Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH scancom việt nam

Vì vậy việc xây dựng qui trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, cónguồn nguyên liệu ổn định đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp là một nhucầu cần thiết, một trong những đ

Trong thời gian thực tập 04 tháng tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam với

đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty

TNHH ScanCom Việt Nam”, em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các anh

chị trong công ty đặc biệt là các anh chị trong phòng chất lượng Đã hướng dẫn tậntình những kiến thức và kinh nghiệm quý báu để em có thể hoàn thành tốt được đềtài này

Để có được như hôm nay, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến quý thầy côTrường Đại học Lạc Hồng và khoa Quản trị - Kinh tế Quốc tế đã tận tình truyền đạtcho e nhiều kiến thức về chuyên ngành kinh tế, cũng như kiến thức và kỹ năngsống Đó là nền tảng vững chắc để em bước tiếp con đường phía trước

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Tân đãhướng dẫn và giúp đỡ để em hoàn thành tốt đề tài này

Và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bạn bè – nhữngngười đã ở bên cạnh động viên và đóng góp ý kiến cho đề tài em được hoàn thiệnhơn

Thay cho lời kết em xin kính chúc tất cả nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thànhcông trong cuộc sống

Đồng Nai, Tháng 06 năm 2012Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Yến Thư

LỜI CẢM ƠN

PHIẾU NHẬN XÉT ĐỀ TÀI CỦA CƠ QUAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT – BẢNG – BIỂU ĐỒ - HÌNH ẢNH -SƠ ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ CUNG CẤP 4

1.1 Khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm nhà cung cấp 4

1.1.2 Khái niệm nhà cung cấp tốt 4

1.1.3 Nguồn cung cấp 4

1.1.4 Cung ứng và các khái niệm có liên quan 5

1.1.4.1 Mua hàng 5 1.1.4.2 Thu mua 5 1.1.4.3 Quản trị cung ứng 5 1.2 Phân loại 5

1.2.1 Nhà sản xuất 5

1.2.2 Nhà phân phối 6

1.2.4 Nhượng quyền thương hiệu 6

1.2.4 Nhà nhập khẩu và xuất khẩu 6

1.2.5 Nhà thủ công 6

1.3 Tầm quan trọng của việc lựa chọn nguồn cung cấp đối với doanh nghiệp 7

1.3.1 Vai trò của nhà cung cấp 7

1.3.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh 7

1.3.2.2 Cung ứng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 8

1.3.2.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài

8 1.3.2.4 Ý nghĩa của quản trị cung ứng 9

1.3.3 Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững 9

1.3.3.1 Thu thập thông tin về nhà cung cấp 10

1.3.3.2 Có chính sách phát triển các nhà cung cấp 10

1.3.3.3 Tạo sự tín nhiệm với nhà cung cấp 11

1.3.3.4 Xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp 12

1.3.3.5 Quản lý nhà cung cấp 13

1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 14

1.4.1 Giai đoạn khảo sát 14

1.4.2 Giai đoạn lựa chọn 15

1.4.2 Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng 15

1.4.3 Giai đoạn thử nghiệm 16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 18

2.1 Tổng quan về công ty ScanCom 18

2.1.1 Giới thiệu sơ lược 18

2.1.1.1 Tổng công ty ScanCom 18

2.1.2 Cơ cấu công ty ScanCom Việt Nam 21

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 21 2.1.2.1 Chức năng một số phòng ban 21 2.1.3 Tình hình kinh doanh 24

2.1.3.1 Giới thiệu sản phẩm 24 2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ 27 2.2 Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam 28

2.2.1 Thực trạng tại công ty 28

2.2.1.1 Chưa có quy trình đánh giá cụ thể 28 2.2.1.2 Thiếu đồng bộ giữa các phòng ban 28 2.2.1.3 Chậm trả lời hành động khắc phục phòng ngừa 31 2.2.3 Đánh giá chất lượng nhà cấp 32

2.2.3.1 Thiếp lập phiếu khảo sát 32 2.2.3.2 Thu thập số liệu 32 2.2.3.3 Xử lý số liệu33 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 37

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 38

3.1 Mục tiêu 38

3.2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp 38

3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 38

3.2.2 Khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp 39

3.2.4 Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lượng, kĩ thuật của công ty cho nhà

cung cấp 41

3.2.5 Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp 41

3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp 42

3.2.7 Kiểm tra vật tư đầu vào cho sản xuất hàng loạt 42

3.2.8 Theo dõi quá trình 42

3.2.8.1 Duyệt mẫu 43 3.2.8.2 Kiểm tra 43 3.2.9 Kiểm tra hàng năm và khắc phục phòng ngừa 43

3.2.10 Cải tiến chất lượng nhà cung cấp 44

3.2.10.1 Nội dung cải tiến chất lượng nhà cung cấp bao gồm: 44 3.2.10.2 Các bước thực hiện 45 3.3 Quản lý nhà cung cấp 45

3.3.1 Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp 45

3.3.2 Theo dõi, kiểm soát 47

3.3.3 Đào tạo 47

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 48

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BRC British Retail Consortium

BSCI Business Social Compliance Initiative

CM Contract Manufacturing

C.O.C Chain of Costudy

Co.,LTD Corporation Limited

TQC Total Quanlity Control

TQM Total Quality Management

UBNN TP HCM Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

Bảng 2.1: Bảng đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng mua hàng 29

Bảng 2.2: Bảng Cơ cấu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng chất lƣợng 30

ảng 2.3: Thang điểm đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng 30

Bảng 2.4: Bảng tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp 33

Bảng 2.5: Bảng thể hiện loại hình kinh doanh của doanh nghiêp 33

Bảng 2.6: Bảng thể hiện loại giá nhà cung cấp áp dụng cho ScanCom 34

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp 35

Bảng 3.1: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp 46

Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm` 24Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ phần trăm nguyên liệu dùng trong sản xuất 26Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thị trường xuất khẩu của công ty ScanCom 27Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa

2009-2010 31

Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2010

-201 32

Hình 2.1: Trụ sở công ty ScanCom tại Việt Nam 19Hình 2.2: Một số sản phẩm bàn ghế ngoài trời của công ty 25

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 15

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của tổng công ty ScanCom 18

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty ScanCom Việt Nam 21

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp với nhau để có thể tồn tại và phát triển bền vững, có chỗ đứng trên thịtrường Việc hội nhập nền kinh tế thế giới đã mang lại cho doanh nghiệp nhiềuthuận lợi, bên cạnh đó cũng không ít khó khăn Để có thể cạnh tranh được với cácđối thủ đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,cải tiến mẫu mã để đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, sử dụng hiệu quả

và hợp lý các nguồn lực như: vốn, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, máy móc, thiếtbị…Tuy nhiên để có thể làm được đều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn cungcấp nguyên liệu dồi dào ổn định, đảm bảo đáp ứng tiến độ sản xuất của công ty

Vì vậy việc xây dựng qui trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, cónguồn nguyên liệu ổn định đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp là một nhucầu cần thiết, một trong những điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp phát triển bềnvững Từ thực tế trên tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lýnhà cung cấp tại công ty TNHH SCANCOM VIỆT NAM” làm đề tài nghiên cứucủa tác giả

2 Tổng quan các vấn đề nghiên cứu liên quan

Trước đây việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa vào giá đã khôngmang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp[5] Vì chỉ dựa vào giá cả để đánh giá nhàcung cấp thôi chưa đủ, giá cả phù hợp nhưng khả năng nhà cung cấp hoàn thànhđúng với đơn đặt hàng về chất lượng, qui cách, phẩm chất của sản phẩm, sự ổn định

về nguồn hàng…sẽ không chắc được đảm bảo

Việc xây dựng quy trình đánh giá cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp có thể chọn lựađược nhà cung cấp tốt cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chodoanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp có thể tập trung mở rộng quy mô kinh doanh

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt phải dựa trên nhiều yếu tố như: Uy tín,giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, đúng thời gian, giá cả hợp lí, sẵn sàng hỗ

trợ doanh nghiệp về việc áp dụng các công nghệ kĩ thuật tiên tiến, giúp doanhnghiệp giảm chi phí, đảm bảo được nguồn nguyên liệu dồi dào, ổn định… [5]

Lựa chọn được nhà cung cấp tốt, phù hợp với doanh nghiệp và quản lý được

họ sẽ giúp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tốt, giúp xây dựng mối quan hệ hợptác dài hạn giữa 2 bên, hoàn thành tốt các hợp đồng với đối tác

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nhận thức được vai trò quan trọng của nhà cung cấp trong quá trình phát triểncủa công ty, phân tích đánh giá thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty và thuthập thông tin về các nhà cung cấp từ đó xây dựng hệ thống lựa chọn và quản lý nhàcung cấp phù hợp với tình hình của công ty giúp tiết kiệm chi phí, thời gian tronghoạt động lựa chọn nhà cung cấp của công ty

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: hoạt động lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu tạicông ty TNHH ScanCom Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Địa điểm: công ty TNHH ScanCom Việt Nam

+ Thời gian nghiên cứu: 3 năm từ 2009 -2011

5 Phương pháp Nghiên cứu

- Đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát Đối tượng khảo sát là các nhàcung cấp nguyên vật liệu cho công ty

- Phỏng vấn: lấy ý kiến của các chuyên gia trong việc tìm kiếm nhà cung cấptốt nhất

- Quan sát khách quan: quan sát và đưa ra ý kiến cá nhân về tình hình lựachọn nhà cung cấp tại công ty

6 Ý nghĩa của đề tài

Một nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đóng vai trò rấtquan trọng giúp duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng,

hạ giá thành sản phẩm

Vì vậy việc xây dựng được một quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cụ thể phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìmđược nhà cung cấp tốt, phù hợp nhanh chóng tiết kiệm thời gian.

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, thì nội dung chính của đề tài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nhà cung cấp

Chương 2: Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom

Việt Nam

Chương 3: Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty

TNHH ScanCom Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ CUNG CẤP 1.1 Khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm nhà cung cấp

Nhà cung cấp là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cầnthiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh Thông thường, nhà cung cấp được hiểu làđơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm,bán thành phẩm Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi lànhà cung cấp dịch vụ.[6]

1.1.2 Khái niệm nhà cung cấp tốt

Một nhà cung cấp đáng tin cậy là một người luôn trung thực và công bằngtrong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân mình; Họ có đầy đủcác trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công nghệ tốt để có thể cungcấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn với giá cả hợp lý;Nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến,linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện hơn, vàcuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đáp ứng nhiềunhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất [5,tr 244]

1.1.3 Nguồn cung cấp

Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hànghóa, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn Bạn nên xâydựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối,cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với

họ Sau đó, bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồnhàng hóa, dịch vụ mà bạn nhận được từ nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm trahàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng [6]

1.1.4 Cung ứng và các khái niệm có liên quan

Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức thì mua hàng/cung ứng làhoạt động không thể thiếu Xã hội càng phát triển thì vai trò của cung ứng càngthêm quan trọng Giờ đây cung ứng được coi là vũ khí chiến lược giúp tăng sứccạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường [5]

Trong thực tế tại các công ty khi nói về hoạt động cung ứng nguyên vật liệungười ta hay dùng các từ: mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng

1.1.4.1 Mua hàng

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổchức Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vậtliệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho hoạt động của tổ chức.[5]

Tìm và mua từ các nhà cung cấp như các nhà sản xuất và nhà cung cấp tạinguồn của chuỗi cung ứng sẽ cho phép bạn được hưởng lợi từ giá rẻ nhất [9]

1.2 Phân loại

1.2.1 Nhà sản xuất

Đây là những công ty nghiên cứu, phát triển và thực sự sản xuất các sản phẩmthành phẩm đã sẵn sàng cho mua Các nhà sản xuất là nguồn của chuỗi cung ứng.Nhà phân phối, bán buôn, đại lý, nhà bán lẻ mua hàng hóa từ nhà sản xuất và nhàcung cấp sẽ được hưởng lợi về giá rẻ do không có công ty trung gian, lợi nhuậnđược gia tăng [8]

1.2.2 Nhà phân phối

Đây là các công ty mua hàng hóa với số lượng lớn hơn từ các nhà sản xuất Họtích trữ số lượng hàng hóa lớn sau đó bán lại cho các nhà phân phối, bán buôn vàbán lẻ địa phương Các nhà bán buôn và phân phối cũng có thể cung cấp hàng hóatrực tiếp với số lượng lớn hơn cho các tổ chức, cơ quan chính phủ Một nhà bánbuôn chính hãng sẽ yêu cầu thuế giá trị gia tăng của bạn hoặc mã số thuế, điều nàyphân biệt họ với các nhà bán lẻ giảm giá và các đại lý thị trường [8]

1.2.3 Nhượng quyền thương hiệu

Chủ Doanh nghiệp sẽ cấp giấy phép cho một cá nhân, cho phép họ phát triểnkinh doanh của riêng mình bằng cách sử dụng thương hiệu, tên, bí quyết và hệthống kinh doanh của bên nhượng quyền trong đó bao gồm các nhà cung cấp vàthường ở mức giá tốt hơn nhiều so với một cá nhân có thể nhận được từ chính họ.[8]

1.2.4 Nhà nhập khẩu và xuất khẩu

Những nhà cung cấp sẽ mua các sản phẩm từ nhà sản xuất ở một nước và xuấtkhẩu hoặc một nhà phân phối trong một quốc gia khác, hoặc nhập khẩu từ nướcxuất khẩu vào đất nước của họ Một số có thể ra nước ngoài để mua trực tiếp từ cácnhà cung cấp trong một quốc gia khác [8]

1.2.5 Nhà thủ công

Đây là các nhà sản xuất các sản phẩm họ đã thiết kế hay sản xuất trên quy mônhỏ độc đáo của nền kinh tế và thường sẽ bán trực tiếp cho các nhà bán lẻ hayngười tiêu dùng cuối cùng thông qua các đại lý, chương trình thương mại [8]

1.3 Tầm quan trọng của việc lựa chọn nguồn cung cấp đối với doanh nghiệp

1.3.1 Vai trò của nhà cung cấp

Nhà cung cấp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của một doanh nghiệp

Chất lượng nguyên vật liệu có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩmđầu ra Ở nhiều công ty, qua số liệu thống kê cho thấy: 50% khiếm khuyết của sản phẩm là do chất lượng nguyên vật liệu đầu vào gây ra [5, tr 35]

- Một nhà cung cấp tốt là một tài nguyên vô giá (A good Supplier: Aninvaluable resource) [5]

- Để sản xuất được những sản phẩm nổi tiếng thế giới bạn cần có ý tưởng,thiết kế và quy cách phẩm chất đặc biệt, nhưng hơn tất cả bạn cần có những nhàcung cấp tốt [5]

- Bạn chỉ có thể làm ra những sản phẩm tốt khi bạn có những nhà cung cấptốt [5]

Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thực sự làmột tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của tổ chức.Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổchức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến

độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đócòn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao hơn.[5, tr 231]

1.3.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh

1.3.2.1 Cung ứng là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong

mọi tổ chức

Mọi doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển, nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ Cung ứng là hoạt động

không nhằm đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp - cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức [5, tr 28]

1.3.2.2 Cung ứng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu

quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hoạt động cung ứng đảm bảo 2 yếu tố: máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu.Nếu hoạt động cung ứng tốt: cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, trang thiết bị,nguyên vật liệu, với máy móc đạt chất lượng tốt, công nghệ tiên tiến, nguyên vậtliệu tốt, giá rẻ… thì hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mới có thểdiễn ra liên tục nhịp nhàng, với năng suất cao, tiết kiệm chi phí và làm ra sản phẩmđạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng Đặc biệttrong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao tronggiá thành sản phẩm thì cung ứng càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạtđộng kinh doanh của tổ chức [5, tr 29]

1.3.2.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên

ngoài

Đối với mỗi doanh nghiệp để cung cấp nguyên liệu cho hoạt động sản xuất, có

2 nguồn:

 Doanh nghiệp tự sản xuất

 Mua từ bên ngoài

Nếu cung ứng làm tốt chức năng của mình: cung cấp nguyên vật liệu đúng têngọi và chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian và với chi phí thấp, thì sản xuất sẽ tiếnhành liên tục, nhịp nhàng, mang lại hiệu quả cao; Còn ngược lại thì sản xuất sẽ bịgián đoạn và hiệu quả thấp Cung ứng không chỉ điều phối hoạt động sản xuất –kinh doanh của chính doanh nghiệp của mình mà còn có khả năng can thiệp, chiphối hoạt động sản xuất- kinh doanh của các nhà cung cấp (hỗ trợ tài chính, cungcấp trang thiết bị phù hợp, hướng dẫn kỹ thuật…) Do vậy cung ứng chính là ngườiđiều phối sản xuất từ bên ngoài [5, tr 29]

1.3.2.4 Ý nghĩa của quản trị cung ứng

Cung ứng có ý nghĩa rất to lớn, cụ thể: [5, tr 30]

 Đảm bảo cho sản xuất tiến hành nhịp nhàng, liên tục

 Tạo điều kiện nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, kích thích các hoạtđộng sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra các năng lực sản xuất mới

 Tạo điều kiện nâng cao chất lượng/hạ giá thành sản phẩm

 Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.1.3.3 Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững

Nguồn cung cấp tốt là tài sản vô giá của công ty, nó cũng có vị trí quan trọngkhông hề thua kém vai trò của các kỹ sư thiết kế và đội ngũ công nhân lành nghề.Đặc biệt là đối với các công ty công nghệ cao, kỹ thuật hiện đại, nguyên liệu đầuvào khan hiếm, thì nguồn cung cấp lại càng có ý nghĩa to lớn hơn [5, tr 231]

Trước đây, phần lớn các mối quan hệ người mua và người bán thường đượcgiữ ở mức độ không quá thân mật Trong nhiều trường hợp, người mua và ngườibán là đối thủ của nhau và cả hai đều tin rằng họ chỉ giao dịch được với nhau khimột bên phải chịu thua thiệt [5, tr 46]

Trái với xu hướng trước đây, người ta tập trung mở rộng danh sách các nhàcung cấp, ra sức tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc làm ăn theo kiểu “ chụpgiựt”, “ăn xổi ở thì”, thì ngày nay, ngưởi ta tập trung xây dựng nguồn cung cấp bềnvững Người ta giảm thiểu số đầu mối cung cấp, lựa chọn các nhà cung cấp tiềmnăng và xây dựng liên minh chiến lược với họ [5, tr 232]

Để thực hiện được mục tiêu phát triển và duy trì được nguồn cung cấp nguyênliệu bền vững và lâu dài cần những bước sau:

1.3.3.1 Thu thập thông tin về nhà cung cấp

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tiềm năng và xây dựng các liên minh chiếnlược, cần phải thu thập, cập nhật đầy đủ thông tin về nhà cung cấp Các nguồn

thông tin sau đây sẽ rất bổ ích, giúp công ty mua có thể lựa chọn được các nhà cungcấp tiềm năng:[5, tr 233]

 Hồ sơ về các nhà cung cấp

 Các catalog của nhà cung cấp

 Các đăng ký kinh doanh và niên giám thống kê

 Tạp chí thương mại và các báo, tạp chí khác

 Các trang vàng

 Các quảng cáo của nhà cung cấp

 Thông tin từ các nhân viên bán hàng

 Các cuộc hội chợ, triển lãm thương mại

 Cán bộ công nhân viên của công ty mua hàng

 Thông tin từ bộ phận cung của các hãng khác… [5, tr 231]

Từ những thông tin thu thập được công ty sẽ tiến hành xử lý, phân tích vàđánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng Các chỉ tiêu để đánh giá một nhàcung cấp tiềm năng được dựa trên các yếu tố sau:

lý dự án, hợp tác để nâng cao chất lượng sản phẩm, trang bị công

nghệ hiện đại, máy móc thiết bị mới, đào tạo công nhân…nhằm giúp nhà cung cấp

có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của người mua [5, tr 234]

1.3.3.3 Tạo sự tín nhiệm với nhà cung cấp

Đã từ lâu các nhà quản trị nhận ra rằng: sự tín nhiệm của khách hàng là tài sảnquý giá và cố gắng tạo lập sự tín nhiệm đối với họ Khách hàng ở đây bao gồm cảkhách hàng đầu ra – các nhà tiêu thụ sản phẩm và khách hàng đầu vào – các nhàcung cấp [5, tr 234]

Đối với các nhà cung cấp công ty mua hàng tạo sự tín nhiệm bằng cách nhậnhàng, thanh toán đầy đủ, đúng hạn, làm việc với tinh thần cởi mở, công bằng, thẳngthắn, luôn sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ khách hàng vượt qua khó khăn, hợp tác cùngkhách hàng để không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh [5, tr 234]

Trong điều kiện hiện nay cải tiến phương pháp làm việc, đổi mới công nghệ làyếu tố quan trọng, có tính chất quyết định để làm giảm chi phí sản xuất, nâng caosức cạnh tranh của doanh nghiệp và sản phẩm của họ Nhưng muốn làm đượcnhững điều đó thì cần phải chi rất lớn, chi phí cho nghiên cứu và phát triển, chi phíđầu tư trang thiết bị mới… Nếu không có sự đảm bảo chắc chắn cho đầu ra của sảnphẩm, thì nhà cung cấp có thể gặp rủi ro rất lớn Do đó, trong nhiều trường hợp nhàsản xuất sợ rủi ro và trù trừ, ngần ngại, không dám đầu tư Vì vậy, những cơ hộichính để giảm chi phí thông qua nghiên cứu và phát triển đã bị bỏ phí, không đượctận dụng.[5, tr 236]

Việc sử dụng các chiến lược sử dụng nhiều nhà cung cấp và chào giá cạnhtranh đòi hỏi người mua phải cung cấp cho người bán những yêu cầu về quy cách,chất lượng sản phẩm thật cụ thể, chính xác Để đảm bảo tính đồng nhất của chấtlượng sản phẩm , người mua yêu cầu các nhà cung cấp phải tuân thủ nghiêm ngặtcác tiêu chuẩn đã đặt ra Vì vậy, các nhà cung cấp không thể đưa ra ra những ýtưởng sáng tạo, những sửa đổi, bổ sung nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản

phẩm, giảm chi phí sản xuất, mà chỉ cố gắng thực hiện những cam kết trong hợpđồng Và như vậy những khả năng giảm chi phí sản xuất đã bị ngăn chặn [5, tr 236]Hơn thế nữa, bằng việc thay đổi thường xuyên các nhà cung cấp, người mua

đã tự tước đoạt cơ hội làm giảm chi phí sản xuất của mình từ các nhà cung cấp của

họ, thông qua hiệu quả đường cong kiến thức mở rộng kèm theo các hoạt động sảnxuất Và những kinh nghiệm tích lũy được từ quá trình sản xuất lâu dài, hiển nhiêncác nhà cung cấp tiềm năng, có mối quan hệ hợp tác dài hạn, sẽ có nhiều khả năngthực hiện các cải tiến góp phần giảm chi phí hơn các nhà cung cấp mới [5, tr 236]

1.3.3.4 Xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp

Quan hệ hợp tác trong cung ứng là quan hệ cộng tác giữa người mua và ngườibán, trên cơ sở hai bên chấp thuận một mối quan hệ hợp tác với một mức độ phụthuộc nhất định vào nhau, trong khuôn khổ một dự án đầu tư hay một hợp đồngcung ứng riêng biệt [5, tr 237]

Quan hệ hợp tác đòi hỏi các bên phải chia sẻ cho nhau những thông tin cầnthiết với tinh thần tin cậy và tôn trọng lẫn nhau Cần lưu ý rằng: thuật ngữ” quan hệhợp tác trong cung ứng” không bao hàm có hay không có mối quan hệ đơn nhất.Nghĩa là công ty mua hàng có thể có một, hai, hay ba “ người cộng tác” cho cùngmặt hàng, mặc dù khuynh hướng chung thiên về một nhà cung cấp duy nhất chomột mặt hàng nhất định [5, tr 237]

Một trong những nguyên tắc cơ bản của TQC ( Total Quanlity Control – Kiểmtra chất lượng toàn diện) – cách tốt nhất để duy trì chất lượng của hàng hóa haydịch vụ phải là duy trì chất lượng ở tất cả các khâu từ dưới lên trên, từ đầu đếncuối; Phải tổ chức tốt các mối quan hệ giữa công ty với các nhà cung cấp [5, tr 77]Trên cơ sở chiến lược kinh doanh của công ty, bộ phận cung ứng luôn chútrọng cải tiến mối quan hệ với các nhà cung cấp Họ rất quan tâm đến việc: [5, tr 78]

 Thiết lập các chỉ tiêu tốt hơn để đánh giá được mức tồn kho tốt nhất;

 Phát triển thêm các nguồn cung ứng để đảm bảo giao hàng được nhanh hơn, chính xác hơn;

 Cải tiến cách đặt hàng;

 Cải tiến chất lượng thông tin cung cấp cho các nhà cung ứng;

 Cải tiến phân phối hàng tốt hơn;

 Tìm hiểu kỹ yêu cầu của các nhà cung cấp

Để tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty mua hàng và các nhà cung cấpphải trải qua nhiều giai đoạn với niềm tin tăng dần Một nhà quản trị Nhật Bản đãnói rằng: có ba giai đoạn trong mối quan hệ giữa các nhà sản xuất/công ty mua hàng

và các nhà cung cấp vật tư Trong giai đoạn 1, nhà sản xuất kiểm tra chấ lượng toàn

bộ vật tư được cung cấp Giai đoạn hai, chỉ kiểm tra xác xuất một số vật tư Vàtrong giai đoạn cuối, nhà sản xuất nhận tất cả những gì nhà cung cấp gửi đến màkhông cần kiểm tra nữa Chỉ trong giai đoạn ba này, mới có thể nói mối quan hệ thật

sự đáng tin cậy đã được thiết lập giữa nhà sản xuất và các nhà cung cấp [5, tr 79]

1.3.3.5 Quản lý nhà cung cấp

Để có thể khắc phục được những nguy cơ của “quan hệ hợp tác”, phát huy cácđiểm mạnh của những mối quan hệ này, thì cần thực hiện quản lý các nhà cung cấp,đặc biệt là trong các trường hợp người mua có góp vốn chung với nhà cung cấp.Người mua sẽ nêu rõ những trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các nhà cungcấp Nếu các nhà cung cấp thực hiện tốt thì họ tiếp tục là các nhà cung cấp chiếnlược, được hưởng các ưu đãi, ngược lại họ sẽ bị loại khỏi danh sách các nhà cungcấp tiềm năng [5, tr 238]

Thêm vào đó, để xây dựng chiến lược cung ứng cho công ty mua, bộ phận muahàng và cung ứng luôn phải theo dõi, phân tích khả năng của các nhà cung cấp xem họ

có khả năng thực hiện được yêu cầu của mình hay không Các lĩnh vực được quan tâmphân tích như: chiến lược phát triển, trình độ công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật, khảnăng sáng tạo, năng lực lãnh đạo, năng lực tài chính… của nhà cung cấp

Trên cơ sở kết quả phân tích sẽ lựa chọn lại danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong tương lai.

Nếu nhà cung cấp hiện tại không đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của công tymua trong tương lai, thì cần phải lựa chọn giưa 3 khả năng sau: [5, tr 238]

 Hỗ trợ cho một số các nhà cung cấp về tài chính và kỹ thuật, để họ có thể nâng cấp, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu đặt ra;

 Chọn nhà cung cấp mới;

 Phát triển khả năng nội tại để tự sản xuất

1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên phòng cung ứngtiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp Với các loại vật tư khác nhau (nguyênvật liệu hay thiết bị máy móc, vật tư sử dụng thường xuyên hay vật tư mới sử

dụng…) thì cách nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp cũng khác nhau [5, tr 95]

 Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọnđược nguồn cung cấp tốt nhất

 Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật

kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp gồm có 4 giai đoạn cơ bản sau:

1.4.1 Giai đoạn khảo sát

Thu thập thông tin về các nhà cung cấp: [5, tr 96]

 Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp ( Nếu có)

 Các thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin

 Các thông tin có được qua các cuộc điều tra

 Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…

 Xin ý kiến các chuyên gia

GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Không Đạt yêu cầu ? Có Quan hệ lâu dài

Nguồn: [5, tr 96]

Sơ đồ 1.1: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 1.4.2 Giai đoạn lựa chọn

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành: [5, tr 96]

 Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp

 So sánh với các tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập ra danh sách những nhàcung cấp đạt yêu cầu

 Đến thăm nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được

 Chọn nhà cung cấp chính thức

1.4.3 Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng

 Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiếtvới nhau ước trước làm nền cho bước sau Cụ thể gồm các giai đoạn: [5, tr 97]

 Giai đoạn chuẩn bị

 Giai đoạn tiếp xúc

 Giai đoạn đàm phán

 Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

1.4.4 Giai đoạn thử nghiệm

Sau khi hợp đồng cung ứng đƣợc ký kết cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợpđồng Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn [5, tr97]

 Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu

 Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay để có thể cạnh tranh được với cácđối thủ thì có được nguồn cung nguyên vật liệu ổn định là một trong những điềukiện quyết định giúp duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Trong chươngnày giới thiệu cho chúng ta hiểu hơn về khái niệm, vai trò của nhà cung cấp, vai tròcủa một quy trình lựa chọn nhà cung cấp đối với mỗi doanh nghiệp

Bên cạnh đó tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dàigiữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cũng được đề cập trong Chương 1 Những cơ

sở lý luận trong Chương 1 sẽ được dùng làm cơ sở cho việc xây dựng quy trình lựachọn và quản lý nhà cung cấp cho công ty TNHH ScanCom Việt Nam trong thờigian tới ở Chương 2 và Chương 3 của đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG

TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM

2.1 Tổng quan về công ty ScanCom

2.1.1 Giới thiệu sơ lược

2.1.1.1 Tổng công ty ScanCom

ScanCom là một tập đoàn đa quốc gia, trụ sở chính đặt tại Kosor Đan Mạch,bắt đầu hoạt động vào tháng 4 năm 1995, chuyên cung cấp hàng ngoại thất cao cấp.Với 8 công ty con được đặt tại 8 nước trên thế giới, chức năng của mỗi công ty con

là một phần trong dây chuyền trong hoạt động của tổng công ty

Nguồn: [2]

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của tổng công ty ScanCom

Chức năng hoạt động của các công ty con

 ScanCom Đan Mạch: có chức năng quản trị tài chính, kế toán và bán hàngcho các khách hàng tại Bắc Âu

 ScanCom HongKong: cung cấp dich vụ vận chuyển hàng hóa cho các công

2.1.1.2 ScanCom Việt Nam

ScanCom Việt Nam bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 2000 theo giấy phép đầu

tƣ số 118/GP – HCM, do UBNN TP HCM cấp ngày 14/12/99

Nguồn: [2]

Hình 2.1: Trụ sở công ty ScanCom tại Việt Nam

 Tên đầy đủ là công ty TNHH ScanCom (ScanCom VietNam Co.,LTD)

 Tổng giám đốc: Tô Văn Ngọc

 Vị trí: lô 10, đường 8, khu công nghiệp Sóng Thần 1, huyện Dĩ An, tỉnhình Dương

 Diện tích: khoảng 133.500 m2 với 4 xưởng đặt tại 4 vị trí khácnhau - Xưởng 1: lô 10, đường số 8

- Xưởng 2: lô 22, đường số 6

- Xưởng 3: lô 11, đường số 6

- Xưởng 4: lô 11, đường số 7

 Số lượng nhân viên khoảng 4.200 người

 Giấy chứng nhận: ISO 9001:2000; BRC; C.O.C; BSCI

 Website: www.scancom.net

 Điện thoại: (84-650) 379 1056

 Fax: (84-650) 373 2910

 Biểu tượng công ty

2.1.2 Cơ cấu công ty ScanCom Việt Nam

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Nguồn: [4]

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty ScanCom Việt Nam

Để vận hành công ty có quy mô sản xuất lớn như ScanCom ta thấy công ty ápdụng mô hình quản lý theo mô hình trực tuyến, với sự giám sát trực tiếp của tổnggiám đốc

2.1.2.1 Chức năng một số phòng ban

Phòng tài chính

 Tham mưu, hỗ trợ Tổng Giám Đốc công ty trong việc quản lý, điều hànhcông việc thuộc các lĩnh vực tài chính, kế toán – kiểm toán, thu hồi công nợ, thốngkê,…

 Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính trong công ty, lập báo cáo tàichính, đảm bảo thực hiện đúng chính sách về quản lý tài chính

 Kiểm tra và giám sát các hoạt động liên quan đến các khoản thu – chi phátsinh trong hoạt động của công ty

 Đề xuất và quản lý các biện pháp nhằm phát huy việc sử dụng vốn, tài sản

và các nguồn lực để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh cho công ty

 Tổ chức lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán,…

Phòng nhân sự