Mục lục LỜI CẢM ƠN 3 1. Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng hành chính tổng hợp). 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phòng hành chính). 5 1.3. Nhận xét,đánh giá. 9 2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 9 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành. 9 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 10 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 12 2.5. Nhân xét, đánh giá. 13 3. Quản lý văn bản đi . 14 3.1. Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2. Đăng ký văn bản. 14 3.3. Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn. 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 15 3.5. Lưu văn bản đi. 15 3.6. Nhận xét, đánh giá. 15 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 16 4.2. Đăng ký văn bản đến. 16 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 17 4.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. 17 4.5. Nhận xét, đánh giá. 17 5. Quản lý và sử dụng con dấu. 18 5.1. Các loại con dâu cơ quan. 18 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 19 5.3 Bảo quản con dấu. 20 5.4. Nhận xét, đánh giá. 20 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 21 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức. 21 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 21 6.3. Phương pháp lập hồ sơ. 21 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 6.5. Nhận xét, đánh giá. 29 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp. 30 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 30 7.2. Nhận xét đánh giá. 32 8. Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 33 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động cơ quan, tổ chức. 33 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 33 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 34 8.4. Nhân xét, đánh giá. 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37
Mục lục Mục lục LỜI CẢM ƠN Tìm hiểu chức nhiệm vụ quan văn phòng ( phòng hành tổng hợp) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền han cấu tổ chức văn phòng ( Phòng hành chính) 1.3 Nhận xét,đánh giá .9 Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 10 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 10 2.4 Quy trình soạn thảo văn .11 2.5 Nhân xét, đánh giá 13 Quản lý văn 13 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 13 3.2 Đăng ký văn .14 3.3 Nhân đóng dấu quan, dấu mật, khẩn 14 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 14 3.5 Lưu văn 15 3.6 Nhận xét, đánh giá 15 Quản lý giải văn đến 15 4.1 Tiếp nhận văn đến 16 4.2 Đăng ký văn đến 16 4.3 Trình, chuyển giao văn đến 16 4.4 Giải theo dõi đôn đốc giải văn đến 16 4.5 Nhận xét, đánh giá 17 Quản lý sử dụng dấu .17 5.1 Các loại dâu quan 17 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 18 5.3 Bảo quản dấu .19 5.4 Nhận xét, đánh giá 19 Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 20 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 20 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 20 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 21 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 26 6.5 Nhận xét, đánh giá 29 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 30 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .30 7.2 Nhận xét đánh giá .31 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 32 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức 32 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng .32 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 33 8.4 Nhân xét, đánh giá 34 KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .38 LỜI CẢM ƠN Được đạo, hướng dẫn Ban Đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tiếp thu yêu cầu nội dung mà Ban Đào tạo triển khai tới toàn thể sinh viên Đại học Quản trị văn phòng k13 trường, em tham gia kiến tập Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình từ ngày 1/6 đến ngày 22/6/2016 Trong thời gian trực tiếp kiến tập, quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện cấp lãnh đạo, bác, anh chị cán bộ, công chức quan, em quan sát học hỏi nhiều điều nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức, chuyên môn nghiệp vụ đạo đức nghề nghiệp người làm công tác quản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước quan hành cấp huyện; có hội tiếp xúc thực hành trực tiếp kiến thức học vào hoạt động thực tế quan Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức làm việc Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy tạo điều kiện cho em trình kiến tập, cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa quản trị văn phòng- trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em kiến tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên, ths- Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn,chỉ bảo nhiệt tình để báo cáo kiến tập em hoàn thiện thời hạn Hà Nội, tháng năm 2016 Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Nhi NỘI DUNG Tìm hiểu chức nhiệm vụ quan văn phòng ( phòng hành tổng hợp) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy thể qua định số 02/2015/QĐ-UBND việc ban shành quy chế làm việc uỷ ban nhân dân huyện ngày 30 tháng 10 năm 2015 - Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy Hội đồng nhân dân huyện Thái Thụy bầu theo quy đinh Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy quan quản lý hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện quan hành Nhà nước cấp việc tổ chức thực Nghị Hội đồng nhân dân huyện đề Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình giao cho - Uỷ ban nhân dân huyện hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân huyện nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phân đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến địa phương - Tổ chức quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy gồm: Văn phòng Uỷ ban nhân dân Phòng Lao động Thương binh xã hội Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục Đào tạo Ủy ban nhân dân Thanh tra Huyện Phòng Y tế Phòng Văn hóa Thông tin Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn Phòng Tư pháp Phòng Công thương Sơ đồ tổ chức quan chuyên môn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền han cấu tổ chức văn phòng ( Phòng hành chính) * Chức năng: - Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện, máy tham mưu giúp việc phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày điều kiện sở vật chất cho nhiệm vụ công tác Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện - Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện quan tham mưu, tổng hợp phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua, khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng - Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc dấu riêng * Nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý thống việc ban hành văn Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Nhà nước - Xây dựng chương trình làm việc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện xã thực chương trình công tác - Theo dõi phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân việc chuẩn bị đề án tham gia góp ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án - Thẩm tra đề án quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân huyện định để Uỷ ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền định - Tổ chức thực mối quan hệ làm việc Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, ban Hội đồng nhân dân huyện với Uỷ ban mặt trận tổ quốc đoàn thể, quan trực thuộc Hội đồng nhân dân huyện, quan đóng địa bàn huyện - Phối hợp với Thanh tra huyện việc tổ chức tiếp nhận giải đơn khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Tổ chức việc công bố truyền đạt quy định pháp luật, Nghị Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị Ủy ban nhân dân huyện, cấp đến ngành, cấp, phòng ban Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực - Tổ chức phục vụ hoạt đông kỳ họp Ủy ban nhân dân, phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Đoàn thể, với đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh - Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo huyện đón tiếp đoàn khách trong, huyện đến thăm, làm việc huyện theo quy định pháp luật - Quản lý, tổ chức biên chế, cán công chức Hành chính, tài sản Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, công tác khác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân công theo cần thiết ủy nhiệm - Ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm giúp đỡ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng * Cơ cấu tổ chức máy: - Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng theo sơ đồ sau: Chánh Văn phòng Phó Chánh Phó Chánh Văn phòng Văn phòng Bộ phận 7cửa, tiếp dân Bộ phận kế toán, thủ quỹ Bộ phận biên tập, tổng hợp Phó Chánh Văn phòng Bộ phận văn thư, lưu trữ Bộ phận bảo vệ Bộ phận lái xe - Chánh Văn phòng - đ/c Lê Văn Nghiên + Là thủ trưởng, chủ tài khoản quan, chịu trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện việc thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng + Phụ trách chung, lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trực tiếp tham mưu, đôn đốc, kiểm tra việc thực Quy chế hoạt động Ủy ban nhân dân huyện + Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xử lý, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động tuần dự kiến chương trình kế hoạch công tác tuần sau để Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, lãnh đạo UBND huyện phê duyệt Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện việc cung cấp thông tin cho quan báo, đài theo quy định + Theo dõi, đôn đốc khâu nối, phối kết hợp Văn phòng Huyện ủy, quan chuyên môn, quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực chương trình, kế hoạch công tác phê duyệt - Phó Chánh Văn phòng gồm đồng chí: Nguyễn Quang Vinh, Phạm Anh Tuấn, Đỗ Thị Thủy + Giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực số lĩnh vực định theo phân công Chánh Văn phòng + Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng nội dung công việc thuộc lĩnh vực phân công, tham gia ý kiến công việc chung Văn phòng, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp phần việc phân công - Các phận Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ giúp lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chưc văn phòng thể cụ thể quết định số 4133/QĐ-UBND việc phê duyệt quy chế làm việc văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, ngày 27 tháng năm 2014 1.3 Nhận xét,đánh giá - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy văn phòng Ủy ban nhân dân huyên Thái Thụy thề rõ ràng văn cụ thể - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không bị chồng chéo lẫn Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành Từ tháng năm 2016 đến ngày 22 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành văn sau: Tên Loại Quyết định Công văn Báo cáo Thông báo Tờ trình Kế hoạch Công điện Chỉ thị Số lượng 901 653 66 83 115 45 05 04 2.2 Thẩm quyền ban hành văn - Tùy thuộc vào quy định phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn mà lãnh đạo có thẩm quyền ban hành ký văn với lĩnh vực khác nhau: + Đồng chí: Phan Đình Dực - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có quyền ban hành ký tất văn với nhiêu lĩnh vực khác + Đồng chí: Nguyễn Duy Cam- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có thẩm quyền ký ban hành văn liên quan tới lĩnh vực văn hóa xã hội nội + Đồng chí: Nguyễn Tiến Quyền- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có thẩm quyền ký ban hành văn liên quan tới lĩnh vực kinh tế, xây dựng, giao thông thương mại + Đồng chí: Bùi Đức Hoàng- Phó chủ tich Ủy ban nhân dân huyện, có thẩm quyền ký ban hành văn liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp phát triển nông thôn, môi trường, xây dựng nông thôn + Đồng chí Lê Văn Nghiên - Chánh văn phòng có thẩm quyền ký ban hành văn có liên quan tơi lĩnh vực văn phòng 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thể thức kỹ thuật trình bày văn thể rõ định số 1886/QĐ-UBND việc ban hành chế độ thực chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc quan hệ giải công việc ngày 03 tháng năm 2013 - Các văn Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành trình bày theo thể thức thông tư số 01/2011/TT-BNV Nôi Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Bao gồm thành phần thể thức bắt buộc: + Quốc hiệu, tiêu ngữ; + Tên quan ban hành văn bản: + Số, ký hiệu văn bản; +Địa danh, ngày, tháng năm ban hành văn bản; + Tên loại trích yếu nội dung văn bản; + Nội dung văn bản; + Nơi nhận; 10 Khi xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi đó, cột ghi Danh mục hồ sơ ghi hồ sơ chưa giải xong ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải - Kết thúc biên mục hồ sơ: + Sau công việc giải xong tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải xong để lại năm sau ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau + Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại: + Nếu thiếu văn bản, giấy tờ bổ sung đầy đủ; + Loại văn trùng thừa, không giá trị, tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, chưa phân biệt rõ ràng giữ lại để đánh giá sau; 24 + Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ, lộn xộn xếp lại; + Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc tra tìm nhanh chóng Số tờ đánh góc phải tờ văn bút chì; + Ghi mục lục văn bản: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý văn tra tìm + “Mục lục văn bản” in sẵn mẫu bìa hồ sơ + Viết tờ kết thúc: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cán lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc Tờ kết thúc ghi số lượng tờ trạng thái vật lý tài liệu hồ sơ + Hồ sơ giải xong, sau kết thúc để lại đơn vị làm việc năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu Ví dụ: Công việc giải xong năm 2012 hồ sơ lập xong năm 2012 để lại phòng làm việc năm 2013, đến năm 2014 nộp lưu vào lưu trữ quan - Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ viết theo mẫu tiêu chuẩn Chữ viết bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, xác, đầy đủ theo quy định chung Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý nội dung sau: + Tên quan: Là tên quan, đơn vị hình thành phông hồ sơ, cần ghi đầy đủ không viết tắt phải ghi đầy đủ tên quan chủ quản cấp (nếu có), Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY 25 PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP + Tiêu đề hồ sơ: Là câu tóm tắt thành phần nội dung văn có hồ sơ, cần vận dụng đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ, + Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm văn văn cuối có hồ sơ; + Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn theo kết đánh số tờ; + Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan; Các thành phần lại cán lưu trữ ghi sau hồ sơ nộp vào lưu trữ quan; Trường hợp công việc kết thúc năm hành hồ sơ chưa kết thúc phải để lại ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Hiên Ủy ban nhân dân huyện Thái thụy có phòng lưu trữ tài liệu riêng + Kết thu kho lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, công tác bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu: Đã chỉnh lý đưa vào lưu trữ 120 mét tài liệu hai quan phòng Tài - Kế hoạch Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện + Tất hồ sơ bảo quản tủ kính khóa chặt + Cán văn thư chịu trách nhiệm giữ chìa khóa kho lưu trữ - Qua trình khảo sát cho thấy trách nhiệm, trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan thực sau: - Công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực chặt chẽ, quy định 26 + Cán Văn phòng đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý + Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Cụ thể: - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đôn đốc phòng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan + Trong trình đạo công tác quan, thủ trưởng trưởng phòng Hành phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào Danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác - Hồ sơ lập xong để lại phòng công tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan - Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng làm thủ tục mượn lại - Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài, kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan 27 - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phòng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu không cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy - Cán lưu trữ thực hiện: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu + Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập + Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu + Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Khi giao nhận hồ sơ, đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần yêu cầu phòng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu - Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng - Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc đó, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành trình giải công việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định + Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm + Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm 28 + Khi giao nộp tài liệu, lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” + Đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ 6.5 Nhận xét, đánh giá - Ưu điểm: + Hồ sơ xếp ngăn nắp theo thứ tự từ quan trọng tới quan trọng nên dễ dàng việc tra cứu xử lý công việc cần + Quy trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan theo khuôn mẫu định nên dễ dàng thống phận quan dễ dàng làm việc với - Nhược điểm: + Mặc dù có tủ cất giữ hồ sơ tài liệu cẩn thận bận mải nên cán văn thư không xử lý hồ sơ, thường để hồ sơ bên từ đến hai hôm Điều dẫn tới việc cắp số tài liệu quan trọng quan + Quy trình giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan quy định sẵn nhiều cán không thực theo quy trình đó, thường cắt bớt quy trình dẫn đến nhiều thiếu sót văn thư kiểm tra lại hồ sơ - Giải pháp: + Cán quan cần phải nâng cao ý thức trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan 29 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở - Hiện quan chưa ban hành định quy định nghi thức nhà nước Tuy nhiên quan thực theo quy định chung Nhà nước - Theo khảo sát thực tế quan cho thấy Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành định số 1886/QĐ-UBND việc ban hành chế độ thực chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc quan hệ giải công việc ngày 03 tháng năm 2013 Tại điều định quy định rõ văn hóa giao tiếp công sở + Quyết định ban hành dựa luật tổ chưc HĐND-UBND ngày 26/11/2103; luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND-UBND ngày 03/12/2004; định số 03/2011/QĐ-UBND huyện việc ban hành quy chế làm việc UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016 + Quyết định ban hành kèm theo quy định chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn bản, lề lối tác phong làm việc quan hệ giải công việc + Người chịu trách nhiệm thi hành định thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức, viên chức phòng chuyên môn thuộc quan đơn vị + Quy định bao gồm điều: Điều 1:Phạm vi, đối tượng điều chỉnh Điều 2: Nguyên tắc làm việc UBND huyện Điều 3:Quản lý ban hành văn Điều 4:Chế độ hội họp 30 Điều 5:Chế độ thông tin, báo cáo Điều 6:Thực chức trách, nhiệm vụ Điều 7:Quan hệ phối hợp công tác UBND Điều 8:Lề lối tác phong làm việc Điều 9:Chế tài xử lý - Trong điều quy định có nêu rõ giao tiếp công sở cán bộ, công nhân, viên chức quan: + Cán bộ, công chức, viên chức phòng ban quan, đơn vị phải có thái độ tận tụy phục vụ tổ chức, đơn vị, công dân đến liên hệ ccông tác đảm bảo thuận lợi, tuyệt đối thái độ hách dịch, cửa quyền với nhân dân, doanh nghiệp + Cán bộ, công chức, viên chức phòng ban, đơn vị thực bảo vệ tài sản, sử dụng trang thiết bị mục đích, tiết kiệm, đảm bảo công tác an toàn phòng cháy chữa cháy Khi hết làm việc phải tắt hết thiết bị điện ( máy tính, điều hòa, đèn sáng, quạt thiết bị khác), đóng cửa sổ, khóa cửa phòng làm việc + Cán bộ, công chức, viên chức phải chấp hành quy định bảo vệ bí mật nhà nước, thực nghiêm túc quy chế phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, phép phát ngôn, cung cấp thông tin có thông tin thức văn có đạo người có thẩm quyền 7.2 Nhận xét đánh giá - Một số cán có thái độ không thoải mái tiếp dân, dân gọi điện đến hỏi thường trả lời cho xong việc 31 - Một số cán sử dụng trang thiết bị quan với mục đích cá nhân ( ngày em liên hệ lại vào nhầm phòng thấy cán văn phòng nói chuyện điện thoại quan với mục đích cá nhân) - Khi tất cán văn phòng Ủy ban nhân dân huyện không tắt máy tính - Buổi trưa không tắt điều hòa ( với lý bật lên chiều mát sẵn) - Đây số vấn nạn văn hóa công sở Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy cần phải khắc phục Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức Trong trình khảo sát em thấy trang thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy bao gồm: + Máy tính; + Máy photo; + Máy in; + Máy fax; + Máy scan tài liệu 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng - Trong trình kiến tập ủy ban nhân dân huyện thái thụy em thấy quan chưa ban hành văn nói rõ ràng cụ thể quy định sử dụng trang thiết bị, nói sơ qua định số 1886/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2013 32 việc ban hành quy định thực chế độ thông tin, báo cáo, hội hop; quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc mối quan hệ giải công việc - Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy chưa thành lập phận chuyên trách quản lý trang thiết bị - Thông thường cán sử dụng trang thiết bị đến găp cố gọi thợ sửa chữa từ bên quan vào sửa; đến trang thiết bị hỏng hẳn bỏ 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Văn phòng có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Ủy ban nhân dân huyện Như vậy, văn phòng gắn với thông tin Thông tin văn đối tượng mà người làm công tác văn thư, giấy tờ phải xử lý Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng Ứng dụng công nghệ thông tin đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo việc định điều hành công tác; cho cán bộ, viên chức nghiên cứu, giải công việc Nhờ đó, hiệu hoạt động Ủy ban nhân dân huyện nâng cao, điều kiện lao động cán bộ, viên chức làm công tác công văn giấy tờ cải thiện; giúp họ nâng cao hiệu suất chất lượng công tác; đồng thời tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cán bộ, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công tác hành văn phòng nói chung, tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp dịch vụ hành cho người dân cho xã hội Nhờ góp phần thắt chặt mối quan hệ Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn, giấy tờ hạn chế tệ quan liêu quan 33 Công nghệ thông tin Bộ phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy ứng dụng khâu sau: - Soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn Ủy ban nhân dân huyện thực hoàn toàn máy tính; việc in có máy móc hỗ trợ; - Quản lý văn bản: Cùng với phát triển công nghệ thông tin, Ủy ban nhân dân huyên Thái Thụy lập trang web mạng văn phòng Công văn công văn đến, sau xử lý xong scan đưa lên mạng văn phòng Điều giúp cho việc lưu trữ quản lý công văn tốt hơn, cần tìm lại dễ dàng phương pháp truyền thống; - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin cho nội quan quan Cũng nhờ ứng dụng mạng văn phòng mà việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện với phòng ban chuyên môn phòng ban chuyên môn thực cách dễ dàng Để đảm bảo thực có hiệu việc ứng dung công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện cần có biện pháp cụ thể như: + Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức; + Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu công tác văn thư áp dụng thống quan nhà nước; + Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan Nhà nước nói chung 8.4 Nhân xét, đánh giá - Ưu điểm: 34 + Sử dụng nhiều phần mềm công tác văn phòng thuận tiện cho việc lưu chuyển phát văn - Nhược điểm: + Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu cho công tác văn thư, lưu trữ: thiếu kho lưu trữ tài liệu, văn bản; trang thiết bị sử dụng nhiều năm chưa trang bị, mua sắm + Một số cán chưa sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng Ví dụ: máy photo phòng văn thư nhiều cán sử dụng - Giải pháp khắc phục: + Cần quan nhà nước cấp quan tâm nhiều trợ giúp kinh phí để Ủy ban nhân dân huyện cung cấp đầy đủ trang thiết bị đại trợ giúp cho công tác văn phòng 35 36 KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trình quản lý điều hành quan Đảng, nhà nước đoàn thể Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy thực trọng quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, quan tâm bố trí cán có nghiệp vụ chuyên môn để thực công tác Nhiều thiết bị như: máy fax, máy in, máy photo, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thông qua mạng văn phòng, kho lưu trữ, trang bị xếp khoa học Đơn vị thường xuyên tạo điều kiện cho cán văn thư, lưu trữ học lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để họ hoàn thành công việc cách tốt Trong giai đoạn nay, mà công nghệ thông tin bùng nổ, Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy cần quan tâm sâu rộng đến công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng quản lý quan, tạo lòng tin nhân dân quan chức nhà nước Qua trình kiến tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình, em tiếp cận tiếp thu nhiều kinh nghiệm làm việc cán bộ, công chức Văn phòng, học hỏi cách giao tiếp, ứng xử môi trường công vụ, qua có nhìn khách quan môi trường làm việc hành nhà nước Một lần em xin gửi lời cảm ơn giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi đơn vị kiến tập quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình thầy cô hướng dẫn giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập hoàn chỉnh báo cáo kiến tập 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 89/BC-UBND ngày 18/03/2015 UBND huyện Thái Thụy kết thực công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND - UBND huyện Giáo trình: “Lý luận phương pháp công tác văn thư” - Trường Đại học Xã hội nhân văn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Quy chế làm việc Văn phòng UBND huyện Thái Thụy Thông báo số 26/TB-VP ngày 07/3/2016 UBND huyện Thái Thụy phân công nhiệm vụ lãnh đạo cán chuyên viên Văn phòng HĐND- UBND huyện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 05/3/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10 38 Website: mvp.thaibinh.gov.vn