Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dich vụ sen tây hồ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Kết cấu đề tài báo cáo thực tập 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 4 1.1. Khái quát chung về Sen Tây Hồ 4 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ chung của Sen Tây Hồ 4 1.1.2.Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của Sen Tây Hồ 5 1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sen Tây Hồ 6 1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 6 1.1.5. Phương châm hoạt động và triết lý kinh doanh của công ty 9 1.2. Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠICÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀDỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 11 2.1. Cơ sở lý luân về phân tích công việc 11 2.1.1. Khái niệm phân tích công việc và một số khái niệm liên quan 11 2.1.2. Nội dung của công tác phân tích công việc 12 2.1.2.1. Các bước tiến hành phân tích công việc 14 2.1.2.2. Các trường hợp cần PTCV 15 2.1.2.3. Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 15 2.1.2.4. Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 16 2.1.3. Vai trò của Phân tích công việc 18 2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 20 2.2.1. Đặc điểm của Sen Tây Hồ tác động tới công tác PTCV 20 2.2.1.1. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh 20 2.2.1.2. Đặc điểm cơ cấu lao động 20 2.2.2. Quy trình tiến hành công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 22 2.2.3. Ưu, nhược điểm của quy trình phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 23 2.2.4. Hệ thống văn bản phân tích công việc của Sen Tây Hồ 25 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH PNHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀDỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 27 3.1. Giải Pháp 27 3.1.1. Giải pháp về cơ cấu bộ máy tổ chức tại Sen Tây Hồ 27 3.1.2. Giải Pháp đối với phòng quản lý nhân lực tại Sen Tây Hồ 27 3.1.3. Giải pháp về quy trình phân tích công việc tại Sen 28 3.1.3.1. Giải pháp về phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 31 3.1.4. Giải pháp cải tiến các văn bản phân tích công việc tại công ty 32 3.2. khuyến nghị 33 3.2.1. Khuyến nghị đối với ban lãnh đạo Công ty 33 3.2.2. Khuyến nghị đối với phòng quản trị nhân lực 35 3.2.3. Khuyến nghị đối với cán bộ đảm nhận quy trình phân tích công việc 38 3.2.4. Khuyến nghị việc đẩy mạnh giám giáp việc áp dụng kết quả PTCV trong hoạt động quản trị nhân lực và các hoạt động khác của Sen Tây Hồ 38 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC  

MỤC LỤ

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu đề tài báo cáo thực tập 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 4

1.1 Khái quát chung về Sen Tây Hồ 4

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ chung của Sen Tây Hồ 4

1.1.2 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của Sen Tây Hồ 5

1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sen Tây Hồ 6

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 6

1.1.5 Phương châm hoạt động và triết lý kinh doanh của công ty 9

1.2 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực 9

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 11

2.1 Cơ sở lý luân về phân tích công việc 11

2.1.1 Khái niệm phân tích công việc và một số khái niệm liên quan 11

2.1.2 Nội dung của công tác phân tích công việc 12

2.1.2.1 Các bước tiến hành phân tích công việc 14

2.1.2.2 Các trường hợp cần PTCV 15

2.1.2.3 Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 15

2.1.2.4 Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 16

2.1.3 Vai trò của Phân tích công việc 18

2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 20

2.2.1 Đặc điểm của Sen Tây Hồ tác động tới công tác PTCV 20

2.2.1.2 Đặc điểm cơ cấu lao động 20

2.2.2 Quy trình tiến hành công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 22

2.2.3 Ưu, nhược điểm của quy trình phân tích công việc tại Sen Tây Hồ 23

2.2.4 Hệ thống văn bản phân tích công việc của Sen Tây Hồ 25

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH PNHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 27

3.1 Giải Pháp 27

3.1.1 Giải pháp về cơ cấu bộ máy tổ chức tại Sen Tây Hồ 27

3.1.2 Giải Pháp đối với phòng quản lý nhân lực tại Sen Tây Hồ 27

3.1.3 Giải pháp về quy trình phân tích công việc tại Sen 28

3.1.3.1 Giải pháp về phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 31

3.1.4 Giải pháp cải tiến các văn bản phân tích công việc tại công ty 32

3.2 khuyến nghị 33

3.2.1 Khuyến nghị đối với ban lãnh đạo Công ty 33

3.2.2 Khuyến nghị đối với phòng quản trị nhân lực 35

3.2.3 Khuyến nghị đối với cán bộ đảm nhận quy trình phân tích công việc38 3.2.4 Khuyến nghị việc đẩy mạnh giám giáp việc áp dụng kết quả PTCV trong hoạt động quản trị nhân lực và các hoạt động khác của Sen Tây Hồ 38

KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC

Quản trị nhân lựcTrách nhiệm hữu hạnPhân tích công việc

Mô tả công viêcYêu cầu công việcTiêu chuẩn thực hiện công việc

MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngàycàng trở lên gay gắt và phức tạp Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sứcquan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Lý luận và thựctiễn cho thấy, nguồn lực con người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho

tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổchức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về sốlượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận dụng các yếu tố conngười vào việc hoàn thành mục tiêu của mình Trong các nội dung của quản trịnhận lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất Phântích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí nhân viên phù hợp Phântích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liênquan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiệncông việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,

Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhânlực, đặc biệt là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết

và thực tế, em xin chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện chuyên đề

thực tập Hy vọng với đề tài thực tập “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại

và dich vụ Sen Tây Hồ”, em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về phân tích công

việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng góp để công ty phục vụcho quá trình cải tiến và hoàn thiện hơn về quản lý nhân sự trong tổ chức Dù đã

có sự cố gắng nhưng chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được

sự góp ý của thầy cô để những bài viết sau của em được hoàn thiện hơn

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn nhân lựccon người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăngtrưởng và phát triển của nền kinh tế Con người được xem là một nguồn lực quýbáu Thực tế cho thấy trong một tổ chức có máy móc hiện đại, nguồn tài chínhdồi dào nhưng nguồn nhân lực không có chất lượng, trình độ, tay nghề chuyên

môn và không được bố trí vào những công việc phù hợp với năng lực của bảnthân thì công ty đó khó có cơ hội thành công lớn Vì thế công tác quản trị nhânlực (QTNL) đã trở thành vấn đề trọng tâm của các doanh nghiệp trong thời đạihiện nay Trong QTNL thì hoạt động đầu tiên phải nói tới là hoạt động phân tíchcông việc – PTCV được coi là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động củadoanh nghiêp phát triển, là cơ sở cho cho mọi vấn đề của QTNL Một doanhnghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa củathành công.

Trong thời gian thực tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) thươngmại và dịch vụ Sen Tây Hồ, em nhận thấy công tác PTCV của công ty chưa thực

sự phát huy được vai trò của mình, nguyên nhân chủ yếu là do hoạt động PTCVchưa được thực sự quan tâm và đầu tư đúng mức, cho nên hoạt động PTCV đãbộc lộ những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công

ty Được sự giúp đỡ của Quý công ty và Giảng Viên hướng dẫn, cùng với sự

hiểu biết của mình về PTCV em đã lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dich vụ Sen Tây Hồ ” Làm đề tài thực tập của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu tổng quát: Đưa ra các cơ sở lý luận và ý nghĩa của công tácphân tích công việc đối với nhà quản lý, người thực hiện công việc và sự cầnthiết của công tác phân tích công việc đối với các tổ chức hiện nay

- Mục tiêu cụ thể: Nghiên cứu đề tài này Em mong tìm ra những điểmmạnh, điểm yếu, những thành tựu và những tồn tại, hạn chế trong công tác phântích công việc tại đơn vị Trên cơ sở đó rút ra những kinh nghiệm và đề xuất một

số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việctại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen Tây Hồ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Làm rõ quy trình PTCV tại công ty TNHH thương mại và dịch vụSen Tây Hồ, đưa ra được ưu nhược điểm của quy trình đó, từ đó tìm cách hạn

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích – tổng hợp, đánh giá, thống kê trên các tài liệuthứ cấp

- Phương pháp điều tra xã hội học

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp quan sát

- phương pháp điều tra bằng bảng hỏi

- phương pháp tổng kết kinh nghiệm

5 Kết cấu đề tài báo cáo thực tập

Ngoài phần mở đầu, kết luận thì nội dung đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch

vu Sen Tây Hồ và cơ sở lý luận về phân tích công việc

Chương 2: Thực trạng về công tác phân tích công việc tại công ty trách

nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Sen Tây Hồ

Chương 3: Giải pháp, khuyến nghị nâng cao hiệu quả công tác phân tíchcông việc tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Sen Tây Hồ

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 1.1 Khái quát chung về Sen Tây Hồ

- Tên cơ sở kiến tập: công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen Tây Hồ,(Nhà hàng Sen Tây Hồ)

- Địa chỉ: 614, Lạc Long Quân, Phường Nhật Tân, Quận Tây Hồ, Hà Nội

- Điện thoại: 04 3719 9242

- Fax: 04 3719 9856

- Website: www.sentayho.com.vn

- Hình ảnh logo đại diện cùng hệ thống chi nhánh hoạt động của công ty

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ chung của Sen Tây Hồ

- Chức năng: Sen Tây Hồ tập chung vào việc cung cấp cho khách hàng

một không gian văn hóa ẩm thực độc đáo Đây là lĩnh vực kinh doanh chủ yếucủa Sen Tây Hồ Việc kinh doanh tiêc, tổ chức sự kiện, ăn uống giữ vai trò quantrọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, nó là một trong nhữngnhân tố chủ yếu làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng khi đến với kháchsạn

- Nhiệm vụ: Cùng với việc tổ chức sự kiện, tiệc tùng là hoạt động ăn

uống Cùng là ăn uống nhưng mục đích ăn của con người cũng khác nhau, cóngười ăn do đói, có người coi ăn uống như một thú vui, lại có người ăn do tò mòmuốn biết mùi vị của món ăn đó, đây là điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinhdoanh bởi nó kích thích sự tiêu dùng của khách, tiêu dùng của khách tăng dẫnđến doanh thu tăng đặc biệt là doanh thu ngoại tệ của Sen Tây Hồ và doanh thucủa toàn ngành du lịch Chính vì vậy hoạt động kinh doanh ăn uống góp phầnquảng bá những nét riêng về ẩm thực của người dân bản địa, giới thiệu với dukhách những món ăn, thức uống đặc sản của địa phương, qua việc phục vụkhách ăn uống đã cho khách thấy được sự phát triển của du lịch Việt Nam

1.1.2 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của Sen Tây Hồ

Nhà hàng Sen Tây Hồ là một trong những chi nhánh thuộc hệ thống nhàhàng Sen, Quận Tây Hồ, Hà Nội Nằm ở vị trí cạnh Hồ Tây thơ mộng, có diệntích rộng trên 12 nghìn m2, sức chứa 2000 - 2500 khách Phong cách kiến trúcđộc đáo tạo cho du khách một không gian văn hóa ẩm thực ấn tượng, đậm chấtdân tộc Cùng với trên dưới 200 món ăn ngon từ dân dã đến ẩm thực nổi tiếngcác nước

Chủ doanh nghiệp nhà hàng Sen Tây Hồ khởi nghiệp tại thủ đô Hà Nội từnăm 1995 với hai nhà hàng gần với trung tâm thành phố Hà Nội là nhà hàngNam Thanh (84 Nguyễn Du) và Minh Anh (65 Tô Hiến Thành) Tích luỹ nhiềunăm kinh nghiệm trong lĩnh vực ẩm thực và quản lý nhà hàng, những người đầutiên khởi dựng công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen Tây Hồ luôn muốnphát triển chuỗi nhà hàng mang phong cách ẩm thực Việt truyền thống tại HàNội, và đem đến những trải nghiệm độc đáo và tinh tế trong văn hoá Việt Namnói chung và Hà Nội nói riêng

Sen - cái tên của một loài hoa mang nhiều ý nghĩa Chủ doanh nghiệp đãdùng tên của loài hoa này làm tên của công ty mình với hàm ý nội lực phát triểnmạnh mẽ, sức sống bền bỉ và mong được sự quý mến từ mọi người dân Ngay từkhi thành lập hai nhà hàng Sen Hà Thành (177 Bùi Thị Xuân) và Sen Nam

Thanh (84B Nguyễn Du) cũng đã đón nhận được sự ủng hộ nhiệt thành, nhữngphản hồi tích cực từ phía khách hàng.

Sau những nỗ lực chuẩn bị không ngừng nghỉ, ban giám đốc cùngtoàn thể hơn 1000 nhân viên trong hệ thống công ty TNHH thương mại và dịch

vụ Sen đã vui mừng đón vị khách đầu tiên tại địa điểm mới của công ty TNHHthương mai và dịch vụ Sen - Tây Hồ trong khuôn viên công viên nước Hồ Tây(614 Lạc long quân -Tây hồ- Hà nội) vào năm 2003 Khu ẩm thực Sen - Tây hồtại địa điểm mới là một không gian văn hoá ẩm thực rộng lớn, đa dạng và đượcthiết kế tinh tế trên địa thế đắc địa bên mặt nước Hồ Tây

1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sen Tây Hồ

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty, ta thấy chức năng, nhiệm

vụ của từng bộ phận như sau:

- Đại hội đông cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất

của công ty Đại hội đồng cổ đông sẽ quyết định những vấn đề quan trọng Hội

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Hội Đồng Quản

Giám Đốc Điều Hành

Phòng Market ing

Phòng

Kế Hoạch

Lễ Tân – Bếp – Bàn, Bar – Bảo

Vệ - Tạp vụ.

Phòng Kế toán

đồng cổ đông của công ty bao gồm 4 anh em (bà Nguyễn Thị Dung, Lê VănNam, Lê Anh Trung, Ngô Văn Luận)

- Hội đồng quản trị: Gồm chủ tịch hội đồng quản trị và các thành viên.

Chủ tịch hội đồng quản trị (hiện chức vụ này do ông Hoàng Văn Tuyền nắmgiữ) có nhiệm vụ lập kế hoạch hoạt động cho hội đồng quản trị và chủ trì cáccuộc họp của hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông

- Giám đốc điều hành: Do hội đồng quản trị ủy nhiệm Giám đốc điều

hành (hiện do Ông Ngô Mai Quỳnh nắm giữ) chịu trách nhiệm trước hội đồngquản trị và đại hội đồng cổ đông về hoạt động kinh doanh của công ty, và cóquyền quyết định mọi việc

- Phòng quản trị nhân lực: Trực tiếp tham ra vào tham mưu, tư vấn cho

giám đốc đưa ra các quyết định đồng thời trực tiếp điều hành thực thi các quyếtđịnh của giám đốc Điều tiết sao cho các hoạt động của công ty diễn ra ổn định

Có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan tới việc làm, tới người lao động,tới chế độ đãi ngộ, tới tuyển dụng, bố trí sắp xếp nguồn nhân lực của công ty

- Phòng hành chính tổng hợp: Tổng kết giờ làm của toàn thể nhân viên

của công ty trong tháng và đưa lên Ban giám đốc phê duyệt Dựa vào bảng chấmcông của nhân viên, Phòng nhân sự sẽ chi lương và các hạng mức tiền thưởngphòng hành chính tiếp nhận và soạn thành văn bản Ngoài ra phong còn tìm hiểucác văn bản, công văn pháp luật của nhà nước về vấn đề nhân sự cũng như lĩnhvực kinh doanh để công ty luôn chấp hành tốt mọi quy định được ban hành ra

- Bộ phận kế toán : Đây là bộ phận sẽ nắm giữ hoạt động tài chính của

công ty thực hiện yêu cầu đưa ra hóa đơn đỏ của khách hàng Bên cạnh đó, Bộphận Kế toán sẽ có trách nhiệm hỗ trợ các phòng ban khác trong việc xác địnhngân sách trong các kế hoạch cũng như xem xét, đánh giá các mức chi phí phùhợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp Hằng ngày sau mỗi ca làmviệc,kế toán có trách nhiệm tập hợp chứng từ hóa đơn để đối chiếu với bộ phậnkhác xem có khớp hay không và có trách nhiệm báo cáo với cấp trên về tìnhhình kinh doanh của nhà hàng

- Bộ phận Marketing: Là những người đưa ra các kế hoạch, các chương

trình thu hút khách, chăm sóc khách hàng, tư vấn các chương trình khuyến mãi,voucher, và quảng bá hình ảnh của nhà hàng đến mọi khách hàng trong nước vàngoài nước Bao gồm nhân viên Thiết kế và nhân viên Marketing - Thực hiệncác hoạt động xây dựng thương hiệu và quản lý hình ảnh thương hiệu bên trong(Inter nal marketing) và bên ngoài (External Marketing)

- Phòng kế hoạch: Thông qua công việc của bộ phận Marketing, nguồn

thông tin khách hàng sẽ được gửi đến bộ phận Sales của phòng kế hoạch Tạiđây, mỗi nhân viên Sales có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng thông qua điệnthoại để mời họ đến tham quan tại khu ẩm thực Họ là những người khách tiềmnăng để đem lại doanh thu cho công ty Và sự gặp gỡ trực tiếp giữa nhân viênSales và khách hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi cũng như tiệnlợi trong việc thêm thu thập thông tin về bạn bè, hay người thân của nhữngngười khách này, điều đó sẽ giúp cho càng có nhiều người có thể trở thànhđốitượng khách hàng Để nâng cao sự cạnh tranh, để thúc đẩy doanh số bán hàng,Phòng Sales được chia ra 2 đội: bán Hợp đồng tiệc, sự kiện và và bán vé hợpđồng với khách du lịch, nhất là khách ngoại quốc

- Bộ phận lễ tân: Lễ tân là người hướng dẫn và làm các thủ tục ban đầu

để tiếp nhận khách vào sử dụng dịch vụ ăn uống, họ là những người tạo ra ấntượng ban đầu cho khách hàng

- Bộ phận bàn: Là những người trực tiếp phục vụ khách hàng trong quá

trình ăn uống

- Bộ phận bar: Là những người pha chế đồ uống phục vụ khách hàng.

- Bộ phận bếp: Là bộ phận quan trọng nhất của cửa hàng, đảm trách

nhiệm vụ tạo ra các món ăn ngon, chất lượng, hợp khẩu vị của khách Giữa bộphận bếp và bộ phận bàn cần có sự thống nhất giữa hành động và phối hợp mộtcách nhịp nhàng, tránh các mâu thuẫn xảy ra bằng cách 2 bên phải bàn bạc thảoluận về món ăn, đồ uống, quy trình phục vụ và nhà bếp phải hướng dẫn chonhân viên bàn về tất cả các món ăn cũng như cách chế biến, cách phục vụ để

- Bộ phận bảo vệ: Tổ bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản và sự

an toàn cho khách hàng khi đến nhà hàng

- Bộ phận tạp vụ: Khi hết ca làm việc của nhân viên, tạp vụ có trách

nhiệm mang những đồ bằng vải lên phòng giặt là để xử lý và làm sạch, chuẩn bịcho ca làm việc sau, có trách nhiệm hoàn thành vệ sinh cho ca làm việc sau

1.1.5 Phương châm hoạt động và triết lý kinh doanh của công ty

- Phương châm: Với phương châm không ngừng cải thiện về chất lượng

dịch vụ, cơ sở vật chất để đạt được sự phát triển bền vững trong môi trường kinhdoanh toàn cầu bằng hệ thống quản lý, máy móc hiện đại và một đội ngũ nhânviên lành nghề, tâm huyết để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đa dạngvới chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh nhất

- Triết lý: Với mong muốn trở thành thương hiệu dẫn đầu thị trường ẩm

thực về tính đáng tin cậy, hiệu quả và giá trị thực tiễn, giúp khách hàng trảinghiệm thú vị văn hóa ẩm thực và nâng cao chất lượng cuộc sống Ban giám đốcnhà hàng đã đưa ra triết lý kinh doanh: Hài lòng khách đến vừa lòng khách đi.Luôn đề cao uy tín, chất lượng, kích thích sự sáng tạo, tận dụng mọi nguồn lực,trong đó nguồn nhân lực được chú trọng

1.2 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực

- Công tác hoạch định nhân lực: Nhìn chung thì công tác hoạch định

nhân lực được thực hiện tốt hàng năm, theo định kỳ và đều có các bảng hoạchđịnh nhân lực rất chi tiết và cụ thể

- Công tác phân tích công việc: Phân tích công việc tại công ty rất được

coi trọng, hầu hết mỗi vị trí công việc đều được tiến hành phân tích công việc vàđều có các sản phẩm như bản mô tả công viêc, bản yêu cầu nhân sự cụ thể chotừng vị trí việc làm

- Công tác tuyển dụng nhân lực: Hoạt động tuyển dụng rất được coi

trọng, ngay từ bước đầu trong hoạt động tuyển mộ cho tới việc tuyển chọn cácứng viên tích hợp cho từng vị trí công việc khác nhau

- Công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí: Do tính chất công việc

đơn giản và có sự thay đổi liên tục nên công tác sắp xếp, bố trí nhân lực diễn ra

thường xuyên tại công ty, và có sự quản lý của phòng quản trị nhân lực, cùngbảng sắp xếp, bố trí nhân lực theo định kỳ.

- Công tác đào tạo và phát triển nhân lực: Đây là hoạt động diễn ra theo

định kỳ nhằm nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời nâng cao tay nghề chonhân viên

- Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc: Được thực hiện tốt

hàng tháng trong năm, và sau mỗi lần đánh giá đều có bảng kết quả đánh giá đốivới từng nhân viên ở từng công việc cụ thể

- Quan điểm trả lương cho người lao động: Rất khoa học, trả lương theo

năng lực làm việc và vị trí công việc đảm nhân

- Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản: Ngoài việc được trả

lương người lao động còn được hưởng các chương trình phúc lợi như: Bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, nghỉ phép, nghỉ lễ tết, ăn giữa ca, trợ cấp khókhăn, quà tặnng Ngoài ra còn có các chính sách khuyến khích để tạo động lựclàm việc thật tốt của người lao động trong Sen Tây Hồ cả về vật chất (lươngthưởng, phụ cấp, phúc lợi) và tinh thần (điều kiện làm việc tốt, cơ hội thăng tiếnkhen thưởng)

- Công tác giải quyết các quan hệ lao động: Luôn được coi trọng và bình

ổn trong mối quan hệ hợp tác lao động

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ SEN TÂY HỒ 2.1 Cơ sở lý luân về phân tích công việc

2.1.1 Khái niệm phân tích công việc và một số khái niệm liên quan

Trong tổ chức do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia rathành các công việc Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể

và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị tríviệc làm Vì thế để tránh nhầm lẫn khái niệm PTCV với nghề, nhiệm vụ, vị trí,công việc ta cần nắm vững một số khái niệm như sau:

- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích

cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện

- Vị trí: biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao

động

- Công việc: Trong một tổ chức, công việc được hiểu là tất cả những

nhiệm vụ mà một người lao động hoặc nhóm người lao động phải đảm nhận.Công việc chỉ rõ nhiệm vụ, chức năng mà một người phải đảm nhận, là kết quảcủa sự phân công lao động trong tổ chức

- Nghề: Là tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có liên quan với

nhau nhất định ở những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động phải có nhữnghiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có kỹ năng và kinh nghiệm cầnthiết để thực hiện

- Phân tích công việc: là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến

công việc một cách có hệ thống Phân tích công việc được tiến hành nhằm đểxác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lựcquyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cáchtốt nhất Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:

Nhân viên thực hiện những công tác gì?

Khi nào công việc được hoàn tất?

Công việc được thực hiện ở đâu?

Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

Tại sao phải thực hiện công việc đó?

Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt cácnhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của côngviệc đó với công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làmviệc Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng bản mô tả công việc

và bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

2.1.2 Nội dung của công tác phân tích công việc

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trongmọi giai đoạn của quản trị nhân lực Nội dung của PTCV là những người quản

lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ phận khác, các nhânviên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến công tácPTCV Các cán bộ PTCV sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó tiếnhành viết các văn bản của PTCV bao gồm mô tả công việc và bản yêu cầu côngviệc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

- Bản mô tả công việc: Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích

về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liênquan đến công việc cụ thể Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ,các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giámsát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việcgiúp cho chúng ta hiểu đựơc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đượcquyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc Thực tế bản mô tả công việckhông có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tùy các tổ chức mà mục đích PTCV

mà bản mô tả công viêc được trình bày khác nhau, nhưng nó gồm các nội dung:

 Xác định công việc: Tên công việc(chức danh công việc), mã số côngviệc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trựctiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương,…Phần này thường bao gồm mộthoặc vài câu vắn tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc

 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác địnhchính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tảngắn ngọn thực hiện như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệtrong công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người laođộng phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại saophải thực hiện những nhiệm vụ đó.

 Điều kiện làm việc: Gồm các điều kiện về môi trường, vật chất(các máymóc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệsinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điềukiện khác có liên quan

- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là bản liệt kê các đòihỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinhnghiệm cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinhthần, thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu tríphản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụđược quy định trong bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc liệt kênhững yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác,khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợpcho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệpcần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Ở các doanhnghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thực hiện dướidạng khác nhau Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các bản tiêuchuẩn thực hiện công việc cho từng công việc, có nơi chỉ giao hạn bằng miệnghoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới

- Các điều kiện đảm bảo hiệu quả PTCV: các văn bản PTCV là công cụ trựctiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chứcthực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng ta cần đảm bảo sựchính xác Hiệu quả của công tác PTCV thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệthống văn bản PTCV chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng

2.1.2.1 Các bước tiến hành phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung cóthể chia thành bốn bước như sau:

Bước 1: Xác định mục đích của PTCV từ đó xác định công việc cần phân

tích: Danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mụcđích và nhu cầu phân tích công việc của doanh ngiệp Thông thường, phân tíchcông việc được tiến hành trong bốn dịp sau:

- Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việclần đầu tiên được tiến hành

- Khi xuất hiện các công việc mới

- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của cácphương pháp mới, các thủ tục mới hoặc các công nghệ mới

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục

đích của phân tích công việc, thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câuhỏi cần thiết

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ

đồ tổ chức (sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên hệ với công việckhác như thế nào, chức vụ và tuyến quyền hạn), sơ đồ tiến trình công việc (giúpnhà phân tích hiểu rõ những chi tiết từ đầu vào tới đầu ra) và cuối cùng là bản

mô tả công việc hiện có (nếu có)

Khi thu thập thông tin cần chú ý chọn lọc các thông tin chính, cơ bản, ápdụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin PTCV như phương phápphỏng vấn, sử dụng bản câu hỏi hoặc quan sát nơi làm việc Tùy theo mức độchính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc vàkhả năng tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp cácphương pháp để pháp để thu thập thông tin để PTCV Phải lựa chọn các phầnviệc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện PTCV nhằm tiết kiệm thời gian

và chi phí trong việc thực hiện PTCV tương tự như nhau

Bước 4: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Những thông

tin thu thập được dùng để PTCV cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác vàđầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện các công việc đó hoặc các vị lãnh đạo,

có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

Bước 5: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích

công việc, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo,viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự, bản tiêu chuẩn thực hiện côngviệc

2.1.2.2 Các trường hợp cần PTCV

Thông thường tại các công ty cần phải tiến hành PTCV trong các trườnghợp sau:

Thứ nhất khi tổ chức mới thành lập: PTCV cần phải được tiến hành ngay

để đảm bảo tổ chức được hoạt động lâu dài và có hiệu quả

Thứ hai khi tổ chức đã được thành lập: PTCV được tiến hành khi trong tổ

chức xuất hiện các công việc mới, tính chất công việc thay đổi hoặc tái cơ cấunguồn nhân lực

Thứ ba ở một số các trường hợp khác.

2.1.2.3 Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Để PTCV diễn ra hiệu quả cao thì cần phải thu thập được các tông tin sau:

Một là thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ

chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quantrọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh laođộng, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượngtrong quá trình làm việc

Hai là thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi

làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện côngviệc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với cácnhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việcvới các loại máy móc, trang bị kỹ thuật

Ba là thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần

có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc,tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cánhân cần có khi thực hiện công việc

Bốn là thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của cáctrang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

Năm là thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với

nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quảthực hiện công việc

Khi thu thập thông tin phân tích công việc, cần lưu ý là không những cầnlàm rõ những gì người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm

rõ những gì người lao động cần phải thực hiện Có thể sử dụng nhiều phươngpháp để thu thập thông tin phân tích công việc Không có phương pháp nào làphù hợp cho mọi tình huống, bởi vì mỗi phương pháp có những ưu điểm vànhược điểm riêng

2.1.2.4 Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

Khi tiến hành PTCV để có được thông tin chính xác về công việc các nhàPTCV thường sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau:

- Phương pháp quan sát: Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ

nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc vàghi lại đầy đủ: các hoạt động lao động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện

và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của côngviệc Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫu phiếu được quy địnhtrước

Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu thập được các thôngtin phong phú và thực tế về công việc; tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởngbởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát Đồng thời, cómột số nghề không thể dễ dàng quan sát được; cũng như các công việc chủ yếu

các nghề chuyên môn và kỹ thuật có thể không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài đểquan sát.

- Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Trong phương pháp

này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của nhữngngười lao động làm việc có hiệu quả và những người làm việc không có hiệuquả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của côngviệc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc

Phương pháp này cho thấy tính linh động của sự thực hiện công việc ởnhiều người khác nhau; tuy nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hóa

và phân loại các sự kiện, đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng cáchành vi trung bình khi thực hiện công việc Phương pháp này rất thích hợp trongviệc mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc

- Phương pháp nhật ký công việc: Nhật ký công việc là phương pháp

trong đó người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiệncông việc Phương pháp này có ưu điểm là thu được các thông tin theo sự kiệnthực tế tuy nhiên độ chính xác của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúcnào người lao động cũng hiểu đúng những gì họ đang thực hiện Đồng thời, việcghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán

- Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên

cứu không có điều kiện quan sát sự thực hiện công việc của người lao động(chẳng hạn như công việc của người quản lý, kiến trúc sư,…) thì có thể áp dụngphương pháp phỏng vấn Qua phỏng vấn, người lao động sẽ cho biết nhữngnhiệm vụ nào cần phải được thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thựchiện và những nhiệm vụ đó cần thực hiện như thế nào

Cũng giống như phương pháp quan sát, các thông tin được ghi lại theonhững bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu thống nhất giúp ta sosánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng mộtcông việc và có thể tìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn nhiều thời gian

- Phương pháp sử dụng các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn (Phiếu điều tra): Trong phương pháp này, người lao động sẽ nhận được một danh mục các

câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và cácđiều kiện có liên quan đến công việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lờitheo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó Mỗi một nhiệm vụ hay mộthành vi đều được đánh giá theo giác độ: có được thực hiện hay không được thựchiện, tầm quan trọng, mức độ phức tạp, thời gian thực hiện và quan hệ đối với sựthực hiện công việc nói chung Bản câu hỏi được thiết kế sẵn là phương phápphân tích công việc được sử dụng rộng rãi ngày nay.

Ưu điểm của phương pháp là các thông tin thu thập được về bản chất đãđược lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi, do đóthích hợp với việc xử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng lớnthông tin Việc thu thập thông tin có thể được thực hiện dễ dàng hơn các phươngpháp khác và tốn ít chi phí Tuy nhiên, việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiềuthời gian và đắt tiền Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượngnghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi

- Phương pháp hội thảo chuyên gia: Hội thảo chuyên gia là phương pháp

phân tích công việc trong đó các chuyên gia (gồm những công nhân lành nghề,những người am hiểu về công việc, những người lãnh đạo cấp trung gian, các bộphận) được mời tham dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìmhiểu Các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêmnhững chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ các cuộc phỏng vấn cánhân và các phương pháp trên Ngoài ra quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ

cả những trách nhiệm và nhiệm vụ của chính những thành viên trong hội thảo

2.1.3 Vai trò của Phân tích công việc

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quảntrị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ

sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọnđúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phântích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giảithích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của

công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thếnào để thực hiện công việc tốt nhất.

Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanhnghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổchức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là mô tảcông việc và bản tiêu chuẩn công việc: Bản mô tả công việc, bản yêu cầuchuyên môn của công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc tạo cơ sở cho cácchức năng quản lý nguồn nhân lực Người quản lý hiểu được những yêu cầu này

là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người cho các vị trí làmviệc của doanh nghiệp vào thời điểm tại và trong tương lai dài hạn

Vai trò của phân tích công việc được sơ đồ hóa như sau :

Từ sơ đồ trên ta có thể thấy PTCV có rất nhiều lợi ích cũng như vai tròcủa nó PTCV đảm bảo thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển vàthăng thưởng nhân viên từ đó loại bỏ được nhiều bất bình đẳng về mức lương

qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, cũng từ đó mà kíchthích được nhân viên hăng say lao động và có trách nhiệm với công việc Tiếtkiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhàquản lý có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời gian biểu công việc.

2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ

Công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụSen Tây Hồ đã được triển khai thực hiện trong thời gian dài và đạt được kết quảcao Dường như phòng quản trị nhân lực tại Sen đã nhận ra được phân tích côngviệc là công việc đầu tiên, cần thiết của mọi nhà quản trị trong lĩnh vực quản trịnhân lực nên rất coi trọng Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng

nhân lực, là cơ sở cho việc bố trí nhân lực hợp lý tại Sen Tây Hồ.

2.2.1 Đặc điểm của Sen Tây Hồ tác động tới công tác PTCV

2.2.1.1 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh

Hiện nay Sen Tây Hồ hoạt động chủ yếu ở ở lĩnh vực :

- Sản xuất, kinh doanh về mặt ẩm thực

- Kinh doanh tổ chức sự kiên, hội nghị, họp lớp, tiệc cưới

- Kinh doanh các mặt hàng công nghệ thực phẩm

- Đào tạo nghề

- Du lịch

Công ty hoạt động ở đa lĩnh vực song trọng tâm nhất vẫn là kinh doanh vềmặt ẩm thực và tổ chức sự kiện, hội nghị, tiệc Vì vậy mà công tác PTCV đã đượcthực hiện một cách chi tiết, cụ thể cho từng lĩnh vực, để mỗi lĩnh vực có thể hoạtđộng một cách có hiệu quả nhất và có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhấtcho công ty, góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động tại công ty

2.2.1.2 Đặc điểm cơ cấu lao động

Lao động là một nhân tố quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hoạtđộng sản xuất kinh doanh nào của Sen Tây Hồ Việc đảm bảo đầy đủ số lượng

và chất lượng cũng như bố trí sắp xếp hợp lý sẽ đem lại hiệu quả sản xuất kinh

doanh của Sen Theo báo cáo hiện trạng nhân lực của phòng quản lý nhân lực

động của công ty là 550 người Trong 550 người lao động có 04 lao động kiêm

nhiệm (có 04 chức danh kiêm nhiệm) Các chức danh kiêm nhiệm trong Công ty

là không nhiều, số lượng lao động kiêm nhiệm đang giảm dần, đây là một thuậnlợi để giúp giảm áp lực, nâng cao hiệu quả trong công việc đối với lao độngkiêm nhiệm

 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Sơ cấp Lao

độngphổthông

Tổng

Số lượng

( người )

( Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức nhân lực )

Nhìn chung chất lượng nhân lực tại Sen khá cao Số lượng người lao động

có trình độ đào tạo đại học và trên đại học là 100 người, đây là những lao độnglàm các công việc quản lý, công việc chuyên môn nên đòi hỏi phải có trình độđào tạo cao Số lượng lao động phổ thông là 200 người Lực lượng lao động phổthông tại Công ty là người dân địa phương, phần lớn lực lượng này là nhân viênbảo vệ, một số là nhân viên bàn - tạp vụ Với công việc bảo vệ, bàn - tạp vụ thìkhông yêu cầu người lao động phải có trình độ đào tạo cao, hơn nữa Công ty ưutiên tuyển người dân địa phương, nơi có mặt bằng chung về trình độ giáo dục -đào tạo chưa cao, nên việc tuyển lao động phổ thông vào những vị trí công việcnày là chấp nhận được Tuy nhiên lực lượng lao động phổ thông chưa qua đàotạo, có trình độ cũng như tác phong làm việc còn hạn chế, song trong thời giantới Sen sẽ có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng cho sốnhân lực này

Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo như trên là tương đối phù hợpvới đặc điểm các công việc sản xuất - kinh doanh hiện tại của Sen Tây Hồ

 Cơ cấu lao động theo giới tính

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo giới tính

( Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức nhân lực )

Cơ cấu lao động của Sen Tây Hồ theo giới tính có sự chênh lệch rõ ràng,

có 312 lao động là nam giới, 238 lao động là nữ giới Điều này hoàn toàn phùhợp với đặc điểm, tính chất công việc hiện tại của Sen chủ yếu về ẩm thực, điềukiện làm việc khắc nghiệt nên số lượng lao động là nam giới nhiều hơn số lượnglao động là nữ giới

 Cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp

Loại lao động Lao động trực tiếp Lao động gián tiếp Tổng số

( Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức nhân lực )

Tính đến thời điểm ngày 31/12/2015, trong số 550 lao động của Sen Tây

Hồ có 120 lao động gián tiếp, 430 lao động trực tiếp, lao động trực tiếp chủ yếu

là các vị trí chủ chốt tại khác khu vực bếp, phòng hành chính, maketting

2.2.2 Quy trình tiến hành công tác phân tích công việc tại Sen Tây Hồ

Dựa vào cá đặc điểm nói trên của Sen Tây Hồ thì công tác phân tíchcông việc được thực hiện theo quy trình sau đây:

- Giám đốc điều hành chỉ đạo phòng quản trị nhân lực phối hợp với cácphòng ban khác của công ty thực hiện công tác PTCV để bảo đảm sự phân công

rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao độnglàm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thựchiện những nhiệm vụ gì và có trách nhiệm gì?

- Phòng quản lý nhân lực sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, bankhác trong công ty thực hiện công tác PTCV cho tất cả các công việc trong

phòng, ban mình Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc nêu rõ cho ngườilao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào?.

- Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn,nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnhvực của phòng ban mình, một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việcvới người lao động, trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thêm thông tin vềnhững nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào?,phạm vi, quyền hạn ra sao? từ đó các trưởng phòng, ban trực tiếp có các vănbản MTCV, TCTHCV, YCNS, các văn bản này sẽ được bàn giao cho phòngquản lý nhân lực Sau khi nhận được phòng quản lý nhân lực xem xét lại và trìnhgiám đốc điều hành duyệt Sau khi được thông qua các văn bản này được gửi tớicác phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân lực Mỗi vị trí công việc tại công ty sẽ cócác bản MTCV, TCTHCV, YCNS khác nhau Mỗi bản này lại được chia rathành ba loại gửi tới cán bộ quản lý, nhân viên, công nhân Trong bản MTCVSen Tây Hồ tập trung một số nội dung sau:

 Phần xác định công việc bao gồm: chức danh công việc, người quản lýtrực tiếp

 Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như quyền hạn thuộc

cứ trong việc tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân lực cho các phòng ban

2.2.3 Ưu, nhược điểm của quy trình phân tích công việc tại Sen Tây Hồ

- Ưu điểm: Ban lãnh đạo nhà hàng Sen cũng đã có sự quan tâm tới công

tác quản lý nhân lực trong công ty đặc biệt là công tác PTCV Giám đốc điềuhành là người trực tiếp quản lý hệ thống nhà hàng, có quyền lực cao, quản lýphòng nhân lực phối hợp với các phòng ban khác điều này giúp cho quá trình

quản lý được thống nhất và chuyên môn Thêm vào đó là giữa phòng nhân lực

và các phòng ban khác trong Sen Tây Hồ có mối quan hệ biện chứng với nhauqua đó quá trình làm việc không bị chồng chéo

PTCV được giao cho các trưởng phòng ban Các Trưởng phòng, banthường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinhnghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình Họ là người giámsát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao độngtrong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào

và phải đạt kết quả ra sao?.Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người laođộng nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp với ngườilao động hơn.Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việccủa phòng, ban mình Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là ngườithực hiện phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tíchcông việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn Hơn nữa như thế còn tiếtkiệm thời gian, do trong cùng một khoảng thời gian các phòng, ban khác nhau

có thể cùng tiến hành viết văn bản phân tích công việc cho phòng, ban mình

 Nguyên nhân: Ban quản lý của Sen Tây Hồ đã nhận thức được tầm

quan trọng của công tác PTCV trong quản trị nhân lực, từ đó xây dựng một bộmáy quản trị nhân lực đúng quy mô và có hệ thống, giúp các phòng ban làmviệc tốt hơn

- Nhược điểm: Sen Tây Hồ chưa có một quy trình PTCV cụ thể và công

tác PTCV còn chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ phận

Mặc dù ra đời trên cơ sở kế thừa Công ty đã có lịch sử nhiều năm thựchiện PTCV nhưng những lần thực hiện PTCV sau không có sự thay đổi dẫn tớisản phẩm của hoạt động này không được thực hiện đầy đủ, hoàn thiện Hơn nữa,ban lãnh đạo công ty cũng chưa thực sự quan tâm tới sự đổi mới của quy trìnhPTCV mà có tư duy dập khuôn nên bản MTCV cũng như YCNS đã không cónhững sự đổi thay, điều chỉnh so với sự đổi mới của công việc

Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc chưa được chỉ đích