PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
III. Công tác chuẩn bị hội họp tại UBND huyện Đông Anh
Hội nghị, hội thảo hay các cuộc họp giao ban là hoạt động thường xuyên diễn ra trong các cơ quan nói chung và tại UBND huyện Đông Anh nói riêng, với mục đích là phổ biến các chủ chương, chính sách và bàn bạc tìm ra các biện pháp quản lý, điều hành… Vì vậy, bên cạnh hoạt động tiếp khách, đãi khách thì công tác tổ chức hội nghị là một công tác giữ vai trò quan trọng tại cơ quan.
Tại UBND huyện Đông Anh thường xuyên có các cuộc Hội nghị, các buổi Hội thảo các cuộc họp giao ban. Báo cáo tổng kết diễn ra rất nhiều trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa – Xã hội… của huyện nhằm mục đích tổng kết cũng như đưa xuống các xã, thị trấn để triển khai công việc. Trong các hoạt động trên thì họp là hoạt động diễn ra thường xuyên nhất ở ủy ban với nhiều mục đích khác nhau:
- Họp để truyền đạt các văn bản, chủ trương, chính sách mới của cấp trên như: văn bản quản lý của UBND Thành phố Hà Nội, các văn bản hướng
dẫn, luật của Chính phủ… xuống các phòng, ban, các đơn vị, các xã, thị trấn.
- Họp để bàn bạc đưa ra các biện pháp giải quyết với các vấn đề quan trọng như: dịch bệnh, tệ nạn xã hội…
- Họp để tổng kết, đánh giá các hoạt động của UBND huyện Đông Anh.
- Họp để khen thưởng, kỷ luật đối với các phòng, ban, cá nhân trong Ủy ban.
- …
1. Quy trình tổ chức hội họp
Trừ một số cuộc họp được triệu tập đột xuất thì thông thường công tác tổ chức hội họp ở Ủy ban được tiến hành theo trình tự nhất định.
1.1. Trước khi tiến hành hội họp a) Lập kế hoạch hội họp
Tùy vào quy mô, tính chất và tầm quan trọng của cuộc họp mà Lãnh đạo ra chỉ thị để người Thư ký lập kế hoạch hoặc không tiến hành lập kế hoạch hội họp hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Mỗi kế hoạch tổ chưc hội họp tất yếu đều đảm bảo những nội dung cơ bản đó là: thể thức văn bản, tính khả thi khi triển khai và thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau khi kế hoạch được duyệt Thư ký sao gửi cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai.
b) Chuẩn bị tổ chức hội họp
Sau khi nhận chỉ thị của Lãnh đạo về việc tổ chức hội họp (có thể bằng lời hoặc văn bản: kế hoạch tổ chức hội nghị) Thư ký văn phòng phối hợp với các bộ phận trong Văn phòng và các phòng, ban, đơn vị khác tiến hành tổ chức hội họp.
- Xây dựng chương trình nghị sự - Lập danh sách đại biểu và khách mời - Chuẩn bị về địa điểm tổ chức hội họp
- Chuẩn bị về thời gian hội họp - Chuẩn bị ghi biên bản hội họp 1.2. Tiến hành hội họp
Khi các khâu chuẩn bị cho cuộc họp được thực hiện, đảm bảo cho cuộc hội họp được diễn ra theo đúng kế hoạch. Thư ký và cán bộ trong Văn phòng tiến hành tổ chức hội họp.
* Đón đại biểu
Tại Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh, khi đón đại biểu là có một đội lễ tân có trách nhiệm đón tiếp, hướng dẫn đại biểu vào hội trường và đưa họ đến đúng vị trí ngồi.
* Điểm danh đại biểu
Tại Ủy ban, những cuộc họp mang tính chất nội bộ như họp triển khai công tác, họp báo cáo kết quả, họp giao ban thì người Thư ký tiến hành điểm danh đại biểu thông qua việc phát tài liệu trong cuộc họp cho đại biểu, ngoài ra với những cuộc họp lớn hơn có sự tham gia của đại biểu ngoài cơ quan, người Thư ký áp dụng một số hình thức để điểm danh đại biểu như:
- Điiểm danh qua thẻ đại biểu
- Điểm danh qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi
- Điểm danh qua đăng ký của trưởng đoàn đại biểu
* Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận và điều hành việc phát biểu tham luận, thảo luận, đóng góp ý kiến trong hội họp.
* Ghi biên bản hội họp 1.3. Kết thúc hội họp
Sau khi kết thúc hội họp, Thư ký tại Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh lưu biên bản hội họp. Mặc dù diễn ra rất nhiều cuộc họp, đối với những cuộc họp nhỏ thì chỉ lưu biên bản hội họp và lập hồ sơ đối với cuộc họp lớn.
Bên cạnh đó, người Thư ký tiến hành việc dọn dẹp địa điểm và các công việc khác liệ quan đến khâu kết thúc, tùy vào quy mô, mục đích của
cuộc họp mà tiến hành:
- Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp - Tổ chức họp rút kinh nghiệm
- Soạn thảo thư cám ơn đến các đại biểu quan trọng
Từ công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Đông Anh em đã có điều kiện tiếp xúc và được học hỏi thêm kinh nghiệm tổ chức một cuộc họp trên thực tế. Qua đây em sẽ có những bài học kinh nghiệm quý giá cho công việc sau này.
2. Đánh giá về công tác tổ chức hội họp
* Ưu điểm
- Thư ký văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện luôn chủ động trong mọi công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, xây dựng kế hoạch có tính khả thi cao, cụ thể, khoa học và thống nhất.
- Cỏc cuộc họp thường kỳ luụn đảm bảo đỳng thời gian, rừ ràng, theo một khuôn khổ nhất định.
- Công tác chuẩn bị phục vụ trước và sau cuộc họp luôn được đảm bảo thực hiện chu đáo cho tới khi kết thúc cuộc họp.
- Mỗi cuộc họp diễn ra theo quy trình thống nhất, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban, đơn vị.
- Hội họp diễn ra đáp ứng được những yêu cầu và mục đích được đề ra từ kế hoạch.
* Nhược điểm
- Việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp còn hạn chế, giới hạn ở những cuộc họp có quy mô lớn.
- Công tác lập hồ sơ hội họp không được thực hiện đồng bộ, chỉ lập hồ sơ một số cuộc họp quy mô lớn, quan trọng.
IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND