Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại trường Đại Học Thương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tạiCông ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”. Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học qua. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của cô: T.S Nguyễn Thị Thu Thủy – giảng viên thuộc bộ môn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phùng Văn Định 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin tổng quát Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường Số Hình 2.3 Biểu đồ số lượng các phần mềm được sử dụng tại CTCP Con Đường Số Hình 2.4 Biểu đồ mức độ hài lòng (Nguồn: kết quả phiếu điều tra) Hình 2.5 Biểu đồ đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số Bảng 3.1 Các tác nhân và ca sử dụng Hình 3.2 Sơ đồ Use-case cuả hệ thống Hình 3.3 Sơ đồ lớp của hệ thống Hình 3.4 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập thông tin nhà cung cấp Hình 3.5 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách hàng Hình 3.6 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập phiếu thanh toán Hình 3.7 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin nhà cung cấp Hình 3.8 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin khách hàng Hình 3.9 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin khách hàng Hình 3.10 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin nhà cung cấp Hình 3.11 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Nhận phiếu đặt hàng Hình 3.12 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật phiếu thanh toán Hình 3.13 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin nhà cung cấp 3 Hình 3.14 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin khách hàng Hình 3.15 Giao diện Menu chính Hình 3.16 Giao diện cập nhật thông tin nhà cung cấp Hình 3 17 Giao diện cập nhật thông tin khách hàng Hình 3.18 Giao diện cập nhật phiếu thanh toán Hình 3.19 Giao diện tra cứu thông tin khách hàng Hình 3.20 Giao diện tra cứu thông tin nhà cung cấp Hình 3.21 Giao diện tạo báo cáo Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số Bảng 1.2 Số liệu thống kê hiện trạng hạ tầng hệ thống thông tin trong công ty Bảng1.3 Số liệu thống kê các phần mền được sử dụng trong công ty 4 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5 LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin (CNTT) là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và kích thích tăng lực đổi mới đối với nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế quốc dân của mỗi nước nói riêng. Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng nổ về Công nghệ thông tin, ngành Tin học đã giúp con người quản lý được các thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng, chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy, Việt Nam đã coi CNTT là mục tiêu, động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội. Hiện nay đa số các Công ty đã có ứng dụng tin học vào một số công việc, ví dụ như quản lý số liệu, xử lý số liệu và văn bản, quản lý nhân sự và tiền lương…, việc tin học hóa này mang lại lợi ích ngày càng cao cho công ty. Khách hàng và nhà cung cấp là hai yếu tố quan trọng hàng đầu đối với mỗi công ty. Vì vậy, cần phải quản lý các thông tin của khách hàng và nhà cung cấp sẽ góp phần giúp công ty chủ động trong quá trình sản xuất và kinh doanh tạo tiền đề cho doanh nghiệp phát triển. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay thì khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”. Với mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp trong công ty nhằm đạt được hiệu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý khách hàng và nhà cung cấp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Do năng lực có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn! 6 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP 1.1. Tính cấp thiết của đề tài. Trong kỷ nguyên hiện nay, công nghệ đã và đang khẳng định được tầm quan trọng của mình. Mọi lĩnh vực đời sống như kinh tế, xã hội, chính trị, giáo dục, y tế đều có sự giúp sức của công nghệ thông tin, mang lại những hiệu quả rõ rệt. Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là điều thiết yếu. Sức mạnh của công nghệ giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, từ việc sản xuất, giao vận cho tới quản lý, kiểm kê. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khách hàng và nhà cung cấp luôn là hai yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Dữ liệu về khách hàng và nhà cung cấp luôn chiếm lượng lớn, đòi hỏi tính bảo mật cao và có thể cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất và bán hàng. Hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu này. Ứng dụng hệ thống thông tin giúp cho việc quản lý, tìm kiếm, truy xuất, sử dụng những dữ liệu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp trở nên gọn nhẹ, nhanh chóng nhưng vẫn an toàn, hiệu quả. Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ liệu, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn. Vì vậy, bài khóa luận của em chọn đề tài là: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”. 7 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Hệ thống thông tin không còn là lĩnh vực xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng HTTT và đạt được những thành tựu rõ rệt do hiệu quả của hệ thống mang lại. Những dự án xây dựng, đồ án nghiên cứu về hệ thống thông tin cũng xuất hiện ngày một nhiều. Đối với vấn đề quản lý khách hàng, nhà cung cấp, em đã tìm và tham khảo được một số tài liệu sau đây. Đồ án tốt nghiệp: “Tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng trong thương mại điện tử”, Đặng Thị Xuân Dung, Phạm Thị Thúy Hạnh, Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh. Trong đồ án này, người thực hiện đã tìm hiểu và phân tích đầy đủ những yêu cầu, chức năng cần thiết cho một hệ thống thông tin quản lý khách hàng. Đồ án cũng chỉ ra những ưu, nhược điểm khi áp dụng hệ thống này, cách khắc phục và phương pháp an toàn bảo mật cho dữ liệu trong hệ thống. Nội dung đồ án dừng lại ở một hệ thống chung cho tất cả các doanh nghiệp thương mại điện tử. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động giống nhau, một hệ thống chung không thể mang áp dụng tại tất cả các doanh nghiệp. Đề án: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Long Biên”, Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính Hệ thống này đã được xây dựng và áp dụng thành công trên thực tế nên nội dung đề án hoàn toàn có tính xác thực, tính ứng dụng và đáng để tham khảo, học hỏi. Quy trình phân tích, thiết kế được thực hiện đầy đủ, kỹ lưỡng theo từng bước một. Tuy nhiên, hệ thống này xây dựng theo phương pháp hướng chức năng nên có một số nhược điểm như mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát và an toàn bảo mật dữ liệu. Vì vậy, để khác phục các nhược điểm của các đề tài đã nêu cũng như học hỏi các ưu điểm lợi thế của các đề tài em chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý 8 khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 1.3. Mục tiêu của đề tài. Mục tiêu chung: nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa cả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý doanh nghiệp, đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số” được đề xuất cho doanh nghiệp với mục tiêu khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại công ty và đưa ra giải pháp thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp phù hợp với công ty, giải quyết được bài toán về quản lý khách hàng và nhà cung cấp của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quả cao hơn trong kinh doanh, cũng như các công tác khác như chăm sóc khách hàng, marketing,… Mục tiêu cụ thể:Hệ thống hóa cơ sở lý luận, tìm hiểu thực trạng về phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số và đưa ra giải pháp cho phân tích thiết kế hệ thống tại CTCP Giải pháp Con Đường Số. Đề tài khóa luận sẽ đưa ra một bản phân tích theo hướng đối tượng cho hệ thống quản lý khách hàng, nhà cung cấp sao cho hệ thống này phù hợp với quy trình hoạt động, nguồn lực tại CTCP Giải pháp Con Đường Số, có thể ứng dụng và mang lại hiệu quả tốt cho công ty. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp, những yêu cầu mà hệ thống phải đáp ứng, những vấn đề có khả năng phát sinh trong thực tế sử dụng. - Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số. Công ty cổ phần Giải pháp Con Đường Số là nhà phân phối chính thức của công ty phần mềm Sage tại Việt Nam. CDS chủ yếu cung cấp hai sản phẩm là hệ thống Sage Accpac ERP và hệ thống Sage Accpac Project and Job Costing. - Thời gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số từ năm 2007 đến nay. 9 1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài. Để thực hiện được đề tài khóa luận này, em đã áp dụng một số phương pháp như sau: 1.1.5.Phương pháp thu thập dữ liệu Phương pháp phỏng vấn - Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới. - Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có tương tác với hệ thống đó là trưởng phòng kinh doanh, các nhân viên IT, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giám đốc để thu được những thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu. Phương pháp quan sát hệ thống Phương pháp quan sát giúp các phân tích viên thu thập được những thông tin không có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Phương pháp quan sát có một số hạn chế như một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và các chi tiết thao tác của hệ thống cũ làm cho các quan sát này không còn ý nghĩa, đồng thời quan sát cũng làm cho người bị quan sát cảm thấy khó chịu và có xu hướng thay đổi cách hành động. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo tài chính của Công ty và một số nguồn tài liệu từ Internet. 1.5.2.Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu Phương pháp định lượng Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp và tình hình hệ thống thông tin quản lý tại công ty. Phương pháp định tính 10 [...]... tượng và sơ lược về UML Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty Cổ phần Giải - pháp Con Đường Số từ đó đề ra phương án giải quyết Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số 11 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP... máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường Số 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số  Thực trạng hệ thống và công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp Qua khảo sát, tại đơn vị chưa có hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp chuyên nghiệp, các nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công Tại công ty mới chỉ sử... triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số 2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số - Tên công ty: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số Tên giao dịch: CDS Solution Corporation Trụ sở chính: tầng 1, tòa nhà Yban, 69 Thạch Thị Thanh, Quận... khách hàng và nhà cung cấp theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số 3.1 Bài toán 3.1.1 Phát biểu bài toán a Quản lý nhà cung cấp Công ty sẽ có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sẽ cung cấp nhiều loại sản phẩm, dịch vụ cho công ty Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp sẽ cung cấp thông tin cho công ty bằng cách điền vào Phiếu Thông tin Nhà cung cấp (theo mẫu dưới) Nhà cung cấp muốn... để lập trình một số modul cho phần mềm này Visual Paradigm: sử dụng để mô hình hóa hướng đối tượng cho hệ thống 1.6 Kết cấu của đề tài Với đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số , bài khóa luận sẽ bao gồm ba phần sau đây: - Chương I: Tổng quan về xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp Trong chương... thống quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp cho công ty là việc làm rất cấp bách đáp ứng nhu cầu của công ty Phương án giải quyết vấn đề quản lý khách hàng, nhà cung cấp Trong nền kinh tế nhiều thành phần như ngày nay thì quản lý khách hàng, nhà cung cấp càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý chung và quản lý khách hàng, nhà cung cấp. .. HTTT quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số (Nguồn: kết quả phiếu điều tra) 22 Qua phiếu điều tra thu thập được có 80% số phiếu đánh giá việc xây dựng HTTT quản lý khách hàng, nhà cung cấp là yêu cầu cấp bách, 10% đánh giá yêu cầu là bình thường bởi hiện tại quy mô hoạt động của công ty vẫn có thể quản lý thủ công, và 10% đánh giá là không cấp bách  Đánh giá nhu cầu quản lý hệ. .. ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đề tài Bên cạnh đó em sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ để - thực hiện đề tài Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số Trong chương II sẽ đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thống thông tin Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng... điền vào phiếu trên Cán bộ quản lý sẽ nhập thông tin trong phiếu vào hệ thống Hệ thống cho phép nhân viên trong công ty, từ cấp Phó phòng trở lên, có thể tra cứu các thông tin về nhà cung cấp và sản phẩm của nhà cung cấp đó Phiếu Thông tin Nhà cung cấp: Số phiếu: Tên nhà cung cấp: Địa chỉ nhà cung cấp: Số điện thoại: Mã số thuế: Email: Danh mục sản phẩm: Đơn Tên sản phẩm vị tính Giá thành b Quản lý khách. .. Loại hình công ty: Công ty Cổ phần Giám đốc/Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Thanh Sơn Ngày thành lập: 12/04/2006 Số ĐKKD: 4103004616 Website: www.cds-solution.com Công ty cổ phần Giải pháp Con Đường Số là nhà phân phối chính thức của công ty phần mềm Sage tại Việt Nam CDS chủ yếu cung cấp hai sản phẩm là hệ thống Sage Accpac ERP và hệ thống Sage Accpac Project and Job Costing Cơ cấu tổ chức và bộ máy . tạiCông ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường. trọng và ý nghĩa cả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý doanh nghiệp, đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường. tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số. 11 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ