MỤC LỤC PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sông Lô Vĩnh Phúc 3 1.1. Giới thiệu về UBND huyện Sông Lô: 3 1.1.1.Vị trí địa lý: 3 1.1.2. Hành chính: 3 1.1.3. Văn hóa: 3 1.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4 1.2.1 Chức năng 4 1.2.2 Nhiệm vụ quyên hạn của UBND huyện Sông Lô 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức: 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sông Lô 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 7 2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 9 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện Sông Lô. 11 3.1. Hệ thông hóa các Văn bản quản lí của UBND huyện Sông Lô về công tác Văn thư, lưu trữ: 11 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sông Lô 12 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Sông Lô 13 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Sông Lô. 13 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Sông Lô 13 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Sông Lô. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 13 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 14 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến 14 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 15 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Sông Lô: 15 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Sông Lô. 16 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Sông Lô. 16 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 16 4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của UBND huyện Sông Lô: 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 19 1. Công tác văn thư: 19 1.1. Khái niệm 19 1.2. Nội dung công tác văn thư 19 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư: 19 1.4. Ý nghĩa : 19 2. Công tác lưu trữ 20 2.1. Khái niệm 20 2.2. Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu 20 2.3. Ý nghĩa 20 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1. Công tác văn thư 21 1.1. Công tác soạn thảo văn bản 21 1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 21 1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 23 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 25 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 25 2. Công tác lưu trữ 25 2.1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 25 2.2. Xác định giá trị tài liệu 26 2.3. Phân loại tài liệu 26 2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27 2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 28 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HYỆN SÔNG LÔ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP. 30 1. Thực trạng công tác văn thư: 30 1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 30 1.2. Quản lý văn bản đi. 31 1.3. Quản lý văn bản đến. 33 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 35 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 35 2. Công tác lưu trữ 37 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Sông Lô 37 2.2. Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 37 2.3. Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 38 2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 38 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 38 2.3.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 41 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 42 2.3.6. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 43 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 45 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 45 1.1. Công tác Văn thư 45 1.2. Công tác lưu trữ 46 2. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 46 2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 47 2.2. Về quy trình nghiệp vụ 47 2.3. Về trang thiết bị: 48 PHẦN C. KẾT LUẬN 49 PHẦN D: PHỤ LỤC 50
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN A LỜI NÓI ĐẦU PHẦN B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Sông Lô- Vĩnh Phúc 1.1.Giới thiệu UBND huyện Sông Lô: 1.1.1.Vị trí địa lý: 1.1.2.Hành chính: .3 1.1.3.Văn hóa: 1.2.Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND 1.2.1Chức 1.2.2Nhiệm vụ quyên hạn UBND huyện Sông Lô .4 1.2.3 Cơ cấu tổ chức: 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Sông Lô 1.3 Tổ chức hoạt động văn phòng .7 2.1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng .7 2.1.2.Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc Văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ UBND huyện Sông Lô 11 3.1 Hệ thông hóa Văn quản lí UBND huyện Sông Lô công tác Văn thư, lưu trữ: .11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Sông Lô .11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Sông Lô 12 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND huyện Sông Lô .12 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND huyện Sông Lô 12 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí UBND huyện Sông Lô So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá .13 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn .13 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn - đến 13 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan đơn vị 15 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND huyện Sông Lô: 15 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND huyện Sông Lô .16 4.1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND huyện Sông Lô 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 16 4.3.Tên phầm mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Sông Lô: 17 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ .18 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .19 Công tác văn thư: .19 1.1.Khái niệm 19 1.2.Nội dung công tác văn thư .19 1.3.Yêu cầu công tác văn thư: 19 1.4.Ý nghĩa : 19 2.Công tác lưu trữ 19 2.1.Khái niệm 19 2.2.Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu 20 2.3.Ý nghĩa .20 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .21 1.Công tác văn thư 21 1.1.Công tác soạn thảo văn .21 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.Quản lí giải văn .21 1.3 Tổ chức giải văn đến: 23 1.4.Quản lý sử dụng dấu .25 1.5.Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 25 2.Công tác lưu trữ 25 2.1.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ quan: 25 2.2.Xác định giá trị tài liệu .26 2.3.Phân loại tài liệu 26 2.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27 2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 28 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 30 TẠI UBND HYỆN SÔNG LÔ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 30 1.Thực trạng công tác văn thư: 30 1.1 Soạn thảo ban hành văn bản: .30 1.2.Quản lý văn 31 1.3.Quản lý văn đến 33 1.4 Quản lý sử dụng dấu 35 1.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 35 2.Công tác lưu trữ 37 2.1.Tổ chức lưu trữ UBND huyện Sông Lô 37 2.2.Tình hình tài liệu kho lưu trữ 37 2.3.Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 38 2.3.1.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 38 2.3.2.Xác định giá trị tài liệu 38 2.3.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 41 2.3.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ .42 2.3.6.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 43 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC .45 1.Nhận xét công tác văn thư lưu trữ 45 1.1.Công tác Văn thư .45 1.2.Công tác lưu trữ .46 2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: 47 2.2 Về quy trình nghiệp vụ 47 2.3 Về trang thiết bị: .48 PHẦN C KẾT LUẬN .49 PHẦN D: PHỤ LỤC .50 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN A LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng tổ chức lập quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, công ty tư nhân nhà nước Văn phòng có vị trí quan trọng, văn phòng với đơn vị khác tạo thành máy hoàn chỉnh quan, tổ chức Nó đầu mối liên lạc nội quan, tổ chức với đơn vị, cá nhân bên Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội Vụ, thành lập ngày 14/11/2011 sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Một ngành bật trường đào tạo ngành Quản trị Văn phòng Ngoài việc dạy học, nhà trường tổ chức, bố trí cho sinh viên thực tập trước kỳ thi tốt nghiệp tổ chức doanh nghiệp, quan Nhà nước Là sinh viên năm cuối Đại học liên thông chuyên ngành Quản trị văn phòng khoá 2013-2015, “Thực tập tốt nghiệp” với có vai trò lớn góp phấn hoàn thiện khoá học, bước tập dượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhà quản trị tương lai Được giới thiệu Trường Đại Học Nội Vụ, hướng dẫn thầy cô giáo khoa đồng ý lãnh đạo UBND huyện Sông Lô tỉnh Vĩnh Phúc hoàn thành thời gian thực tập 02 tháng (từ ngày 25/5 -.30/7/2015) phòng Nội vụ UBND huyện Sông Lô.Trong thời gian này, chấp hành tốt nội quy UBND huyện Sông Lô, nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng bên cạnh xây dựng cho phong cách người Thư ký, nhân viên văn phòng, cán Lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Bài báo cáo không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mong thông cảm, đóng góp ý kiến thầy cô giáo cán UBND để báo cáo hoàn thiện hơn, giúp có kinh nghiệm công việc Tôi xin chân thành cảm ơn! Sông Lô, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Vân Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Sông Lô- Vĩnh Phúc 1.1 Giới thiệu UBND huyện Sông Lô: Huyện Sông Lô thành lập theo Nghị định số 09/NĐ-CP ngày 23/12/2008 Chính Phủ việc điều chỉnh địa giới hành huyện Lập Thạch để thành lập huyên Sông Lô, tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 03/4/2009 thị trấn Tam Sơn, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh Vĩnh Phúc tổ chức lễ mắt huyện Sông Lô 1.1.1.Vị trí địa lý: Địa giới hành huyện Sông Lô: phía Đông giáp huyện Lập Thạch; phía tây giáp huyện Phù Ninh thuộc tỉnh Phú Thọ; phía Nam giáp thành phố Việt Trì thuộc tỉnh Phú Thọ; phía Bắc giáp huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang 1.1.2 Hành chính: Tại thời điểm ban hành Nghị định 09/NĐ-CP huyện Sông Lô có tổng cộng 16 xã, thị trấn với tổng diện tích đất tự nhiên 15.031,77 ha, dân số 93.984 người (bình quân 625 người/km ) Huyện lỵ đặt thị trấn Tam Sơn Các thị trấn, xã gồm có: Bạch Lưu, Cao Phong, Đôn Nhân, Đồng Quế, Đồng Thịnh, Đức Bác, Hải Lựu, Lãng Công, Nhạo Sơn, Nhân Đạo, Như Thuỵ, Phương Khoan, Quang Yên, Tam Sơn, Tân Lập, Tứ Yên, Yên Thạch 1.1.3 Văn hóa: Sông Lô vùng đất cổ kính Những di khảo cổ hang động núi Thét Xã Hồng Phong (nay Hải Lựu) với nhiều mảnh gốm cổ người nguyên thủy thời đồ đá cũ Sơn Vi, niên đại vạn năm, cho thấy có mặt công đồng cư dân sớm Lễ hội Chọi trâu Hải Lựu gắn với tích vị anh hùng chống giặc ngoại xâm Lữ Gia Bên cạnh phong tục, lễ hội Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cổ sơ kiến trúc tiếng tháp Bình Sơn Sông Lô có số ăn trở thành đặc sản cá thình, gọi cá muối chua ngon cá thính thuộc xã Cao Phong Đức Bác Đây loại sản phẩm tỉnh Vĩnh Phúc bảo hộ nhãn hiệu thương mại Ngoài cá thính tiếng nói trên, cần nhắc đến đặc sản gỏi cá mè người Cao Lan xã Quang Yên 1.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND UBND huyện Sông Lô quan hành Nhà nước cấp huyện với chức quản lý chung mặt đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội huyện, thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 1.2.1 Chức - UBND HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tê- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND huyện Sông Lô thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thông máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở 1.2.2 Nhiệm vụ quyên hạn UBND huyện Sông Lô - Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lữu trữ quan, tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm quyền giao - Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng phê chuẩn Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội lập dự toán chi tiêu địa bàn - Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng xét duyệt vấn đề Nông- Lâm- Ngư, sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn - Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở CN- TTCN địa bàn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng cấp giấy phép xây dựng, kiểm tra chương trình giao thông vận tải - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà Nước hoat động thương mại, dịch vụ, du lịch - Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin- thể thao: Xây dựng tỏ chức kiểm tra chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin thể thao, y tế địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Trong lĩnh vực khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh -Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực sách dân tộc tôn giáo - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.2.3 Cơ cấu tổ chức: UBND huyện Sông Lô bảo gồm: 01 Chủ tịch 03 Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban phòng chuyên môn Ông Lê Tiến Anh – Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện: Là người lãnh đạo điêu hành công việc UBND huyện, chịu trách nhiệm cá nhân thực quyền, nhiệm vụ theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND Là chủ tàu khoản thứ ngân sách huyện Ông Dương Văn Sơn – Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện: Phụ trách Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lơi, Tài nguyên môi trường, Thuế, Tài chính, triển khai thực chế độ sách đất đai số nhiệm vụ khác chủ tịch phân công Là chủ tài khoản thứ hai ngân sách huyện Ông Đỗ Ngọc Cơ – Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối Văn hóa – Xã Hội bao gồm ngành: Văn hóa – Thể thao Thông tin truyền thông, Giáo dục - Đào tạo, y tế, Dân tộc miền núi, Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thi đua khen thưởng, Lao động thương binh – Xã hội lĩnh vực xã hội khác Giải môi quan hệ công tác UBND huyện với ban huyện ủy, Ủy ban MTTQ đoàn thể điêu hành máy Văn phòng UBND huyện để trì thường xuyên công tác UBND huyện Ông Nguyễn Việt Hưng – Phó chủ tịch UBND huyện Phụ trách khối kinh tế gồm : Du lịch, Thương mại, Công nghiệp, tiểu thủ CN, Khoa học công nghệ, Doanh nghiệp, Giao thông, Xây dựng, trưởng ban QLDAĐT Xây dựng huyện Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt dự án xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông huyện xã, thị trấn Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt dự án xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông huyện xã, thị trấn Các thành viên UBND chủ tịch phân công công việc Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch UBND huyện Các phòng chuyên môn huyện gồm 12 phòng ban: - Văn phòng HĐND- UBND huyện - Phòng Nội Vụ - Phòng Lao động Thương bình xã hội - Phòng tài chính- Kế hoạch - Phòng Giáo dục đào tạo - Phòng văn hóa- thông tin, thể thao - Phòng y tế - Phòng tài nguyên môi trường - Phòng Tư pháp - Phòng Công thương - Phòng tra - Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trị + Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hêt giá trị 2.3.3 Phân loại tài liệu Tài liệu lữu trữ UBND huyện Sông Lô phân loại theo đặc trưng cấu tổ chức thời gian Trong khối tài liệu chung Ủy ban tài liệu chia theo phòng ban đơn vị, chúng xếp theo thời gian ban hành văn 2.3.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND huyện Sông Lô áp dụng theo: + Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành bane hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành + Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 + Thông tư 03/2010/TT-VNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội Vụ quy định định mức kinh tế kxy thuật chỉnh lý tài liệu giấy Hồ sơ, tài liệu UBND huyện Sông Lô chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Công tác chỉnh lý UBND huyện Sông Lô tiến hành sau: *) Chuẩn bị chỉnh lý: Cán lưu trữ tiến hành giao nhận tài liệu, vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Sau khảo sát, thu thập thêm tài liệu chỉnh lý biên soạn vác văn hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý *) Thực công tác chỉnh lý: + Phân Loại tài liệu: cán chuyên trách tiến hành phân loại tài liệu để tiến hành chỉnh lý + Lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 41 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Biên mục phiếu tin + Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu + Biên mục hồ sơ: Biên mục bên gồm đánh số tờ viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc Biên mục bên gồm đăng ký thông tin lên bìa tạm phiếu tin vào hồ sơ + Vệ sinh tài liệu tháo bỏ gim kẹp, làm phẳng hồ sơ + Thống kê kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, gián nhãn hộp + Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu *) Kết thúc chỉnh lý: Chánh Văn phòng kiểm tra lại kết chỉnh lý tài liệu, sau bàn giao vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ Cán lưu trữ hoàn thiện bàn giao hồ sơ chỉnh lý 2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Từ thành lập (tách từ huyện Lập Thạch) ủy ban huyện Sông Lô có kho lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ đại… Hiện trụ sở UBND huyện hoàn thành đảm bảo điều kiện sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ Những hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức, viên chức phòng, ban tự bảo quản cẩn thận Hồ sơ, tài liệu phòng Lưu trữ UBND huyện Sông Lô bảo quản theo quy chuẩn có tính bảo mật Phòng lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Tài liệu lưu trữ xếp gọn gàng cặp, hộp để giá, tủ tài liệu Diện tích phòng rộng khoảng 25m 2, phòng có điều hòa điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đủ để tài liệu không bị hư hỏng Phòng trang bị hai bình chữa cháy để đề phòng tình xấu có biện pháp xử lý kịp thời Bên cạnh tài liệu hầu hết ban hành từ năm 2009 nên chất liệu giấy, mực tốt thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Không cán lưu trữ người đào tạo qua trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ học nên có kinh nghiệm khả chuyên môn công tác Cán lưu trữ thường Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 42 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuyên áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhắm ngăn chặn yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ nấm, mốc, hay độ ẩm cao…Bên cạnh cán lưu trữ áp dụng kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Hàng ngày kho lưu trữ quét, lau dọn Trong thời gian thực tập hai tháng nhận thấy cán lưu trữ làm việc có trách nhiệm công tác bảo quản hàng ngày thực số biện pháp tu bổ phục chế tài liệu hư hỏng có nguy hư hỏng 2.3.6 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ UBND huyện Sông Lô xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong quy định rõ trách nhiệm quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Sông Lô, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân thuộc quan, đơn vị khác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, công chức, viên chức quan UBND huyện Sông Lô nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND &UBND huyện đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo UBND huyện Sông Lô Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện đồng ý *) Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Sông Lô: + Sử dụng tài liệu Phòng đọc UBND huyện Sông Lô + Mượn tài liệu nơi làm việc: số trượng hợp đặc biệt nhu cầu công tác cán công chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ tài liệu kho phải cho phép Chủ tịch, Chanh văn phòng Hoặc xin cấp lưu, chứng thực + Giới thiệu tài liệu lưu trữ trang thông tin điện tử huyện Tại UBND huyện Sông Lô chưa có hình thức tiển lãm trưng bày tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 43 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu Công chức, viên chức lưu trữ UBND huyện Sông Lô sau cho cá nhân, đơn vị mượn hồ sơ tiên hành lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu *) Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao Xã hội, UBND huyện Sông Lô trọng đến việc áp dụng tin học vào công tác lưu trữ Phòng có máy tính cà sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp cho trinh giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại Hơn tài liệu quản lý tự động theo hệ thống Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 44 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC Nhận xét công tác văn thư lưu trữ 1.1 Công tác Văn thư *) Ưu điểm Nhìn chung công tác Văn thư quan thực cách khoa học xác Cán Văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử học lớp chức, hàm thụ thêm kiến thức nên nghiệp vụ tay nghề tương đối thục, linh hoạt, nhạy bén Cán Văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo tài liệu công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thừa hành công vụ Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật *) Nhược điểm Văn ban hành bỏ sót số, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn diễn Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học; số khâu thực chưa xác, rườm rà Việc quản lý sử dụng dấu chưa chặt chẽ, cẩn thận Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Công tác lưu trữ *) Ưu điểm Các tài liệu UBND huyện Sông Lô cán Văn thư tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời Công tác lưu trữ UBND huyện Sông Lô quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ bố trí tầng đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công viêc *) Nhược điểm Các nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ hành Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, ban, ngành nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Kinh phí phục vụ cho công tác Văn thư, lưu trữ hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu kho lưu trữ thiếu thiếu số cặp, hộp chưa có quạt thông gió, máy hút bụi nên quét dọn phòng có bụi bám tài liệu Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Xã hội ngày phát triển đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 46 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau trình thực tập xin có số đề xuất sau: 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: - Đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức công tác văn thư- lưu trữ - Hàng năm UBND tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức như: cử cán học lớp hàm thụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn… - Mỗi cán bộ, công chức cần sang tạo có tinh thần học hỏi chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… - Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc đại hóa - Ban lãnh đạo cần có đạo sát khâu nghiệp vụ để đạt hiệu cao công việc Hàng năm nên tổ chức sát hạch trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Ủy ban 2.2 Về quy trình nghiệp vụ - Đưa quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học - Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc - Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ để cập nhật quản lý văn đi, đến, tài liệu lưu trữ quan Bên cạnh cập nhật thêm phần mềm quản lý tài sản để hoàn thiện công tác quản lý - Quan tâm đến công tác lưu trữ như: Mở rộng phòng đọc, đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 47 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán quần chúng nhân dân địa phương 2.3 Về trang thiết bị: - Tích cực đổi Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photo, máy huỷ tài liệu, mạng Internet… - Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng Văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo công tác lãnh đạo Văn phòng Trên số ý kiến đề xuất cá nhân để khắc phục hạn chế tồn phát huy tiềm năng, giúp Văn phòng UBND Huyện Sông Lô hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, có tính pháp lý hiệu kinh tế cao Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 48 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN C KẾT LUẬN Qua thời gian 02 tháng (từ ngày 25/5 đến ngày 30/7/2015) thực tập Phòng Nội vụ, tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ công tác văn phòng với giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt tận tình dẫn cán phòng Nội vụ Văn phòng UBND huyện Sông Lô thân rút nhiều học kinh nghiệm người làm công tác Văn phòng Thời gian thực tập giúp vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, cho học hỏi học công việc sống Do thiếu kinh nghiệm thời gian nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì mong nhận giúp đỡ, bảo thầy cô giáo để hoàn thiện tốt Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện tận tình giúp đỡ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô anh chị Phòng Nội vụ Văn phòng UBND huyện Sông Lô giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi giúp hoàn thành tốt trình thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Sông Lô, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Vân Nguyễn Thị Vân Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 49 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN D: PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức UBND huyện Sông Lô Chủ tịch UBND huyện Phó Chủ tịch phụ trách Phó Chủ tịch phụ trách Phó chủ tịch phụ trách Văn hoá- Xã hội Kinh tế Quản lý đất đai P Nội P.LĐ P.VH P P.Tư P Vụ TBX - TT Giáo pháp Y tế H Văn P.TC P.NN- P Công phòng - KH PTNT Thương P TN P.Thanh &MT tra Dục Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 50 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Văn phòng UBND huyện Sông Lô Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Công tác tổng hợp Công tác Hành Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận văn thư, Kế toán Bảo vệ Cấp dưỡng công vụ Lái xe lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 51 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hoá quy trình quản lí giải văn UBND huyện Sông Lô sau: Trách nhiệm Trình tự Cán phân công Soạn thảo Văn phụ trách Chủ tịch/ Phó chủ tịch/ Duyệt ký Chánh văn phòng Đăng ký làm thủ tục Văn thư ban hành ban hành Làm thủ tục chuyển phát Văn thư/ cán theo dõi việc chuyên phát phân công ban hành Sắp xếp bảo quản phục vụ Văn thư sử dụng lưu ban hành Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 52 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hoá quy trình quản lí giải văn đến UBND huyện Sông Lô sau: Trách nhiệm Trình tự Tiếp nhận đăng ký văn Văn thư đến Chỉ đạo giải văn Chủ tịch/ Phó chủ tịch đến Chỉ đạo giải văn Văn thư đến Giải theo dõi, Cá nhân/ đơn vị liên quan/ đôn đốc việc giải Chánh Văn phòng Đơn vị/ cá nhân thực hiện/ Lưu hồ sơ Văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 53 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Văn thư 5 3 12 12 11 10 11 13 12 11 12 12 Ghi chú: Bàn làm việc Máy tính Cửa sổ Bàn tiếp khách Máy in 10 Điều hòa Máy photo Điện thoại 11 tủ hồ sơ 4.Máy hủy tài liệu 8.máy fax 12 ghế ngồi 13 Bình nước Phụ lục Sinh viên: Nguyễn Thị Vân 54 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mô hình văn phòng tối ưu, phòng Văn thư UBND Huyện Sông Lô 12 11 3 12 14 10 13 15 11 16 12 11 17 12 12 12 16 Ghi chú: Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy photo Máy hủy tài liệu Máy tính Máy in Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Điện thoại Máy fax Cửa sổ 10 Điều hòa 11 Tủ tài liệu 12 Ghế 55 13 Móc áo 14 bảng phân công công việc 15 Bình nước 16 Cây cảnh 17 Cặp tài liệu Lớp: ĐHLT.QTVP K13B 12