a) Bộ phận tổng hợp Văn phòng HĐND&UBND Huyện
* Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm:
- Chuẩn bị các điều kiện tổ chức cuộc họp, hội nghị (giấy mời, nội dung, chương trình…); ra các văn bản sau cuộc họp theo kết luận của lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND Huyện giao; đồng thời tổng hợp, theo dừi, đôn đốc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo và tham dự họp.
- Phối hợp với Bộ phận Hành chính – Lễ tân, Kế toán – Tài vụ chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp, hội nghị; Bộ phận Công nghệ thông tin nhắn tin mời và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo TT HĐND, UBND Huyện.
- Phối hợp với bộ phận Văn thư lưu trữ theo dừi xử lý văn bản đi, văn bản đến; tổng hợp, đôn đốc ý kiến chỉ đạo giao nhiệm vụ của lãnh đạo TT HĐND, UBND huyện giao cho các phòng, ban, đơn vị đảm bảo đúng tiến độ; bộ phssnj phô tô để phô tô chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, hội nghị.
- Thẩm định về thể thức, nội dung giúp lãnh đạo văn phòng các văn bản của các phòng, ban, đơn vị trình lãnh đạo TT HĐND, UBND Huyện teo lĩnh vực được phân công.
- Đôn đốc các phòng, ban, đơn vị; UBND các xã, thị trấn thuộc khối và tham mưu tổng hợp các lĩnh vực thuộc khối theo định kỳ, báo cáo lãnh đạo Văn phòng đảm bảo đúng tiến độ.
- Tham mưu xây dựng lịch công tác tuần; các chương trình công tác tháng, quý, năm của HĐND, UBND Huyện; Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần về tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, những vấn đề nhạy cảm, bức xúc dân sinh và hoạt động chỉ đạo, điều hành của TT HĐND, UBND Huyện; tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm theo lĩnh vực giao, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình UBND Huyện.
- Làm nhiệm vụ biên tập, dự thảo các bài viết, bài phát biểu của TT HĐND, UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Được tham dự các cuộc họp của TT HĐND, UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Tiếp nhận, phân loại; chuyển các phòng, ban, đơn vị; UBND các xã, thị trấn; đôn đốc tổng hợp, báo cáo kết quả giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo và phản ánh của công dân theo thẩm quyền đúng quy định.
- Tham mưu đảm bảo hoạt đọng của HĐND, Thường trực và các Ban HĐND Huyện, chuẩn bị các nội dung, tài liệu phục vụ các buổi tiếp xúc cử tri, các kỳ họp của UBND Huyện, các buổi tiếp xúc cử tri của đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố và theo dừi hoạt động của HĐND cỏc xó, thị trấn.
b) Nhiệm vụ và trách nhiệm của các vị trí khác
* Đồng chí Nghiêm Thị Minh – Chuyên viên: Tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực sau:
- Thường trực về công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo và phản ánh kiến nghị của công dân theo quy định.
- Các lĩnh vực thuộc khối: xây dựng và quản lý đô thị, giao thông; Tài nguyên môi trường; Giải phóng mặt bằng.
- Đôn đốc, tổng hợp các lĩnh vực thuộc các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài nguyên môi trường, Ban quản lý dự án, Ban bồi thường giải phóng mặt bằng, Trung tâm phát triển quỹ đất và các đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc khối.
- Phối hợp với bộ phận Văn thư theo dừi, đụn đốc, tổng hợp việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phân công.
* Đồng chí Phạm Hồng Phong – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng về các lĩnh vực sau:
- Chuyên trách về công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo và phản ánh kiến nghị của công dân theo quy định.
- Các lĩnh vực thuộc khối: Quy hoạch, Kế hoạch đầu tư, Nội chính, an ninh, quốc phòng – quân sự địa phương, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, cải cách hành chính.
- Đôn đốc, tổng hợp các lĩnh vực thuộc các đơn vị: Phòng Nội vụ, Thanh tra Công an, Ban chỉ huy Quân sự Huyện và các đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc khối.
- Tổng hợp tiến độ thực hiện các Chương trình công tác trọng tâm, các công trình trọng điểm của cấp ủy theo định kỳ đảm bảo tiến độ.
- Phối hợp với bộ phận Văn thư theo dừi, đụn đốc, tổng hợp việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Chánh văn phòng phân công.
* Đồng chí Nguyễn Văn Linh – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh - Phó Văn phòng về các lĩnh vực sau:
- Các lĩnh vực thuộc khối: Tài chính, Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Thương mại dịch vụ, doanh nghiệp, Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, Kinh tế tập thể, Xây dựng nông thôn.
- Đôn đốc, tổng hợp các lĩnh vực thuộc các đơn vị: Phong Tài chính – Kế hoạch, Phòng kinh tế và các đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc khối.
- Tổng hợp xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm về tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, những vấn đề nhạy cảm, bức xúc dân sinh và hoạt động chỉ đạo, điều hành của TT HĐND, UBND Huyện.
- Phối hợp với bộ phận Văn thư theo dừi, đụn đốc, tổng hợp việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Chánh văn phòng phân công.
* Đồng chí Trịnh Minh Đức – Cán bộ: Tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh – Phó Chánh Văn phòng về các lĩnh vực sau:
- Hoạt động của UBND, Thường trực và Ban HĐND Huyên.
- Chuẩn bị các tài liệu phục vụ các kỳ họp của HĐND và phục vụ tiếp xỳc cử tri trước và sau kỳ họp. Theo dừi hoạt động của HĐND cỏc xó, thị trấn.
- Các lĩnh vực thuộc khối: Giáo dục – Đào tạo; Văn hóa thông tin;
Thể dục thể thao; Du lịch; Khoa học công nghệ; Bưu chính viễn thông; Y tế;
Lao động – TBXH; Dân số, gia đình và trẻ em; Bảo hiểm xã hội; Công tác tô giáo, các tổ chức hội.
- Đôn đốc, tổng hợp các lĩnh vực thuộc các đơn vị: Phòng Văn hóa và thông tin, Phòng Giáo dục và đào tạo, Phòng Tư pháp, Phòng Lao động – TBXH, Phòng Y tế, Nhà văn hóa, Trung tâm dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Hội chữ thập đỏ và các đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc khối.
- Đôn đốc, tổng hợp trả lời kiến nghị cử tri với các kỳ họp HĐND Huyện.
- - Phối hợp với bộ phận Văn thư theo dừi, đụn đốc, tổng hợp việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan UBND Huyện theo lĩnh vực được phân công.
- Công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo phản ánh kiến nghị của công dân theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Chánh văn phòng phân công.
PHỤ LỤC SỐ 04: VÍ DỤ VỀ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
PHỤ LỤC SỐ 05: VÍ DỤ VỀ VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
PHỤ LỤC SỐ 06: VÍ DỤ VỀ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
PHỤ LỤC SỐ 07: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHềNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHềNG