MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.1 Chức năng. 4 1.2 Nhiệm vụ của công ty. 4 1.3 Quyền hạn của công ty. 4 1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty. 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 7 2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng. 7 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng. 8 2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng. 9 2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 9 2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10 2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị 10 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty. 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 11 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty 12 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 14 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 15 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 16 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 17 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát. Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại 17 Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT 18 1 Một số khái niệm cơ bản 18 1.1 Khái niệm Văn hóa 18 1.2 Khái niệm Công sở 18 1.3 Khái niệm Văn hóa công sở 18 1.4 Khái niệm xây dựng văn hóa công sở 18 2. Quá trình xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 19 2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty 19 2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 20 2.2.1. Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty. 20 2.2.2. Văn hóa công sở thông qua các hoạt động hướng ngoại của Công ty. 28 2.3. Đánh giá Văn hóa Công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát. 29 2.3.1. Những kết quả đạt được: 29 2.3.2. Giá trị Văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát. 31 2.3.3. Một số mặt còn hạn chế của văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 32 2.4 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 32 2.4.1 Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng. 33 2.4.2 Củng cố văn hóa thứ bậc. 34 2.4.3 Phát triển văn hóa thị trường và tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo. 34 2.4.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 35 2.4.5 Cụ thể hóa 5 đặc trưng văn hóa của Công ty: 37 Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 39 1 Kết luận. 39 2 Kiến nghị. 40 2.1 Đối với nhà nước. 40 2.2 Đối với Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát 41 PHẦN PHỤ LỤC 42
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Chức .4 1.2 Nhiệm vụ công ty .4 1.3Quyền hạn công ty 1.4Cơ cấu tổ chức công ty Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .7 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức văn phòng 2.1.1.2 Nhiệm vụ Văn phòng 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 2.1.2 Bản mô tả công việc vị trí văn phòng .9 2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10 2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.4 Bộ phận Hành quản trị 10 Công tác văn thư, lưu trữ Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 10 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ công ty 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty 11 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty .12 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí công ty 12 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi- đến 14 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát .15 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty .15 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 16 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 17 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát Nhận xét bước đầu hiệu mang lại .17 Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT .18 Một số khái niệm 18 1.1 Khái niệm Văn hóa 18 1.2 Khái niệm Công sở 18 1.3 Khái niệm Văn hóa công sở 18 1.4 Khái niệm xây dựng văn hóa công sở 18 Quá trình xây dựng văn hóa công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát .19 2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở công ty .19 2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 20 2.2.1 Văn hóa Công Sở thông qua hoạt động hướng nội Công ty 20 2.2.2 Văn hóa công sở thông qua hoạt động hướng ngoại Công ty 27 2.3 Đánh giá Văn hóa Công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 29 2.3.1 Những kết đạt được: 29 2.3.2 Giá trị Văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát .31 2.3.3 Một số mặt hạn chế văn hóa công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 32 2.4 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát .32 2.4.1 Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng 32 2.4.2 Củng cố văn hóa thứ bậc 34 2.4.3 Phát triển văn hóa thị trường tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo .34 2.4.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá lực nhân viên Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 35 2.4.5 Cụ thể hóa đặc trưng văn hóa Công ty: 37 Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 39 Kết luận 39 Kiến nghị 40 2.1 Đối với nhà nước 40 2.2 Đối với Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát .41 PHẦN PHỤ LỤC .42 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại toàn cầu hóa nay, để hòa nhập với tiến trình phát triển thời đại đòi hỏi người cán văn phòng kiến thức mà cần có kỹ năng, không lý luận mà cần có thực tiễn Vì thực tập giai đoạn quan trọng cần thiết sinh viên Đây thời gian để toàn sinh viên củng cố lại kiến thức học trau dồi thêm kiến thức thực tế, chuyên môn nghiệp vụ thực công việc tác phong làm việc đắn Nghị Trung ương khoá VIII Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “ Văn hoá tảng tinh thần xã hội, vừa mục tiêu vừa động lực thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.”Chúng ta phải làm cho văn hoá thấm sâu vào lĩnh vực đời sống, lĩnh vực kinh tế Vì văn hoá công sở coi nguồn lực nội sinh, sợi đỏ xuyên suốt kết nối thành viên, phòng ban công ty tạo thành khối vững chắc, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, sóng gió đường hội nhập phát triển bền vững Góp phần vào thành công nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước Tuy nhiên, bên cạnh nhiều doanh nghiệp trọng đến lợi nhuận, coi lợi nhuận “tiêu chuẩn nhất” để tồn doanh nghiệp, không quan tâm đến việc xây dựng “Văn hoá Công sở” Từ dẫn đến lương tâm, phẩm giá người lao động bị giảm sút, làm ăn hiệu quả, chất lượng sản phẩm không đảm bảo, trình độ quản lý, kinh doanh kém, cạnh tranh không lành mạnh, không trả lương, trả thưởng cho người lao động thời hạn, không đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, làm cho người lao động không hứng thú làm việc, không gắn bó với doanh nghiệp Tất điều cho thấy, doanh nghiệp thiếu hẳn vai trò văn hoá sản xuất kinh doanh Hay nói cách khác doanh nghiệp chưa thực hình thành cho Văn hóa Công Sở Chính lẽ trên, vấn đề xây dựng văn hóa Công sở Doanh nghiệp trở nên cần thiết điều kiện Mỗi doanh nghiệp phải tự xây dựng cho văn hóa phù hợp Có tạo giá trị riêng cho doanh nghiệp thích ứng nhu cầu cạnh tranh có sức sống.Văn hóa Công Sở xây dựng hay năm mà cần có định hướng mục tiêu lâu dài Có thể nói văn hoá Công Sở thiếu doanh nghiệp có tất lại doanh nghiệp không Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực cung cấp lắp đặt thang máy cung cấp phụ kiện thay dịch vụ bảo dưỡng thang máy Từ thành lập vấn đề xây dựng phát triển văn hóa Công Sở Công ty Giám đốc trọng mang tầm chiến lược lâu dài Điều phù hợp với hướng nghiên cứu mà chọn nên sau thực tập Công ty định chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp xây dựng văn hóa Công Sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát” làm Báo Cáo thực tập tốt nghiệp Kết cấu báo cáo thực tập gồm 03 Phần: Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Phần 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát thành lập ngày 27 tháng năm 2013 Sở Kế hoạch Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp hoạt động Ngay từ thành lập, với quy mô công ty tư nhân công ty đặt tiêu chí lợi ích khách hàng lên hàng đầu Vì uy tín tên tuổi Công ty nhiều khách hàng biết đến, sản phẩm công ty có mặt địa bàn Hà Nội tỉnh lân cận Trong trình hoạt động phát triển, công ty không ngừng phát triển mở rộng quy mô hoạt động Khi thành lập công ty cung cấp mặt hàng chủ yếu cho khách hàng khu vực Hà Nội số khách hàng lẻ mối quan hệ quen biết từ trước, công ty đủ lực cung cấp mặt hàng không khu vực Hà Nội mà phân phối cho đơn vị khắp tỉnh Miền Bắc Sau 13 năm hoạt động, nhân viên công ty tăng không ngừng số lượng chất lượng phục vụ khách hàng Công ty có đội ngũ cán công nhân viên đào tạo quy trường đại học cao đẳng chuyên ngành, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh doanh phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Tuy công việc vất vả đòi hỏi có tìm hiểu kỹ lưỡng đối tác đội ngũ cán nhân viên làm việc mang lại cho công ty ngày nhiều mối quan hệ với khách hàng Vì doanh thu công ty năm tăng lên đáng kể Hiện với phát triển kinh tế nước, hoạt động công ty vào ổn định, phát triển, hoàn thành tiêu kế hoạch đề kinh doanh có hiệu quả, thực đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán công nhân viên công ty ngày cải thiện nâng cao -Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT - Hình thức công ty: Công ty TNHH - Mã số thuế: 0106320070 - Vốn điều lệ: NVĐ (Mười tỷ đồng) - Tài khoản: - Địa chỉ: Số 62, ngõ 133 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Điện thoại: - Năm thành lập: 2012 - Người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp: Chức danh: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Chức Chức Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát cung cấp loại dịch vụ cho thuê nhà đất, sản xuất trang sức kinh doanh nhà hàng 1.2 Nhiệm vụ công ty • Nâng cao tiêu thụ Kinh doanh danh mục mặt hàng đăng ký kinh doanh • Thực đầy đủ sách pháp luật nhà nước • Thực nghĩa vụ người lao động theo quy định • Thực chế độ báo cáo định kỳ theo quy định nhà nước 1.3 Quyền hạn công ty Mỗi phòng ban có quyền hạn trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp từ xuống dưới, từ phận lãnh đạo tới phòng, ban Bộ phận quản lý công ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý Tổ chức, xếp, điều động nhân lực phù hợp để kiểm tra chất lượng nhập Phân loại lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu thực tế 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty Các phòng ban có máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảo hoạt động khâu, phận toàn hệ thống phối hợp nhịp nhàng, không gián đoạn đạt hiệu qua cao nhằm phát triển doanh thu số lượng lẫn chất lượng với chi phí thấp đồng thời không ngừng cải thiện điều kiện lao động, nâng cao đời sống chất lượng tinh thần cho thành viên Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, máy quản lý tổ chức thành phòng ban với chức quản lý định phân cấp bậc rõ ràng, điều cho phép xác định rõ trách nhiệm phòng ban thành viên công ty Thêm vào cán cao cấp thời gian giải vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoa học mà Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát chủ động tháo gỡ khó khăn, cản trở kịp thời hiệu ∗ Sơ đồ cấu tổ chức công ty (Sơ đồ: Phụ lục I) Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh Công ty đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực đầy đủ định, đại diện cho Công ty quan hệ với Nhà nước bên thứ tất vấn đề có liên quan đến hoạt động Công ty phạm vi điều lệ công ty Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ chung phụ trách tiếp tân, đón khách, thực giao dịch với đối tác khách hàng Soạn thảo văn phụ trách công tác văn thư Phụ trách tuyển dụng Điều động luân chuyển nhân viên cần Chấm công Phòng kinh doanh Phụ trách công tác tiêu thụ sản phẩm như: Lập kế hoạch kinh doanh, đưa chiến lược kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trường, tìm kiếm đối tác từ mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty Phòng Marketing: Định hướng chiến lược hoạt động Marketing công ty Xây dựng chiến lược & hoạt động Marketing cụ thể cho thương hiệu Sáng tạo hình thức Marketing phù hợp với đặc tính thương hiệu Phối hợp với phận kinh doanh để theo dõi trạng sản phẩm công ty cung cấp Phối hợp với phận kinh doanh việc sáng tạo phát triển vật phẩm quảng cáo khuếch trương sản phẩm Lên kế hoạch hoạt động lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn dài hạn công ty Tổ chức kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo chí, cung cấp thông tin bên ngoài) Xây dựng, trì phát triển mối quan hệ với quan truyền thông Đánh giá kết truyền thông dựa khảo sát Chăm sóc website, đưa tin lên website Tổ chức hoạt động nội công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết thành viên công ty Đảm bảo mục tiêu Marketing gắn liền với kinh doanh Tạo mối quan hệ với khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng Cập nhập đưa phản hồi thị trường thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thị trường Kết hợp với phận kinh doanh đưa chiến lược phát triển Phòng tài kế toán Là quản lý lập kế hoạch cho hoạt động tổ chức, kết hợp với phòng ban khác Công ty hợp đồng mang tính chất chiến lược chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc hoạt động phòng nhân sự, phòng Tài Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ lắp đặt bảo trì sản phẩm Phòng hành bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản Công ty không bị mát Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức văn phòng Văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát quan tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc toàn công ty - Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty - Tham mưu cho việc xây dựng quy chế, quy định tổ chức điểu hành công ty - Tham mưu cho công ty thực công tác Văn thư - Lưu trữ - Tham mưu việc bao hiểm xã hội cho toàn nhân viên công ty - Tham mưu tuyển nhân - Xây dựng tổ chức chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo tiến hành thường xuyên, hiệu - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin cho hiệu - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho lãnh đạo chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn công ty ban hành - Xây dựng, tổ chức củng cố máy Văn phòng - Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục Văn phòng - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại công ty, giữ vai trò cầu liên hệ với đối tác 2.1.1.2 Nhiệm vụ Văn phòng Xây dựng trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ công ty Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ đạo lãnh đạo, điều hành ban Giám đốc theo quy định Thực thông tin báo cáo định kỳ đột xuất giao theo quy định Trình ban Giám đốc kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn công ty nhóm phận Các nghiệp vụ, nội dung cần tiết hóa thành tiêu để thân nhân viên tự đánh giá kết hoạt động thang điểm định lượng - Thứ hai, nội dung đánh giá khả phát triển nhân viên Được thực thông qua nội dung: Đánh giá kỹ nhân viên; Công tác sáng kiến cải tiến; Công tác học tập, đào tạo, tự đào tạo… Ngoài ra, bổ sung nội dung đánh giá định tính như: tinh thần trách nhiệm công việc, hỗ trợ đồng nghiệp, khả đề xuất, phân tích sẵn sàng thực ý tưởng - Thứ ba, nội dung đánh giá chung cho phận, việc chấp hành nội qui, qui định, tinh thần tự giác kỷ luật… quan hệ làm việc đơn vị Với việc phân tích chi tiết tiêu định lượng tốt, thang điểm đánh giá có phần: Nhân viên tự đánh giá lãnh đạo đơn vị đánh giá Như giảm thiểu khác biệt đánh giá nhân viên lãnh đạo Đồng thời qua nhân viên tự đánh giá mặt yếu lãnh đạo có để qui hoạch, đào tạo hỗ trợ nhân viên công việc Việc đánh giá lực nhân viên ban hành theo qui trình hệ thống quản lý chất lượng ISO, đánh giá định kỳ lần năm Các kết lưu hồ sơ để lãnh đạo đơn vị có sở so sánh, đánh giá mức độ tiến nhân viên qua năm Với tinh thần “cầu thị”, người lãnh đạo cấp cần tỏ rõ thái độ sẵn sàng tiếp thu ý kiến mới, góp ý điều cần đạt tích cực hỗ trợ thực nhiều phương cách Cụ thể, nội dung hoạt động các: Chương trình mục tiêu cần phân tích, bàn bạc để xác định mục tiêu cụ thể công việc phải làm phạm vi (phòng ban, tổ, nhóm) Đồng thời, lãnh đạo cần thực việc tổng kết đánh giá, khen thưởng biểu dương phương tiện thông tin nội để nhân rộng cho đơn vị khác Có trì tinh thần nhiệt tình nhân viên, tạo dựng môi trường thật cởi mở, định hướng đắn, có trọng tâm chương trình sáng kiến cải tiến vào mục tiêu thiết thực đơn vị, vào ích lợi chung với phận có liên quan 36 toàn công ty 2.4.5 Cụ thể hóa đặc trưng văn hóa Công ty: LỢI ÍCH CHUNG * HỢP TÁC * SÁNG TẠO * HỌC TẬP * TIẾT KIỆM Các đặc trưng văn hóa có mối quan hệ hòa quyện, tác động lẫn tổng thể đa dạng, phong phú nội văn hóa tổ chức côn g ty Sẽ khập khiễng xem xét cách riêng lẻ đặc trưng, đề cao đặc trưng mà xem nhẹ đặc trưng khác Là thói quen, chuẩn mực hình thành trình hoạt động mình, đặc trưng văn hóa lãnh đạo công ty diễn đạt thành văn bản, phổ biến bước đầu tổ chức hội thảo với nội dung “Bạn hiểu đặc trưng văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát” với thành phần cán quản lý từ cấp sở trở lên Trong thời gian tới, chương trình văn hóa công ty cần cụ thể hóa, chi tiết đặc trưng cụ thể nhằm tạo nên thấm nhuần nhận thức hành vi ứng xử thành viên Cụ thể hóa phạm vi cấp phòng ban, đơn vị, tổ sản xuất Xuất phát từ công việc, chuyên môn khác phận (phòng ban, tổ…), việc triển khai đặc trưng văn hóa chung cần lãnh đạo cấp vận dụng thành đặc trưng cụ thể phận, đơn vị Chẳng hạn, đặc trưng Lợi ích chung thị trường kinh doanh diễn đạt tôn hoạt động, với hiệu gắn liền với nghiệp vụ giao tiếp khách hàng: “Trách nhiệm hàng đầu trách nhiệm với khách hàng” Với phận quản lý chất lượng “Duy trì tính ổn định kiểm soát”; Với phận giải khiếu nại khách hàng là” “Nhanh chóng, kịp thời tin cậy … Với ý nghĩa nhằm tăng khả cạnh tranh công ty đem lại hiệu cao cho khách hàng, đặc trưng Tiết kiệm đơn vị “Làm đúng, Chính xác, linh hoạt”… Về đặc trưng Sáng tạo, tiêu chí “Đơn giản hơn, Năng suất hơn”, 37 phát triển sản phẩm “Mới - Độc đáo - Khác biệt hóa” Tạo kết nối hài hòa đặc thù phận tổng thể văn hóa, mục tiêu phận với sứ mạng, tầm nhìn chung Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát nhiều phương thức: thông qua giải pháp trình bày, hoạt động phong trào mang tính thiết thực đoàn thể, hội thảo, hội thi, hội thao… đơn vị đơn vị thành viên công ty Đây trình lâu dài, ban lãnh đạo cấp cao cần phải quan tâm, kiên trì để tạo dựng củng cố môi trường văn hóa chung công ty Định kỳ hàng năm, Tiểu ban văn hóa công ty cần có hình thức thu thập thông tin để đánh giá mức độ nhận thức hành vi ứng xử thành viên công ty Hoạt động thực công bố kết khảo sát chương trình Đại hội hàng năm công ty 38 Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trong trình hội nhập quốc tế khủng hoảng kinh tế toàn cầu, văn hóa công sở xem loại tài sản có giá trị công ty giống bao loại tài sản khác mà công ty sở hữu Do đó, việc xây dựng, phát triển bảo vệ văn hóa công sở nhiệm vụ cấp thiết, mang tính sống doanh nghiệp Việt Nam bối cảnh Qua nội dung nghiên cứu trình bày Báo cáo này, rút số kết luận sau: - Xây dựng văn hóa công sở bước đắn bối cảnh cạnh tranh Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát nói riêng, muốn tồn phát triển cần thiết phải quan tâm đầu tư cho công tác xây dựng, phát triển văn hóa môi trường làm việc đồng thời đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải có nhìn toàn diện hơn, thấu hiểu thị trường ngành cách cặn kẽ hơn, có đưa phương án đầu tư cho xây dựng văn hóa cách khả thi, hiệu bền vững Vì xây dựng văn hóa đòi hỏi trình dài luôn phải cải tiến cho phù hợp - Để trình xây dựng phát triển văn hóa công sở doanh nghiệp thực cách thành công, trước hết cần đặc biệt quan tâm đến công tác hoạch định, định hướng cho phát triển sứ mệnh phong cách doanh nghiệp Bao gồm từ việc xác định khách hàng mục tiêu, xác định cấu trúc tảng văn hóa, thiết kế định hướng, xây dựng phát triển văn hóa Vì yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tồn phát triển bền vững - Qua trình nghiên cứu phân tích tình hình hoạt động kinh doanh trình hình thành phát triển văn hóa công sở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát, cho thấy mặt mạnh điểm yếu công tác xây dựng phát triển văn hóa công sở Công ty thời gian qua Từ cho thấy cấp thiết phải có 39 điều chỉnh đầu tư lại cách khoa học cho văn hóa Công ty nhằm xây dựng phát triển văn hóa Công ty bền vững tương lai - Xuất phát từ mặt mạnh, điểm yếu thuận lợi, khó khăn trình xây dựng phát triển văn hóa Công ty, Báo cáo mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm định hướng công tác xây dựng phát triển văn hóa cho Công ty tương lai, để văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát ngày phát triển hoàn thiện nhằm phục vụ cách tốt cho nhân viên khách hàng Trong trình thực Báo cáo hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm thực tiễn nên Báo cáo có số hạn chế định như: - Cỡ mẫu điều tra không lớn nên độ xác kết nghiên cứu có tính tương đối - Các giải pháp mà tác giả đưa mang tính chất định tính thiếu định lượng nên việc áp dụng vào thực tiễn mang tính chung chung chưa thật bật sâu sát với tình hình thực tế Kiến nghị 2.1 Đối với nhà nước - Nhà nước phải có sách mạnh cho phát triển văn hóa dân tộc, đưa văn hóa Việt Nam lên tầm cao mới, lưu giữ sắc văn hóa dân tộc Chú ý việc xây dựng văn hóa công sở doanh nghiệp Thực sâu rộng vận động “Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh” vận động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam” Bộ Chính Trị phát động để nâng cao ý thức người dân người văn hóa Việt Nam, thời hội nhập vấn đề vô quan trọng - Hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan tới lĩnh vực Dịch vụ Tạo hành lang pháp lý minh bạch để Công ty hoạt động lĩnh vực hoàn thiện hoạt động với nhiệm vụ trách nhiệm mà Nhà nước giao phó - Nhà nước phải kết hợp mạnh mẽ với Công ty dịch vụ để nâng 40 cao chất lượng dịch vụ, để chủ trương sách Đảng Nhà nước đến với người dân cách nhanh xác Đồng thời có hỗ trợ khen thưởng kịp thời để doanh nghệp có sở thực ổn định phát triển công việc kinh doanh 2.2 Đối với Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát - Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát cần phát triển mạnh việc xây dựng văn hóa công sở cho tổ chức mình, để tạo nên nét đặc trưng riêng - Công ty nên trọng việc đầu tư sở hạ tầng, dành nhiều kinh phí cho xây dựng Cải tạo sửa sang văn phòng tiếp công dân giải khiếu nại khách hàng để giải cách tốt vướng mắc mà khách hàng gặp phải, đưa hình ảnh Công ty lên tầm cao - Công ty nên ưu tiên việc tuyển dụng, đào tạo hội thăng tiến cho nhân viên 41 PHẦN PHỤ LỤC 42 Phụ lục I Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát Phòng Hành Chính Phòng kinh doanh Phòng Maketing GIÁM ĐỐC Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng Hành bảo vệ (Nguồn: Phòng Hành chính) 43 Phụ lục II Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ phận tổng hợp TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Bộ phận Văn thư Lưu trữ Bộ Phận Hành Quản trị Bộ Phận Hậu cần 44 Phụ lục III Mẫu Quyết định CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm Số: /QĐ-BT QUYẾT ĐỊNH Về việc: ………… GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Căn Quy chế hoạt động Công ty; Căn Yêu cầu tình hình thực tế Công ty; Căn Khả lực làm việc cán Công ty; Căn Chức năng, nhiệm vụ Công đoàn Công ty QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: ………… Điều 2: ………… Điều 3: ……… Điều 4: …………… Điều 5: …………………… Điều 6: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Nơi nhận: - Như điều - Lưu: GIÁM ĐỐC 45 Mẫu hợp đồng lao động CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Số:… HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Chúng tôi, bên Ông/Bà: Quốc tịch: Việt Nam Chức vụ: Giám Đốc Đại diện cho (1): Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát Điện thoại: Địa chỉ: Và bên Ông/Bà:………………………………Quốc tịch:Việt Nam Sinh ngày ……………………………Tại:……………………………… Nghề nghiệp (2):………………………………………… Địa thườngtrú: ………………………………………………… Số CMND: ………………cấp ngày:………………… Nơi cấp:………… Số sổ lao động (nếu có): cấp ngày …… / / … tại………… Thoả thuận ký kết hợp đồng lao động cam kết làm điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn công việc hợp đồng - Thử việc từ ngày……tháng… năm……đến ngày tháng năm - Địa điểm làm việc (4): Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu An Phát - Chức danh chuyên môn:……………… Chức vụ (nếu có):…………… 46 - Công việc phải làm (5):………………………………………………… Điều 2: Chế độ làm việc - Thời làm việc (6): - Được cấp phát dụng cụ làm việc gồm: ………………………… Điều 3: Nghĩa vụ quyền lợi người lao động Quyền lợi: - Phương tiện lại làm việc (7):……………………………………… - Mức lương tiền công (8): - Hình thức trả lương: Tiền mặt/ Chuyển khoản - Phụ cấp gồm (9): Ăn trưa công ty - Được trả lương vào ngày: 05 hàng tháng -Tiềnthưởng:……………………………………………………………… - Chế độ nâng lương: …………………………………………………… - Được trang bị bảo hộ lao động gồm:…………………………………… - Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ):………………… - Bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế (10): ………………………………… - Chế độ đào tạo (11):……………………………………………………… - Những thoả thuận khác:………………………………………………… Nghĩa vụ: - Hoàn thành công việc cam kết hợp đồng lao động - Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động - Bồi thường vi phạm vật chất: ……………………………………… Cam Kết: - …………………………………………………………………………… - …………………………………………………………………………… - …………………………………………………………………………… - …………………………………………………………………………… Điều Nghĩa vụ quyền hạn người sử dụng lao động Nghĩa vụ: 47 - Bảo đảm việc làm thực đầy đủ điều cam kết hợp đồng lao động - Thanh toán đầy đủ, thời hạn chế độ quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể (nếu có) Quyền hạn: - Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc ) - Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định pháp luật, thoả ước lao động tập thể (nếu có) nội quy lao động doanh nghiệp Điều Điều khoản thi hành - Những vấn đề lao động không ghi hợp đồng lao động áp dụng quy định thoả ước tập thể, trường hợp chưa có thoả ước tập thể áp dụng quy định pháp luật lao động - Hợp đồng lao động làm thành 02 có giá trị ngang nhau, bên giữ có hiệu lực từ ngày…… Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động nội dung phụ lục hợp đồng lao động có giá trị nội dung hợp đồng lao động - Hợp đồng làm tại: Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát ngày … Người lao động Người sử dụng lao động (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 48 Mẫu thông báo CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT Số: /TB-BT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm THÔNG BÁO Về việc:…………… Kính gửi: Nơi nhận: - Như kính gửi; GIÁM ĐỐC - Lưu: VP 49 Sơ đồ hóa cách bố trí xếp phòng làm việc Công ty TNHH Thương mại xuất nhập kỹ thuật An Phát Lối vào Ghi chú: Bàn làm việc Trưởng phòng Phòng làm việc nhân viên Các tủ đựng hồ sơ Tủ đựng văn phòng phẩm Máy photocopy 50