Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH scancom việt nam

Để có thể cạnh tranh được với các đối thủ đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã để đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, sử dụng

Trong thời gian thực tập 04 tháng tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam với

đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty

TNHH ScanCom Việt Nam”, em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các anh

chị trong công ty đặc biệt là các anh chị trong phòng chất lượng Đã hướng dẫn tận tình những kiến thức và kinh nghiệm quý báu để em có thể hoàn thành tốt được đề tài này

Để có được như hôm nay, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến quý thầy cô Trường Đại học Lạc Hồng và khoa Quản trị - Kinh tế Quốc tế đã tận tình truyền đạt cho e nhiều kiến thức về chuyên ngành kinh tế, cũng như kiến thức và kỹ năng sống Đó là nền tảng vững chắc để em bước tiếp con đường phía trước

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Tân đã hướng dẫn và giúp đỡ để em hoàn thành tốt đề tài này

Và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bạn bè – những người đã ở bên cạnh động viên và đóng góp ý kiến cho đề tài em được hoàn thiện hơn

Thay cho lời kết em xin kính chúc tất cả nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống

Đồng Nai, Tháng 06 năm 2012 Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Yến Thư

LỜI CẢM ƠN

PHIẾU NHẬN XÉT ĐỀ TÀI CỦA CƠ QUAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT – BẢNG – BIỂU ĐỒ - HÌNH ẢNH -SƠ ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ CUNG CẤP 4

1.1 Khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm nhà cung cấp 4

1.1.2 Khái niệm nhà cung cấp tốt 4

1.1.3 Nguồn cung cấp 4

1.1.4 Cung ứng và các khái niệm có liên quan 5

1.1.4.1 Mua hàng 5

1.1.4.2 Thu mua 5

1.1.4.3 Quản trị cung ứng 5

1.2 Phân loại 5

1.2.1 Nhà sản xuất 5

1.2.2 Nhà phân phối 6

1.2.4 Nhượng quyền thương hiệu 6

1.2.4 Nhà nhập khẩu và xuất khẩu 6

1.2.5 Nhà thủ công 6

1.3 Tầm quan trọng của việc lựa chọn nguồn cung cấp đối với doanh nghiệp 7

1.3.1 Vai trò của nhà cung cấp 7

1.3.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh 7

1.3.2.2 Cung ứng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 8

1.3.2.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài 8

1.3.2.4 Ý nghĩa của quản trị cung ứng 9

1.3.3 Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững 9

1.3.3.1 Thu thập thông tin về nhà cung cấp 10

1.3.3.2 Có chính sách phát triển các nhà cung cấp 10

1.3.3.3 Tạo sự tín nhiệm với nhà cung cấp 11

1.3.3.4 Xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp 12

1.3.3.5 Quản lý nhà cung cấp 13

1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 14

1.4.1 Giai đoạn khảo sát 14

1.4.2 Giai đoạn lựa chọn 15

1.4.2 Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng 15

1.4.3 Giai đoạn thử nghiệm 16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 17

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 18

2.1 Tổng quan về công ty ScanCom 18

2.1.1 Giới thiệu sơ lược 18

2.1.1.1 Tổng công ty ScanCom 18

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 21

2.1.2.1 Chức năng một số phòng ban 21

2.1.3 Tình hình kinh doanh 24

2.1.3.1 Giới thiệu sản phẩm 24

2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ 27

2.2 Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam 28

2.2.1 Thực trạng tại công ty 28

2.2.1.1 Chưa có quy trình đánh giá cụ thể 28

2.2.1.2 Thiếu đồng bộ giữa các phòng ban 28

2.2.1.3 Chậm trả lời hành động khắc phục phòng ngừa 31

2.2.3 Đánh giá chất lượng nhà cấp 32

2.2.3.1 Thiếp lập phiếu khảo sát 32

2.2.3.2 Thu thập số liệu 32

2.2.3.3 Xử lý số liệu 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 37

CHƯƠNG 3:XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 38

3.1 Mục tiêu 38

3.2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp 38

3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 38

3.2.2 Khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp 39

3.2.4 Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lượng, kĩ thuật của công ty cho nhà

cung cấp 41

3.2.5 Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp 41

3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp 42

3.2.7 Kiểm tra vật tư đầu vào cho sản xuất hàng loạt 42

3.2.8 Theo dõi quá trình 42

3.2.8.1 Duyệt mẫu 43

3.2.8.2 Kiểm tra 43

3.2.9 Kiểm tra hàng năm và khắc phục phòng ngừa 43

3.2.10 Cải tiến chất lượng nhà cung cấp 44

3.2.10.1 Nội dung cải tiến chất lượng nhà cung cấp bao gồm: 44

3.2.10.2 Các bước thực hiện 45

3.3 Quản lý nhà cung cấp 45

3.3.1 Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp 45

3.3.2 Theo dõi, kiểm soát 47

3.3.3 Đào tạo 47

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 48

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BRC British Retail Consortium

BSCI Business Social Compliance Initiative

CM Contract Manufacturing

C.O.C Chain of Costudy

Co.,LTD Corporation Limited

TQC Total Quanlity Control

TQM Total Quality Management

UBNN TP HCM Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng mua hàng 29

Bảng 2.2: Bảng Cơ cấu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng chất lƣợng 30

ảng 2.3: Thang điểm đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng 30

Bảng 2.4: Bảng tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp 33

Bảng 2.5: Bảng thể hiện loại hình kinh doanh của doanh nghiêp 33

Bảng 2.6: Bảng thể hiện loại giá nhà cung cấp áp dụng cho ScanCom 34

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp 35

Bảng 3.1: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp 46

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm` 24 Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ phần trăm nguyên liệu dùng trong sản xuất 26 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thị trường xuất khẩu của công ty ScanCom 27 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa

2009-2010 31 Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2010 -

201 32

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Trụ sở công ty ScanCom tại Việt Nam 19 Hình 2.2: Một số sản phẩm bàn ghế ngoài trời của công ty 25

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 15

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của tổng công ty ScanCom 18

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty ScanCom Việt Nam 21

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau để có thể tồn tại và phát triển bền vững, có chỗ đứng trên thị trường Việc hội nhập nền kinh tế thế giới đã mang lại cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi, bên cạnh đó cũng không ít khó khăn Để có thể cạnh tranh được với các đối thủ đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã để đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, sử dụng hiệu quả

và hợp lý các nguồn lực như: vốn, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị…Tuy nhiên để có thể làm được đều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn cung cấp nguyên liệu dồi dào ổn định, đảm bảo đáp ứng tiến độ sản xuất của công ty

Vì vậy việc xây dựng qui trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, có nguồn nguyên liệu ổn định đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp là một nhu cầu cần thiết, một trong những điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Từ thực tế trên tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH SCANCOM VIỆT NAM” làm đề tài nghiên cứu của tác giả

2 Tổng quan các vấn đề nghiên cứu liên quan

Trước đây việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa vào giá đã không mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp[5] Vì chỉ dựa vào giá cả để đánh giá nhà cung cấp thôi chưa đủ, giá cả phù hợp nhưng khả năng nhà cung cấp hoàn thành đúng với đơn đặt hàng về chất lượng, qui cách, phẩm chất của sản phẩm, sự ổn định

về nguồn hàng…sẽ không chắc được đảm bảo

Việc xây dựng quy trình đánh giá cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp có thể chọn lựa được nhà cung cấp tốt cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp có thể tập trung mở rộng quy mô kinh doanh

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt phải dựa trên nhiều yếu tố như: Uy tín, giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, đúng thời gian, giá cả hợp lí, sẵn sàng hỗ

trợ doanh nghiệp về việc áp dụng các công nghệ kĩ thuật tiên tiến, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, đảm bảo được nguồn nguyên liệu dồi dào, ổn định… [5]

Lựa chọn được nhà cung cấp tốt, phù hợp với doanh nghiệp và quản lý được

họ sẽ giúp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tốt, giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác dài hạn giữa 2 bên, hoàn thành tốt các hợp đồng với đối tác

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nhận thức được vai trò quan trọng của nhà cung cấp trong quá trình phát triển của công ty, phân tích đánh giá thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty và thu thập thông tin về các nhà cung cấp từ đó xây dựng hệ thống lựa chọn và quản lý nhà cung cấp phù hợp với tình hình của công ty giúp tiết kiệm chi phí, thời gian trong hoạt động lựa chọn nhà cung cấp của công ty

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: hoạt động lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Địa điểm: công ty TNHH ScanCom Việt Nam

+ Thời gian nghiên cứu: 3 năm từ 2009 -2011

5 Phương pháp Nghiên cứu

- Đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát Đối tượng khảo sát là các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty

- Phỏng vấn: lấy ý kiến của các chuyên gia trong việc tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

- Quan sát khách quan: quan sát và đưa ra ý kiến cá nhân về tình hình lựa chọn nhà cung cấp tại công ty

6 Ý nghĩa của đề tài

Một nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đóng vai trò rất quan trọng giúp duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng,

hạ giá thành sản phẩm

Vì vậy việc xây dựng được một quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cụ thể phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm được nhà cung cấp tốt, phù hợp nhanh chóng tiết kiệm thời gian

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, thì nội dung chính của đề tài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nhà cung cấp

Chương 2: Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom

Việt Nam

Chương 3: Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty

TNHH ScanCom Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ CUNG CẤP 1.1 Khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm nhà cung cấp

Nhà cung cấp là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ.[6]

1.1.2 Khái niệm nhà cung cấp tốt

Một nhà cung cấp đáng tin cậy là một người luôn trung thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân mình; Họ có đầy đủ các trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công nghệ tốt để có thể cung cấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn với giá cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất [5,tr 244]

1.1.3 Nguồn cung cấp

Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hóa, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn Bạn nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với

họ Sau đó, bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hóa, dịch vụ mà bạn nhận được từ nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng [6]

1.1.4 Cung ứng và các khái niệm có liên quan

Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức thì mua hàng/cung ứng là hoạt động không thể thiếu Xã hội càng phát triển thì vai trò của cung ứng càng thêm quan trọng Giờ đây cung ứng được coi là vũ khí chiến lược giúp tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường [5]

Trong thực tế tại các công ty khi nói về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu người ta hay dùng các từ: mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng

1.1.4.1 Mua hàng

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho hoạt động của tổ chức [5]

Tìm và mua từ các nhà cung cấp như các nhà sản xuất và nhà cung cấp tại nguồn của chuỗi cung ứng sẽ cho phép bạn được hưởng lợi từ giá rẻ nhất [9]

1.2 Phân loại

1.2.1 Nhà sản xuất

Đây là những công ty nghiên cứu, phát triển và thực sự sản xuất các sản phẩm thành phẩm đã sẵn sàng cho mua Các nhà sản xuất là nguồn của chuỗi cung ứng Nhà phân phối, bán buôn, đại lý, nhà bán lẻ mua hàng hóa từ nhà sản xuất và nhà cung cấp sẽ được hưởng lợi về giá rẻ do không có công ty trung gian, lợi nhuận được gia tăng [8]

1.2.2 Nhà phân phối

Đây là các công ty mua hàng hóa với số lượng lớn hơn từ các nhà sản xuất Họ tích trữ số lượng hàng hóa lớn sau đó bán lại cho các nhà phân phối, bán buôn và bán lẻ địa phương Các nhà bán buôn và phân phối cũng có thể cung cấp hàng hóa trực tiếp với số lượng lớn hơn cho các tổ chức, cơ quan chính phủ Một nhà bán buôn chính hãng sẽ yêu cầu thuế giá trị gia tăng của bạn hoặc mã số thuế, điều này phân biệt họ với các nhà bán lẻ giảm giá và các đại lý thị trường [8]

1.2.3 Nhượng quyền thương hiệu

Chủ Doanh nghiệp sẽ cấp giấy phép cho một cá nhân, cho phép họ phát triển kinh doanh của riêng mình bằng cách sử dụng thương hiệu, tên, bí quyết và hệ thống kinh doanh của bên nhượng quyền trong đó bao gồm các nhà cung cấp và thường ở mức giá tốt hơn nhiều so với một cá nhân có thể nhận được từ chính họ [8]

1.2.4 Nhà nhập khẩu và xuất khẩu

Những nhà cung cấp sẽ mua các sản phẩm từ nhà sản xuất ở một nước và xuất khẩu hoặc một nhà phân phối trong một quốc gia khác, hoặc nhập khẩu từ nước xuất khẩu vào đất nước của họ Một số có thể ra nước ngoài để mua trực tiếp từ các nhà cung cấp trong một quốc gia khác [8]

1.2.5 Nhà thủ công

Đây là các nhà sản xuất các sản phẩm họ đã thiết kế hay sản xuất trên quy mô nhỏ độc đáo của nền kinh tế và thường sẽ bán trực tiếp cho các nhà bán lẻ hay người tiêu dùng cuối cùng thông qua các đại lý, chương trình thương mại [8]

1.3 Tầm quan trọng của việc lựa chọn nguồn cung cấp đối với doanh nghiệp 1.3.1 Vai trò của nhà cung cấp

Nhà cung cấp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của một doanh nghiệp

Chất lượng nguyên vật liệu có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra Ở nhiều công ty, qua số liệu thống kê cho thấy: 50% khiếm khuyết của sản phẩm là do chất lượng nguyên vật liệu đầu vào gây ra [5, tr 35]

- Một nhà cung cấp tốt là một tài nguyên vô giá (A good Supplier: An invaluable resource) [5]

- Để sản xuất được những sản phẩm nổi tiếng thế giới bạn cần có ý tưởng, thiết kế và quy cách phẩm chất đặc biệt, nhưng hơn tất cả bạn cần có những nhà cung cấp tốt [5]

- Bạn chỉ có thể làm ra những sản phẩm tốt khi bạn có những nhà cung cấp tốt [5]

Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thực

sự là một tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của

tổ chức Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến

độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao hơn [5, tr 231]

1.3.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh

1.3.2.1 Cung ứng là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong

mọi tổ chức

Mọi doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển, nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ Cung ứng là hoạt động

không nhằm đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp - cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức [5, tr 28]

1.3.2.2 Cung ứng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu

quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hoạt động cung ứng đảm bảo 2 yếu tố: máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu Nếu hoạt động cung ứng tốt: cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu, với máy móc đạt chất lượng tốt, công nghệ tiên tiến, nguyên vật liệu tốt, giá rẻ… thì hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục nhịp nhàng, với năng suất cao, tiết kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức [5, tr 29]

1.3.2.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên

ngoài

Đối với mỗi doanh nghiệp để cung cấp nguyên liệu cho hoạt động sản xuất, có

2 nguồn:

 Doanh nghiệp tự sản xuất

 Mua từ bên ngoài

Nếu cung ứng làm tốt chức năng của mình: cung cấp nguyên vật liệu đúng tên gọi và chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian và với chi phí thấp, thì sản xuất sẽ tiến hành liên tục, nhịp nhàng, mang lại hiệu quả cao; Còn ngược lại thì sản xuất sẽ bị gián đoạn và hiệu quả thấp Cung ứng không chỉ điều phối hoạt động sản xuất – kinh doanh của chính doanh nghiệp của mình mà còn có khả năng can thiệp, chi phối hoạt động sản xuất- kinh doanh của các nhà cung cấp (hỗ trợ tài chính, cung cấp trang thiết bị phù hợp, hướng dẫn kỹ thuật…) Do vậy cung ứng chính là người điều phối sản xuất từ bên ngoài [5, tr 29]

1.3.2.4 Ý nghĩa của quản trị cung ứng

Cung ứng có ý nghĩa rất to lớn, cụ thể: [5, tr 30]

 Đảm bảo cho sản xuất tiến hành nhịp nhàng, liên tục

 Tạo điều kiện nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, kích thích các hoạt động sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra các năng lực sản xuất mới

 Tạo điều kiện nâng cao chất lượng/hạ giá thành sản phẩm

 Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

1.3.3 Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững

Nguồn cung cấp tốt là tài sản vô giá của công ty, nó cũng có vị trí quan trọng không hề thua kém vai trò của các kỹ sư thiết kế và đội ngũ công nhân lành nghề Đặc biệt là đối với các công ty công nghệ cao, kỹ thuật hiện đại, nguyên liệu đầu vào khan hiếm, thì nguồn cung cấp lại càng có ý nghĩa to lớn hơn [5, tr 231]

Trước đây, phần lớn các mối quan hệ người mua và người bán thường được giữ ở mức độ không quá thân mật Trong nhiều trường hợp, người mua và người bán là đối thủ của nhau và cả hai đều tin rằng họ chỉ giao dịch được với nhau khi một bên phải chịu thua thiệt [5, tr 46]

Trái với xu hướng trước đây, người ta tập trung mở rộng danh sách các nhà cung cấp, ra sức tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc làm ăn theo kiểu “ chụp giựt”, “ăn xổi ở thì”, thì ngày nay, ngưởi ta tập trung xây dựng nguồn cung cấp bền vững Người ta giảm thiểu số đầu mối cung cấp, lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng và xây dựng liên minh chiến lược với họ [5, tr 232]

Để thực hiện được mục tiêu phát triển và duy trì được nguồn cung cấp nguyên liệu bền vững và lâu dài cần những bước sau:

1.3.3.1 Thu thập thông tin về nhà cung cấp

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tiềm năng và xây dựng các liên minh chiến lược, cần phải thu thập, cập nhật đầy đủ thông tin về nhà cung cấp Các nguồn

thông tin sau đây sẽ rất bổ ích, giúp công ty mua có thể lựa chọn được các nhà cung cấp tiềm năng:[5, tr 233]

 Hồ sơ về các nhà cung cấp

 Các catalog của nhà cung cấp

 Các đăng ký kinh doanh và niên giám thống kê

 Tạp chí thương mại và các báo, tạp chí khác

 Các trang vàng

 Các quảng cáo của nhà cung cấp

 Thông tin từ các nhân viên bán hàng

 Các cuộc hội chợ, triển lãm thương mại

 Cán bộ công nhân viên của công ty mua hàng

 Thông tin từ bộ phận cung của các hãng khác… [5, tr 231]

Từ những thông tin thu thập được công ty sẽ tiến hành xử lý, phân tích và đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng Các chỉ tiêu để đánh giá một nhà cung cấp tiềm năng được dựa trên các yếu tố sau:

 Cạnh tranh về công nghệ và chất lượng

 Cạnh tranh về giá

 Cạnh tranh về dịch vụ [5, tr 244]

1.3.3.2 Có chính sách phát triển các nhà cung cấp

Cuộc cạnh tranh giữa các nhà cung cấp có cùng đẳng cấp trên thế giới đã thực

sự bắt đầu Cùng với sự phát triển của quá trình hội nhập và toàn cầu hóa cuộc cạnh tranh này sẽ càng khốc liệt Trong điều kiện cạnh tranh, các công ty mua hàng cần hết sức sáng suốt để lựa chọn được các nhà cung cấp tiềm năng, phù hợp với yêu cầu của mình Trong trường hợp đặc biệt người mua sẽ chọn những nhà cung cấp hấp dẫn nhất, trong số các nhà cung cấp mà họ biết, sau đó có chính sách phát triển nhà cung cấp được chọn thành người có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của người mua trong hiện tại và tương lai Người mua sẽ tổ chức các chương trình đào tạo nhà cung cấp về quản lý dự án, hợp tác để nâng cao chất lượng sản phẩm, trang bị công

nghệ hiện đại, máy móc thiết bị mới, đào tạo công nhân…nhằm giúp nhà cung cấp

có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của người mua [5, tr 234]

1.3.3.3 Tạo sự tín nhiệm với nhà cung cấp

Đã từ lâu các nhà quản trị nhận ra rằng: sự tín nhiệm của khách hàng là tài sản quý giá và cố gắng tạo lập sự tín nhiệm đối với họ Khách hàng ở đây bao gồm cả khách hàng đầu ra – các nhà tiêu thụ sản phẩm và khách hàng đầu vào – các nhà cung cấp [5, tr 234]

Đối với các nhà cung cấp công ty mua hàng tạo sự tín nhiệm bằng cách nhận hàng, thanh toán đầy đủ, đúng hạn, làm việc với tinh thần cởi mở, công bằng, thẳng thắn, luôn sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ khách hàng vượt qua khó khăn, hợp tác cùng khách hàng để không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh [5, tr 234]

Trong điều kiện hiện nay cải tiến phương pháp làm việc, đổi mới công nghệ là yếu tố quan trọng, có tính chất quyết định để làm giảm chi phí sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp và sản phẩm của họ Nhưng muốn làm được những điều đó thì cần phải chi rất lớn, chi phí cho nghiên cứu và phát triển, chi phí đầu tư trang thiết bị mới… Nếu không có sự đảm bảo chắc chắn cho đầu ra của sản phẩm, thì nhà cung cấp có thể gặp rủi ro rất lớn Do đó, trong nhiều trường hợp nhà sản xuất sợ rủi ro và trù trừ, ngần ngại, không dám đầu tư Vì vậy, những cơ hội chính để giảm chi phí thông qua nghiên cứu và phát triển đã bị bỏ phí, không được tận dụng.[5, tr 236]

Việc sử dụng các chiến lược sử dụng nhiều nhà cung cấp và chào giá cạnh tranh đòi hỏi người mua phải cung cấp cho người bán những yêu cầu về quy cách, chất lượng sản phẩm thật cụ thể, chính xác Để đảm bảo tính đồng nhất của chất lượng sản phẩm , người mua yêu cầu các nhà cung cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn đã đặt ra Vì vậy, các nhà cung cấp không thể đưa ra ra những ý tưởng sáng tạo, những sửa đổi, bổ sung nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản

phẩm, giảm chi phí sản xuất, mà chỉ cố gắng thực hiện những cam kết trong hợp đồng Và như vậy những khả năng giảm chi phí sản xuất đã bị ngăn chặn [5, tr 236] Hơn thế nữa, bằng việc thay đổi thường xuyên các nhà cung cấp, người mua

đã tự tước đoạt cơ hội làm giảm chi phí sản xuất của mình từ các nhà cung cấp của

họ, thông qua hiệu quả đường cong kiến thức mở rộng kèm theo các hoạt động sản xuất Và những kinh nghiệm tích lũy được từ quá trình sản xuất lâu dài, hiển nhiên các nhà cung cấp tiềm năng, có mối quan hệ hợp tác dài hạn, sẽ có nhiều khả năng thực hiện các cải tiến góp phần giảm chi phí hơn các nhà cung cấp mới [5, tr 236]

1.3.3.4 Xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp

Quan hệ hợp tác trong cung ứng là quan hệ cộng tác giữa người mua và người bán, trên cơ sở hai bên chấp thuận một mối quan hệ hợp tác với một mức độ phụ thuộc nhất định vào nhau, trong khuôn khổ một dự án đầu tư hay một hợp đồng cung ứng riêng biệt [5, tr 237]

Quan hệ hợp tác đòi hỏi các bên phải chia sẻ cho nhau những thông tin cần thiết với tinh thần tin cậy và tôn trọng lẫn nhau Cần lưu ý rằng: thuật ngữ” quan hệ hợp tác trong cung ứng” không bao hàm có hay không có mối quan hệ đơn nhất Nghĩa là công ty mua hàng có thể có một, hai, hay ba “ người cộng tác” cho cùng mặt hàng, mặc dù khuynh hướng chung thiên về một nhà cung cấp duy nhất cho một mặt hàng nhất định [5, tr 237]

Một trong những nguyên tắc cơ bản của TQC ( Total Quanlity Control – Kiểm tra chất lượng toàn diện) – cách tốt nhất để duy trì chất lượng của hàng hóa hay dịch

vụ phải là duy trì chất lượng ở tất cả các khâu từ dưới lên trên, từ đầu đến cuối; Phải

tổ chức tốt các mối quan hệ giữa công ty với các nhà cung cấp [5, tr 77]

Trên cơ sở chiến lược kinh doanh của công ty, bộ phận cung ứng luôn chú trọng cải tiến mối quan hệ với các nhà cung cấp Họ rất quan tâm đến việc: [5, tr 78]

 Thiết lập các chỉ tiêu tốt hơn để đánh giá được mức tồn kho tốt nhất;

 Phát triển thêm các nguồn cung ứng để đảm bảo giao hàng được nhanh hơn, chính xác hơn;

 Cải tiến cách đặt hàng;

 Cải tiến chất lượng thông tin cung cấp cho các nhà cung ứng;

 Cải tiến phân phối hàng tốt hơn;

 Tìm hiểu kỹ yêu cầu của các nhà cung cấp

Để tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty mua hàng và các nhà cung cấp phải trải qua nhiều giai đoạn với niềm tin tăng dần Một nhà quản trị Nhật Bản đã nói rằng: có ba giai đoạn trong mối quan hệ giữa các nhà sản xuất/công ty mua hàng

và các nhà cung cấp vật tư Trong giai đoạn 1, nhà sản xuất kiểm tra chấ lượng toàn

bộ vật tư được cung cấp Giai đoạn hai, chỉ kiểm tra xác xuất một số vật tư Và trong giai đoạn cuối, nhà sản xuất nhận tất cả những gì nhà cung cấp gửi đến mà không cần kiểm tra nữa Chỉ trong giai đoạn ba này, mới có thể nói mối quan hệ thật

sự đáng tin cậy đã được thiết lập giữa nhà sản xuất và các nhà cung cấp [5, tr 79]

1.3.3.5 Quản lý nhà cung cấp

Để có thể khắc phục được những nguy cơ của “quan hệ hợp tác”, phát huy các điểm mạnh của những mối quan hệ này, thì cần thực hiện quản lý các nhà cung cấp, đặc biệt là trong các trường hợp người mua có góp vốn chung với nhà cung cấp Người mua sẽ nêu rõ những trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các nhà cung cấp Nếu các nhà cung cấp thực hiện tốt thì họ tiếp tục là các nhà cung cấp chiến lược, được hưởng các ưu đãi, ngược lại họ sẽ bị loại khỏi danh sách các nhà cung cấp tiềm năng [5, tr 238]

Thêm vào đó, để xây dựng chiến lược cung ứng cho công ty mua, bộ phận mua hàng và cung ứng luôn phải theo dõi, phân tích khả năng của các nhà cung cấp xem

họ có khả năng thực hiện được yêu cầu của mình hay không Các lĩnh vực được quan tâm phân tích như: chiến lược phát triển, trình độ công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật, khả năng sáng tạo, năng lực lãnh đạo, năng lực tài chính… của nhà cung cấp

Trên cơ sở kết quả phân tích sẽ lựa chọn lại danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong tương lai

Nếu nhà cung cấp hiện tại không đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty mua trong tương lai, thì cần phải lựa chọn giưa 3 khả năng sau: [5, tr 238]

 Hỗ trợ cho một số các nhà cung cấp về tài chính và kỹ thuật, để họ có thể nâng cấp, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu đặt ra;

 Chọn nhà cung cấp mới;

 Phát triển khả năng nội tại để tự sản xuất

1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên phòng cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp Với các loại vật tư khác nhau (nguyên vật liệu hay thiết bị máy móc, vật tư sử dụng thường xuyên hay vật tư mới sử

dụng…) thì cách nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp cũng khác nhau [5, tr 95]

 Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất

 Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp gồm có 4 giai đoạn cơ bản sau:

1.4.1 Giai đoạn khảo sát

Thu thập thông tin về các nhà cung cấp: [5, tr 96]

 Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp ( Nếu có)

 Các thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin

 Các thông tin có được qua các cuộc điều tra

 Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…

 Xin ý kiến các chuyên gia

GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT

 GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

 GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

 GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Không Đạt yêu cầu ? Có Quan hệ lâu dài

Nguồn: [5, tr 96]

Sơ đồ 1.1: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 1.4.2 Giai đoạn lựa chọn

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành: [5, tr 96]

 Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp

 So sánh với các tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập ra danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu

 Đến thăm nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được

 Chọn nhà cung cấp chính thức

1.4.3 Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng

 Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau ước trước làm nền cho bước sau Cụ thể gồm các giai đoạn: [5, tr 97]

 Giai đoạn chuẩn bị

 Giai đoạn tiếp xúc

 Giai đoạn đàm phán

 Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

1.4.4 Giai đoạn thử nghiệm

Sau khi hợp đồng cung ứng đƣợc ký kết cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn [5, tr 97]

 Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu

 Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay để có thể cạnh tranh được với các đối thủ thì có được nguồn cung nguyên vật liệu ổn định là một trong những điều kiện quyết định giúp duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Trong chương này giới thiệu cho chúng ta hiểu hơn về khái niệm, vai trò của nhà cung cấp, vai trò của một quy trình lựa chọn nhà cung cấp đối với mỗi doanh nghiệp

Bên cạnh đó tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cũng được đề cập trong Chương 1 Những cơ sở

lý luận trong Chương 1 sẽ được dùng làm cơ sở cho việc xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cho công ty TNHH ScanCom Việt Nam trong thời gian tới ở Chương 2 và Chương 3 của đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG

TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM

2.1 Tổng quan về công ty ScanCom

2.1.1 Giới thiệu sơ lược

2.1.1.1 Tổng công ty ScanCom

ScanCom là một tập đoàn đa quốc gia, trụ sở chính đặt tại Kosor Đan Mạch, bắt đầu hoạt động vào tháng 4 năm 1995, chuyên cung cấp hàng ngoại thất cao cấp Với 8 công ty con được đặt tại 8 nước trên thế giới, chức năng của mỗi công ty con

là một phần trong dây chuyền trong hoạt động của tổng công ty

Nguồn: [2]

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của tổng công ty ScanCom

Chức năng hoạt động của các công ty con

 ScanCom Đan Mạch: có chức năng quản trị tài chính, kế toán và bán hàng cho các khách hàng tại Bắc Âu

 ScanCom HongKong: cung cấp dich vụ vận chuyển hàng hóa cho các công

2.1.1.2 ScanCom Việt Nam

ScanCom Việt Nam bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 2000 theo giấy phép đầu

tƣ số 118/GP – HCM, do UBNN TP HCM cấp ngày 14/12/99

Nguồn: [2]

Hình 2.1: Trụ sở công ty ScanCom tại Việt Nam

 Tên đầy đủ là công ty TNHH ScanCom (ScanCom VietNam Co.,LTD)

 Tổng giám đốc: Tô Văn Ngọc

 Vị trí: lô 10, đường 8, khu công nghiệp Sóng Thần 1, huyện Dĩ An, tỉnh ình Dương

 Diện tích: khoảng 133.500 m2 với 4 xưởng đặt tại 4 vị trí khác nhau

- Xưởng 1: lô 10, đường số 8

- Xưởng 2: lô 22, đường số 6

- Xưởng 3: lô 11, đường số 6

- Xưởng 4: lô 11, đường số 7

 Số lượng nhân viên khoảng 4.200 người

 Giấy chứng nhận: ISO 9001:2000; BRC; C.O.C; BSCI

 Website: www.scancom.net

 Điện thoại: (84-650) 379 1056

 Fax: (84-650) 373 2910

 Biểu tượng công ty

2.1.2 Cơ cấu công ty ScanCom Việt Nam

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Nguồn: [4]

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty ScanCom Việt Nam

Để vận hành công ty có quy mô sản xuất lớn như ScanCom ta thấy công ty áp dụng mô hình quản lý theo mô hình trực tuyến, với sự giám sát trực tiếp của tổng giám đốc

 Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính trong công ty, lập báo cáo tài

chính, đảm bảo thực hiện đúng chính sách về quản lý tài chính

 Kiểm tra và giám sát các hoạt động liên quan đến các khoản thu – chi phát

sinh trong hoạt động của công ty

 Đề xuất và quản lý các biện pháp nhằm phát huy việc sử dụng vốn, tài sản

và các nguồn lực để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh cho công ty

 Tổ chức lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán,…

Phòng nhân sự