PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND Huyện Đông Anh
Trong mỗi cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển thì việc Lãnh đạo đi công tác đi đến những cơ quan, tổ chức khác là hoạt động thường xuyên và khá là quan trọng. Mỗi một chuyến đi là để nhằm thực hiện nhiều mục đích khác nhau như: đi giao lưu hợp tác, đi ký kết hợp đồng, đi khảo sát thực tế hoặc cũng có thể là đi thanh, kiểm tra… Và để có một chuyến đi công tác cho Lãnh đạo đạt được kết quả tốt nhất thì công tỏc tổ chức, chuẩn bị cho chuyến đi đú là vụ cựng quan trọng. Xỏc định rừ tầm quan trọng của các chuyến đi công tác, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh thường xuyên có những chuyến đi công tác tới các cơ quan khác để nhằm học hỏi thêm kinh nghiệm quản lý, giao lưu tăng cường mối quan hệ.
1. Trước khi Lãnh đạo đi công tác
Tại Ủy ban huyện Lãnh đạo là người quyết định chuyến đi công tác, việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ mà Văn phòng đảm nhận. Do đó, Lãnh đạo Văn phòng phân công Thư ký văn phòng thực hiện việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của Lãnh đạo.
- Khi Lãnh đạo có thông báo về chuyến đi công tác, Thư ký văn phòng sẽ xếp lịch cho chuyến di đó.
- Khi Chủ tịch đi công tác thì Phó Chủ tịch được phân công ở lại cơ quan thay mặt giải quyết công việc.
- Trong trường hợp khi cả Chủ tịch và các Phó chủ tịch đều có lịch đi công tác thì Thư ký văn phòng có trách nhiệm sắp xếp hợp lý để trong cơ quan vẫn có người ở lại giải quyết công việc.
Trong mỗi chuyến đi công tác, Thư ký cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Đầu tiên là liên hệ đến nơi Lãnh đạo đi công tác có thể bằng văn bản, điện thoại, hoặc đến liên hệ trực tiếp. Như đi kiểm tra tình hình thực tế phòng chống dịch bệnh ở các xã trong huyện, đi tham dự Hội thảo, Hội nghị của UBND Thành phố… tất cả đều được liên hệ trước và Thư ký phải cung
cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi như: thời gian, địa điểm, mục đích, thành phần đoàn… cho cơ quan mà mình đến công tác.Trường hợp đi công tác dài ngày Thư ký còn phải liên hệ với nơi đến để đặt phòng, chuẩn bị nơi ăn nghỉ cho đoàn, nội dung và thời gian làm việc.
- Khi đã liên hệ chuyến đi, Thư ký còn chuẩn bị cho Lãnh đạo các văn bản, tài liệu phục vụ cho chuyến đi đó, các văn bản được sắp xếp theo trình tự, tiết kiệm thời gian cho Lãnh đạo khi cần sử dụng tài liệu.
Tùy vào nội dung chuyến đi công tác của Lãnh đạo, Thư ký sẽ chuẩn bị tài liệu.
+ Trường hợp đi đến các xã để truyền đạt chính sách, chủ trương mới thì mang theo các văn bản.
+ Nếu đi họp, dự hội nghị ở Thành phố thì mang theo các bản tham luận, các bài báo cáo hoặc bài phát biểu.
+ Nếu đi kiểm tra tình hình khảo sát đất đai, môi trường sinh thái… ở các xã thì những chuyến đi này chỉ diễn ra trong thời gian ngắn Thư ký không cần lập kế hoạch.
- Các chuyến đi công tác là ở nước ngoài thì những văn bản, tài liệu các giấy tờ mà Lãnh đạo mang theo khi đi công tác đơn giản chỉ giấy mời, giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân và danh thiếp.
- Ngoài ra căn cứ vào tính chất công việc và số lượng thành phần đoàn cũng như mức độ xa hay gần mà Thư ký chuẩn bị phương tiện đi lại cho Lãnh đạo cũng như đoàn đi cùng.
+ Trường hợp đi công tác đến các tỉnh, thành phố ở xa thì phương tiện là ô tô hoặc máy bay.
+ Nếu đến các nơi lân cận thì chủ yếu là đi ô tô.
+ Bên cạnh đó Thư ký cần chuẩn bị về quà tặng, thuốc men và một số vật dụng khác.
- Cuối cùng Thư ký chuẩn bị và lập bảng dự trù kinh phí. Sau đó tiến
hành quyết toán kimh phí đi công tác của lãnh đạo. Tại Ủy ban nhân dân Huyện việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo thường xuyên được Thư ký trong Văn phòng sắp xếp lịch và thông báo với các phòng, ban chức năng có liên quan đến chuyến đi của Lãnh đạo để phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Trong thời gian Lãnh đạo đi công tác
Trong khi Lãnh đạo đi công tác Văn phòng cũng như người Thư ký của Lãnh đạo trong Văn phòng có nhiệm vụ:
- Giữ liên lạc với Lãnh đạo trong suốt thời gian Lãnh đạo đi công tác.
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, ủy quyền trong thời gian Lãnh đạo đi công tác.
- Đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện công việc của các phòng, ban, đơn vị.
- Ghi nhật ký công việc và lưu giữ các văn bản, tài liệu liên quan trực tiếp tới Lãnh đạo.
3. Sau khi Lãnh đạo đi công tác về
- Thư ký văn phòng tiến hành báo cáo tình hình thực hiện công việc cho Lãnh đạo.
- Báo cáo cho Lãnh đạo những công việc đang tồn đọng để xin ý kiến chỉ đạo.
- Gửi lại cho Lãnh đạo những công văn, giấy tờ, thư từ, sách báo.
V. Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc tại