Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Bệnh viện đa khoa bỉm sơn, thanh hóa

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.1 Vài nét về bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.2.1 Chức năng 3 1.2.2 Nhiệm vụ 3 1.2.3 Quyền hạn 4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.1.1.1 Chức năng 5 2.1.1.2. Nhiệm vụ 5 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7 2.2. Bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng 7 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 10 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 10 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 14 3.3.2 Nhận xét về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 14 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 17 3.4 Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 19 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 21 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức 21 3.5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 21 3.5.2 Công bảo quản tài liệu lưu trữ 22 3.5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 22 3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 23 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 23 4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 23 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng hiện tại. đề xuất văn phòng mới tối ưu 24 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 25 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 27 CHƯƠNG I : PHẦN MỞ ĐẦU 27 I. Tính cấp thiết của đề tài 27 II. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài 28 III. Phạm vi nghiên cứu 28 CHƯƠNG II: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 29 I. Quan niệm chung về văn hóa công sở 29 1. Khái niệm văn hóa 29 2. Khái niệm công sở 29 3. Khái niệm văn hóa công sở 29 II. Vai trò, ý nghĩa và biểu hiện của văn hóa công sở 30 1. Vai trò 30 2. Ý nghĩa 31 3. Biểu hiện văn hóa công sở 32 III. Các yếu tổ cấu thành văn hóa công sở 34 1. Văn hóa lãnh đạo 34 2. Triết lý tổ chức 35 3. Đạo đức công vụ 36 4. Về trang phục 37 5. Việc bài trí công sở (treo Quốc kỳ) 37 6. Bài trí khuôn viên công sở 37 7. Vị trí địa lý, phong tục tập quán 37 8. Mối quan hệ của cơ quan 37 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 39 1. Về mặt văn hóa ứng xử 39 2. Giờ làm việc 40 3. Trang phục, thẻ cán bộ 41 4. Bài trí nơi làm việc 41 5. Văn hóa họp 42 6. Văn hóa sử dụng tài sản công 43 7. Văn hóa mail 43 8. Văn hóa vệ sinh chung 43 9. Văn hóa nhận xét, đánh giá, phê bình 44 CHƯƠNG IV: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ 45 I. Hạn chế và yếu kém 45 II. Giải pháp 46 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 51

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đất nước ta đangđứng trước nhiều cơ hội mới, tuy nhiên cũng phải đối mặt với những thách thức vôcùng lớn để hội nhập và vươn lên trường quốc tế, nhất là về lĩnh vực kinh tế Xãhội ngày càng tiến bộ, con người ngày càng văn minh thì văn hóa công sở đòi hỏingày càng phải được tôn trọng thực thi làm cho năng suất, hiệu quả công tác đượccải thiện nhằm góp phần giúp đất nước chúng ta vượt qua những khó khăn, trở ngại

để đạt được những thành tựu vẻ vang

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm về văn phòng cũng như việc sử

lý thông tin Hòa với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc

tế, ngành Quản trị văn phòng đang dần vươn lên tự khẳng định là một ngành đầytriển vọng và bộ phận văn phòng có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính tại các

cơ quan, tổ chức.Văn phòng là bộ phận giữ vai trò cầu nối giữa lãnh đạo với cán

bộ, công chức, viên chức , là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin cho thủ trưởng đểphục vụ công tác lãnh đạo điều hành

Một quốc gia bất kỳ có thể phát triển hay không phụ thuộc phần lớn vào yếu

tố con người, khi con người ta có sự nỗ lực phấn đấu cùng với yếu tố khách quanthiên thời, địa lợi thì chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu đề ra về mặt vật chất Khiyếu tố vật chất của con người đã đạt được thi yếu tố tinh thần cần được quan tâmnhiều hơn Văn hóa thể hiện nét riêng của mỗi quốc gia nó được thể hiện ở nhiềumặt khác nhau Trong bài Báo cáo Thực tập của em,với cương vị là một cán bộcông chức, em xin được trình bày về chuyên đề văn hóa công sở, một đề tài mà xãhội đang rất quan tâm Vì: “Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩnmực ứng xử giữa Cán bộ công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhànước với công dân và giữa Cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa nănglực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ Văn hóa công sở còn là biểuhiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷcương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyệnlàm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như hiện nay, đốivới cán bộ công chức, để xây dựng giá trị bản thân, ngoài làm tốt công tác chuyênmôn được giao thì chúng ta đừng quên thực hiện tốt văn hóa công sở, đó chính là:

hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử cùng hành vi vănminh, lịch sự chốn công sở

Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội vớichuyên ngành được đào tạo là Quản trị văn phòng, em đã được các thầy cô truyềnđạt rất nhiều kiến thức mà người cán bộ văn phòng trong tương lai cần có để gópmột phần công sức nhỏ bé vào công cuộc nâng cao năng lực cán bộ đặc biệt làcông cuộc cải cách hành chính của đất nước

Cùng với sự đồng ý của lãnh đạo bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa

và sự hướng dẫn của các thầy cô giáo trong khoa, em đã hoàn thành khoảng thờigian thực tập của mình tại cơ quan đang công tác Trong thời gian thực tập em đãphần nào củng cố được chuyên môn, yêu cầu công việc cũng như kỹ năng giao tiếpbên ngoài; cùng với đó là tiếp thu các kinh nghiệm, mở rộng và phát huy các kiếnthức đã được học tại trường; đồng thời rút ra ưu và khuyết điểm của bản thân để cónhững giải pháp khắc phục để phù hợp với yêu cầu thực tế của cán bộ văn phòng.Qua bài báo cáo này, bên cạnh việc củng cố kiến thức đã học của môn học, emmuốn ứng dụng lý thuyết vào thực tế Từ đó đóng góp phần vào việc nâng cao chấtlượng thực hiện văn hóa công sở của cán bộ, nhân viên trong bệnh viện nơi emđang công tác

Trong thời gian thực tập, với quỹ thời gian còn hạn chế, vì vậy, Bài báo cáocủa em khó tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự thông cảm và đóng góp ýkiến của các thầy cô giáo và các cán bộ trong bệnh viện để bài báo cáo của emđược hoàn thiện hơn, giúp em có thể áp dụng được nhiều kiến thức hơn nữa vàocông tác chung của đơn vị, để em có cơ hội góp phần công sức nhỏ bé của bản thânxây dựng một đất nước Việt Nam văn minh, giàu mạnh

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015

SINH VIÊN

Dương Thị Hoa

NỘI DUNG

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN

ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa

1.1 Vài nét về bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa được chính thức thành lập từ năm

1988, tiền thân là bệnh xá Bỉm Sơn sau đó đổi tên thành Trung tâm y tế Bỉm Sơn

và đến nay là Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn là đơn vị hành chính nằm ở PhườngLam Sơn - Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa với diện tích hiện có là 21000 m2 Là đơn

vị sự nghiệp y tế, chịu sự quản lý toàn diện của Sở Y tế Thanh Hoa đồng thời chịu

sự quản lý Nhà nước của Ủy ban nhân dân Thị xã Bỉm Sơn và chịu sự chỉ đạo vềchuyên môn của các bệnh viện tuyến tỉnh

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa được trang bị các máy móc, thiết

bị y tế hiện đại, với đội ngũ cán bộ y tế chuyên môn cao, đủ điều kiện chuẩn đoán,điều trị, chăm sóc hiệu quả và toàn diện các bệnh chuyên ngành Nội, Ngoại, Sản,Nhi với 200 giường bệnh và 220 cán bộ viên Bệnh viện là đơn vị có tư cáchpháp nhân, có trụ sở, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa

Phối hợp cới các cơ sở y tế trên địa bàn để phát hiện và dập tắt dịch;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Sở Y tế;

Tổ chức các hội nghị khoa học cấp bệnh viện, trong khu vực tại bệnh viện;

Chuyển giao và hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn cho tuyến trước;

Tham gia phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa;

Khám, chữa bệnh và khám sức khỏe cho người nước ngoài;

Khám sức khỏe cho các đối tượng đi công tác, học tâp, lao động ở nướcngoài và kết hôn với người nước ngoài;

Chủ động khai thác, thiết lập mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh ngiệm vềkhám chữa bệnh, nghiên cứ khoa học, đào tạo cán bộ với cơ sở khám chữa bệnh;

Tạo thêm nguồn kinh phí cho bệnh viện từ các dịch vụ y tế như: viện phí,bảo hiểm y tế, các dự án đầu tư…;

Tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu chi ngânsách của bện viện, từng bước cải tiến hạch toán theo quy định của pháp luật;

Phối hợp với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế để thực hiện việc truyềnthông giáo dục sức khỏe;

1.2.3 Quyền hạn

Chủ trì và tham gia công trình nghiên cứu khoa học các cấp;

Tham gia hỗ trợ tuyến trước tổ chức triển khai các chương trình, dự án y tế;Quản lý và tổ chức có hiệu quả các nguồn lực của bệnh viện: nhân lực, tàichính, cơ sở vật chất và các trang thiết bị y tế;

Xây dựng các dự án đầu tư liên doanh, liên kết với các tổ chức khác về dịch

vụ y tế theo quy định của pháp luật;

1.2.4 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo

Lãnh đạo bệnh viện hiện nay gồm: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc

Ban giám đốc đều là các bác sĩ chuyên khoa II trở lên trong đó Giám đốc làtiến sĩ

- Khoa Hồi sức cấp cứu;

- Khoa Nội – Truyền nhiễm;

- Khoa Ngoại tổng hợp;

- Khoa Phụ sản;

- Khoa Nhi;

- Khoa Liên chuyên khoa: Tai – Mũi – Họng – Răng – Hàm – Mặt – Mắt;

- Khoa Cận lâm sang;

- Khoa Dược;

- Khoa Y học cổ truyền;

- Tổ vệ sinh môi trường

Sơ đồ bộ máy tổ chức của bệnh viện ( phụ lục số 01 ).

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.1.1.1 Chức năng

a) Chức năng giúp việc, điều hành

Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc

Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch

Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

b) Chức năng tham mưu tổng hợp

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình họat động của

cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

c) Chức năng hậu cần và quản trị

Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, thiết bị, công cụ… Các điều kiện và công cụ ấy phải được quản lý,sắp xếp và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhucầu của cơ quan

Đây đều là các chức năng mang tính đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quantrọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2.1.1.2 Nhiệm vụ

Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc việc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan

Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báocáo về tình hình họat động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện,phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư

từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan mình với cơ quan khác

Tổ chức mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý

cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậucần cho hoạt động và công tác của cơ quan

Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơquan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết; tổ chức chuyến đi công táccho lãnh đạo; thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viêntrong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ dẫn

và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị chuyên môn khi cần thiết

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quangiao phó

Quản lý hoạt động tài chính trong cơ quan

Tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định hiện hành,thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tàisản, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời

Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi củabệnh viện

Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản

Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt

Lập kế hoạch báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời báo cáo theoyêu cầu của lãnh đạo cơ quan

Cung cấp kịp thời nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động của cơ quan

Đánh giá hoạt động tài chính của cơ quan, đề xuất các biện pháp nhằm nângcao hiệu quả hoạt động tài chính

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quangiao phó

Ban hành, tiếp nhận, phân loại, vào sổ các tài liệu, văn bản đi, văn bản đếncủa cơ quan, chuyển đến các đơn vị trong cơ quan để xử lý

Quản lý con dấu của cơ quan, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quyđịnh của Nhà nước

Tổ chức thu thập tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Chỉnh lý, sắp xếp, giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan giao phó

Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt thuộc chức năngnhiệm vụ của phòng.

2.2 Bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng

Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổnphận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trílàm việc cụ thể Bản mô tả công việc có một vai trò rất quan trọng đối với các cánhân làm việc trong cơ quan, tổ chức Nó chỉ ra cho họ thấy những nhiệm vụ mà

họ cần phải làm trong cơ quan, những quyền lợi mà họ được hưởng; là cơ sở đểđánh giá kết quả thực hiện công việc của họ

Trong văn phòng cũng cần có sự phân công rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ

mà cán bộ, công nhân viên trong văn phòng phải thực hiện Có thể mô tả công việccủa các vị trí trong văn phòng như sau:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Quản lý chung và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của phòng;

Phân công công việc cho cán bộ nhân viên trong phòng thực hiện các nhiệm

vụ thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng;

Chỉ đạo hướng dẫn việc xây dựng các văn bản, quy chế, quy định liên quanđến công tác hành chính, chế độ chính sách với người lao động;

Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đánh giá hiệu quả các quy định

đã ban hành và hướng khắc phục những tồn tại;

Định hướng, giám sát và soạn thảo xây dựng các văn bản trong cơ quan;Giám sát công tác văn thư lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong cơ quan;

Tổ chức tiếp nhận, phát hành, lưu trữ hồ sơ, tài liệu có hệ thông, đảm bảoyêu cầu triển khai thông tin, tra cứu, đối chiếu khi cần thiết;

Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính văn phòng như công tácthiết kế, lắp đặt tài sản trong văn phòng;

Tổ chức thực hiện quản lý mua sắm trang thiết bị của cơ quan;

Hỗ trợ hướng dẫn các đơn vị về các công tác ngiệp vụ;

Chủ động giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền;

Tham mưu, đề xuất với ban Giám đốc giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vựchành chính tổ chức;

Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc

b Quyền hạn

Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính – Tổ chức;

Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân viêntrong phòng;

Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánhgiá công việc của nhân viên trực thuộc;

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trong phòng;Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phậnkhác dựa trên quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành;

Được quyền thừa lệnh Giám đốc cơ quan xử lý những cán bộ vi phạm nộiquy cơ quan nhưng vẫn phải đảm bảo chấp hành đúng Luật Lao động;

Được quyền chất vấn kiểm tra các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinhnhững vấn đề liên quan đến thiệt hại của cơ quan;

Tham gia cùng các Trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh,lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả;

Thừa ủy quyền của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị củaBan Giám đốc, Nhà nước để nhân viên hiểu và thực hiện;

Yêu cầu mọi bộ phận trong cơ quan báo cáo, cung cấp các dữ liệu để phònghoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao;

Xử lý các sai phạm của nhân viên căn cứ vào nội quy của cơ quan và Nhà nước

c Báo cáo và ủy quyền

Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính tổng hợp theo nhiệm vụđược giao định ký và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc nhiệm vụ do BanGiám đốc giao;

Khi vắng mặt thì ủy quyền cho các nhân viên trong phòng thực hiện

Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc;

Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo;

Kỹ năng giao tiếp

* Kinh nghiệm

Ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị văn phòng và nhân sự;

Ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

* Phẩm chất cá nhân

Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc;

Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình trong công việc;

Sáng tạo trong công việc

e Điều kiện làm việc

* Thời gian làm việc: làm việc tất cả các ngày trong tuần trừ thứ bảy và chủ nhậtSáng từ 7h30 đến 11h30;

Chiều từ 13h30 đến 17h00;

* Địa điểm làm việc: phòng hành chính – Tổ chức của cơ quan

* Phương tiện làm việc:

Cung cấp bàn ghê làm việc, tủ đựng hồ sơ,

Máy in, máy fax, điện thoại,

Máy vi tính

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

Trách nhiệm, quyền hạn:

Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của cơ quan

Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho các cán bộ nhân viên, y,bác sĩ trong cơ quan

Thu xếp in ấn, photocopy tài liệ khi cần thiết

Nghe và nhận cuộc gọi từ đường dây nóng của bệnh viện

Hỗ trợ các cuộc họp nội bộ của cơ quan

Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị của cơ quan

Chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ cần thiết khi có nhu cầu

Chuẩn bị các trang thiết bị văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho cơ quan.Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sảntrong văn phòng

Tiêu chuẩn cần thiết:

Trình độ: đại học chuyên ngành quản trị văn phòng hoặc thư ký văn phòng

Vi tính văn phòng trình độ B

Trung thực, tận tâm, quan tâm từng chi tiết của công việc

Điều kiện làm việc:

Thời gian làm việc: Sáng:từ 7h30 đến 11h30

Chiều: từ 13h30 đến 17h30Địa điểm: phòng Hành chính – Tổng hợp

Phương tiện làm việc: máy vi tính, máy in, máy fax, máy điện thoại, bàn ghế

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được thực hiện dựa trên một số vănbản do Nhà nước ban hành đó là:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ

về công tác văn thư;

- Nghị định số 09?2010?NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2014 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điểu của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

Dựa vào những văn bản do Nhà nước ban hành, bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn

- Thanh Hóa đã ban hành các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưutrữ như sau:

- Quyết định số: 142/QĐ-BVĐK ngày 10 tháng 3 năm 2006 của Bệnh viện

Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa về việc ban hành quy chế thực hiện công tác vănthư, lưu trữ;

- Quy chế về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (được ban hành kèmQuyết định số: 142/QĐ-BVĐK ngày 10 tháng 3 năm 2006;

- Công văn số 98/BVĐK-HC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bệnh viện Đakhoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa về việc hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Đây được xácđịnh là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơquan nói riêng đồng thời đây được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung, là mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dungquan trọng, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng

Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu với một cơ quan, đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã quyđịnh văn phòng (hoặc phòng hành chính ở những nơi không có văn phòng là đơn vịtrực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này Từ thực tế đó, bệnh viện Đakhoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa đã tổ chức hình thức văn thư tập trung vào một đầumối phòng hành chính của cơ quan Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, được sự quantâm chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo, công tác văn thư – lưu trữ bệnh viện trongthời gian qua đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nhờ áp dụng đúng những quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơquan, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư của cơ quan được tổ chức theo mô hình tập trung (mô hìnhtập trung tức là tất cả các công đoạn và thao tác nghiệp vụ, các văn bản đến, vănbản đi hoặc văn bản lưu hành nội bộ đều phải được tập trung thực hiện tại văn thư

cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và hồ

sơ của cơ quan trước khi văn bản được giải quyết), có một cán bộ văn thư chuyêntrách (trình độ trung cấp) có nhiều kinh nghiệm được đào tạo bài bản, thực hiện tốtcác nghiệp vụ chuyên môn và sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại đáp

ứng yêu cầu của cải cách hành chính hiện đại Phòng văn thư được bố trí ở tầngtrệt của dãy nhà 03 tầng để thuận tiện cho việc liên hệ công việc.

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành để gửi đi hoặc lưu hành nội

bộ cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năngnhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan

Phòng văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, trang thiết bịhiện đại như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa đựng con dấu và các tàiliệu quan trọng, máy điều hòa, máy vi tính, máy in, máy fax, máy hủy tài liệu, máyphoto và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo và quản lý văn bản Đápứng yêu cầu đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật vàkhoa học của công tác văn thư

Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tácvăn thư của cơ quan:

Ta đã biết được vai trò quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan, đểthực hiện tốt công tác này thì ngoài sự nỗ lực làm việc của cán bộ, công nhân viênthì sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo văn phòng trong công tác này cũng đónggóp một phần không nhỏ

Đối với công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp giúplãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cơ quan mình vàtrực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ văn thư của các đơn vị trực thuộc Cụ thể, lãnh đạo vănphòng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báocáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng;

Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan một số văn bản được lãnh đạo cơ quan giaohoặc ký những văn bản do phòng ban hành;

Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan;Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;Giao cho cấp dưới tổ chức đánh máy văn bản đi;

Trong điều kiện cụ thể có thể làm một số nhiệm vụ của văn thư trong phạm

vi quyền hạn của mình

Trong việc chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư của mình, Trưởng phòng đãtham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức thực hiện các văn bản của Nhànước như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cùng

một số văn bản khác đồng thời cũng là người tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnhđạo cơ quan trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.

Sau khi các văn bản được soạn thảo, trưởng phòng là người duyệt các vănbản đó, nếu văn bản soạn thảo đúng với quy định về thể thức và nội dung thì sẽduyệt, ký nháy và trình thủ trưởng cơ quan còn nếu văn bản soạn thảo sai thì yêucầu cá nhân, đơn vị soạn thảo phải soạn lại cho đúng với quy định

Trong một số trường hợp, lãnh đạo cơ quan giao cho trưởng phòng ký thừalệnh (TL) một số văn bản, việc ký thừa lệnh này thực hiện đúng theo Quy chế hoạtđộng của cơ quan

Trong việc tổ chức và giải quyết văn bản đi, Trưởng phòng là người kiểm trathể thức và nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký

Trong việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, Trưởng phòng làngười giúp lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý văn bản đến, sao in văn bản tại cơquan chuyển đến cho các đơn vị trong cơ quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lývăn bản cho lãnh đạo cơ quan

Sau khi các hoạt động của cơ quan được thực hiện xong, Trưởng phòng cónhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, nhắc chở các đơn vị có liên quan hoàn tất tài liệu đưavào hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng hoàn thành khá tốt trách nhiệm của mìnhtrong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan được quy định trong các văn bảncủa Nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng

Ưu và nhược điểm của mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Nhược điểm: Mô hình này chỉ áp dụng với những cơ quan nhỏ, không lớn

nên quy mô phòng làm việc của nhân viên văn thư còn hạn chế, không gian nhỏhẹp nên việc bố trí các thiết bị chưa được khoa học

Với phương châm năm bắt thông tin nhanh chóng chính xác và kịp thời, đạthiệu quả cao kết hợp với việc kiểm tra đôn đốc giải quyết tốt công việc liên quanđến công tá văn thư cũng như các hồ sơ tài liệu của bệnh viện đã từng bước đổimới phong cách làm việc đối với cán bộ nhân viên văn thư nói riêng và toàn thể

cán bộ văn phòng Ngoài việc đăng ký thông tin văn bản đi, văn bản đến vào sổcông văn, nhân viên văn thư còn được cập nhật vào máy vi tình để giúp việc tìm tàiliệu được nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa không phải là cơ quan có thẩmquyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ có thẩm quyền ban hành cácvăn bản hành chính thông thường

Văn bản của bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa do Giám đốc bệnhviện ban hành gồm:

a) Văn bản quản lý: Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế có nội dung:

- Triển khai, hướng dẫn thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, vănbản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước vào các hoạt độngthuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của bệnh viện

- Đổi tên, thành lập đơn vị mới; hợp nhất, sáp nhập, giải thể đơn vị, quy địnhchức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ mát của các đơn vị trực thuộc theo thẩmquyền của Giám đốc bệnh viện

- Quy định về tiêu chuẩn, quy trình, chương trình đào tạo, nghiên cứu khoahọc, quản lý hành chính của bệnh viện

b) Văn bản hành chính

Các văn bản hành chính mà bệnh viện được phép ban hành gồm có: quyếtđịnh (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch,phương án, đề án, kết luận, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, côngđiện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiểu gửi, phiếu chuyển

Văn bản quản lý, văn bản hành chính do đơn vị chức năng tổ chức soạn thảotheo yêu cầu của Giám đốc học viện đảm báo đúng pháp lý, đúng thẩm quyền banhành văn bản , đúng nội dung, văn phong rõ ràng, mạch lạc

3.3.2 Nhận xét về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

Các loại văn bản hành chính của cơ quan được ban hành theo quy địnhThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Tất cả văn bản hành chính được ban hành đều đảm bảo các yếu tố thể thứcđược quy định trong Thông tư số 01 (gồm 09 yếu tố), cụ thể như sau:

a) Về khổ giấy, kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm × 297mm) vàtheo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển,giấy đi đường được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm × 210mm) hoặc trêngiấy mẫu in sẵn (khổ A5)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục tiêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của tranggiấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

c) Tên cơ quan ban hành văn bản

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa là cơ quan trực thuộc Sở Y tế tỉnhThanh Hóa nên việc ghi cơ quan ban hành văn bản phải kèm theo tên đơn vị chủquản:

SỞ Y TẾ THANH HÓA

BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên cùng bên trái, kiểuchữ đứng đạm, đặt dưới tên cơ quan chủ quản, bên dưới có dòng kẻ ngang, độ dàibằng ½ độ dài dòng chữ

d)Số, ký hiệu văn bản

Số văn bản là số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan, được ghi bằng chữ sóẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàngnăm

Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơquan ban hành văn bản

Số, ký hiệu được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản, sau chữ

“Số” có dấu hai chấm (:), với số nhỏ hơn 10 thì có số 0 đằng trước, giữa số và kýhiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản códấu gạch nối (-) không cách chữ

e) Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa là đơn vị thuộc tuyến huyện (Thị

xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa) nên địa danh ban hành văn bản là nơi bệnh viện đóng trụsở

Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng dòngvới Số và ký hiệu văn bản bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầucủa địa danh được viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; được đặt canh giữa dướiQuốc hiệu:

Bỉm Sơn, ngày 10 tháng 11 năm 2015

g) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản được căn giữa bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm; tríchyếu nội dung văn bản ghi bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới tríchyếu có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng ½ dòng chữ:

VD:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành quy chế văn hóa công sở

h) Nội dung văn bản

Được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng

Nội dung phù hợp với mục đích và hình thức ban hành văn bản

i) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Giám đốc bênh viện là người có quyền ký trực tiếp đối với các văn bản,trong trường hợp giám đốc đi vắng, phó giám đốc có thể ký thay

Họ và tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ thường, kiểu chữđứng, đậm, được canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

Ví dụ:

GIÁM ĐỐC

Phùng Quốc Kỳ

KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

Dương Công Chính

Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền phải ghi “TL”, “TUQ” vàotrước chức vụ của giám đốc Ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Hoàng Văn Lương

k) Dấu của cơ quan

Dấu văn bản được đóng sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, kýtrùm lên chữ ký 1/3 về phía bên trái

l) Nơi nhận

Chữ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ nghiêng, đậm,sau có dấu hai chấm (:), sau đó xuống dòng, liệt kê các bộ phận, cá nhân, các khoa;phía trước là dấu gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối ghichữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:) tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư) sau làdấu chấm (.)

Phần này được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng

Trong cách văn bản hành chính tại cơ quan, định dạng trang văn bản luôn có

sự không thống nhất, tùy theo từng nội dung văn bản

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá

a soạn thảo và đánh máy văn bản: Văn bản của phòng ban nào, phòng ban

đó chịu trách nhiệm soạn thảo và đánh máy Yêu cầu văn bản phải được trình bày

đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.

b Tiếp nhận văn bản từ các phòng ban: văn thư tiếp nhận văn bản từ cácphòng ban, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện saisót trả lại phòng soạn thảo, trình bày lại Nếu đúng, trình giám đốc hoặc ngườiđược ủy quyền xem xét, ký duyệt

c Xem xét, ký duyệt: văn bản được giám đốc hoặc người uỷ quyền xem xétnội dung Nếu cần chỉnh sửa thì gửi trả lại đơn vị soạn thảo Nếu ký phê duyệt thìchuyển qua bộ phận văn thư

d Đăng ký văn bản đi: văn bản sau khi được giám đốc hoặc người ủy quyền

ký, văn thư sẽ lấy số, ngày tháng năm của văn bản và vào sổ công văn đi theo mẫu,đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản

e Nhân bản, đóng dấu và chuyển giao văn bản

- Nhân bản:

Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ởn phần Nơinhận của văn bản

Bộ phận nào soạn thảo văn bản thì bộ phận đó thực hiện việc photo tài liệu

- Chuyển giao văn bản:

Đối với trường hợp chuyển giao trực tiếp cho người nhận thì yêu cầu ngườinhận ký vào cột ký nhận của sổ chuyển giao công văn đi

Đối với trường hợp giao cho nhân viên giao nhận hoặc các nhân viên khác đigiao thì yêu cầu người đó ký vào sổ công văn đi, đồng thời chuyển cho người đóphiếu giao văn bản giấy tờ, sau khi giao xong thì thu hồi giấy đã có chữ kỹ lại,

Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Tất cả văn bản đi được chuyển phátqua hệ thống bưu điện đểu phải được đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phảiyêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: trong trường hợp cầnchuyển phát nhanh văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhậnbawngf máy Faxhoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản cógiá trị lưu trữ

Chuyển phát văn bản mật: trường hợp này được thực hiện theo quy chế bảomật tài liệu

Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi, cụ thểnhư sau:

+ đối với văn bản mật, hỏa tốc hoặc theo yêu cầu của người gửi, nhân viênvăn thư phải theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký vănbản đối với các trường hợp này, nhân viên văn thư phải ghi thêm thời gian phảikiểm tra nếu đến thời gian đó phải gọi điện hỏi thăm người nhận đã nhận được

chưa, nếu sau thời gian 4 – 8h mà người nhận chưa nhận được thì phải báo cáo chongười có thẩm quyền xin ý kiến xử lý (tùy theo tính cấp bách của văn bản).

Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (không có người nhận, thayđổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo văn bản đó, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khicần thiết

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kipj thời báo cáo cho ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

f Lưu trữ: văn thư lưu bản gốc bản lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tựđăng ký

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan nhìn chung được thực hiệnmột cách khoa học, theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

3.4 Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

c Đăng ký văn bản đi

- Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức, hình thức

và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì yêu cầu đơn vị, cá nhânsoạn thảo chỉnh sửa lại theo đúng quy định

- Ghi số, ký hiệu và ngày tháng ban hành văn bản

- Nhân bản văn bản theo số lượng quy định

- Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký văn bản đi vào “Sổ đăng ký văn bản đi” theo mẫu.

d Làm thủ tục chuyển phát và đăng ký văn bản đi

Văn thư viết bì công văn đề đẩy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận, địa chỉ, số, kýhiệu văn bản gửi ở bên trong Văn bản có mức độ khẩn, mật thì đóng dấu khẩn,mật lên văn bản và bì thư dưới số và ký hiệu

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Trongtrường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho trưởng phòngHành chính xem xét, giải quyết

e Lưu văn bản đi và sử dụng bản lưu

Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, văn thư giữ lại văn bản đi để lập

hồ sơ lưu giũ theo quy định Bản lưu tại văn thư là bản có chữ kỹ trực tiếp củangười có thẩm quyền

Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi ( phụ lục số 03 ).

3.4.1.2 Văn bản đến

Tất cả các văn bản do cá nhân, tổ chức khác gửi đến cơ quan (sau đay gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì,nơi nhận, dấu niêm phong…

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

Đăng ký văn bản đến

b Chỉ đạo giải quyết văn bản đến

Văn bản đến phải kịp thời trình cho lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo

c Chuyển giao văn bản đến

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản được chuyển trở lại văn thư

để chi thông tin vào “Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến” và “Sổ đăng ký vănbản đến” để làm căn cứ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến được kịp thời chuyển giao tớicác đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

d Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

Đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đếntheo thời hạn quy định

Trưởng phòng Hành chính có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân giải quyết văn bản đến

e Lưu hồ sơ

Đơn vị, cá nhân và văn thư lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định

Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đến ( phụ lục số 04 ).

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hìnhthành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các phươngpháp và nguyên tắc nhất định

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan lànhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyếtcông việc Từ lãnh đạo cơ quan đến các can bộ chuyên môn, hành chính, nhân viênvăn thư… đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm Đối với từng nhân viên,công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn giấy tờ khoa học và thuậntiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tàiliệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gin bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệuquả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu Đối với cơ quan, công táclập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn,giấy tờ, có kế hoạch và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùnglặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không có đơn vị nào làm

Một số bộ phận nhân viên chưa hiểu đúng hoặc quan tâm đúng mức đếncông tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của văn thư vì vậy, việc lập hồ

sơ chưa thực sự trở thành thói quen Khi hoàn tất hồ sơ công việc, một số nhânviên photo và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ văn bản hình thành trong quá trình xử

lý một hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, congbàn gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ Thậm chí ngay cả những bản lưucũng để lẫn lộn, thất lạc, có phòng xếp thành đống, thành bó, chưa được chỉnh lý

để bảo quản, sử dụng nên khi cần tra tìm rất khó khăn Điều đó ảnh hướng lớn tớichất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng như công tác thu thập, bảo quảntài liệu có giá trị để phục vụ hiệu quả công việc của cơ quan

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

Cán bộ, công nhân viên trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việccủa mình làm khi lập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơquan Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ vănthư xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu để lựa chọn và chuyển giao vàokho lưu trữ Cán bộ, công nhân viên trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ côngviệc của mình làm, khi lập hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp thì phải nộp vào lưu trữ cơquan

3.5.2 Công bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoahọc để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốtnhững yêu cầu nghiên cứu trước mắt và lâu dài

Hồ sơ sau khi chỉnh lý xong được đặt vào 12 kệ sắt( mỗi ệ sắt cao 3 tầng, dài12m) với tổng diện tích kho hơn 180m2 Hiện nay bệnh viện có 2 kho, mỗi kho códiện tích như nhau, có đầy đủ hệ thống trang bị phòng cháy chữa cháy tự động, kệ,hộp đựng hồ sơ tài liệu, máy hút ẩm, giá, tủ, hòm đựng tài liệu… ngoài nhữngphương tiện này để tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụngtài liệu các hồ sơ thường để trong cặp, hộp Ngoài ra bệnh viện còn tạo một phầnmềm lưu trữ dành riêng cho việc quản lý hồ sơ bệnh án

Tất cả các tài liệu được sắp xếp khoa học, mỗi hồ sơ bệnh án đều có mã sốlưu trữ trong tủ riêng và có khóa Các tài liệu đều có chế độ bảo quản chặt chẽ vàđược làm vệ sinh thường xuyên Bệnh viện còn ký hợp đồng với công ty dịch vụ từmối và côn trùng phun định kỳ 2 tháng 1 lần

Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ: kho lưu trữ có chế độ quản lý tàiliệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn, có quy chế kiểm tra định kỳ đột xuất về chấtlượng và số lượng của tài liệu lưu trữ, đảm bảo vệ sinh Để tránh việc hư hỏng tàiliệu có thể sử dụng hóa chất để bảo quản tài liệu

Đối với những tài liệu hư hỏng phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng cácbiện pháp khoa học kỹ thuật thì phải qua một số lần thử nghiệm mới có thể ápdụng cho tài liệu

Trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Trưởng phòng có trách nhiệm đề xuấtvới lãnh đạo cơ quan các biệc pháp bảo vệ như xây dựng lại, cải tạo kho lưu trữ; tổchức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng Trưởngphòng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động trên để đảm bảo choviệc bảo quản tài liệu được thực hiện tốt nhất

3.5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành rất nghiêm túc, đúng quytrình và tuần tự bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, nhãn, hộpđánh số hồ sơ vào bìa, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ Trưởngphòng kiểm tra, rà soát các tài liệu, văn bản cần phải chỉnh lý và lên kế hoạch choviệc chỉnh lý, đề xuất với lãnh đạo cơ quan từ đó thực hiện các biện pháp chỉnh lýtài liệu

3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác tài liệu lưu trữphục vụ yêu cầu nghiên cứu và giải quyết nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và cánhân

Tài liệu lưu trữ của cơ quan thường xuyên được sử dụng để phục vụ nhu cầutra cứu và khai thác thông tin của lãnh đạo cũng như cán bộ, công nhân viên trong

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong

Bàn ghế làm việc cho mọi người ở tư thế ngồi thoải mái nhất, dễ dàng dichuyển khi cần thiết; để đảm bảo nguyên tắc này cần chú ý đên chiều cao, chiềurộng, kiểu dáng của chúng Hiện nay trong phòng làm việc, ghế và bàn cũng đượccải tiến rõ nét, bàn thường thiết kế kiểu bàn hình chữ U hoặc chữ L có khả năngghép nối khi cần thiết cùng với ghế từ cố định đã xuất hiện nhiều ghế xoay tạo điềukiện cho việc sử dụng không gian và thay đổi không gian một cách dễ dàng hơn, đểnhân viên ngồi một chỗ mà vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc sử lý giấy

tờ, sử dụng các trang thiết bị để soạn thảo văn bản và các công việc khác

Mỗi nhân viên có tủ riêng, tủ làm việc nên đặt ở gần người sử dụng nó Tủlàm việc có nhiều ngăn, thuận tiện cho việc sử dụng, phân loại tài liệu, phục vụ chocông tác được thuận lợi

Các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, máy in, máyfax, máy hủy tài liệu, điều hòa, điện thoại… và các dụng cụ văn phòng phẩm khácđều được bố trí một cách khoa học, hợp lý, điện thoại, máy fax được đặt ở bên trái,máy tính, máy in được đặt ở bên phải

Ngoài việc được trang bị các cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động chungcủa cơ quan, bệnh viện còn có một thư viện với hàng ngàn đầu sách (cả tiếng Việt

và tiếng Anh) phục vụ cho việc tra cứu, học tập về kiến thức chuyên môn

Nhìn chung văn phòng làm việc của bệnh viện có cơ sở vật chất khá đầy đủ,khang trang, đáp ứng được nhu cầu làm việc.

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng hiện tại đề xuất văn phòng mới tối ưu

Trước đây, điểm yếu của các văn phòng nước ta là hoạt động còn mang tính

bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ lấn át nhiều chức năngkhác; trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong văn phòng còn ở mức thấp đồngthời có nhiều cơ quan, tổ chức các trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, người laođộng về công tác văn phòng còn chưa được đào tạo bài bản nên công tác vănphòng có nguy cơ tụt hậu Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết phải đặt ra là xây dựngmột mô hình văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới

Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt cho hoạtđộng của cơ quan Việc hiện đại hóa văn phòng không phải chuyển một sớm mộtchiều có thể giải quyết được vì cần phải đào tạo nhân sự thích ứng với các trangthiết bị hiện đại và phong cách làm việc mới Việc hiện đại hóa trang thiết bị cầnđược tiến hành đồng thời với việc hiện đại hóa chính con người làm việc vớinhững trang thiết bị đó

Tại bệnh viện, mô hình văn phòng đã đáp ứng được những yêu cầu cụ thểcủa một mô hình văn phòng hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiệncác nhiệm vụ của cơ quan Một mô hình văn phòng hiện đại gồm nhiều yếu tố như:

Phòng làm việc cần phải sắp xếp theo nguyên tắc đảm bảo giải quyết theodây chuyền công việc, các phòng có mối liên hệ công việc với nhau phải được bốtrí gần nhau

Phòng làm việc của ban giám đốc nên đặt ở những vị trí có tư thế, thích hợpnhất trong trụ sở;

Phòng làm việc bố trí theo dây chuyền đường thẳng, không chồng chéonhau;

Diện tích thiết kế phòng làm việc cần phù hợp với từng bộ phận và trangthiết bị, phương tiện làm việc cần sắp xếp theo đúng tính chất và nhu cầu côngviệc

Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũ sang văn phòng hiện đại; tập trung cảithiện các phương tiện, các trang thiết bị làm việc, các thiết bị lạc hậu cần được thaythế kịp thời giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng, nhanh chóng

Các phương tiện làm việc trong cơ quan, văn phòng phải thích hợp với từngloại công việc Các trang thiết bị phải được sử dụng một cách có hiệu quả nhất

Xây dựng mô hình văn phòng làm việc hiệu quả, có sự kết hợp giữa conngười và phong thủy góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn phòng.

Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụnhu cầu công việc nhưng cần tránh xu thế phô trương, lãng phí Các phương tiện,trang thiết bị làm việc không những phải tiện lợi mà còn được bố trí một cách hàihòa, có tính thẩm mỹ

Các trang thiết bị, máy móc rất nhanh chóng lạc hậu đặc biệt là trong tìnhhình khoa học kỹ thuật đang phát triển như hiện nay vì vậy cần quan tâm đến việcđổi mới máy móc đồng thời có chế độ bảo dưỡng duy trì để chúng hoạt động tốt vàlâu dài

Cần quan tâm, phát triển đồng đều tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để tạonên sự phát triển chung , toàn diện cho văn phòng cơ quan

Bố trí nơi làm việc cùng điều kiện nghỉ ngơi, giải trí tốt sẽ ảnh hưởng đếntình trạng sức khỏe và tâm lý, hiệu suất lao động của cán bộ, công nhân viên Vìvậy cần tạo ra một khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý

Ưu và nhược điểm của mô hình làm việc này:

Ưu điểm: các bộ phận được tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi choviệc tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên Bộ phận văn thư đượctách riêng đảm bảo cho việc bảo mật thông tin Vị trí các thiết bị, phương tiện làmviệc được sắp đặt khoa học tạo điều kiện cho cán bộ văn phòng thực hiện nhiệmvụ

Nhược điểm: cơ sở vật chất tuy đầy đủ nhưng đã cũ, và hư hỏng chưa đượcsửa chữa nên nhiều khâu nghiệp vụ vẫn còn thực hiện theo hình thức thủ côngkhông đạt hiệu quả công việc

Sơ đồ mô hình phòng làm việc hiện đại của cơ quan ( phụ lục số 05 ).

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý bệnhviện đã trở thành một yêu cầu cấp bách nhằm nâng cao chất lượng của công tácquản lý bệnh viện, góp phần thúc đẩu bệnh viện phát triển toàn diện, tứng bướcđáp ứng yêu cầu về khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân Việc sửdụng các phần mềm trong công tác khám, chữa bệnh; quản lý các vấn đề như nhân

sự, bảo hiểm, sử dụng thuốc…đã giúp các bệnh viện quản lý và sử dụng hiệu quảcác nguồn lực, chống thất thu viện phí, công khai minh bạch tài chính bệnh nhân,giúp và kiểm soát việc sử dụng thuốc hợp lý và an toàn

Đối với phòng hành chính – tổng hợp của bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa những năm gần đây đã và đang tích cực trong việc sử dụng các phần

-mềm để quản lý về vấn đề nhân sự, văn bản, các hồ sơ bệnh án được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan Có thể thống kê được một số phần mềmđang được sử dụng trong văn phòng bênh viện như sau:

Phần mềm quản lý bệnh viện,

Phần mềm quản lý văn bản,

Phần mềm thu viện phí

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA

CHƯƠNG I : PHẦN MỞ ĐẦU

I Tính cấp thiết của đề tài

Văn hóa như một tổng thể những giá trị tinh thần, văn hóa đặc trưng cho một

xã hội hay một nhóm xã hội, nó hàm chứa trong bản thân không không chỉ vănhọc, nghệ thuật mà còn bao gồm các phương thức sống, các quyền cơ bản của conngười, hệ thống các giá trị truyền thống và tín ngưỡng

Trong giai đoạn hiện nay, văn hóa đang trở thành động lực chủ đạo của các

cơ quan, tổ chức bởi khi nói đến bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng đều nói đếnnét văn hóa riêng và nó cho phép người ta phân biệt được giữa những cơ quan tổchức đó thông qua phương thức điều hành Văn hóa tổ chức nó ảnh hưởng trực tiếpđến hiệu quả hoạt động cũng như phương thức tồn tại và phát triển của cơ quan

Văn hóa được tạo ra như một cơ chế khẳng định mục tiêu của cơ quan, tổchức, nó hướng dẫn và uốn nắng những hành vi ứng xử của con người trong cơquan đó và sự tác động cảu văn hóa tới hoạt động của cơ quan với những yếu tổtích cực xen lẫn tiêu cực Do đó người lãnh đạo cơ quan phải có phương thức lãnhđạo, chỉ đạo hữu hiệu sao cho phát huy được tối đa những mặt tích cực và hạn chếtối thiểu những mặt tiêu cực của nó

Qua hơn 20 năm đổi mới, với nhiều thành tựu đã đạt được, kinh tế xã hộiphát triển, đời sống người dân ngày càng được nâng cao, đất nước ta ngày càngkhẳng định được vị thế trên trường quốc tế Tuy nhiên, bên cạnh đó còn bộc lộnhững hạn chế, yếu kém như tình trạng xuống cấp về đạo đức của một bộ phận cán

bộ, công chức, viên chức, tình trạng xuống cấp của hệ thống các giá trị văn hóa,trong đó văn hóa giao tiếp là bộ phận cấu thành trong các cơ quan, tổ chức hiệnnay, tinh thận trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức nói chung, của độingũ y bác sĩ nói riêng trong việc thực thi công cụ chưa cao, còn hiện tượng nétránh, đùn đẩy trách nhiệm, còn thái độ quan liêu, tiêu cực, hách dịch trong quan

hệ ứng xử, giao tiếp với công dân mà cụ thể là những người đến khám và chữabệnh và chưa thực sự xem trọng trách nhiệm cứu chữa cho dân, chưa xứng đángvới sứ mệnh của người thầy thuốc, điều đó đã và đang gây nên sự bức xúc trongđời sống xã hội, làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu lực, hiệu quả của các cơ quan,

tổ chức trong quản lý nói chung, trong các cơ sở y tế, bệnh viện nói riêng

Việc xây dựng chuẩn mặc văn hóa giao tiếp công vụ mang tính pháp lý chothái độ và hành vi công chức viên chức trong hoạt động công vụ là việc làm hết

sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay Bên cạnh đó, cơ chế hoạt động, tổ chức bộmáy và môi trường văn hóa của cơ quan cũng ảnh hưởng và chi phối văn hóa giaotiếp của mỗi công chức viên chức trong cơ quan Thực tế hoạt động công vụ hiệnnay cho thấy, sự suy giảm đạo đức trong một bộ phận cán bộ công chức viênc chứcnhư một sự báo đống Tình trạng tham nhũng, quan liêu, lộng hành… của một bộphận cán bộ, công chức thật sự đã làm suy giảm hiệu quả hoạt động của bộ máynhà nước, giảm lòng tin của nhân dân, điều này cho thấy tầm quan trọng cảu vănhóa trong công sở tại nơi thực hiện công vụ.

Với những lý do trên, tôi chọn đề tài ‘Thực trạng việc thực hiện văn hóacông sở tại bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa’’ làm đề tài nghiên cứu chophần chuyên đề của báo cáo

II Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đề ra, đề tài tập trung vào những vấn đềchính sau:

-Nêu lên những vấn đề lý luận chung vê công sở, về văn hóa, về văn hóacông sở;

- Vai trò của văn hóa công sở đối với cơ quan tổ chức;

- Thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại bệnh viện;

- Nguyên nhân và giải pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện văn hóa công

sở tại bệnh viện

III Phạm vi nghiên cứu

Tập trung vào nghiên cứu thực trạng thực hiện văn hóa công sở tại bệnh viện

Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa

CHƯƠNG II: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

I Quan niệm chung về văn hóa công sở

1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một trong những mặt cơ bản của đời sống xã hội

Văn hóa là hệ thống các giá trị chân lý, chuẩn mực, mục tiêu mà con ngườicùng thống nhất với nhau trong quá trình tương tác và hoạt động sáng tạo Nó đượcbảo tồn và chuyển hóa cho những thế hệ hệ nối tiếp sau

Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc, về mặt sản xuất vật chất tinh thần trong sự nghiệp dựng nước

và giữ nước.Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác,

từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục, tập quán,lối sống và phong tục

2 Khái niệm công sở

Công sở là một tổ chức được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước đểtiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước công sở là một tổ chức thựchiện cơ ché điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản đểthực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của cộ máy quản lý nhà nước,nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Là nơi tiếpnhận yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại của công dân Do đó, công sở là một bộ phậnhợp thành tất yêu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước

Công sở là một tổ chức của hệ thống bộ máy Nhà nước hoặc tổ chức côngích được Nhà nước công nhận Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức do luật công quy định, được Nhà nước giao công sản, nhân lực,được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợiích chung của xã hội

Là tổ chức được thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộc nghĩa vụcủa Nhà nước là tổ chức mang tính chất công ích được Nhà nước thành lập, hoạtđộng trong khuôn khổ Luật hành chính và các ngành luật khác

3 Khái niệm văn hóa công sở

Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình bao gồm trình độ nhậnthức, môi trường, cảnh quan làm việc, đạo đức nghề nghiệp, phong cách giao tiếpứng xử của cán bộ công nhân viên trong cơ quan nhằm đảm bảo tính trang nghiêm

và hiệu quả hoạt động của cơ quan đồng thời xây dựng một công sở văn minh, lịch