Đề xuất hệ thống hỗ trợ và quản lý nhà cung cấp tại công ty cổ phần VTC truyền thông trực tuyến

KIỀU THÀNH CHUNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - KIỀU THÀNH CHUNG QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VTC TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA 2010 Hà Nội –2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KIỀU THÀNH CHUNG ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VTC TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS CAO TÔ LINH Hà Nội –2013 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu 10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 Phương pháp nghiên cứu 11 Những đóng góp đề tài 11 Bố cục luận văn 11 PHẦN NỘI DUNG 13 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 13 1.1 Cung ứng mua sắm 13 1.1.1 Khái niệm cung ứng mua sắm 13 1.1.2 Quản lý mua sắm 17 1.1.3 Quy trình nghiệp vụ 18 1.2 SRM – Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng 20 1.2.1 Khái niệm Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng 21 1.2.2 Vai trò SRM hoạt động cung ứng mua sắm 31 1.2.3 Các tiêu chí đánh giá mối quan hệ nhà cung ứng 32 1.3 Hệ thống thông tin – Information System (IS) 39 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin 41 1.3.2 Vai trò hệ thống thông tin doanh nghiệp 43 1.3.3 Các thành phần hệ thống thông tin 45 1.3.4 Đánh giá hiệu hoạt động hệ thống thông tin 53 1.4 Ứng dụng HTTT việc quản lý hoạt động cung ứng mua sắm 54 1.5 Tóm tắt chương I 54 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MUA SẮM TẠI VTC ONLINE 56 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến 56 2.2.1 Giới thiệu chung 56 2.2.2 Lĩnh vực kinh doanh định hướng phát triển Công ty 56 2.2 Thực trạng quản lý nhà cung cấp Công ty 65 2.2.1 Thực trạng đầu tư mua sắm Công ty 65 2.2.2 Thực trạng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp 70 2.2.3 Thực trạng quản lý nhà cung cấp 74 2.3 Phân tích tiêu đánh giá nhà cung cấp 75 2.3.1 Các tiêu 75 2.3.2 Các tiêu bổ sung 77 2.4 Tóm tắt chương II 78 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP 80 3.1 Định hướng phát triển công ty VTC Online: 80 3.2 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp 80 3.2.1 Xây dựng tiêu đánh giá nhà cung cấp cho hệ thống thông tin quản lý 80 3.2.2 Đề xuất Mô hình hệ thống thông tin quản lý 80 3.2.3 Các quy trình nghiệp vụ 84 3.3 Đánh giá mô hình hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp 95 3.3.1 Mục đích 95 3.3.2 Phạm vi 95 3.3.3 Môi trường 96 3.3.4 Đầu vào hệ thống 96 3.3.5 Đầu hệ thống 96 3.4 Triển khai HTTT 96 3.4.1 Những thuận lợi triển khai 96 3.4.2 Những khó khăn triển khai 97 3.5 Tóm tắt chương III 98 PHẦN KẾT LUẬN & KIẾN NGHỊ 99 Kết luận 99 Kiến nghị 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ đầy đủ Ghi APS Advanced Planning and Lập lịch biểu kế hoạch Scheduling tiên tiến Advanced Supply Chain Quản lý chuỗi cung ứng tiên Management tiến Advanced Manufacturing Nghiên cứu sản xuất nâng Research cao ASCM AMR BOMP Bills of Material Processor CPO Chief Purchasing Office Giám đốc thu mua CIO Chief Information Officer Giám đốc thông tin ERP Enterprise Resource Planning Lập kế hoạch nguồn lực cho doanh nghiệp EDI Electronic Data Interchange Trao đổi liệu điện tử với 10 E-commerce E-commerce Thương mại điện tử 11 EAMR Early Advanced Material Giải phóng hàng hóa sớm Releases tiên tiến 12 HTTT/ IS Information System Hệ thống thông tin 13 SRM Supplier RelationShip Quản lý mối quan hệ nhà Management cung ứng 14 SCO supply chain optimization Tối ưu hóa chuỗi cung ứng 15 SCOR Supply Chain Operations Tham chiếu hoạt động Reference Chuỗi cung ứng 16 S&OP Sales and Operations Planning Lập kế hoạch hoạt động bán hàng 17 SCC Supply Chain Council 18 SCM Supply Chain Management 19 TOC Theory of Constraints Các nguyên lý ràng buộc 20 VTC Online VTC Online.,JSC Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến 21 WMS Warehouse Management Hệ thống quản lý kho hàng Systems 22 JIT Vừa lúc Just In Time DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 01: Mô hình cung – cầu điểm cân thị trường 16 Hình 02: Quy trình yêu cầu mua sắm chung 19 Hình 03: Quy trình tổng quát lựa chọn nhà cung cấp 20 Hình 04: SC – Luồng hàng hóa từ nhà sản xuất tới khách hàng 21 Hình 05: SC – Luồng thông tin, dòng tiền từ khách hàng đến nhà sản xuất 22 Hình 06: Các chức hệ thống thông tin 43 Hình 07: Các thành phần hệ thống thông tin 46 Hình 08: Các dạng phần mềm hệ thống thông tin 48 Hình 09: Quy trình phát triển hệ thống thông tin 51 Hình 10: Các giai đoạn phát triển Công ty CP VTC Truyền thông trực tuyến 59 Hình 11: Bộ máy tổ chức Công ty CP VTC Truyền thông trực tuyến 60 Hình 12: Quy trình nội VTC Online 70 Hình 13: Mô hình tổ chức tổng quát – Mô hình lớp 81 Hình 14: Quá trình cập nhật thông tin 87 Hình 15: Mô hình đánh giá lại nhà cung cấp 91 Hình 16: Quy trình tổng quát quản lý lựa chọn NCC 94 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 01: Danh mục lựa chọn hàng hóa 36 Bảng 02: Lựa chọn nhà cung cấp chuỗi cung ứng 37 Bảng 03: Mức độ quan hệ với nhà cung cấp 38 Bảng 04: Quy trình định lượng tổng giá trị 39 Bảng 05: So sánh Thời đại thông tin với thời đại khác 41 Bảng 06: Thông tin Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực truyến 57 Bảng 07: Tóm tắt Kết hoạt động kinh doanh năm 2010 năm 2011 59 Bảng 08: Các văn phòng đại diện VTC Online nước 65 Bảng 09: Lưu trữ thông tin nhà cung cấp 85 Bảng 10: Đánh giá EXP cho nhà cung cấp 86 Bảng 11: Đánh giá khả đáp ứng nhà cung cấp 90 Bảng 12: Đánh giá hoạt động nhà cung cấp sau thực hợp đồng 92 Bảng 13: Tổng hợp kết đánh giá, cập nhật EXP cho nhà cung cấp tương ứng 93 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tôi, không chép Nội dung luận văn có tham khảo thông tin đăng tải báo, trang web, giáo trình theo danh mục tài liệu tham khảo luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Cao Tô Linh hướng dẫn thực đề tài Mọi góp ý, bổ sung nội dung hình thức đề tài xin gửi địa email: kieuthanhchung@gmail.com Tôi xin chân thành cảm ơn tới giảng viên Viện Kinh tế quản lý nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ thời gian học tập, nghiên cứu Trường Đại học Bách khoa Hà nội! Tôi xin chân thành cảm ơn Phòng Đầu tư, Phòng Kế toán Trung tâm Công nghệ - Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến giúp đỡ trình tìm hiểu, nghiên cứu công trình Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn Kiều Thành Chung PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong điều kiện kinh tế nay, công tác đầu tư dự án, mua sắm thiết bị doanh nghiệp nói chung công ty cổ phần nói riêng trọng đem lại cho nhà quản trị nhìn xác thực tình hình sử dụng tài sản nguồn vốn doanh nghiệp sở phương pháp luận khoa học đáng tin cậy, đánh giá đắn hoạt động hiệu kinh tế doanh nghiệp theo tiêu kinh tế tài phù hợp, sát thực với doanh nghiệp Đồng thời, đầu tư dự án, mua sắm thiết bị đóng vai trò dự báo tình hình tương lai, đặc biệt dự án có thời gian triển khai dài, qua nhiều giai đoạn Bên cạnh đó, công tác đầu tư dự án, mua sắm thiết bị công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị, cổ đông nhà đầu việc đánh giá hiệu sử dụng nguồn tài doanh nghiệp việc định đầu tư Nền kinh tế Việt Nam trình chuyển đổi theo hướng kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập kinh tế khu vực toàn cầu Lĩnh vực kinh doanh nội dung số lĩnh vực kinh doanh Việt Nam bắt đầu phát triển thập niên vừa qua, tập trung bốn mảng lớn: thông tin, liên lạc, giải trí thương mại điện tử; đặc biệt bùng nổ phát triển công nghệ thông tin lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử dịch vụ trực tuyến giai đoạn 2004 – 2009 Doanh thu ngành nội dung số năm 2007 đạt 180 triệu USD Đây thị trường đánh giá vô mẻ có khả tăng trưởng đột biến vòng - năm tới ngành công nghiệp mũi nhọn chiến lược phát triển ngành công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam khu vực Đông Nam Á đến năm 2015 Mục tiêu ngành công nghiệp công nghệ thông tin đến năm 2015 đạt doanh thu 17 - 19 tỷ USD, doanh thu nội dung số đạt tỷ USD STT Chỉ tiêu/ Đo lường Lĩnh vực cung cấp Phù hợp với nhu cầu công ty Mức độ đa dạng hàng hóa Phù hợp với công nghệ Các chứng nhận/ Cam kết Cam kết giao hàng ngày Chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Không có khiếu nại Linh hoạt giao hàng bị lỗi Thời gian linh hoạt Chi phí/Thanh toán Thanh toán linh hoạt Công nợ dài hạn/ linh hoạt Thanh toán sau thực hợp đồng Chứng từ đầy đủ/ hợp lệ Các sách Giao hàng địa bên mua Hỗ trợ lắp đặt Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn sử dụng Chính sách bảo hành Tư cách nhà cung cấp Tư cách pháp nhân nhà cung cấp Kinh nghiệm hoạt động năm Hoạt động đáng tin cậy Tổng EXPm Tỉ lệ % Đ Giá NCC Mới 30% 0.90 40% 0.36 30% 0.27 30% 0.27 10% 0.30 30% 0.09 10% 0.03 30% 0.09 20% 0.06 10% 0.03 10% 0.30 10% 0.03 40% 0.12 30% 0.09 20% 0.06 10% 0.30 30% 0.09 20% 0.06 20% 0.06 30% 0.09 40% 1.20 50% 0.60 40% 0.48 10% 0.12 3.00 Bảng 10: Đánh giá EXP cho nhà cung cấp {Thang điểm đánh giá sử dụng chung cho tất bảng minh hoạt luận văn} Rất tốt Tốt Chấp nhận Kém Rất Với cách đánh vậy, thấy rằng, EXPm nhà cung cấp cập nhật vào sở liệu HTTT Đây cách đánh giá nhà cung cấp 86 lĩnh vực hàng hóa, thiết bị, nhà cung cấp dịch vụ đánh giá tương đương, điều chỉnh số tiêu cho phù hợp để đánh giá 3.2.3.2 Cập nhật thông tin quản lý nhà cung cấp a., Cán phụ trách cập nhật Mỗi nhà cung cấp quản lý, việc thay đổi thông tin nhà cung cấp diễn thường xuyên Mỗi thông tin liên quan bị thay đổi, nhà cung cấp gửi thông báo đến cán phụ trách để cập nhật thông tin tương ứng Việc quan trọng thông tin liên quan đến toán, tài khoản toán, mã số thuế, địa giao dịch, địa đăng ký kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm bổ sung Mỗi thông tin thay đổi gây ảnh hưởng việc toán, chuyển hóa đơn, chứng từ, dịch vụ hỗ trợ bảo trì, bảo hành, Cán quản lý Trao đổi thông tin Nhà cung cấp HTTT QL Hình 14: Quá trình cập nhật thông tin b., Nhà cung cấp cập nhật Mỗi nhà cung cấp sử dụng tài khoản cấp quản trị HTTT, đăng nhập vào tự cập nhật thông tin thay đổi Việc thay đổi tạo thêm phương thức cho nhà cung cấp chủ động việc thay đổi thông tin liên hệ, thông tin hàng hóa, thông tin đặt hàng báo cáo hàng hóa bảng báo giá cập nhật, sách 87 giảm giá, khuyến mãi, Phương thức đặc biệt hữu hiệu nhà cung cấp có khoảng cách địa lý xa, giảm chi phí gửi báo cáo qua chuyển phát Riêng số thông tin bắt buộc phải xác thực cán quản lý nhà cung cấp đổi tên giao dịch chính, số tài khoản/ ngân hàng, 3.2.3.3 Công bố kế hoạch đặt hàng {Quá trình thực dựa đơn hàng Ban Lãnh đạo công ty phê duyệt mua sắm Chủ yếu tập trung vào đơn hàng mang tính chất quy mô, cần thời gian để thực Đối với đơn hàng xử lý nhanh, hệ thống đề cử ứng viên danh sách phù hợp để liên hệ.} a, Đối với gói thầu/ đơn hàng lớn Các gói thầu/ đơn hàng có quy mô lớn, tổng mức đầu tư lớn thường cần thời gian để tiến hành mặt thủ tục nội bộ, lựa chọn đánh thời gian tiến độ thực cung cấp Do đó, tùy tính chất quy mô, gói thầu/ đơn hàng cần phải công bố sớm HTTT VTC Online Theo quy định việc công bố gói thầu Luật đấu thầu số 61 Nghị định 85, thông tin cần phải công bố báo trang web đấu thầu Trong luận văn này, tác giả tập trung vào gói thầu/ đơn hàng nhỏ, có tần suất thực nhiều đa dạng mặt hàng b, Đối với gói thầu/ đơn hàng nhỏ Đối với đơn hàng nhỏ, thời gian thực gói thường kéo dài từ đến ngày, bao gồm tất trình tự thủ tục nội Ngay có định đầu tư mua sắm phê duyệt, quản trị viên lập yêu cầu cung cấp công bố HTTT 3.2.3.4 Hỗ trợ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp {Quá trình đảm bảo tra cứu, tìm kiếm danh sách nhà cung cấp cách nhanh chóng, xác phù hợp với đơn hàng điều kiện khác liên quan đến gói thầu Quá trình xảy trước định lựa chọn nhà cung ứng} 88 Các nhà cung cấp vào bảng yêu cầu, lập bảng đáp ứng báo giá tương ứng, cập nhật vào HTTT Sau thời gian quy định, thường từ đến ngày kể từ ngày công bố yêu cầu, HTTT kết xuất thông tin ứng viên có khả đáp ứng được, xếp theo hai tiêu chí giá EXP nhà cung cấp Khi hai nhà cung cấp có mức giá EXP nhà cung cấp cao HTTT ưu tiên lựa chọn EXP nhà cung cấp đó, ngược lại chọn giá thấp Để đánh giá lựa chọn nhà cung cấp thường vào nhiều yếu tố, HTTT tổng hợp, lựa chọn ứng viên thích hợp xếp theo mức độ ưu tiên giảm dần Đây kết quan trọng để hỗ trợ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp 3.2.3.5 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Dựa báo cáo HTTT ứng viên phù hợp, xếp từ cao đến thấp số EXP vào đề xuất thực tế nhà cung cấp đơn hàng, cán phụ trách dự án phối hợp với Đơn vị sử dụng, Phòng kế toán tiến hành đánh giá nhà cung cấp có khả Thông thường đánh giá ứng viên tốt nhất, số trường hợp đánh giá nhiều T T Chỉ tiêu/ Đo lường Chất lượng/ Số lượng/ Quy cách Số lượng đảm bảo Tỉ lệ % Đ Giá NC C1 Đ Giá 1.65 NC C2 Đ Giá 1.50 NC C3 Đ Giá 50% 30% 0.60 0.45 0.30 0.45 Đúng yêu cầu kỹ thuật 20% 0.30 0.30 0.20 0.30 Phù hợp công sử dụng 20% 0.30 0.30 0.30 0.30 Hoạt động đáng tin cậy 20% 0.30 0.30 0.30 0.30 Lĩnh vực yêu cầu 10% 0.15 0.15 0.15 0.15 0.60 1.25 NC C4 Tiến độ Cam kết nhận hàng ngày 20% 30% 0.18 0.18 0.18 0.18 Yêu cầu nhận hàng ngày 10% 0.06 0.06 0.06 0.06 Hoạt đồng khoảng cách tiêu chuẩn Linh hoạt giao hàng bị lỗi 30% 0.18 0.18 0.18 0.18 20% 0.12 0.12 0.12 0.12 Thời gian linh hoạt 10% 0.06 0.06 0.06 0.06 89 0.60 1.50 0.60 0.60 Chi phí/Thanh toán Tổng giá trị không vượt dự toán 20% 40% 0.24 0.32 0.24 0.40 Hóa đơn giá trị gia tăng 30% 0.18 0.18 0.18 0.18 Đàm phán giảm giá 20% 0.12 0.12 0.12 0.12 Thanh toán linh hoạt 10% 0.06 0.06 0.06 0.06 5% 60% Hỗ trợ lắp đặt 20% Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn sử dụng 20% Dịch vụ sau bán hàng Giao hàng địa bên mua Tư cách nhà cung cấp Tư cách pháp nhân nhà cung cấp Kinh nghiệm nhà cung ứng Các hình thức bảo đảm nhà cung cấp Tổng 0.60 0.68 0.15 0.15 0.09 0.03 0.76 0.15 0.09 0.03 3 5% 0.60 0.15 0.09 0.09 0.03 0.03 3 0.03 0.03 0.03 0.03 0.15 0.15 0.15 0.15 50% 0.08 0.08 0.08 0.08 40% 0.06 0.06 0.06 0.06 10% 0.02 0.02 0.02 0.02 3.15 3.08 2.75 3.16 Bảng 11: Đánh giá khả đáp ứng nhà cung cấp Nhận xét: Mỗi nhà cung cấp đánh giá quy định EXP ô giá trị Tổng tương ứng EXP quy định EXPdg, nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp có khả dựa vào EXPdg cao họ Ở có nhà cung cấp có giá trị EXP tương đương NCC1 NCC4 Nhìn vào bảng đánh giá, thấy rằng, NCC4 có tổng giá trị không vượt dự toán tốt (5), số lượng NCC1 nhiều NCC4 Nếu xét đáp ứng theo tiêu chí giá thành số lượng đảm bảo, từ lựa chọn NCC4 Tuy nhiên, việc lựa chọn phụ thuộc thêm vào EXP có NCC khả đàm phán hợp đồng NCC Sau lựa chọn NCC để thực ký kết hợp đồng thực hiện, EXP NCC chưa cộng vào EXP có NCC đó, mà cộng sau đánh giá giai đoạn thực hợp đồng Chỉ NCC không lựa chọn, cộng EXP tương ứng vào EXP có 90 3.2.3.6 Đánh giá nhà cung cấp sau thực hợp đồng {Đây trình đánh giá lại hoạt động cung cấp hàng hóa nhà cung cấp, dựa tiêu chí đánh giá SRM, với đánh giá đơn vị liên quan Đây trình quan trọng hệ thống nhằm tích lỹ điểm EXP (kinh nghiệm) nhà cung cấp thực hiện} Khác với trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, việc đánh giá lại hoạt động nhà cung cấp diễn sau hai bên ký kết hợp đồng Quá trình đánh giá theo dõi từ giai đoạn thỏa thuận ký kết hợp đồng, tạm ứng hợp đồng, thực hợp đồng, hoàn thiện chứng từ toán Đây trình đòi hỏi nhiều phận VTC Online phối hợp thực hiện, việc đánh giá thông qua bảng đánh giá điện tử gửi trực tiếp đến cán phối hợp thực như: đơn vị yêu cầu hàng hóa, Phòng Mua Hàng, Phòng Kế toán, Ban Lãnh đạo Ban lãnh đạo Đơn vị sử dụng Bảng đánh giá Phòng Kế toán Phòng Đầu tư Hình 15: Mô hình đánh giá lại nhà cung cấp STT Chỉ tiêu/ Đo lường Tỉ lệ % 91 Đ Giá Chất lượng Giao hàng hóa theo hợp đồng Số lượng đảm bảo theo hợp đồng Đáp ứng quy cách sản phẩm Đóng gói quy cách Tỉ lệ hàng lỗi Tiến độ cung cấp Giao hàng hạn Giao hàng nơi sử dụng Hỗ trợ lắp đặt chỗ Linh hoạt đổi hàng bị lỗi Thời gian linh hoạt Thanh toán Đạt mục tiêu chi phí Hóa đơn xác Hóa đơn hạn Chứng từ khác hợp lệ (CO/CQ, tờ khai, )_ Dịch vụ sau bán hàng Bảo đảm thời gian bảo hành Bảo đảm sách bảo hành Hỗ trợ đào tạo hướng dẫn sử dụng Tư cách nhà cung cấp Tư cách pháp nhân nhà cung cấp Kinh nghiệm nhà cung ứng Các hình thức bảo đảm nhà cung cấp Tổng tỉ lệ 50% 30% 20% 20% 20% 10% 20% 30% 10% 30% 20% 10% 20% 40% 30% 20% 10% 5% 60% 20% 20% 5% 50% 40% 10% 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1.500 0.450 0.300 0.300 0.300 0.150 0.600 0.180 0.060 0.180 0.120 0.060 0.600 0.240 0.180 0.120 0.060 0.150 0.090 0.030 0.030 0.150 0.075 0.060 0.015 3.000 Bảng 12: Đánh giá hoạt động nhà cung cấp sau thực hợp đồng Bảng 12 minh hoạ cách đánh giá lại hoạt động nhà cung cấp sau ký kết hợp đồng đưa vào giai đoạn thực Bảng 12 cho thấy cách đánh với mức điểm mức điểm chấp nhận hoạt động nhà cung cấp Tùy tính chất quan trọng khác gói thầu/ đơn hàng mà PMH thiết lập tỉ lệ tương ứng, dựa bảng 04 Quy trình định lượng tổng giá trị, tiểu mục 1.2.3.2 chương I 92 Mục tiêu cách tính nhằm đánh giá hoạt động nhà cung cấp cách xác với tham gia phận Ban lãnh đạo, PMH, Phòng Kế toán Đơn vị sử dụng hàng hóa thiết bị STT Đơn vị Tỉ lệ Điểm Tổng Ban lãnh đạo 10% 3.38 0.338 Phòng mua hàng 30% 4.2 1.26 Phòng kế toán 30% 2.7 0.81 Đơn vị sử dụng 30% 5.1 1.53 Tổng cộng (EXPth) (*) 3.938 Bảng 13: Tổng hợp kết đánh giá, cập nhật EXP cho nhà cung cấp tương ứng (*) EXPth EXP thực thực tế nhà cung cấp EXPt = EXPth – EXPdg; Nếu EXPt>0 đánh giá nhà cung cấp thực tốt hợp đồng, ngược lại, đánh giá nhà cung cấp thực không tốt Giá trị EXP=3 mang ý nghĩa chấp nhận được, mức độ đánh giá bình thường khác biệt Tất nhiên lựa chọn EXP trung bình mức khác tùy thuộc vào thang điểm đánh giá EXP trung bình tính trung bình cộng EXP cao thấp thang điểm Như vậy, nhà cung cấp có hai trình đánh giá để tăng EXP Quá trình trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Quá trình thứ tiến hành sau nhà cung cấp hoàn thành nghĩa vụ cung cấp hàng hóa thiết bị hợp đồng Do đó, điểm EXPsum tổng tính EXPsum=EXPdg+EXPt; Sau trình đánh giá, HTTT tổng hợp đưa toàn EXPsum cộng vào EXP có nhà cung cấp HTTT, phục vụ cho lần đánh giá sau 3.2.3.7 Quy trình tổng quát: Bước 1: Từ HTTT, chọn lọc danh sách ứng viên phù hợp, xếp hạng theo EXP giảm dần (tiểu mục 3.2.3.4) 93 Bước 2: Từ danh sách ứng viên Danh sách NCC đáp ứng (thực tế), tiến hành đánh giá khả đáp ứng NCC (tiểu mục 3.2.3.5) Bước 3: Lựa chọn NCC đủ đáp ứng, ghi nhận EXP cho NCC lại vào sở liệu HTTT Bước 4: Tiến hành đánh giá lại hoạt động NCC đáp ứng (trong bước 3) sau NCC thực hợp đồng, hoàn tất toán Cập nhật lại EXP cho NCC vào sở liệu HTTT (tiểu mục 3.2.3.6) Hệ thống thông tin quản lý NCC Đơn hàng yêu cầu Đơn hàng Đáp ứng (1) Danh sách ứng viên (Sắp xếp theo EXP) Cập nhật EXP NCC Danh sách NCC Đáp ứng thực tế (2) EXP NCC (Không thực hiện) Đánh giá nhà cung cấp (3) (3) Đánh giá trình thực NCC (4) EXPdg NCC thực EXPth NCC Tổng EXP cho NCC thực EXPsum NCC thực Hình 16: Quy trình tổng quát quản lý lựa chọn NCC Quá trình lặp lặp lại theo nhu cầu công ty nhu cầu thực tế phát sinh từ đơn hàng công ty Đối với yêu cầu phát sinh, liệu đơn hàng nhập vào, HTTT báo cáo ứng viên phù hợp Thông qua HTTT, NCC biết yêu cầu cung cấp gửi báo giá đáp ứng tương đương tới HTTT để đánh giá 94 3.3 Đánh giá mô hình hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp 3.3.1 Mục đích Với đặc tả mô hình HTTT thông tin mục 3.2, cho thấy, HTTT đáp ứng mục đích hỗ trợ quản lý nhà cung cấp theo vấn đề sau: - Khai báo lưu trữ thông tin nhà cung cấp cách kịp thời, xác thông qua việc khai báo cập nhật cán quản lý, đồng thời nhà cung cấp chủ động việc cập nhật thông tin cách thường xuyên thông qua tài khoản cấp để truy nhập vào HTTT VTC Online - Tìm kiếm, báo cáo ứng viên thích hợp gói thầu/ đơn hàng liệt kê lịch sử liên quan đến ứng viên theo thời gian, theo quy mô Điều tạo thuận lợi cho việc đánh giá lựa chọn ứng viên - Cung cấp công cụ đánh giá NCC cách xác, công cho tất ứng viên tham gia cung cấp gói thầu/ đơn hàng - Cung cấp công cụ đánh giá NCC thực hợp đồng cách công khai, công dựa định lượng đánh giá lực thực NCC - HTTT đáp ứng nhu cầu tra cứu, chia sẻ thông tin phòng ban chức công ty tiến hành lập dự toán, phương án cho dự án 3.3.2 Phạm vi Phạm vi HTTT bao trùm toàn phận VTC Online NCC đăng ký Về mặt vật lý nói phạm vi HTTT bao gồm thiết bị, sở hạ tầng mạng, máy chủ, phần mềm kỹ thuật viên điều hành hệ thống Phạm vi HTTT xác định NCC, gói thầu/ đơn hàng, định đánh giá lựa chọn NCC phù hợp để thực đơn hàng VTC Online 95 3.3.3 Môi trường Tất thông tin NCC có khả liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh VTC Online cập nhật vào HTTT, tùy thuộc vào lực tìm kiếm cán quản lý hợp tác NCC Môi trường chủ yếu hệ thống gói thầu/ đơn hàng định lựa chọn NCC phù hợp để thực NCC có khả gia nhập vào cộng đồng cung cấp VTC Online Các định lựa chọn NCC yếu tố nằm hệ thống này, dựa vào thông tin HTTT cung cấp, định đưa nhằm lựa chọn xác NCC 3.3.4 Đầu vào hệ thống Thông tin đưa vào hệ thống bao gồm: - Các thông tin liên quan đến NCC - Các thông tin đến gói thầu/ đơn hàng - Các quy chuẩn định lượng (bảng lượng hóa tiêu chuẩn) hỗ trợ đánh giá NCC 3.3.5 Đầu hệ thống - Danh sách ứng viên thích hợp gói thầu/ đơn hàng - Các bảng tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn NCC - Tính toán EXP NCC 3.4 Triển khai HTTT 3.4.1 Những thuận lợi triển khai a., Đối với VTC Online - VTC Online sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên vận hành hệ thống, kỹ thuật viên lập trình có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm việc triển khai HTTT - Hệ thống sở hạ tầng sẵn có, công nghệ tiên tiến, đại 96 - Tỉ trọng đầu tư thiết bị công nghệ hàng năm chiếm tỉ lệ cao toàn hoạt động đầu tư mua sắm VTC Online Hoạt động mua sắm thiết bị công nghệ diễn thường xuyên doanh nghiệp - Các kiện tổ chức thường xuyên nhiều tỉnh thành nước điều kiện thuận lợi cho việc triển khai HTTT, đặc biệt tỉnh thành lần đầu tổ chức kiện - Doanh nghiệp định hướng ứng dụng công nghệ thông tin tất lĩnh vực hoạt động, quản lý nhằm tối ưu hóa điều kiện sẵn có giảm thiểu thủ tục hành - Giảm thiểu quyền lợi cá nhân việc công khai minh bạch yêu cầu gói thầu/ đơn hàng, đảm bảo lợi ích doanh nghiệp b., Đối với cộng đồng NCC - NCC mong muốn có chế bình đẳng, công khai gói thầu/ đơn hàng mà NCC có khả thực - Thông qua HTTT, NCC trực tiếp quản lý thông tin họ, trao đổi thông tin với cán quản lý dự án, nhận thông báo đơn hàng/ gói thầu cách nhanh chóng 3.4.2 Những khó khăn triển khai a., Đối với VTC Online - Sự phối hợp chuyên môn phòng ban chưa cao Các phòng ban trì quy trình làm việc khác nhau, chưa thể rõ trách nhiệm việc xây dựng quy trình chung khó khăn việc xây dựng quy trình nghiệp vụ cho HTTT - Sự chia sẻ thông tin cán PMH, cán triển khai dự án chưa cao Các thông tin chia sẻ thường không đầy đủ thiếu xác 97 b., Đối với cộng đồng NCC - Các NCC thường đòi hỏi đặc quyền đặc lợi tham gia cung cấp hàng hóa Đôi khi, thông tin cung cấp NCC chưa đúng, chưa xác so với thực tế hoạt động họ - Sự che dấu thông tin NCC tiến hành cung cấp thông tin, dẫn đến số khó khăn việc xác định xác lực NCC Một số thông tin che dấu, phần mục đích kinh doanh, phần NCC e ngại khả bảo mật, rò rỉ thông tin bên thứ ba, đặc biệt đối thủ cạnh tranh - Sự phân bố ngành hàng không đồng đều, dẫn đến việc có nhiều NCC hoạt động ngành hàng 3.5 Tóm tắt chương III Trong chương này, tác giả đề xuất mô hình HTTT nhằm hỗ trợ quản lý NCC dựa sở lý luận SRM HTTT trình bày chương I thực trạng quản lý NCC VTC Online chương II Trong mô hình tác giả đề xuất quy trình cập nhật thông tin NCC, bảng định lượng tiêu chí đánh giá lựa chọn NCC dựa quan điểm sở SRM Đối với việc cập nhật thông tin, tác giả đề nghị cách thực NCC tự quản lý cập nhật thông tin riêng Đây điểm phù hợp với quan điểm SRM tổng hợp chương I Đặc biệt NCC, tác giả đề nghị đánh giá lại hoạt động thực thông qua bảng định lượng đánh giá lại NCC Qua đánh giá sát với NCC tiến hành cung cấp hàng hóa thiết bị VTC Online Đây giai đoạn dễ bị bỏ qua trình khai thác mối quan hệ đánh giá mang tính chất cảm tính, giai đoạn ảnh hưởng lớn tới hợp đồng tương lai 98 PHẦN KẾT LUẬN & KIẾN NGHỊ Kết luận Áp dụng sở lý luận mối quan hệ nhà cung cấp hệ thống thông tin quản lý chương I vào thực tiễn doanh nghiệp chương II, tác giả đề xuất mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc quản lý nhà cung cấp chương III, nhằm đưa mô hình mới, hữu dụng VTC Online nói riêng có khả ứng dụng cho doanh nghiệp tương tự nói chung, lĩnh vực đầu tư mua sắm Trong mô hình tác giả đề xuất quy trình cập nhật thông tin NCC, bảng định lượng tiêu chí đánh giá lựa chọn NCC dựa quan điểm sở SRM Đối với việc cập nhật thông tin, tác giả đề nghị cách thức NCC tự quản lý cập nhật thông tin riêng Đây điểm phù hợp với quan điểm SRM tổng hợp chương I Đặc biệt NCC, tác giả đề nghị đánh giá lại hoạt động thực thông qua bảng định lượng đánh giá lại NCC Qua đánh giá sát với NCC tiến hành cung cấp hàng hóa thiết bị VTC Online Đây giai đoạn dễ bị bỏ qua trình khai thác mối quan hệ đánh giá mang tính chất cảm tính, giai đoạn ảnh hưởng lớn tới hợp đồng tương lai Kiến nghị Vấn đề lượng hóa thông tin đánh giá NCC mới, đánh giá lựa chọn NCC, đánh giá lại hoạt động NCC cần phải tính toán cẩn thận, rõ ràng, có tham gia ý kiến phòng ban chức liên quan Đồng thời phải phân định rõ dạng đánh giá phù hợp NCC thiết bị hàng hóa, NCC dịch vụ, NCC thiết bị hàng hóa dịch vụ (dạng tổng hợp) Đây hướng phát triển mở rộng HTTT, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng VTC Online nói riêng doanh nghiệp nói chung việc tìm kiếm, xây dựng quản lý mối quan hệ với NCC cách tối ưu 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO STT Tài liệu ERP Tools, Techniques, and Applications for Integrating the Supply Chain, Second Editor, Carol A Ptak, CFPIM, CIRM, Jonah, PMP with Eli Schragenheim Supplier Relationship Management, An Advanced Supply Chain Management Technique, by Charles C Poirier The Purchasing and Supply Manager’s Guide to the C.P.M Exam, Fred Sollish John Semanik, 2005 Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Phạm Thị Thanh Hồng, NXB Bách Khoa Hà nội, 2010 Bài giảng HTTT quản lý, Phạm Thị Thanh Hồng Phạm Minh Tuấn, NXB Khoa học kỹ thuật Hà nội, 2007 Bộ slides, TS Phạm Thị Thanh Hồng, 2007 Giáo trình Kinh tế học Vi mô, Nguyễn Đại Thắng, NXB Giáo dục Việt Nam, 2009 Giáo trình Kinh tế học Vĩ mô, Xuất lần thứ 3, Nguyễn Ái Đoàn, NXB Bách Khoa Hà nội Luật doanh nghiệp 2005 10 Luật đấu thầu 11 Nghị định 85 100