Điều 12. Treo Quốc kỳ
Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.
Điều 13 . Biển tên cơ quan
Cơ quan phải cú biển tờn được đặt tại cổng chớnh, trờn đú ghi rừ tờn gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan.
Điều 14. Phòng làm việc
Phũng làm việc phải cú biển tờn ghi rừ tờn chức danh, đơn vị (phũng, ban).
Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.
Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.
Điều 15. Khu vực để phương tiện giao thông
Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16.
1. Các Phòng (ban, đơn vị) thuộc sở tổ chức tuyên truyền, giáo dục, phổ biến cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức về Quy chế văn hoá của sở, đảm bảo mục tiêu tạo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan, đạt phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ.
2. Chỏnh Văn phũng cú trỏch nhiệm theo dừi và đụn đốc việc thực hiện các quy định của quy chế này và báo cáo kết quả với Giám đốc.
Điều 17.
Các đồng chí Lãnh đạo sở, các Phòng (ban, đơn vị) và cán bộ, công chức viên chức trong cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện tốt các quy định trong quy chế này. Các trường hợp vi phạm, tuỳ theo mức độ sẽ được xem xét xử lý./.
GIÁM ĐỐC
IV. Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị cơ quan.
1. Công tác chuẩn bị hội nghị.
1.1. Chủ trương.
- Lãnh đạo Sở quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các đơn vị đề xuất quyết định tổ chức hội nghị.
1.2. Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
- Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Sở về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công nhiệm vụ cho đơn vị lien quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị.
1.3. Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị.
- Lãnh đạo Sở phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị.
1.4. Gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các đơn vị lien quan.
- Văn phòng nhân bản, chuyển từ trình kế hoạch tổ chức hội nghị đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan.
1.5. Thành lập Ban tổ chức/ Phân công công việc.
- Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng quyết định thành lập Ban tổ chức Hội nghị.
- Ban tổ chức Hội nghị phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và thành viên.
- Ban tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị.
1.6. Triển khai công tác chuẩn bị hội nghị.
- Ban tổ chức liên hệ địa điểm tổ chức hội nghị ( nếu ở ngoài cơ quan ) - Đơn vị chủ trì:
+ Đơn vị chủ trì đăng ký lịch hội nghị với Văn phòng Sở các nội dung:
Thành phần, người chủ trì, thời gian, địa điểm, nội dung, phòng họp.
+ Dự thảo giấy mời (theo danh sách đã được duyệt) trình lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng ký, chuyển Văn thư nhân bản, phát giấy mời.
+ Xây dựng chương trình hội nghị để Chánh văn phòng xem xét và trình Lãnh đạo Sở phê duyệt trước ngày hội nghị.
+ Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc hội nghị, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị dự thảo để trình Lãnh đạo Sở duyệt và gửi các tài liệu liên quan trước hội nghị.
+ Chuẩn bị cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo chí trước hội nghị.
- Phòng Văn thư – Lưu trư:
+ Nhân bản và phát hành giấy mời theo danh sách trong tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; tổng hợp số lượng đại biểu mời.
+ Tiếp nhận tài liệu, báo cáo đã được lãnh đạo Sở phê duyệt.
+ Lập dự toán chi tiêu cho hội nghị theo quy đinh + Chuẩn bị văn phòng phẩm cho hội nghị.
+ Đóng gói và phát tài liệu phục vụ hội nghị.
+ Liên hệ nơi ăn, ở cho đại biểu.
- Kế toán: Cấp kinh phí hội nghị.
- Phòng Quản trị:
+ Chuẩn bị hội trường, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điều hòa nhiệt độ.
+Chuẩn bị máy tính, máy chiếu phục vụ hội nghị theo yêu cầu của Ban tổ chức.
- Đội xe: Bố trí xe đưa đón đại biểu - Các Phòng, Ban, Trung tâm:
+ Cử đại diện phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị.
2. Công tác triển khai hội nghị.
- Đơn vị chủ trì:
+ Tiếp đón, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp thành phần và số lượng đại biểu tham dự hội nghị.
+ Theo dừi diễn hội nghị, ghi kết luận của lónh đạo Sở.
+ Lễ tân, phục vụ hội nghị.
+Hướng dẫn các đại biểu dự hội nghị về địa điểm họp, địa điểm đỗ xe.
- Phòng quản trị: Vận hành các thiết bị học, âm thanh, ánh sáng phục vụ hội nghị theo yêu cầu.
3. Công tác sau hội nghị.
- Đơn vị chủ trì: Soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Sở tại hội nghị
- Văn thư – Lưu trữ: Nhân bản, phát hành thông báo kết luận đã được phê duyệt
- Đội xe: Bố trí xe đưa đón đại biểu.
- Kế toán: Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí hội nghị.
4. Lập hồ sơ hội nghị.
Phòng Tổng hợp lập hồ sơ hội nghị và giao cho phòng Văn thư – Lưu trữ lưu.
Quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan ( Phụ lục 11) Mẫu hóa chương trình nghị sự ( Phụ lục 12 )
V. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại. Nhận xét ưu, nhược điểm.
Văn phòng Sở là một văn phòng hiện đại.
Sơ đồ mô hình văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư ( Phụ lục 13)
Văn phòng Sở là một Văn phòng hiện đại.Với các trang thiết bị hiện đại được bố trí và sắp xếp hợp lý giúp cho việc thu thập thông tin và giải quyết công việc dễ dàng hơn. Môi trường làm việc đầy đủ ánh sáng, thoáng mát, hài hòa, thân thiện. Văn phòng được bố trí, tổ chức khoa học, số lượng nhân viên đầy đủ đảm nhận các vị trí chuyên môn đảm bảo thực hiện nội dung công việc.
Công tác văn phòng được tổ chức theo hướng tập trung, nhân viên có kinh nghiệm và sử dụng thành thạo các trang bị văn phòng, thực hiện tốt nghiệp vụ chuyên môn. Vị trí Văn thư nằm ở địa điểm trung tâm, thuận tiên cho các hoạt động xử lý và chuyển giao văn bản. Các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ tạo thuận lợi cho việc phụ vụ nhanh chóng và đạt hiệu quả trong công việc.
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế, thiếu sót như:
Phòng làm việc được xây dựng vẫn còn chật hẹp, bố trí ngay gần cổng cơ quan
nên nhiều người ra vào, nên đôi khi cũng còn gặp khó khăn. Các trang thiết bị đã co sự đầu tư nhưng vẫn còn nhiều thiết bị chưa đảm bảo hiệu quả.
VI. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận xét.
Bộ máy Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư gồm có 01 Chánh văn phòng, 2 Phó Chánh văn phòng và các cán bộ công nhân viên gồm:
- Cán bộ văn thư - Nhân viên kế toán
- Chuyên viên công nghệ thông tin - Cán bộ trưng tập
- Nhân viên thủ quỹ - Nhân viên bảo vệ - Nhân viên lái xe - Nhân viên tạp vụ
Văn phòng Sở được tổ chức, sắp xếp hợp lý, chặt chẽ. Các cán bộ công nhân viên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình ngoài ra còn phối hợp với các bộ phận khác giúp công việc đạt hiểu quả cao hơn. Lãnh đạo Sở, lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm, bám sát, đôn đốc nhắc nhở nhân viên của mình hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đa số các cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, chính sác. Tất cả cán bộ, công nhân viên Văn phòng luôn thực hiện nghiêm túc quy định thời gian làm việc, nội quy, quy chế của cơ quan; quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Bộ máy Văn phòng Sở Kế hoạch Và Đầu tư hoạt động thống nhất, chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức được sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc thực hiên các mục tiêu chung của cơ quan.
Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: Vẫn còn cán bộ năng lực chuyên môn chưa cao, nhiều cán bộ trưng tập dẫn đến cồng kềnh...