Vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

MỤC LỤC Danh mục từ viết tắt Phần mở đầu 1 Nội dung 4 Chương 1. Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 4 1.1 Lý luận chung về văn hóa công sở 4 1.1.1 Một số khái niệm 4 1.1.2 Các thành tố cấu thành văn hóa công sở trong một tổ chức 5 1.1.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một cơ quan, tổ chức 6 1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6 1.2.1 Lịch sử hình thành 6 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 8 Tiểu kết: 8 Chương 2. Đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 9 2.1 Một số vấn đề chung về Văn phòng 9 2.1.1 Khái niệm 9 2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan 9 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 10 2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 10 2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở 11 2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của cơ quan 14 2.2.3 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng 19 Tiểu kết: 20 Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 21 3.1 Đối với cơ quan 21 3.2 Đối với các CB CC Văn phòng 23 Tiểu kết: 23 Kết luận 24 Danh mục tài liệu tham khảo 25 Phụ lục  

MỤC LỤC Danh mục từ viết tắt

Phần mở đầu 1

Nội dung 4

Chương 1 Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 4

1.1 Lý luận chung về văn hóa công sở 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Các thành tố cấu thành văn hóa công sở trong một tổ chức 5

1.1.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một cơ quan, tổ chức 6 1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6

1.2.1 Lịch sử hình thành 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 8

* Tiểu kết: 8

Chương 2 Đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 9

2.1 Một số vấn đề chung về Văn phòng 9

2.1.1 Khái niệm 9

2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan 9

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 10

2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 10

2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở 11

2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của cơ quan 14

2.2.3 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng 19

* Tiểu kết: 20

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 21

3.1 Đối với cơ quan 21

3.2 Đối với các CB- CC Văn phòng 23

*Tiểu kết: 23

Kết luận 24

Danh mục tài liệu tham khảo 25 Phụ lục

Danh mục từ viết tắt

Stt Từ viết tắt Tên đầy đủ

1 BNN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

4 PGS.TS Phó giáo sư.Thạc sỹ

Phần mở đầu

1 Lý do chọn đề tài:

Toàn cầu hóa đã và đang tạo nên xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâurộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Nó mang lại cơ hội phát triển, nhưngcũng chứa đựng nhiều thách thức, trong đó có thách thức về giữ gìn và phát huybản sắc văn hóa của các dân tộc

Văn hóa dân tộc được thể hiện qua nhiều môi trường văn hóa khác nhau,như môi trường văn hóa dân cư, môi trường văn hóa học đường, môi trường vănhóa công sở Văn hóa dân tộc chỉ được bảo tồn, gìn giữ và phát triển khi màmỗi cá nhân, mỗi cơ quan, tổ chức có ý thức và bảo vệ, xây dựng môi trườngvăn hóa nơi họ sinh sống và làm việc Chính vì vậy mà văn hóa công sở đangngày càng được các cơ quan, tổ chức quan tâm

Hiện nay qua tỉm hiểu thông tin Em nhận thấy, một số cơ quan chưa nhậnthức được vai trò của VP, chưa đưa ra được những giải pháp hữu hiệu nhằmtăng cường hiệu quả hoạt động của VP nói chung cũng như trong vấn đề xâydựng văn hóa công sở nói riêng Là sinh viên Khoa Quản trị VP Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đồng thời cũng sẽ là một cán bộ, nhân viên VP trong tương lai

Em có những mối quan tâm đặc biệt đối với vấn đề Quản trị VP và vấn đề xâydựng bản sắc văn hóa công sở như: Làm thế nào để có thể hòa nhập được nhanhchóng vào môi trường văn hóa cơ quan khi mới ra trường; những yêu cầu về mặt

kỹ năng nghiệp vụ, những phẩm chất cần có của một cán bộ VP để có thể hoànthành tốt công việc; làm thế nào để có thể xây dựng được hình ảnh cán bộ VPchuyên nghiệp Với mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân của bảnthân,ứng dụng những kiến thức Em đã được học trong nhà trường vào kiểmchứng trong thực tế Đồng thời đóng góp một phần nhỏ trong việc nâng caonhận thức của các cơ quan nói chung cũng như các cán bộ VP nói riêng trongviệc xây dựng văn hóa công sở, Em đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm đềtài nghiên cứu khoa học cho bài tập của mình với tên đề tài là: “ Vai trò của Vănphòng trong xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nôngthôn”

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

+ Đối tượng: Các CB- CC VP làm việc tại Bộ Nông nghiệp và phát triểnnông thôn

+ Phạm vi nghiên cứu: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Lịch sử nghiên cứu:

Vai trò, chức năng nhiệm vụ của VP, cũng như xây dựng văn hóa công sởkhông phải là vấn đề mới, nó đã được quan tâm và nghiên cứu từ nhiều nămnay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập Đề tài cũng được các anh chị khóa trên,các độc giả cũng như các nhà nghiên cứu quan tâm Và đã có nhiều đề tài, sách

vở, báo chí quan tâm chẳng hạn như:

+ Phiếu khảo sát thực trạng văn hóa công sở Bộ Nông nghiệp và pháttriển nông thôn (tài liệu nội bộ- phụ lục 2)

+ Nguyễn Văn Công Thành, “Nghiên cứu về vai trò của Văn phòngtrong xây dựng văn hóa công sở ở một số cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HàNội” , BCTTTN, 1507QTVA

+ Các sách như: PGS.TS Nguyễn Văn Lê (2005),“Văn hóa đạo đức giaotiếp trong ứng xử xã hội”, NXB Văn hóa-xã hội , Hà Nội； Trương Mỹ Ly(2006), “Phong cách sống hiện đại: Trong gia đình, trong cộng đồng, trong côngsở”, NXB Văn hóa - thông tin, Hà Nội

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Việc nghiên cứu đề tài này là nhằm đi sâu vào nghiên cứu vai trò của VPtrong xây dựng văn hóa công sở, mô tả thực trạng văn hóa công sở tại Bộ Nôngnghiệp và phát triển nông thôn Rút ra những hạn chế còn tồn đọng trong vănhóa công sở, đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao vai trò của VPtrong việc xây dựng văn hóa công sở tại cơ quan

4 Phương pháp nghiên cứu:

Nếu như công tác VP trong việc xây dựng văn hóa công sở tại cơ quanđược đầu tư, quan tâm, được thực hiện một cách khoa học và nếu áp dụng một

số giải pháp để nâng cao hiệu quả thì công tác này sẽ đạt hiệu quả cao hơn

6 Đóng góp đề tài:

+ Về mặt lý luận: Đề tài: “Vai trò của VP trong xây dựng văn hóa công sởtại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ” giúp bạn đoc có những hiểu biếtsâu hơn, rõ ràng hơn về văn hóa công sở tại cơ quan nói chung và tại Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng

+ Về mặt thực tiễn: Đề tài là tài liệu tham khảo cung cấp những thông tinhữu ích mà bạn đọc quan tâm và sẽ nghiên cứu về vấn đề vai tró của Văn phóngtrong việc xây dựng văn hòa công sở

7 Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung

của đề tài gồm 3 chương như sau:

Chương 1 Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát chung về BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 2 Đánh giá thực trạng hoạt động của VP đối với việc xây dựngvăn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao vai trò của VP trong việc xây dựngvăn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Nội dung

Chương 1 Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát về Bộ Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn 1.1 Lý luận chung về văn hóa công sở

1.1.1 Một số khái niệm

* Khái niệm văn hóa

Văn hóa là bao gồm tất cả những sản phẩm của con người, và như vậy,văn hóa bao gồm cả hai khía cạnh: khía cạnh phi vật chất của xã hội như ngônngữ, tư tưởng, giá trị và các khía cạnh vật chất như nhà cửa, quần áo, cácphương tiện, v.v được tạo ra và phát triển trong quan hệ qua lại giữa con người

và xã hội Văn hóa được tái tạo, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, thểhiện trình độ phát triển của con người và của xã hội thông qua những giá trị vậtchất và tinh thần mà do con người tạo ra

Trong bài nghiên cứu này, em hiểu văn hóa như sau: “Văn hoá là toàn bộnhững hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặtsản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước Văn hoá

là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sảnphẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống vàlao động….” Định nghĩa này vừa làm rõ được đối tượng, phạm vi cũng nhưnhững đặc điểm cơ bản của văn hóa một cách toàn diện và khái quát nhất Dựavào định nghĩa này, hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang phát động phong trào

“toàn dân xây dựng đời sống văn hóa mới” bao gồm cả văn hóa cộng đồng dân

cư cho đến văn hóa công sở tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

* Khái niệm công sở

Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính, là nơi phối hợp thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao và là

bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lí nhà nước Chính vì vậy

mà công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi người tuân thủ,thực hiện tọa nên một sự thống nhất trong ý chí công việc và hành động

* Khái niệm Văn hóa công sở

Từ khái niệm văn hóa, khái niệm công sở em đưa ra cách hiểu của mình

về Văn hóa công sở như sau: “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềmtin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức

và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theokhi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao vớihiệu quả cao” (từ điển wikipedia)

1.1.2 Các thành tố cấu thành văn hóa công sở trong một tổ chức

- Các yếu tố hữu hình: Trong nhóm các yếu tố nền tảng của văn hóa công

sở, người ta có thể dễ dàng nhận ra các yếu tố hữu hình của văn hóa như: kiếntrúc trụ sở, VP, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân viên, ngônngữ sử dụng… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn hóa

- Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới: ở nước ta, quan hệ giữa cấp trên vàcấp dưới xây dựng trên sự dân chủ, bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau Những giá trị

đó được biểu hiện trong việc lựa chọn cấp trên của mình bằng việc tín nhiệm vàbầu cử Luật pháp nước ta là sự thể hiện và là cơ sở pháp lý vững chắc bảo vệcác giá trị tốt đẹp đó Ngoài ra quan điểm mới và sức mạnh của dư luận cũng làđiều kiện bảo vệ và duy trì những giá trị đó

- Quan hệ giữa thành viên – thành viên trong công sở: Quan hệ này baogồm ứng xử của hành viên này với thành viên khác ở các bộ phận khác nhautrong công sở và trong cùng một bộ phận Trong xã hội hiện đại những giá trịđích thực mà chúng ta trân trọng và lưu giữ mang tính truyền thống như thươngyêu, đùm bọc, giúp đỡ lẫn nhau, tinh thần xây dựng một tập thể đoàn kết vữngmạnh, tôn trọng nhân cách của nhau, là “làm theo năng lực, hưởng theo laođộng”, đánh giá cao vai trò của phụ nữ trong công vụ

- Quan hệ giữa các tổ chức công sở với xã hội công dân: Quan hệ nàyđược biến đổi theo các hình thái kinh tế – xã hội nhất định Ngày nay các giá trị

về tính phục vụ cộng đồng, phục vụ cho lợi ích của nhân dân được thể hiện qua

sự ứng xử tốt đẹp của cán bộ, công chức với nhân dân

- Về qui mô tổ chức: Giá trị cấu trúc trong văn hóa công sở còn biểu hiện

ở quy mô tổ chức trong công sở, ở số lượng các mối quan hệ trong các hình thái

tổ chức và vai trò của những thành viên trong các hình thái đó Đó là hình thái

cấu trúc tổ chức công sở theo chính thể của mỗi chế độ xã hội.

Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở được biểu hiện dưới nhữngnhững vấn đề cụ thể sau:

- Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức VP trong việc xâydựng bản sắc văn hóa công sở

- Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo VP nhằm xây dựng bảnsắc văn hóa công sở

- Trang phục, giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức VP các cơ quan

- Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của VP

1.1.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một cơ quan, tổ chức

Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự pháttriển và tiến bộ xã hội Văn hóa công sở, giúp phát huy hết năng lực của cán bộ,công chức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt đượcmục tiêu của công sở, xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng hoàn thiệncông sở giúp công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao Xâydựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh, hiện đại góp phần tạo nên nề nếplàm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lạibệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo đượcniềm tin của CB- CC với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động của công sở, tính tự giác của CB- CC trong công việc sẽ đưa công sởnày phát triển vượt hơn lên so với công sở khác

1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

1.2.1 Lịch sử hình thành

BNT&PTNT được thành lập từ năm 1995 trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nôngnghiệp - Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp và Thuỷ lợi

A.THỜI KỲ TỪ NĂM 1987 ĐẾN NĂM 1995:

I Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trước đây được thành lậptrên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực và Công nghiệp thực phẩm

Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn vớichế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hộiđồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việcthành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm.

Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quyđịnh chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Côngnghiệp thực phẩm “Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực phẩm là Cơ quancủa Hội đồng bộ trưởng, có trách nhiệm thống nhất quản lý Nhà Nước về nôngnghiệp, lương thực và công nghiệp thực phẩm trong phạm vi cả nước, theođường lối, chính sách của Đảng pháp luật của Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu vềlương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, nguyên liệu cho côngnghiệp và nông sản xuất khẩu”

1 Bộ Nông nghiệp được hình thành và phát triển bắt đầu từ Bộ Canhnông (thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuốinăm 1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nôngtrường; Tổng cục thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp Ngày 1/4/1971, thành lập

Uỷ ban Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, BộNông trường và Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp Năm 1976, Uỷban đổi tên thành Bộ Nông Nghiệp

2 Bộ Lương thực được thành lập theo Nghị quyết ngày 22/1/1981 của Uỷban Thường vụ Quốc hội

3 Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập theo Nghị quyết 22/1/1981của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

Sau khi thành lập và sắp xếp, tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp vàCông nghiệp thực phẩm gồm có:

- 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước

- 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ

- 13 trường quản lý, kỹ thuật và công nhân

- 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty,

Liên hiệp các xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý trên 400 đơn vị kinh tế cơsở)

- 9 nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ

Ngày tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước quyết định kiện toàn mộtbước cơ quan của Hội đồng Bộ trưởng, trong đó giao chức năng quản lý Nhànước đối với ngành cao su cho Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm Phêchuẩn giải thể Tổng cục cao su [1 Cổng thông tin BNN&PTNT]

Chương 2 Đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng đối với việc xây

dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 2.1 Một số vấn đề chung về Văn phòng

2.1.1 Khái niệm

VP là một thuật ngữ xuất hiện từ lâu trong lịch sử, theo tiến trình pháttriển kinh tế xã hội VP ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn Tất

cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác

VP Với mỗi loại hình cơ quan khác nhau VP cũng có tên gọi khác nhau Từ đó,dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm VP

Theo nghĩa rộng, VP được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếpcủa một Cơ quan, VP này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội vàđối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình

Theo nghĩa hẹp (VP chức năng) chỉ bao gồm một bộ máy, bộ phận trợgiúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (như trong công tác thammưu, tổng hợp, dịch vụ) Là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu

sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng), là khu vực, nơi làm việcvới văn bản, giấy tờ hoặc nơi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về hành chính

VP chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại

2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan

* Vị trí: Một số doanh nghiệp có thể không có khu vực sản xuất, nhưngkhông có doanh nghiệp nào không có khu vực VP VP là trụ sở liên lạc và giaodịch chính thức là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo bànthảo và ban hành các quyết định quản lý và cũng là nơi tổ chức thực hiện và theodõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được banhành Với vị thế đó, VP được coi là “Bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “đầunão”của các cơ quan, doanh nghiệp

* Vai trò

- VP là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn

vị, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnhđạo cơ quan

- VP là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

VP được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ thông tin đếnhay đi đều quan bộ phận VP

- VP là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo, quản lý VP tổng hợp mọithông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽbáo cáo lại cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các mục tiêu đề ra

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

* Chức năng:

Xuất phát từ quan niệm trên về VP và công tác VP, có thể thấy VP có cácchức năng cơ bán sau:

- Thứ nhất: Chức năng tham mưu tổng hợp

- Thứ hai: Chức năng giúp việc theo ngành

- Thứ ba: Chức năng hậu cần

* Nhiệm vụ

- Thứ nhất: Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

- Thứ hai: Thu thập xử lý

- Thứ ba: Tư vấn về văn bản

- Thứ tư: Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

- Thứ năm: Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

- Thứ sáu: Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn

- Thứ bảy: Tổ chức công tác bảo vệ

2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Với vị trí hoạt động đa dạng VP được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,

“phòng ở” cho các lãnh đạo Chính vì vậy, với tư cách là công cụ quản lý quantrọng, cần thiết, bộ phận VP cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạtnhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị Đặc biệt là vai tròcủa VP đối với vấn đề xây dựng văn hóa công sở trong các cơ quan, tổ chức

2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng văn hóa công sở

80% cán bộ, nhân viên nhận thức vai trò của văn hóa công sở đối với cơquan tổ chức: “văn hóa công sở tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương,dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môitrường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ công chức với

cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở”

Thứ hai: nhận thức về sự cần thiết của việc ban hành quy chế văn hóacông sở

90% nhân viên VP tại cơ quan cho rằng việc ban hành quy chế văn hóacông sở tại cơ quan mà họ đang làm việc là thật sự cần thiết Và hiện nay, hầuhết các cơ quan nhà nước cấp trung ương, cấp tỉnh đã ban hành được quy chếvăn hóa công sở cho cơ quan mình trên cơ sở cụ thể hóa quy chế văn hóa công

sở của Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo quyết định 129/2007/QĐ-TTg

Khi được hỏi “Lý do cần ban hành quy chế văn hóa công sở ” thì có nhiều

ý kiến khác nhau được đưa ra nhưng hầu hết đều cho rằng “văn hóa công sở cóvai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh cơ quan Nhưng, nếu không cómột văn bản có tính pháp lý trong cơ quan quy định hay không có các chế tài xử

lý các trường hợp vi phạm cụ thể thì sẽ không đảm bảo được việc thực hiện một

cách nghiêm túc Ngược lại, nếu cơ quan đã ban hành ra một văn bản có hiệu lựcpháp lý thì sẽ quy định được cho tất cả mọi đối tượng trong cơ quan cho dù đó làlãnh đạo cho đến nhân viên”

Thứ ba: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên VP về vai trò của bản thântrong việc xây dựng văn hóa công sở cơ quan

Lãnh đạo, nhân viên VP đều nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọngcủa văn hóa công sở đối với cơ quan, tổ chức Từ đó, họ ý thức được tráchnhiệm của đơn vị mình, đặc biệt là của bản thân – với cương vị là Lãnh đạo,nhân viên VP trong việc xây dựng văn hóa công sở của cơ quan, tổ chức

Có 80% cán bộ nhân viên nhận thức được VP là bộ phận có trách nhiệmtham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc ban hành quy chế văn hóa công sở, là

bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc soạn thảo và ban hành quy chế vănhóa công sở, đồng thời, VP cũng sẽ là nơi giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thựchiện văn hóa công sở của toàn cơ quan, tổ chức

Về trách nhiệm cũng như những công việc cụ thể thì nhân viên VP nóichung, Lãnh đạo VP nói riêng chính là nơi chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủtrưởng cũng như toàn cơ quan đơn vị trong việc xây dựng văn hóa công sở.Lãnh đạo VP là bộ phận có trách nhiệm tham mưu, đề xuất chính trong việc xâydựng, bảo vệ và phát triển văn hóa công sở, định hướng, định hình văn hóa công

sở cho cơ quan, tổ chức Kiểm tra giám sát cũng như đôn đốc việc thực hiện vănhóa công sở của VP cũng như của toàn cơ quan Tổ chức tuyên truyền phổ biến

về văn hóa công sở cho toàn cơ quan nhằm nâng cao nhận thức cho tất cả cácthành viên, đề xuất những biện pháp như khen thưởng, kỷ luật động viên kịpthời phù hợp .Tham mưu trong việc ban hành quy chế văn hóa cho cơ quan, tổchức, bảo vệ và giữ gìn hình ảnh cơ quan qua các hoạt động tiếp khách, đối nội,đối ngoại

100% các nhân viên VP đều đã nhận thức được từng lời nói, hành vi, cửchỉ cũng như thái độ của mình sẽ có tác động, ảnh hưởng lớn đến cách nhìnnhận của bên ngoài vào tổ chức (thông qua hoạt động tiếp khách…), ảnh hưởngđến các nhân viên chuyên môn ở các phòng ban khác (thông qua chức năng hậu

cần) và đồng thời còn ảnh hưởng đến lãnh đạo (thông qua chức năng tham mưu,tổng hợp)

65% cán bộ nhân viên VP tự nhận thấy bản thân đã đảm bảo tốt việc thựchiện nội quy cơ quan, có thái độ nhiệt tình với công việc, ứng xử một cách linhhoạt, đóng góp tích cực cho công việc của cá nhân mình và cho cả cơ quan.Nhận thức được VP là bộ mặt của toàn cơ quan, là nơi đón tiếp khác hàng, đốitác, đồng nghiệp thế nên các nhân viên VP đều tạo ra những mối quan hệ đúngmực, hòa nhã, gần gũi với mọi người Với cấp trên thì luôn tôn trọng và cư xửđúng mực Trong quan hệ đồng nghiệp xây dựng được tình cảm, mối quan hệthân thiện, luôn quan tâm, giúp đỡ chia sẻ cả về kinh nghiệm công việc lẫn cuộcsống, cùng nhau hướng đến mục tiêu chung của tổ chức

Như vậy qua số liệu trên có thể thấy rằng hiện nay, lãnh đạo, nhân viêncác VP BNN&PTNT đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc tham mưu xâydựng và ban hành quy chế văn hóa công sở cho cơ quan mình, đưa ra các giảipháp tích cực trong việc xây dựng văn hóa công sở Thường xuyên có các hoạtđộng kiểm tra giám sát việc thực hiện văn hóa công sở đối với nhân viên VPcũng như nhân viên toàn cơ quan Chính vì vậy vấn đề văn hóa công sở ởBNN&PTNT diễn ra tương đối nghiêm túc

Tóm lại, phần lớn các cán bộ cũng như nhân viên VP đều nhận thức bảnchất của văn hóa công sở, nhận thấy được vai trò mà văn hóa công sở mang lạicho cơ quan tổ chức Đồng thời, ở một mức độ cao hơn, các nhân viên VP ở cơquan đã hiểu rõ được trách nhiệm, nhiệm vụ của mình – với vị trí là cán bộ nhânviên VP trong việc xây dựng bản sắc văn hóa công sở của cơ quan Đối với khối

cơ quan nhà nước việc cán bộ, công chức nhận thức được tốt vấn đề văn hóacông sở, có được những ứng xử chuẩn mực thì sẽ để lại ấn tượng tốt với côngdân đến làm việc, nâng cao sự tin tưởng cũng như sự tín nhiệm của nhân dânvào chính quyền

Những tồn tại còn chưa được giải quyết:

Bên cạnh những nhận thức đầy đủ và đúng đắn về văn hóa công sở thì vẫncòn tồn tại một số tồn tại sau:

Thứ nhất, có 23% chưa hiểu đúng được bản chất, nội hàm của khái niệmvăn hóa công sở, trong đó có những người đưa ra cách hiểu hoàn toàn sai, cónhững người lại hiểu một cách phiến diện, chưa đầy đủ Họ mới chỉ nhìn nhậnvăn hóa công sở ở một khía cạnh một phương diện mà chưa có cái nhìn toàndiện về văn hóa công sở Chỉ thấy được yếu tố bề nổi của văn hóa công sở của

cơ quan như hoạt động giao tiếp ứng xử, cảnh quan thiên nhiên mà chưa hiểu rõnhững yếu tố chi phối, tác động và quyết định trực tiếp đến những yếu tố bênngoài đó chính là do cơ chế quản lý của lãnh đạo cơ quan, môi trường làm việc,bản sắc văn hóa của tổ chức….Thế nên, việc thực hiện văn hóa công sở ở bộphận nhân viên VP này vẫn mang tính chất bắt buộc, miễn cưỡng Sở dĩ một sốnhân viên VP nhận thức không đúng về vai trò của văn hóa công sở là do họkhông nhìn thấy được giá trị cũng như lợi ích trực tiếp của văn hóa công sởmang lại cho bản thân họ, cho cơ quan, tổ chức họ Về mặt thực chất, lợi ích màvăn hóa công sở mang lại cho cơ quan tổ chức là hữu hình

Thứ hai, có tới 20% nhân viên VP chưa nhận thức được chức năng nhiệm

vụ, vị trí và vai trò của mình trong cơ quan, trong vấn đề xây dựng văn hóa công

sở Chính vì vậy nên họ thật sự chưa chủ động phối hợp cùng đồng nghiệp, cùnglãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng văn hóa công sở Việc thực hiện các quyđịnh, quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở ở một số cơ quan còn diễn rachưa thật sự nghiêm túc Có tới 35% nhân viên VP tự nhận mình chưa thật sựlàm tốt các công việc được giao

2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của cơ quan

BNN&PTNT đã thực hiện quy chế văn hóa công sở dựa theo Căn cứquyết định số 129/2007/QĐ- TTg ngày 02/08/2007 ban hành Quy chế văn hóacông sở tại các cơ quan hành chính nhà nước của Thủ tướng Chính phủ

BNN&PTNT cón ban h nh Quy chế Văn hóa công sở của Bộ Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn (Ban hành kèm theo Quyết định số 484 /QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn)

BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ VĂN HOÁ CÔNG SỞ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 484 /QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012

của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1 Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp củacán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi là công chức viênchức) khi thi hành nhiệm vụ; bài trí tại các công sở của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn (sau đây gọi là công sở thuộc Bộ)

2 Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với công chức, viên chứclàm việc tại công sở thuộc Bộ (số 2 Ngọc Hà, số 10 Nguyễn Công Hoan, số 16Thuỵ Khuê, thành phố Hà Nội; số 135 Pasteur, thành phố Hồ Chí Minh; trụ sởriêng các Tổng cục, Cục thuộc Bộ)

Điều 2 Mục đích

1 Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn

2 Xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho công chức, viên chứctrong thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức, viênchức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Điều 3 Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở

1 Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiệnkinh tế -Xã hội

2 Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chứcchuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiệnđại hoá nền hành chính nhà nước

3 Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và các Quy chế

công vụ của Bộ.

Điều 4 Các hành vi bị cấm

1 Hút thuốc lá trong phòng làm việc, phòng họp;

2 Uống rượu, bia trong giờ làm việc, kể cả giờ nghỉ trưa;

3 Các hình thức quảng cáo thương mại tại công sở thuộc Bộ;

4 Chơi cờ bạc dưới mọi hình thức trong công sở thuộc Bộ;

5 Tụ tập bàn tán trong giờ làm việc;

6 Nói to, gây tiếng ồn làm ảnh hưởng người khác trong công sở thuộc Bộ;

7 Lập bàn thờ, nấu ăn trong phòng làm việc

Trang phục của cán bộ công chức tại BNN&PTNT gọn gang và lịch sự,văn minh, mọi người đi giày dép có quai đến cơ quan phù hợp với thời tiết vàtính chất công việc

Đối với Nam: Trang phục Xuân - Hè: Mặc quân âu, áo sơ mi có ve cổ, sơvin.Trang phục Thu - Đông: Mặc quần âu, áo sơ mi có ve cổ (hoặc áo len), áokhoác ngoài

Đối với Nữ: Trang phục Xuân - Hè: Mặc quân âu (hoặc váy dài), áo sơ

mi có ve cổ.Trang phục Thu - Đông: Mặc quần âu (hoặc váy dài), áo sơ mi có ve