MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thạch Môn 7 1.1.Chức năng của UBND xã Thạch Môn 7 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn 7 1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 8 1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai 8 1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 8 1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao 9 1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh: 9 1.2.6. Trong việc thi hành luật pháp 9 1.3. Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn 9 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Thạch Môn 10 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND xã Thạch Môn. 10 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10 2.1.1.1. Vị trí, chức năng 10 2.1.1.2. Nhiệm vụ 10 2.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức lưu trữ của cơ quan 14 3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Thạch Môn. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 15 3.1.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 15 3.2. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 3.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của UBND xã Thạch Môn 17 3.2.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Thạch Môn 20 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Thạch Môn 20 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND xã Thạch Môn 22 1. Ưu điểm 22 2. Nhược điểm 23 II. Những giải pháp để phát huy để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 24 1. Về mặt tổ chức 24 2. Về mặt quy chế 24 3. Về con người 24 4. Tổ chức điều hành công việc 25 5. Điều kiện làm việc 25 KẾT LUẬN 26
Trang 11.1.Chức năng của UBND xã Thạch Môn 7
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn 7
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 8
1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai 8
1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 8
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao 9
1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh: 9
1.2.6 Trong việc thi hành luật pháp 9
1.3 Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn 9
2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Thạch Môn 10
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn 10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng10
2.1.1.1 Vị trí, chức năng 10
2.1.1.2 Nhiệm vụ 10
2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức lưu trữ của
cơ quan 14
Trang 23.1.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 15
3.2 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17
3.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của UBND xã Thạch Môn 17
3.2.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Thạch Môn 20
4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Thạch Môn 20
Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND xã Thạch Môn 22
4 Tổ chức điều hành công việc 25
5 Điều kiện làm việc 25
Trang 3DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND: Hội đồng nhân dânUBND: Ủy ban nhân dân
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan hay tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lựcvừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độquản lý tại các cơ quan còn rất thiếu Việc nâng cao chất lượng văn phòng làmột đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan nhằm đónggóp hiệu quả cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày càng phát triển theohướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa Bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ,muốn hoạt động đều đặn phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thốngthông tin của cơ quan được thông suốt Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khácnhau về khái niệm văn phòng Song ta có thể hiểu khái quát về văn phòng nhưsau: văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưa tổng hợp, trực tiếpthực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan đơn vị, phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan Hiện nay, ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng: văn phòngcủa cơ quan nhà nước (văn phòng chính phủ, ), văn phòng của các tổ chứcchính trị xã hội (văn phòng các cơ quan Đảng, ), văn phòng của các doanhnghiệp Như trên đã trình bày thì văn phòng UBND là văn phòng của cơ quanquản lý hành chính nhà nước Qua tìm hiểu, văn phòng UBND xã là bộ phậntrực thuộc UBND xã, có chức năng giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã điềuhành, phối hợp các hoạt động của UBND; đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành củaChủ tịch, Phó chủ tịch được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụchính trị của UBND xã đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp xã
Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện các chức năng cơ bản đã
đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND giữ một vị trí hết sức quan trọngtrong quá trình hoạt động của UBND Hiệu quả hoạt động của văn phòngUBND không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác,nhưng nó góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế chính trị và xãhội Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND ra các quyết
Trang 5Trước tình hình thực tế đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoaHành chính học nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực có trình độchuyên môn và nghiệp vụ về công tác hành chính Văn phòng
Ngành Hành chính học là ngành học trang bị cho sinh viên những kiến thứcchuyên môn nghiệp vụ, về việc tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan Vớiphương châm “học thật, thi thật để ra đời làm việc thật” Trường đã đạo tạo sinhviên theo lý luận thực tế: “Học đi đôi với hành” lý luận phải gắn với thực tế Đểgiúp sinh viên áp dụng lý thuyết vào thực tế, Trường đã tổ chức cho sinh viênnăm 2, khóa đào tạo hệ Cao đẳng tại Trường đi kiến tập tại cơ quan nhằm giúpsinh viên áp dụng các kiến thức đã học tại trường vào thực tế công việc đồngthời cũng giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức, nâng cao hiểu biết và kỹ nănggiao tiếp của mỗi cá nhân phục vụ quá trình học tập tiếp theo tại trường Quaquá trình đào tạo, trường đã đào tạo được hàng nghìn sinh viên trở thành nhữngcán bộ với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao
Trên cơ sở định hướng của Khoa, em đã liên hệ và có kỳ kiến tập khá bổích tại Văn phòng UBND xã Thạch Môn Qua thời gian kiến tập, tuy thời gianngắn nhưng với sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong Vănphòng xã, cùng với tinh thần muốn học hỏi em đã rút ra được nhiều kinh nghiệmquý báu cho bản thân mình
Trang 6LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại UBND xã Thạch Môn, em xin chân thành cảm ơn
sự giúp đỡ rất nhiệt tình của ông Nguyễn Tuấn Anh - Chủ tịch UBND xã, ChịBùi Thị Thùy Dương – Văn phòng thống kê, cùng tập thể cán bộ, công chức của
Ủy ban đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin Bên cạnh
đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên khoaHành chính học – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiếnthức, kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập này Với thờigian kiến tập 1 tháng ( bắt đầu từ ngày 25/5 đến ngày 25/6 năm 2015 ) thời giankiến tập tuy ngắn nhưng đã tạo điều kiện cho em áp dụng lý thuyết được trang bịvào công tác tại cơ quan Em bước đầu đã thực hành các công tác văn phòng vànhững công việc đơn giản như: photo, sắp xếp tài liệu Qua đó em đã tự rènluyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổinghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.Tuy nhiên, do đây là lần đầu em tiếp xúc với công việc thực tế và một phần hạnchế về nhận thức nên trong khuôn khổ bản báo cáo này không tránh khỏi nhưnghạn chế và sai sót Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp và giúp đỡ củaquý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Trần Thị Thùy Dương
Trang 7GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ THẠCH MÔN a) Điều kiện tự nhiên
- Vị trí địa lý
Xã Thạch Môn thuộc thành phố Hà Tĩnh, Tĩnh Hà Tĩnh Nằm ở vị trí18,2 vĩ độ bắc; 106,8 kinh độ đông; nằm về phía đông bắc thành phố Hà Tĩnh.Phía Đông giáp xã Thạch Khê, xã Thạch Đỉnh thuộc huyện Thạch Hà, ngăn cáchđịa giới hành chính bởi con sông Rào Cái; phía Nam giáp xã Thạch Đồng,phường Thạch Quý, phía Tây giáp xã Thạch Hạ Phân bố dân cư tập trung, đượcchia thành 4 xóm: Thanh Tiến, Quyết Tiến, Trung Tiến, Tiền Tiến Xã có cácdòng họ: Trần, Nguyễn, Lê, Đặng, Phạm, Đậu, Từ xa xưa có nghề dệt vải nổitiếng, về sau có nghề dệt thảm đay và nay chủ yếu là sản xuất nông nghiệp
Trang 8c)Kết cấu hạ tầng
- Hệ thống điện
100% dân số đã có lưới điện quốc gia với tỷ lệ hộ dùng điện là 100% Toàn
xã có 2 trạm biến áp với tổng công suất 10.930 KVA Trong những năm qua hệthống lưới điện hạ thế đã được chú trọng đầu tư, cải tạo, nâng cấp, góp phầngiảm tổn thất điện năng, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóanông thôn
- Giao thông
Hệ thống giao thông gồm 17km đường làng ngõ xóm được bê tông hóa100%; 4,6/8 km trục chính đã nhựa hóa; 1/3 km đường trục liên thôn được bêtông hóa
-Nguồn nhân lực
Nhân lực là nguồn nhân lực trẻ, đa số lao động phổ thông, ngày này dân tríngày càng cao được bổ sung nguồn lao động tri thức cao như: bác sỹ, kỹ sư xâydựng, kỹ sư thủy lợi,
-Văn háo, giáo dục, y tế
Hiện toàn xã có 1 trường tiểu học và 1 trường mầm non Trường tiểu họcđạt chuẩn quốc gia mức độ II, trường mần non đạt chuẩn quốc gia mức độ I.Trung tâm hành chính xã có trụ sở làm việc đạt chuẩn, trạm y tế đạt chuẩn quốcgia
Nhà bia tưởng niệm các anh hùng liệt sỹ khang trang; các công trình vănhóa khác như: nhà văn hóa, sân vận động, nhà bưu điện, hệ thống truyền thanhđảm bảo giao thông tuyên truyền, 4 xóm đều có nhà văn hóa khang trang đảmbảo cho sinh hoat của nhân dân
-Kinh tế
Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân hằng năm đạt 18%; cơ cấu kinh tế:nông nghiệp 42,7%, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp chiếm 52,8%, dịch vụthương mại 4,5%
Trang 9Định hướng phát triển trong thời gian tới: tập trung thực hiện chương trìnhmục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới, phấn đấu đạt 19 tiêu chí 2015;tập trung vào đề án phát triển sản xuất nâng cao thu nhập cho người dân Pháttriển kinh tế theo hướng sản xuất hàng hóa, xây dựng vùng chuyên canh sản xuấtlúa chất lượng cao, quy hoạch phát triên vùng ven đê và rừng đước ngập mặn,vùng tiểu thủ công nghiệp Đến 2015 thu nhập bình quân đầu người phấn đấu 26triệu/người/ năm Cơ cấu nông nghiệp còn 25%, công nghiệp ngành nghề 25%,thương mại dịch vụ 25%.
- Thông tin liên lạc
100% dân số dùng mạng lưới viễn thông.
d) Dân số
Đến năm 2012, dân số toàn xã là 2762 người trong đó 1425 nữ chủ yếu
đang trong độ tuổi lao động
Trang 101.1 Chức năng của UBND xã Thạch Môn
Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.UBND xã có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp UBNDcấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp Trong phạm vi nhiệm
vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chứcthực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó, nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn
UBND xã Thạch Môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn
UBND xã Thạch Môn thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đềđược quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân vànhững vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Uỷban nhân dân xã quyết định
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế,khoa học, thể dục - thể thao, phát thanh - truyền hình và các lĩnh vực xã hộikhác; quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác
Trang 11- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậuphương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địaphương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại củangười nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làmhàng giả và các tệ nạn xã hội khác
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quyđịnh của pháp luật
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn ;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương
1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với các cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai địa phương
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủylợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật
1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Trang 12- Quản lý, khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phongtrào về văn hóa;
- Thực hiện các kế hoạch sự nghiệp y tế;
- Kiểm tra việc chấp hành luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y
1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩutạm trú, tạm vắng;
- Chỉ đạo và kiểm tra trong việc thực hiện các chính sách dân tộc và tôngiáo, tín ngưỡng
1.2.6 Trong việc thi hành luật pháp
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật;
- Chỉ đạo việc công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức giải quyết kịp thời khiếu nại tố cáo, kiến nghị của công dân
1.3 Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn
- Thường trực đảng ủy:
1 Bí thư: Trần Hồng Cẩm
Trang 13- Thường trực HĐND:
1 Chủ tịch: Trương Khánh Thanh
2 Phó chủ tịch: Phạm Phú Quốc
- Thường trực UBND:
1 Chủ tịch: Nguyễn Tuấn Anh
2 Phó chủ tịch: Nguyễn Văn Đông
- Các chức danh chuyên môn:
1 Văn hóa xã hội: Nguyễn Sơn Tùng
2 Tư pháp hộ tịch: Đặng Văn Khoa
3 Kế toán ngân sách: Võ Thị Trường
4 Địa chính xây dựng: Nguyễn Tiến Đường
5 Trưởng công an xã: Nguyễn Văn Hương
6 Chỉ huy trưởng quân sự: Nguyễn Văn Tiến
7 Văn phòng - thống kê: Bùi Thị Thùy Dương
2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Thạch Môn.
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1.1.1 Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn là cơ quan chuyên môn thuộcUBND xã Thạch Môn thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc vàđảm bảo hậu cần cho Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và Phó Chủ tịchUBND xã Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạocủa Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo xã và các cơ quan nhà nước ở địaphương Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND xã.Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng tại Kho bạc nhà nước, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
Trang 14chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND UBND thành phố.
- Soạn thảo các chương trình, các đề án được giao Theo dõi , đôn đốc cácphòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án, tham gia ý kiến và thẩmđịnh nội dung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND xã xem xét,quyết định
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, báo cáo Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã; chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ (tháng, quý, sáutháng, năm) phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch UBND xã theo quy định của pháp luật Thực hiện chế độ thôngtin, báo cáo định kỳ, đột xuất cho Văn phòng UBND thành phố
- Trình UBND kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương trình, dự
án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND, UBND xã
- Giúp HĐND, UBND xã đảm bảo quan hệ công tác gữa UBND vớiHĐND với thành ủy và các đoàn thể quần chúng Tổ chức phục vụ các hoạtđộng của đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND tỉnh, HĐND thành phố
- Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng Tiếp dân
và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao
Trang 15- Phối hợp các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, và theo dõi, đôn đốc thựchiện những văn bản quy phạm pháp luật đó
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củathường trực HĐND, UBND, lãnh đạo xã với các cơ quan, đơn vị, tổ chức vàcông dân
- Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ, hành chính của Thường trựcHĐND, UBND xã Hướng dẫn và kiểm tra các chức danh chuyên môn thuộcUBND xã về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn xã theo quy định củapháp luật Hướng dẫn các phòng, ban thực hiện công tác văn thư lưu trữ
- Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND xã giải quyết cácvấn đề liên quan đến công tác dân tộc, tôn giáo trên địa bàn xã
- Thực hiện nhiêm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND
và UBND, lãnh đạo xã giao
- Được ký những văn bản theo đúng thẩm quyền quy định hoặc được sự ủyquyền của UBND, lãnh đạo UBND
2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
Chánh văn phòng: Bùi Thị Thùy Dương
- Là thủ trưởng văn phòng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vựccông tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Vănphòng, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chịu trách nhiệm trước UBND xã, chủtịch UBND xã về hoạt động của Văn phòng Điều phối hoạt động của PhóChánh Văn phòng, các bộ phận trong văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt độnghiệu quả
- Chịu trách nhiệm tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liênquan để xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, 6tháng, năm của xã trình chủ tịch UBND thành phố, đồng thời theo dõi, đôn đốccác cơ quan có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch đó