MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hưng Hà 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND huyện Hưng Hà. 4 1.1.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà 4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND UBND huyện Hưng Hà 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hưng Hà 6 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 6 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng 7 3. Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND huyện Hưng Hà 9 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND huyện Hưng Hà 9 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 11 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 13 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 14 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 15 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 17 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 17 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 18 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HƯNG HÀ 20 1. Lý do chọn chuyên đề 20 2. Cơ sở lý luận về quản lý Văn thư, Lưu trữ 20 2.1.Khái niệm quản lýcông tác văn thư, lưu trữ 20 2.1.1. Khái niệm quản lý công tác Văn thư 20 2.1.2. Khái niệm quản lý công tác Lưu trữ 21 2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư, Lưu trữ 21 2.2.1Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 21 2.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Lưu trữ 22 3. Thực trạng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Hưng Hà 22 3.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Hưng Hà, Tỉnh Thái Bình 22 3.2. Thực trạng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Hưng Hà 23 3.2.1. Quản lý chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác Văn thư, Lưu trữ, Lưu trữ 24 3.2.2. Quản lý xây dựng và ban hành văn bản liên quan đến công tác Văn thư, Lưu trữ 27 3.2.3.Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ 28 3.2.4.Quản lý nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ 30 3.2.4.1. Quản lý nghiệp vụ Văn thư 30 3.2.4.2. Quản lý nghiệp vụ Lưu trữ 33 3.2.5. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu NCKH trong hoạt động Văn thư, Lưu trữ 37 3.2.6. Quản lý về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ 38 4. Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Hưng Hà 39 4.1. Giải pháp quản lý chỉ đạo công tác Văn thư, Lưu trữ 39 4.2. Giải pháp về xây dựng và ban hành các văn bản liên quan tới công tác Văn thư, Lưu trữ 40 4.3. Giải pháp về quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm Văn thư, Lưu trữ 40 4.4. Giải pháp về nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ 41 4.4.1. Giải pháp về nghiệp vụ Văn thư 41 4.4.2. Giải pháp về nghiệp vụ Lưu trữ 42 4.5. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động Văn thư, Lưu trữ 42 4.6. Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ 43 KẾT LUẬN 45 PHẦN III: PHỤ LỤC 46
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Phần I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN .4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hưng Hà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn HĐND UBND huyện Hưng Hà Chức Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà Nhiệm vụ, quyền hạn HĐND & UBND huyện Hưng Hà .4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND huyện Hưng Hà 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Xây dựng mô tả việc vị trí cơng việc văn phịng Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà đặt quản lý Văn phòng HĐND – UBND huyện với mục đích nâng cao hiệu hoạt động lĩnh vực Trong trình hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện ban hành văn nhằm hướng dẫn, đạo công tác Văn thư – Lưu trữ đặc biệt ban hành văn nhằm đạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán chuyên trách lĩnh vực như: định việc ban hành danh mục quan, đơn vị thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện; kế hoạch thực nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ hàng năm; định việc ban hành quy chế Văn thư – Lưu trữ huyện Cụ thể như: Dưới số văn pháp lý vê công tác Văn thư – Lưu trữ mà UBND huyện Hưng Hà sử dụng: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; .9 - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; .9 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; - Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 Cục Văn thư Lưutrữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; 10 - Công văn số 283/2004/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; 10 - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến,… .10 3.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan 10 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 11 3.3.2 Nhận xét thể thức kĩ thuật trình bày văn quan, tổ chức 12 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 13 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến .14 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị 15 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan .16 Hiện UBND huyện Hưng Hà có 01 biên chế chuyên trách trình độ Cao đẳng đảm nhiệm cơng tác Lưu trữ UBND huyện .16 Nhìn chung công tác lưu trữ quan quan tâm, trọng.Tài liệu kho lưu trữ UBND huyện bảo quản tương đối tốt, tài liệu tiến hành biện pháp nghiệp vụ lưu trữ phân loại, chỉnh lý sơ số năm 17 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 17 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 17 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 18 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 20 PHẦN II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HƯNG HÀ 21 Lý chọn chuyên đề 21 Cơ sở lý luận quản lý Văn thư, Lưu trữ 21 2.1.Khái niệm quản lýcông tác văn thư, lưu trữ 21 2.1.1 Khái niệm quản lý công tác Văn thư .21 2.1.2 Khái niệm quản lý công tác Lưu trữ 22 2.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư, Lưu trữ 22 2.2.1Vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư 22 2.2.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác Lưu trữ 23 Thực trạng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà .23 3.1 Khái quát trình hình thành phát triển UBND huyện Hưng Hà, Tỉnh Thái Bình 23 3.2 Thực trạng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà 24 3.2.1 Quản lý đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác Văn thư, Lưu trữ, Lưu trữ 25 - Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; .27 - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; 27 - Công văn số 283/2004/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 27 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 Bộ Nội Vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ; 27 - Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 Bộ Nội Vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ .27 3.2.2 Quản lý xây dựng ban hành văn liên quan đến công tác Văn thư, Lưu trữ 28 3.2.3.Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ 29 3.2.4.Quản lý nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ 31 3.2.4.1 Quản lý nghiệp vụ Văn thư 31 3.2.4.2 Quản lý nghiệp vụ Lưu trữ 34 3.2.6 Quản lý sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ .39 Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà 40 4.1 Giải pháp quản lý đạo công tác Văn thư, Lưu trữ 40 4.2 Giải pháp xây dựng ban hành văn liên quan tới công tác Văn thư, Lưu trữ 41 4.3 Giải pháp quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán làm Văn thư, Lưu trữ .41 4.4 Giải pháp nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ 42 4.4.1 Giải pháp nghiệp vụ Văn thư 42 4.4.2 Giải pháp nghiệp vụ Lưu trữ .43 4.5 Quản lý nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động Văn thư, Lưu trữ .43 4.6 Giải pháp sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ .44 KẾT LUẬN 46 PHẦN III: PHỤ LỤC 47 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong tất quan, tổ chức hệ thống trị nước ta hay cơng ty, doanh nghiệp có cơng tác văn phịng lập đơn vị làm cơng tác văn phịng Do đặc điểm chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công tác, phạm vi hoạt động quan, tổ chức có khác nên đơn vị làm cơng tác văn phịng có tên gọi nhiệm vụ khác Về bản, văn phòng phận cấu thành giúp việc cho quan, tổ chức Ở diễn hoạt động để thực chức năng, nhiệm vụ quan, máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng hay phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan Bởi cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng hoạt động thiếu quan, tổ chức Hiện nay, thời kì đất nước hội nhập nhu cầu nguồn lao động có trình độ chun mơn cao cần thiết Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu xã hội kiến thức lý thuyết học ghế nhà trường sách chưa đủ Lý thuyết vấn đề đúc rút thực tiễn đời sống xã hội thể sách Song thực tế lại đa dạng phong phú Người xưa thường nói “ Trăm hay không tay quen” Đúng vậy, lý thuyết trang bị cho hiểu biết lý luận văn vấn đề song thực tiễn kiểm nghiệm lại sở Những khoảng cách lý luận thực tiễn rút ngắn khả vận dụng Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn phịng theo nhu cầu thực tiễn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức nhằm giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức học, nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tế, rèn luyện tay nghề Với mục đích đợt thực tập gắn liền nhà trường với xã hội, rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn, sau nghiên cứu, khảo sát thực hành cơng tác văn phịng quan, tổ chức sinh viên rèn luyện kỹ nghề nghiệp đồng thời phát huy khả sáng tạo thân, tích luỹ nhiều kinh nghiệm làm sở cho công tác sau Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với cá nhân em đợt thực tập tốt nghiệp thật quan trọng, khơng giúp em hiểu biết sâu công việc, học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu, giúp em nâng cao khả chun mơn nghiệp vụ mà cịn rèn luyện cho em khả giao tiếp, ứng xử nơi cơng sở Em tin em học sau đợt thực tập giúp ích nhiều cho cơng việc em sau Trong q trình thực tập thực chuyên đề em nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ cô chú, anh chị quan, tạo điều kiện thuận lợi cung cấp tài liệu liên quan để em hồn thành chun đề cách thuận lợi.Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, giáo Khoa Quản trị Văn phịng hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên lực thời gian thực tập cịn hạn chế nên em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định, kính mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến thầy, cô giáo cán quan để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Dưới báo cáo em, báo cáo chia làm phần: Phần I: Khảo sát cơng tác văn phịng quan Phần II: Chuyên đề thực tập Phần III: Phụ lục Thái Bình, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Phương Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa 11 HĐND Hội đồng nhân dân 22 UBND Ủy ban nhân dân 33 NN Nhà nước 44 QPPL Quy phạm pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hưng Hà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn HĐND UBND huyện Hưng Hà Chức Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp trên.Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn Nhiệm vụ, quyền hạn HĐND & UBND huyện Hưng Hà - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, y tế, giáo dục, khoa học cơng nghệ mơi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát truyền hình lĩnh vực khác; quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân Thực chế độ nghĩa vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quân sự, hậu cần chỗ Quản lý hộ tịch, hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người ngồi địa phương; Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự do, dân chủ nhân dân Thực việc quản lý địa giới hành địa phương - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ Tổ chức thi hành án địa phương theo quy định Pháp luật Tổ chức thực thu – chi ngân sách địa phương, phối hợp với quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp UBND cấp Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà Ủy ban nhân dân huyện hoạt động dựa theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Quốc hội Về cấu: Hiện tại, UBND huyện Hưng Hà có Chủ tịch 03 Phó chủ tịch: - Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực đầy đủ nghiêm túc nhiệm vụ quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND & UBND quy định, Chủ tịch UBND huyện Phụ trách lĩnh vực sau: + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn; Công tác đối nội, đối ngoại huyện;Cơng tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, quốc phịng, qn địa phương, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo công dân; + Công tác cải cách hành chính, cơng tác tổ chức máy, cán bộ, quy chế, lề lối làm việc, chương trình công tác UBND huyện; vấn đề chung thi đua khen thưởng - 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp – PTNT, Lâm nghiệp, Thủy lợi, thủy sản, Công nghiệp, khoa học công nghê, thương mại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng GPMB dự án - 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục – đào tạo, Y Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tế, dân số, gia đình trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghê, sách xã hội, BHXH, Xóa đói giảm nghèo - 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thơng tin, thể thao, du lịch, Phát truyền thanh, truyền hình Về máy: UBND huyện Hưng Hà có 12 phịng chun mơn(Phụ lục 01 - Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Hưng Hà ) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND huyện Hưng Hà 2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng * Chức văn phòng HĐNDvà UBND huyện Hưng Hà Theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP Chính phủ, Quyết định số 1478/QĐUBND ngày 11/8/2008 Ủy ban nhân dân huyện: Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện quan tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện công tác dân tộc, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện hoạt động điều hành * Nhiệm vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà - Tham mưu tổng hợp: +Xây dựng cơng trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND&UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND&UBND huyện, phối hợp ngành chức soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, thị trình HĐND&UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND&UBND, Chủ tịch UBND; Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý sử dụng dấu Quản lý dấu thuộc thẩm quyền lãnh đạo quan, dấu giao cho cán văn thư giữ quan Văn thư đóng dấu lên văn đầy đủ mặt thể thức nội dung Nhận xét: Nhìn chung khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư UBND huyện Hưng Hà thực theo quy định Nhà nước; cán làm cơng tác văn thư có chun mơn nghiệp vụ Tuy việc thực nghiệp vụ cán chuyên trách, tất giám sát, đạo hướng dẫn lãnh đạo quan để đảm bảo thống phù hợp với yêu cầu thực tế quan Bên cạnh đó, cịn tồn số hạn chế suy nghĩ cách thức chủ quan cán q trình làm việc đơi cịn mắc phải số lỗi nhỏ khâu kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức sai tả; việc giao nộp hồ sơ chậm so với kế hoạch đề ra; công tác lập hồ sơ hành cán số phòng ban chưa chuẩn 3.2.4.2 Quản lý nghiệp vụ Lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Hiện tại, Chủ tịch UBND huyện Hưng Hà giao cho Chánh văn phòng trực tiếp đạo nghiệp vụ lưu trữ quan Công tác lưu trữ UBND huyện Hưng Hà ban lãnh đạo huyện phận Văn phòng, phòng Nội vụ quan tâm Hiện phòng thuộc UBND huyện thực tốt nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ, việc quản lý văn bản, lập hồ sơ liên quan đến công việc thực tốt, tài liệu xếp thành cặp, hộp, giá theo năm, theo đơn vị, tác giả ban hành văn bản, trình giải văn bản, tên loại văn bản, việc lưu trữ phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu văn Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 34 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người đọc dễ dàng UBND huyện bố trí phòng kho để lưu trữ tài liệu, phòng Nội vụ huyện đơn vị lưu trữ hồ sơ cán phòng UBND, xã địa bàn huyện.Tài liệu thường xuyên kiểm tra để xác định giá trị tài liệu phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin cán bộ, tài liệu hết giá trị loại bỏ Ngồi việc lưu trữ văn cặp, hộp, giá, tủ phịng Nội vụ cịn lưu trữ mềm máy tính để tiện cho việc tra tìm * Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Chánh văn phịng huyện có trách nhiệm đạo cán văn thư xác định nguồn tài liệu thành phần tài liệu,hàng nămlập kế hoạch, hướng dẫn tổ chức thực kế hoạch thu tài liệu đến hạn nộp lưu phòng ban, đơn vị vàokho lưu trữ UBND huyện Cán bộ, cơng chức q trình làm việc phải lập hồ sơ cơng việc đến hạn nộp lưu phải nộp vào lưu trữ quan theo thời gian quy định Chỉ đạo phòng ban, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện thực kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu giải xong vào lưu trữ huyện theo thủ tục thời hạn quy định Các phịng ban chun mơn có nhiệm vụ vào chức nhiệm vụ phịng để thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan Cán văn thư - lưu trữ thường xuyên thu thập tài liệu giải phận văn thư hành vào lưu trữ quan, cán văn thư - lưu trữ phối hợp thu thập tài liệu cũ để lại đơn vị, tổ chức, cá nhân UBND huyện Hưng Hà quan hành nhà nước, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành theo định kỳ Hằng năm có nhiều văn ban hành Tất lưu lại nộp vào kho lưu trữ quan Tuy nhiên số lượng nộp vào kho lưu trữ chưa đầy đủ, nhiều tập hồ sơ cịn thiếu Có nhiều tài liệu ứ đọng phòng quan * Công tác xác định giá trị tài liệu Chủ tịch UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 35 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện sau thỏa thuận thống với Sở Nội vụ Công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị UBND huyện Hưng Hà áp dụng nghiêm ngặt theo quy định Nhà nước.Trước xác định giá trị tài liệu, UBND huyện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định Cán bộ, nhân viên q trình giải cơng việc sau kết thúc ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ theo mức quy định.Chỉ đạo việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu quan hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND việc định: mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị Đồng thời hội đồng thảo luận tập thể, biểu theo đa số, thơng qua biên bản, sau trình Chánh Văn phịng định tiêu hủy * Cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Quản lý, đạo việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng phòng, ban, huyệnlà nhiệm vụ trọng tâm công tác lưu trữ UBND huyện Hưng Hà nhằm giải tình trạng tài liệu bó gói cịn tồn đọng kho lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu UBND huyện Hưng Hà thực theo hướng dẫn công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004; Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước Tài liệu Uỷ ban nhân dân huyện Hưng Hà chỉnh lý theophương án là: "thời gian - mặt hoạt động".Mặc dù công tác lưu trữ UBND huyện trọng nhiều năm qua, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ chưa thực theo định kỳ *Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ UBND huyện Hưng Hà thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu thực báo cáo thống kê định kỳ năm công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định hành Nhà nước:Quyết định số Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 36 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác Văn thư lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ Chủ tịch UBND huyện người đứng đầu quan việc đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ Chỉ đạo cán lưu trữ hành thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng khâu nghiệp vụ lưu trữ khoa học để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu Chỉ đạo chuẩn bị kho tàng, trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: máy điều hịa khơng khí, máy hút ẩm; máy hút bụi, giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ…Thực biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật, chống côn trùng, nấm mốc kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Chỉ đạo thực định kỳ việc vệ sinh kho tàng; hút bụi, thơng gió trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu để kéo dài tuổi thọ tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Hưng Hà có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn; quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ; đảm bảo vệ sinh có nội quy vào kho Ngoài ra, để tránh cho việc gây hư hại tài liệu quan sử dụng hoá chất để bảo quản Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý quan trọng Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng; gây khó khăn việc phục vụ nghiên cứu, tra tìm tài liệu * Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ.Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo quan, đồng thời phục vụ công tác chuyên môn tra cứu phòng ban UBND xã, thị trấn thuộc huyện Cán lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm phục vụ khai thác hồ sơ, tài Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 37 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu cho cán công chức, viên chức quan theo nhu cầu để phục vụ công tác Đối với độc giả ngồi quan phải có ý kiến lãnh đạo Văn phòng Hiện UBND huyện Hưng Hà tiếp tục đạo quản lý xây dựng hồn thiện cơng cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu, lập sổ quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu độc giả Mở rộng hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu như: trả lời theo yêu cầu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức Nhìn chung cơng tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan chưa thực đại tài liệu kho xếp khoa học, cẩn thận thuận tiện cho việc tra tìm sử dụng Cán văn thư, lưu trữ có thái độ mực, nhiệt tình, đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu thời gian ngắn Chính vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho nhân dân, động lực thúc đẩy nghiệp lưu trữ phát triển Tại văn phòng HĐND & UBND huyện Hưng Hà, việc tổ chức sử dụng tài liệu chưa đầu tư nhiều phục vụ phần nhu cầu cán nhân dân địa phương Các tài liệu chủ yếu đưa khai thác sử dụng quan chủ yếu văn có liên quan đến việc thành lập huyện, thành lập, đơn vị thuộc huyện, văn liên quan đến việc giải công việc hàng ngày Nhận xét:Nhìn chung, khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ thực tốt, đảm bảo theo quy định Nhà nước đáp ứng nhu cầu thực tế quan Cán lưu trữ quan có trình độ chun mơn, đồng thời quan tâm lãnh đạo quan giúp cho công tác lưu trữ huyện đạt hiệu cao Song, trình đạo thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ không tránh khỏi số hạn chế phối hợp thống người đạo người thực 3.2.5 Quản lý nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu NCKH hoạt động Văn thư, Lưu trữ Hiện UBND huyện Hưng Hà quan tâm trọng việc ứng Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 38 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, Lưu trữ.Hiện UBND huyện Hưng Hà áp dụng phần mềm quản lý văn hệ thống mạng điện tử liên thông tỉnh Đồng thời văn quan sản sinh quản lý máy tính, thuận tiện cho việc tra tìm thay cho việc sử dụng phương pháp thủ công trước Hằng năm UBND huyện Hưng Hà tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức ứng dụng tin học Văn phòng cho cán bộ, cơng chức tồn quan nói chung cán làm cơng tác Văn thư, Lưu trữ nói riêng để thúc đẩy cơng tác tin học hố hoạt động văn phịng Có chế độ khuyến khích cán bộ, nhân viên quan làm nghiên cứu khoa học đề tài liên quan đến nghiệp vụ chun mơn, có văn thư, lưu trữ Nhận xét: Về bản, UBND huyện Hưng Hà đưa cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng Bước đầu đạt hiệu việc rút ngắn thời gian tiết kiệm công sức tiền của quan Song để phát huy mạnh khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào cơng tác tốt cần áp dụng thêm số ứng dụng phần mềm đại có liên quan đến cơng tác 3.2.6 Quản lý sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Chỉ đạo báo cáo, thống kê thường xuyên sở trang thiết bị liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nhằm kiểm soát, quản lý thiết bị, đồng thời có kế hoạch tu bổ, thay kịp thời trang thiết bị hỏng Xây dựng nội quy vào kho, quy định sử dụng trang thiết bị hình thức xử lý vi phạm quan nói chung hoạt động văn thư lưu trữ nói riêng Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường UBND huyện Hưng Hà chủ yếu là: cặp, hộp, giá, tủ, hòm đựng tài liệu, điều hịa, hệ thống đèn chiếu sáng Ngồi phương tiện này, UBND huyện sử dụng biện pháp kỹ thuật, bảo quản tài liệu lưu trữ biện pháp phịng chống ẩm, nấm mốc, Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 39 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trùng chống cháy Vào cuối tháng theo định kỳ, cán văn thư - lưu trữ thực công tác vệ sinh hút bụi, lau sàn , Tất tài liệu kho xếp gọn gàng, ngăn nắp Nhận xét: Về UBND huyện Hưng Hà trang bị đủ thiết bị, vật dụng cần thiết cho công tác bảo quản tài liệu quan Tuy nhiên số hạn chế cần quan tâm khắc phục : Diện tích kho lưu trữ nhỏ, hẹp, phương tiện bảo quản tài liệu chưa thực đại, chưa xây dựng hệ thống phòng cháy, chữa cháy tự động, hệ thống chống ẩm Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà Dựa sở thực tiễn sở lý luận cơng tác văn thư-lưu trữ sau q trình vào tìm hiểu phân tích thực trạng quản lý công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Hưng Hà em xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao chất lượng cơng tác văn thư công tác lưu trữ UBND huyện thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trị to lớn cơng tác văn thư-lưu trữ phục vụ cho trình quản lý, điều hành giải công việc UBND 4.1 Giải pháp quản lý đạo công tác Văn thư, Lưu trữ - Phát huy tinh thần đoàn kết thống quan, trì hoạt động quan quy chế, tuân thủ Pháp luật, giữ gìn kỷ cương, kỷ luật -Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư-lưu trữ: Hiện cán lãnh đạo có ý thức hiểu biết đầy đủ rộng rãi cơng tác văn thư –lưu trữ nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện giúp cho việc tổ chức đạo công tác văn thư-lưu trữ ngày tốt việc trọng xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo cơng tác văn thư-lưu trữ Vì quan tâm đạo cấp lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định trực tiếp tới cách thức tổ chức hoạt động công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện - UBND cần tăng cường đạo giám sát việc thực hiện, áp dụng hệ Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 40 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thống văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn pháp luật quản lý công tác văn thư 4.2 Giải pháp xây dựng ban hành văn liên quan tới công tác Văn thư, Lưu trữ - Nhanh chóng xây dựng hồn thiện hệ thống văn quản lý, đạo công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện +Xây dựng quy định, quy chế đạo thực công tác Văn thư, Lưu trữ +Ban hành danh mục hồ sơ quy định lập hồ sơ công việc mà cán chịu trách nhiệm giải +Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn thực công tác văn thưlưu trữ, việc thực cần vào tình hình thực tế quan, kế hoạch trước.Trong kế hoạch cần đề mục tiêu cụ thể bước thực +Ban hành định việc tổ chức tra, kiểm tra định kỳ việc thực công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện +Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao suất, hiệu làm việc tiết kiệm thời gian Đẩy mạnh công tác đối ngoại để tăng cường vai trò phận hoạt động quan 4.3 Giải pháp quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán làm Văn thư, Lưu trữ Để cơng tác văn thư-lưu trữ hồn thiện vấn đề chuẩn hố đội ngũ cán làm công tác văn thư-lưu trữ vấn đề cần thiết, quan trọng mang tính chất định Nếu cán văn thư-lưu trữ có cách tổ chức, làm việc cách khoa học, tối ưu cơng việc hồn thành nhanh chóng Lãnh đạo Văn phịng cần hướng dẫn, đạo công tác Văn thư Lưu trữ để nâng cao trình độ nhận thức, lực cán chuyên môn UBND huyện cần phải tổ chức, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm việc chưa làm để có chế độ, kế hoạch khen thưởng, biểu dương cá nhân phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 41 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục, hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phịng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán bộ; tạo cho cán bộ, chuyên viên có động làm việc, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan, pháp luật Nhà nước đồng thời để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ quan Cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho hoạt động cán văn thư-lưu trữ quan diễn thuận lợi Hàng năm, phải cử cán Văn thư, Lưu trữ học lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nhằm thực tốt công tác văn thư-lưu trữ quan Văn phòng HĐND-UBND huyện Hưng Hà nên phối hợp với Phòng Nội vụ mở lớp tập huấn ngắn hạn, cử đào tạo nghiệp vụ cho cán văn thư, lưu trữ cán phòng ban quan, đơn vị xã, thị trấn địa bàn huyện Tạo điều kiện cho cán văn thư lưu trữ khắc phục tồn đọng giải công việc thuận lợi Thường xuyên thực việc kiểm tra, đánh giá chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá thực trạng nghiệp vụ nhằm có biện pháp thích hợp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán Đồng thời, tự cán văn thư-lưu trữ phải phải tự nhận thức trách nhiệm mình, khơng nghừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn Đây yếu tố quan trọng việc xây dựng hoàn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư-lưu trữ thời gian tới lãnh đạo UBND cần quan tâm thực Chỉ yếu tố người đầu tư thích đáng cơng tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Hưng Hà nói riêng cơng tác văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung phát huy mạnh, giá trị tầm quan trọng xã hội 4.4 Giải pháp nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ 4.4.1 Giải pháp nghiệp vụ Văn thư Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư; đạo, hướng dẫn cụ thể cán Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 42 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bộ, nhân viên quan áp dụng văn hướng nghiệp vụ Nhà nước, đồng thời khuyến khích cán bộ, nhân viên tìm hiểuvà liên tục cập nhật văn pháp luật Nhà nước công tác văn thư lưu trữ Áp dụng quy trình ISO 900:2001 để xây dựng quy trình quản lý văn đi, văn đến , khâu tiếp nhận văn đến trình chuyển phát văn đi, quy trình phân rõ trách nhiệm cá nhân bước quy trình 4.4.2 Giải pháp nghiệp vụ Lưu trữ Hoàn thiện trọng đến vấn đề tiêu chuẩn hóa khâu cơng tác lưu trữ( tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn sở) soạn thảo ban hành quy định tiêu chuẩn ngành lưu trữ UBND huyện Hưng Hà Đẩy mạnh bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức thêm lớp ứng dụng tin học công tác Lưu trữ cho cán bộđể công tác lưu trữ quan thuận tiện Bố trí kho tàng để thu thập, bảo quản tài liệu, mở rộng diện tích kho để tập trung tài liệu ổn định hơn, ứng dụng tiêu chuẩn theo hướng dẫn nhà nước Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát để phát sai sót, lệch lạc, để kịp thời uốn nắn, rút kinh nhiệm để đảm bảo cho hoạt động lưu trữ theo quy định, xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra, giám sát thực nghiêm túc Cần có đầu tư kinh phí cho hoat động lưu trữ, có phương pháp đạo từ lãnh đạo nghiệp vụ lưu trữ 4.5 Quản lý nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động Văn thư, Lưu trữ Tiếp tục nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, sử dụng máy vi tính khai thác hiệu mạng tin học quan trình làm việc cán bộ, chuyên viên, góp phần đẩy nhanh tiến độ thực công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 43 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhu cầu cần thiết, điều xuất phát từ tính phức tạp cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu giải cơng việc quan, tổ chức xã hội Để phát huy vai trò tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày tăng xã hội, góp phần xây dựng hành đại UBND huyện Hưng Hà cần phối hợp với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khuyến khích phịng, ban, đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, tạo nên thống cơng tác góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng nhanh chóng, xác, thuận lợi, dễ dàng, đem lại hiệu cao Có thể áp dụng xây dựng số phần mềm hoạt động Văn thư, Lưu trữ như: phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm chương trình quản lý văn đi-đến, phần mềm tra cứu tài liệu, phần mềm quản lý tài sản, thiết bị văn thư lưu trữ 4.6 Giải pháp sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà cần đầu tư cải tạo phòng văn thư cho rộng rãi hơn, xây dựng thêm kho lưu trữ mới, cải tạo kho cũ để có đủ diện tích phục vụ cho cơng tác thu thập, bảo quản tài liệu huyện Trang thiết bị công tác Văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư Để công tác văn thư đạt hiệu cao, UBND huyện Hưng Hà áp dụng thêm số phương tiện kỹ thuật như: máy ghi âm,máy in rônêô, máy in oopsset, máy hủy tài liệu, giá để tài liệu phía, ống gió để vận chuyển tài liệu phòng ban đơn vị dễ dàng, tiện lợi Trang bị thêm giá, tủ, cặp hộp đựng tài liệu cho kho lưu trữ, đầu tư thêm số thiết bị chuyên dùng phục vụ cho công tác Lưu trữ như: xe đẩy, hệ thống báo động, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ đo độ ẩm, quạt thơng gió áp dụng số thiết bị phòng chống ẩm mốc gây hư hại tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 44 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau nghiên cứu chuyên đề“Quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình”từ nghiên cứu lý luận, thực trạng công tác thấy cơng tác quản lý văn thư, lưu trữ quan thực tốt hiệu Đồng thời công tác nhận quan tâm từ ban lãnh đạo toàn thể cán bộ, nhân viên quan Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu UBND huyện Hưng Hà thực trạng công tác quản lý văn thư lưu trữ quan kết nghiên cứu chuyên đề làm sở thực tiễn để quan tiếp tục xây dựng hồn thiện cơng tác Văn thư, Lưu trữ thực trạng tương lai mà nhu cầu sử dụng, nghiên cứu tài liệu xã hội ngày lớn Việc hoàn thiện hệ thống quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ cần thiết cấp bách để đáp ứng ngày tốt nhu cầu sử dụng tài liệu người, góp phần thúc đẩy xã hội đất nước phát triển Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong đợt thực tập vừa qua, em vào tìm hiểu cấu, tổ chức máy, chức nhiệm vụ UBND huyện Hưng Hà nói chung khảo sát cơng tác Văn phịng HĐND&UBND huyện nói riêng, đồng thời em sâu nghiên cứu lựa chọn chuyên đề “Quản lý văn thư, lưu trữ UBND huyện” Khái qt tình hình cơng tác hành văn phịng quan như: Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng; hoạt động nghiệp vụ văn phịng; cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng; cơng tác văn thư, lưu trữ quan Qua thấy thực trạng hoạt động văn phịng, cơng tác quản lý, đạo ban lãnh đạo quan Về bản, cơng tác văn phịng UBND huyện Hưng Hà hoạt động ổn định, có nề nếp đạt hiệu Hầu hoạt động liên quan đến nghiệp vụ theo văn hướng dẫn, quy định Nhà nước, thực theo quy trình thống nhất, hợp lý Bên cạnh hoạt động Văn phịng tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục để xây dựng cơng tác hành Văn phịng HĐND & UBND bước đại Trên báo cáo em, để hoàn thành báo cáo này, lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành cảm ơn tới thầy cô giáo nhà trường đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng trang bị cho em hành trang kiến thức Cùng với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên quan giúp đỡ tạo điều kiện cho em để em hồn thành tốt đợt thực tập Mặc dù thân em có nhiều cố gắng, nỗ lực trình thực tập song thời gian thực tập có hạn kinh nghiệm thực tế cịn hạn chế nên báo cáo thực tập em cịn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp q thầy (cơ) để báo cáo em hoàn chỉnh hơn./ Thái Bình, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 46 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Phương PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Hưng Hà Chủ tịch UBND huyện Phó Chủ tịch Nơng-Lâm Phó chủ tịch Văn hóa-xã hội P Tài chính-Kế hoạch P.Nơng nghiệp & PTNT P Văn hóaThơng tin P Nội vụ P Công thương P Tài nguyên-Môi trường P Giáo dụcĐào tạo P.Tư pháp P Y Tế P Thanh tra P LĐTB&XH Văn phịng HĐND &UBND Phó Chủ tịch Kinh tế Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 47 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Hưng Hà Bộ Phận Tổng Hợp Phó Chánh Văn Phòng Phòng Máy Tổ Tiếp Dân Phòng quản trị mạng Trung tâm hội nghị Chánh Văn Phòng Đội Xe Bộ Phận Kế Tốn Bộ phận VT-LT Phó Chánh Văn Phòng Bộ Phận Phục Vụ Bộ Phận Bảo Vệ Bộ phận Một cửa liên thông Sinh viên: Nguyễn Thị Phương 48 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A