Trình bày những

điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản, để cương văn bản xây dựng

trên cơ sở những vẫn đề đã được xác định trước

Bước 5: Duyệt bản thảo; người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người ký

văn bản đó, tùy theo độ phức tạp, tầm quan trọng của văn bản

Bước 6: Nhân bản văn bản; có nhiều hình thức nhận bản như: đánh máy,

in, photocoppy…

Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành: người soạn thảo đọc lại văn

bản, nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc đánh máy cần kịp thời sửa chữa

* Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản (Phụ lục 08)

* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá:

Công tác soạn thảo văn bản của Cơ quan nói chung, của Văn phòng Bộnói riêng được thực hiện tốt về mặt nội dung, quy trình đảm bảo văn bản đượcban hành đúng luật định, việc soạn thảo đảm bảo đúng trình tự

Nhìn chung, xét về thẩm quyền ban hành văn bản thì các văn bản của Cơquan ban hành đều đúng với thẩm quyền quy định, đúng về hình thức trình bày

có trong các văn bản quy định về thể thức trình bày văn bản cũng như văn bảnquy định về thẩm quyền ban hành văn bản

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến;lập hồ sơ hiện hành

* Sơ đồ giải quyết văn bản đi (Phụ lục 09)

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Hằng năm Bộ tài chính có một số lượng lớn các văn bản chuyển đi vì vậyviệc tổ chức quản lý văn bản đi cần phải được tổ chức hợp lý và khoa học

Hiện nay Bộ Tài chính đang sử dụng phần mềm quản lý văn bảneDOCTC do Công ty Giải pháp Phần mềm CMC cung cấp Trong công tác quản

lý văn bản ở Bộ Tài chính có sự kết hợp giữa hai hình thức quản lý văn bảntruyền thống (thông qua sổ đăng ký văn bản) và hình thức quản lý văn bản hiệnđại (thông qua phần mềm quản lý văn bản)

Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gửi cho nơi khác, được đăng

ký tại Bộ phận văn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn

Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho côngvăn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuốicùng của ngày làm việc cuối năm Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi"được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhànước đã ban hành.

Văn bản đi của Bộ một năm khối lượng được ban hành ra rất lớn

Ngoài ra còn rất nhiều loại văn bản như Thông báo, Thông tư, công vănmật, công hàm, báo cáo

Giao diện chương trình quản lý văn bản (Phụ lục 10)

Quy trình giải quyết văn bản đi của Văn phòng được thực hiện theo cácbước sau:

Bước 1: Trình ký văn bản

Văn bản sau khi được các phòng ban sọa thảo được trình lại cho Phụ tráchphòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật sau dó ký nháy vào cuối văn bản và trình kýngười có thẩm quyền

Bước 2: Xem xét thể thức, ghi số, ký hiệu, ngày tháng ban hành.

Sau khi văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền văn thư các Phònghoặc chuyên viên xuông Văn thư Bộ lấy số, ghi ngày tháng ban hành sau đó tiếnhành nhân bản

Bước 3: Đóng dấu văn bản

Sau khi tính số lượng cần nhân bản để gửi đi cho các đơn vị hoặc các cơquan văn bản được đóng dấu quốc huy

Bước 4: Đăng ký văn bản

Sau khi văn bản được đóng dấu Văn thư Bộ lưu lại bản gốc và một bảnsao để trình Bộ, bản chính được giữ lại để đăng ký vào phần mềm trên máythuận lợi cho quản lý và tra tìm

Bước 5: Chuyển giao văn bản đi

Khi văn bản có tính pháp lý văn thư đơn vị chuyển cho Văn thư Bộ nhữngvăn bản cần gửi đi cho các cơ quan và chịu trách nhiệm theo dõi văn bản có đếnđược với nơi cần nhận văn bản

Bước 6: Lập tập lưu

* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến (Phụ lục 11)

Văn bản đến của Cơ quan của cơ quan có thể qua nhiều đường: Qua bưuđiện (Bưu điện TW, Bưu điện Hà Nôi), qua chuyển phát nhanh, fax và gửi trựctiếp đều tập trung ở bộ phận văn thư Văn thư Bộ tiếp nhận, kiểm tra bóc bì vănbản và xử lý sơ bộ(đối với văn bản mật gửi đích danh hoặc có dấu “ người cótên mới được bóc bì thì để bì không bóc) riêng mọi văn bản gửi tên đích danhcủa Bộ trưởng, các Thứ trưởng đều được bóc bì trừ khi có dấu niêm phong

“Người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư tiến hành để nguyên bì và trình Thư

ký lãnh đạo

Quy trình giải quyết văn bản đến được tiến hành cụ thể theo các bước sau:

Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến

Văn thư Phòng Hành chính Văn phòng Bộ tiếp nhận văn bản đến ký nhận

và kiểm tra tình trạng văn bì văn bản

Bước 2: Phân loại, bóc bì đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhận văn bản Văn thư tiến hành phân loại văn bản cắt bì cắt

bì gửi tên Bộ riêng và bì gửi tên đơn vị riêng

Đối với bì gửi tên Bộ cán bộ Văn thư Phòng Hành chính để riêng và tiếnhành xem xét những văn bản nào cần trình xin ý kiến lãnh đạo Bộ để giải quyếtcòn văn bản mang tính không quan trong sẽ chuyển thẳng đơn vị xử lý theothẩm quyền, chuyên môn

Đối với những bì gửi đích danh đơn vị văn thư tiến hành chuyển thẳng

qua đơn vị, đối với những văn bản gửi tên đơn vị này đơn vị có nhiệm vụ xemxét và chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản đó, nếu văn bản không đúngchuyên môn hoặc mang tính quan trọng vượt quyền giải quyết đơn vị sẽ phảitrình Lãnh đạo Bộ xem xét.

Sau khi phân loại văn bản Văn thư tiến hành đóng dấu đến và nhập vào hệthống quản lý văn bản trên máy để tiện theo dõi

Bước 3: Trình ký văn bản đến

Đối với những văn bản gửi Bộ Văn thư Bộ xem xét những văn bản phảitrình Lãnh đạo Bộ phê duyệt như: văn bản xin kinh phí lớn, tiếp nhận việntrợ thì Văn thư Bộ tiến hành trình Lãnh đạo Bộ xử lý

Công văn trình lên Lãnh đạo Bộ xử lý được xử lý qua hai dạng đó là:

- Dạng công văn được gắn Phiếu trình đối với những văn bản quan trọngnhưng không khẩn cấp, không có thời hạn quy định Bộ phải trả lời

- Dạng công văn được gắng Phiếu gửi là những công văn gửi đến Bộ vàtrong văn bản có yêu cầu Bộ trả lời trước thời hạn bao nhiêu ngày hoặc trả lờitrước ngày bao nhiêu

Sau khi Thư ký nhập hết ý kiến xử lý sẽ tiến hành trả văn bản ra tập chung

về một đầu mối đó là Phòng Hành chính

Bước 4: Sao văn bản

Sau khi Thư ký trả văn bản xuống Phòng Hành chính, lãnh đạo phòngxem qua phần phê duyệt đơn vị chủ trì xử lý, đơn vị phối hợp và ghi số lượngbản cần sao cho các đơn vị

Số văn bản trả ra được chuyển cho một cán bộ trong Phòng Hành chínhđiều chỉnh vào Sổ liệt kê các văn bản trình hàng ngày để tiện theo dõi là văn bảnnào đã trả ra và văn bản nào vẫn đang xem xét Sau khi điều chỉnh xong cán bộvăn thư mang tài liệu sang phòng Photo giao cho cán bộ Phòng Photo chịu tráchnhiệm nhân bản số văn bản trả ra ngày hôm đó

Bước 5: Chuyển giao văn bản

Sau khi photo xong cán bộ Văn thư mang tài liệu về đóng xếp và tiếnhành chuyển giao văn bản cho các đơn vị có liên quan căn cứ vào phần phê

duyệt, ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Bộ

Bước 6: Tổ chức giải quyết theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến

Sau khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị chuyên môn Phòng Hànhchính có trách nhiệm trả lời các đơn vị đã gửi công văn về những văn bảnchuyển đến Văn thư Bộ đã được chuyển cho đơn vị nào, và đang được xử lý rasao Bước này Văn thư Bộ có nhiệm vụ liên lạc với Văn thư đơn vị để đôn đốcviệc giải quyết văn bản

* Nhìn chung Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến của

Bộ Tài chính rất khoa học mang lại hiệu quả cao trong công việc, quy trình nàychưa đem lại những khó khăn gì

Phòng Hành chính Văn phòng Bộ Tài chính có 3 bộ phận là trong phònghành chính, bộ phận Lễ tân, bộ phận Photo

Bộ phận trong Phòng Hành chính có 9 người được chia làm 2 tổ là Tổcông văn đến với 5 người, tổ công văn đi 4 người, vì khối lượng công việc rấtlớn (Qua tổng kết năm 2009 cho thấy số lượng công văn đến của Bộ rất nhiều:

số công văn đến lên tới hơn 140.000 văn bản chưa kể văn bản văn bảnMật vào sổ riêng, văn bản Mời họp vào sổ riêng ) nhưng với việc quản lý theoquy trình trên quá trình giải quyết công việc chưa có những nhược điểm đángkể

* Sơ đồ lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục 12)

Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại Bộ Tài chính bao gồm:

- Mở hồ sơ: mỗi cán bộ chuyên viên căn cứ vào số hồ sơ được giao tráchnhiệm lập trong năm, lấy số bìa tương ứng (do Phòng Hành chính cung cấp) vàviết tên, số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ vào bìa

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc vào hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: sau khi công việc kết thúc, văn bản đượcban hành (hoặc có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo) thì hồ sơ kết thúc.Cán bộ lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, bổ sung những văn bản còn thiếu, loại

bỏ những văn bản trùng thừa, không liên quan trực tiếp đến giải quyết công việc,

chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ, sắp xếp lại các văn bản trong hồ sơ cho hợp

lí, đánh số tờ và viết chứng từ kết thúc

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì sẽ được chuyển sangnăm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết Khi đó, trong cột ghi chú của danh mục

hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

Việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị chức năng ngày càng được chútrọng, chất lượng hồ sơ lập ra bảo đảm yêu cầu hơn, đã khắc phục được tìnhtrạng giao nộp hồ sơ dưới dạng bó gói

Quá trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lữu trữ cơ quan được thựchiện rất tốt

Hàng năm Phòng Hành chính phải thống kê số lượng văn bản đi, đến giaonộp cho Lưu trữ cơ quan, trước khi giao nộp tài liệu đã được lập hồ sơ và chovào cặp ba dây, lập hồ sơ theo tên loại văn bản, theo số ký hiệu, cơ quan banhành văn bản

Ngoài ra hầu hết các Phòng ban trong Bộ đều làm tốt công tác lập Hồ sơhiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Nhìn chung quá trình này được hiện rất tốt

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bộ Tài chính

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả những công văn liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân

Tại cơ quan Bộ tài chính gồm có 3 loại hồ sơ đó là:

Hồ sơ công việc: là tập văn bản có liên quan với nhau về một số vấn đề,

sự việc hoặc có cùng đặc trưng hình thành trong quá trình giải quyết công việccủa bộ ví dụ như: Hồ sơ hội thảo về phát triển công nghệ thông tin ở bộ, hồ sơ

về các công việc do cục thuế, cục kế hoạch và đầu tư thực hiện

Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật vềtừng mặt, công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, phục vụ giải quyếtcông việc hằng ngày của Bộ

Hồ sơ nhân sự: Là một tập hợp các văn bản có liên quan đến cá nhân cụthể VD: Hồ sơ Đảng viên của Bộ, Hồ sơ về Những lãnh đạo của Bộ,

Việc lập hồ sơ chủ yếu do phòng Văn thư hành chính và phòng lưu trữcủa Bộ thực hiện, hai phòng này hôc trợ nhau trong việc tra cứu thông tin cũngnhư lập và lưu trữ hồ sơ

Thu thập tài liệu là một công việc quan trọng Thu thập tốt phục vụ cho việc nghiên cứu tra tìm, khai thác phục vụ cho yêu cầu trong và ngoài cơ quan Bộ

*Công tác xác định tài liệu:

nhằm đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ, hệ thống giá trị đồng đều của tài liệu Giá trị của tài liệu được chia ở nhiều thời gian bảo quản : Vĩnh viễn, Lâu dài, Tạm thời Với những tài liệu hết giá trị thì thành lập Hội đồng thực hiện tiêuhuỷ tài liệu

*Công tác chỉnh lý tài liệu:

Công tác chỉnh lý tài liệu là nội dung quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng của của tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc chuẩn bị phòng kho

để tài liệu, xác định được số hồ sơ trong kho Công tác chỉnh lý tài liệu của Bộ Tài chính từ năm 1994 cho đến nay được thực hiện 10 lần với 20.845 hồ sơ, có

20 quyển Mục lục, 800 cặp tài liệu, gần 600 mét thuộc các đơn vị

*Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu:

Phòng Lưu trữ Bộ KH&CN hàng năm thực hiện công tác thống kê tài liệutrong kho nhằm quản lý được số mét giá hiện có trong kho

Công cụ tra cứu trong kho là: Mục lục hồ sơ và trên mạng (VP.Net và

*Bảo quản tài liệu:

Thực hiện theo Điều 14 quy chế công tác Văn thư Lưu trữ Hiện nay với diện tích phòng 80 m2 Phòng Lưu trữ bảo quản tài liệu bằng nhiều công cụ như:Giá, tủ, cặp, hộp… Một số trang thiết bị máy móc phục vụ công tác bảo quản: Máy điều hoà, máy hút bụi, hút ẩm, hút ẩm, quạt thông gió

Hàng tháng cán bộ lưu trữ thực hiện nghiêm túc các chế độ: kiểm kê,thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tài liệu cũng như các các biện pháp bảoquản ( theo kiểu truyền thống) tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước

*Tổ chức khai thác, sử dụng:

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thácthông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyếtnhững nhiệm vụ hiện hành của cơ quan và cá nhân

Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ tại Điều 15 quy định việc tổ chức khaithác, sử dụng:

Đối với cán bộ trong cơ quan: nếu có nhu cấu sử dụng tài liệu lưu trữ thì

đến tại Phòng Lưu trữ xin sao chụp tài liệu cần thiết;

Đối với người ngoài cơ quan: Khi sử dụng tài liệu mật phải được sự đồng

ý của Bộ trưỏng Sử dụng tài liệu thường phải được Chánh Văn phòng Bộ, Thủtrưởng các đơn vị thuộc Bộ cho phép Đối với người nước ngoài nếu có nhu cầukhai thác tài liệu thì do Bộ trưởng quy định

* Số lượng cán bộ tại phòng lưu trữ:

Phòng lưu trữ tại Bộ Tài chính gồm:

01 trưởng phòng

02 phó phòng

03 nhân viên lưu trữ

4 Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Bộ Tài chính 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Trang thiết bị văn phòng có tác dụng hỗ trợ các cán bộ Văn phòng trongquá trình làm việc của mình, giúp quá trình làm việc đó nhanh chóng và đạt hiệuquả cao hơn Do đó, vấn đề về trang thiết bị luôn được quan tâm ở Bộ Tài chính

Trang thiết bị văn phòng giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao vàđòi hỏi người làm việc phải có trình độ chuyên môn nhất định đồng thời cầnphải có thời gian tập huấn sử dụng các trang thiết bị đó để có thể vận dụng mộtcách tối đa và hiệu quả nhất các trang thiết bị đó vào công việc qua đó có thể rútngắn thời gian thực hiện công việc, rút ngắn công sức của người làm việc, bêncạnh đó trang thiết bị văn phòng còn có tác dụng bảo mật, an ninh ví dụ nhưmáy hủy tài liệu, camera… Đồng thời các trang thiết bị còn tạo ra môi trườnglàm việc trong sạch thoải mái, tiện nghi hơn cho cán bộ, nhân viên ví dụ nhưmáy: điều hòa, quạt, máy hút bụi …

Sau đây là bảng thống kê một số thiết bị chính trong Văn phòng Bộ Tàichính (Phụ lục 13)

Nhìn chung các cán bộ, chuyên viên văn phòng đều được trang bị nhữngthiết bị,máy móc cần thiết cho công việc, những thiết bị đảm bảo môi trườnglàm việc thuận lợi cũng được trang bị đầy đủ như điều hòa, tủ đựng tài liệu, bàn

cá nhân… Riêng đối với Phòng Lưu trữ - Thư viện ngoài các thiết bị chính ởtrên còn được trang bị các thiết bị chính liên quan đến đặc thù công việc: bìa hồ

sơ, hộp đựng tài liệu, giá tủ đựng tài liệu Hệ thống giá compact dùng để tài liệulưu trữ đã được chỉnh lý, các giá gỗ ép sử dụng để tài liệu do các đơn vị, cá nhânnộp chưa được chỉnh lý và các tài liệu phục vụ công tác thư viện

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng , Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết vị trong một văn phònglàm việc (Phụ lục 14)

Việc sắp xếp các trang thiết bị như vậy là tương đối phù hợp với đặc thù

công việc của từng cá nhân, từng bộ phận chuyên môn, tuy nhiên chưa hoàntoàn đạt được tính thẩm mỹ

4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, sự phát triển của xã hội, nhucầu công việc và nhu cầu thông tin của các nhân viên trong cơ quan, nhu cầuhợp tác quốc tế bởi vậy cần có sự đổi mới và hiện đại hóa văn phòng

Trong quá trình thực tập tại Bộ Tài chính với sự quan sát và tìm tòi củamình em thấy rằng các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của bộ được thực hiệntương đối tốt với một số nội dung cơ bản sau:

Về điều kiện phòng làm việc của bộ rất tốt với cách bài trí bố trí các trangthiết bị rất thuận cho việc giao dịch công văn giấy tờ, các trang thiết bị khônglàm cản trở việc đi lại và mất đi tính thẩm mĩ của văn phòng Đồng thời thuậntiện cho việc khai thác sử dụng phù hợp với tính chất công việc của từng cánhân, phòng ban, đơn vị trong bộ

Về nhiệm vụ Bộ Tài chính đã thường xuyên tổ chức các lớp học ngắn hạnbồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp tục học tậpcao hơn để có nhiều kỹ năng mới phục vụ cho công việc

Đề cao việc ứng dựng Công nghệ thông tin vào trong nghiệp vụ của vănphòng, thực hiện quản lý và trao đổi thông tin qua thư điện tử vào công văn đến

và đi, quản lý công văn qua mạng Internet

Thực hiện bố trí phòng làm việc theo mô hình mở

Các đơn vị có tổ chức công việc liên quan đến nhau như vụ Đầu tư, Hợptác quốc tế, Tài Chính được bố trí gần nhau để tiện giao dịch và trao đổi côngviệc

Văn phòng lãnh đạo bộ được bố trí tại tầng 10 một cách thống nhất

Phòng Hành chính được chia làm 3 tổ: Tổ Hảnh chính, tổ Phô tô, tổ Lễtân và được bố trí phù hợp với mục đích, nhiệm vụ công việc cho thuận tiện

Không gian làm việc thông thoáng, bàn ghế được bố trí và sắp xếp gọngàng, ngăn nắp, khoa học có khoảng trống đi lại, thiết bị bố trí ngăn lắp và đầy

đủ cho nhân viên

Tủ đựng tài liệu: được kê bên cạnh bàn làm việc rất thuận tiện cho việcbảo mật và lưu trữ thông tin.

Mỗi cán bộ nhân viên được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ côngviệc như máy tính, điện thoại bàn, máy in để phục vụ tối đa cho công việc

Với các biện pháp hiện đại hóa văn phòng mà Bộ Tài chính đã thực hiện

đã giúp cho việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo được nhanh chóng,đơn giản, hiệu quả Điều này giúp cho việc tăng cường, nâng cao chất lượngquản lý đối với nhân viên, đồng thời tăng tối đa hiệu quả công việc cho cán bộ,công nhân viên, thuận tiện trao đổi công việc, thông tin trong quá trình thực hiện

và giải quyết công việc

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Bộ Tài chính

Với một khối lượng lớn các văn bản công văn quyết định hay các văn bảnkhác hàng ngày, hàng giờ thì việc quản lý là rât khó khăn và phức tạp, đồi hỏi sựhợp lý, khoa học cũng như hiện đại của công nghệ

Để đáp ứng yêu cầu đó Bộ cũng ứng dụng rất nhiều những phầm mềmnhững chương trình vào quá trình quản lý cũng như điều hành Điển hình nhấttrong thời gian gần đây kể từ ngày 1/6/2016 Văn phòng Bộ đã áp dụng phầnmềm quản lý văn bản eDOCTC vào trong chương trình quản lý

Để phục vụ công tác triển khai hệ thống mới đạt hiệu quả cho Bộ Tàichính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính, Văn phòng Bộ và Cục Tin học

và Thống kê tài chính đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng dự thảo Tài liệuchuẩn hóa thông tin gửi/nhận, chuẩn hóa quy trình, danh mục phục vụ việc luânchuyển, xử lý văn bản điện tử trên chương trình eDocTC dự kiến triển khai cho

24 vụ/cục tại cơ quan Bộ Tài chính và Tài liệu chuẩn hóa quy trình trao đổi vănbản giữa các đơn vị trong ngành Tài chính

Việc triển khai phần mềm mới thống nhất cho ngành Tài chính sẽ bắt kịp

xu hướng sử dụng các hệ thống trung gian gọi là trục tích hợp trao đổi văn bản,đồng thời đáp ứng được các yêu cầu theo công văn số 2803/BTTT-UDCNTTngày 1/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn kỹ thuật

liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhànước.

* Nhận xét bước đầu về những hiệu quả:

Qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản eDOCTC vào trong chươngtrình quản lý đã giúp cho việc quản lý văn bản được diễn ra thuận lợi và nhanhchóng, không cần mất thời gian tới tận nơi lưu văn bản mà chỉ cần vào trang hệthống thông tin quản lý văn bản ta có thể biết được mọi thông tin mình cần biết

Phần mềm này cũng giúp cho việc quản lý tài liệu, văn bản an toàn hơntránh mất mát, nhàu nát văn bản giấy tờ, và lưu trữ được lâu hơn qua thời giandài hơn mà không phải lo về vấn đề bảo quản

Thuận lợi cho việc tra cứu văn bản: ở tại bàn làm việc cũng có thể tra cứumọi thông tin của văn bản mà không cần tới phòng lưu trữ mượn văn bản, rấttiết kiệm thời gian và công sức Đồng thời việc áp dụng phần mền này cũng tạođiều kiện cho việc nhiều cá nhân có thể xem thông tin của văn bản cùng một lúc,

và có thể kịp thời phát hiện những sai sót

Tuy nhiên bên cạnh đó phần mềm nêu trên cũng còn một số hạn chế nhưcần phải có phương tiện là máy tính để theo dõi, và phần mềm đôi khi còn bị lỗi

kỹ thuật gây khó khăn trong việc kiểm tra, tra cứu thông tin

PHẦN II: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ

1 1 Văn hóa công sở và sự cần thiết phải đẩy mạnh xây dựng văn hóa công sở

Nói tới văn hóa là nói tới con người, là nói về việc phát triển những nănglực, bản chất của con người nhằm hoàn thiện con người, hoàn thiện xã hội, làmục tiêu và động lực của phát triển Gần đây người ta nói nhiều đến văn hóachính trị, văn hóa kinh doanh, văn hóa đạo đức, văn hóa nghệ thuật Trên cơ

sở đó văn hóa ứng xử cũng là một bộ phận trong đời sống VHXH, là mục tiêu vàđộng lực của phát triển nó có mặt trong mọi hoạt động của con người, trongLĐSX , trong quan hệ thường ngày, trong việc xây dựng môi trường sống vàlàm việc, hoàn thiện nhân cách con người, giúp con người mỗi ngày dần vươntới chuẩn mực của đời sống tinh thần: chân , thiện, mỹ Văn hóa là cái cân bằngkhi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc có thể hiểu rằng, mọi vật chất cóthể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính là văn hóa Bất kể quốc gia nào, tổchức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì phải có văn hóa riêng, văn hóacông sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng không nằm ngoài quy luật đó Theo đóthực trạng VHCS có mức độ ảnh hưởng tới sự phát triển của cơ quan, doannghiệp bởi thực trạng văn hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủnhững thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không phải một công sở được xâydựng hoành tráng mà văn hóa chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán

bộ, công chức, viên chức trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy,thành công Đánh giá thực trạng công sở Việt Nam hiện nay ta thấy còn mangtính tình cảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành nhưng vẫnchưa đượng thực hiện hóa bằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linhhoạt

Trong điều kiện hội nhập và cạnh tranh VHCS càng trở nên quan trọng,cần phải được chú trọng nhiều hơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính nhànước và các doanh nghiệp

Ở các quốc gia phát triển trên thế giới các CBCC đều ý thức rất rõ họđang làm việc vì ai, vì cái gì và tại sao họ lại đạt hiệu quả làm việc cao như vậy Phần lớn họ ý thức về danh dự của nhà nước, về truyền thống của cơ quan công

sở, nơi đang lâm việc và cống hiến, ý thức về sự tồn tại khiến họ có ý thức đượcvăn hóa là động lực phát triển của mọi hoạt động trong các cơ quan hành chínhhiện nay Văn hóa nơi công sở không chỉ thể hiện sự đạo đức, phẩm chất củacán bộ, CNVC trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa củamỗi người Để bảo đảm thín trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước gắn liền với trình độ học vấn và trình độ văn minhtrong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

VHCS luôn gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát triển vàtiến bộ xã hội Tạo dựng được tính đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửaquyền Môi trường VHCS tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC với cơ quan,với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở Tính tự giáccủa CBCC trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt hơn nên so vớicông sở khác VHCS còn có vai trò to lớn trong việc xây dựng một nề nếp làmviệc khoa học, kỷ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các thành viên trong cơ quanhành chính nhà nước phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của công sở.Vai trò của nền VHCS chính là mục tiêu của sự phát triển, có vai trò rất quantrọng bởi do con người sáng tạo ra, chi phối toàn bộ hoạt động của con người, làhoạt động sản xuất nhằm cung cấp năng lượng tinh thần cho con người, làm chocon người ngày càng hoàn thiện hơn

Biểu hiện của VHCS cũng có nhiều đặc điểm nhưng chủ yếu là những đặcđiểm sau: - Giá trị tinh thần: là các sản phẩm tinh thần mà cá nhân hay cộngđồng sang tạo ra trong lịch sử và còn được dùng cho đến ngày nay, bao gồm giátrị xã hội là tổng thể các quan niệm của cộng đồng về sự tồn tại và phát triểncộng đồng vững mạnh vì sự phồn vinh hạnh phúc của nhân dân

- Giá trị vật chất: là các hiện vật đang được dùng trong đời sống xã hộihàng ngày, các công trình kiền trúc, các sản phẩm phục vụ cho sản xuất và tiêudùng

Hệ thống giá trị văn hóa công sở được cấu thành bởi các thành tố và nộidung sau: truyền thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh, tất cảhướng tới các giá trị chân, thiện, mỹ Văn hóa nói chung, VHCS nói riêng là sựkết nối của hệ thống giá trị từ truyền thống đến hiện đại, nó vừa mang bản sắccủa cái riêng cái “đân tộc” vừa tuân thủ chuẩn mực chung chuẩn mực của thờiđại Trình độ học vấn là điều kiện để mở cánh cửa trí tuệ và tâm hồn con ngườibước vào nền văn hóa tiên tiến hơn Trình độ văn hóa là đánh dấu những bướcphát triển ở mỗi giai đoạn lịch sửnhaats định với những nấc thang giá trị ngàycàng cao hơn Dù là yếu tố truyền thống hay hiện đại trình độ học vấn hay trình

độ văn minh thì đều phải hướng tới ba đỉnh của tam giác đó là chân, thiện, mỹ Đổi mới hoạt động công sỏ là một thành tựu văn hóa, thành tựu văn hóa nàygiúp cho việc hiện đại hóa nền hành chính nhà nước Việt Nam, giúp cho các cơquan, công sở nhà nước Việt Nam vươn tới tầm cao mới của sự phát triển hiệnđại

VHCS có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có

kỷ cương, dân chủ đòi hỏi các thành viên trong công sở phải quan tâm đến hiệuquả công việc chung của công sở, nó giúp cho mỗi cán bộ công chức tự nhìn lạimình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện quan liêu, tham ô, móc ngoặc,cửa quyền, cơ hội Bên cạnh đó VHCS còn giúp cho mỗi thành viên trong công

sở phải tôn trọng ý thức kỷ luật, danh dự của công sở nơi mình làm việ, quan hệhòa đồng, hợp tác với đồng nghiệp vì mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

VHCS còn có vai trò định hướng giải quyết đúng đắn các vấn đề trongtừng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thực hiện côngbằng cho các thhàn viên trong công sở Chỉ có như vậy ta mới phát huy đượccác biện pháp hành chính trong chống tham nhũng, hối lộ, đặc quyền, đặc lợitrong công sở

Môi trường VHCS tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCS vói cơ quan,với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở Tính tự giáccủa CBCC trong cộng việc sẽ đưa công sở phát triển vượt trội hơn, tạo dấu ấnriêng biệt Khi văn hóa phát huy đước các biện pháp phát triển nguồn nhân lực

công sở, tức là văn hóa đã tham gia vào quá trình hình thành quan hệ đồng thuậngiữa hiện đại hóa công sở với đảm bảo sự công bằng cho các thành viên Môitrường VHCS tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC vói cơ quan, nâng caohoạt động của công sở

VHCS có tầm quan trọng đặc biệt, nó thể hiện đến chất lượng, hiệu quảkhi xử lý và giải quyết mọi công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học của độingũ CBCC nhằm góp phần vào quá trình cải cách hành chính nhà nước Khơidậy, phát huy được nhân lực, tạo được nét văn hóa riêng cho mỗi công sở, có sựđồng thuận chung của các cá nhân trong từng tổ, nhóm nói riêng và trong toàn tổchức nói chung Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, mặt khác tạo ra bầukhông khí làm việc khoa học, công minh, tránh để các thành viên trong tổ chứcnghi kỵ, không phục cấp trên, khiếu kiện Ngăn nắp trong công việc tạo mộtmôi trường làm việc sạch sẽ, tạo nhu cầu co nhân viên, tập thể, cũng như cáchoạt động giao lưu giữa các cá nhân, tổ chức, nhóm với nhau với mục tiêu tăngcường sự hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh nghiệm Để hoàn thành nhiệm vụchức năng của tổ chức Qua đó, tạo cơ hội để mỗi thành viên đó khẳng định vịthế và thăng tiến trong tổ chức

Ta có thể nhận thấy sự ảnh hưởng của các giá trị văn hóa công sở đếnhiệu quả hoạt động của công sở quan các nội dung sau:

- Giá trị thiết lập bầu không khí tin tưởng lẫn nhau trong tổ chức;

- Giá trị đem lại sự tự nguyện làm việc và cống hiến;

- Được chia sẻ các cá nhân cảm thấy yên tâm và an toàn hơn trong côngviệc;

- Các giá trị định hướng cho các thành viên trong cơ quan biết mình cầnphải làm gì và sẽ đi đến đâu; nó làm nhụt ý chí đối đầu, tâm lý muốn thâu tómquyền lực, hống hách, cửa quyền của một số cá nhân có quyền lực cũng như thái

độ không hợp tác của một số cá nhân có tư tưởng cơ hội, né tránh trách nhiệm,tham nhũng đặc quyền, đặc lợi

- Các giá trị làm đơn giản hóa các quy định và chính sách, khiến cho việcquản lý dễ dàng hơn Khi mỗi công chức đã tin tưởng vào các giá trị VHCS thì

họ không đòi hỏi cơ quan phải đưa ra các văn bản pháp luật bắt mọi người phảitin nhau

VHCS không phải là bất biến mà được phát triển và thích ứng với hoàncảnh và môi trường giá trị VHCS là đều hướng tới cái chân, thiện , mỹ Các giátrị điều hòa các ý nghĩa, hành vi và quan hệ của các cán bộ, công chức trongcông sở Việc hiểu rõ về VHCS và những giá trị của VHCS là điều cần thiết đốivới mỗi công chức đang làm việc tại các công sở nhà nước nói chung cũng nhưtại Bộ Tài chính nói riêng

1.2 Một số khái niệm về VHCS

Thuật ngữ văn hóa đã xuất hiện từ lâu trong ngôn ngữ nhân loại Qua cácthời kỳ lích sử, khái niệm văn hóa đã đước bổ sung, phát triển thêm các nội dungmới Cho đến nay văn hóa vẫn là một trong những khái niệm phức tạp với hàngtrăm định nghĩa và đối với khái niệm VHCS cũng vậy

Theo tổng giám đốc UNESCO Federico Mayor đã định nghĩa: “ Văn hóa

là tổng thể số đông các hoạt động sáng tạo (của các cá nhân và các cộng đồng) trong quá khứ và hiện tại Qua các thể kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên các giá trị, các truyền thống và các thị hiếu- những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Nghị quyết Trung ương 5 khóa X nhận định: “ Giao tiếp ứng xử văn hóa nơi công sở thể hiện đến chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học của mỗi đội ngũ CBCC góp phần vào quá trình cải cách nền hành chhín nhà nước ”

VHCS được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa CBCC- ngườiđại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân và giữa CBCC vớinhau, nhằm phá huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt độngcông của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao VHCS là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều

có nề nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình vàluôn tự nguyện làm tròn nhiệmvuj, h nòa thhàn tốt phần việc được giao

“VHCS là kết quả của phương thức ứng xử trong công sở được con

người lựa chọn nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức Các phương thức ấy được xem là phù hợp, có ý nghĩa quan trọng đối với đời sống tinh thần của các thành viên trong tổ chức và cần đễn chúng như một nhu cầu ” [12.tr5]

Các giá trị VHCS là các tiêu chuẩn, hành vi hoạt động hàng ngày trongcông sở Các hành vi này có thể được bộc lộ một cách chính thức nhưng mọithành viên trong công sở đều phải biết và xử sự hợp lý

Giá trị là cái đang tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động công sở Giátrị VHCS luôn quyết định hành vi và thái độ của con người trong tổ chức Những hành vi và thái độ tốt sẽ nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động củacông sở và ngược lại, nếu hành vi và thái độ không tốt sẽ làm giảm hiệu quảhoạt động của công sở

“Nói tới văn hóa là nói tới con người, là nói việc phát huy những năng lực, bản chất của con người nhằm hoàn thiện con người, hoàn thiện xã hội-

do vậy khái niệm văn hóa chứa đựng tính nhân văn Văn hóa ngày nay là nền tảng tinh thần của xã hội, là mục tiêu và động lực của phát triển ” [9.tr1]

Văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của cácthành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nênnhững chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyềnthống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khilàm việc Văn hóa tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trong quátrình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của nhân viênlàm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quảhoạt động của nó

1.3 Nguyên tắc xây dựng VHCS

Nguyên tắc xây dựng VHCS là những nguyên lý, những tư tưởng chỉ đạo

cơ bản, có tính chất xuất phát điểm thể hiện tính toàn diện, tính linh hoạt có ýnghĩa bao trùm quyết định nội dung và hiệu quả của công việc xây dựng và thựchiệnVHCS

1.3.1 tuân thủ Hệ thống các giá trị văn hóa

*Giá trị quan hệ cấp trên với cấp dưới:

người thủ trưởng cơ quan, đơn vị trước hết phải là người truyền đạtnhững nhận thức về những giá trị trong mọi hoạt động công sở bằng sự gươngmẫu của bản thân, bằng quan hệ ứng xử cso văn hóa của mình , các quyết địnhcủa cấp trên đối với cấp dưới phải đúng đắn, có khả năng thu hút và tập hợpnguồn lực, biết nhìn nhận con người và trọng dụng đối với công việc để pháthuy những tiềm năng sáng tạo, những giá trị cá nhân đích thực của họ nhằm pháthuy tối đa sở trường công việc; tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới,không độc đoán, trù dập những ý kiến trái ngược; trong đánh giá cấp dưới cầncông bằng, không thiên vị, không yêu nên tốt, ghét nên xấu, biết trọng dụngnhân tài cũng không dùng người tùy tiện

- Biết sử dụng nguồn nhân lực và ủy quyền một cách hợp lý, biết bảncông, phối hợp và hợp tác, luôn đảm bảo năm phong cách giao tiếp là người chỉhuy là người chuyên gia là thầy giáo, là đồng nghiệp và là bạn bè trong giao tiếpvới cấp dưới

tiếng nói quyết định của cấp trên đối với mỗi công chức trong bối cảnhxác định trở lên thiêng liêng và có sức mạnh to lớn Thực hiện quyết định dố làmột nghĩa vụ đạo đức cao và xem đó như là một giá trị Song, nhiều khi trongnhững hoàn cảnh nhất định, tiếng nói quyết định của cấp trên lại là những quyếtđịnh sai lầm, là hủy diệt tài năng của cá nhân công chức và đã trở thành yếu tốphản giá trị, phản tác dụng

* Giá trị trong quan hệ của cấp dưới đối với cấp trên:

- Luôn tuân thủ, chấp hành mệnh lệnh một cách nghiêm túc, nhiệt tình,tích cực trong mọi hoạt động; trung thực, thẳng thắn, không xu nịnh, cơ hội,

- Có quyền được làm việc tốt, phát triển, học tập, phấn đấu Tự do pháttriển gắn với ý chí vươn lên trong công việc, sự thiết tha với công việc và làquyền lọi và nghĩa vụ cao cả của cấp dưới cần thể hiện với cấp trên

- Quyền lựa chọn công việc cho mình ở những vị trí thích hợp với khảnăng là một giá trị văn hóa tốt đẹp của mỗi cá nhân trong công sở Tuy nhiên, ởmỗi hình thái tổ chức khác nhau, cần tuân thủ sự sắp đặt của tổ chức và ngườilãnh đạo cho phù hợp cũng là một giá trị văn hóa của hình thái tổ chức đó

*Quan hệ giữa các thành viên trong công sở:

Ở nước ta, quan hệ cào bằng nhu cầu đã tồn tại rất lâu, đôi khi nó khôngtạo ra giá trị đó là những quan hệ xấu như “kéo chân níu áo” cho bằng nhaucùng bình đẳng trong đói nghèo, không tôn trọng quyền tự do và đời sống riêng

tư của mỗi người

Trong xã hội hiện đại những giá trị đích thực mà chúng ta trân trọng vàlưu giữ mang tính truyền thống vẫn tiếp tục được phát huy như: sự yêu thương,đùm bọc, giúp đỡ lẫn nhau, sự phối hợp hiệp tác, tinh thần xây dựng tập thểđoàn kết vững mạnh

* Tôn trọng con người và tự trọng là giá trị văn hóa lớn nhất trong hoạtđộng công sở :

Con người vốn là quý giá nhất là chủ nhân của sự sáng tạo và đổi mới Việc tôn trọng con người là tôn trọng bản sắc đơn nhất của nhân cách trong cảquá trình cá nhân tự khẳng định mình trong hoạt động ở công sở là tôn trọng cácquyền lợi cơ bản của các cá nhân, quyền được cống hiến theo đúng nguyệnvọng, quyền học tập và phát triển, quyền nghỉ hưu, nghỉ ốm và nghỉ chế độ theoquy định

tự trọng là một giá trị mang bản sắc riêng, là một nhu cầu cá nhân mang ýnghĩa về động lực bền vững, làm cho mỗi thành viên trong công sở vì công việcchung Tự trọng giúp cho các CBCC luôn biết mình là ai để tu thân và tự hoànthiện mình

Các giá trị đạo đức là hệ giá trị dành cho sự phân biệt cái đúng, cái sai hayyêu cá tốt, ghét cái xấu, quý trọng con người, luôn làm những điều tốt, khôngtham nhũng, đầu cơ, trục lợi của công, luôn hướng theo giá trị tốt đẹp Các giátrị đạo đức hình thành từ lâu đời và đã trở thành truyền thống của dân tộc ta nhưtrung với nước, hiếu với dân, lá lành đùm lá rách, tôn sư trọng đạo

Trong hoạt động công sở, những giá trị đạo đức được thể hiện dưới dạngtrách nhiệm đối với công việc chung, không tham ô, lãng phí của công, khôngmưu hại đồng nghiệp để tiến thân, không ganh đua đố kỵ, vì mưu cầu lợi ích cánhân Trong công sở mọi thành viên phải cùng nhau xây dựng một bầu không

khí lành mạnh, đùm bọc yêu thương lẫn nhau, trân trọng tài năng của nhau vàcùng hợp tác làm việc

Mỗi thành viên trong công sở, khi tiếp thu và vận dụng các giá trị đạođức, thường đứng trên tầm nhìn của chính nhân cách của mình, những việc làmsai trái, về đạo đức của một số người được châm chước, bỏ qua Thực tế chothấy việc bỏ qua như vậy đã trở thành việc làm tiêu cực, gây ra bầu không khíkhông tốt trong công sở

Nói đến giá trị đạo đức trong VHCS trước hết phải quan tâm : xây dựngcác chuẩn mực đạo đức công vụ ở nội quy: vận dụng thực hiện tố các nội quy đó

và phải quan tâm đến việc đấu tranh trước những hành vi vi phạm

Niềm tin và truyền thống là yếu tố bắt nguồn từ hoạt động công sở vàđược môi trường tổ chức công sở nuôi dưỡng Sự ảnh hưởng của người lãnhđạo, quản lý và uy tín của họ đối với nhân dân được phản ánh ra bên ngoài công

sở Trong thực tiễn nếu có xung đột giữa các cá nhân hoặc giữa các ê kíp vềquyền lợi cần được giải quyết, khi đó người ta quan tâm đến cách giải quyết vấn

đề cẩu người lãnh đạo, quản lý công sở

Sự gắn bó các thành viên trong công sở được thể hiện khi các thành viêntin yêu nhau, phấn đấu vì mục tiêu chung, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau hoànthành tốt nhiệm vụ Sự phát triển dựa trên một tập thể làm việc có tổ chức, cónăng lực, năng động vượt qua mọi trở ngại, thử thách đã thúc đẩy sự gắn bó Nhiều khi việc sụp đổ niềm tin bắt đầu từ việc các thành viên cục bộ cấu kết,bao che cho nhau, nặng về lợi ích nhóm

Truyền thống thói quen là những giá trị, niềm tin, sự mong đợi của cácthành viên trong công sở, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và sinh ranhững chuẩn mực buộc mọi người phải tuân theo một cách tự giác Tất cảnhững hoạt động được lưu truyền trong lịch sử công sở và được lưu giữ tồn tại

đã tạo ra những giá trị văn hóa mang tính truyền thống

1.3.2 Xây dựng VHCS phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc

và điều kiện kinh tế xã hội

Việt Nam là đất nước đa dạng về bản sắc văn hóa dân tộc, mỗi vùng miền

lại có những đặc thù văn hóa riêng tùy thuộc vào đời sống kinh tế, điều kiện tựnhiên của mỗi vùng miền chính bởi vậy mà tạo ra những vùng văn hóa khácnhau với văn hóa chung và văn hóa riêng Từ sự đa dạng về văn hóa về phongtục tập quán như vậy sẽ tạo nên sự đa dạng và phong phú về phong cách làmviệc tuy nhiên cũng là rào cản cho việc thống nhất các phong cách làm việc

Xây dựng VHCS phải phụ thuộc vào yếu tố văn hóa dân tộc và văn hóacủa địa phương , phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của địa phương đó, xâydựng VHCS không bị xa rời với đời sống thực tế của con người nơi đó

1.3.3.Xây dựng VHCS phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ CBCC,viên chức chuyên nghiệp

Việc xây dựng VHCS đòi hỏi phải bán sát định hướng xây dựng đội ngũCBCC, viên chức chuyên nghiệp, bởi đội ngũ CBCC chính là lòng cốt củaVHCS, VHCS xây dựng lên nhằm mục đích điều chỉnh hành vi của CBCC trongviệc thực thi công việc của mình, chính bởi vậy việc xây dựng VHCS phải phùhợp với định hướng xây dựng đội ngũ CBCC

Trong mỗi cơ quan sẽ có định hướng xây dựng CBCC khác nhau bởi vậyviệc xây dựng VHCC tại các cơ quan cũng khác nhau, chính nhờ điều này sẽ tạolên được nét riêng biệt trong phong cách làm việc quả mỗi cơ quan tổ chức

Nếu xây dựng VHCS mà không xem xét tình tình thực tế của cơ quan đó

sẽ dẫn đến tình trạng mâu thuẫn giữa VHCS và định hướng xây dựng đội ngũnhân viên

1.3.4 Xây dựng VHCS phù hợp với quy định của pháp luật và mục đíchyêu cầu của cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa hành chính nhà nước

Thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều chủ trương, chínhsách, văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực cải cách hành chính nói chung vàcải cách thủ tục hành chính nói riêng Đặc biệt, Chương trình tổng thể cải cáchhành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2015 ban hành kèm theo Quyết định số136/2001/QĐ-TTg ngày 17-9-2001 của Thủ tướng Chính phủ đã xác định phảiđẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cơ bản là "Tiếp tục cải cáchthủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công