Báo cáo kiến tập Quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy

Mục lục LỜI CẢM ƠN 3 1. Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng hành chính tổng hợp). 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phòng hành chính). 5 1.3. Nhận xét,đánh giá. 9 2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 9 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành. 9 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 10 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 12 2.5. Nhân xét, đánh giá. 13 3. Quản lý văn bản đi . 14 3.1. Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2. Đăng ký văn bản. 14 3.3. Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn. 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 15 3.5. Lưu văn bản đi. 15 3.6. Nhận xét, đánh giá. 15 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 16 4.2. Đăng ký văn bản đến. 16 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 17 4.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. 17 4.5. Nhận xét, đánh giá. 17 5. Quản lý và sử dụng con dấu. 18 5.1. Các loại con dâu cơ quan. 18 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 19 5.3 Bảo quản con dấu. 20 5.4. Nhận xét, đánh giá. 20 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 21 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức. 21 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 21 6.3. Phương pháp lập hồ sơ. 21 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 6.5. Nhận xét, đánh giá. 29 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp. 30 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 30 7.2. Nhận xét đánh giá. 32 8. Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 33 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động cơ quan, tổ chức. 33 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 33 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 34 8.4. Nhân xét, đánh giá. 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

M c l c ục lục ục lục

LỜI CẢM ƠN 3

1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng hành chính tổng hợp) 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phòng hành chính) 5

1.3 Nhận xét,đánh giá 9

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 9

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 9

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 10

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 12

2.5 Nhân xét, đánh giá 13

3 Quản lý văn bản đi 14

3.1 Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 14

3.2 Đăng ký văn bản 14

3.3 Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn 15

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15

3.5 Lưu văn bản đi 15

3.6 Nhận xét, đánh giá 15

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 16

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 16

4.2 Đăng ký văn bản đến 16

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 17

4.4 Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến 17

4.5 Nhận xét, đánh giá 17

5 Quản lý và sử dụng con dấu 18

5.1 Các loại con dâu cơ quan 18

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19

5.3 Bảo quản con dấu 20

5.4 Nhận xét, đánh giá 20

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 21

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 21

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 21

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 21

6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

6.5 Nhận xét, đánh giá 29

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 30

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 30

7.2 Nhận xét đánh giá 32

8 Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động cơ quan, tổ chức. .33

8.2 Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 33

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 34

8.4 Nhân xét, đánh giá 35

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

LỜI CẢM ƠN

Được sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Đào tạo trường Đại học Nội Vụ HàNội, tiếp thu những yêu cầu và nội dung mà Ban Đào tạo đã triển khai tới toàn thểsinh viên Đại học Quản trị văn phòng k13 tại trường, em đã tham gia kiến tập tại

Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnhThái Bình từ ngày 1/6 đến ngày 22/6/2016

Trong thời gian trực tiếp về kiến tập, được sự quan tâm giúp đỡ, tạo điềukiện của cấp lãnh đạo, các bác, các anh chị cán bộ, công chức tại cơ quan, em đãđược quan sát và học hỏi rất nhiều điều về nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức,chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tácquản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước ở cơ quan hành chính cấp huyện; có

cơ hội tiếp xúc và thực hành trực tiếp các kiến thức đã học vào hoạt động thực tếtại cơ quan

Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức làm việc tại Ủyban nhân dân huyện Thái Thụy đã tạo điều kiện cho em trong quá trình kiến tập,cũng như đã cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành bài báo cáo kiến tậpnày Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa quản trị vănphòng- trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được đi kiến tập.Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên, ths- NguyễnĐăng Việt đã hướng dẫn,chỉ bảo nhiệt tình để báo cáo kiến tập của em được hoànthiện đúng thời hạn

Hà Nội, tháng 6 năm 2016

Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Nhi

NỘI DUNG

1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng hành chính tổng hợp).

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy được thể hiện qua quyết định số 02/2015/QĐ-UBND về việc ban shành quy chế làm việc của uỷ ban nhân dân huyện ngày 30 tháng 10 năm 2015

- Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy do Hội đồng nhân dân huyện Thái Thụybầu ra theo quy đinh của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quanquản lý hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhândân huyện và cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên về việc tổ chức thực hiện cácNghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện đề ra và Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bìnhgiao cho

- Uỷ ban nhân dân huyện hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

ở địa phương, góp phân đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương

- Tổ chức cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy gồm:

Sơ đồ tổ chức cơ quan chuyên môn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phòng hành chính).

* Chức năng:

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quan chuyên môn của

Uỷ ban nhân dân huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp chohoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của Hộiđồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phốihợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện; bố trí công chức làm việc theo chế

độ chuyên viên giúp thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua,khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng

Phòng Giáo dục

và Đào tạo

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Lao động - Thương binh và xã hội

Phòng Nội vụ

Thanh tra Huyện

hóa và Thông tin

Phòng Tư pháp

Ủy ban nhân dân

Phòng

Công

thương

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc

và con dấu riêng

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Hội đồng nhân dân - Uỷ bannhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đảm bảo chủ trương, đường lối củaĐảng và các quy định pháp luật của Nhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhândân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện và các xãthực hiện chương trình công tác đó

- Theo dõi các phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân trong việcchuẩn bị các đề án và tham gia góp ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trongquy trình soạn thảo các đề án đó

- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

và Uỷ ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Uỷban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân huyệnvới Uỷ ban mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, các cơ quan trực thuộc Hội đồngnhân dân huyện, các cơ quan đóng trên địa bàn huyện

- Phối hợp với Thanh tra huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyếtđơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc công bố truyền đạt các quy định của pháp luật, Nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện, cấp trênđến các ngành, các cấp, các phòng ban và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đó

- Tổ chức phục vụ hoạt đông của các kỳ họp của Ủy ban nhân dân, cácphòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, các Đoàn thể, với các đạibiểu Hội đồng nhân dân tỉnh.

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điềukiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo huyện đón tiếp các đoàn khách trong, ngoàihuyện đến thăm, làm việc tại huyện theo quy định của pháp luật

- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Vănphòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện phân công theo sự cần thiết hoặc được ủy nhiệm

- Ngoài ra Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện còn có trách nhiệm giúp đỡVăn phòng Ủy ban nhân dân các xã về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng

* Cơ cấu tổ chức bộ máy:

- Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủtrưởng theo sơ đồ sau:

- Chánh Văn phòng - đ/c Lê Văn Nghiên

+ Là thủ trưởng, chủ tài khoản cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thường trựcHội đồng nhân dân và lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện trong việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng

+ Phụ trách chung, lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động củaVăn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trực tiếp tham mưu, đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện Quy chế hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện

+ Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xử lý, tổng hợp, báo cáo tình hìnhhoạt động trong tuần và dự kiến chương trình kế hoạch công tác tuần sau đểThường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện về việc cung cấp thông tin cho cơquan báo, đài theo quy định

ChánhVăn phòng

Phó Chánh

Văn phòng

Phó ChánhVăn phòng

Phó ChánhVăn phòng

Bộ phậnbiên tập,tổng hợp

Bộ phậnvăn thư,lưu trữ

Bộ phậnbảo vệ

Bộ phậnlái xe

+ Theo dõi, đôn đốc và khâu nối, phối kết hợp Văn phòng Huyện ủy, các cơquan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân các xã,thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt.

- Phó Chánh Văn phòng gồm các đồng chí: Nguyễn Quang Vinh, Phạm Anh Tuấn, Đỗ Thị Thủy

+ Giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện một số lĩnh vực nhất định theo

sự phân công của Chánh Văn phòng

+ Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các nội dung công việc thuộclĩnh vực được phân công, tham gia ý kiến về những công việc chung của Vănphòng, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về những phần việc được phâncông

- Các bộ phận của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ giúp lãnh đạo của mình trong việc giải quyết công việc hàng ngày.

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chưc của văn phòng đượcthể hiện cụ thể trong quết định số 4133/QĐ-UBND về việc phê duyệt quy chế làmviệc của văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, ngày 27 tháng 8năm 2014

1.3 Nhận xét,đánh giá.

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy

và văn phòng Ủy ban nhân dân huyên Thái Thụy đều được thề hiện rõ ràng trongvăn bản cụ thể

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không bị chồng chéo lẫn nhau

2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.

Từ tháng 1 năm 2016 đến ngày 22 tháng 6 năm 2016 Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành những văn bản sau:

Tên Loại Số lượng

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

- Tùy thuộc vào quy định phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn màcác lãnh đạo có thẩm quyền ban hành và ký các văn bản với những lĩnh vực khácnhau:

+ Đồng chí: Phan Đình Dực - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có quyền banhành và ký tất cả các văn bản với nhiêu lĩnh vực khác nhau

+ Đồng chí: Nguyễn Duy Cam- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, cóthẩm quyền ký và ban hành văn bản liên quan tới lĩnh vực văn hóa xã hội và nộichính

+ Đồng chí: Nguyễn Tiến Quyền- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, cóthẩm quyền ký và ban hành văn bản liên quan tới lĩnh vực kinh tế, xây dựng, giaothông và thương mại

+ Đồng chí: Bùi Đức Hoàng- Phó chủ tich Ủy ban nhân dân huyện, có thẩmquyền ký và ban hành văn bản liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và phát triểnnông thôn, môi trường, xây dựng nông thôn mới

+ Đồng chí Lê Văn Nghiên - Chánh văn phòng có thẩm quyền ký và banhành những văn bản có liên quan tơi lĩnh vực văn phòng

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thể hiện rõ trong quyết định

số 1886/QĐ-UBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo,

hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyếtcông việc ngày 03 tháng 6 năm 2013

- Các văn bản Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành được trình bàytheo đúng thể thức trong thông tư số 01/2011/TT-BNV của bộ Nôi Vụ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Bao gồm 9 thành phần thể thức bắt buộc:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ;

+ Tên cơ quan ban hành văn bản:

+ Số, ký hiệu văn bản;

+Địa danh, ngày, tháng năm ban hành văn bản;

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

+ Nội dung văn bản;

+ Nơi nhận;

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

- Văn bản ban hành thống nhất sử dụng phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tựunicode ( Times new Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6906:2001 để trìnhbày

- Hầu như các văn bản mà Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy ban hành phầnthể thức quốc hiệu tiêu ngữ không được căn chỉnh cân xứng với tonà bộ văn bản Vídụ: Quyết định số 907 (phần phụ lục)

- Một số công văn ( là văn bản không có tên loại) nhưng ở phần số lại có ghitên loại văn bản Tuy nhiên, cán bộ ở đây không cung cấp tài liệu vì thể thức sai dễnhận thấy

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản.

- Quy trình soạn thảo văn bản được quy định trong quyết định số UBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản

1886/QĐ-lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việcngày 03 tháng 6 năm 2013

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếpkhoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xâydựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý củatừng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung đều đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình

tự ban hành Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:

- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;

- Lựa chọn thông tin, tài liệu;

- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;

- Xây dựng đề cương bản thảo;

- Viết dự thảo;

- Biên tập dự thảo;

- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;

- Hoàn thiện văn bản

=> Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản có thể được sư đồ hóa như sau:

Văn phòng soạnthảo văn bản

Sao văn bản và banhành văn bản

+ Cán bộ cơ quan cần nâng cao ý thức trong quy trình soạn thảo văn bản để tránh những sai sót.

3 Quản lý văn bản đi

- Được quy định rõ ràng trong quyết định số 1886/QĐ-UBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việc ngày 03 tháng 6 năm

Trình tự các bước ban hành một văn bản được thể hiện cụ thể như sau:

Soạn thảo văn bản -> trình lãnh đạo ký -> xuống văn thư lấy số và ghi ngày tháng năm ban hành văn bản -> Chuyển phát văn bản

3.3 Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn.

- Sau khi xin số và đóng dấu cơ quan thì nhân bản văn bản, để một bản chínhlưu tại văn thư cơ quan, còn bản sao thì gửi tơi các cá nhân, đơn vị có liên quan

- Dấu mật, khẩn được đóng ở góc bên trái của văn bản:

+ Đối với văn bản không có tên loại thì đóng dấu ngay bên dưới phần trích yếu nội dung

+ Đối với văn bản có tên loại thì dấu được đóng dưới phần số, ký hiệu.

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Hình thức chuyển phát văn bản:

+ Đối vơi các phòng ban và cá nhân trong cơ quan thì ghi tên phòng ban, cá nhân nhận văn bản lên góc trái văn bản và văn thư chuyển trực tiếp tới

+ Đối với các đơn vị và cá nhân ở xa thì văn bản được cho vào trong bao bì

và gửi qua bưu điện

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đi

3.5 Lưu văn bản đi.

- Sau khi scan văn bản cho lên mạng văn phòng thì văn bản đi được lưu theo

- Giải pháp:

+ Cán bộ cơ quan cần nâng cao ý thức trong quá trình soạn thảo và ban hànhvăn bản để tránh những sai sót

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến.

- Được quy định cụ thể trong quyết định số 1886/QĐ - UBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việc ngày 03 tháng 6 năm2013

4.1 Tiếp nhận văn bản đến.

- Văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến

- Văn bản đến được chuyển đến văn thư, văn thư bóc bì và trình lên lãnh đạo

4.2 Đăng ký văn bản đến.

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến thì văn thư lấy số và đăng ký văn bản đến

- Hình thức đăng ký văn bản đến: Đăng ký trên sổ đang ký văn bản đến, văn bản đến không đăng ký và lưu trên phần mềm máy tính như văn bản đi ( Trong quyết định có ghi văn bản đến được scan lên mạng văn phòng xong mới sao chép, chuyển giao đến phòng ban, cá nhân có liên quan nhưng văn thư ở đây chỉ lưu trên

hồ sơ chứ không lưu trên mạng văn phòng)

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Hồ sơ trình văn bản đến được thể hiện trên sổ, trong đó có ghi cụ thể tên văn bản, ngày tháng năm đăng ký văn bản đến, trích yếu nội dung văn bản, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản

- Dựa vào hồ sơ trình văn bản đến cho thấy từ ngày 1/1/2016 đến ngày 22/6/2016 Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy có 130 văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản khác nhau nhưng chủ yếu là công văn và quyết định.

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm trình văn bản đến cho cho lãnh đạo

- Đối tượng chuyển giao văn bản đến là những người chịu trách mhiệm trực tiếp giải quyết những nội dung trong văn bản

4.4 Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến.

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm theo dõi, giải quyết, đôn đốc văn bản đến

- Hình thức theo dõi, giải quyết và đôn đốc là hình thức trực tiếp kiểm tra Sau khi cán bộ văn thư chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm liên quan thì cán bộ văn thư phải trực tiếp đôn đốc họ giải quyết

4.5 Nhận xét, đánh giá.

- Ưu điểm:

+ Hồ sơ trình văn bản đến ghi cụ thể các nội dung nên dễ dàng trong việc tracứu văn bản và truy trách nhiệm nếu có trường hợp không giải quyết văn bản hay khi việc giải quyết văn bản bị sai sót

+ Văn thư là nơi tiếp nhận cũng là nơi trình và chuyển giao văn bản nên dễ dàng hơn trong việc theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến

- Nhược điểm:

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến một cách trực tiếp đôi khi còn sảy ra thiếu sót vì văn thư không thể kiểm soát được hết tình hình giải quyết văn bản đến khi có quá nhiều văn bản đến trong cùng một ngày

+ Hồ sơ trình văn bản đến không được lưu trên phần mềm máy tính dễ sảy

ra mất hồ sơ

- Giải pháp:

+ Cần phải thực hiện theo đúng quy định Ủy ban đã ban hành về việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến để dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

5 Quản lý và sử dụng con dấu.

5.1 Các loại con dâu cơ quan.

Ủy ban nhân huyện Thái Thụy có rất nhiều con dấu, nhưng chủ yếu chỉ sử dụng một số con dấu thông dụng như sau:

- Dấu đến

- Dấu Ủy ban

- Dấu công đoàn

- Dấu hội đồng

- Dấu của đoàn thanh niên

- Dấu đảng

- Dấu văn phòng

- Dấu Ủy ban bầu cử

* Ngoài những con dấu kể trên thì mỗi phòng ban trong cơ quan đều có một con dấu riêng, bên cạnh đó còn có dấu mật khẩn

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.

- Con dấu cơ quan thuộc nội dung của công tác văn thư Nó là một công cụquan trọng để các cơ quan ban hành văn bản, để quản lý cơ quan và để khẳng định

tư cách pháp nhân của cơ quan

- Con dấu đóng lên văn bản khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý củavăn bản Chúng ta biết việc soạn thảo văn bản trong các cơ quan, tổ chức là mộtquá trình từ thông qua đề cương, thu nhập thông tin, khởi thảo văn bản, sửa chữabản thảo, phê duyệt và ký ban hành của cấp có thẩm quyền.

Trong các công đoạn soạn thảo văn bản thì công đoạn đóng dấu lên văn bản

là công đoạn cuối cùng, khẳng định nội dung văn bản đã chính xác và văn bản cóhiệu lực pháp lý được thực hiện trong thực tế

- Con dấu đóng lên văn bản thể hiện quyền lực quản lý của cơ quan tổ chức.Đối với những cơ quan mới thành lập thì con dấu là công cụ để cơ quan làm vănbản giao dịch Cơ quan có văn bản thành lập nếu chưa có con dấu thì chưa hoạtđộng được Trái lại những cơ quan, tổ chức hoạt động không đúng luật pháp bị thuhồi con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải ngừng hoạt động

- Việc bàn giao chức năng quản lý của cơ quan này cho cơ quan khác hoặcviệc bàn giao công việc giữa thủ trưởng cũ và thủ trưởng mới của cơ quan bao giờcũng phải bàn giao con dấu cơ quan

- Con dấu đóng lưu văn bản còn có tác dụng trong việc làm căn cứ để phân biệt văn bản thật và văn bản giả Trong quá trình làm văn bản thì con dấu đóng lên văn bản là một công việc khó làm nhất Bởi vì muốn khắc con dấu cơ quan phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép cho nên không phải ai cũng khắc được con dấu Những người, những tổ chức khắc con dấu giả là hành vi vi phạm pháp luật

- Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy quản lý và sử dụng con dấu tuân thủtheo nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 của Chính phủ quiđịnh về quản lý và sử dụng con dấu

-Người đứng đầu cơ quan- chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy cótrách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan mình

- Tránh văn phòng và phó chánh văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạocấp cao trực tiếp xem xét quá trình quản lý con dấu