Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH 3 I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh 3 1. Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh 3 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh 4 3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh 5 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND Huyện Đông Anh 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND Huyện Đông Anh 5 1.1. Vị trí, chức năng 6 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Anh 10 2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Anh 11 III. Tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông Anh 11 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại UBND Huyện Đông Anh 11 1.1. Tiếp khách, đãi khách. 12 1.2. Tổ chức phòng làm việc khoa học 12 1.3. Tổ chức hội họp 12 1.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo 12 2. Khảo sát công tác văn thư tại UBND Huyện Đông Anh 13 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư 13 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 13 2.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 14 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 16 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 17 I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách 17 1. Tiếp khách 17 1.1. Đón khách 18 1.2. Giải quyết công việc cho khách 18 1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp 20 2. Đãi khách 20 II. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại UBND Huyện Đông Anh 22 1. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23 2. Các loại chương trình, kế hoạch công tác 23 3. Đánh giá việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 24 III. Công tác chuẩn bị hội họp tại UBND huyện Đông Anh 24 1. Quy trình tổ chức hội họp 25 1.1. Trước khi tiến hành hội họp 25 1.2. Tiến hành hội họp 26 1.3. Kết thúc hội họp 27 2. Đánh giá về công tác tổ chức hội họp 27 IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND Huyện Đông Anh 28 1. Trước khi Lãnh đạo đi công tác 28 2. Trong thời gian Lãnh đạo đi công tác 30 3. Sau khi Lãnh đạo đi công tác về 30 V. Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc tại UBND Huyện Đông Anh 30 1. Đánh giá chung 30 2. Đánh giá về cách bố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký văn phòng 31 2.1. Phòng làm việc của Lãnh đạo 31 2.2. Phòng làm việc của Thư ký 32 VI. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng tại UBND Huyện Đông Anh 32 1. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký 33 2. Đánh giá về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng của người Thư ký văn phòng tại UBND Huyện Đông Anh 37 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế. 38 KẾT LUẬN 40 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH I Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh Giới thiệu chung Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh .3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh .4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND Huyện Đông Anh .5 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng HĐND & UBND Huyện Đơng Anh 1.1 Vị trí, chức 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phịng HĐND & UBND huyện Đơng Anh 10 Bản mô tả công việc Lãnh đạo Văn phịng vị trí khác máy Văn phịng HĐND & UBND huyện Đơng Anh 11 III Tình hình hoạt động cơng tác người Thư ký văn phịng UBND huyện Đơng Anh 11 Khảo sát chức năng, nhiệm vụ người Thư ký văn phịng UBND Huyện Đơng Anh 11 12 1.1 Tiếp khách, đãi khách 12 1.2 Tổ chức phòng làm việc khoa học 12 1.3 Tổ chức hội họp .12 1.4 Tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo 13 Khảo sát công tác văn thư UBND Huyện Đông Anh 13 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư 13 2.2 Tổng số văn đến năm .13 2.3 Phương pháp quản lý văn đến 14 2.4 Công tác lập hồ sơ hành 16 Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG ANH 17 I Hoạt động tiếp khách, đãi khách 17 Tiếp khách 18 1.1 Đón khách 18 1.2 Giải công việc cho khách 19 1.3 Kết thúc trình giao tiếp 20 Đãi khách 21 II Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ UBND Huyện Đơng Anh 23 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác .23 Các loại chương trình, kế hoạch cơng tác 24 Đánh giá việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác 24 III Công tác chuẩn bị hội họp UBND huyện Đông Anh .25 Quy trình tổ chức hội họp 26 1.1 Trước tiến hành hội họp 26 1.2 Tiến hành hội họp 27 1.3 Kết thúc hội họp .27 Đánh giá công tác tổ chức hội họp .28 IV Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND Huyện Đông Anh 28 1.Trước Lãnh đạo công tác 29 Trong thời gian Lãnh đạo công tác 31 Sau Lãnh đạo công tác 31 V Nhận xét ưu, nhược điểm mơ hình tổ chức phịng làm việc UBND Huyện Đơng Anh 31 Đánh giá chung 31 Đánh giá cách bố trí phịng làm việc Lãnh đạo Thư ký văn phòng .32 2.1 Phòng làm việc Lãnh đạo 32 Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 2.2 Phòng làm việc Thư ký .33 VI Kỹ giao tiếp người Thư ký hoạt động văn phịng UBND Huyện Đơng Anh 33 1.Kỹ giao tiếp người Thư ký 34 Đánh giá kỹ giao tiếp người Thư ký .37 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I Nhận xét, đánh giá chung cơng tác văn phịng người Thư ký văn phịng UBND Huyện Đơng Anh 38 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế .40 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC .1 PHỤ LỤC Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI NÓI ĐẦU Trong xã hội đại ngày nay, văn phòng phận thiếu quan tổ chức Văn phòng giữ vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức; nơi cung cấp lưu trữ nguồn thông tintin cậy, cần thiết để thực mục tiêu phục vụ công tác điều hành quản lý Theo đó, xuất người Thư ký văn phịng điều tất yếu khơng thể thiếu vai trò họ ngày khẳng định rõ rệt Cùng với xu hội nhập phát triển giới, ngành Thư ký ngày phát triển xuất tất đơn vị hành quan tổ chức Xã hội ngày phát triển ngành Thư ký văn phịng có u cầu cao, với vai trò người tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan việc học hỏi để trở thành người thư ký chuyên nghiệp quan trọng Và để trở thành người Thư ký chuyên nghiệp đòi hỏi người Thư ký phải tự cố gắng học hỏi tri thức mới, ln ln tự hồn thiện kỹ nghiệp vụ, đổi tư để phù hợp với thời đại môi trường xung quanh Nắm bắt yêu cầu thực tế đó, từ ngày đầu thành lập, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở chuyên ngành Thư ký văn phòng với mục đích đào tạo đội ngũ cán thư ký có khả trình độ chun mơnđáp ứng yêu cầu công việc xã hội Và sinh viên tiếp xúc với công việc thực tế, Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan tổ chức để áp dụng kiến thức học vào thực tiễn, có nhìn tổng quan, đắn phong cách môi trường làm việc sau trường Là sinh viên năm khoa Quản trị Văn phòng, bảo hướng dẫn thầy trưởng khoa Ths.Nguyễn Mạnh Cường cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường giảng viên khoa Quản trị văn phòng nhà trường Được đồng ý tiếp nhận Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà giúp đỡ Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh, em cử đến kiến tập Văn phòng HĐND & UBND huyện kể từ ngày 16/3/2015 đến hết ngày 05/5/2015 Trong thời gian kiến tập Văn phòng em củng cố phần kiến thức học ghế nhà trường, áp dụng cách tích cực kinh nghiệm quý báu ứng xử giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc nhân viên Văn phòng, nâng cao nhận thức nghiệp vụ chuyên ngành Thư ký Được làm việc bám sát với kiến thức đào tạo nhà trường, em thấy tầm quan trọng môn học tiềm phát triển nghề Thư ký Em tin bước đà quan trọng cho trình học tập làm việc thân sau Với giúp đỡ thầy, cô giáo cán quan, em hồn thành khóa thực tập Và báo cáo kết mà em thu thời gia thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đônh Anh Tuy nhiên thời gian thực tập không dài kinh nghiệm chưa nhiều nên làm báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy cô Khoa Nhà trường; đóng góp ý kiến cán quan đẻ báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn! Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH I Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh Giới thiệu chung Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh (UBND Huyện Đông Anh nay) Đông Anh Huyện ngoại thành, vị trí cửa ngõ phía Bắc Thủ đô Hà Nội, nằm vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ du lịch Chính phủ Thành phố phê duyệt, đấu mối giao thông quan trọng nối Thủ Đô Hà Nội với Tỉnh phía Bắc - Tổng diện tích đất tự nhiên: 18.230 ha; đó: Đất nơng nghiệp 9.785 Huyện có 23 xã, thị trấn; 156 thơn, làng 62 tổ dân phố; Đến Huyện có 85 làng văn hố, có 35 làng văn hoá cấp Thành phố; Dân số 331.000 người, đó: dân cư thị chiếm 11% - Có 33,3 km đường sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) 20 km sông nội Huyện (sông Thiếp – Ngũ Huyện khê) - Có 33 km đường sắt, ga thuộc tuyến Hà Nội Lào Cai; Hà Nội Thái Nguyên có đường QL3, quốc lộ Thăng Long - Nội Bài, QL 23 Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Về Cơng nghiệp Đơng Anh có khu cơng nghiệp lớn: Khu công nghiệp Đông Anh khu công nghiệp Thăng Long Ngồi ra, địa bàn Huyện cịn có số làng nghề truyền thống đầu tư phát triển mạnh xã Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú… Đóng địa bàn Huyện có 700 công ty TNHH, 355 công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tư nhân, gần 30 công ty nhà nước, 11 công ty TNHH nhà nước thành viên 13.000 hộ kinh doanh cá thể Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị cơng dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã, thị trấn Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh UBND huyện Đơng Anh bao gồm phịng ban với cấu tố chức máy xếp theo chiều ngang Các phịng thuộc UBND huyện bao gồm: Phịng Tài kế hoạch, Phịng Nội vụ, Phịng Văn hóa thơng tin (hay nhà văn hóa), Phịng Kinh tế, Phịng Quản lý thị, Phịng Giáo dục đào tạo, Phịng Tài ngun mơi trường, Phịng Tư pháp, Văn phịng HĐND & UBND,… Bộ máy lãnh đạo UBND huyện Đông Anh có thống từ xuống với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Trưởng, Phó phịng cán bộ, cơng nhân viên chức làm việc Ủy ban Các lãnh đạo chủ chốt, giữ vai trò đặc biệt quan trọng UBND huyện bao gồm: Chủ tịch: Phạm Văn Châm Phó chủ tịch: Trần Đình Nam Phó chủ tịch: Hồng Kế Khiêm Phó chủ tịch: Hà Văn Khanh Chánh Văn Phòng HĐND&UBND: Lê Minh Đức Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Đông Anh: (Xem phụ lục số 01) II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND Huyện Đơng Anh Trương Thị Hường phịng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng HĐND & UBND Huyện Đơng Anh 1.1 Vị trí, chức - Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thong tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, giúp Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước cơng tác dân tộc - Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư khách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu kiểm tra, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng Ủy ban nhân dân thành phố 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân huyện - Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân huyện Đôn đốc, kiểm tra phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định pháp luật - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật - Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, định - Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể nhân dân huyện quan tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương - Tổ chức công bố, truyền đạt đinh, thị Ủy ban nhân dân huyện; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn - Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành nhà nước Ủy ban nhân dân huyện - Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC SỐ 03: BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG VÀ CÁC VỊ TRÍ KHÁC TRONG BỘ MÁY CỦA VĂN PHỊNG HĐND & UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Bản mơ tả cơng việc lãnh đạo văn phịng Lãnh đạo văn phịng HĐND & UBND huyện Đơng Anh gồm: 01 Chánh văn phịng 03 Phó Chánh văn phịng phụ trách lĩnh vực định hoạt động văn phòng a) Chánh văn phòng – Lê Minh Đức * Trách nhiệm: - Thủ trưởng đơn vị; lãnh đạo điều hành tồn diện lĩnh vực cơng tác Văn phòng HĐND UBND huyện theo chức năng, nhiệm vụ giao Chịu trách nhiệm trước HĐND Chủ tịch UBND huyện hoạt động Văn phòng Điều phối cơng tác Phó Văn phịng, phận trực thuộc Văn phòng để đảm bảo máy hoạt động hiệu - Chịu trách nhiệm đạo máy Văn phòng xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác HĐND UBND huyện hàng tuần, tháng, quý, năm - Tham mưu giúp Chủ tịch HĐND UBND huyện đạo, điều hành chung truyền đạt, thể chế hóa ý kiến đạo thuộc lĩnh vực Chủ tịch phụ trách Chủ tịch có yêu cầu - Chỉ đạo gửi văn đạo Thành phố, Huyện ủy, HĐND, UBND huyện đến Phó Văn phịng theo lĩnh vực cơng việc phụ trách - Phân công cán trực tiếp tham mưu, giúp HĐND UBND huyện, Chủ tịch HĐND Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành, giám sát lĩnh vực: HĐND, Quy hoạch; Kế hoạch - đầu tư; Nội chính, an ninh, quốc phịng – qn địa phương; Công tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tôc cáo phản ánh kiến nghị công dan; Phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Cải cách hành chính; Tổ chức Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà máy cán bộ; Những vấn đề lớn, đột xuất thuộc lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, đối nội, đối ngoại Huyện; công tác phối hợp HĐND UBND huyện với quan Huyện ủy, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban mặt trận Tổ quốc, đoàn thể nhân dân; UBND xã, thị trấn đơn vị, doanh nghiệp địa bàn Huyện - Phát ngôn viên HĐND, UBND huyện; trao đổi, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền; ủy quyền cho Phó Chánh Văn phịng tổng hợp hồ sơ, tài liệu trả lời vấn đề báo chí nêu thuộc lĩnh vực phân công - Chỉ đạo hoạt động đơn vị: Phịng Nội vụ, Thanh tra, Cơng an, Ban huy Quân Huyện, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Đại đội 15 – Trung đoàn cảnh sát động - Tham mưu, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân thuộc lĩnh vực phân cơng b) Phó Chánh văn phịng – Hồng Hải Đăng, Trưởng ban Tiếp dân - Giúp Chánh Văn phòng tham mưu với UBND huyện (trực tiếp cho Chủ tịch Phó Chủ tịch) đạo, điều hành lĩnh vực: + Kinh tế; Tài chính; Cơng nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; Thương mại dịch vụ, doanh nghiệp; Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản; Kinh tế tập thể; Xây dựng nơng thơn; - Được Chánh Văn phịng ủy quyền: Chỉ đạo, điều hành hoạt động chung Văn phòng Chánh Văn phòng vắng + Ký duyệt văn phòng phẩm phận thuộc Văn phịng; phịng, ban thuộc dự tốn Văn phịng trước phận phô tô thực phô tô gửi; + Tham mưu, tổng hợp báo cáo thuộc khối phụ trách giúp việc nhiệm vụ Phó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban làm Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt dự án; Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà + Tham mưu đạo, tổng hợp tiến độ thực Chương trình cơng tác trọng tâm, cơng trình trọng điểm cấp ủy theo định kỳ đảm bảo tiến độ + Tổng hợp xây dựng báo cáo UBND huyện kỳ họp Huyện ủy, HĐND, UBND huyện; chuẩn bị báo cáo thường kỳ, đột xuất UBND huyện theo phân công Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện; Chánh Văn phịng; cơng tác tổng hợp, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng hàng tuần, tháng, quý, tháng, tháng năm; báo cáo sơ kết nhiệm kỳ kỳ Đại hội Đảng Huyện - Trao đổi, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền; đề nghị quan liên quan Huyện trả lời vấn đề mà báo chí nêu thuộc lĩnh vực phân cơng - Giúp chánh Văn phịng hoạt động cơng tác thi đua khen thưởng đơn vị - Lập dự trù kinh phí chi tiêu ngân sách hàng tháng, quý, năm, Văn phòng phục vụ hoạt động HĐND, UBND Huyện quan UBND Huyện theo quy định trình Chánh Văn phịng phê duyệt; đơn đốc tốn chứng từ tiêu Văn phịng đơn vị dự tốn trực thuộc Văn phịng; đơn đốc cơng tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí quan UBND Huyện - Công tác lễ tân, khánh tiết, hậu cần phục vụ họp, hội nghị, tiếp khách HĐND UBND Huyện, Văn phòng HĐND UBND Huyện - Công tác tiếp dân, đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ quan - Chăm lo đời sống tinh thần, vật chất cho cán bộ, cơng chức phịng -Phụ trách phận: Tổng hợp, Bảo vệ, Nhà ăn, Hành – Nội vụ Lễ tân, Lái xe, Tiếp dân - Điều động xe ô tô theo lịch công tác yêu cầu đột xuất Thường trực HĐND UBND Huyện theo quy định điều xe quan UBND Huyện Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Theo dõi công tác đơn vị: Phịng Tài – Kế hoạch, Phịng Kinh tế, Chi cục thuế, Ngân hàng, Kho bạc nhà nước, Chi cục thi hành án, Trung tâm khuyến nông,Trạm thú y, Trạm bảo vệ thực vật; Hạt quản lý đê số 4, Công ty TNHH thành viên đầu tư phát triển thủy lợi Hà Nội, Xí nghiệp Quản lý Khai thác cơng trình thủy lợi Đơng Anh, Chi cục thống kê, Đội quản lý thị trường số 9, Phịng Cảnh sát PCCC Đơng Anh - Tham mưu giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân đảm bảo quy định - Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng lĩnh vực giao phụ trách thực nhiêm vụ khác Chánh Văn phịng phân cơng c) Phó Chánh Văn phịng – Nguyễn Văn Hồng, Trưởng phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành - Giúp Chánh Văn phịng tham mưu với Thường trực HĐND công tác đạo điều hành hoạt động HĐND, Thường trực HĐND Ban HĐND đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu quả, cụ thể: + Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác tháng, q, tháng năm HĐND, Thường trực HĐND xã, thị trấn thực chương trình, kế hoạch công tác HĐND, Thường trực HĐND Huyện sau ban hành + Đôn đốc việc chuẩn bị báo cáo, đề án; tham gia ý kiến nội dung trình soạn thảo đề án HĐND, Thường trực HĐND Huyện xem xét, định + Tổng hơp, đôn đốc đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung tiếp xúc cử tri trước sau kỳ họp, hội nghị chuyên đề phục vụ kỳ họp thường kỳ, đột xuất HĐND; họp làm việc Thường trực HĐND Huyện với quan, đơn vị, tổ chức công dân; công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử HĐND cấp - Giúp Chánh Văn phòng tham mưu với UBND Huyện (trực tiếp cho Chủ tịch Phó Chủ tịch) đạo, điều hành lĩnh vực: + Xây dựng quản lý đô thị, giao thơng; Tài ngun mơi trường; Giải phóng mặt Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà + Cơng tác cải cách hành quan UBND Huyện đơn vị theo quy định + Hoạt động phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành chính; Cơng tác phối hợp với phịng, ban chuyên môn; Trực tiếp ký bàn giao hồ sơ hành hàng ngày với đơn vị chun mơn thụ lý; Kiểm sốt hoạt động thu – chi tài phận Phối hợp với đồng chí Phó Chánh Văn phịng phụ trách phận Cơng nghệ thơng tin tham mưu với Chánh Văn phòng, lãnh đạo UBND Huyện xây dựng quan điện tử đảm bảo quy định, tiến độ chất lượng - Trao đổi, cung cấp thơng tin cho báo chí theo thẩm quyền; đề nghị quan liên quan Huyện trả lời vấn đề mà báo chí nêu thuộc lĩnh vực phân công - Phụ trách phận: HĐND Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành - Theo dõi cơng tác đơn vị: Phịng Quản lý thị, Phịng Tài nguyên môi trường, Ban quản lý dự án, Ban bồi thường giải phóng mặt bằng, Trung tâm phát triển quỹ đất, Đội tra xây dựng, Đội tra giao thơng vận tải, Điện lực Đơng Anh, Xí nghiệp mơi trường đô thị Đông Anh - Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND Huyện giải vấn đề liên quan đến công tác dân tộc địa bàn Huyện - Tham mưu, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân thuộc lĩnh vực phân cơng - Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng lĩnh vực giao phụ trách thực nhiệm vụ khác Chánh Văn phịng phân cơng d) Phó Chánh Văn phịng – Nguyễn Tất Vũ, Trưởng phận Cơng nghệ thơng tin - Giúp Chánh Văn phịng tham mưu với UBND Huyện (trực tiếp cho Chủ tịch Phó Chủ tịch) đạo điều hành lĩnh vực: + Giáo dục – Đào tạo, Văn hóa – Thơng tin, Thể dục – Thể thao, Du lịch, Khoa học cơng nghệ, Bưu – Viễn thơng, Y tế, Lao động thương Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà binh xã hội, Dân số gia đình trẻ em, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo, tổ chức hội, vấn đề xã hội khác + Tham mưu, tổng hợp báo cáo thuộc khối phụ trách giúp việc nhiệm vụ Phó chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban làm Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt dự án + Ký văn Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND Chánh Văn phòng ủy quyền đảm bảo hoạt động hiệu - Phụ trách phận: Công nghệ thông tin, Văn thư lưu trữ phô tô - Theo dõi cơng tác đơn vị: Phịng Văn hóa Thơng tin, Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Tư pháp, Phòng Lao động – TBXH, Phòng y tế, Nhà văn hóa, Trung tâm thể dục thể thao, Đài phát Đơng Anh, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Hội chữ thập đỏ, quan đơn vị thuộc khối tổ chức xã hội khác, trường trung học phổ thông, Trung tâm giáo dục thường xuyên, Trung tâm kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, dạy nghề số 6, Bảo hiểm xã hội, Bệnh viện đa khoa Đông Anh, Bệnh viện Bắc Thăng Long, trường, sở đào tạo nghề, trung tâm y tế, sở hoạt động y, dược địa bàn Huyện - Tham mưu, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân thuộc lĩnh vực phân công - Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng lĩnh vực giao phụ trách thực nhiệm vụ khác Chánh Văn phịng phân cơng Bản mơ tả cơng việc vị trí khác máy Văn phòng a) Bộ phận tổng hợp Văn phòng HĐND&UBND Huyện * Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm: - Chuẩn bị điều kiện tổ chức họp, hội nghị (giấy mời, nội dung, chương trình…); văn sau họp theo kết luận lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND Huyện giao; đồng thời tổng hợp, theo dõi, đôn đốc thực ý kiến kết luận, đạo tham dự họp Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Phối hợp với Bộ phận Hành – Lễ tân, Kế tốn – Tài vụ chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội nghị; Bộ phận Công nghệ thông tin nhắn tin mời ý kiến đạo lãnh đạo TT HĐND, UBND Huyện - Phối hợp với phận Văn thư lưu trữ theo dõi xử lý văn đi, văn đến; tổng hợp, đôn đốc ý kiến đạo giao nhiệm vụ lãnh đạo TT HĐND, UBND huyện giao cho phòng, ban, đơn vị đảm bảo tiến độ; phssnj phô tô để phô tô chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, hội nghị - Thẩm định thể thức, nội dung giúp lãnh đạo văn phòng văn phịng, ban, đơn vị trình lãnh đạo TT HĐND, UBND Huyện teo lĩnh vực phân công - Đôn đốc phòng, ban, đơn vị; UBND xã, thị trấn thuộc khối tham mưu tổng hợp lĩnh vực thuộc khối theo định kỳ, báo cáo lãnh đạo Văn phòng đảm bảo tiến độ - Tham mưu xây dựng lịch cơng tác tuần; chương trình cơng tác tháng, quý, năm HĐND, UBND Huyện; Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần tình hình thực nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, công tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tố cáo, vấn đề nhạy cảm, xúc dân sinh hoạt động đạo, điều hành TT HĐND, UBND Huyện; tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình thực nhiệm vụ kinh tế - xã hội hàng tháng, quý, tháng năm theo lĩnh vực giao, báo cáo lãnh đạo Văn phịng trình UBND Huyện - Làm nhiệm vụ biên tập, dự thảo viết, phát biểu TT HĐND, UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Được tham dự họp TT HĐND, UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Tiếp nhận, phân loại; chuyển phịng, ban, đơn vị; UBND xã, thị trấn; đơn đốc tổng hợp, báo cáo kết giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh công dân theo thẩm quyền quy định - Tham mưu đảm bảo hoạt đọng HĐND, Thường trực Ban HĐND Huyện, chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ buổi tiếp xúc cử tri, kỳ họp UBND Huyện, buổi tiếp xúc cử tri đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố theo dõi hoạt động HĐND xã, thị trấn Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà b) Nhiệm vụ trách nhiệm vị trí khác * Đồng chí Nghiêm Thị Minh – Chuyên viên: Tham mưu, tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng lĩnh vực sau: - Thường trực công tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân theo quy định - Các lĩnh vực thuộc khối: xây dựng quản lý đô thị, giao thông; Tài nguyên mơi trường; Giải phóng mặt - Đơn đốc, tổng hợp lĩnh vực thuộc đơn vị: Phòng Quản lý thị, Phịng Tài ngun mơi trường, Ban quản lý dự án, Ban bồi thường giải phóng mặt bằng, Trung tâm phát triển quỹ đất đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc khối - Phối hợp với phận Văn thư theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc giải văn đi, văn đến quan UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Thực nhiệm vụ khác Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng phân cơng * Đồng chí Phạm Hồng Phong – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phòng lĩnh vực sau: - Chuyên trách công tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân theo quy định - Các lĩnh vực thuộc khối: Quy hoạch, Kế hoạch đầu tư, Nội chính, an ninh, quốc phòng – quân địa phương, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, cải cách hành - Đơn đốc, tổng hợp lĩnh vực thuộc đơn vị: Phịng Nội vụ, Thanh tra Cơng an, Ban huy Quân Huyện đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc khối - Tổng hợp tiến độ thực Chương trình cơng tác trọng tâm, cơng trình trọng điểm cấp ủy theo định kỳ đảm bảo tiến độ Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Phối hợp với phận Văn thư theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc giải văn đi, văn đến quan UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Thực nhiệm vụ khác Chánh, Phó Chánh văn phịng phân cơng * Đồng chí Nguyễn Văn Linh – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chánh - Phó Văn phịng lĩnh vực sau: - Các lĩnh vực thuộc khối: Tài chính, Cơng nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, Thương mại dịch vụ, doanh nghiệp, Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, Kinh tế tập thể, Xây dựng nông thôn - Đôn đốc, tổng hợp lĩnh vực thuộc đơn vị: Phong Tài – Kế hoạch, Phịng kinh tế đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc khối - Tổng hợp xây dựng báo cáo cơng tác tuần, tháng, q, năm tình hình thực nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh quốc phịng, cơng tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tố cáo, vấn đề nhạy cảm, xúc dân sinh hoạt động đạo, điều hành TT HĐND, UBND Huyện - Phối hợp với phận Văn thư theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc giải văn đi, văn đến quan UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Thực nhiệm vụ khác Chánh, Phó Chánh văn phịng phân cơng * Đồng chí Trịnh Minh Đức – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chánh – Phó Chánh Văn phịng lĩnh vực sau: - Hoạt động UBND, Thường trực Ban HĐND Huyên - Chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND phục vụ tiếp xúc cử tri trước sau kỳ họp Theo dõi hoạt động HĐND xã, thị trấn - Các lĩnh vực thuộc khối: Giáo dục – Đào tạo; Văn hóa thơng tin; Thể dục thể thao; Du lịch; Khoa học cơng nghệ; Bưu viễn thơng; Y tế; Lao động – TBXH; Dân số, gia đình trẻ em; Bảo hiểm xã hội; Công tác tô giáo, tổ chức hội Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Đôn đốc, tổng hợp lĩnh vực thuộc đơn vị: Phịng Văn hóa thơng tin, Phịng Giáo dục đào tạo, Phịng Tư pháp, Phòng Lao động – TBXH, Phòng Y tế, Nhà văn hóa, Trung tâm dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Hội chữ thập đỏ đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc khối - Đôn đốc, tổng hợp trả lời kiến nghị cử tri với kỳ họp HĐND Huyện - - Phối hợp với phận Văn thư theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc giải văn đi, văn đến quan UBND Huyện theo lĩnh vực phân công - Công tác tiếp dân, giải đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị công dân theo quy định - Thực nhiệm vụ khác Chánh, Phó Chánh văn phịng phân cơng Trương Thị Hường phịng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC SỐ 04: VÍ DỤ VỀ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Trương Thị Hường phịng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC SỐ 05: VÍ DỤ VỀ VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC SỐ 06: VÍ DỤ VỀ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC SỐ 07: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG (Phịng Phó Chánh Văn phòng) 10 11 12 5 5 Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Chú giải: Cửa vào Bàn làm việc Tủ cá nhân Tủ hồ sơ, tài liệu Ghế Điều hòa Quạt trần Bàn tiếp khách Máy tính 10 Máy fax 11 Điện thoại 12 Máy in Trương Thị Hường phòng K7 Lớp: Thư ký văn