MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 2 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức. 11 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức: 15 2.1. Hoạt động quản lý 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 Chương 3 : Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 25 3.3. Một số khuyến nghị 26 C. KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC 29
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư quan, tổ chức 11 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư quan, tổ chức: 15 2.1 Hoạt động quản lý 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .16 Chương : Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 25 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt được: 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan, tổ chức 25 3.3 Một số khuyến nghị .26 C KẾT LUẬN 28 D PHỤ LỤC 29 Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT SLĐTBXH : Sở Lao động- Thương binh Xã hội UBND : Ủy ban Nhân dân VTLT : Văn thư lưu trữ BVCSTE : Bảo vệ, chăm sóc trẻ em CBCC : Cán bộ, công chức TNLĐ : Tai nạn lao động Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Để tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận với công việc thực tế trước trường, hàng năm Trường Đại Cùng với lên phát triển người xã hội, phận văn thư ngày nâng cao phát triển để hoà nhập với lên xã hội Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức, hiệu hoạt động quản lí quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày qun tâm nhiều Dù quan nào, tổ chức công tác Văn thư coi hoạt động quan trọng giúp cho trình giải công việc quan, tổ chức hiệu tiết kiệm thời gian công sức Văn thư-Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường tỏ chức cho sinh viên năm cuối thực tập quan, tổ chức nhằm trang bị thêm cho sinh viên kiến thức từ thực tế, nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kĩ nghề nghiệp, giúp sinh viên có nhìn hoàn thiện nghề nghiệp nâng cao nhận thức nghề nghiệp trog tương lai Bởi biết kiến thức thầy cô giáo truyền dạy lớp mang tính lý luận cao mà kiến thức thực tế hạn chế, qua trình thực tập trước trường phần quan trọng thiếu, lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội, hai yếu tố tác động qua lại hỗ trợ bổ sung cho nhằm tạo gắn bó chặt chẽ nhà trường với xã hội, củng cố kiến thức học nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán khoa học văn thư Được tạo điều kiện giúp đỡ Nhà trường, Khoa Văn thư- Lưu trữ, Ban lãnh đạo cô, chú, anh, chị công tác Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Tuyên Quang, em may mắn đến Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Tuyên Quang để thực tập viết báo cáo thực tập với chuyên đề: ” Công tác văn thư Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Tuyên Quang” Trong thời gian thực tập, trang bị kiến thức học với giúp đỡ cô, trường THPT Xuân Đỉnh song em gặp nhiều khó khăn định Kiến thức em có nhiều hạn chế, chưa tiếp cận với công việc thực tế, nên nhiều khó khăn trình làm việc với cán văn thư Em xin cảm ơn Ban Lãnh đạo anh chị, cô công tác quan đặc biệt hướng dẫn bảo cán phụ trách công tác văn thư Sở Lao động- Thương binh xã hội tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập Mặc dù có nhiều cố gắng, khả kinh nghiệm thân nhiều hạn chế nên báo cáo em có nhiều thiếu xót, mog nhận góp ý sửa chữa thầy cô để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Tuyên Quang, ngày 26 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Hoàng Yến Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức * Lịch sử hình thành chức Căn Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Căn Thông tư liên tịch số 10/2008/TT-LT-BLĐTBXH-BNV ngày 10/7/2008 Bộ Lao động Thương binh Xã hội- Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện nhiệm vụ quản lý nhà nước UBND cấp xã lao động, người có công xã hội Sở Lao động - Thương binh Xã hội quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương, tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung lĩnh vực lao động, người có công xã hội); dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Sở thực số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Sở Lao động - Thương binh Xã hội có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Lao động - Thương binh Xã hội * Chức năng, nhiệm vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình Ủy ban nhân dân tỉnh Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình vấn đề khác lao động, người có công xã hội sau phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở Về lĩnh vực việc làm bảo hiểm thất nghiệp Về lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Về lĩnh vực dạy nghề Về lĩnh vực lao động, tiền lương, tiền công Về lĩnh vực bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện Về lĩnh vực an toàn lao động 10 Về lĩnh vực người có công 11 Về lĩnh vực bảo trợ xã hội 12 Về lĩnh vực bảo vệ chăm sóc trẻ em 13 Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội 14 Về lĩnh vực bình đẳng giới 15 Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực chức quản lý nhà nước doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động địa bàn tỉnh lĩnh vực lao động, người có công xã hội 16 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đơn vị nghiệp công lập thuộc Sở Lao động - Thương binh Xã hội quản lý theo quy định pháp luật 17 Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực lao động, người có công xã hội theo phân công phân cấp, ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật 18 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực lao động, người có Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công xã hội Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện, 19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng sở liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực giao 20 Triển khai thực chương trình cải cách hành Sở theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 21 Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm theo thẩm quyền giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm chống lãng phí lĩnh vực lao động, người có công xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật 22 Tổ chức thực dịch vụ công lĩnh vực lao động, người có công xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật 23 Thực công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Lao động - Thương binh Xã hội 24 Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức vu mối quan hệ công tác tổ chức, đơn vị nghiệp thuộc Sở (trừ đơn vị thuộc thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh); quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Sở theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 25 Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật phân công, phân cấp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 26 Thực số nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao theo quy định pháp luật * Cơ cấu tổ chức a Ban Lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, Bộ Lao động Thương binh Xã hội, trước pháp luật toàn hoạt động Sở việc thực nhiệm vụ giao Phụ trách chung, trực tiếp đạo công tác: Tổ chức cán bộ; Tổng hợp; Kế hoạch - Tài chính; Chính sách người có công Chủ tịch Hội đồng tài lao động tỉnh - Phó Giám đốc (Thường trực): Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở pháp luật lĩnh vực công tác phân công Giúp Giám đốc đạo lĩnh vực công tác: Lao động việc làm; An toàn lao động; Tiền lương; đào tạo nghề; xuất lao động, bảo hiểm xã hội Trực tiếp phụ trách Phòng Lao động việc làm, Phòng đào tạo nghề, Trung tâm giới thiệu việc làm + Thường trực quan, điều hành giải công việc quan Giám đốc Sở vắng - Phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở pháp luật lĩnh vực công tác phân công Giúp Giám đốc đạo lĩnh vực công tác: Thanh tra, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo; công tác BTXH, phòng chống TNXH, hoạt động Trung tâm xã hội thuộc ngành Trực tiếp phụ trách Phòng Bảo trợ xã hội- PCTNXH; Thanh tra Sở; Trung tâm bảo trợ xã hội; trung tâm Chữa bệnh- Giáo dục lao động XH - Phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở pháp luật lĩnh vực công tác phân công Giúp Giám đốc đạo lĩnh vực công tác: Bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới, tiến phụ nữ; công tác hành chính, văn phòng Trực tiếp kiêm Giám đốc quỹ bảo trợ trẻ em Phụ trách Phòng: Bảo vệ chăm sóc trẻ em; lĩnh vực phân công thuộc Văn phòng sở b Văn phòng - Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, đôn đốc việc thực tổng hợp kết báo cáo theo yêu cầu - Hướng dẫn theo dõi, tổng hợp đánh giá kết phong trào thi đua - Xây dựng đề án kiện toàn tổ chức biên chế; tham mưu thực công tác quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; xếp, bổ nhiệm, bổ nhiệm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lại, khen thưởng, kỷ luật cán - Tuyên truyền phổ biến tổ chức thực chế độ, sách cán công chức viên chức ngành - Xây dựng nội quy, quy chế làm việc Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực Triển khai thực cải cách hành Theo dõi, tổng hợp kết thực công tác cải cách hành - Kiểm soát văn đến Tham mưu cho lãnh đạo Sở phân phối văn đến Phòng nghiệp vụ để thực hiện, kiểm soát thể thức văn - Thực công tác hành chính, văn phòng; quản lý, điều hành trang thiết bị, vật tư phục vụ yêu cầu công tác lãnh đạo Sở quan: Bố trí xe ô tô, đánh máy, in ấn tài liệu, văn thư, thường trực, bảo vệ quan…Phục vụ Hội nghị tổng kết, hội nghị tập huấn ngành… - Quản lý hồ sơ cán Giúp lãnh đạo Sở nhận xét đánh giá, phân loại cán hàng năm Thực chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định Phối hợp, phổ biến triển khai văn pháp luật quan cấp - Triển khai thực công tác bình đẳng giới tiến phụ nữ theo quy định pháp luật chức nhiệm vụ ngành - Quản lý dấu, quỹ tiền mặt kho văn phòng phẩm, trang thiết bị quan Thực công tác lưu trữ tài liệu quan c Phòng Kế hoạch- Tài - Hướng dẫn, tổng hợp việc xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm ngành - Theo dõi đánh giá tình hình thực kế hoạch, chương trình mục tiêu thuộc ngành - Thực chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định Phối hợp, phổ biến triển khai văn sách chế độ tài kế toán - Theo dõi, thẩm định danh sách thực công tác quản lý chi trả trợ cấp người có công - Kiểm tra công tác chi trả trợ cấp người có công huyện thị Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hướng dẫn kiểm tra chấp hành chế độ sách quản lý tài đơn vị trực thuộc, sở đào tạo nghề - Thực nhiệm vụ kế toán văn phòng Sở - Quản lý tài sản, kinh phí quan - Thẩm định toán đơn vị trực thuộc tổng hợp toán toàn ngành nguồn kinh phí, nộp báo cáo toán theo quy định - Bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ kế toán chế độ kế toán d Thanh tra Sở - Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm theo thẩm quyền lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật bao gồm: Lao động, việc làm, tiền công, tiền lương, an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội, dạy nghề, người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; Bảo trợ xã hội, Bảo vệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới, tổ chức dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở; - Chỉ đạo thực công tác tra hành quan, tổ chức cá nhân thuộc quyền quản lý Giám đốc Sở Lao động- Thương Binh Xã Hội - Chủ trì, phối hợp tổ chức điều tra vụ TNLĐ nghiêm trọng xảy địa bàn; - Tham gia xây dựng, hướng dẫn áp dụng hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm an toàn lao động, vệ sinh lao động; - Giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm chống lãng phí lĩnh vực Lao động, người có công xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật; - Triển khai công tác Phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí ngành - Thường trực tiếp công dân để giải khiếu nại, tố cáo e Phòng Lao động - Việc làm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác văn thư quan, tổ chức: 2.1 Hoạt động quản lý Công tác văn thư phận gắn liền vói hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều hơn, đặc biệt công cải cách Hành Nhà nước nay, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Phòng Văn thư bố trí ví trí thuận lợi cho việc thường trực công tác văn thư Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo suất, chất lượng làm việc cán văn thư, giúp cho người làm công tác văn thư hoàn thành tốt công việc giao Được quan tâm cấp lãnh đạo Sở, phòng văn thư- thường trực trang bị phục vụ cho công tác văn thư tương đối đầy đủ, tủ lưu trữ tài liệu,sổ sách, dấu tủ đựng dấu, bàn làm việc, máy vi tính, bàn máy vi tính, máy photo, máy in,… Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng, công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cớ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 15 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt công tác lưu trữ Hiện Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Tuyên Quang thực công tác văn thư theo văn hành mà Nhà nước quy định công tác văn thư như: + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; + Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; + Thông tư 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý vanw bả, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; + Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; + Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 phủ sửa đổi, bổ sung số điều NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Để tổ chức hoạt động có hiệu quả, việc trọng phát triển nghiệp vụ chuyên môn, Sở LĐTBXH tỉnh Tuyên Quang xác định công tác VTLT công tác quan trọng hỗ trợ cho hoạt động quản lý, điều hành Sở a) Thẩm quyền ban hành văn bản: Văn hành thuộc thẩm quyền ban hành Sở LĐTBXH tỉnh Tuyên Quang bao gồm: - Quyết định - Thông báo - Công văn - Báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 16 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tờ trình - Kế hoạch - Chương trình - Giấy giới thiệu, giấy đường ( công lệnh) - Giấy mời…… Và số văn chuyên ngành khác như: Phiếu di chuyển hồ sơ liệt sĩ; Bằng Tổ quốc ghi công; giấy chứng nhận thương binh, liệt sĩ… b) Đăng kí quản lý văn đi: Quy trình sử lý văn đi: Văn Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày Ghi số, ngày Nhân Đóng dấu quan, Đóng dấu độ mật, độ khẩn Đăng ký văn sổ - Làm thủ tục phát hành văn - Chuyển fax văn - Theo dõi chuyển fax văn Lưu văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 17 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn vào tính chất, nội dung tùng phòng ban chuyên môn mà đơn vị, phòng ban tự soạn thảo văn phận Các trưởng phận ( Trưởng Phó Trưởng phòng, ban) kiểm tra thể thức nội dung trước trình lên lãnh đạo quan ( Giám đốc Phó Giám đốc) kí vào văn Sau đó, văn chuyển đến phận Văn thư để đăng kí số ghi ngày tháng ban hành, tiếp nhân văn số lượng quy định phát hành, đóng dấu đóng bì chuyển cho quan, tổ chức theo đường bưu điện Bản gốc lưu phòng văn thư phòng chuyên môn ban hành văn giữ 01 lưu Mẫu sổ đăng kí văn gồm phần sau: Ngày Số văn Trích yếu nội dung Người Nơi kí nhận Lưu Ghi Ở bước nghiệp vụ này, cán văn người trực tiếp soạn thảo văn mà phòng ban chuyên mô tự ban hành đăng kí số văn thư Quá trình giúp cho công việc văn thư đỡ vất vả văn soạn thảo thể rõ chuyên môn phận để dễ quản lý khai thác sử dụng sau Tất văn đầu đăng kí vào “sổ đăng kí văn đi” sở liệu văn máy tính phần mền Excel Văn lập sổ đăng kí theo tên loại riêng: Sổ Quyết định sổ đăng kí công văn ( bao gồm loại lại) *Nhận xét: Về việc tổ chức quản lý giải văn Sở thực tương đối chặt chẽ, theo với hướng dẫn quy định Nhà nước, quan quản lý giải văn Việc tổ chức quản lý văn thực nghiêm túc, quy trình từ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 18 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp cho trình giải công việc Sở LĐTBXH tỉnh Tuyên Quang nhanh chóng hiệu quả, số sai sót đăng kí bị nhầm số ngày tháng ban hành văn Do cán chuyên môn phụ trách soạn thảo văn nên mắc lỗi trình soạn thảo, văn trình kí Ban Giám đốc Sở nên số văn phát hành sai thiếu số thành phần thể thức văn c) Tổ chức quản lý giải văn đến: Thống kê số lượng văn đến hàng năm Sở LĐTBXH tỉnh Tuyên Quang Năm Số lượng văn đến 2012 23.000 2013 22.000 2014 25.000 Văn đến văn thư Sở thực theo quy trình sau: - Tiếp nhận, phân loại văn đến - Đóng dấu đến, ghi ngày đến - Đăng kí văn đến - Trình, chuyển giao văn đến * Tiếp nhận, phân loại văn đến - Tiếp nhận văn đến Khi văn gửi đến Sở đề phải tập trung phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra số lượng,trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong( có) trước kí nhận văn Các văn có mức độ khẩn ưu tiên giải trước Các văn đến làm việc ngày nghỉ, ngày lễ cán thường trực có trách nhiệm tiếp nhận bảo quản để bàn giao cho văn thư vào đầu làm việc ngày Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 19 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân loại bóc bì văn đến Các loại văn đến bì gửi chung tên SLĐTBXHTQ cán văn thư bóc bì, đóng dấu đến, ghi ngày đến đăng kí văn đến Đối với văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân văn thư đăng kí vào sổ giao nhận, sau chuyển nguyên bì đến đơn vị cá nhân có liên quan - Đóng dấu đến ghi ngày đến Sau phân loại bóc bì văn bản, cán văn thư đóng dấu “ Đến” ghi ngày đến Mẫu dấu đến: Sở LĐTBXH TUYÊN QUANG ĐẾN Số: ………………… Ngày: …………… Chuyển:……………………… Dấu đến phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng trống phía bên trái số kí hiệu văn bản( văn có tên loại) trích yếu nội dung ( công văn) - Đăng kí văn đến Văn đến Sở LĐTBXH đăng kí sở liệu văn đến máy tính phần mền Excel Mẫu sổ đăng kí văn đến máy tính: Ngày Số Tác Số Ngày Trích yếu Đơn vị Kí Ghi đến đến giả kí hiệu tháng nội dung nhận người nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 20 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn Mật đến văn thư đăng kí vào sổ riêng trình lãnh đạo cho ý kiến,giải -Trình chuyển giao văn bản: Văn sau bô phận văn thư bóc bì, đóng dấu đến, đăng kí vào sổ điện tử trình lên cho Chánh Văn phòng, Chánh Văn phòng trực tiếp đưa ý kiến phân loại văn phòng chuyên môn để xử lý văn Văn sau có ý kiến phân phối, đưa lên Lãnh đạo để duyệt trước cán văn thư photo văn để chuyển giao phòng chuyên môn, đơn vị thực Các đơn vị chủ trì nhận gốc, đơn vị tham mưu phối hợp thực nhận photo Các đơn vị nhận văn phải kí vào sổ để xác nhận nhận văn Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, tổ chức bóc bì phải giữ lại bì đính kèm thư Các phòng ban, chức theo dõi quản lý đơn thư trực tiếp tiếp nhận xử lý theo thẩm quyền * Nhận xét: Quá trình tiếp nhận, đăng kí chuyển giao văn đến SLĐTBXH thực nhanh chóng, kịp thời giúp cho trình giải công việc Sở xử lý kịp tiến độ hoàn thành nhiệm vụ giao Việc làm sổ đăng kí sở liệu Excel tiện lợi, xong tháng đóng thành tập, hết năm đóng thành quyển, dễ dàng cho việc tra cứu sau d) Quản lý sử dụng dấu * Quản lý dấu: Dấu Sở LĐTBXH tỉnh Tuyên Quang quản lý phận văn thư Sở, cán văn thư giữ.Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Khi đóng dấu xong, dấu cất vào tủ khóa lại Khi cán văn thư vắng mặt Lãnh đạo Sở phải cử người khác thay thực giao nhận dấu văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 21 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002… * Sử dụng dấu: Dấu sử dụng để đóng vào văn bản, tài liệu có chữ kí quy định người có thẩm quyền, nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, tài liệu Dấu phải đóng chiều, ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 chữ kí phái bên trái Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, dấu đong góc bên trái phuk lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính dấu ( dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lia cho phụ lục đó, dấu đóng vào lề phải văn Người giao nhiệm vụ quản lý dấu có nhiệm vụ: + Giữ gìn, bảo quản dấu cẩn thận, an toàn + Không tự ý giao dấu cho người khác + Kiểm tra chữ kí trước đóng dấu + Trực tiếp đóng dấu lên văn bản, tài liệu có chữ kí quy đinh; không nhờ người khác thực hiênh việc đóng dấu + Không phép mang dấu nhà, không giao dấu cho người khác + Không phép đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên văn chưa có chữ kí, chưa có nội dung hay chưa đày đủ mặt thể thức cảu văn Dấu quan đóng lên văn quan, tổ chức ban hành, văn đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao Quá trình quản lý sử dụng dấu cán văn thư Sở thực xác theo quy định e) Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan * Nội dung việc lập hồ sơ - Mở hồ sơ: Căn vào thực tế công việc giao mà cán bộ, viên chức chuẩn bị Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 22 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa.Trong trình giải công việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ -Thu thập văn đưa vào hồ sơ + Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp - Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán chuyên viên phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu sách báo không cần để hồ sơ * Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ phải phản ánh chức nhiệm vụ đơn vị hình thành hồ sơ - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng * Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Sở Hàng năm phòng ban có trách nhiệm xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu đơn vị , công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị ình vào kho lưu trữ Sở - Thời hạn giao nộp tài liệu : + Tài liệu hành sau 01 năm kể từ công việc kết thúc + Tài liệu khoa học kĩ thuật công nghệ sau 01 năm kể từ nghiệm thu công trình + Tài liệu xây dựng sau 03 tháng kể từ công trình Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toán - Thủ tục giao nộp Các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “ Biên giao nhận tài liệu” bên giao bên nhận bên giữ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 24 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương : Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt được: Trong thời gian thực tập Sở LĐTBXH Tuyên Quang, công việc em làm thời gian thực tập + Đăng kí văn đi, nhập sở liệu văn máy tính; + Viết phong bì văn đi; Chuyển giao văn gửi tay, văn bưu điện; + Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn đến; Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến, gắn típ để trình xin ý kiến đạo Chánh Văn phòng tình duyệt cho Lãnh đạo; Đăng kí văn đến sở liệu máy tính; Chuyển giao văn đến + Đóng dấu văn đi, đóng dấu chứng từ, giấy đường… + Soạn thảo số văn đơn giản + Sử dụng máy photo, máy in, máy fax… 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan, tổ chức Đội ngũ cán Văn thư Sở LĐTBXH Tuyên quang trẻ, có nhiều kinh nghiệm nhiều sáng kiến công việc Công việc lúc giải nhanh chóng kịp thời, giúp cho Sở hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy vậy, số hạn chế, em xin đóng góp sau: Hàng ngày, số lượng văn gửi Sở nhiều, có ngày số lượng lên đến trăm văn Các phòng, đơn vị gửi xuống để văn thư chuyển bưu điện thường sát nghỉ làm nên văn thư chuyển văn quan trọng, gấp văn lại gửi vào ngày hôm sau Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Như làm chậm tiến trình chuyển phát trình giải cong việc không đạt hiệu Số lượng văn phát hành nhiều, trang thiết bị ít: 01 máy photo, 01 máy scan 01 máy hủy tài liệu… nên công việc nhiều tải, Lãnh đạo Sở cần trang bị thêm móc để đảm bảo công việc kịp tiến độ 3.3 Một số khuyến nghị a) Đối với quan, tổ chức Để công tác Văn thư Sở LĐTBXH Tuyên Quang thời gian tới tổ chức tốt hơn, em xin đưa số kiến nghị sau: - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác Văn thư Sở: Danh mục nguồn thành phần nộp lưu; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu… - Số lượng cán văn thư sở (01 người), số lượng công việc quan tương đối lớn,vì Sở nên bổ sung thêm cán văn thư có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực tốt công tác văn thư Sở LĐTBXH Tuyên Quang - Sở cần trang bị thêm trang thiết bị, đồ dùng để phục vụ cho công tác lưu văn bản; b) Đối với khoa, trường Để sinh viên có điều kiện vận dụng kiến thức học trường vào thực tế công việc nắm chi tiết, hiểu sâu công tác Văn thư quan thực tập, nhà trường nên tạo điệu kiện kéo dài thời gian thực tập sinh viên Chính Nhà trường cần quan tâm tạo điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập cuối khóa để sinh viên tiếp xúc thực tế công tác Văn thư -Lưu trữ nhiều hơn, hội cho sinh viên chúng em học hỏi thêm kinh nghiệm hành trang chúng em bước vào làm việc cách động Trên thực tế chúng em mong trình học tập Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường Nhà trường nên tạo điều kiện tổ chức chuyến thực tế để tham quan học hỏi thêm kinh nghiệm nghề nghiệp cho sinh viên quan để biết phương pháp cách thức thực trình thực nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Báo cáo toàn thực trạng công tác Văn thư Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Tuyên Quang mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập quan Qua thời gian thực tập quý Sở giúp em có nhìn đầy đủ toàn diện thực trạng công tác Văn thư Sở nối riêng quan Nhà nước nói chung Giúp có nhìn sâu sắc kiến thức, kĩ nghiệp vụ mà học trường, để từ so sánh, đối chiếu với điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận thân Đồng thời qua thấy khó khăn công việc, hạn chế thân mình, thấy đan xen nhiều yếu tố khác để hoàn thành tốt công việc Đồng thời tích lũy chút kinh nghiệm, học cho thân trình làm việc tổ chức công tác Văn thư công tác quan tổ chức sau Những kết báo cáo trình tìm hiểu, làm việc học hỏi nghiêm túc thân em trình thực tập Sở LĐTBXH Tuyên Quang Một lần nữa, qua Báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đọa Sở, Cán hướng dẫn, Cán Văn thư công tác Sở LĐTBXH Tuyên Quang cung cấp số liệu, tư liệu quý báu, bảo, hướng dẫn tận tình tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập này./ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Một số văn Sở Lao động- Thương binh Xã hội Tuyên quang ban hành Mẫu sổ đăng kí văn đến cở sở liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàng Yến 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6