Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

LỜI CẢM ƠNVới vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại trường Đại HọcThương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu được

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại trường Đại HọcThương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu được qua quá trình thực tập tạiCông ty Cổ phần Giải pháp Con Đường

Số, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thốngquản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ íchtrong bốn năm học qua

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của cô: T.S NguyễnThị Thu Thủy – giảng viên thuộc bộ môn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đãhướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóaluận tốt nghiệp

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty Cổ phần Giải phápCon Đường Số đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viênPhùng Văn Định

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP 2

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 2

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 3

1.3 Mục tiêu của đề tài 4

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài 5

1.6 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CON ĐƯỜNG SỐ 7

2.1 Cơ sở lý luận 7

2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin 7

2.1.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số 16

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số 16

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số. 17

Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số 23

3.1 Bài toán 23

3.2 Xây dựng biểu đồ Use-case 26

3.3 Xây dựng biểu đồ lớp 28

3.4 Biểu đồ tuần tự hệ thống 30

3.5 Sơ đồ hoạt động 36 3.6 Thiết kế giao diện 42 KẾT LUẬN 46

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin tổng quát

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường SốHình 2.3 Biểu đồ số lượng các phần mềm được sử dụng tại CTCP Con Đường

Số

Hình 2.4 Biểu đồ mức độ hài lòng (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)

Hình 2.5 Biểu đồ đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý khách hàng, nhà

cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số

Sơ đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách hàng

Hình 3.6 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập phiếu thanh toán

Hình 3.7 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin nhà cung cấp

Hình 3.8 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin khách hàng

Hình 3.9 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin khách hàng

Hình 3.10 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin nhà cung cấp

Hình 3.11 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Nhận phiếu đặt hàng

Hình 3.12 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật phiếu thanh toán

Hình 3.13 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin nhà cung cấp

Hình 3.14 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin khách hàng

Hình 3.15 Giao diện Menu chính

Hình 3.16 Giao diện cập nhật thông tin nhà cung cấp

Hình 3 17 Giao diện cập nhật thông tin khách hàng

Hình 3.18 Giao diện cập nhật phiếu thanh toán

Hình 3.19 Giao diện tra cứu thông tin khách hàng

Hình 3.20 Giao diện tra cứu thông tin nhà cung cấp

Hình 3.21 Giao diện tạo báo cáo

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

Bảng 1.2 Số liệu thống kê hiện trạng hạ tầng hệ thống thông tin trong công ty

Bảng1.3 Số liệu thống kê các phần mền được sử dụng trong công ty

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Hiện nay đa số các Công ty đã có ứng dụng tin học vào một số công việc,

ví dụ như quản lý số liệu, xử lý số liệu và văn bản, quản lý nhân sự và tiềnlương…, việc tin học hóa này mang lại lợi ích ngày càng cao cho công ty.Khách hàng và nhà cung cấp là hai yếu tố quan trọng hàng đầu đối với mỗicông ty Vì vậy, cần phải quản lý các thông tin của khách hàng và nhà cung cấp

sẽ góp phần giúp công ty chủ động trong quá trình sản xuất và kinh doanh tạotiền đề cho doanh nghiệp phát triển Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóahiện nay thì khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đápứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý khách hàng và nhà cungcấp trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản

lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”.Với mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cungcấp trong công ty nhằm đạt được hiệu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài

đã nghiên cứu công tác quản lý khách hàng và nhà cung cấp trong điều kiệnứng dụng công nghệ thông tin Do năng lực có hạn và thời gian không chophép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, em mong được sự góp ý củaquý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG

TIN KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong kỷ nguyên hiện nay, công nghệ đã và đang khẳng định được tầmquan trọng của mình Mọi lĩnh vực đời sống như kinh tế, xã hội, chính trị, giáodục, y tế đều có sự giúp sức của công nghệ thông tin, mang lại những hiệuquả rõ rệt Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là điềuthiết yếu Sức mạnh của công nghệ giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp trởnên nhanh chóng và chính xác hơn, từ việc sản xuất, giao vận cho tới quản lý,kiểm kê

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khách hàng và nhà cung cấp luôn là haiyếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Dữ liệu về khách hàng và nhàcung cấp luôn chiếm lượng lớn, đòi hỏi tính bảo mật cao và có thể cung cấp kịpthời cho quá trình sản xuất và bán hàng Hệ thống thông tin quản lý khách hàng

và nhà cung cấp ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu này Ứng dụng hệ thống thông tingiúp cho việc quản lý, tìm kiếm, truy xuất, sử dụng những dữ liệu liên quan đếnkhách hàng và nhà cung cấp trở nên gọn nhẹ, nhanh chóng nhưng vẫn an toàn,hiệu quả

Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số, em

đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý kháchhàng và nhà cung cấp cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữliệu, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thờigian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thựccho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báocáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn

Vì vậy, bài khóa luận của em chọn đề tài là: “Phân tích và thiết kế hệthống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp ConĐường Số”

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Hệ thống thông tin không còn là lĩnh vực xa lạ đối với các doanh nghiệpViệt Nam hiện nay Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng HTTT và đạt được nhữngthành tựu rõ rệt do hiệu quả của hệ thống mang lại Những dự án xây dựng, đồ

án nghiên cứu về hệ thống thông tin cũng xuất hiện ngày một nhiều Đối vớivấn đề quản lý khách hàng, nhà cung cấp, em đã tìm và tham khảo được một sốtài liệu sau đây

Đồ án tốt nghiệp: “Tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý mối quan hệkhách hàng trong thương mại điện tử”, Đặng Thị Xuân Dung, Phạm Thị ThúyHạnh, Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ ChíMinh

Trong đồ án này, người thực hiện đã tìm hiểu và phân tích đầy đủ nhữngyêu cầu, chức năng cần thiết cho một hệ thống thông tin quản lý khách hàng

Đồ án cũng chỉ ra những ưu, nhược điểm khi áp dụng hệ thống này, cách khắcphục và phương pháp an toàn bảo mật cho dữ liệu trong hệ thống

Nội dung đồ án dừng lại ở một hệ thống chung cho tất cả các doanhnghiệp thương mại điện tử Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có

cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động giống nhau, một hệ thống chung không thểmang áp dụng tại tất cả các doanh nghiệp

Đề án: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng tại ngânhàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Long Biên”, Ngân hàng Sài Gòn ThươngTín

Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công

ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớpK43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính

Hệ thống này đã được xây dựng và áp dụng thành công trên thực tế nênnội dung đề án hoàn toàn có tính xác thực, tính ứng dụng và đáng để tham khảo,học hỏi Quy trình phân tích, thiết kế được thực hiện đầy đủ, kỹ lưỡng theo từngbước một

Tuy nhiên, hệ thống này xây dựng theo phương pháp hướng chức năng nên cómột số nhược điểm như mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tảđược đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không hỗ trợ việc sử dụng lại, khôngphù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát và an toàn bảo mật dữ liệu.

Vì vậy, để khác phục các nhược điểm của các đề tài đã nêu cũng như họchỏi các ưu điểm lợi thế của các đề tài em chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệthống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp ConĐường Số” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

1.3 Mục tiêu của đề tài.

Mục tiêu chung: nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa cả việc ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý doanh nghiệp, đề tài “Phân tích

và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phầnGiải pháp Con Đường Số” được đề xuất cho doanh nghiệp với mục tiêu khảosát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp tạicông ty và đưa ra giải pháp thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lýkhách hàng và nhà cung cấp phù hợp với công ty, giải quyết được bài toán vềquản lý khách hàng và nhà cung cấp của công ty, giúp công ty đạt được hiệuquả cao hơn trong kinh doanh, cũng như các công tác khác như chăm sóc kháchhàng, marketing,…

Mục tiêu cụ thể:Hệ thống hóa cơ sở lý luận, tìm hiểu thực trạng về phântích thiết kế hệ thống quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại CTCP Giải phápCon Đường Số và đưa ra giải pháp cho phân tích thiết kế hệ thống tại CTCPGiải pháp Con Đường Số Đề tài khóa luận sẽ đưa ra một bản phân tích theohướng đối tượng cho hệ thống quản lý khách hàng, nhà cung cấp sao cho hệthống này phù hợp với quy trình hoạt động, nguồn lực tại CTCP Giải pháp ConĐường Số, có thể ứng dụng và mang lại hiệu quả tốt cho công ty

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý thông tin khách hàng và nhà cungcấp, những yêu cầu mà hệ thống phải đáp ứng, những vấn đề có khả năng phát sinhtrong thực tế sử dụng.

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số Công ty cổphần Giải pháp Con Đường Số là nhà phân phối chính thức của công ty phần mềmSage tại Việt Nam CDS chủ yếu cung cấp hai sản phẩm là hệ thống Sage Accpac ERP

và hệ thống Sage Accpac Project and Job Costing

- Thời gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số từ năm

2007 đến nay

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài.

Để thực hiện được đề tài khóa luận này, em đã áp dụng một số phươngpháp như sau:

1.1.5.Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp phỏng vấn

- Nội dung:

Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liên quanđến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý khách hàng và nhàcung cấp tại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệthống mới

- Cách thức tiến hành:

Phỏng vấn những người có tương tác với hệ thống đó là trưởng phòngkinh doanh, các nhân viên IT, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giámđốc để thu được những thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu

Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp quan sát giúp các phân tích viên thu thập được những thôngtin không có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, cóđược một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổchức Phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian Phương pháp quan sát cómột số hạn chế như một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và cácchi tiết thao tác của hệ thống cũ làm cho các quan sát này không còn ý nghĩa,

đồng thời quan sát cũng làm cho người bị quan sát cảm thấy khó chịu và có xuhướng thay đổi cách hành động.

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,Báo cáo tài chính của Công ty và một số nguồn tài liệu từ Internet

1.5.2.Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

Phương pháp định lượng

Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụngphần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kếsẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thựctrạng công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp và tình hình hệ thống thông tinquản lý tại công ty

Phương pháp định tính

Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thôngqua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin được thu thập từcác nguồn khác (như Internet ) nhằm chọn được thông tin phù hợp với mụcđích sử dụng và nội dung nghiên cứu

1.5.3.Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Microsoft Access: sử dụng để tổ chức cở sở dữ liệu cho đề tài

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: sử dụng để lập trình một số modul chophần mềm này

Visual Paradigm: sử dụng để mô hình hóa hướng đối tượng cho hệ thống

1.6 Kết cấu của đề tài.

Với đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhàcung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”, bài khóa luận sẽ baogồm ba phần sau đây:

- Chương I: Tổng quan về xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng vànhà cung cấp

Trong chương I em sẽ nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của

đề tài Bên cạnh đó em sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ đểthực hiện đề tài

- Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý khách hàng, nhà cung cấp tạiCông ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số.

Trong chương II sẽ đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thống thông tin.Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng đối tượng và sơ lược vềUML Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty Cổ phần Giảipháp Con Đường Số từ đó đề ra phương án giải quyết

- Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhàcung cấp theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI

PHÁP CON ĐƯỜNG SỐ 2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin

Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơnthông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng

Khái niệm thông tin (information) được sử dụng thường ngày Con người

có nhu cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, video, đi tham quan, du lịch, thamkhảo ý kiến người khác, để nhận được thêm thông tin mới Thông tin manglại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tượng trong đờisống xã hội, trong thiên nhiên, giúp cho họ thực hiện hợp lý công việc cầnlàm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thốngquản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, đểthực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, cácquyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp

Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT): Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin

để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiềuquá trình kinh doanh

Hệ thông tin phát triển qua bốn loại hình:

- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theođịnh kỳ (ví dụ: Các hệ thống tính lương)

- Hệ thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Một hệ thôngtin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất,quản lý và ra quyết định

- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích

ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu)

- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết địnhmột cách thông minh

Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần chính:

- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính,

hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức nănghoặc giải quyết một bài toán nào đó

- Hệ thống mạng máy tính: là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối vớinhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó

- Dữ liệu:

+ Cơ sở dữ liệu (CSDL): là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quanđược lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thểthoả mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng haynhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

+ Hệ quản trị CSDL: là hệ thống phần mềm máy tính được thiết kế chuyênbiệt cho các bài toán quản lý, cung cấp hai tính năng chính là lưu trữ, quản lý

dữ liệu và khai thác, truy cập dữ liệu

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT, gồm 2 nhóm chính: nhữngngười sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin tổng quát

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài

và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài VD: thông tin về giá cả, thị trường, sức laođộng, nhu cầu hàng hoá v.v

- Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệnghiệp vụ Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tựnhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp

vụ của hệ thống

Vai trò của hệ thống thông tin: hệ thống thông tin đóng vai trò trung giangiữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệthống con tác nghiệp Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ quyếtđịnh và tác nghiệp.Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽđược HTTT xử lý, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài

2.1.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức

- Chức năng thu thập thông tin: liên kết với nguồn phát sinh dữ liệu như kháchhàng, nhà cung cấp (đơn đặt hàng, tiền thanh toán cho hóa đơn)

- Chức năng kết xuất thông tin: liên kết nơi sử dụng thông tin như người quản lý(nhận các báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác(hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lýkho để lập phiếu xuất kho)

- Chức năng xử lý dữ liệu: các hoạt động xử lý dữ liệu đều dựa trên chuẩn, quytrình, quy tắc quản lý của tổ chức

- Chức năng lưu trữ: lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử dụng lại sau nàyvào cơ sở dữ liệu trên máy tính

- Chức năng truyền nhận tin giữa các thành phần trong hệ thống

2.1.3 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn Mỗi giaiđoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau

Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu

quả và khả thi của một sự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý.Giai đoạn nàygồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn phân tích chi tiết

Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đíchthực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệthống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hànhhay ngừng phát triển hệ thống mới.Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất dự án

- Báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thôngtin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt đượcnhững mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước

Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽsản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thựchiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào Gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa cho mô hình logic

Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thểhóa mô hình logic đó Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài,ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích

về chi phí, lợi ích Các công đoạn của giai đoạn này gồm:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Báo cáo các giai đoạn đó

Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tàiliệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giaodiện với những phần tin học hóa Gồm những công đoạn chính sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện

- Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Tin học hóa hệ thống thông tin Các công đoạn chính ở giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Giai đoạn nàygồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống

Phương pháp hướng cấu trúc:

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định

Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trênxuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏhơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặtđược ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Đặc điểm:

- Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)

- Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn

- Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung

- Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số

- Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác

- Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể)

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down)

Phương pháp hướng đối tượng:

Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vàohành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống

là dữ liệu và hành động

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phầntrong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệ thốngđược chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng baogồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trongmột hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cáchkết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữachúng

Đặc điểm:

- Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm

- Chương trình được chia thành các đối tượng

- Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với

cơ chế thông báo

- Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trựctiếp vào các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năng-phương thức)

- Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng

- Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trêncấu trúc dữ liệu đó

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thểkhái niệm hoặc một thực thể phần mềm

- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi vàcác mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừu tượng của đối tượng

- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữmột chức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thốngthành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con(subsystem)

- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại cácthuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan

hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế

Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với phương pháp hướng cấu trúc

Phương pháp hướng cấu trúc

Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng,chương trình sáng sủa, dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểmsau:

- Không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộcchặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modulnào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác

- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn Nếu hệ thống thông tin lớn,việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul

và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải dễ dàng và dễ gây ra cáclỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì

- Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát (nhất

là đối với chương trình lớn, phức tạp)

- Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi cáchàm liên quan dữ liệu đó

- Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ vàtrung thực hệ thống trong thực tế (phân tích, thiết kế) dẫn đến không thích hợp để xâydựng những phần mềm rất lớn

- Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vàohành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống

là dữ liệu và hành động

Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng:

- Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cầnthiết à dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

- Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập

tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xácđịnh trong đối tượng đó à chương trình an toàn

- Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

- Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báolớp và mở rộng khả năng sử dụng các lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

- Cách thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết và cài đặt

Một số khái niệm cơ bản trong UML

- Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sựvật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt cáckhía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễntheo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó

- Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tậpcon các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống

Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong

cả hai hướng nhìn

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồcác kí hiệu UML chia làm hai pha:

Pha phân tích:

- Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tíchtiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lạicác chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là cáckịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

- Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một sốphương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng tháitrong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Pha thiết kế:

- Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tảchi tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác địnhtrong pha phân tích

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sungcác lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu

đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp

- Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạptrong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp

- Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chứcphần mềm theo các thành phần đó

- Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bịcần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ.

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

- Tên giao dịch: CDS Solution Corporation

- Trụ sở chính: tầng 1, tòa nhà Yban, 69 Thạch Thị Thanh, Quận 1, thành phố

Hồ Chí Minh

- Điện thoại: 08.38203938 – Fax: 08.38203930

- Loại hình công ty: Công ty Cổ phần

- Giám đốc/Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Thanh Sơn

Phòng Hành chính - Nhân sự

Phòng Kinh doanh

Phòng

Kế toán

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường Số

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số.

Thực trạng hệ thống và công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp

Qua khảo sát, tại đơn vị chưa có hệ thống thông tin quản lý khách hàng vànhà cung cấp chuyên nghiệp, các nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công Tại công ty mớichỉ sử dụng phầm mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị Hiệntại công ty chưa có chính sách cụ thể về đầu tư CNTT, nhưng cũng đã có địnhhướng sẽ đầu tư thêm cho cơ sở hạ tầng CNTT về cả phần cứng và phần mềm

để hỗ trợ hoạt động kinh doanh Tại công ty có bộ phận chuyên trách về HTTT(có phòng CNTT) nhưng các nhân viên ở đây đảm nhiệm vai trò hỗ trợ IT chocác khách hàng có nhu cầu mà chưa có nhân viên chuyên đảm nhiệm website vàcác thiết bị của công ty

Theo kết quả điều tra về các phần mềm được sử dụng trong công ty ta cókết quả:

Số lượng các phần mềm được sử dụng trong công ty 0

Quản lý kế toán, tài chính

Quản lý nhân sự, tiền lương

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Quản lý tổng thể nguồn lực (ERP)

Phần mềm khác

Hình 2.3 Biểu đồ số lượng các phần mềm được sử dụng tại CTCP Con

Đường Số (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)

Nhìn chung tại công ty mới chỉ sử dụng những phần mềm cơ bản, chưa cóđầu tư nhiều về phần mềm phục vụ quá trình kinh doanh

20.00%

70.00%

Hài lòngBình thườngKhông hài lòng

Hình 2.4 Biểu đồ mức độ hài lòng (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)

Công tác quản lý được thực hiện theo phương pháp thủ công, ghi trên sổ sáchgây nhiều bất tiện cho nhân viên như việc lập hợp đồng bằng tay, lập hóa đơnbằng tay có thể gây nhầm lẫn mã khách hàng, mặt hàng hay nhà cung cấp, thông

số hàng hóa, ảnh hưởng đến công tác quản lý, đối với nhà quản lý chung thì việcphải đối mặt với khối lượng giấy tờ lớn đã gây ra khó khăn trong quản lý, nắmbắt tình hình chung của công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp gây áp lựccông việc và lãng phí thời gian, không gian, công sức Do vậy mức độ hài lòngchủ yếu là không hài lòng, chiếm đến 70% Một số nhân viên cảm thấy hài lòngchủ yếu là do họ đang quen với việc xử lý thủ công chiếm 10%, về lâu ngại thayđổi môi trường làm việc, những nhân viên cảm thấy bình thường vì công việccủa họ không quá tải chiếm 20%, họ vẫn có thể xử lí được theo phương pháp thủcông, tuy nhiên tính dài, khi công ty đã hoạt động lớn mạnh hơn thì khối lượngcông việc sẽ tăng lên, việc quản lý thủ công chắc chắn sẽ không còn phù hợpnữa

Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xâydựng hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp ứng dụng CNTT trong để

có được hiệu quả quản lý cao hơn

Qua khảo sát tình hình thực tiễn và qua những kết quả thu được từ phiếuđiều tra trắc nghiệm, nhìn chung công ty đã có ứng dụng CNTT vào các hoạtđộng nghiệp vụ kinh doanh của mình, điều này là hợp lý vì trong bối cảnh toàn

cầu hóa, hiện đại hóa, khi mà CNTT và tri thức phát triển mạnh mẽ như hiệnnay, thì CNTT trở thành một phương tiện đắc lực giúp tăng hiệu quả kinhdoanh và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Ban lãnh đạo công ty

đã có sự quan tâm đến việc đầu tư cho HTTT cũng như nhân sự CNTT ngay từkhi thành lập công ty, đầu tư cơ sở vật chất cho HTTT , tuy nhiên cơ sở vật chấthiện tại vẫn phù hợp với qui mô, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Công ty đãnắm bắt được xu thế phát triển của xã hội, cùng với sự bùng nổ của CNTT,nhận biết được những lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào sản xuất kinhdoanh, từ đó công ty đã có những kế hoạch, chính sách ứng dụng CNTT phùhợp

80.00%

10.00%

10.00%

Yêu cầu cấp báchBình thườngKhông cấp bách

Hình 2.5.Biểu đồ đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý khách hàng,

nhà cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số (Nguồn: kết quả phiếu điều

tra)

Qua phiếu điều tra thu thập được có 80% số phiếu đánh giá việc xây dựngHTTT quản lý khách hàng, nhà cung cấp là yêu cầu cấp bách, 10% đánh giáyêu cầu là bình thường bởi hiện tại quy mô hoạt động của công ty vẫn có thểquản lý thủ công, và 10% đánh giá là không cấp bách

 Đánh giá nhu cầu quản lý hệ thống của công ty

a Hoạt động quản lý thông tin

Thông tin cần quản lý của hệ thống bao gồm các thông tin:

- Thông tin về khách hàng: thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị nhưkhách mua hàng Thông tin về mỗi đối tượng bao gồm: mã khách hàng, tên kháchhàng, địa chủ, điện thoại, mã thuế,…

- Thông tin về nhà cung cấp: thông tin liên quan tới nhà cung cấp các mặt hàngcho công ty Thông tin về mỗi đối tượng bao gồm: mã nhà cung cấp, tên tên nhà cungcấp, địa chỉ, điện thoại, mã thuế,

- Thông tin về mặt hàng: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng,thuế tiêu thụ đặc biệt…

- Thông tin về hoạt động quản lý tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, cáchoạt động tài chính liên quan Đối tượng này có các loại thông tin sau: mã số phiếu(phiếu thu, phiếu chi…) số tiền, ngày xảy ra nghiệp vụ

Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thểthiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhânlực, phòng kế hoạch Những thông tin này được quản lý chặt chẽ cung cấpthông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanhcủa đơn vị Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống chocác đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng

b Hoạt động quản lý kinh doanh

Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phậnchức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử

lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Trên cơ

sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị.Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập số liệu về tình hình thịtrường kinh doanh: tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàngtiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạchbiết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách vềkhách hàng

Từ đó ta có thể thấy nhu cầu quản lý hệ thống thông tin của công ty là rấtlớn Hầu hết các hoạt động của công ty đều phát sinh các thông tin cẩn lưu trữ

và xử lý Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin khách hàng và nhàcung cấp cho công ty là việc làm rất cấp bách đáp ứng nhu cầu của công ty

Phương án giải quyết vấn đề quản lý khách hàng, nhà cung cấp

Trong nền kinh tế nhiều thành phần như ngày nay thì quản lý khách hàng,nhà cung cấp càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Vìvậy việc ra đời những bài toán quản lý chung và quản lý khách hàng, nhà cungcấp riêng là một điều tất yếu khách quan.

Với thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý khách hàng và nhàcung cấp, các yêu cầu về quản lý đã nêu ra, đề tài sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu

tổ chức cũng như các hoạt động chính của đơn vị, có thể đề xuất một số giảipháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp:

Thứ nhất: tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làmviệc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lýkhách hàng, nhà cung cấp đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyênngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc

Thứ hai: công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng chocông nghệ tin học, mua sắm các máy tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng

và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyênnghiệp và hiệu quả hoạt động Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảmthiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các báocáo, mặt khác giúp cho giám đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệuphục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và

dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lýthủ công không còn phù hợp nữa Hệ thống quản lý thủ công tồn tại rất nhiềuyếu kém như thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thườngxuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vịkhông nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận Đặc biệt mất nhiều thờigian, công sức để thống kê, phân tích, đưa ra các thông tin phục vụ ra quyếtđịnh Do đó, việc sử dụng các thành tựu của CNTT trong quản lý ngày càngrộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục những nhược điểm của hệ thống

cũ Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hóa,giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớnhơn cho kinh doanh