MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thạch Môn 7 1.1.Chức năng của UBND xã Thạch Môn 7 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn 7 1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 8 1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai 8 1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 8 1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao 9 1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh: 9 1.2.6. Trong việc thi hành luật pháp 9 1.3. Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn 9 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Thạch Môn 10 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND xã Thạch Môn. 10 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10 2.1.1.1. Vị trí, chức năng 10 2.1.1.2. Nhiệm vụ 10 2.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức lưu trữ của cơ quan 14 3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Thạch Môn 14 3.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Thạch Môn. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 15 3.1.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 15 3.2. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 3.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của UBND xã Thạch Môn 17 3.2.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Thạch Môn 20 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Thạch Môn 20 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND xã Thạch Môn 22 1. Ưu điểm 22 2. Nhược điểm 23 II. Những giải pháp để phát huy để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 24 1. Về mặt tổ chức 24 2. Về mặt quy chế 24 3. Về con người 24 4. Tổ chức điều hành công việc 25 5. Điều kiện làm việc 25 KẾT LUẬN 26
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN .4 XÃ THẠCH MÔN .4 Đến năm 2012, dân số toàn xã 2762 người 1425 nữ chủ yếu độ tuổi lao động Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Xã Thạch Môn .7 1.1 Chức UBND xã Thạch Môn 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế .8 1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai 1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao9 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh: .9 1.2.6 Trong việc thi hành luật pháp 1.3 Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn .9 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Thạch Môn 10 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn .10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng 10 SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1.1 Vị trí, chức 10 2.1.1.2 Nhiệm vụ 11 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 12 3.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức lưu trữ quan 14 3.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Thạch Môn .14 3.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND xã Thạch Môn 14 3.1.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND xã Thạch Môn 15 3.1.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND xã Thạch Môn So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 16 3.1.3.1 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý 16 3.2 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 17 3.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến UBND xã Thạch Môn 17 3.2.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND xã Thạch Môn 20 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND xã Thạch Môn 20 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Văn phòng 20 Phần II 22 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng UBND xã Thạch Môn 22 1.Ưu điểm 22 2.Nhược điểm 23 II.Những giải pháp để phát huy để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 24 1.Về mặt tổ chức 24 SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Về mặt quy chế .24 3.Về người 24 4.Tổ chức điều hành công việc 25 5.Điều kiện làm việc 25 KẾT LUẬN 26 SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan hay tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Việc nâng cao chất lượng văn phòng đòi hỏi cần thiết cho trình tổ chức hoạt động quan nhằm đóng góp hiệu cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày phát triển theo hướng công nghiệp hóa – đại hóa Bất quan nào, dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động đặn phải có phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin quan thông suốt Hiện có nhiều cách hiểu khác khái niệm văn phòng Song ta hiểu khái quát văn phòng sau: văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưa tổng hợp, trực tiếp thực nghiệp vụ hành quan đơn vị, phục vụ cho hoạt động quan Hiện nay, Việt Nam có loại hình văn phòng: văn phòng quan nhà nước (văn phòng phủ, ), văn phòng tổ chức trị xã hội (văn phòng quan Đảng, ), văn phòng doanh nghiệp Như trình bày văn phòng UBND văn phòng quan quản lý hành nhà nước Qua tìm hiểu, văn phòng UBND xã phận trực thuộc UBND xã, có chức giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã điều hành, phối hợp hoạt động UBND; đảm bảo đạo, điều hành Chủ tịch, Phó chủ tịch toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trị UBND xã phận khác phạm vi cấp xã Như vậy, trình hoạt động để thực chức đề cập trên, hoạt động văn phòng UBND giữ vị trí quan trọng trình hoạt động UBND Hiệu hoạt động văn phòng UBND đo giá trị kinh tế cụ thể hoạt động khác, góp phần tạo sản phẩm có giá trị kinh tế trị xã hội Đồng thời “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND định đắn theo chế độ sách đảng SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước tình hình thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Hành học nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác hành Văn phòng Ngành Hành học ngành học trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, việc tổ chức điều hành hoạt động quan Với phương châm “học thật, thi thật để đời làm việc thật” Trường đạo tạo sinh viên theo lý luận thực tế: “Học đôi với hành” lý luận phải gắn với thực tế Để giúp sinh viên áp dụng lý thuyết vào thực tế, Trường tổ chức cho sinh viên năm 2, khóa đào tạo hệ Cao đẳng Trường kiến tập quan nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào thực tế công việc đồng thời giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức, nâng cao hiểu biết kỹ giao tiếp cá nhân phục vụ trình học tập trường Qua trình đào tạo, trường đào tạo hàng nghìn sinh viên trở thành cán với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Trên sở định hướng Khoa, em liên hệ có kỳ kiến tập bổ ích Văn phòng UBND xã Thạch Môn Qua thời gian kiến tập, thời gian ngắn với giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình anh chị Văn phòng xã, với tinh thần muốn học hỏi em rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian kiến tập UBND xã Thạch Môn, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình ông Nguyễn Tuấn Anh - Chủ tịch UBND xã, Chị Bùi Thị Thùy Dương – Văn phòng thống kê, tập thể cán bộ, công chức Ủy ban giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thông tin Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên khoa Hành học – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dạy cho em kiến thức, kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập Với thời gian kiến tập tháng ( ngày 25/5 đến ngày 25/6 năm 2015 ) thời gian kiến tập ngắn tạo điều kiện cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực hành công tác văn phòng công việc đơn giản như: photo, xếp tài liệu Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Tuy nhiên, lần đầu em tiếp xúc với công việc thực tế phần hạn chế nhận thức nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế sai sót Vì em mong nhận đóng góp giúp đỡ quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Thị Thùy Dương SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠCH MÔN a) Điều kiện tự nhiên - Vị trí địa lý Xã Thạch Môn thuộc thành phố Hà Tĩnh, Tĩnh Hà Tĩnh Nằm vị trí 18,2 vĩ độ bắc; 106,8 kinh độ đông; nằm phía đông bắc thành phố Hà Tĩnh Phía Đông giáp xã Thạch Khê, xã Thạch Đỉnh thuộc huyện Thạch Hà, ngăn cách địa giới hành sông Rào Cái; phía Nam giáp xã Thạch Đồng, phường Thạch Quý, phía Tây giáp xã Thạch Hạ Phân bố dân cư tập trung, chia thành xóm: Thanh Tiến, Quyết Tiến, Trung Tiến, Tiền Tiến Xã có dòng họ: Trần, Nguyễn, Lê, Đặng, Phạm, Đậu, Từ xa xưa có nghề dệt vải tiếng, sau có nghề dệt thảm đay chủ yếu sản xuất nông nghiệp - Quá trình hình thành phát triển Được hình thành vào giai đoạn cuối nhà Lê, đầu nhà Nguyễn đến ước khoảng 400 năm Đến kỷ XX, năm Minh Mạng thứ 12 thời vua Tự Đức đặt xã Đồng Môn thuộc tống thượng nhị huyện Thạch Hà – Hà Tĩnh Đạo phân bô thành thôn, đến t10/1954, chia thành xã: Thạch Môn Thạch Đồng thuộc huyện Thạch Hà Đến T1/2004 sáp nhập vào thị xã Hà Tĩnh, thành phố Hà Tĩnh - Đặc điểm địa hình Là vùng duyên hải nên địa hình tương đối phẳng, bao bọc đê ngăn mặn Đồng Môn, b) Tài nguyên thiên nhiên - Tài nguyên đất Xã Thạch Môn thuộc vùng đồng duyên hải miền trung có tổng diện tích 553,04 đất đai bao gồm đất phu sa trồng lúa nước, đất cát trồng hoa màu nhiễm mặn chua phèn, phân bố thành hai vùng canh tác: vùng trồng màu vùng trồng lúa c)Kết cấu hạ tầng - Hệ thống điện SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 100% dân số có lưới điện quốc gia với tỷ lệ hộ dùng điện 100% Toàn xã có trạm biến áp với tổng công suất 10.930 KVA Trong năm qua hệ thống lưới điện hạ trọng đầu tư, cải tạo, nâng cấp, góp phần giảm tổn thất điện năng, phục vụ cho nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa nông thôn - Giao thông Hệ thống giao thông gồm 17km đường làng ngõ xóm bê tông hóa 100%; 4,6/8 km trục nhựa hóa; 1/3 km đường trục liên thôn bê tông hóa -Nguồn nhân lực Nhân lực nguồn nhân lực trẻ, đa số lao động phổ thông, ngày dân trí ngày cao bổ sung nguồn lao động tri thức cao như: bác sỹ, kỹ sư xây dựng, kỹ sư thủy lợi, -Văn háo, giáo dục, y tế Hiện toàn xã có trường tiểu học trường mầm non Trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia mức độ II, trường mần non đạt chuẩn quốc gia mức độ I Trung tâm hành xã có trụ sở làm việc đạt chuẩn, trạm y tế đạt chuẩn quốc gia Nhà bia tưởng niệm anh hùng liệt sỹ khang trang; công trình văn hóa khác như: nhà văn hóa, sân vận động, nhà bưu điện, hệ thống truyền đảm bảo giao thông tuyên truyền, xóm có nhà văn hóa khang trang đảm bảo cho sinh hoat nhân dân -Kinh tế Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm đạt 18%; cấu kinh tế: nông nghiệp 42,7%, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp chiếm 52,8%, dịch vụ thương mại 4,5% Định hướng phát triển thời gian tới: tập trung thực chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới, phấn đấu đạt 19 tiêu chí 2015; tập trung vào đề án phát triển sản xuất nâng cao thu nhập cho người dân Phát triển kinh tế theo hướng sản xuất hàng hóa, xây dựng vùng chuyên canh sản xuất SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lúa chất lượng cao, quy hoạch phát triên vùng ven đê rừng đước ngập mặn, vùng tiểu thủ công nghiệp Đến 2015 thu nhập bình quân đầu người phấn đấu 26 triệu/người/ năm Cơ cấu nông nghiệp 25%, công nghiệp ngành nghề 25%, thương mại dịch vụ 25% - Thông tin liên lạc 100% dân số dùng mạng lưới viễn thông d) Dân số Đến năm 2012, dân số toàn xã 2762 người 1425 nữ chủ yếu độ tuổi lao động SV: Trần Thị Thùy Dương Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo xã với quan, đơn vị, tổ chức công dân - Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ, hành Thường trực HĐND, UBND xã Hướng dẫn kiểm tra chức danh chuyên môn thuộc UBND xã nghiệp vụ hành thống toàn xã theo quy định pháp luật Hướng dẫn phòng, ban thực công tác văn thư lưu trữ - Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND xã giải vấn đề liên quan đến công tác dân tộc, tôn giáo địa bàn xã - Thực nhiêm vụ lĩnh vực công tác khác Thường trực HĐND UBND, lãnh đạo xã giao - Được ký văn theo thẩm quyền quy định ủy quyền UBND, lãnh đạo UBND 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng Chánh văn phòng: Bùi Thị Thùy Dương - Là thủ trưởng văn phòng, lãnh đạo điều hành toàn diện lĩnh vực công tác Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phòng, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chịu trách nhiệm trước UBND xã, chủ tịch UBND xã hoạt động Văn phòng Điều phối hoạt động Phó Chánh Văn phòng, phận văn phòng để đảm bảo máy hoạt động hiệu - Chịu trách nhiệm tập hợp ý kiến quan thành viên có liên quan để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm xã trình chủ tịch UBND thành phố, đồng thời theo dõi, đôn đốc quan có liên quan thực chương trình, kế hoạch - Chuẩn bị báo cáo kiểm điểm tình hình thực nhiệm vụ kinh tế - xã hội UBND xã báo khác theo phân công chủ tịch UBND xã SV: Trần Thị Thùy Dương 12 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thẩm định văn quan trọng Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội đảm bảo yêu cầu pháp chế hành trước trình UBND, Chủ tịch UBND ký ban hành - Tổ chức phổ biến, truyền đạt theo dõi kiểm tra chức danh chuyên môn việc thực Quyết định, Chỉ thị UBND theo phân cấp UBND xã - Giúp UBND xã tổ chức phiên họp Chủ tịch Phó Chủ tịch xã - Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động máy Văn phòng HĐND UBND, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động chung UBND xã, Thường trực HĐND xã - Giúp UBND xã quản lý thống việc sử dụng mạng lưới thông tin thuộc xã, quản lý thống việc ban hành văn UBND xã, Chủ tịch UBND xã thông tin cho đài phát lãnh đạo thực nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước - Tiếp nhận, phân loại đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân gửi đến, báo cáo Chủ tịch UBND xã chuyển cho quan có thẩm quyền giải - Đôn đốc, kiểm tra chức danh thuộc UBND xã trình giải khiếu nại, tố cáo công dân chủ tịch UBND xã giao Công chức Văn phòng: Nguyễn Thị Lam phụ trách công tác tổng hợp thông tin, hành quản trị - Giúp Chánh Văn phòng xây dựng tổ chức thực chương trình công tác, quy chế làm việc UBND, soạn thảo tham gia soạn thảo văn bản, ghi biên hội nghị họp UBND - Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạt động máy nhà nước, công tác nội chính, công tác xây dựng đảng công tác dân vận Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lí vấn đề cần thiết - Biên tập, chỉnh lí văn UBND trước trình ký, ban hành - Báo cáo tổng hợp tình hình, lĩnh vực đơn vị phân công SV: Trần Thị Thùy Dương 13 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giữ gìn bì mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu Nộp lưu trữ đầy đủ quy định - Thay Chánh văn phòng điều hành quan Chánh văn phòng vắng - Có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký, quản lí công văn đi, đến mạng theo dõi chặt chẽ quy trình chuyển công văn đi, đến Tiếp nhận tài liệu nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo phân phối đến đồng chí lãnh đạo, chuyên viên tổng hợp phận có liên quan, xử lí tài liệu, lập hồ sơ nộp, lưu, phát hành sách, báo kịp thời tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định - Đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ cấp ủy, ban đảng HĐND - UBND - Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng kế hoạch phát triển hệ thống yếu hệ Đảng theo đạo ngành yếu - Tổ chức đón, tiếp dân, cán đảng viên khách đến văn phòng - Đảm bảo sở vật chất, phương tiện làm việc cho UBND Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức lưu trữ quan 3.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Thạch Môn 3.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND xã Thạch Môn Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý nhà nước UBND xã Thạch Môn a) Chủ tịch UBND xã ký văn sau: - Văn quy phạm pháp luật UBND xã: Tờ trình, báo cáo, công văn hành UBND xã gửi quan nhà nước cấp - Các văn thuộc thẩm quyền định Chủ tịch UBND xã quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 văn quy phạm pháp luật quy định thuộc thẩm quyền định Chủ tịch UBND xã b) Phó Chủ tịch UBND xã Ký thay (KT) Chủ tịch UBND xã văn thuộc lĩnh vực chủ tịch phân công phụ trách chủ tịch uỷ quyền Phó Chủ tịch thường trực việc ký thay Chủ tịch văn lĩnh vực phân công phụ trách SV: Trần Thị Thùy Dương 14 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch uỷ quyền ký văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch Chủ tịch vắng (TUQ) 3.1.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND xã Thạch Môn Hằng năm, số lượng văn UBND xã Thạch Môn ban hành có xu hướng tăng lên Nhìn chung tất văn ban hành theo quy trình soạn thảo, thẩm quyền, nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn mà nhà nước quy định thông tư 01/2011/11-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bên cạnh số văn ban hành sai nội dung kỹ thuật trình bà y, Vấn đề cần phải khắc phục - Thể thức toàn yếu tố cần có văn cách thức thể yếu tố theo quy định Việc đảm bảo mặt thể thức văn soạn thảo nội dung, bố cục phần, cách dùng từ ngữ, hình thức, tả thẩm quyền ban hành,…có tác dụng lớn mà cá nhân hay tổ chức soạn thảo ban hành văn nắm rõ Vì người soạn thảo văn phải có trình độ chuyên môn định Tại UBND xã Thạch Môn công tác soạn thảo ban hành văn thực tốt đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định - Theo quy định hình thức văn mà UBND xã Thạch Môn ban hành: Quyết định, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Giấy mời, Biên hình thức văn hành thông thường khác Ngoài việc đảm bảo thực yếu tố thể thức, văn ban hành nội dung, thẩm quyền kỹ thuật trình bày, trình tự, thủ tục ban hành văn - Trên hạn chế tồn trình soạn thảo ban hành văn bản, sai phạm thể thức kỹ thuật trình bày UBND xã Thạch Môn cần khắc phục kịp thời SV: Trần Thị Thùy Dương 15 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND xã Thạch Môn So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 3.1.3.1 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý Để trình soạn thảo văn nội dung thể thức cán bộ, chuyên viên văn phòng UBND xã Thạch Môn tuân thủ nghiêm ngặt quy trình soạn thảo văn quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Qúa trình soạn thảo văn UBND xã Thạch Môn gồm bước sau: Bước 1: Xác định nội dung yêu cầu Về nội dung: Xác định mục đích, nội dung, tính chất, đối tượng, phạm vi điều chỉnh,… Về thể thức: Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản, Bước 2: Thu thập xử lí thông tin Xuyên suốt trình soạn thảo văn cần thu thập thông tin pháp lý thông tin thực tế đầy đủ xử lý nguồn thông tin từ chọn lọc thông tin có giá trị xác đảm bảo tính pháp lý Bước 3: Xây dựng đề cương viết thảo Tùy thuộc vào tính chất chức văn mà lập đề cương đại cương đề cương chi tiết Trên sở đề cương xây dựng, cá nhân đơn vị chủ trì vận dụng kỹ thuật, kỹ tiến hành soạn thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung văn xác định Xin ý kiến đóng góp cho thảo Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh dự thảo Bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin chương, mục đoạn Bước 4: Duyệt văn Văn soạn xong cần kiểm tra lại Duyệt nội dung: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp Duyệt thể thức tính pháp lý: Chánh văn phòng Duyệt ký ban hành: Lãnh đạo quan (Chủ tịch Phó chủ tịch) Bước 5: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy, kiểm tra văn trình ký thức Sau lãnh đạo ký, cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành: Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành, nhân bản, SV: Trần Thị Thùy Dương 16 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các bước quy trình soạn thảo văn UBND xã Thạch Môn tuân thủ theo quy định hành nhà nước * Ưu điểm Công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Thạch Môn đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo nội dung quy định nhà nước Các cán thuộc UBND xã Thạch Môn ý thức tầm quan trọng công việc tầm quan trọng việc ban hành văn Do đó, công tác soạn thảo văn UBND xã luôn quan tâm, lãnh đạo, đạo lãnh đạo xã, tỷ lệ sai sót văn không nhiều; thực việc tiếp nhận văn đi, đến chủ động thường xuyên, kịp thời, có hệ thống sổ sách quản lý theo dõi thường xuyên, chặt chẽ không xảy trình trạng thất lạc tài liệu Đồng thời hạn chế tối đa sai sót mặt thể thức nội dung văn trước ban hành, văn quy phạm pháp luật Do tất văn HĐND - UBND trước ban hành phải lãnh đạo văn phòng cán văn thư kiểm duyệt chặt chẽ mặt thể thức đảm bảo hiệu lực pháp lý, mục đích, quy trình, thẩm quyền giao, đảm bảo văn ban hành có hiệu lực thi hành xử lý nhanh chóng, xác tình huống, việc * Hạn chế Tuy nhiên, công tác soạn thảo văn xa số hạn chế cần khắc phục, đặc biệt cách trình bày thể thức, số văn ban hành chưa thể thức văn theo quy định Cần khắc phục hạn chế để văn ban hành quy định Nhà nước đảm bảo tính pháp lý văn bản, góp phần giải công việc xác, kịp thời 3.2 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 3.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến UBND xã Thạch Môn * Quy trình quản lý giải văn a) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo lại để xem xét, giải SV: Trần Thị Thùy Dương 17 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Ghi số ngày, tháng, năm văn - Tất văn UBND xã Thạch Môn ghi số theo hệ thống số chung Văn thư thống quản lý, ngày tháng năm ngày văn ban hành c) Đăng ký văn Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư 01/2011/TT-BNV năm 2011 cán Văn thư lập sổ đăng ký văn d) Nhân Cán Văn thư nhân văn theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định e) Đóng dấu quan Văn sau trình ký in ấn đóng dấu quan ban hành f) Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn g) Lưu văn Mỗi văn lưu thành hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc *Quy trình quản lý giải văn đến a) Tiếp nhận văn đến Khi có văn đến từ nhiều nguồn cán văn thư tiếp nhận kiểm tra số lượng, niêm phong, nơi gửi trước ký nhận Nếu có sai sót cần báo cho lãnh đạo để xử lý, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Các văn đến cán văn thư chia thành loại: SV: Trần Thị Thùy Dương 18 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Loại đươc phép bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại không phép bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Bóc bì văn - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời - Kiểm tra nội dung văn - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh giữ lại làm chứng c) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết cán văn thư in giấy đóng dấu “Đến” d)Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính e) Trình, chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn đến, cán Văn thư trình cho lãnh đạo UBND xã Thạch Môn xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Căn vào ý kiến phân phối lãnh đạo, cán Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải e) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định Lãnh đạo quan có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn kịp thời hạn Quy trình quản lý giải văn - đến UBND xã Thạch Môn tuân thủ theo quy tắc chung nhà nước SV: Trần Thị Thùy Dương 19 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND xã Thạch Môn Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định (theo khoản Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư) UBND xã lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ sau ký duyệt thành nhiều giao cho lãnh đạo cán văn thư giữ để theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ phận Cán Văn thư vào danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ từ làm cho việc đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ cá nhân Cuối năm, cá nhân, vào danh mục hồ sơ để tổng hợp tất hồ sơ lập xếp hoàn chỉnh chuẩn bị nộp lưu Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND xã Thạch Môn 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Văn phòng - Trang thiết bị Văn phòng tổng thể máy móc, dụng cụ, vật dụng phục vụ cho công tác văn phòng nói chung nhân viên văn phòng nói riêng Trang thiết bị văn phòng phản ánh điều kiện vật chất quan, thể phong cách làm việc trình độ ứng dụng khoa học kĩ thuật quan - Ngày công nghệ ngày phát triển đại công tác văn phòng ngày công nghệ hóa nhờ trang thiết bị đại giúp cho người giảm khối lượng công việc văn phòng - Qua thời gian kiến tập UBND xã Thạch Môn với quan sát thực tế em thấy văn phòng phòng phận chuyên môn quan có trang thiết bị sau: * Các trang thiết bị chính: - Máy tính: Dùng để tra cứu thông tin, soạn thảo văn phục vụ nhu cầu công việc quan (trang bị tất phòng ) SV: Trần Thị Thùy Dương 20 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Điện thoại: Là phương tiện kỹ thuật dùng để liên lạc quan, đơn vị với nhau, công cụ giao tiếp hàng đầu mức độ tiện dụng (trang bị tất phòng ) - Máy photo: Dùng để nhân số lượng văn bản, phóng to, thu nhỏ văn tùy vào mục đích sử dụng (trang bị phòng tổng hợp phòng Văn thư) - Máy in: Dùng để in văn trực tiếp cần ( trang bị tất phòng) *Các trang thiết bị phụ Bao gồm máy móc liên quan trực tiếp đến việc thực công việc lại có tác dụng tạo điều kiện thoải mái, thuận lợi cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc: điều hòa, quạt, bóng đèn, bàn ghế, *Các dụng cụ văn phòng phẩm Là vật dụng dùng để làm việc thường xuyên: cặp tài liệu, giấy, bút, kéo, hồ dán, ghim, kẹp giấy, Qua quan sát tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc trang thiết bị UBND xã Thạch Môn trình kiến tập em thấy sở vật chất quan hoàn thiện, hầu hết phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị tất hoạt động tốt thuận lợi cho trình làm việc SV: Trần Thị Thùy Dương 21 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng UBND xã Thạch Môn Với đạo Lãnh đạo quan tinh thần làm việc tất cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng nên công tác Văn phòng có bước phát triển ngày nâng cao: công tác Văn thư tiến hành nhanh chóng, khoa học, nguyên tắc; thủ tục hành chính, thái độ, tác phong cử nhân viên văn phòng cải thiện theo hướng tích cực Bên cạnh đó, Văn phòng không quên chức nhiệm vụ mình, có ý kiến hay tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Ưu điểm Trong năm vừa qua, UBND xã Thạch Môn thực tốt chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan - Văn phòng thực tốt công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch làm việc Trong trình lập kế hoạch có phối hợp hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên văn phòng, giúp việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo chủ trương, đường lối quan Nhà nước cấp Các chương trình kế hoạch thông báo rộng rãi giúp lãnh đạo phòng, ban nắm bắt thông tin nhanh chóng, chủ động điều chỉnh công việc - Trong công tác đạo, điều hành công việc: Lãnh đạo văn phòng chủ động điều hành công việc, xử lý kịp thời nhiều hình thức biện pháp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực, đạt hiệu cao - Trong công tác kiểm tra, kiểm soát: Lãnh đạo, cán văn phòng chủ động, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát phát kịp thời sai sót đề xuất giải pháp điều chỉnh bổ sung SV: Trần Thị Thùy Dương 22 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trong công tác quản trị thông tin: Văn phòng có hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin, soạn thảo văn theo quy định Nhà nước - Trong việc đại hóa công tác văn phòng: Việc đổi trang thiết bị văn phòng tạo thuận lợi cho công việc văn phòng, góp phần nâng cao suất chất lượng công tác văn phòng năm qua - Trong việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán có trình độ chuyên môn tư cách đạo đức tốt: tổ chức khóa tập huấn, học tập chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm để kịp thời thay đổi, có tư theo xu chung thời đại áp dụng vào công việc - Trong công tác hành chính: đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiếp công dân phòng cửa, công dân hướng dẫn nhiệt tình để giải công việc nhanh chóng tạo cảm giác thoải mái cho công dân đến giải công việc UBND xã Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm có, công tác hành văn phòng UBND xã Thạch Môn tồn số hạn chế cần khắc phục: *Về người - Lề lối làm việc văn phòng UBND xã Thạch Môn bị động có quy chế làm việc - Tác phong làm việc cán nhân viên văn phòng thiếu tính khoa học, nghiêm túc Vẫn có tượng cao su, làm việc riêng, - Văn hóa công sở chưa trọng áp dụng mực: trang phục, - Cán công chức, nhân viên văn phòng thiếu kiến thức ngoại ngữ, tin học - Trong công tác soạn thảo ban hành văn nhiều thiếu sót khâu duyệt trình ký văn *Về sở vật chất - Kinh phí cho công tác văn phòng eo hẹp, số phương tiện máy móc, trang thiết bị văn phòng thiếu hỏng cũ không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên khiến trình giải công việc gặp nhiều khó khăn SV: Trần Thị Thùy Dương 23 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở hạ tầng chưa đầu tư, việc bảo quản tài liệu lưu trữ nội chưa quan tâm ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu - Việc áp dụng công nghệ thông tin vào trình làm việc hạn chế Đặc biệt chưa áp dụng phần mềm quản lý vào trình làm việc - Việc xếp bố trí nguồn nhân lực chưa hợp lí phòng ban - Chưa áp dụng thành thạo việc đại hóa thông tin Vì việc đổi tư hoạt động UBND xã Thạch Môn cần thiết để theo kịp xu hướng phát triển đất nước II Những giải pháp để phát huy để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Để nâng cao hiệu công tác văn phòng UBND xã Thạch Môn nhằm đáp ứng yêu cầu thời kỳ đổi theo hướng công nghiệp hóa – đại hóa, công tác văn phòng phải đại hóa Về mặt tổ chức Xác định rõ chức nhiệm vụ văn phòng, xây dựng cấu hợp lý nội văn phòng tương ứng với năm, thời kỳ để thực nhiệm vụ cách hiệu Về mặt quy chế Xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận Quy chế phải xây dựng cụ thể, chi tiết, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao Về người Thực phân công công việc cho cán công chức, nhân viên văn phòng theo chuyên môn nghiệp vụ vào trình độ chuyên môn, lực thực tế người Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ lực đội ngũ cán chuyên viên Đặc biệt lãnh đạo văn phòng cần hoàn thiện phong cách lãnh đạo SV: Trần Thị Thùy Dương 24 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức điều hành công việc - Tổ chức điều hành công việc theo kế hoạch - Tăng cường kiểm tra, giám sát công việc - Trong kiểm tra cần tuân thủ nguyên tắc toàn diện, khách quan, cụ thể, kịp thời, đổi cách điều hành công việc cho phù hợp - Xây dựng mô hình mẫu quy trình chuẩn cho trình điều hành hoạt động văn phòng Điều kiện làm việc Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức văn phòng giải pháp quan trọng để đảm bảo cho cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng làm việc có hiệu - Bố trí nơi làm việc hợp lý, khoa học Tạo không gian làm việc sẽ, diện tích phù hợp đảm bảo cho việc thực hiên công việc thuận lợi dễ dàng - Môi trường làm việc yên tĩnh, tiếng ồn, bụi, đủ ánh sang phòng làm việc - Trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ trình làm việc - Tổ chức hoạt động thể dục thể thao giải trí sau làm việc, cải thiện hoạt động y tế đảm bảo sức khỏe cán công chức SV: Trần Thị Thùy Dương 25 Lớp: HCH13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian 01 tháng làm việc UBND xã Thạch Môn, tham gia vào công việc quan em tích lũy cho nhiều kinh nghiệm kiến thức, kỹ mềm cần thiết Biết áp dụng lý thuyết học Trường vào trình làm việc, qua em học hỏi nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm quý giá để áp dụng vào trình học tập làm việc sau Qua đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức ngành Hành học hoạt động hành quan Từ em thêm tự tin vào ngành nghề mà chọn theo học Em cảm thấy cần phải nghiêm túc việc tiếp thu kiến thức học lớp áp dụng vào thực tế để hoàn thành tốt công việc trường, trở thành cán Văn phòng có chuyên môn nghiệp vụ vững Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến tất thầy cô khoa Hành học tổ chức cho sinh viên đợi kiến tập bổ ích Cảm ơn lãnh đạo UBND xã Thạch Môn anh chị Văn phòng quan giúp em hoàn thành đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! SV: Trần Thị Thùy Dương Phòng quản lý đô thị 26 Lớp: HCH13A