MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.1 Vài nét về bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 3 1.2.1 Chức năng 3 1.2.2 Nhiệm vụ 3 1.2.3 Quyền hạn 4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.1.1.1 Chức năng 5 2.1.1.2. Nhiệm vụ 5 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7 2.2. Bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng 7 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 10 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 10 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 14 3.3.2 Nhận xét về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 14 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 17 3.4 Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 19 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 21 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức 21 3.5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 21 3.5.2 Công bảo quản tài liệu lưu trữ 22 3.5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 22 3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 23 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 23 4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 23 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng hiện tại. đề xuất văn phòng mới tối ưu 24 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 25 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 27 CHƯƠNG I : PHẦN MỞ ĐẦU 27 I. Tính cấp thiết của đề tài 27 II. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài 28 III. Phạm vi nghiên cứu 28 CHƯƠNG II: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 29 I. Quan niệm chung về văn hóa công sở 29 1. Khái niệm văn hóa 29 2. Khái niệm công sở 29 3. Khái niệm văn hóa công sở 29 II. Vai trò, ý nghĩa và biểu hiện của văn hóa công sở 30 1. Vai trò 30 2. Ý nghĩa 31 3. Biểu hiện văn hóa công sở 32 III. Các yếu tổ cấu thành văn hóa công sở 34 1. Văn hóa lãnh đạo 34 2. Triết lý tổ chức 35 3. Đạo đức công vụ 36 4. Về trang phục 37 5. Việc bài trí công sở (treo Quốc kỳ) 37 6. Bài trí khuôn viên công sở 37 7. Vị trí địa lý, phong tục tập quán 37 8. Mối quan hệ của cơ quan 37 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN THANH HÓA 39 1. Về mặt văn hóa ứng xử 39 2. Giờ làm việc 40 3. Trang phục, thẻ cán bộ 41 4. Bài trí nơi làm việc 41 5. Văn hóa họp 42 6. Văn hóa sử dụng tài sản công 43 7. Văn hóa mail 43 8. Văn hóa vệ sinh chung 43 9. Văn hóa nhận xét, đánh giá, phê bình 44 CHƯƠNG IV: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ 45 I. Hạn chế và yếu kém 45 II. Giải pháp 46 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 51
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Trong công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, đất nước ta đứng trước nhiều hội mới, nhiên phải đối mặt với thách thức vô lớn để hội nhập vươn lên trường quốc tế, lĩnh vực kinh tế Xã hội ngày tiến bộ, người ngày văn minh văn hóa công sở đòi hỏi ngày phải tôn trọng thực thi làm cho suất, hiệu công tác cải thiện nhằm góp phần giúp đất nước vượt qua khó khăn, trở ngại để đạt thành tựu vẻ vang Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm văn phòng việc sử lý thông tin Hòa với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng dần vươn lên tự khẳng định ngành đầy triển vọng phận văn phòng có mặt tất đơn vị hành quan, tổ chức.Văn phòng phận giữ vai trò cầu nối lãnh đạo với cán bộ, công chức, viên chức , nơi tiếp nhận xử lý thông tin cho thủ trưởng để phục vụ công tác lãnh đạo điều hành Một quốc gia phát triển hay không phụ thuộc phần lớn vào yếu tố người, người ta có nỗ lực phấn đấu với yếu tố khách quan thiên thời, địa lợi chắn họ đạt mục tiêu đề mặt vật chất Khi yếu tố vật chất người đạt thi yếu tố tinh thần cần quan tâm nhiều Văn hóa thể nét riêng quốc gia thể nhiều mặt khác Trong Báo cáo Thực tập em,với cương vị cán công chức, em xin trình bày chuyên đề văn hóa công sở, đề tài mà xã hội quan tâm Vì: “Văn hóa công sở hiểu quy tắc, chuẩn mực ứng xử Cán công chức - người đại diện cho quan hành nhà nước với công dân Cán công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa lực để đạt hiệu cao hoạt động công vụ Văn hóa công sở biểu bật xã hội văn minh, hoạt động công vụ có nếp, kỷ cương; người công chức thấy rõ trách nhiệm tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc giao Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp động nay, cán công chức, để xây dựng giá trị thân, làm tốt công tác chuyên môn giao đừng quên thực tốt văn hóa công sở, là: Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng hình thành thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử hành vi văn minh, lịch chốn công sở Trong thời gian học tập rèn luyện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành đào tạo Quản trị văn phòng, em thầy cô truyền đạt nhiều kiến thức mà người cán văn phòng tương lai cần có để góp phần công sức nhỏ bé vào công nâng cao lực cán đặc biệt công cải cách hành đất nước Cùng với đồng ý lãnh đạo bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa hướng dẫn thầy cô giáo khoa, em hoàn thành khoảng thời gian thực tập quan công tác Trong thời gian thực tập em phần củng cố chuyên môn, yêu cầu công việc kỹ giao tiếp bên ngoài; với tiếp thu kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường; đồng thời rút ưu khuyết điểm thân để có giải pháp khắc phục để phù hợp với yêu cầu thực tế cán văn phòng Qua báo cáo này, bên cạnh việc củng cố kiến thức học môn học, em muốn ứng dụng lý thuyết vào thực tế Từ đóng góp phần vào việc nâng cao chất lượng thực văn hóa công sở cán bộ, nhân viên bệnh viện nơi em công tác Trong thời gian thực tập, với quỹ thời gian hạn chế, vậy, Bài báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Kính mong thông cảm đóng góp ý kiến thầy cô giáo cán bệnh viện để báo cáo em hoàn thiện hơn, giúp em áp dụng nhiều kiến thức vào công tác chung đơn vị, để em có hội góp phần công sức nhỏ bé thân xây dựng đất nước Việt Nam văn minh, giàu mạnh Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015 SINH VIÊN Dương Thị Hoa Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa 1.1 Vài nét bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa thức thành lập từ năm 1988, tiền thân bệnh xá Bỉm Sơn sau đổi tên thành Trung tâm y tế Bỉm Sơn đến Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn đơn vị hành nằm Phường Lam Sơn - Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa với diện tích có 21000 m Là đơn vị nghiệp y tế, chịu quản lý toàn diện Sở Y tế Thanh Hoa đồng thời chịu quản lý Nhà nước Ủy ban nhân dân Thị xã Bỉm Sơn chịu đạo chuyên môn bệnh viện tuyến tỉnh Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa trang bị máy móc, thiết bị y tế đại, với đội ngũ cán y tế chuyên môn cao, đủ điều kiện chuẩn đoán, điều trị, chăm sóc hiệu toàn diện bệnh chuyên ngành Nội, Ngoại, Sản, Nhi với 200 giường bệnh 220 cán viên Bệnh viện đơn vị có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có dấu riêng mở tài khoản kho bạc Nhà nước 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa 1.2.1 Chức Khám, chữa bệnh, phòng bệnh phục hồi chức cho bệnh nhân thị xã vùng lân cận; Tham gia đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học, làm công tác đạo tuyến theo nhiệm vụ phân công; Nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹ thuật phục vụ sức khỏe nhân dân 1.2.2 Nhiệm vụ Khám, cấp cứu, điều trị cho bệnh nhân tỉnh khu vực phân công; Phục hồi chức sau điều trị phục hồi chức cộng đồng; Phối hợp cới sở y tế địa bàn để phát dập tắt dịch; Thực nhiệm vụ khác theo phân công Sở Y tế; Tổ chức hội nghị khoa học cấp bệnh viện, khu vực bệnh viện; Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Chuyển giao hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn cho tuyến trước; Tham gia phòng chống, khắc phục hậu thiên tai, thảm họa; Khám, chữa bệnh khám sức khỏe cho người nước ngoài; Khám sức khỏe cho đối tượng công tác, học tâp, lao động nước kết hôn với người nước ngoài; Chủ động khai thác, thiết lập mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh ngiệm khám chữa bệnh, nghiên khoa học, đào tạo cán với sở khám chữa bệnh; Tạo thêm nguồn kinh phí cho bệnh viện từ dịch vụ y tế như: viện phí, bảo hiểm y tế, dự án đầu tư…; Tổ chức thực nghiêm chỉnh quy định Nhà nước thu chi ngân sách bện viện, bước cải tiến hạch toán theo quy định pháp luật; Phối hợp với quan ngành y tế để thực việc truyền thông giáo dục sức khỏe; 1.2.3 Quyền hạn Chủ trì tham gia công trình nghiên cứu khoa học cấp; Tham gia hỗ trợ tuyến trước tổ chức triển khai chương trình, dự án y tế; Quản lý tổ chức có hiệu nguồn lực bệnh viện: nhân lực, tài chính, sở vật chất trang thiết bị y tế; Xây dựng dự án đầu tư liên doanh, liên kết với tổ chức khác dịch vụ y tế theo quy định pháp luật; 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Lãnh đạo bệnh viện gồm: Giám đốc, Phó giám đốc Ban giám đốc bác sĩ chuyên khoa II trở lên Giám đốc tiến sĩ Các phòng chức - Phòng tổ chức cán bộ; - Phòng Hành – Tổng hợp; - Phòng Tài – Kế toán; - Phòng Kế hoạch – phát triển; - Phòng Vật tư – TTB; - Phòng Điều dưỡng; Các khoa tổ phận - Khoa khám bệnh; - Khoa Hồi sức cấp cứu; - Khoa Nội – Truyền nhiễm; Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng - Khoa Ngoại tổng hợp; - Khoa Phụ sản; - Khoa Nhi; - Khoa Liên chuyên khoa: Tai – Mũi – Họng – Răng – Hàm – Mặt – Mắt; - Khoa Cận lâm sang; - Khoa Dược; - Khoa Y học cổ truyền; - Tổ vệ sinh môi trường Sơ đồ máy tổ chức bệnh viện ( phụ lục số 01 ) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức a) Chức giúp việc, điều hành Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b) Chức tham mưu tổng hợp Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình họat động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c) Chức hậu cần quản trị Hoạt động quan thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ… Các điều kiện công cụ phải quản lý, xếp không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu quan Đây chức mang tính đặc thù văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan 2.1.1.2 Nhiệm vụ Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc việc thực chương trình đó; bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình họat động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan với quan khác Tổ chức mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết; tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo; thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cán công nhân viên văn phòng, bước đại hóa công tác hành văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho đơn vị chuyên môn cần thiết Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan giao phó Quản lý hoạt động tài quan Tổ chức công tác kế toán bệnh viện theo quy định hành, thực nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ sách, vật tư tài sản, hành nghiệp xác kịp thời Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi bệnh viện Định báo cáo toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản Theo dõi việc thực kế hoạch tài duyệt Lập kế hoạch báo cáo tài theo tháng, quý, năm đồng thời báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo quan Cung cấp kịp thời nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động quan Đánh giá hoạt động tài quan, đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tài Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan giao phó Ban hành, tiếp nhận, phân loại, vào sổ tài liệu, văn đi, văn đến quan, chuyển đến đơn vị quan để xử lý Quản lý dấu quan, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo quy định Nhà nước Tổ chức thu thập tài liệu hình thành trình hoạt động quan Chỉnh lý, xếp, giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo quan giao phó Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức văn phòng quan gồm : Trưởng phòng, phó trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên Sơ đồ hóa cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp (phụ lục số 02) Lề lối làm việc Phòng Hành – Tổng hợp làm việc chịu lãnh đạo quản lý giám đốc bệnh viện thực theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nhà nước bệnh viện Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung mặt thuộc chức nhiệm vụ phòng 2.2 Bản mô tả việc vị trí công việc văn phòng Bản mô tả công việc văn liệt kê có hệ thống trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành yêu cầu quyền lợi khác vị trí làm việc cụ thể Bản mô tả công việc có vai trò quan trọng cá nhân làm việc quan, tổ chức Nó cho họ thấy nhiệm vụ mà họ cần phải làm quan, quyền lợi mà họ hưởng; sở để đánh giá kết thực công việc họ Trong văn phòng cần có phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ mà cán bộ, công nhân viên văn phòng phải thực Có thể mô tả công việc vị trí văn phòng sau: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán trực tiếp quản lý Phòng Hành – Tổng hợp Trưởng phòng Ban Giám đốc a Trách nhiệm Quản lý chung chịu trách nhiệm toàn hoạt động phòng; Phân công công việc cho cán nhân viên phòng thực nhiệm vụ thuộc chức nhiệm vụ phòng; Chỉ đạo hướng dẫn việc xây dựng văn bản, quy chế, quy định liên quan đến công tác hành chính, chế độ sách với người lao động; Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực đánh giá hiệu quy định ban hành hướng khắc phục tồn tại; Định hướng, giám sát soạn thảo xây dựng văn quan; Giám sát công tác văn thư lưu trữ quản lý thông tin nội quan; Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Tổ chức tiếp nhận, phát hành, lưu trữ hồ sơ, tài liệu có hệ thông, đảm bảo yêu cầu triển khai thông tin, tra cứu, đối chiếu cần thiết; Thực công việc liên quan đến hành văn phòng công tác thiết kế, lắp đặt tài sản văn phòng; Tổ chức thực quản lý mua sắm trang thiết bị quan; Hỗ trợ hướng dẫn đơn vị công tác ngiệp vụ; Chủ động giải công việc thuộc thẩm quyền; Tham mưu, đề xuất với ban Giám đốc giải vấn đề thuộc lĩnh vực hành tổ chức; Thực công việc khác theo đạo Ban Giám đốc b Quyền hạn Quản lý toàn nhân viên phòng Hành – Tổ chức; Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn nhân viên phòng; Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá công việc nhân viên trực thuộc; Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển nhân viên phòng; Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa quy định quan pháp luật hành; Được quyền thừa lệnh Giám đốc quan xử lý cán vi phạm nội quy quan phải đảm bảo chấp hành Luật Lao động; Được quyền chất vấn kiểm tra Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề liên quan đến thiệt hại quan; Tham gia Trưởng đơn vị xây dựng máy bao gồm chức danh, lương, biên chế nhân đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả; Thừa ủy quyền Ban Giám đốc truyền đạt chủ trương, thị Ban Giám đốc, Nhà nước để nhân viên hiểu thực hiện; Yêu cầu phận quan báo cáo, cung cấp liệu để phòng hoàn thành nhiệm vụ Ban Giám đốc giao; Xử lý sai phạm nhân viên vào nội quy quan Nhà nước c Báo cáo ủy quyền Báo cáo cho Ban Giám đốc công tác hành tổng hợp theo nhiệm vụ giao định ký báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc giao; Khi vắng mặt ủy quyền cho nhân viên phòng thực Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng d Tiêu chuẩn * Trình độ học vấn, chuyên môn Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, luật trở lên Vi tính văn phòng tương đương trình độ B * Kỹ Kỹ lãnh đạo nhân viên; Kỹ lập kế hoạch; Kỹ tổ chức giám sát công việc; Kỹ phân tích, tổng hợp, báo cáo; Kỹ giao tiếp * Kinh nghiệm Ít 03 năm kinh nghiệm công tác quản trị văn phòng nhân sự; Ít 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương * Phẩm chất cá nhân Có khả chịu áp lực cao công việc; Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công việc; Sáng tạo công việc e Điều kiện làm việc * Thời gian làm việc: làm việc tất ngày tuần trừ thứ bảy chủ nhật Sáng từ 7h30 đến 11h30; Chiều từ 13h30 đến 17h00; * Địa điểm làm việc: phòng hành – Tổ chức quan * Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn ghê làm việc, tủ đựng hồ sơ, Máy in, máy fax, điện thoại, Máy vi tính BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN Bộ phận Chức danh Trực tiếp quản lý Phòng hành – tổ chức Nhân viên Trưởng phòng Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Trách nhiệm, quyền hạn: Theo dõi chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc quan Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán nhân viên, y, bác sĩ quan Thu xếp in ấn, photocopy tài liệ cần thiết Nghe nhận gọi từ đường dây nóng bệnh viện Hỗ trợ họp nội quan Tổ chức họp, hội thảo, hội nghị quan Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ cần thiết có nhu cầu Chuẩn bị trang thiết bị văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho quan Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý tài sản văn phòng Tiêu chuẩn cần thiết: Trình độ: đại học chuyên ngành quản trị văn phòng thư ký văn phòng Vi tính văn phòng trình độ B Trung thực, tận tâm, quan tâm chi tiết công việc Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: Sáng:từ 7h30 đến 11h30 Chiều: từ 13h30 đến 17h30 Địa điểm: phòng Hành – Tổng hợp Phương tiện làm việc: máy vi tính, máy in, máy fax, máy điện thoại, bàn ghế Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ quan 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư lưu trữ quan Công tác văn thư, lưu trữ quan thực dựa số văn Nhà nước ban hành là: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 09?2010?NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điểu Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Đây hình ảnh phản ảnh thiếu tận tụy, thiếu trách nhiệm, thiếu tôn trọng giá trị mang truyền thống ảnh hưởng đến hình ảnh người cán bộ, hình ảnh quan Văn hóa sử dụng tài sản công Điều nhận thấy việc sử dụng tài sản công quan phản ảnh tình trạng lãng phí, thiếu trách nhiệm sử dụng tài sản, bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa không ngoại lệ Ở nhiều phòng làm việc, máy điều hóa quạt sử dụng hết công suất thiết kế nhu cầu thực tế không cần đến mức đó; đèn chiếu sáng, quạt thường xuyên không tắt khỏi phòng làm việc Trong trình làm việc để lãng phí nhiều tài nguyên việc in ấn văn sử dụng nhiều giấy in, mực in tình trạng làm hỏng không tận dụng giấy sử dụng mặt văn dự thảo nháp Máy điện thoại cố định trang bị để trao đổi công việc tận dụng tương đối nhiều cho công việc cá nhân Trong đó, nhiều trang thiết bị trang vị lại không sử dụng bị bỏ quên không thuận tiện nên thời gian hỏng giá trị sử dụng Văn hóa mail Hiện nay, việc sử dụng Email thực công việc diễn phổ biến, thời kỳ khoa học công nghệ phát triển rầm rộ Việc sử dụng Email giao dịch làm việc thông qua nhà cung cấp miễn phí Google, Yahoo… trở nên phổ biến đến mức số công văn, văn trao đổi công việc ghi cụ thể địa thư điện tử Google, Yahoo bệnh viện có địa Email thức sử dụng hòm thư để trao đổi, làm việc đáp ứng nhu cầu công tác, nâng cao hiệu làm việc Văn hóa vệ sinh chung Đây nội dung tế nhị trạng có nhiều hình ảnh tình phản cảm cần phải thay đổi Với hình ảnh nhà vệ sinh, bồn cầu, bồn tiêu bị tắc bỏ vào thứ giấy rác, bã kẹo cao su ; có người tiểu tiện ẩu vương vãi mà không chịu dội nước gây mùi khai, hôi khó chịu; nhiều bồn rửa tay vết bẩn, giấy lau tay vứt sàn nhà; có cán nam giới hút thuốc khu vực vệ sinh tạo mùi hôi ảnh hưởng đến người khác, hút xong vứt đầu điếu xuống sàn nhà Qua hiều phần việc vệ sinh chung bệnh viện, góc đó, người sử dụng có ý thức tự cảm thấy không đồng nghiệp tôn trọng mức độ cần thiết Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Văn hóa nhận xét, đánh giá, phê bình Ở môi trường làm việc bệnh viện, tồn tại, thường trực tâmlys rụt rè, e ngại việc thể quan điểm, kién thân thiếu tự tin xử lý công việc… tâm lý ngại bị người khác xét nét, đánh giá số lý Rõ ràng công vụ cần phải công bằng, công khai, công tâm… nên diễn biến tâm lý chắn phần gián tiếp trực tiếp gây ảnh hưởng đến hiệu công vụ Có tình trạng sử dụng nhận xét, đánh giá, phê bình cá nhân với mục đích ác ý, bôi xấu, gây nhiễu thông tin, gây đoàn kết, tạo dư luận phức tạp có lời nhận xét, phê bình, phản biện với mục đích sáng, tinh thần xây dựng lại chưa nhìn nhận cách đắn, minh bạch Tình trạng nêu phổ biển xảy bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng CHƯƠNG IV: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ I Hạn chế yếu Thực trạng văn hóa công sở quan nay, nói chung bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn – Thanh Hóa nói riêng chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi thực tiễn nhiều hạn chế yếu như: Thứ nhất, môi trường làm việc trí công sở chưa thể hành dân chủ, đại gần dân Nhận thức số cán bộ, y tá chậm đổi mới, không tích cực tìm hiểu nghiên cứu, lối sống thực dụng, ích kỷ cá nhân, đến số lãnh đạo quan chưa tích cực nghiên cứu đối tư Thư hai, tình trạng lãng phí thời gian phổ biến, số phận cán công chức, y tá đến công sở muộn, sớm, chưa có tác phòng làm việc mực, không nỗ lực tích cực hoàn thành nhiệm vụ giao Tình trạng lãng phí thời gian, lãng phí việc sử dụng trang thiết bị công sở điện nước, điện thoại, phương tiện kỹ thuật, máy móc, xe cộ,,, phổ biến Thứ ba, số phòng làm việc chưa gọn gàng ngăn nắp, xếp trí phòng chưa hợp lý, không khoa học, sơ đồ hướng dẫn phận giải công việc quan, không bố trí người hướng dẫn Nên cần phải có giải pháp để tạo thiện cảm với người dân - người chủ yếu làm nông hiền lành chất phác, có cảm giác sợ sệt đến quan nhà nước, họ đến làm việc, khám bệnh, liên hệ công tác Chúng ta nên thay câu khác bố trí nhân viên dẫn, hướng dẫn người dân đến khu vực mà họ có nhu cầu Thứ tư, tồn số cán bộ, nhân viên chưa có kỹ giao tiếp với đồng nghiệp, với người dân Văn hóa giao tiếp trọng, với đồng nghiệp tỏ ganh ghét, nói xấu nhau, hạ uy tín nhau, không tôn trọng Giao tiếp với dân cửa quyền, sách nhiễu dân, tạo khoảng cách với nhân dân, giao tiếp không với vị trí tư cách người cán tiếp dân Tuy nhiên bên cạnh kết đạt số hạn chế như: số cán bộ, công nhân viên chưa có ý thức việc giữ gìn vệ sinh nơi công sở; tình trạng cán bớt xén thời gian làm việc muộn sớm Bàn nguyên nhân thực trạng có nhiều, nói nguyên nhân tình trạng suy thoái tư tưởng trị, đạo đức, lối sống, bệnh hôi, chủ nghĩa cá nhân, tệ quan liêu, tham nhũng, lãng phí phận cán nhân viên Bên cạnh Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng đó, tác động văn hóa tiểu nông, từ mặt trái kinh tế thị trường; công tác vận động, tuyên truyền, giáo dục chưa thực thường xuyên; công tác kiểm tra đánh giá chưa thực có quy củ; II Giải pháp Giai đoạn tới, để tiếp tục thực quy chế văn hóa có hiệu quả, góp phần thực mục tiêu xây dựng văn hóa quan trở nên văn minh, lịch cần phải có số giải pháp sau: Thứ nhất, cần có nỗ lực tâm cao người đứng đầu quan với đội ngũ cán bộ, công nhân viên, y bác sĩ việc thực tốt nhằm có hiệu việc thực quy chế công sở tự thân cán bộ, nhân viên coi nhiệm vụ thiếu làm việc Đi với phận, phòng, khoa cần có biện pháp liệt việc tổ chức thực kết hợp tốt khen thưởng, động viên kịp thời điển hình tiên tiến với xử lý nghiêm trường hợp vi phạm quy chế văn hóa công sở Thứ hai, đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức văn hóa công sở cho đội ngũ cán lãnh đạo, đội ngũ cán công chức nhân dân; phổ biến, giáo dục mục đích, ý nghĩa yêu cầu văn hóa công sở phòng, phận, khoa; phát động phong trào, vận động xây dựng văn hóa công sở xem mục tiêu đánh giá chất lượng hiệu hoạt động công sở Văn hóa công sở vấn đề nhạy cảm, yếu tố nhận thức vấn đề then chốt để cán lãnh đạo, công nhân viên chức toàn thể nhân dân hiểu rõ vai trò, trách nhiệm từ nâng cao hành vi văn hóa công sở điều kiện cần đủ để đội ngũ cán công chức thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp đại” Chính bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa cần đẩy mạnh việc tuyên truyền nâng cao nhận thức văn hóa công sở cho đội ngũ lãnh đạo, y bác sĩ, nhân viên bệnh viện Bệnh viện tổ chức tập huấn cho toàn đội ngũ y bác sĩ quan đề tài văn hóa công sở, sau cần xây dựng bảng nội quy với quy định buộc người phải thực hiện, có kiếm tra, đánh giá chấm điểm phải làm thường xuyên liên tục, không làm kiểu phong trào, tránh hô hiệu to làm nhỏ giọt Việc chấm điểm quan trọng để xếp loại công tác hàng tháng Đối với người cán lãnh đao cần phải tạo chế tốt để nhân viên có điều kiện phát triển, môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao hiệu công tác cao; quan trọng việc cần thay đổi nhận thức, suy nghĩ số cán công chức thái dộ hành vi ứng xử với nhân dân từ Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng việc làm nhỏ bố trí người giữ xe, cảnh trí nơi làm việc, bàn, ghế uống nước… nhằm góp phần xây dựng hình ảnh người cán công chức Thứ ba, tạo không gian cho hoạt động tập thể chuyên môn hoạt động giao lưu cá nhân, phận, khoa với nhằm mục tiêu tăng cường hợp tác, trao đổi sáng kiến kinh nghiệm… để hoàn thành nhiệm vụ quan Qua tạo hội để thành viên khẳng định vị thăng tiến tổ chức Thứ tư, quan công sở cần ban hành quy chế văn hóa với nội dung cụ thể, rõ ràng mang tính khả thi cao, có cam kết thực phòng, khoa, đơn vị; có kiểm tra, tổng kết, đánh giá địn kỳ Để quy chế văn hóa công sở đạt hiệu cao trước hết cần phải xây dựng quy chế cách cụ thể chi tiết, rõ ràng phải phù hợp với điều kiện quan để người phấn đấu, có quy định thưởng phạt mức cán công chức làm tốt chưa tốt; tiếp tục theo dõi kiểm tra việc thực quy chế văn hóa công sở, có văn cam kết thực phòng khoa trực thuộc, hàng quý có báo cáo tổng kết, đánh giá tình hình thực quy chế công sở họp giao ban lãnh đạo bệnh viện Xây dựng công sở văn minh hướng đúng, có tính tất yếu song cần vào thực chất không nên dừng lại hình thức, chạy theo thành tích Quy chế văn hóa công sở đạt kết cao biết hô hiệu quy định bỏ Vì vây, việc thường xuyên giáo dục nâng cao văn hóa cho đối tượng giao tiếp công sở cần phải tăng cường chế kiểm tra, giám sát cán lãnh đạo đồng thời phải biết quan tâm đến ý kiến người dân có tham gia vào lĩnh vực phụ trách để có điều chỉnh kịp thời Bốn là, phải có thống nhận thức chung, xem thực văn hóa công sở phần nhiệm vụ vải cách hành cán công chức cần nhận thức công việc làg phục vụ nhân dân, người nộp thuế để trả lương cho Các ngành cấp phải nghiêm túc kiểm điểm hạn chế, thiết sót nơi công sở quan kể cách trí công sở, giao tiếp, ứng xử cán công chức, cần phải thấy hạn chế thiếu sót cản trở tiến trình đối hội nhập kinh tế đất nước chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Năm là, văn hóa công sở bị ảnh hưởng nhiều từ người đứng đầu quan, lãnh đạo bệnh viện cần phải tiếp tục gương mẫu thực quy chế tăng cường công tác kiểm tra giám sát đội ngũ nhân viên Sáu là, việc tuyển chọn, phân công công việc phù hợp vơi lực trình độ cán bộ, lãnh đạo cần tạo môi trường làm việc thân thiện, kịp thời Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng biểu dương khen thưởng cá nhân xuất sắc, quan tâm đến đời sống đội ngũ y bác sĩ, nhân viên bệnh viện họ ốm đau, hiếu hỷ Bảy là, đội ngũ y bác sĩ, nhân viên bệnh viện cần có ý thức số việc sau: Đến bệnh viện cần ăn mặc theo quy định (áo blu trắng, đội mũ trắng…), đứng nhẹ nhàng, tránh giày dép tạo tiếng ồn (nhất khu vực khoa điều trị có nhiều bệnh nhân) ảnh hưởng đến môi trường làm việc sức khỏe bệnh nhân; Luôn có ý thức giữ gìn vệ sinh gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, nơi khám nằm điều trị bệnh nhân, giữ vệ sinh công sở nhà mình; Không lạm dụng máy tính quan vào trò tiêu khiển làm việc, vừa ảnh hưởng đến suất công việc, vừa tạo thói quan xấu cho thân; Điện thoại nên để chế độ rung im lặng, tránh gây ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp, đến không khí làm việc phòng gây tập trung thực công tác thăm khám ảnh hưởng đến trình nghỉ ngơi bệnh nhân; Khi vào phòng cần gõ cửa; Trong công việc, trả lời điện thoại cần nói mạch lạc, rõ ràng, thăm khám làm việc với bệnh nhân cần nói nhẹ nhàng, rõ ràng, không quát thao, to tiếng, tuyệt đối không dùng ngôn từ tục tĩu nơi làm việc, không nói nhanh, chậm, nhỏ, lớn, không xen vào chuyện người khác, không chen ngang người khác nói chuyện Cần thực hành bắt tay nơi công sở công sở nên xưng hô theo chức danh người có chức vụ, xưng hô tên người trang lứa, người lớn tuổi nên dùng đại từ nhân xưng, không nên xưng hô theo kiểu gia đình Không buôn chuyện, không tạo bè kéo cánh để tranh chức, tranh quyền, Người trước phải dẫn dắt người sau, bảo giúp họ tiến Như để tạo môi trường văn hóa tốt nơi công sở, vấn đền quan trọng người đứng đầu quan phải tạo chế tốt để nhân viên có điều kiện phát triển, tạo môi trường hòa đồng thân thiện có tính đoàn kết lớn, bên cạnh người lãnh đạo cần giải tốt toán quyền lợi thành viên quan cho công bằng, phù hợp với lực làm việc khả cống hiến người Xây dựng văn hóa công sở góp phần khắc phục thói quan liêu, lộng hành, gia trưởng, thành kiến, chụp mũ… Thông qua đó, khơi dậy người cán bộ, công nhân viên tinh thần yêu nước, ý thức trách nhiệm xã hội thái độ trung thực dũng cảm, kiên bảo vệ lợi ích Nhà nước lợi ích người dân Trong xã hội ngày tiến bộ, người ngày văn minh văn hóa công sở đòi hỏi ngày tôn trọng thực thi làm cho suất, hiệu công tác cải thiện Tóm lại: Để nâng vào hiệu thực quy chế văn hóa công sở, tạo nét văn hóa riêng cho bệnh viện đòi hỏi phải thực nhiều giải pháp đồng bộ, có Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng đồng thuận cố gắng tinh thần tự giác đội ngũ cán y bác sĩ nhân viên; cán công chức cần thấm nhuần nội dung Nghị Trung ương (khóa X) là: “Giao tiếp, ứng xử văn hóa nơi công sở thể đến chất lượng, hiệu xử lý giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngũ cán công chức góp phần vào trình cải cách hành nước nhà” Việc hoàn thiện nâng cao văn hóa công sở có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn góp phần nâng cao chất lượng hiệu xử lý, giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học bệnh viện Bởi vì, viện đối tượng giao tiếp cán nhân viên bệnh viện chủ yếu bệnh nhân người nhà bệnh nhân – họ người dân có tâm lý hoang mang, lo sợ, buồn phiền đến bệnh viện nên cần phải quan tâm, ý đến cách thể văn hóa nơi công sở để phần làm vơi nỗi buồn họ Ngoài ra, để việc thực quy chế văn hóa công sở đạt hiệu cao trước hết cần phải xây dựng quy chế cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng phải phù hợp với điều kiện quan để người phấn đấu; cần có quy định thưởng, phạt mức cán bộ, nhân viên làm tốt chưa tốt Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng KẾT LUẬN Sinh thời, Bác Hồ kính yêu nói “Dân ta có lòng nồng nàn yêu nước Đó truyền thống quý báu ta ” Lòng yêu nước thông thường định nghĩa tình yêu tận tâm công dân đất nước lý tưởng đất nước Từ góc nhìn khác, lòng yêu nước khơi nguồn từ sống, tình yêu gia đình, yêu quê hương, làng xóm, bạn bè, đồng nghiệp quyền nghĩa vụ công dân Đối với cán công chức chúng ta, để góp phần thể lòng yêu nước đừng quên thực tốt quy chế văn hóa công sở để tạo nên nét đẹp văn hóa hành đại, Việt Nam với người thân thiện, văn minh Trong thởi gian học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô giáo khoa nhà trường truyền đạt cho kiến thức hữu ích nghiệp vụ công tác Văn phòng, với công tác thực tế quan dạy tận tình, chu đáo cán bộ, công nhân viên bệnh viện em nhận thức tầm quan trọng Văn phòng quan tổ chức nói chung bệnh viện nói riêng Trong thời gian thực tập, giúp em ôn lại kiến thức học nhà trường áp dụng vào môi trường công tác thực tế quan, giúp em hình thành kỹ công việc để bố trí, xếp, giải công việc cách khoa học hợp lý Với thâm niên công tác quan chưa nhiều, kinh nghiệm thực tế hạn chế, với giúp đỡ, hướng dẫn, bảo tận tình tạo điều kiện Ban Giám hiệu, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, Khoa Đào tạo Tại chức - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo cán bộ, công nhân viên Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa đã giúp em có hội vận dụng kiến thức học để áp dụng vào công tác chung quan đồng nghiệp đánh giá cao chất lượng công tác em thời gian vừa qua Qua viết em mong lan tỏa thông tin có viết tới nhiều cán công chức khác để chúng em rút học, kinh nghiệm quý báu để thực tốt quy chế văn hóa công sở, gây dựng hình ảnh cán bộ, nhân viên y tế, thân thiện, gần dân, nhằm góp phần xây dựng hành đại Việt Nam văn minh, giàu mạnh hơn./ Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHỤ LỤC Phụ lục số 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN GIÁM ĐỐC Tiến sĩ: Phùng Quốc Kỳ PHÓ GIÁM ĐỐC BSCK II: Dương Công Chính Phòng Tổ chức cán Phòng Hành Tổng hợp PHÓ GIÁM ĐỐC BSCK II: Trần Thúy Lan Khoa Hồi sức – Cấp cứu Khoa Nội – Truyền nhiễm Khoa Ngoại Phòng Tài - Kế toán Khoa Sản Phòng Kế hoạch – Phát triển Phòng vật tư - TTB Phòng Điều dưỡng Khoa Nhi Khoa Cận lâm sàng Khoa Y dược cổ truyền Khoa khám bệnh Chuyên khoa Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔNG HỢP CỦA CƠ QUAN Trưởng phòng Phó trưởng phòng Chuyên viên Chuyên viên Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A Nhân viên Nhân viên 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 03 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Soạn thảo văn Duyệt, ký Đăng ký làm thủ tục ban hành Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Phụbản lụcđi số 04 văn Lưu văn sử dụng lưu Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 53 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 04 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký văn đến Chỉ đạo giải văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc giải công việc Lưu hồ sơ Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 05 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CỦA CƠ QUAN 13 6 17 14 14 16 15 12 12 12 11 12 12 12 12 10 14 Cửa vào Ghế làm việc Máy in Máy tính Điện thoại Bàn làm việc Tủ đựng tài liệu Máy fax Tranh phong cảnh Cửa sổ 10 Móc treo 11 Bàn họp, tiếp khách 12 Ghế họp, tiếp khách Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 13 Điều hòa 14 Quạt điện 15 Bình nước nóng, lạnh 16 Bình nước lọc 17 Máy hủy tài liệu 55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 NỘI DUNG .3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa 1.1 Vài nét bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa 1.2.1 Chức .3 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Quyền hạn .4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức 2.1.1.2 Nhiệm vụ 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.2 Bản mô tả việc vị trí công việc văn phòng .7 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ quan .10 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư lưu trữ quan .10 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 14 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 14 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan 14 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 17 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến .19 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan .21 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan tổ chức 21 3.5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 21 3.5.2 Công bảo quản tài liệu lưu trữ 22 3.5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 22 3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 23 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .23 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 23 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng đề xuất văn phòng tối ưu .24 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan .25 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 56 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA .27 CHƯƠNG I : PHẦN MỞ ĐẦU 27 I Tính cấp thiết đề tài 27 II Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài 28 III Phạm vi nghiên cứu .28 CHƯƠNG II: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .29 I Quan niệm chung văn hóa công sở 29 Khái niệm văn hóa 29 Khái niệm công sở 29 Khái niệm văn hóa công sở 29 II Vai trò, ý nghĩa biểu văn hóa công sở 30 Vai trò 30 Ý nghĩa .31 Biểu văn hóa công sở 32 III Các yếu tổ cấu thành văn hóa công sở 34 Văn hóa lãnh đạo .34 Triết lý tổ chức 35 Đạo đức công vụ 36 Về trang phục 37 Việc trí công sở (treo Quốc kỳ) 37 Bài trí khuôn viên công sở .37 Vị trí địa lý, phong tục tập quán 37 Mối quan hệ quan 37 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA 39 Về mặt văn hóa ứng xử 39 Giờ làm việc .40 Trang phục, thẻ cán .41 Bài trí nơi làm việc 41 Văn hóa họp .42 Văn hóa sử dụng tài sản công 43 Văn hóa mail 43 Văn hóa vệ sinh chung .43 Văn hóa nhận xét, đánh giá, phê bình 44 CHƯƠNG IV: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ .45 I Hạn chế yếu 45 II Giải pháp 46 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 51 Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A 57