Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh bắc ninh

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh 3 1.Vị trí, chức năng: 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 3 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế: 7 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở. 8 1. Chức năng. 8 2. Nhiệm vụ: 8 3. Cơ cấu tổ chức. 10 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG . 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng. 11 1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 12 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan. 13 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo cơ quan. 13 1.5. Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 14 2. Khảo sát về công tác văn thư. 14 2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan. 14 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan. 14 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 15 PHÂN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 17 I. Xây dựng lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác tháng, Chương trình công tác năm cho cơ quan. 17 II. Soạn thảo Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. 18 III. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở cơ quan. 34 IV. Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị cơ quan. 38 V. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại. Nhận xét ưu, nhược điểm. 40 VI. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận xét. 41 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư Bắc Ninh. 42 1. Ưu điểm. 42 2. Nhược điểm. 43 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 44 KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC

TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN

1 - Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Bích Vân

2 - Ngày tháng năm sinh: 24-10-1993

3 - Quê quán: Khu Vạn Phúc, phường Vạn An, TP

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN

1.Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Sở Kế hoạch

và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh

2.Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập:

- Giám đốc sở: Nguyễn Quốc Chung

- Phó Giám đốc sở: Nguyễn Phương Bắc

- Phó Giám đốc sở: Trần Đăng Truyền

- Phó Giám đốc sở: Ngô Tân Phượng

- Chánh văn phòng: Đỗ Mạnh Tưởng

- Phó chánh văn phòng: Đinh văn Hùng

Địa chỉ: Số 6, Lý Thái Tổ, phường Suối Hoa,

Thành phố Bắc Ninh

THÔNG TIN KHÁC

- Họ và tên cán bộ hướng dẫn:Nguyễn Thị Oanh

- Chức vụ: Cán bộ Văn thư

- Điện thoại:

- Địa chỉ: Số 6, Lý Thái Tổ,phường Suối Hoa, thành phốBắc Ninh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

-I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh 3

1.Vị trí, chức năng: 3

2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 3

3 Cơ cấu tổ chức và biên chế: 7

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở 8

1 Chức năng 8

2 Nhiệm vụ: 8

3 Cơ cấu tổ chức 10

-III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 11

1 Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 11

-1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan 11

-1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 12

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan 13

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo cơ quan 13

-1.5 Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 14

2 Khảo sát về công tác văn thư 14

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 14

-2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 14

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 15

-PHÂN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

CƠ QUAN 17

-I Xây dựng lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác tháng, Chương trình công tác năm cho cơ quan 17

II Soạn thảo Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan 18

III Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở cơ quan 34

IV Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị cơ quan 38

V Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại Nhận xét ưu, nhược điểm 40

VI Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan Nhận xét 41

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

-I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư Bắc Ninh 42

1 Ưu điểm 42

2 Nhược điểm 43

-II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44

KẾT LUẬN 45 -PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuậnlợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vựcnhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng một cách triệt

để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũngđòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo, môi trường cạnhtranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là

sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức,năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường côngnghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọngkhông thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy Văn phòng phải có ý thức đitrước một bước so với đơn vị khác trong nhiệm vụ đỏi mới Văn phòng Để làmđược điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâmđầutư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp Văn phòng có thể phát huy hết tiềmnăng thế mạnh của mình

Với chức năng, nhiệm vụ của mình Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là ngôitrường đào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: Văn thưlưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực, hành chính học, quản lýnhà nước, dịch vụ pháp lý, Đặc biệt là chuyên ngành Quản trị văn phòng làngành rất cần thiết của xã hội hiện đại trong quá trình hội nhập của đất nước.Sau khi tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nguồnnhân lực có trình độ cao về nghiệp vụ Văn phòng nên khi hoàn thành xongchương trình đào tạo trên ghé nhà trường lớp QTVP K7b được nhà trường tạođiều kiện để sinh viên mang kiến thức đã học áp dụng vào thực tế Đó là môhình đào tạo không những trang bị cho sinh viên về mặt lý thuyết mà còn giúpsinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan, đơn vị Mục đích của đợt thực tậpchủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi sinh viên quen vớicông việc, trực tiếp vận dụng nhũng kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinhnghiệm vững vàng khi ra công tác Qua đó cũng là dịp để sinh viên tập dượt, rènluyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của cán bộ văn phòng trong tương lai

Qua đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội cho sinh viên vận dụng các kỹnăng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiềukinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân

Thực tập tốt nghiệp là một môn học thực tiễn, bất cứ ngành học nào cũngphải có Nó đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dụng các tư duy, những kiếnthức đã học trên ghế nhà trường vào trong thực tế công việc Giúp sinh viên làmquen với công việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan Qua đợtthực tập tốt nghiệp sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ở trường vàbiết cách áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần

nhuyễn, tích lũy những kinh nhiệm để phục vụ cho công việc về sau và phát huytính linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống có thể xảy ra.Đồng thời qua quá trình thực tập tốt nghiệp Nhà trường có thể đánh giá đượcnăng lực thực sự của sinh viên trong quá trình học tập và giải quyết công việcthực tế.

Đối với bản thân tôi thì thực tập tốt nghiệp đã giúp tôi vững vàng hơn cảtrong trình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp vớicán bộ cơ quan, giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp tôi lĩnh hội đượcnhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mình

đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh nhiệmqua những người đi trước, rèn luyện được tính cần thiết cho một cán bộ vănphong trong tương lai

Qua quá trình thực tập tôi cũng rút ra được cho mình những điểm mạnh,điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra được cho mình phương hướng phấn đấu đẻhoàn thành tốt công việc của mình trong tương lai

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của tôi tại Văn phòng

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh Ghi lại và đánh giá một cách khách quannhững gì mà tôi làm được cũng như chưa làm được Qua đây cho tôi được gửilời cám ơn, lời chúc sức khỏe đến các cô chú cán bộ Sở Kế hoạch và Đầu Tưtỉnh Bắc Ninh, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và Nhà trường đãnhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp Tôikính mong các thầy cô và các bạn có ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tậpcủa tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn

Tôi xin trân thành cảm ơn

Bắc Ninh, ngày 20 tháng 4 năm 2015

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Bích Vân

NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh

1.Vị trí, chức năng:

- Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, cóchức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về

kế hoạch và đầu tư, bao gồm: tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế

- xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế - xãhội trên địa bàn tỉnh; đầu tư trong nước, đầu tư nước ngoài ở địa phương; quản

lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), nguồn viện trợ phi Chính phủ; đấuthầu; đăng kí kinh doanh trên phạm vi địa phương; tổng hợp và thống nhất quản

lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; tổ chức cung ứngcác dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định củapháp luật

- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyênmôn, nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theoquy định của pháp luật về lĩnh vực Kế hoạch và Đầu tư, các nhiệm vụ, quyềnhạn cụ thể sau:

2.1 Trình UBND tỉnh:

- Dự thảo quy hoạch tổng thể, chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xãhội 5 năm và hàng năm của tỉnh, bố trí kế hoạch vốn đầu tư thuộc ngân sách địaphương; kế hoạch xúc tiến đầu tư của tỉnh; các cân đối chủ yếu về kinh tế - xãhội của tỉnh; trong đó có cân đối tích lũy và tiêu dùng, cân đối vốn đầu tư pháttriển, cân đối tài chính;

Dự thảo chương trình hành động thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế

-xã hội theo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh và chịu trách nhiệm theodõi, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quý, 6 tháng, năm để báo cáoUBND tỉnh điều hành, phối hợp việc thực hiện các cân đối chủ yếu về kinh tế -

xã hội của tỉnh;

- Dự thảo chương trình, kế hoạch sắp xếp, đổi mới phát triển doanhnghiệp nhà nước do địa phương quản lý; cơ chế quản lý và chính sách hỗ trợ đối

với việc sắp xếp doanh nghiệp nhà nước và phát triển các doanh nghiệp nhỏ vàvừa thuộc các thành phần kinh tế trên địa bàn tỉnh;

- Dự thảo các quyết định, chỉ thị; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ cải cách hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư thuộcphạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật, phân cấp của Bộ Kế hoạch

2.4 Về quy hoạch và kế hoạch

- Công bố và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy hoạch tổng thể pháttriển kinh tế - xã hội của tỉnh sau khi đã được phê duyệt theo quy định;

- Quản lý và điều hành một số lĩnh vực về thực hiện kế hoạch đượcUBND tỉnh giao;

- Hướng dẫn các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phốthuộc tỉnh xây dựng quy hoạch, kế hoạch phù hợp với quy hoạch, kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội chung của tỉnh đã được phê duyệt;

- Phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán ngân sách tỉnh và phân bổ ngânsách cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong tỉnh

2.5 Về đầu tư trong nước và đầu tư nước ngoài:

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính xây dựng kế hoạch và bố trí mức vốnđầu tư phát triển cho từng chương trình, dự án thuộc nguồn ngân sách nhà nước

do tỉnh quản lý phù hợp với tổng mức đầu tư và cơ cấu đầu tư theo ngành vàlĩnh vực;

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các Sở, ban, ngành có liên quanthực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư phát triển củacác chương trình, dự án đầu tư trên địa bàn; giám sát đầu tư của cộng đồng theoquy định của pháp luật;

- Làm đầu mối tiếp nhận, kiểm tra, thanh tra, giám sát, thẩm định, thẩmtra các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh;

- Quản lý hoạt động đầu tư trong nước và đầu tư trực tiếp nước ngoài vàođịa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; tổ chức hoạt động xúc tiến đầu tư theo

kế hoạch đã được UBND tỉnh phê duyệt; hướng dẫn thủ tục đầu tư theo thẩmquyền

2.6 Về quản lý vốn ODA và các nguồn viện trợ phi Chính phủ:

- Vận động, thu hút, điều phối quản lý nguồn vốn ODA và các nguồn việntrợ phi Chính phủ của tỉnh; hướng dẫn các Sở, ban, ngành xây dựng danh mục

và nội dung các chương trình sử dụng nguồn vốn ODA, các nguồn viện trợ phiChính phủ; tổng hợp danh mục các chương trình dự án sử dụng nguồn vốn ODA

và các nguồn viện trợ phi Chính phủ trình UBND tỉnh phê duyệt và báo cáo Bộ

Kế hoạch và Đầu tư;

- Đánh giá thực hiện các chương trình dự án ODA và các nguồn viện trợphi Chính phủ; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Chủ tịch UBND tỉnh xử lýnhững vấn đề vướng mắc trong việc bố trí vốn đối ứng, giải ngân thực hiện các

dự án ODA và các nguồn viện trợ phi Chính phủ có liên quan đến nhiều Sở, ban,ngành, cấp huyện và cấp xã; định kỳ tổng hợp báo cáo về tình hình và hiệu quảthu hút, sử dụng nguồn vốn ODA và các nguồn viện trợ phi Chính phủ

2.7 Về quản lý đấu thầu:

- Thẩm định và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản trình Chủ tịchUBND tỉnh về kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu các

dự án hoặc gói thầu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh;thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu các dự ánhoặc gói thầu được Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền;

- Hướng dẫn, theo dõi, giám sát, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quyđịnh của pháp luật về đấu thầu và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện các dự

án đấu thầu đã được phê duyệt và tình hình thực hiện công tác đấu thầu theo quyđịnh

2.8 Về doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh:

- Thẩm định và chịu trách nhiệm về các đề án thành lập, sắp xếp, tổ chứclại doanh nghiệp nhà nước do địa phương quản lý; tổng hợp tình hình sắp xếp,đổi mới, phát triển doanh nghiệp nhà nước và tình hình phát triển các doanhnghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác;

- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về thủ tục đăng ký kinh doanh;đăng ký tạm ngừng kinh doanh; cấp mới, bổ sung, thay đổi, cấp lại và thu hồiGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chinhánh, văn phòng đại diện trên địa bàn thuộc thẩm quyền của Sở; phối hợp vớicác ngành kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình và xử lý theo thẩm quyền các viphạm sau đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp tại địa phương; thu thập,lưu trữ và quản lý thông tin về đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật

2.9 Về kinh tế tập thể và kinh tế tư nhân:

- Đầu mối tổng hợp, đề xuất các mô hình và cơ chế, chính sách, kế hoạchphát triển kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp và đánhgiá tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch, cơ chế, chính sách phát triểnkinh tế tập thể, kinh tế tư nhân và hoạt động của các tổ chức kinh tế tập thể và kinh

tế tư nhân trên địa bàn tỉnh;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan giải quyết các vướng mắc

về cơ chế, chính sách phát triển kinh tế tập thể và kinh tế tư nhân có tính chấtliên ngành;

- Đầu mối phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế nghiêncứu, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng các chương trình, dự án trợ giúp, thu hútvốn và các nguồn lực phục vụ phát triển kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân trên địabàn tỉnh;

- Định kỳ lập báo cáo theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửiUBND tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các Bộ, cơ quan ngang Bộ có liên quan

về tình hình phát triển kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân trên địa bàn tỉnh

2.10 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư theo quyđịnh của pháp luật và sự phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh

2.11 Chịu trách nhiệm hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực

kế hoạch và đầu tư thuộc phạm vi quản lý của ngành kế hoạch và đầu tư đối vớiPhòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện

2.12 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên mônnghiệp vụ về lĩnh vực được giao

2.13 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định củapháp luật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý cáchành vi vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Sở; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, thực hành tiết kiệm và chống lãngphí.

2.14 Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệcông tác của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiệnchế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khenthưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý nhànước của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh

2.15 Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật vàphân công của UBND tỉnh

2.16 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tìnhhình thực hiện nhiệm vụ theo quy định của UBND tỉnh và Bộ Kế hoạch và Đầutư

2.17 Thực hiện những nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao theo quy địnhcủa pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức và biên chế:

3.1 Lãnh đạo Sở, gồm có: Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh,Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở; chịu tráchnhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND tỉnh và Bộ Kếhoạch và Đầu tư theo quy định;

- Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc Sởvắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành cáchoạt động của Sở;

- Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch UBND tỉnhquyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Kế hoạch và Đầu tưban hành và theo các quy định của pháp luật Việc điều động, luân chuyển, khenthưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện các chế độ,chính sách khác đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật

3.2 Cơ cấu tổ chức:

- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, gồm:

Phòng Tổng hợp và quy hoạch;

Phòng Văn hoá xã hội;

Phòng Kinh tế đối ngoại;

Phòng Xây dựng cơ bản;

Phòng Kinh tế ngành;

Phòng Kinh tế tập thể và tư nhân

Phòng đăng ký kinh doanh;

- Văn phòng;

- Thanh tra;

- Đơn vị sự nghiệp thuộc Sở:

Trung tâm Thông tin tư vấn và Xúc tiến đầu tư

3.3 Biên chế:

Biên chế của Sở Kế hoạch và Đầu tư do Chủ tịch UBND tỉnh quyết địnhphù hợp với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, khối lượng công việc của Sở

và định mức biên chế theo quy định của pháp luật

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan ( Phụ lục 1)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở.

1 Chức năng.

Văn phòng là đơn vị thuộc Sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc

Sở chỉ đạo, điều hành công tác: tổ chức bộ máy và cán bộ; đào tạo bồi dưỡngcán bộ; cải cách hành chính; khen thưởng, kỷ luật; tài chính- kế toán, tài sản;tổng hợp chương trình công tác và hoạt động của Sở; hành chính, quản trị; dânquân, tự vệ; phòng cháy, chữa cháy; an ninh, trật tự; ứng dụng công nghệ thôngtin

2 Nhiệm vụ:

2.1.Chủ trì tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ:

a) Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ; tổ chức bộmáy và nhân sự; tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động đối với cán bộ công chức,viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Sở; các chế độ chính sách tiền lương,bảo hiểm xã hội, hưu trí, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết khiếu nại,

tố cáo đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng quy địnhpháp luật.

b) Tổng hợp chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụcủa cơ quan theo định kỳ; báo cáo công tác thi đua, khen thưởng, cải cách hànhchính, thực hiện Quy chế dân chủ tại cơ quan; sơ kết, tổng kết và các báo cáokhác theo phân công

c) Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc, quytrình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của Sở đã được banhành

d) Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, quản lý sử dụng, bảo trì, sửachữa tài sản, đảm bảo vật tư, văn phòng phẩm, cơ sở vật chất, trang thiết bị,phương tiện phục vụ công tác theo tiêu chuẩn, định mức và các quy định củaNhà nước

đ) Đảm bảo công tác bảo vệ cơ quan, an ninh nội bộ, bảo mật, công tácdân quân, tự vệ; phòng cháy chữa cháy; phòng chống lụt bão, vệ sinh môitrường

e) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tàiliệu lưu trữ chung và hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức, viên chức theo đúng quyđịnh của pháp luật

f) Tổ chức bố trí, phục vụ hội nghị, họp, tiếp khách trong nước, khánh tiết,nghi lễ trong cơ quan

g) Lập dự toán thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụcho hoạt động của cơ quan, giao dự toán thu, chi cho đơn vị sự nghiệp trựcthuộc; dự trù kinh phí cho việc chi tiêu thường xuyên và đột xuất đáp ứng yêucầu nhiệm vụ của Sở; hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của cácchương trình, đề án, đề tài nghiên cứu theo đúng quy định của Nhà nước

h) Quản lý, tổ chức cập nhật thông tin, đảm bảo an ninh mạng cho Cổngthông tin điện tử của Sở ; thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin

i) Xây dựng, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo về tình hình thực hiệncông tác cải cách hành chính; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO tại Sở

j) Thường trực về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật; thư ký của Hộiđồng sơ tuyển công chức

k) Thông báo triệu tập các cuộc họp giao ban, họp toàn thể cơ quan; thôngbáo ý kiến của Giám đốc Sở và kết luận phiên họp của lãnh đạo Sở theo uỷquyền

l) Xây dựng công sở văn hoá; là đầu mối giúp Giám đốc Sở giữ mối liên

hệ công tác với các đoàn thể nhân dân tại cơ quan

m) Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ do Sở tổchức

2.2 Tham gia, phối hợp với các phòng, đơn vị:

Phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát tình hình thựchiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị

2.3 Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Sở giao

3 Cơ cấu tổ chức.

Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng

và các công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của Văn phòng

- Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc thực hiện cácnhiệm vụ:

+ Đề nghị các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các tổ chức củangành cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hànhcủa lãnh đạo Sở;

+ Đề nghị các lãnh đạo Sở tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp củalãnh đạo Sở nếu thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu, thành phần dự họp đúngvới giấy triệu tập;

+ Được tham gia đóng góp ý kiến đối với các dự thảo, đề án, văn bản docác phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị khác xây dựng;

+ Được ủy quyền công bố, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quychế hoạt động của Sở;

+ Trình lãnh đạo sở phê duyệt việc phân công nhiệm vụ của Chánh, Phó

và các công chức, lao động hợp đồng của Văn phòng; theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện nhiệm vụ đối với công chức, nhân viên của Văn phòng;

+ Được thừa lệnh Giám đốc Sở ký các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạođiều hành của lãnh đạo Sở; ký hợp đồng một số công việc theo chỉ đạo củaGiám đốc Sở, ký giấy giới thiệu của công chức đi liên hệ công tác;

+ Phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở giải quyếtcác vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

+ Thực hiện công tác thông tin cho công chức trong phòng theo quy chếlàm việc của Sở;

+ Tổ chức thực hiện quy chế làm việc của Sở, quản lý công chức, tài sảncủa văn phòng và của Sở;

+ Tổ chức thực hiện các quy định về nhận xét, tổng hợp, đánh giá kết quảcông tác năm đối với công chức, nhân viên của Văn phòng theo quy định;

Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản thông báo các ý kiến chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo Sở, giấy giới thiệu công chức, viên chức của Sở đi liên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Sở ( Phụ lục 2)

Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng ( Phụ lục 3)

Bản phân công nhiệm vụ (Phụ lục 4) III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng.

1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổnghợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan

Trong công tác Văn phòng, chức năng tham mưu tổng hợp là một trongnhững chức năng đặc biệt và ko thể thiếu trong hoạt động quản lý Các thông tinđược tổng hợp lại, xử lý, rút ra ngững nội dung cơ bản, cần thiết tham mưu cholãnh đạo để đưa ra những quyết định đứng đắn trong sử lý công việc Chức nănghậu cần cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu Nhằmđảm bảo an ninh, tổ chức hội họp, hội nghị chuẩn bị các trang thiết bị cần thiếtphục vụ cho công tác hội họp Ngoài ra sắp xếp lịch ăn, ở, phương tiện đi lạiphục vụ các chuyến đi công tác của Lãnh đạo

Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư đã thực hiện tốt vai trò, chức năngtham mưu và giúp việc hậu cần cho cơ quan

Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp, chủ yếu trong công tác lãnhđạo, chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng tham mưu nhữngnhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quychế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông

tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến

độ, thể thức của các đề án, đề xuất, kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năngcủa lãnh đạo cơ quan; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục của Vănphòng Bên cạnh đó Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt độnghậu cần như : Tổ chức các cuộc làm việc lãnh đạo; các cuộc họp, hội nghị; cácchuyến đi công tác cho lãnh đạo, các hoạt đọng chuyên môn của các đơn vị bộphận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm

Ví dụ: Trong chương trình kế hoạch gặp mặt, giao ban Sở Kế hoạch vàĐầu tư 6 tỉnh Quân khu I tại Bắc Ninh (ngày 20/3/2015 – 21/3/2015)

Văn phòng Sở đã chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết phục vụ Hộinghị như:

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, gửi giấy mời, chuẩn bị tài liệu, Công táchậu cần như: Đặt khách sạn, liên hệ nơi tổ chức Hội nghị, chuẩn bị hoa, quà, giảithưởng Phục vụ đi lại của lãnh đạo Sở,

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế

Chương trình công tác là đảm bảo cho Lãnh đạo cơ quan điều hành mọimặt của hoạt động được đi vào thống nhất, các công việc, lịch làm việc không bịchồng chéo và mâu thuẫn Phát huy được năng lực tập thể chủ động trong côngviệc Chương trình công tác được sắp xếp theo trình tự ưu tiên, rõ ràng giúp choviệc thực hiện công việc trọng tâm, trọng điểm mang tính khoa học, giúp Lãnhđạo cơ quan thu xếp thời gian giải quyết công việc phù hợp

Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư đã xây dựng chương trình công tácthường kỳ cho cơ quan cụ thể, rõ ràng, sắp xếp theo trình tự khoa học,

Bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế như: Thời gian giải quyết công việcnhiều khi chưa hợp lý, vẫn còn cá nhân không đăng ký công tác thường kỳ hoặcđăng ký nhưng không thực hiện,

Sơ đồ quy trình chương trình công tác thường kỳ của cơ quan( Phụ

lục 5)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan.

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình côngtác cơ quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan cónhững cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, đại hội, họp kín, họp báo,họp giao ban nhằm phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm,khuyến khích tích chủ động, sáng tạo trong công việc

Để tổ chức một hội nghị ( hội thảo, cuộc họp) thành công cần Sở Kếhoạch và Đầu tư chuẩn bị những công việc như: Lập kế hoạch; tổ chức hội nghị;chuẩn bị tài liệu, văn bản; thời gian, địa điểm; kinh phí tổ chức cơ sở vậtchất(loa đài, điện nước )

Khi hội nghị ( hội thảo, cuộc họp) bắt đầu cần thực hiện các công việcnhư: Đón tiếp đại biểu; phát tài liệu; triển khai hội nghị; ghi biên bản cuộc họp

Khi hội nghị kết thúc (bế mạc) thực hiện các công việc sau: Lập hồ sơ hộinghị; thanh quyết toán

Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan xem (Phụ lục 6)

HỒ SƠ HỘI NGHỊ

1 Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Văn thư 2015

5 Các hóa đơn vị chứng từ liên quan Kế toán

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo cơ quan

Mối chuyến đi công tác của Lãnh đạo văn phòng cần chuẩn bị những nộidung sau:

- Lập kế hoạch đi công tác

- Liên hệ nơi Lãnh đạo đi công tác (địa điểm, thời gian)

- Chuẩn bị tài liệu công tác

- Chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo xem ( Phụ lục 7)

1.5 Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công

sở của cơ quan

Môi trường văn hóa công sở tại các cơ quan, đơn vị, trường học là môitrường văn hóa lành mạnh, văn minh,là trung tâm của văn hóa ứng xử.

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cũng đã quy định về văn hóacông sở của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong Sở như:

- Mặc trang phục công sở khi đi làm Nam mặc áo sơ mi, quần tối màu, sơvin Nữ mặc đồ công sở, mặc áo truyền thống vào các dịp đại hội Đảng, đại hội

cơ quan,

- Cách ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức đối với công dân khi đến

cơ quan cũng như cách giao tiếp, ứng xử của các đồng nghiệp trong cơ quan

- Các chức danh của từng cá nhân trong cơ quan phải được ghi rõ và đểtrước bàn làm việc của mỗi người

Nhìn chung mọi cán bộ, công chức, viên chức trong Sở Kế Hoạch vàĐầu tư đều đã tuân thủ nghiêm túc theo đúng quy định và dần đã đi vào nề nếpchung Nhằm góp phần tạo nên văn hóa công sở lịch sự, văn minh, một môitrường làm việc khoa học

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộ chưa thực hiện đúng quyđịnh vẫn còn những thái độ như chưa tôn trọng, hướng dẫn công dân chưa nhiệttình, vẫn còn thái độ cáu gắt

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan

Bộ phận Văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển của cơ quan vì đó

là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin băng văn bản phục vụcho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan Chính vì vậy bất cứ một cơquan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn thư

Theo quy định của Nhà nước thì có 2 loại Văn thư: Văn thư tập trung vàVăn thư phân tán

Văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư Bắc Ninh được tổ chức theo mô hìnhVăn thư tập trung Tất cả văn bản đi, đến của cơ quan đều phải qua bộ phận vănthu để quản lý tập trung thống nhất

Mô hình văn thư tập trung giúp cho việc giải quyết công việc và quản lývăn bản chặt chẽ hơn Không thất thoát văn bản, tài liệu

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư cơ quan

Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp cho Giám đốc Sở tổ chức thựchiện các nhiệm vụ của Sở và trực tiếp chỉ đạo các khâu nghiệp vụ về công tácvăn thư Là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra nhân viên của mình

thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu và các khâu nghiệp vụ thuộcnhiệm vụ của cán bộ văn thư Tổ chức giải quyết các văn bản thuộc thẩm quyền,soạn thảo các văn bản trong phạm vi quản lý, kết hợp với cán bộ văn thư tổ chứchướng dẫn về thể thức cho các đơn vị, phòng ban khác và thực hiện một sốnhiệm vụ do lãnh đạo cơ quan phân công.

Chánh văn phòng có thể giao cho cấp dưới của mình thực hiện một sốnhiệm vụ cụ thể trong phạm vi, quyền hạn của mình Chánh văn phòng trực tiếp

tổ chức tham mưu cho Giám đốc Sở ban hành văn bản chỉ đạo về công tác vănthư như: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; quản lý con dấu; lập hồ

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ

Việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Sở thể hiện trongviệc áp dụng thực hiện triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về Văn thư –Lưu trữ như:

Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội

Vụ về việc Quy định về thời gian bảo quản hồ sơ tại liệu hình thành phổ biếntrong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 13/TT-BNV ngày 24/19/2011 của Bộ Nội Vụ về việc Quyđịnh thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung Ương;

Các văn bản trên được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo bám sát việcthực hiện các nội dung công tác lưu trữ

Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn động tại Văn phòng sẽ sớm triểnkhai thực hiện; quan tâm vệ sinh kho và xử lý mốt mọt tại kho lưu trữ hồ sơ, tàiliệu của đơn vị theo định kỳ

Sở cũng đã ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữthuộc Văn phòng HĐND – UBND tỉnh Việc áp dụng các văn bản trên đã tạohành lang cơ sở cho việc thực hiện, tổ chức công tác Lưu trữ tại Văn phòng Sởđược thực hiện hiệu quả, đi vào nề nếp Tuy nhiên công tác lưu trữ vẫn còn bộc

lộ một số hạn chế như : Chưa ban hành đủ các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, thựchiện công tác lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp độc hại bằng hiện vật đối với cán

bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chínhnhất là Công văn còn nhiều sai sót, hồ sơ tài liệu còn để rải rác tại các phòngchuyên môn chưa được chỉnh lý, ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lývăn bản còn hạn chế.

Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ chuyên môn làm công tác văn thư – lưutrữ Các phòng ban chuyên môn đều có cán bộ không chuyên làm công tác vănthư – lưu trữ, hầu hết cán bộ lưu trữ đều có trình độ chuyên môn nên trong quátrình làm việc đạt hiệu quả cao

Trong thời gian tới để công tác lưu trữ của Sở tiếp tục đi vào nề nếp vàhoạt động hiệu quả hơn, lãnh đạo Sở đã nêu ra một số nội dung trọng tâm vềcông tác Văn thư – Lưu trữ như: Tiếp tục triển khai quán triệt các văn bản củaNhà Nước về công tác Lưu trữ nhất là Luật Lưu trữ mới ban hành; kịp thời banhành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác Lưu trữ; cần chỉ đạo các phòngchuyên môn trang bị kệ, tủ đựng tài liệu nhằm hạn chế hư hại thất thoát tài liệu,

tổ chức tập huấn về nghiệp vụ Lưu trữ cho đội ngũ công chức làm công tác lưutrữ của Sở

Tuy nhiên, lưu trữ của Sở còn bọc lộ những tồn tại, hạn chế như một số tàiliệu để rải rác nhiều nơi ở dạng rời lẻ, bó gói; bố trí, sắp xếp kho lưu trữ cầnkhoa học hơn để lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Sở nhằm phục vụ cho việc khai thác

sử dụng tài liệu nhanh chóng, kịp thời; còn nhiều tài liệu chưa được tiêu hủy gâytốn diện tích

PHÂN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

I Xây dựng lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác tháng, Chương trình công tác năm cho cơ quan.

1 Lịch công tác tuần.( Phụ lục 7 )

2 Kế hoạch công tác tháng ( Phụ lục 8 )

3 Chương trình công tác năm ( Phụ lục 9 )

II Soạn thảo Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan.

GIÁM ĐỐC SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH BẮC NINH

-Căn cứ Quyết định số 160 /QĐ-UBND ngày 8 tháng10 năm 2009 củaUBND tỉnh Bắc Ninh về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Băc Ninh;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3 Các ông (bà) Chánh Văn phòng Sở; các Trưởng phòng, Thủ

trưởng các đơn vị trực thuộc Sở; cán bộ công chức viên chức căn cứ Quyết định thi hành./

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Bắc Ninh, ngày tháng năm

QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-KHĐT ngày tháng năm

của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.

1 Quy chế này áp dụng cho cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc Sở Kếhoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh

2 Công tác văn thư quy định tại quy chế này bao gồm các công ciệc vềsoạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vàokho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

3 Công tác lưu trữ qui định tại Quy chế này bao gồm các công việc thuthập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, thống kê, bảo quản và nộp vào lưutrữ, bảo quản đúng nguyên tắc của văn thư bảo mật, tổ chức phân loại bảo quản

và tiêu hủy hồ sơ hết giá trị sử dụng đúng trình tự của công tác văn thư lưu trữ

Điều 2 Trách nhiệm của quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:

1 Chánh Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh có chức năngtham mưu giúp Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư thực hiện chức năng quản lýNhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra công tác vănthư, lưu trữ theo qui định của Nhà nước; chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoahọc công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác văn thư,lưu trữ, quản lý, sử dụng con dấu tại cơ quan Sở

2 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện

và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng qui định hiện hành củaNhà nước; phân công cán bộ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để thựchiện công tác văn thư, lưu trữ

3 Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc có liên quanđến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các qui định của Giámđốc Sở Kế hoạch và đầu tư về công tác văn thư, lưu trữ

4 Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng qui định củaNhà nước và của Giám đốc Sở về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 3 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc Sở.

1 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ.

1.1 Nhiệm vụ công tác văn thư:

a) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình và chuyểngiao văn bản đến; theo dõi việc xử lý văn bản đến;

b) Quản lý văn bản đi: Đăng ký văn bản đi; chuyển giao văn bản đi sắpxếp và quản lý văn bản lưu;

c) Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị;

d) Hướng dẫn lập hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hànhtheo qui định;

đ) Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư của đơn vị theo qui định 1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ:

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

d) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;

đ) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữtheo qui định;

e) Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

g) Làm các báo cáo thống kê theo qui định

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 5 Hình thức loại văn bản ban hành.

Sở Kế hoạch và Đầu tư ban hành các loại văn bản sau:

1 Văn bản hành chính: Quyết định, công văn, Thông báo, Tờ trình, Báo

cáo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Biên bản, Hợp đồng, Giấyphép, Thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu,Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu chuyển, Hướng dẫn và một số văn bảnkhác

2 Văn bản chuyên ngành: Các loại biểu mẫu, sổ sách được hình thànhtrong quá trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn

Điều 6 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ

Điều 7 Soạn thảo và ban hành văn bản

1 Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

của Sở được thực hiện đúng qui định hiện hành và Quy chế này

2 Trường hợp văn bản đã ban hành và phát hiện có sai sót về thể thức

hoặc nội dung, đơn vị soạn thảo phải đính chính bằng văn bản do Thủ trưởngđơn vị ký

3 Khi phát hiện có sai sót về thể thức hoặc nội dung của văn bản, Vănphòng Sở trả lại các phòng chuyên môn, đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh; nếuvăn bản đã ban hành thì đơn vị phải đính chính bằng văn bản Các phòng chuyênmôn, đơn vị soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của vănbản

Điều 8 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của văn bản

2 Chánh Văn phòng Sở, cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại cácđơn vị kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày vàthủ tục ban hành văn bản của đơn vị.

Điều 9 Thẩm quyền ký văn bản

1 Thẩm quyền ký văn bản của thủ trưởng các đơn vị trực thuộc được thựchiện theo qui định tại Quy chế làm việc của đơn vị và theo qui định của Phápluật

2 Thủ trưởng của đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT)các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

3 Người ký văn bản phải ghi rõ, ghi đúng chức vụ, họ và tên theo quyếtđịnh của cấp có thẩm quyền phê chuẩn và bổ nhiệm cán bộ

Điều 10 Trình ký văn bản

1.Văn bản trình Giám đốc Sở ký ban hành:

Sau khi bản gốc được hoàn thành, đơn vị soạn thảo chuyển đến văn thư đểtrình lãnh đạo Sở ký ban hành, văn bản phải có chữ ký tắt của Trưởng phòng(Phó trưởng phòng khi được trưởng phòng ủy quyền) hoặc người chủ trì soạnthảo, văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở (nếu có) và các văn bảnliên quan khác

2 Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực dễphai, nên dùng bút mực xanh để văn bản dễ dàng trong lưu trữ bản gốc

Điều 11 Sao văn bản

3 Bản sao y bản chính , bản trích sao , bản sao lục được thực hiện theothể thức quy định có giá trị pháp lý như bản chính

4 Thẩm quyền ký sao văn bản :Thực hiện theo quy chế làm việc của đơnvị

5 Đối với văn bản có độ Mật, việc sao chụp được thực hiện theo Quyđịnh về Bảo vệ bí mật Nhà nước

Điều 12 Nguyên tắc chung về quản lý văn bản đi, văn bản đến

1 Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị (trừ trường hợppháp luật có qui định khác) đều phải vào sổ lưu công văn tại văn thư và nhậpvào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) của cơ quan đơn vị

2 Văn bản đi, đến chưa vào sổ lưu công văn tại văn thư và nhập vào cơ sở

dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) của cơ quan, các phòng chuyên mônhoặc cá nhân có trách nhiệm chuyển đến cho văn thư xử lý theo qui định

Điều 13 Trình tự xử lý văn bản đến

Văn bản đến đơn vị phải được xử lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết theo dõi văn bản đến.

Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản do Bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếpchuyển đến, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,dấu niêm phong (nếu có) trước khi ký nhận; trong đó đặc biệt lưu ý đối vớinhững văn bản có độ “Khẩn” và “Mật” Trường hợp văn bản “khẩn”, “thượngkhẩn”, “hỏa tốc” đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quanphải có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận vào phía sau bì thư và báocáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao tráchnhiệm để xử lý

b) Trường hợp văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì, vănbản bên trong không đúng với ngoài bì về số, nơi nhận hoặc văn bản đượcchuyển đến muộn hơn thời gian nghi trên bì (đối với văn bản đóng dấu “Hỏatốc”) thì văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trườnghợp cần thiết phải lập biên bản có chữ ký của người đưa văn bản đến

c) Đối với văn bản đến được gửi qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thưphải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận Nếu phát hiện sai sót phảikịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải quyết

2 Phân loại văn bản đến

a) Văn thư không được bóc bì các loại văn bản sau: Bì văn bản đến cóđóng dấu ký hiệu các độ “Mật” (Nếu văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bìvăn bản “Mật”); Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, Đoàn thể và gửi đích

danh cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu (chỉ người có tên mới được bóc bì),

văn thư đăng ký vào sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển nguyên

bì đến đơn vị và cá nhân có tên Đối với văn bản gửi cho cá nhân nhưng nếu cóliên quan đến công việc chung thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệmchuyển đến văn thư để đăng ký;

b) Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi ngoài bì gửichung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các bì có kýhiệu “Mật” và “Tối mật”), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ

đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xácminh hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thìlưu giữ lại phong bì và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng.

4 Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến

a) Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu “Đến” (kể cả giờ đến trongtrường hợp cần thiết) tại văn thư, trừ một số loại văn bản được đăng ký riêngtheo qui định của Pháp luật Nhà nước và qui định khác như: như hóa đơn, chứng

từ kế toán và những văn bản không được bóc bì theo qui định

b) Đối với văn bản đến được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm chụp lại,sau đó đóng dấu “Đến” Khi nhận được bản chính của văn bản đã gửi qua fax,văn thư đóng dấu “Đến” và thay thế bản fax đã nhận Văn bản đến được truyềnqua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra giấy và làm thủ tục đóng dấu

5 Đăng ký văn bản đến

a) Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tincần thiết của văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nộidung; nơi gửi, nơi nhận; Số lượng vào sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đến trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi khoa học

b) Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn

vị để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình phầnmềm quản lý văn bản đến bằng vi tính cho phù hợp

c) Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng Trường hợp văn thư đơn vịkhông được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản có độ Mật thì việc đăng ký văn bảnmật được thực hiện theo các thông tin ngoài bì như: số và ký hiệu văn bản, nơigửi, nơi nhận, mức độ Mật, số lượng

d) Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bútchì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thôngdụng

Điều 15 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Trình văn bản đến

a) Văn thư tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra, cho số lưu công văn đến vănthư và trình cho Giám đôc Sở, Thủ trưởng đơn vị để xử lý trong ngày làm việc.Văn bản đến có độ “Khẩn” phải được trình xử lý ngay trong ngày sau khi nhậnđược

b) Sau khi có ý kiến của lãnh đạo đơn vị trên văn bản, văn thư ghi lại vào sổlưu công văn đến và cập nhật vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) đểtheo dõi.

2 Chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản đến phải được chuyển giao cho các phòng chuyên môn, đơn

vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở, đơn vị trong ngày làm việc nếu

xử lý trong ngày không kịp thì chuyển vào buổi sáng của ngày làm việc tiếptheo

b) Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng các phòng liên quan, đơn vịhoặc người nhận; phải kiểm tra và ký nhận đầy đủ Đối với văn bản đến có đóngdấu “Thượng khẩn, hỏa tốc” phải ghi rõ thời gian nhận Đối với văn bản đến cóđóng dấu độ “Mật”, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên hoặc cóthẩm quyền xử lý và phải đảm bảo đảm bảo bí mật nội dung văn bản

Điều 16 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Sau khi nhận được văn bản đến, các phòng chuyên môn, đơn vị và cá

nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo củalãnh đạo

2 Chánh văn phòng Sở, Trưởng phòng các đơn vị có trách nhiệm giúpGiám đốc Sở hoặc thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc các đơn vị và cá nhântrong việc giải quyết văn bản đến

Điều 17 Trình tự xử lý văn bản đi

1 Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tralại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện saisót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng của văn bản

a) Tất cả văn bản đi, sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành phảichuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhấtquản lý (trừ một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kếtoán…)

b) Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quiđịnh

c) Ghi ngày, tháng, năm văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ký banhành và lấy số vào Sổ văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếucó)

3 Nhân bản:

Văn bản sau khi được có thẩm quyền ký, văn thư ghi số, ngày, tháng, nămban hành thì mới được nhân bản theo đúng số lượng qui định Đối với văn bản

có độ “Khẩn” phải làm thủ tục nhân bản và phát hành ngay sau khi ký Việcnhân bản đối với văn bản có độ “Mật” phải được thực hiện theo qui định.

4 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (Nếu có):

4.1 Đóng dấu cơ quan

a) Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải đượcđóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi ban hành

b) Đóng đấu được thực hiện theo qui định của Điều 22 của Quy chế này.4.2 Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có)

a) Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị soạnthảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định Tùy theomức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ Khẩn theo 2mức “Thượng khẩn” hoặc “Khẩn”

b) Dấu chỉ mức độ Mật: khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật Nhànước, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ mật của từng văn bản.Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu “tuyệt mật”,Tối mật”; “Mật”

c) Đấu chỉ mức độ Khẩn, Mật được khắc sẵn; dấu được đóng dấu tríchyếu văn bản (đối với văn bản không có tên loại)

d) Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo qui định.đ) Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu các loại con dấu trêntheo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị

5 Đăng ký văn bản gửi đi

a) Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thốngnhất tại văn thư

b) Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

c) Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập Sổ riêng theo qui định

6 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

7 Lưu văn bản đi

Điều 18 Chuyển phát văn bản đi

1 Văn bản đi ký ban hành phải được hoàn thành thủ tục văn thư vàchuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là đầu ngày làm việc tiếp theo Đốivới văn bản có độ Khẩn phải chuyển ngay theo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị

2 Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ Được thực hiện tại văn thư hoặc

do văn thư chuyển trực tiếp đến phòng chuyên môn, đơn vị, cá nhân Khi chuyểngiao văn bản trong nội bộ đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo quiđịnh

3 Chuyển phát văn bản đi qua bằng fax, qua mạng: Trong trường hợpcần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được fax hoặc truyền qua mạng để kịpthời giải quyết công việc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ, văn bản phảigửi bản chính cho nơi nhận.

4 Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi quabưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ gửi văn bản quabưu điện và tính cước phí theo qui định Khi giao bì văn bản , văn thư phải yêucầu nhân viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ

5 Chuyển phát văn bản đi có độ Mật : Được thực hiện theo qui định củaPháp luật Mọi trường hợp giao nhận văn bản đi có độ Mật phải được ghi vào sổ,

có ký nhận giữa bên giao và bên nhận

6 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi Trường hợp văn bản đi bị thất lạc hoặc chậm trể,văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận hoặc Bưu điện để xác định nguyênnhân, sau đó báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải quyết

Điều 19 Lưu văn bản đi

1 Lưu tại văn thư

a) Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư, nơi lấy số văn bản Vănbản lưu tại văn thư là bản chính có chữ ký trực tiếp của người thẩm quyền và đãđược đóng dấu

b) Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từngloại văn bản Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục

vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo qui định

c) Các tập văn bản lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn bản đi, Sổ chuyển giaovăn bản, Sổ gửi văn bản được lưu giữ tại văn thư 01 năm; sau đó giao nộp cholưu trữ hiện hành theo qui định

2 Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản

Văn bản đi được lưu tại văn thư lưu trữ và lưu trong hồ sơ sự việc của cácphòng chuyên môn, đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp soạn thảo cùng với bản gốc(nếu có) Trong hồ sơ lưu phải thể hiện đầy đủ các nội dung chỉ đạo của lãnhđạo, góp ý của các phòng trong quá trình soạn thảo Đến thời hạn qui định, cácphòng, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan chủ quản

3 Lưu văn bản đi có độ Mật:

Văn bản đi có độ Mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhànước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm, không đượcmang ra khỏi cơ quan Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tàiliệu có độ Mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Sở hoặc thủtrưởng đơn vị Văn thư được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theodõi việc khai thác, sử dụng theo quy định

Điều 20 Quản lý và sử dụng con dấu

1 Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiệntheo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các qui định theoĐiều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ

2 Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu trách nhiệm quản lý và sử dụngcon dấu của Sở Kế hoạch và Đầu tư

3 Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do người ký văn bản quyếtđịnh, dấu được đóng mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản.Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai méptrang của quyển sổ Đối với văn bản có số liệu một trang đóng dấu trên đầu trùmlên mép bên trái trang đó, nếu nhiều trang được đóng bên mép phải trùm lên mộtphần chữ trang đầu của số liệu

4 Việc đóng dấu những văn bản không có ở bản lưu ở văn thư (như hợpđồng, biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận …) cán bộ vănthư phải lập sổ theo dõi riêng

Điều 21 Lập hồ sơ hiện hành

1 Tất cả cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ côngviệc mình làm, đến thời hạn qui định nộp vào lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quanchủ quản)

2 Nội dung lập hồ sơ hiện hành

a) Mở hồ sơ : Hàng năm, căn cứ vào công việc được giao, mỗi cán bộ,viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản “đi”, “đến” liên quan đếncông việc cần giải quyết Ngoài bìa ghi tên công việc

b) Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong hoặc kếtthúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ,ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ thành tập

3 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Điều 22 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành

1 Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân

a) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng chuyên môn, Thủ trưởng các đơn

vị có trách nhiệm đôn đốc và theo dõi các đơn vị và cá nhân giao nộp hồ sơ, tàiliệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn được qui định tại khoản 2 Điềunày

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đãđến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải lập danh mục gửi cho cán bộ lưutrũ để biết; nhưng thời hạn giữ lại đơn vị, cá nhân không quá 02 năm.

c) Mỗi cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc chuyển công táckhác đều phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kếnhiệm

2 Quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Đối vối tài liệu hành chính chuyên môn nghiệp vu: sau 01 năm kể từnăm công việc kết thúc

b) Đối với tài liệu nghiên cưu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ:sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức

c) Đối với tài liệu tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi côngtrình được quyết toán

Hằng năm, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm

1 Lập kế hoạch để thu thập hồ sơ, tài liệu của phòng chuyên môn, đơn vị

và cá nhân

2 Phối hợp với các phòng, đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập

3 Hướng dẫn các phòng, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

thống kê vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4 Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

5 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Thủ tục giao nhận thực hiện theokhoản 3 Điều 22 của Quy chế này

Điều 24 Chính lý tài liệu

1 Chỉnh lý tài liệu nhằm loại tài liệu theo một phương án khoa học, tạođiều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệulưu trữ, đồng thời, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu ủy

2 Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu của từng phòng, đơn vị đượcchỉnh lý và sắp xếp riêng biệt

b) Khi phân loại và lập hồ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình

tự theo dõi, giải quyết công việc

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ảnh được hoạt động của đơn vị hìnhthành tài liệu

3 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưavào kho bảo quản

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công

cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy

4 Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước

Điều 25 Bảo quản tài liệu lưu trữ

1 Tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn truyệt đối

2 Chánh Văn phòng Sở và thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạothực hiện các qui định của Nhà nước và Quy chế này về bảo quản tài liệu lưutrữ

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo sử dụng tiêu chuẩn qui định.b) Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, chống thiên tai, bảomật đối với kho lưu trữ tài liệu lưu trữ

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưutrữ

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, quạt thông gió phù hợp với từng loạihình tài liệu

đ) Thực hiện các biên pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử axit

và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hưhỏng

3 Cán bộ công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúngcác quy định của Nhà nước về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệulưu trữ

Điều 26 Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Đối tượng

Các đơn vị cá nhận có nhu cầu chính đáng đều được phép khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ, trừ các loại tài liệu mật được thực hiện theo quy định riêng

2 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu côngtác phải có văn bản đề nghị hoặc Giấy giới thiệu của đơn vị nơi công tác;nếuphục vụ cho yêu cầu của cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu; Chứng minhnhân dân và phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền được quy định tại

Điều 28 của Quy chế này.

b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ Mật phải thực hiện đúng qui địnhhiện hành của Nhà nước

Điều 27 Quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Tổ chức sử dụng tài liệu tại chỗ

a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ, thủ tục

được thực hiện theo khoản 2 điều 26 của quy chế này

b) Sau khi xem xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và kýtrả vào sổ theo dõi cho mượn tài liệu lưu trữ Cán bộ lưu trữ giám sát trong quátrình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả

3 Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc

a) Người đến khai thác muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc(Trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước chưa được giải mật), thực hiệnthủ tục đề nghị như quy định đối với mượn tài liệu xem tại chỗ nhưng ghi rõ yêucầu mượn về nơi làm việc Trước khi ký mượn, cán bộ lưu trữ và người mượntài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi vào sổ mượn

b) Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày Trường hợp công việcchưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn nhưng không quá 05 ngàylàm việc

c) Khi hoàn trả, người mượn phải trả đủ số lượng và bảo đảm số lượng tàiliệu không bị hư hỏng, thiếu, mất Nếu để xảy ra mất mác thất lạc hoặc hư hỏngtài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của phápluật

Điều 28 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Được sự cho phép của lãnh đạo Sở để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữtại cơ quan

2 Đối với tài liệu có độ mật: thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật củanhà nước Cụ thể:

Tài liệu Mật, Tuyệt mật và Tối mật do Giám đốc Sở phê duyệt

Điều 29 Xác định giá trị tài liệu

1 Xác định giá trị tài liệu là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trịkhác nhau của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc phương pháp và tiêu chuẩn Nhà