Thực trạng công tác văn thưcủa trường Tiểu học Mỹ Đình 2

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2. 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng công tác văn thưcủa trường Tiểu học Mỹ Đình 2 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 17 3.1. Nhận xét, đánh giá 17 3.1.1. Ưu điểm 17 3.1.2. Nhược điểm 18 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 19 3.3. Một số khuyến nghị 20 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 20 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 21 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6

1.1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 9

1.2.1 Chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 11

2.1 Hoạt động quản lý 11

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 17

3.1 Nhận xét, đánh giá 17

3.1.1 Ưu điểm 17

3.1.2 Nhược điểm 18

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 19

3.3 Một số khuyến nghị 20

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 20

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 21

C PHẦN KẾT LUẬN 23

D PHẦN PHỤ LỤC

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịpthời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhànước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhànước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tinbằng văn bản.

Công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chínhsách, đúng chế độ, giữ gìn tốt bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế đượcquan liêu giấy tờ và những việc làm trái pháp luật

Công tác văn thư giúp đảm bảo giữ gìn đầy đủ mọi chứng cứ về hoạtđộng của cơ quan cũng như của từng cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhautrong cơ quan

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ

Với mục đích giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư, lưutrữ ở các cơ quan, tổ chức; tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quátrình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư, lưu trữ của cơquan, tổ chức; giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học tậpcác học phần kế tiếp; trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và khoa Vănthư – Lưu trữ nói riêng đã tạo điều kiện cho các sinh viên đi kiến tập tại các cơquan, tổ chức

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường, cũng như sự giúp đỡ củaBan giám hiệu trường Tiểu học Mỹ Đình 2, em đã được tiếp nhận kiến tập tạiVăn phòng trường kể từ ngày 01/06/2016 đến hết ngày 17/06/2016

Nội dung kiến tập gồm có: quan sát tình hình tổ chức và cán bộ làm côngtác văn thư, tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, tình hình thực hiệnnội dung công tác văn thư tại cơ quan Trong đó, về công tác văn thư bao gồm:xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết vănbản đến, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản lý

và sử dụng con dấu

Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian kiến tập như trên đãkhông chỉ giúp em hoàn thiện hơn kiến thức có sẵn mà còn mang lại cho emnhững kiến thức thực tế mới lạ

Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày tất cả những gì đã thấy,được chính tay mình làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thờigian kiến tập tại cơ quan

Trong thời gian kiến tập vừa qua, em đã gặp phải rất nhiều khó khăn nhưviệc vận dụng kiến thức đã học vào thực tế còn chưa thành thạo, chưa nắm bắttốt tiến trình công việc nói chung và nghiệp vụ văn thư tại cơ quan nói riêng.Ngoài ra, bản thân em khi bắt đầu tham gia kiến tập tại cơ quan còn nhiều bỡngỡ, thiếu sự tự tin trong giao tiếp, thiếu sự hoạt ngôn và còn e dè, nhút nhát,đôi khi thiếu sự tập trung trong quá trình làm việc dẫn đến một số sai sót nhỏkhông đáng có

Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, của cácthầy cô đã giảng dạy chúng em, cũng như được Ban giám hiệu trường Tiểu học

Mỹ Đình 2 hết sức tạo điều kiện, và đặc biệt là có sự hướng dẫn chỉ bảo trựctiếp, nhiệt tình của cán bộ văn thư nơi đây, em đã có thể hoàn thành tốt thời giankiến tập của mình Bản thân em cũng đã cố gắng, nỗ lực, không ngừng quan sát,học hỏi kinh nghiệm trên cơ sở so sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn đểphân tích, đánh giá, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiệnnội dung công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức Cá nhân em nhận thấy mình đã

có những tiến bộ rõ ràng Em đã tự tin, năng động hơn trong công việc, tậptrung quan sát, tìm tòi và có thể đưa ra những ý kiến trao đổi một cách thoải mái

với người hướng dẫn của mình.

Việc tổ chức kế hoạch kiến tập cho sinh viên của trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội nói chung cũng như của khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng là vô cùng ýnghĩa, bởi đây sẽ là cơ sở, nền móng tạo điều kiện cho chúng em so sánh đốichiếu thực tế với những kiến thức đã được học tập tại trường và tích lũy thêmkiến thức, kinh nghiệm cho bản thân

Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bịcho em một số kiến thức cơ bản

Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhậnthức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đấtnước Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơquan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địađiểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan Văn thư là một công việckhông thể thiếu trong các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong cáctrường học nói riêng Vai trò của công tác văn thư đối với công tác quản lý hànhchính Nhà nước là rất quan trọng Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đếnviệc thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạnthảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản Trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức bất kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản Đây là công

cụ không thể thiếu giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả Với tính chất đặcthù của ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông

tư, nghị định… là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư trongtrường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lýcác văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệutrưởng nắm bắt kịp thời các thông tin để có hướng giải quyết; thực hiện mộtcách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụhọat động quản lý, điều hành của nhà trường Nội dung công tác này bao gồmcác việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu kháchình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư Trong quátrình thực hiện công tác văn thư ở trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính

xác, hiện đại và bí mật.

Việc soạn thảo văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các trườnghọc nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung Công việc củanhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việctiếp nhận soạn thảo văn bản có làm tốt hay không

Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trườnghọc nói chung Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhàtrường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác phải đảm bảo tínhthực tiễn một cách toàn diện Do đó, công tác văn thư phải được coi trọng

Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạonhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,đường lối, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượnggiáo giục theo mục tiêu ngành đề ra

Từ những điều vừa nêu trên và qua thời gian kiến tập, em nhận thấy đểlàm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểucông tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết

và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị mộtcách nhanh chóng, chính xác và bí mật Người làm công tác này phải luôn năngđộng, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúpcho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúngđường lối, đúng chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tracông việc trong cơ quan được chặt chẽ

Ngoài nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, bản thân emcòn nhận thấy được công tác văn thư tại Văn phòng Trường Tiểu học Mỹ Đìnhcòn tồn tại những điểm bất cập Những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan,vừa do điều kiện khách quan Nghiên cứu về công tác văn thư của Trường Tiểuhọc Mỹ Đình nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại trường và đưa ra một sốkiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tạitrường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung Từ đó thấyđược trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn

Có thể nói, đợt kiến tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thứccủa mình, trưởng thành hơn, tự tin hơn về vấn đề chuyên môn nghiệp vụ

Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới cô Vũ ThịThu Hà – cán bộ Văn phòng Trường tiểu học Mỹ Đình 2 đã trực tiếp hướngdẫn, giúp đỡ, đôn đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập này.

Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đãnhiệt tình chỉ dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian kiến tậptại trường

Và em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,Khoa Văn thư – Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã truyền đạt cho em kiến thứcthông qua những bài giảng, những tiết học thảo luận trên lớp và có được những

ví dụ sát với thực tế để em có vốn kiến thức vừa là hành trang bước vào cuộcsống sau này, vừa là nguồn tham khảo cho công việc đúng với chuyên ngành

mà em đã chọn

Em xin hứa sẽ cố gắng học tập tốt hơn nữa, đem những kiến thức đã đượctrang bị ở trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề, công việcsau này của em

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế, so sánh giữa lýluận vào việc quan sát, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn về công tácvăn thư, lưu trữ tại Trường Tiểu học Mỹ Đình

Do thời gian kiến tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báocáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ýkiến đóng góp của các thầy cô để em có cơ hội học tập thêm kinh nhiệm và cóthể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016

Sinh viên

Phùng Thị Anh Thư

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2

Phường nằm trong khu vực có tốc độ phát triển đô thị nhanh, lực lượnglao động dồi dào, có lợi thế về vị trí địa lý, nằm ở trung tâm của quận Nam TừLiêm Với lợi thế ấy, địa bàn phường rất thuận lợi trong việc giao thông, pháttriển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống vật chất và tinhthần của nhân dân Các điều kiện đó là nguồn lực mạnh mẽ để phát triển cácloại hình kinh doanh, dịch vụ, kết hợp với phát triển làng nghề truyền thống.Song, đi kèm với sự phát triển hạ tầng, kinh tế, chính trị là sự gia tăng về dân số

cơ học

Trường Tiểu học công lập Mỹ Đình được thành lập năm 1956 với diệntích ban đầu chỉ 4800m2 Năm 2011-2012, trường được xây mới theo QĐ số2180/QĐ–UBND của UBND huyện Từ Liêm Trường có diện tích 13 480m2

nằm tại Thôn Phú Mỹ xã Mỹ Đình - Huyện Từ Liêm - Hà Nội

Nhà trường có một cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp Toàn trường cóbốn khu nhà cao tầng

- 33 phòng học văn hóa với các thiết bị dạy học hiện đại: máy chiếu, ti vi,

đầu video, máy projecter, máy tính nối mạng…

- 9 phòng học chức năng: phòng máy tính, phòng thư viện, phòng LABhọc Tiếng Anh, phòng học nhạc, phòng học mĩ thuật, phòng học đa năng

- Nhà thể chất và khu bếp với đầy đủ trang thiết bị hiện đại đảm bảo điềukiện tốt nhất cho học sinh học tập và rèn luyện

- Sân chơi rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ, an toàn

- Phòng kho sách – Phòng văn thư

Từ khi thành lập, trường đã vượt qua nhiều khó khăn, không ngừng pháttriển cả về số lượng và chất lượng, cơ sở vật chất ngày càng khang trang, độingũ giáo viên đều có trình độ trên chuẩn, năng lực chuyên môn vững vàng, luônyêu nghề, tâm huyết với công việc…Chính vì vậy, nhiều năm liền, nhà trườngluôn được công nhận Tập thể lao động Tiên tiến cấp Huyện

Để tạo điều kiện cho học sinh Nhà trường phát triển toàn diện, nhằm pháthuy hơn nữa những thành tích đã đạt được, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục, cấp

ủy Đảng, chính quyền nhân dân xã Mỹ Đình, tập thể cán bộ giáo viên, nhân viênnhà trường quyết tâm xây dựng trường đạt danh hiệu: TRƯỜNG CHUẨN QUỐCGIA MỨC ĐỘ 1 năm 2013

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Trường Tiểu học là cơ sở giáo dục của bậc tiểu học, bậc học nền tảng của

hệ thống giáo dục quốc dân Trường Tiểu học có tư cách pháp nhân và có condấu riêng

Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 là một nơi có chất lượng giáo dục tốt, là nơigiáo viên, học sinh tin tưởng, yên tâm giảng dạy, học tập và rèn luyện, có khátvọng vươn tới tương lai Trường còn là nơi tạo dựng môi trường học tập lànhmạnh, an toàn, thân thiện; có nền nếp, kỷ cương; tạo cơ hội để mỗi học sinh bộc

lộ hết tài năng, sáng tạo của mình; có khả năng thích ứng và phẩm chất đạo đứctốt

Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theomục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo

dục và Đào tạo ban hành.

- Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật, trẻ em

đã bỏ học đến trường, thực hiện phổ cập giáo dục và chống mù chữ cho cộngđồng Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý các hoạt độnggiáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra

và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường

và trẻ em trong địa bàn trường được phân công phụ trách

- Xây dựng, phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục vàĐào tạo và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương

- Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục

- Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh

- Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thựchiện hoạt động giáo dục

- Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và học sinh tham giacác hoạt động xã hội trong cộng đồng

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy trường Tiểu học Mỹ Đình 2 hoạt động dựa theo quy địnhcủa Điều lệ trường Tiểu học Cơ cấu tổ chức gồm có:

- Hội đồng trường (gồm 13 thành viên)

- Ban Giám hiệu

- Tổ chuyên Đội ngũ giáo viên gồm 44 người

- Đội ngũ Tổng phụ trách Đội TNTP có 01 người

- Đội ngũ công nhân viên gồm 14 người

- Tổ chức Đảng (chi bộ); đoàn thể (công đoàn, Đoàn thanh niên)

- Hội đồng thi đua – khen thưởng – kỷ luật

- Hội đồng tư vấn

Trong đó,thành phần Ban Giám hiệu gồm: 01 Hiệu trưởng là người chịutrách nhiệm tổ chức, quản lý các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhàtrường và 02 Phó Hiệu trưởng là người giúp việc cho Hiệu trưởng và chịu trách

nhiệm trước Hiệu trưởng.

Tổ chuyên môn của trường gồm 7 tổ: tổ khối 1, 2, 3, 4, 5; tổ Văn – Thể Mỹ; tổ Văn phòng Tổ Văn phòng gồm có các bộ phận: thư viện, thiết bị, y tế,thủ quỹ, kế toán, văn thư Mỗi tổ và mỗi bộ phận trong tổ đều có chức năng,nhiệm vụ riêng và đều là những thành phần không thể thiếu trong cơ cấu tổchức của trường học

-Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 còn có sựgóp mặt của Hội cha mẹ học sinh - là một bộ phận đứng sau hậu thuẫn, đồnghành, giúp đỡ nhà trường trong một số hoạt động nhất định

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường Tiểu học Mỹ Đình 2 – Phụ lục)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.

1.2.1 Chức năng

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều nộidung với những mức độ phức tạp khác nhau

Bộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có chức năng thu thập,cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý một cách đầy đủ, kịp thời,nhanh chóng và chính xác nhằm nâng cao chất lượng của lý cho nhà trường

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức in và phát hành các văn bản của nhà trường

- Tiếp nhận, phân loại các văn bản, công văn, giấy tờ và vào sổ đăng kýcông văn đi, công văn đến

- Quản lý, bảo quản sử dụng con dấu của nhà trường theo quy định

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Cung cấp thông tin cần thiết cho Hiệu trưởng để phục vụ cho hoạt độngquản lý của nhà trường

- Là “cầu nối” giữa Hiệu trưởng và các cán bộ, giáo viên, công nhân viêntrong trường

- Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình 2 chỉ có

01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 2.1 Hoạt động quản lý

Hình thức tổ chức văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quátrình xử lý văn bản, giấy tờ của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan Do

đó, trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác văn thư chophù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chứcnăng, nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư Trong thực tế hiện nay,

có ba hình thức tổ chức áp dụng cho công tác văn thư Đó là: hình thức tổ chứctập trung, hình thức tổ chức phân tán, hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức văn thư tập trung được áp dụng hầu hết các khâu nghiệp vụchuyên môn như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, theo dõi thời hạn giải quyếtvăn bản đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi vănbản đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung giải quyết ở văn thư

cơ quan Hình thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có

cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít

Hình thức văn thư phân tán được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụđực giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấuphức tạp, nhiều văn bản đi và đến, có nhiều cơ sở cách xa nhau

Hình thức văn thư hỗn hợp được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủyếu như đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi,còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trìnhthực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan Hình thức này thông thườngdược áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hànhchính Nhà nước

Công tác văn thư tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được quản lý theo hìnhthức tổ chức văn thư tập trung Phòng văn thư là đầu mối tiếp nhận mọi văn bảnđến cơ quan, cũng như làm thủ tục phát hành văn bản ra bên ngoài Công tácvăn thư tại trường được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng

Có thể thấy việc áp dụng hình thức tổ chức văn thư này có nhiều phù hợpvới đặc thù hoạt động của trường, cũng như đem lại nhiều thành công trong việcđóng góp vào thành tích chung, thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động nghiệp

vụ trong trường Tiểu học Mỹ Đình 2

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ,chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,

tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý

Về thực trạng tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2, tất cả các khâu nghiệp vụcông tác văn thư do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đảm nhận

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán

bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạchcông chức văn thư theo quy định của Pháp luật Trên thực tế, người cán bộ vănthư các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải đáp ứng các yêucầu cơ bản sau:

- Có phẩm chất chính trị tốt;

- Trình độ học vấn phải đạt từ cao đẳng trở lên;

- Có chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề vững vàng;

- Có tâm huyết với công việc mình làm;

- Ngoài những yêu cầu trên, cán bộ văn thư cần đảm bảo tốt tính bí mật,

tỉ mỉ, thận trọng trong công việc

Về chuyên môn, nghiệp vụ, công tác văn thư tại trường Tiểu học MỹĐình 2 gồm các công việc như sau:

 Soạn thảo văn bản

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lýtrước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữtốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịpthời nhất cho người soạn thảo văn bản

Xây dựng và soạn thảo văn bản là bước đầu tiên trong toàn bộ công tácvăn thư Để soạn thảo tốt văn bản, cán bộ soạn thảo phải chuẩn bị, tìm các thôngtin có liên quan tới nội dung ban hành văn bản Sau đó chọn lọc ra những thôngtin chính, quan trọng để tiến hành soạn thảo văn bản.

Cán bộ văn thư soạn trước một bản thảo rồi lấy ý kiến của các đơn vị cóliên quan, sau đó duyệt bản thảo, chỉnh sửa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bảnthảo sau khi lấy ý kiến bổ sung từ các ban, đơn vị có liên quan sẽ trình lên lãnhđạo xem xét, sửa chữa và bổ sung nếu cần

Văn bản được bản được ban hành nếu thuộc thẩm quyền của ai thì người

đó trực tiếp kí Nếu người kí vắng mặt thì cấp dưới có quyền kí thay trong phạm

vi quyền hạn của mình Văn bản sau khi đã được ký thì đưa về bộ phận văn thư

để đóng dấu, sao chép và ban hành văn bản

Các loại văn bản do trường Tiểu học Mỹ Đình 2 ban hành phong phú vềthể loại, thông thường là: quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình,biên bản, văn bản hướng dẫn của cơ quan, công văn của cơ quan

 Quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản, bảo gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kẻ cả bản fax, văn bản được chuyển quamạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung làvăn bản đến

Văn bản đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhàtrường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợpthực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài Do vậy,việc quản lý văn bản đến cũng phải kịp thời, chính xác

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến là một trong những khâu quantrọng của công tác văn thư Vì vậy, tất cả các văn bản được chuyển tới cơ quan,

bộ phận văn thư hay các cán bộ văn thư phải đảm bảo thực hiện cẩn thận, đầy

đủ các khâu nghiệp vụ, tuân theo đúng các trình tự từ khi tiếp nhận văn bản đếncho đến khi chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được cán bộ văn thư xử lý

như sau:

- Nhận văn bản đến;

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng đến;

- Trình văn bản đến cho Hiệu trưởng;

- Đăng ký văn bản đến vào sổ quản lý văn bản đến;

- Chuyển giao văn bản đến cho các tổ chuyên môn;

- Theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến

 Quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung làvăn bản đi

Các văn bản đi gửi cho các cơ quan trong và ngoài nhà trường do các bộphận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo, được lãnh đạo nhàtrường phê duyệt cho ban hành

Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2, văn bản đi chủ yếu là văn bản hànhchính thông thường Việc quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng vănbản;

- Đóng dấu văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đi vào sổ quản lý văn bản đi;

- Chuyển giao văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc mộtsố) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,thời gian hoặc những điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi và giảiquyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chứchoặc một cá nhân

Việc lập hồ sơ được thực hiện như sau:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc và hồ sơ;

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

Trong trường học hình thành 3 loại hồ sơ:

- Hồ sơ công việc: là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộcchức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh (bao gồm các văn bản chỉ đạo: Kế hoạch tuyểnsinh hè, Quyết định giao chỉ tiêu tuyển sinh đúng tuyến của UBND Quận,Thông báo thời gian tuyển sinh của trường, Quyết định thành lập BCĐ tuyểnsinh của trường,…); Hồ sơ phổ cập; Hồ sơ trường học đầu năm, giữa năm, cuốinăm; Hồ sơ phòng cháy, chữa cháyl Hồ sơ trông giữ ngoài giờ lên lớp; Hồ sơthẩm định trường đạt Chuẩn Quốc gia; Hồ sơ thi đua khen thưởng;…

- Hồ sơ nguyên tắc: là bản sao các văn bản quy phạm Pháp luật về từngmặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giảiquyết công việc hàng ngày

(Tập hồ sơ này bao gồm các văn bản: Luật giáo dục, Luật viên chức,Thông tư 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30/12/2010 và Thông tư 50/2012/TT-BGDĐT ngày 18/12/2012 về sửa đổi, bổ sung Điều lệ trường Tiểu học, Thông

tư 14/2014/TT-BGDĐT ngày 08/04/2014 ban hành chuẩn Hiệu trưởng trườngTiểu học; Công văn số 630/BGDĐT-NGCBQLGD ngày 16/02/2012 hướng dẫnđánh giá, xếp loại Phó hiệu trưởng; Quyết định số 14/2007/QĐ-BGDĐT ngày04/05/2007 Ban hành quy định chuẩn giáo viên Tiểu học; Công văn số616/BGDĐT-NGCBQLGD ngày 05/02/2010 hướng dẫn đánh giá, xếp loại giáoviên Tiểu học, các loại hướng dẫn liên quan đến việc dạy thêm, học thêm…)

- Hồ sơ nhân sự: là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụthể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…)

 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là vật thể khắc nổi hoặc chìm với mục đích tạo nên một hình dấu

cố định trên văn bản Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của

cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của

cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước Con dấu được quản lý theo quyđịnh của Nhà nước

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quantrọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của cácvăn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước

Con dấu của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được giao cho cán bộ văn thưquản lý và sử dụng, việc đóng dấu được thực hiện tại cơ quan Việc đóng dấuđược thực hiện theo nguyên tắc sau:

- Không được đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉhoặc văn bản chưa ghi nội dung, dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùmlên 1/3 chữ ký bên trái

- Dấu của cơ quan chỉ đóng vào các văn bản do cơ quan xây dựng và banhành

- Mực dấu thống nhất là màu đỏ cờ do Bộ công an hướng dẫn trừ trườnghợp đóng dấu màu khác có quy định riêng Trường hợp có các bản phụ lục haycác bản dự thảo thì đóng dấu treo

- Dấu mở ra thì phải đóng vào

- Con dấu dùng xong được cất vào tủ và khóa cẩn thận

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị

3.1 Nhận xét, đánh giá

3.1.1 Ưu điểm

Nhìn chung, công tác văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã diễn ratheo một quy trình tương đối chặt chẽ theo quy định của Nhà nước, đảm bảocho sự hoạt động liên tục của trường, cung cấp các thông tin nhanh chóng,chính xác và đầy đủ, tạo điều kiện cho Hiệu trưởng đưa ra các quyết định chínhxác, kịp thời, góp phần tạo nên sự thành công của nhà trường

Khối lượng các văn bản công văn đến, công văn đi không nhiều nên bộvăn thư đã có thể dễ dàng làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc sắp xếp, phânloại, xử lý Các thao tác xử lý đã được cán bộ văn thư thực hiện một cách rấtchuyên nghiệp

Về cơ sở vật chất kỹ thuật: phòng văn thư được trang bị các thiết bị máymóc kỹ thuật tương đối hiện đại gồm 02 máy tính, 01 máy photocopy, 01 máy

in đủ để cán bộ văn thư soạn thảo, in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụcủa mình Tất cả các máy tính đều được kết nối mạng internet thuận tiện choviệc truy cập các thông tin một cách nhanh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệuquả công việc Trong phòng được lắp đặt 01 điều hòa và 02 quạt treo tườngcùng các cơ sở vật chất khác, tạo môi trường làm việc thoải mái cho cán bộ vănthư

Tuy nhà trường chỉ có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhưng là người cótrình độ Đại học, chuyên môn cao, có sức trẻ, lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề vàluôn sẵn sàng học hỏi, tiếp thu cái mới, ra sức phấn đấu hết mình cho công việcvăn thư ngày một tốt hơn để phục vụ cho sự phát triển của trường Tiểu học MỹĐình 2

Tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2, công tác văn thư đã nhận được sự quantâm, chỉ đạo, hướng dẫn của ban Lãnh đạo nhà trường nên cán bộ văn thư đãthực hiện rất tốt nhiệm vụ của mình Văn thư luôn nhận được sự quan tâm củaban Giám hiệu, được sự chỉ đạo sát sao trong công việc Bộ phận văn thư nhậnđược sự phối hợp, hợp tác tích cực, sự giúp đỡ của các phòng ban, các cán bộ,công nhân viên và giáo viên trong trường

Công tác văn thư được tiến hành thuận lợi cũng là nhờ vào sự sắp xếp cácphòng ban hợp lý, như phòng văn thư được sắp xếp gần phòng của ban Giámhiệu, thuận tiện cho việc trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan và cơ quanvới bên ngoài được nhanh chóng hơn.

Mọi văn bản đi, đến đã được tập trung hoàn toàn về một mối, tránh tìnhtrạng quản lý không hết các văn bản, tài liệu và tránh được sự chậm trễ, thất lạc,nhầm địa chỉ gây khó khăn cho công việc chung của trường

3.1.2 Nhược điểm

Do cơ cấu tổ chức của phòng văn thư chỉ có một người nên cán bộ làmcông tác văn thư kiêm nhiệm không có nhiều thời gian để đầu tư cho công việcdẫn đến hiệu quả công việc đạt được không như mong muốn

Về công tác quản lý sử dụng con dấu: đôi khi trong trường hợp khẩn cấp,các nhân viên phòng khác tự ý lấy dấu đóng vào văn bản của phòng mình màkhông cần phải qua cán bộ văn thư, việc này đã dẫn đến các con dấu đó đóngchưa đúng thể thức

Công tác lập hồ sơ của văn thư còn nhiều những hạn chế đó là: cán bộkhông tự giác lập hồ sơ ở khâu văn thư mà để tài liệu trong tình trạng lộn xộn,

bó gói; nhiều hồ sơ sắp xếp chưa ngăn nắp, bề bộn làm cho việc tìm kiếm, sắpxếp lại rất lâu và đôi khi không tránh khỏi sự thất lạc, mất mát hồ sơ, tài liệu

Công tác quản lý công văn, giấy tờ, lưu giữ hồ sơ, tài liệu chưa thật sựkhoa học Cán bộ văn thư mới chỉ lập hai loại sổ là sổ đăng ký công văn đến và

sổ đăng ký công văn đi Tại trường cũng chưa có quy chế văn thư riêng; quy chếphòng cháy, chữa cháy; nội quy ra vào kho tạm…

Tuy được trang bị cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật tương đối hiện đại,song vì phòng văn thư lại được đặt cùng với phòng kho sách (kho lưu trữ tạm)nên không gian làm việc còn chật hẹp gây nhiều bất tiện cho cán bộ văn thư Hệthống mạng internet tốc độ truyền chậm gây mất thời gian cho việc truyền vànhận thông tin, khai thác các dữ liệu có trên mạng cũng như các thao tác nghiệp

vụ văn thư trên máy

Công tác văn thư và công tác lưu trữ tại trường chưa có sự tách biệt rõ