Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH scancom việt nam

LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập 04 tháng công ty TNHH ScanCom Việt Nam với đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn quản lý nhà cung cấp công ty TNHH ScanCom Việt Nam”, em nhận đƣợc giúp đỡ tận tình anh chị công ty đặc biệt anh chị phòng chất lƣợng Đã hƣớng dẫn tận tình kiến thức kinh nghiệm quý báu để em hoàn thành tốt đƣợc đề tài Để có đƣợc nhƣ hôm nay, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến quý thầy cô Trƣờng Đại học Lạc Hồng khoa Quản trị - Kinh tế Quốc tế tận tình truyền đạt cho e nhiều kiến thức chuyên ngành kinh tế, nhƣ kiến thức kỹ sống Đó tảng vững để em bƣớc tiếp đƣờng phía trƣớc Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Tân hƣớng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành tốt đề tài Và cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bạn bè – ngƣời bên cạnh động viên đóng góp ý kiến cho đề tài em đƣợc hoàn thiện Thay cho lời kết em xin kính chúc tất nhiều sức khỏe, hạnh phúc thành công sống Đồng Nai, Tháng 06 năm 2012 Sinh viên thực Bùi Thị Yến Thƣ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHIẾU NHẬN XÉT ĐỀ TÀI CỦA CƠ QUAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT – BẢNG – BIỂU ĐỒ - HÌNH ẢNH -SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ CUNG CẤP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm nhà cung cấp 1.1.2 Khái niệm nhà cung cấp tốt 1.1.3 Nguồn cung cấp 1.1.4 Cung ứng khái niệm có liên quan 1.1.4.1 Mua hàng 1.1.4.2 Thu mua 1.1.4.3 Quản trị cung ứng 1.2 Phân loại .5 1.2.1 Nhà sản xuất 1.2.2 Nhà phân phối 1.2.4 Nhƣợng quyền thƣơng hiệu .6 1.2.4 Nhà nhập xuất .6 1.2.5 Nhà thủ công 1.3 Tầm quan trọng việc lựa chọn nguồn cung cấp doanh nghiệp 1.3.1 Vai trò nhà cung cấp 1.3.2 Vai trò quản trị cung ứng kinh doanh 1.3.2.1 Cung ứng hoạt động quan trọng, thiếu tổ chức 1.3.2.2 Cung ứng nhân tố có ảnh hƣởng định đến hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 1.3.2.3 Cung ứng đóng vai trò ngƣời quản lý hoạt động sản xuất từ bên 1.3.2.4 Ý nghĩa quản trị cung ứng 1.3.3 Phát triển trì nguồn cung cấp bền vững 1.3.3.1 Thu thập thông tin nhà cung cấp 10 1.3.3.2 Có sách phát triển nhà cung cấp 10 1.3.3.3 Tạo tín nhiệm với nhà cung cấp 11 1.3.3.4 Xây dựng quan hệ hợp tác với nhà cung cấp 12 1.3.3.5 Quản lý nhà cung cấp 13 1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 14 1.4.1 Giai đoạn khảo sát 14 1.4.2 Giai đoạn lựa chọn 15 1.4.2 Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng 15 1.4.3 Giai đoạn thử nghiệm 16 KẾT LUẬN CHƢƠNG 17 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 18 2.1 Tổng quan công ty ScanCom 18 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc 18 2.1.1.1 Tổng công ty ScanCom 18 2.1.1.2 ScanCom Việt Nam 19 2.1.2 Cơ cấu công ty ScanCom Việt Nam 21 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 2.1.2.1 Chức số phòng ban 21 21 2.1.3 Tình hình kinh doanh 24 2.1.3.1 Giới thiệu sản phẩm 24 2.1.3.2 Thị trƣờng tiêu thụ 27 2.2 Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp công ty TNHH ScanCom Việt Nam .28 2.2.1 Thực trạng công ty .28 2.2.1.1 Chƣa có quy trình đánh giá cụ thể 28 2.2.1.2 Thiếu đồng phòng ban 28 2.2.1.3 Chậm trả lời hành động khắc phục phòng ngừa 31 2.2.3 Đánh giá chất lƣợng nhà cấp 32 2.2.3.1 Thiếp lập phiếu khảo sát 2.2.3.2 Thu thập số liệu 32 32 2.2.3.3 Xử lý số liệu 33 KẾT LUẬN CHƢƠNG 37 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM .38 3.1 Mục tiêu 38 3.2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp .38 3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 38 3.2.2 Khảo sát lựa chọn nhà cung cấp 39 3.2.3 Đánh giá nhà cung cấp 40 3.2.4 Gửi bảng yêu cầu tiêu chuẩn chất lƣợng, kĩ thuật công ty cho nhà cung cấp 41 3.2.5 Đánh giá kết thử nghiệm mẫu nhà cung cấp 41 3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu mẫu màu cho nhà cung cấp .42 3.2.7 Kiểm tra vật tƣ đầu vào cho sản xuất hàng loạt 42 3.2.8 Theo dõi trình 42 3.2.8.1 Duyệt mẫu 43 3.2.8.2 Kiểm tra 43 3.2.9 Kiểm tra hàng năm khắc phục phòng ngừa .43 3.2.10 Cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp 44 3.2.10.1 Nội dung cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp bao gồm: 44 3.2.10.2 Các bƣớc thực 45 3.3 Quản lý nhà cung cấp 45 3.3.1 Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp 45 3.3.2 Theo dõi, kiểm soát 47 3.3.3 Đào tạo 47 KẾT LUẬN CHƢƠNG 48 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BRC British Retail Consortium BSCI Business Social Compliance Initiative CM Contract Manufacturing C.O.C Chain of Costudy Co.,LTD Corporation Limited EU European Union FC Final Control InC InComing ISO International Organization for Standardization OM Own Manufacturing QI Quality Inspection QC Quality Control QA Quality Assurance QM Quality Management SX Sản xuất TNHH Trách nhiệm hữu hạn TQC Total Quanlity Control TQM Total Quality Management UBNN TP HCM Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Bảng đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng mua hàng 29 Bảng 2.2: Bảng Cơ cấu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng chất lƣợng 30 ảng 2.3: Thang điểm đánh giá nhà cung cấp phòng chất lƣợng .30 Bảng 2.4: Bảng tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác công ty nhà cung cấp .33 Bảng 2.5: Bảng thể loại hình kinh doanh doanh nghiêp 33 Bảng 2.6: Bảng thể loại giá nhà cung cấp áp dụng cho ScanCom .34 Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết khảo sát mức độ đồng ý nhà cung cấp 35 Bảng 3.1: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp 46 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Kết kinh doanh công ty qua năm` 24 Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ phần trăm nguyên liệu dùng sản xuất 26 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thị trƣờng xuất công ty ScanCom 27 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2009-2010 31 Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2010 201 32 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Trụ sở công ty ScanCom Việt Nam .19 Hình 2.2: Một số sản phẩm bàn ghế trời công ty 25 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 15 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức tổng công ty ScanCom 18 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức công ty ScanCom Việt Nam .21 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong kinh tế thị trƣờng có cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp với để tồn phát triển bền vững, có chỗ đứng thị trƣờng Việc hội nhập kinh tế giới mang lại cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi, bên cạnh không khó khăn Để cạnh tranh đƣợc với đối thủ đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã để đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, sử dụng hiệu hợp lý nguồn lực nhƣ: vốn, nguồn nhân lực, sở hạ tầng, máy móc, thiết bị…Tuy nhiên để làm đƣợc đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn cung cấp nguyên liệu dồi ổn định, đảm bảo đáp ứng tiến độ sản xuất công ty Vì việc xây dựng qui trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, có nguồn nguyên liệu ổn định đáp ứng đƣợc yêu cầu doanh nghiệp nhu cầu cần thiết, điều kiện tiên giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Từ thực tế tác giả chọn đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn quản lý nhà cung cấp công ty TNHH SCANCOM VIỆT NAM” làm đề tài nghiên cứu tác giả Tổng quan vấn đề nghiên cứu liên quan Trƣớc việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa vào giá không mang lại hiệu cao cho doanh nghiệp[5] Vì dựa vào giá để đánh giá nhà cung cấp chƣa đủ, giá phù hợp nhƣng khả nhà cung cấp hoàn thành với đơn đặt hàng chất lƣợng, qui cách, phẩm chất sản phẩm, ổn định nguồn hàng…sẽ không đƣợc đảm bảo Việc xây dựng quy trình đánh giá cụ thể giúp doanh nghiệp chọn lựa đƣợc nhà cung cấp tốt cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tập trung mở rộng quy mô kinh doanh Để lựa chọn đƣợc nhà cung cấp tốt phải dựa nhiều yếu tố nhƣ: Uy tín, giao hàng chất lƣợng, đủ số lƣợng, thời gian, giá hợp lí, sẵn sàng hỗ 37 KẾT LUẬN CHƢƠNG Thông qua phân tích thực trạng công ty giúp công ty nắm bắt vấn đề tồn tại, chƣa khắc phục đƣợc từ tìm phƣơng hƣớng để giải Muốn xây dựng đƣợc nguồn cung cấp bền vững cần phải xây dựng dƣợc quy trình lựa chọn hợp lý, phù hợp tình hình thực tiễn công ty Do thông qua kết phân tích nhận định, tác giả xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp cụ thể phù hợp với công ty TNHH ScanCom Việt Nam đƣợc đề cập chƣơng 38 CHƢƠNG XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 3.1 Mục tiêu Xây dựng quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn công ty để nhân viên có trách nhiệm nắm rõ công việc trình tự bƣớc thực nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mang lại hiệu lựa chọn tốt Giúp công ty tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp tốt có uy tín, có nguồn cung ổn định, chất lƣợng tốt, giá phải chăng, có đủ lực đáp ứng yêu cầu công ty để hoạt động sản xuất đƣợc diễn liên tục Quản lý nhà cung cấp để hàng hóa mua từ nhà cung cấp đạt chất lƣợng tốt nhất, trì đƣợc mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp đạt yêu cầu từ giúp công ty xây dựng đƣợc nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, bền vững 3.2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp 3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp Sau nhận đƣợc yêu cầu nguồn nguyên liệu từ phận nghiên cứu phát triển phòng kỹ thuật công ty Phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp tiềm để cung cấp vật tƣ phục vụ cho hoạt động sản xuất công ty Trƣớc tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp nhân viên phòng mua hàng cần phải nghiên cứu thị trƣờng nguyên vật liệu, nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, giá để có lựa chọn tốt Đối với loại nguyên liệu khác bƣớc lựa chọn nhà cung cấp khác nhau: 39 - Đối với loại nguyên liệu thƣờng xuyên sử dụng phòng mua hàng tiến hành đánh giá, xem xét lại hồ sơ nhà cung cấp công ty Nếu nhà cung cấp có đủ lực đáp ứng tốt yêu cầu công ty tiếp tục hợp tác ngƣợc phòng mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp tốt - Đối với nguyên liệu mới, chƣa đƣợc sử dụng trƣớc nhân viên phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp loại nguyên liệu phƣơng tiện thông tin, báo đài, tạp chí, công cụ tìm kiếm,… 3.2.2 Khảo sát nhà cung cấp Khi có đƣợc danh sách nhà cung cấp ban đầu, nhân viên phòng mua hàng kết hợp với nhân viên phòng chất lƣợng thăm nhà cung cấp tiến hành khảo sát nhà cung cấp bảng câu hỏi (phụ lục 3) tiêu: - Quản lý lãnh đạo công ty - Quản lý chất lƣợng - Khả sản xuất/kỹ thuật - Thời hạn giao hàng - Vệ sinh nhà xƣởng Sau tiến hành khảo sát nhà cung cấp, nhân viên phòng mua hàng tiến hành cho điểm, tổng kết dựa vào đánh giá lực, mức độ đáp ứng so với tiêu chuẩn công ty Việc trực tiếp tới thăm nhà cung cấp cho đánh giá, nhận định ban đầu nhà cung cấp kết hợp với kết khảo sát để chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp để đƣa vào danh sách nhà cung cấp tiềm Kết nhƣ thông tin tổng quan ban đầu nhà cung cấp đƣợc nhân viên phòng mua hàng thông báo cho trƣởng phòng chất lƣợng kỹ thuật thƣ điện tử 40 3.2.3 Đánh giá nhà cung cấp Để kiểm tra lại kết đánh giá nhà cung cấp từ phòng mua hàng gửi tới Trƣởng phận InC đến thẩm định nhà cung cấp để kiểm tra yếu tố về: nhà máy, công suất, máy móc, vệ sinh,… Bên cạnh trƣởng phận InC kiểm tra tiêu chuẩn REACH nhà cung cấp REACH quy định EU đăng ký, đánh giá cấp phép sử dụng hóa chất với yêu cầu cao hơn, ảnh hƣởng đến thành phần doanh nghiệp Theo quy định này, hóa chất đƣợc dùng với khối lƣợng lớn đƣợc cho có khả ảnh hƣởng xấu đến sức khỏe ngƣời môi trƣờng phải đăng ký với quan quản lý hóa chất châu Âu.[7] Khi đánh giá nhà cung cấp phát nhà cung cấp có vấn đề sai, không đạt yêu cầu nhƣng khắc phục đƣợc trƣởng phận InC phát phiếu khắc phục – phòng ngừa để yêu cầu nhà cung cấp trả lời Nếu nhà cung cấp trả lời phiếu khắc phục – phòng ngừa thời gian yêu cầu, đƣa đƣợc nguyên nhân sai phạm hành động khắc phục hợp lí công ty ScanCom mua hàng từ nhà cung cấp Phiếu khắc phục phòng ngừa đƣợc phát phát nhà cung cấp có sai phạm Sau trƣởng InC tổng hợp kết đánh giá Nếu nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu tiêu chuẩn công ty nhƣ chứng nhận chất lƣợng chọn làm nhà cung cấp thức tiến hành bƣớc để kí kết hợp đồng trƣởng phận InC gửi thông tin nhà cung cấp cho phòng kỹ thuật, chất lƣợng, mua hàng thƣ điện tử 41 3.2.4 Gửi bảng yêu cầu tiêu chuẩn chất lƣợng, kĩ thuật công ty cho nhà cung cấp Khi lựa chọn đƣợc nhà cung cấp cung cho nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất công ty ScanCom nhân viên phòng mua hàng thông tin cho nhà cung cấp tất yêu cầu công ty: - Tiêu chuẩn hóa chất ScanCom - Mẫu đơn mua hàng - Yêu cầu phòng mua hàng - Tiêu chuẩn kỹ thuật: loại vật tƣ khác công ty gửi bảng tiêu chuẩn kỹ thuật khác Đây tiêu chuẩn cần thiết để nhà cung cấp đƣợc phép bán hàng hóa cho ScanCom, thiếu loại giấy tờ không đƣợc phép bán 3.2.5 Đánh giá kết thử nghiệm mẫu nhà cung cấp Trƣớc thực việc đặt hàng cho nhà cung cấp công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu sản phẩm thử nghiệm để đánh giá Đối với sản phẩm mới: yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu giấy tờ chất lƣợng Đối với số loại sản phẩm đặc biệt phải có giấy chứng nhận kiểm tra quan kiểm định Đối với sản phẩm cũ: yêu cầu nhà cung cấp lần giao hàng phải có giấy kiểm tra chất lƣợng nhà cung cấp sau công ty kiểm tra dựa báo cáo nhà cung cấp kiểm tra lại hàng hóa Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu nhân viên phận InC đảm nhận Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu quan trọng ảnh hƣởng tới toàn chất lƣợng nguyên liệu từ nhà cung cấp nên cần đƣợc kiểm tra kĩ lƣỡng để kịp thời phát lỗi sai nhƣ sản phẩm chƣa đạt để yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh cho phù hợp 42 3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu mẫu màu cho nhà cung cấp Để sản phẩm làm theo tiêu chuẩn màu sắc, kích thƣớc, trọng lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật gửi mẫu đến nhà cung cấp để đối chiếu với mẫu làm nhà cung cấp Có trƣờng hợp sau: - Trƣờng hợp 1: số loại nguyên vật liệu công ty có sẵn sản phẩm mẫu công ty gửi mẫu tới nhà cung cấp để nhà cung đối chiếu với sản phẩm đƣợc sản xuất từ nhà xƣởng nhà cung cấp - Trƣờng hợp 2: với loại nguyên liệu mới, công ty chƣa có mẫu sẵn công ty yêu cầu nhà cung cấp sản xuất sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng mà công ty gửi sau nhà cung cấp gửi sản phẩm mẫu sản xuất sang để công ty tiến hành kiểm tra 3.2.7 Kiểm tra vật tƣ đầu vào cho sản xuất hàng loạt Nhân viên phận InC kiểm tra hàng hóa sau đƣợc mua từ nhà cung cấp Việc kiểm tra đƣợc thực cách rút mẫu ngẫu nhiên theo tiêu chuẩn AQL 105E (ANSI / ASQC Z1.4, 1993) Kiểm tra vật tƣ đầu vào bƣớc quan trọng để kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, chất lƣợng hàng hóa không đạt yêu cầu báo cho nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa lỗi nhỏ lỗi lớn phải yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng 3.2.8 Theo dõi trình Sau phòng chất lƣợng kiểm tra đồng ý nhận hàng từ nhà cung cấp, hàng hóa đƣợc nhập vào kho Tùy vào nhu cầu phận cán quản lý kho cung ứng cho phận sản xuất Để quản lý đƣợc chất lƣợng hàng hóa sau đƣợc nhập vào kho trƣớc hàng hóa đƣợc đƣa vào kho đƣợc cập nhật hệ thống công ty ngày thời hạn sử dụng nguyên liệu Trƣớc nguyên liệu hết hạn sử dụng tháng hệ thống tự động gửi cảnh báo đến ngƣời có trách nhiệm Đối với nguyên 43 liệu hết hạn sử dụng trƣởng phận InC có nhiệm vụ kiểm tra lý nguyên liệu Ngoài để dễ dàng nhận biết đƣợc thời gian sử dụng nguyên liệu nên tiến hành dán nhãn màu lên bao bì nguyên liệu để trình xuất hàng từ kho dễ dàng nhận biết đƣợc nguyên liệu cũ để lấy đƣợc nguyên liệu đƣợc nhập trƣớc để đem tới phận sản xuất 3.2.8.1 Duyệt mẫu Đây công việc phận InC, duyệt mẫu sản xuất thử, tất chi tiết hàng mẫu nhƣ: màu sắc, kích thƣớc, độ bền, kết cấu,… để xem có chổ không ổn, vật tƣ không đạt yêu cầu chỗ nào, vấn đề trục trặc tiến hành sữa chữa, khắc phục Nếu nguyên nhân xuất phát từ nguồn nguyên liệu phải yêu cầu nhà cung cấp khắc phục để sản xuất hàng loạt đạt yêu cầu tránh gây lãng phí, tốn thời gian 3.2.8.2 Kiểm tra Quy trình kiểm tra chất lƣợng hàng hóa đƣợc diễn xuyết suốt trình sản xuất từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn chỉnh để đảm bảo chất lƣợng hàng hóa làm đạt chất lƣợng tốt Sau sản phẩm hoàn chỉnh nhân viên phận FC kiểm tra chất lƣợng sản phẩm để đảm bảo sản phẩm tới tay ngƣời tiêu dùng đạt chất lƣợng tốt 3.2.9 Kiểm tra hàng năm khắc phục phòng ngừa Việc kiểm tra tổng kết chất lƣợng hàng hóa nhà cung cấp hàng năm quan trọng để tổng kết đánh giá chất lƣợng hàng hóa nhà cung cấp giao cho công ty năm Nếu nhà cung cấp chƣa đạt, nhiều lỗi phòng chất lƣợng gửi yêu cầu trả lời hành động khắc phục phòng ngừa Để tránh tình trạng nhà cung cấp chậm trả lời nhƣ công ty cần có quy định cụ thể để ràng buộc nhà cung cấp chậm trả lời phạt để khắc phục đƣợc tình trạng hạn trả lời Vì bảng khắc phục phòng ngừa đóng vai 44 trò quan trọng giúp công ty đánh giá thái độ nhà cung cấp từ xem xét việc có tiếp tục quan hệ hợp tác với nhà cung cấp không 3.2.10 Cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp Cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng giúp xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài công ty nhà cung cấp, giúp xây dựng nguồn nguyên liệu ổn định, chất lƣợng tốt cho công ty Mục tiêu công ty cần nâng cao mức chất lƣợng nhà cung cấp từ Quality Inspection (QI) lên mức Quality Control (QC)     QI QC QA QM TQM QI: Quality Inspection (kiểm tra chất lƣợng) QC: Quality Control (kiểm soát chất lƣợng) QA: Quality Assurance (đảm bảo chất lƣợng) QM: Quality Management (quản lý chất lƣợng) TQM: Total Quality Management (quản lý chất lƣợng toàn diện) 3.2.10.1 Nội dung cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp bao gồm: Hƣớng dẫn nhà cung cấp xây dựng tài liệu - Tiêu chuẩn kiểm tra vật tƣ đầu vào - Quy trình kiểm tra công đoạn - Tiêu chuẩn kiểm tra xuất hàng - Tiêu chuẩn công việc - Hƣớng dẫn công việc - Quản lý thiết bị đo lƣờng - Quản lý khiếu nại khách hàng - Quản lý vẽ - Lập báo cáo 45 Đào tạo - Hƣớng dẫn lập kế hoạch đào tạo - Tài liệu đào tạo Thực - Áp dụng vào thực tế hƣớng dẫn xây dựng tài liệu - Lƣu hồ sơ - Lập báo cáo - Thống kê, phân tích - Cải tiến dựa vào bảng phân tích 3.2.10.2 Các bƣớc thực - ƣớc 1: Phòng chất lƣợng lập kế hoạch thực cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp sau gởi đến phòng mua hàng - ƣớc 2: Phòng mua hàng gởi tài liệu thông báo đến nhà cung cấp - ƣớc 3: Phòng chất lƣợng hƣớng dẫn nhà cung cấp xây dựng, quản lý hệ thống kiểm tra chất lƣợng, tài liệu biểu mẫu liên quan - ƣớc 4: Nhà cung cấp thực cải tiến gửi đến công ty ScanCom - ƣớc 5: Phòng chất lƣợng tiến hành kiểm tra lại hiệu việc cải tiến nhà cung cấp, chƣa đạt tiếp tục hƣớng dẫn nhà cung cấp cải tiến - ƣớc 6: Nếu nhà cung cấp hoàn thành việc cải tiến đạt yêu cầu ScanCom, phòng chất lƣợng lƣu hồ sơ hoàn tất 3.3 Quản lý nhà cung cấp 3.3.1 Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp Hằng năm nhân viên phòng mua hàng chất lƣợng tiến hành tổng kết đánh giá nhà cung cấp danh sách cung cấp hàng hóa cho công ty thông qua bảng đánh giá Việc đánh giá quan trọng, thông qua kết đánh giá ban lãnh đạo công ty nhận xét đƣợc nguồn cung cấp thời gian qua có vấn đề tồn để tìm phƣơng pháp khắc phục, nhà cung cấp tốt xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài 46 Để kết đánh giá đƣợc xác, khách quan phận mua hàng chất lƣợng cần có liên kết chặt chẽ, thống tiêu đánh giá để tránh tình trạng trùng lặp tiêu nhƣ Sau bảng đánh giá nhà cung cấp đƣợc xây dựng dựa hai bảng đánh giá cũ công ty Bảng 3.1: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp S T T Điểm TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ Chất lƣợng sản Trọng số 1.5 - Sai sót nhỏ 2.5 -3 Đúng với yêu cầu phẩm 0-1 Có sai sót quy định, khắc phục đƣợc phạm vi cho phép công ty Quản lý hệ thống QI (Quality Inspection) QA (Quality Assurance) 30% 5S Nhà xƣởng bẩn, bụi, lộn xộn QC (Quality Control) Nhà xƣởng Tuân thủ 5S đầy đủ 10% Không có mẫu Có mẫu nhƣng chứng nhận kiểm tra liên quan Có mẫu có chứng Chất lƣợng hàng mẫu Thời gian trả lời khắcphục - phòng ngừa Thời gian giao hàng Giá bán Không hồi đáp khắc Hồi đáp nhƣng trễ phục thời gian quy định Chậm từ ngày trở lên Chậm ngày Giá bán lẻ Giá bán sỉ Phƣơng thức giao hàng Giao kho nhà cung cấp Phƣơng thức toán Tiền mặt (trả ngay) 10 Thời gian phản hồi cố có phát sinh Chuyển khoản (dƣới 30 ngày) 40% Phòng chất lƣợng:50% nhận kiểm tra đầy đủ 10% Hồi đáp thời gian 10% Đúng thời gian thỏa thuận Chiết khấu theo số lƣợng Giao công ty 30% Chuyển khoản (trên 30 ngày) 10% 20% 10% Trên tiếng Từ đến tiếng Dƣới tiếng 5% 11 Thời gian hợp tác với công ty Dƣới năm Từ đến năm Trên năm 5% 12 Quy mô sản xuất Nhà nhập Nhà phân phối Nhà sản xuất 10% 13 Số lƣợng hàng hóa tối đa đáp ứng nhu cầu công ty Đáp ứng từ 50% Đáp ứng đƣợc yêu đến < 100% cầu Đáp ứng dƣới 50 % ộ phận phụ trách Phòng mua hàng: 50% 10% Nguồn: Tác giả tự tổng hợp tháng 4/2012 ảng đánh giá có thang điểm đƣợc quy chung thang điểm chung cho hai phòng ban với tiêu thức đánh giá chi tiết giúp kết đánh giá xác, khách quan 47 3.3.2 Theo dõi, kiểm soát Trong trình thực hợp đồng, để tránh tình trạng nhà cung cấp giao hàng không đạt chất lƣợng nhƣ thỏa thuận hợp đồng cần phải có quy định trách nhiệm, nghĩa vụ quyền lợi cho nhà cung cấp Nhà cung cấp thực tốt tiếp tục hợp tác đƣợc hƣởng ƣu đãi, hỗ trợ công ty Còn ngƣợc lại loại khỏi danh sách công ty Trong trình nhận hàng từ nhà cung cấp, nhân viên phòng chất lƣợng phải theo dõi kiểm soát hàng hóa chặt chẽ để kịp thời phát vấn đề phát sinh xảy trình thực hợp đồng để khắc phục 3.3.3 Đào tạo Để tạo lập mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với nhà cung cấp, trì đƣợc hài lòng đòi hỏi phải có nổ lực từ phía Về phía công ty cần có sách hỗ trợ, đào tạo để giúp nhà cung cấp nâng cao đƣợc chất lƣợng sản phẩm Việc đào tạo nhà cung cấp phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, có hiệu Tổ chức buổi đào tạo công ty mời nhân viên từ nhà cung cấp thăm quan nhà xƣởng trực tiếp lỗi thƣờng gặp nhà cung cấp hƣớng dẫn đào tạo để nhân viên tham gia đào tạo hiểu rõ cách khắc phục sai phạm Để việc đào tạo có hiệu tránh lãng phí không cần thiết, cần tổ chức buổi đào tạo sát với thực tế tình hình doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp chi phí để nâng cao hệ thống chất lƣợng sản phẩm, cho nhân viên công ty tới nhà cung cấp trực tiếp giám sát hƣớng dẫn nhà cung cấp khắc phục 48 KẾT LUẬN CHƢƠNG Đối với doanh nghiệp việc tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp có nguồn nguyên liệu ổn định, giá hợp lý đóng vai trò quan trọng phát triển bền vững doanh nghiệp Để tìm kiếm nhà cung cấp tốt xây dựng đƣợc quy trình lựa chọn nhà cung cấp cụ thể giúp ích nhiều giúp công ty giảm chi phí, thời gian tìm kiếm nhà cung cấp Bên cạnh tìm kiếm nhà cung cấp xây dựng đƣợc mối quan hệ làm ăn lâu dài quản lý đƣợc nhà cung cấp giúp cho hoạt động sản xuất công ty ổn định, giúp công ty cạnh tranh thƣơng trƣờng Tác giả hy vọng quy trình lựa chọn nhà cung cấp mà tác giả xây dựng đƣợc ứng dụng hoạt động lựa chọn nhà cung cấp công ty thời gian tới 49 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kiến nghị  Đối với doanh nghiệp Nguyên vật liệu nhân tố quan trọng ảnh hƣởng trực tiếp đến phát triển sống doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất nhƣ công ty ScanCom Vì công ty cần tìm kiếm xây dựng mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với nhà cung cấp tiềm năng, để đảm bảo nguồn cung ổn định trì hoạt động sản xuất liên tục Bên cạnh công ty cần có sách hỗ trợ nhà cung cấp nhiều để nhà cung cấp mạnh dạn đổi mới, cải tiến máy móc, kỹ thuật để nâng cao chất lƣợng hàng hóa  Đối với nhà nƣớc Việt Nam phấn đấu để trở thành nƣớc xuất siêu thời gian tới Tuy nhiên đa số sản phẩm xuất Việt Nam lại có nguyên liệu từ nhập làm ảnh hƣởng lớn đến giá trị sản phẩm xuất khẩu, gây khó khăn cho doanh nghiệp nƣớc phải phụ thuộc vào biến động thị trƣờng nguồn cung nƣớc Trong ngành công nghiệp phụ trợ nƣớc bỏ ngỏ, chƣa đƣợc đầu tƣ mức Cần có quan tâm đầu tƣ cho ngành công nghiệp phụ trợ nƣớc Cụ thể:  Khuyến khích mở rộng đầu tƣ lĩnh vực ngành công nghiệp phụ trợ  Có sách ƣu đãi thuế cho doanh nghiệp Kết luận Tìm kiếm đƣợc nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, có khả đáp ứng yêu cầu công ty mối quan tâm nhiều doanh nghiệp Có đƣợc nguồn cung bền vững doanh nghiệp trì đƣợc hoạt động sản xuất đƣợc 50 liên tục, cạnh tranh đƣợc với đối thủ, sản phẩm làm đạt chất lƣợng cao, giá thành hạ,…góp phần đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp Là công ty sản xuất hàng xuất khẩu, thị trƣờng công ty nƣớc châu Âu Vì công ty ScanCom quan tâm đến chất lƣợng sản phẩm việc làm để sản phẩm làm đạt chất lƣợng tốt, tỉ lệ hàng lỗi Xuất phát từ thực tế dựa vào lý luận thu thập đƣợc tác giả hy vọng việc ứng dụng đƣợc quy trình lựa chọn nhà cung cấp vào thực tế công ty góp phần giúp công ty có đƣợc nguồn cung cấp bền vững TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Công Ty TNHH ScanCom Việt Nam, Phòng Chất Lƣợng, Báo Cáo đánh giá nhà cung cấp năm 2010 [2] Công Ty TNHH ScanCom Việt Nam, Phòng Chất Lƣợng, Hội thảo khách hàng năm 2011 [3] Công Ty TNHH ScanCom Việt Nam, Phòng Mua Hàng, Bảng đánh giá chất lượng nhà cung cấp [4] Công Ty TNHH ScanCom Việt Nam, Phòng Nhân Sự, Chức – nhiệm vụ Phòng – Ban công ty TNHH ScanCom Việt Nam [5] Đoàn Thị Hồng Vân (2011), Quản trị cung ứng, NXB Tổng Hợp, TP Hồ Chí Minh [6] http://www.logistics-institute.vn/vi/nganh-logistics/240-quan-tri-chuoi-cungung-la-gi.html [7] http://portal.tcvn.vn/default.asp?action=article&ID=3569 [8] http://www.the-reseller-network.com/content/69/types-of-suppliers/ [9] http://www.the-reseller-network.com/content/68/suppliers/