Báo cáo kiến tập Quản Trị Văn Phòng tại Công ty CPĐT Kaila Việt Nam

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG KIẾN TẬP 3 PHẦN I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT KAILA VIỆT NAM 3 I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Kaila Việt Nam 3 1. Vài nét về công ty 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Kaila Việt Nam 3 2.1. Chức năng 3 2.2 Nhiệm vụ 4 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Kaila Việt Nam. 4 II. Tình hình tổ chức, quản lý hành chính văn phòng của công ty 5 1. Về tổ chức văn phòng 5 1.1 Đánh giá vai trò của phòng HCTH trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty. 5 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dụng chương trình công tác thường kỳ của công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 6 1.2.1 Chương trình công tác năm 7 1.2.2 Chương trình công tác quý 8 1.2.3 Chương trình công tác tháng 9 1.2.4 Lịch công tác tuần 9 1.2.5 Lịch làm việc hàng ngày 10 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị 10 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ 12 2.1. Khảo sát về công tác văn Thư 12 2.1.1. Tìm hiểu mô hình văn Thư của công ty 12 2.1.2 Nhận xét đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn Thư của công ty 13 2.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 14 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 14 2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15 2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 PHẦN II.NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 18 1. Soạn thảo văn bản 18 1. 1 Hệ thống văn bản: 18 1.2 Một số mẫu văn bản tiêu biểu hiện hành tại công ty. 18 2. Xây dựng quy chế (quy chế về công tác văn Thư lưu trữ) 21 3. Về vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong văn phòng của Công ty CPĐT Kaila Việt Nam 36 3.1 Về vị trí làm việc 36 3.2 Bản mô tả công việc của các vị trí cụ thể trong văn phòng công ty CPĐT Kaila Việt Nam 36 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu. Nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của công ty CPĐT Kaila Việt Nam. 37 1.Công tác văn phòng 37 2. Công tác văn Thư 38 3. Công tác lưu trữ 39 4 Công tác hậu cần. 39 II Những đề xuất giải pháp, kiến nghị 40 1.Đề xuất giải pháp. 40 2. Kiến nghị. 41 C. KẾT LUẬN 43

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta trình thực Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước với mong muốn sánh vai cường quốc năm châu Ngày có nhiều doanh nghiệp nước doanh nghiệp nước xây dựng phát triển mạnh mẽ Trong bối cảnh đó, người yếu tố trung tâm định đến thành công hay thất bại, hay nói cách khác trình độ đội ngũ nhân viên văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động doanh nghiệp Vì văn phòng phận thiếu quan nào, văn phòng đóng vai trò quan trọng để trì hoạt động quan ,hiện nhân viên văn phòng không đơn giản làm công tác giấy tờ, công việc hành chính… Bởi vậy, để thực mong muốn phải nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng để họ vừa chuyên nghiệp, thành thạo công việc, nắm bắt kịp thời với thay đổi xã hội, vừa phải có thái độ giao tiếp tận tình, lịch sự, có ý thức cộng đồng, trách nhiệm công việc quan hệ giao tiếp hàng ngày Nắm bắt nhu cầu thực tiễn xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhanh chóng bắt tay thực công tác đào tạo cán Quản Trị Văn Phòng có kỹ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc, xã hội tương lai cho đất nước Lớp Đại học Quản Trị Văn Phòng K1C nhà trường tuyển sinh đào tạo từ năm 2012 đến mặt đào tạo lý thuyết trường hoàn thành, để lý thuyết không xa vời với thực tế nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập tiếp xúc với thực tế công việc nhằm củng cố vận dụng kiến thức học trường vào làm công việc cụ thể Trong trình kiến tập sinh viên tiếp xúc thiết bị thiết yếu để phục vụ cho công tác văn phòng máy chiếu, máy in, máy photo, máy fax loại thiết bị khác… Cũng rèn luyện phong cách làm việc Tác phong nhanh nhẹn, giao tiếp ứng xử, khả làm việc độc lập người làm công tác văn phòng SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục báo cáo gồm có ba phần sau: Phần I lời nói đầu Phần II nội dung thực tập Phần III kết luận Nhờ kì kiến tập cuối năm nhà trường khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận hướng dẫn tận tình CTHĐQT Nguyễn Văn Quân cán Trịnh Thị Huyền, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi công ty CPĐT Kaila Việt Nam em kiến tập Phòng Hành Chính-Tổng hợp quý công ty, thời gian từ ngày 20 tháng năm 2015 đến hết ngày 25 tháng năm 2015 Em học hỏi nhiều điều đúc kết nhiều kinh nghiệm cho thân Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị văn phòng, cô Nguyễn Thị Kim Chi giáo viên chủ nhiệm lớp Đại học Quản trị văn phòng k1C quan tâm giúp đỡ em suốt thời gian học tập kiến tập trường Em xin trân trọng cảm ơn công ty CPĐT Kaila Việt Nam tạo điều kiện cho em tham gia kiến tập, cảm ơn Nguyễn Văn Quân chị Trịnh Thị Huyền nhiệt tình giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thông tin công ty để em hoàn thành tốt báo cáo mình, phần hành trang nhỏ giúp cho em công việc sau trường Do thời gian kiến thức có hạn, thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm từ công việc thực tế nên viết không tránh khỏi thiếu sót định, em mong nhận góp ý, bảo thầy giáo, cô giáo cán quý công ty để báo cáo em phong phú lý luận phù hợp với thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh Viên KT SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG KIẾN TẬP PHẦN I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT KAILA VIỆT NAM I Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức công ty CPĐT Kaila Việt Nam Vài nét công ty Công ty CPĐT Kaila Việt Nam hoạt đong lĩnh vực du lịch, dịch vụ, khách sạn nhà hàng… Là doanh nghiệp trẻ với lãnh đạo điều hành Chủ tịch hội đồng quản trị Nguyễn Văn Quân lao động sáng tạo phát triển công ty toàn thể nhân viên công ty đến công ty bước phát triển mạnh mẽ Công ty có trụ sở tại: Ngõ 310 Nghi Tàm - Tây Hồ - Hà Nội Người đại diện: Chủ tịch hội đồng quản trị Nguyễn Văn Quân Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho phát triển kinh doanh, dịch vụ Nằm cạnh đường Nghi Tàm, nên việc giao khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty CPĐT Kaila Việt Nam 2.1 Chức Công ty hoạt động kinh doanh du lịch, khách sạn, nhà hàng dịch vụ khác liên quan đến du lịch…mọi hoạt động công ty tuân thủ Theo quy định pháp luật nhà nước Với đặc thù lĩnh vực hoạt động công ty có chức sau: - Tổ chức tours du lịch nước tours du lịch quốc tế - Tổ chức tư vấn cho khách hàng thủ tục pháp lý - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng dịch vụ khác… SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, quảng bá sản phẩm du lịch nước quốc tế - Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phát triển đội ngũ cán có trình độ chuyên môn hiểu biết sâu sắc văn hóa quốc gia, thành thạo nhiều ngôn ngữ khác - Quản lý giám sát, hợp đồng dịch vụ liên quan đến khách hàng - Phấn đấu đưa công ty trở thành công ty lớn có sức cạnh tranh cao 2.3 Cơ cấu tổ chức công ty CPĐT Kaila Việt Nam Căn vào đặc thù công ty, cấu tổ chức gồm: + CT HĐQT : Nguyễn Văn Quân + Giám đốc: Trịnh Thị Huyền • Các phận phòng ban bao gồm: Phòng hành – tổng hợp Phòng kế toán Phòng quản trị- kỹ thuật Ngoài có phận khác đội xe, đội bảo vệ, bộ tạp vụ, phận lễ tân, phận hướng dẫn viên du lịch… phận chăm sóc khách hàng … • Chức phòng trực thuộc công ty Phòng hành - tổng hợp giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân sự, tổ chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực việc điều hành công việc hành văn phòng, quản lý sở vật chất công ty Phòng tài kế toán: phận giúp lãnh đạo công ty quản lý mặt tài kế toán Phòng quản trị - kỹ thuật giúp lãnh đạo văn phòng quản lý trang thiết bị sửa chữa bảo dưỡng tất trang thiết bị thuộc quyền sở hữu công ty Các phận khác thực nhiệm vụ theo lịch trình có SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẵn công ty sếp (Như phụ lục 1) II Tình hình tổ chức, quản lý hành văn phòng công ty Về tổ chức văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò phòng HC-TH việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho công ty - Hoạt động công ty năm qua đem lại hiệu mặt kinh doanh dịch vụ, tạo uy tín cho khách hàng ngành du lịch dịch vụ, làm hài lòng khách hàng nước Lợi nhuận công ty năm sau cao năm trước Với trình phát triển, công ty sở văn hóa thể thao du lịch Hà Nội đánh giá cao trao tặng danh hiệu có thành tích việc phát triển du lịch chất lượng dịch vụ… - Để có kết ngày hôm phải cần nhiều yếu tố góp phần thành công đó: + Thứ nhất: lãnh đạo tài tình Chủ tịch hội đồng quản trị + Thứ hai: lao động nhiệt tình phận, đặc biệt phận thông tin quảng bá hình ảnh công ty + Thứ ba: hiểu biết thực làm việc không ngừng học hỏi phận hướng dẫn viên + Thứ tư: để có thành công thiếu vai trò phòng HC-TH Hoạt động HC_TH góp phần không nhỏ vào phát triển toàn công ty, nhận thức rõ vị trí văn phòng HC-TH giai đoạn phát triển giúp nâng cao nhận thức giải tốt công việc mình, đóng góp vào hoạt động đơn vị Sau thời gian không dài kiến tập Phòng HC-TH Công ty CPĐT Kaila Việt Nam, giúp em nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng phát triển công ty Thực vai trò tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo công ty, phòng HC-Tổng hợp chủ động xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch làm việc hàng SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tháng, quỹ, tháng, năm Chương trình làm việc bảo đảm khoa học, hiệu phù hợp với yêu cầu đơn vị công ty Trong tổ chức thực phối hợp chặt chẽ với đơn vị cá nhân Qua giúp mối quan hệ lãnh đạo công ty với Phòng HC-TH đơn vị khác thuộc công ty, phòng tổ chức HC –TH thể sáng tạo, tích cực hoạt động lấy ý kiến xây dựng nội quy, quy chế công ty hiệu quả, chất lượng: Phòng HC- TH giao cho tổ kiểm soát làm nhân viên khách hàng vào công ty, nhằm tạo tác phong làm việc với phong cách phục vụ chuyên nghiệp giữ gìn an ninh trật tự công ty Đồng thời tham mưu đổi phương thức hoạt động kinh doanh theo nhu cầu khách hàng Đặc biệt Phòng HC-TH quan tâm công tác tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát hợp đồng khách hàng tham gia hợp đồng dịch vụ công ty, đối tác, cộng tác làm việc dán tiếp cho công ty Để làm điều đó, trưởng phòng HC-TH phải đạo đào tạo hướng dẫn nâng cao chất lượng phục vụ cho toàn thể nhân viên phòng làm việc theo hướng dẫn đạo giám đốc Với chức hậu cần cho công ty Phòng HC-TH đảm nhiệm vụ hậu cần chu đáo khoa học không toàn thể nhân viên công ty mà nhân viên thời vụ lẫn khách hàng sử dụng dịch vụ công ty Với phương pháp làm việc phòng HC- TH nhận đánh giá cao từ phía CTHĐQT đơn vị công ty từ phía khách hàng 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dụng chương trình công tác thường kỳ công ty Đánh giá ưu điểm, hạn chế Chương trình công tác kế hoạch, nhiệm vụ quan khoảng khoảng thời gian định, để thủ trưởng quan đạo điều hành công việc chủ động, vừa quán xuyến mặt công tác, vừa nắm công việc trọng tâm nhằm đạt mục tiêu đề SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Ý nghĩa xây dựng chương trình công tác - Làm việc có chương trình yếu tố làm việc có khoa học, thể phong cách làm việc máy quản lý nói chung quan nói riêng - Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể toàn thể quan - Làm việc theo chương trình công tác giúp chủ động việc chủ động công việc biết làm trước, làm sau, không bỏ sót công việc … - Điều hành hoạt động chương trình theo dõi chương trình biện pháp quan trọng nâng cao hiệu xuất quản lý, giúp lãnh đạo quan phân bổ sử dụng quỹ thời gian, huy động đơn vi giúp việc, bố trí nhân tập chung theo kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng nhịp nhàng đơn vị thực hiệu nhiệm vụ đề - Cơ quan làm việc theo chương trình công tác giúp cho phận văn phòng như: phận Quản trị, Hành Chính…đảm bảo sở vật chất phương tiện chủ động Hiện công ty CPĐT Kaila Việt Nam có loại chương trình sau đây: + Chương trình công tác năm; + Chương trình công tác quý (6 tháng đầu năm tháng cuối năm); + Lịch công tác tháng; + Lịch công tác tuần; + Lịch làm việc hàng ngày 1.2.1 Chương trình công tác năm * Yêu cầu: - chương trình công tác năm cần nêu lên vấn đề lớn, quan trọng phải bao quát toàn lĩnh vực mà công ty hoạt động, ý thích đáng đến vấn đề mang tính chiến lược, xác định đề án lớn để trình lãnh đạo phê duyệt SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các phòng, ban, đơn vị phối hợp đơn vị chủ trì tiến hành thực mục tiêu đề chương trình công tác * Nội dung: - Phần 1: đánh giá tình hình thực chương trình công tác năm 2014 - Phần 2: thể tổng quát định hướng công tác, trọng tâm công tác, mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp thực - Phần 3: xác định vấn đề cần chuẩn bị thành đề án lịch hội họp để thảo luận, thông qua đến định vấn đề * Trình tự thời gian xây dựng chương trình công tác: - Trình tự: + Phòng HC- TH đề nghị phòng, đơn vị đăng ký nội dung công việc; + Dựa vào lập chương trình, tài liệu thu thập được, phòng HC- TH trực tiếp xây dựng thảo công ty; + Sau dự thảo xong Phòng HC –TH gửi thảo đến phòng ban, đơn vị lấy ý kiến đóng góp; + Sau nhận ý kiến đóng góp phòng, đơn vị, phòng HC – TH hoàn chỉnh dự thảo lần cuối trình lãnh đạo phê duyệt ban hành - Thời gian: Chương trình công tác năm chuẩn bị từ tháng 10 năm trước Phòng HC-TH xây dựng chương trình công tác năm, phân công nhiệm vụ cho phòng để phối hợp đạo tổ chức thực 1.2.2 Chương trình công tác quý * Yêu cầu: - Nội dung chương trình phải bám sát mục tiêu chung công ty; - Phải xác định rõ đơn vị thực mục tiêu đó; - Sắp sếp đơn vị theo thứ tự ưu tiên; - Chương trình công tác quý phải dựa sở chương trình năm vấn đề phát sinh trình điều hành để xác định rõ trọng tâm công tác, nhiệm vụ quý SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nội dung: - Phần 1: đánh giá tình hình thực chương trình công tác quý trước - Phần 2: thể tổng quát định hướng công tác, trọng tâm công tác, mục tiêu, nhiệm vụ chính, biện pháp thực - Phần 3: xác định vấn đề cần chuẩn bị thành đề án lịch hội họp để thảo luận, thông qua đến ban hành định * Trình tự thời gian xây dựng chương trình công tác - Trình tự: Phòng HC- TH đề nghị đơn vị đăng ký nội dung công việc; + Dựa vào lập chương trình, tài liệu thu thập được, hợp đồng mới, phòng HC-TH tổng hợp trực tiếp xây dựng thảo chương trình công tác quý công ty; + Sau dự thảo xong, phòng HC-TH gửi dự thảo đến phòng ban để lấy ý kiến đóng góp; + Sau nhận ý kiến đóng góp phòng, đơn vị, phòng HCTH hoàn chỉnh dự thảo lần cuối trình CTHĐQT phê duyệt, ban hành - thời gian: Chương trình công tác quý chuẩn bị từ ngày 15 tháng cuối quý trước Phòng HC-TH xây dựng chương trình công tác, phân công nhiệm vụ cho phòng, đơn vị để phối hợp đạo, tổ chức thực 1.2.3 Chương trình công tác tháng - Trình tự nội dung chương trình công tác quý - Chương trình công tác phải dựa sở chương trình năm vấn đề phát sinh trình điều hành để xác định rõ tâm công tác, nhiệm vụ tháng - chương trình công tác tháng chuẩn bị từ 25 tháng trước, phòng HCTC xây dựng chương trình công tác, trình giám đốc duyệt phân công nhiệm vụ cho phòng, đơn vị để phối hợp đạo, tổ chức thực 1.2.4 Lịch công tác tuần SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các phòng (ban) cá nhân Công ty đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ Công ty Theo thời hạn quy định khoản điều này; - Trường hợp phòng (ban), cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu lập danh mục gửi cho lưu trữ hành Công ty thời hạn lưu không năm; Thời hạn giao, nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ công trình toán; - Tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: 03 tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” loại 02 Phòng, ban cá nhân giao nộp tài liệu giữ 01 bản, lưu giữ hành 01 Điều 28 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty, đơn vị Trưởng phòng HC-TH có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn tổ chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành Công ty; Trưởng phòng nghiệp vụ, trưởng đơn vị chịu trách nhiệm việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu phòng, đơn vị vào lưu trữ Công ty; Nhân viên văn Thư có trách nhiệm lập biểu mẫu, hướng dẫn phận đơn vị thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty Điều 29 Khen thưởng xử lý vi phạm Các đơn vị, phòng, cá nhân có thành tích công tác văn Thư hàng năm xét khen thưởng Theo quy định pháp luật / CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Văn Quân (đã ký) Về vị trí việc làm mô tả vị trí văn phòng Công ty CPĐT Kaila Việt Nam 3.1 Về vị trí làm việc - Tại công ty CPĐT Kaila Việt Nam Phòng HC-TH gồm trưởng phòng phó phòng trợ giúp cho trưởng phòng quản lý nhân công việc phòng Ngoài nhiều phận chuyên trách khác như: phận văn Thư, phận lưu trữ, phận lễ tân… Về cá nhân vị trí việc làm thân thời gian kiến tập quan vị trí làm việc chưa cố định cụ thể chuyên môn để tìm hiểu tất công việc văn phòng nên xin ý kiến trưởng phòng làm tất công việc phòng HC-TH văn thư lưu- trữ, lễ tân, giúp trưởng phòng hay phó phòng quản lý công việc lãnh đạo phòng vắng… giúp trưởng phòng tham mưu cho giám đốc hợp đồng khách hàng hay văn giấy tờ liên quan Tuy thời gian không đủ dài qua ta thấy tầm quan trọng vị trí công tác văn phòng 3.2 Bản mô tả công việc vị trí cụ thể văn phòng công ty CPĐT Kaila Việt Nam Ví dụ: với trưởng phòng HC-TH Ngày 21/4 Người chuẩn vị Trương ngọc Thuận Tên công việc Đơn vị Lập kế hoạch triển khai Trưởng phòng HCchương trình quản bá TH hình ảnh cho ty với khách hàng Sẽ bào gồm: - Chức danh công việc: ……… - Tóm tắt công việc: …………… - Các nhiệm vụ chính: ………… - Yêu cầu công việc: ………… SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các mối quan hệ: ………… - - Giám sát công việc: ………… Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu Nhược điểm công tác hành văn phòng công ty CPĐT Kaila Việt Nam Qua thời gian kiến tập công ty CPĐT Kaila Việt Nam em học hỏi nhiều điều từ thực tế Cũng phần hạn chế mặt thời gian em xin rút nhận xét sau Công tác văn phòng Công tác văn phòng công tác quan quan doanh nghiệp Đối với Công Ty CPĐT Kaila Việt Nam hoạt động lĩnh vục kinh doanh dịch vụ công tác văn phòng quan trọng Công tác văn phòng thực tốt tạo tiền đề cho phát triển công ty Đồng thời, giúp cho hoạt động công ty trì liên tục kiểm soát chặt chẽ Bên cạnh công tác văn phòng khoa học có ý nghĩa xây dựng quy chế khuyến khích người nhân viện công tham hoạt động kinh doanh cho hiệu hợp lý, góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh công ty • Ưu điểm - công ty CPĐT Kaila Việt Nam thực tốt công tác văn phòng( bào gồm hành văn phòng, văn thư, lưu trữ, hậu cần ), trang thiết bị đầy đủ (máy tính, máy in, máy photo, máy chiếu, máy fax, máy hủy tài liệu thiết bị khác phục vụ cho công việc…đội ngũ nhân viên đa dạng đủ trình độ học vấn, chất lượng chuyên môn, học vấn cao hướng dẫn viên có trình độ giỏi chiếm đa số, tạo thuận lợi cho trình cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành công ty nói chung văn phòng nói riêng SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lãnh đạo công ty nhân định rõ tầm quan trọng yếu tố người nên tạo đủ điều kiện cho cán nhân viên công ty học lớp nâng cao trình độ chuyên môn - Công ty ban hành Quy Chế Văn Hóa Công Sở áp dụng chế độ thi đua khen thưởng nên tác phong làm việc, phong cách giao tiếp làm việc thái độ phục vụ … Của tất thành viên công ty khoa học, thân thiện, nghiêm túc, tạo không khí thoải mái, người thực tốt công việc giao - Phòng HC-TH tham mưu, xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm - Phòng HC-TH phối hợp với phòng ban thực tốt hội nghị, hội thảo * Nhược Điểm Bên cạnh ưu điểm công tác văn phòng tồn hạn chế sau: - Trang thiết bị văn phòng đầu tư chưa thực đại, việc tìm kiếm tra cứu thông tin hạn chế - Đội ngũ Cán nhân viên chưa thực phát huy hết khả - Lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng chưa thực trọng đến việc phát triển văn phòng, cải cách văn phòng Theo hướng đại Công tác văn Thư * Ưu điểm - Công tác văn Thư bố trí trung phòng HC-TH nên thuận lợi cho việc xử lý văn bản, khách hàng đến làm việc công ty, cán văn thư đào tạo chuyên môn trường đại học, cao đẳng uy tín nên mức độ xử lý công việc nhanh chóng xác - Quy trình nghiệp vụ công tác văn Thư thực đầy đủ, với quy định nhà nước, trình đảm bảo bí mật nhà nược chặt chẽ - Công tác văn Thư quản lý Theo hình thức tập trung giúp công ty SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý tài liệu thống tình trang mát tài liệu, tra tìm thuận lợi, dễ dàng, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ - Trưởng phòng HC-TH Theo dõi giám sát trình thực văn Thư nên công tác văn Thư ngày chuyên môn hóa cao, khoa học, hiệu * Nhược điểm Cán văn Thư đào tạo chuyên môn Xong kinh nghiệp làm việc hạn chế chưa đáp ứng công việc đòi hỏi nhanh nhen đảm bảo bí mật cho khách hàng Công tác lưu trữ * Ưu điểm: - Công ty có phận lưu trữ chuyên trách, có trình độ kinh nghiệm góp phần lưu giữ tài liệu giá trị phục vụ cho việc quản lý lãnh đạo - Công tác chỉnh lý tài liệu thực tốt góp phần làm cho tài liệu bảo quản tốt - Kho lưu trữ thường xuyên vệ sinh sẽ, trang bị thiết bị máy móc phục vụ cho công tác lưu trữ * Nhược điểm - Hệ thống đồ dùng, dụng cụ, tủ giá tài liệu chưa đầu tư Theo cầu công việc - Yếu tố người, số lượng nhân viên làm công tác Lưu Trữ chuyên trách chưa đáp ứng cầu thực tế công tác lưu trữ - Công cụ tra cứu thông tin chưa thực đại Công tác hậu cần * Ưu điểm - Văn phòng chuẩn bị hội họp, hội nghị khách hàng, triển lãm, liên hệ chuyến đi, cho cán công ty khách hàng Danh sách người chuyến đi, thời gian đi, địa điểm nghỉ ngơi…thì phận văn phòng có nhiệm vụ liên hệ trước với đối tác văn bản, fax, hay điện SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thoại… - Trang thiết bị công ty thường xuyên kiểm tra sửa chữa - Được dự quan tâm lãnh đạo công ty, trưởng phòng HC-TH tổ chức đợt kiểm tra khám sức khỏe định kỳ cho cán cho cán nhân viên toàn công ty năm lần II Những đề xuất giải pháp, kiến nghị Đề xuất giải pháp Với thực trạng công tác hành văn phòng trình bày phần trên, công ty cần đổi đại hóa công tác văn phòng Trong bối cảnh nên kinh tế trung toàn cầu có biến động nay, việc đổi phương thức điều hành đại hóa công sở công ty Việc đổi hành văn phòng văn công tác tâm quan doanh nghiệp Công tác văn phòng cần nâng cao trình độ chuyên môn chất lượng phục vụ sở vật chất điều đáp ứng nhu cầu phát triển công ty Theo kịp giai đoạn phát triển đất nước Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý vào quản lý chất lượng văn phòng mình, điều nên áp dụng Kaila, công ty làm mặt kinh doanh dịch vụ nên việc đổi công tác văn phòng sớm đại chất uy tín công ty khách hàng nâng cao Chính cần có chuẩn hóa công tác đào tạo bồi dưỡng nhân viên văn phòng, tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Đồng thời đơn vị văn phòng phải có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi Tổng kết làm được, chưa làm định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng hiệu phục vụ Vấn đề cân nhắc kỹ lưỡng đổi khâu trước văn phòng Khâu sau bước nâng cao Cần tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực chẵn, roc ràng cho thời kỳ cụ thể Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng công tác hành văn phòng SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty cần thực số viện pháp sau: - đổi hoạt động văn phòng theo hướng đại hóa; - ứng dựng công nghệ thông tin vào việc hỗ trọ nâng cấp hiệu quản lý hành quản lý công tác văn thư- lưu trữ; - Xây dựng hoàn thiện phần mềm quản lý; - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ; - Hoàn thiện quy trình quản lý văn thư – lưu trữ; - Hoàn thiện quy trình giải quản lý văn bản; - Xây dựng quy trình lưu trữ; - Hoàn thiện công tác tổng chức phận văn thư- lưu trữ; - Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu đại công tác văn phòng - Đầu tư sử dụng sở vật chất có hiệu => Với giải pháp hi vọng góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng công ty CPĐT Kaila Việt Nam thời gian tới Kiến nghị * Về phía trường Đại học: Trước thực tập trường tổ chức buổi tập huấn trường để nghe giảng viên hướng dẫn việc phải làm thực tập trường kỹ để làm báo cáo thực tập Tuy nhiên, trình sinh viên thực tập nhà trường không quan tâm nhiều trình thực tập sinh viên, sinh viên cử thực tập làm có chuyên ngành không? Vì vậy, em xin kiến nghị với nhà trường số ý kiến để việc thực tập cuối khóa sau đạt kết cao hơn: - Trước hết, nhà trường cần phối hợp với quan nơi có sinh viên thực tập, đề nghị họ giúp đỡ, để sinh viên làm việc theo chuyên ngành Có sinh viên thuận lợi công việc sau SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thứ hai, Giảng viên hướng dẫn sinh viên thường xuyên liên lạc E-mail để Giảng viên nắm trình thực tập sinh viên giúp đỡ họ việc viết báo cáo thực tập *Về phía quan thực tập: - Các cán quý công ty giúp đỡ em nhiều trình kiến tập như: cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ cho viết báo cáo, hướng dẫn để làm báo cáo, hỗ trợ sử dụng thiết bị văn phòng… - Tuy nhiên, quan chưa mạnh dạn giao công việc thuộc chuyên ngành để em làm quen tốt với chuyên môn Do đó, em kiến nghị với quan thời gian tới, tiếp nhận sinh viên kiến tập, quan cần giao công việc thuộc chuyên môn phù hợp với trình độ họ SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Trong thời kỳ kinh tế phát triển nay, việc đổi tư công tác quản lý doanh nghiệp quan trọng Trong việc đổi bao gồm đổi công tác văn phòng doanh nghiệp công tác văn phòng gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý thông tin đòi hỏi thông tin cung cấp xử lý, truyền đạt cách nhanh chóng, xác nhằm phục vụ trình hoạt động quan tổ chức Chính quan tổ chức công ty doanh nghiệp đặc biệt công ty CPĐT Kaila Việt Nam ngày không ngừng quan tâm, củng cố hoàn thiện công tác hành văn phòng theo hướng đại Hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thách thức cho Việt Nam, đòi hòi phải không ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế, khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội, vượt qua khó khăn thử thách,đội ngũ cán bộ,nhân viên văn phòng không ngừng học hỏi nâng cao kinh nghiệm,tạo môi trường cạnh tranh động phát triển có hiệu Bên cạnh tâm đường lối kế hoạch, cần phải có đội ngũ tra đủ mạnh Thời gian thực tập văn phòng công ty CPĐT Kaila tìm hiểu thực tế công ty đặc biệt phần đội ngũ cán nhân viên văn phòng giúp em có nhìn đầy đủ xác thực tế tổ chức Là doanh nghiệp du lịch sinh thái phát triển nên lượng công việc nhiều với nhiều khâu nhiều chi nhánh đòi hỏi người cán bộ,nhân viên phải có trình độ định hoàn thành tốt công việc giao Hiện độ tuổi đội ngũ cán nhân vên công ty CPĐT Kaila Việt Nam trẻ, trình độ cao, có tinh thần ham học hỏi, tích cực học tập nâng cao trình độ thân để đáp ứng ngày tốt yêu cầu công việc Phát huy mạnh sẵn có công ty CPĐT Kaila Việt Nam thực nhiều sách hỗ trợ, ưu đãi dành cho đối tượng tham gia đào tạo bồi dưỡng Công ty cử người học mở lớp nâng cao trình độ SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên môn nghiệp vụ, quản lý….cho đội ngũ cán nhân viên Tuy nhiên công ty gặp số khó khăn định khách quan chủ quan đưa lại thực tế công việc, nội dung chương trình đào tạo chưa thực hấp dẫn, hay tư tưởng chống cấp đội ngũ cán nhân viên công ty khiến cho trình độ cán nhân viên chưa đồng đều, số chưa có trình độ ngoại ngữ Trước tồn xin đưa số kiến nghị, đề xuất tiếp tục công tác đào tạo, bồi dưỡng cán nhân viên đạt kết cao hướng tới thực tế Khi đào tạo bồi dưỡng phải ý tới vấn đề kết hợp lý luận thực tế giúp người cán văn phòng thành thục tác nghiệp Bên cạnh quý công ty cần phải tăng cường sách ưu đãi với đối tượng cử học, thực đủ sách cũ, ban hành thêm số quy định nhằm hỗ trợ thêm tạo sức hút cho cán nhân viên công ty Đồng thời xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể, tăng cường công tác tuyển dụng tiến hành bố trí lại phòng ban cho hợp lý Tôi tin quý công ty làm tốt điều tạo cú hích lớn việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân viên văn phòng Để làm tốt điều cần phải có nỗ lực lớn toàn thể công ty cán bộ, nhân viên nói riêng Đây hoạt động quan trọng giúp tạo nguồn lực đảm bảo cho hoạt động công ty thống nhất, nhanh chóng đạt hiệu cao Phía công ty làm tốt công tác Đã tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ, có kỹ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do công ty có thuận lợi lớn nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao phát triển công ty Thông qua trình kiến tập, đạo tận tình đội ngũ cán nhân viên công ty đặc biệt quan tâm thầy cô giáo giúp em SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học hỏi thêm kinh nghiệm, đức tính quý báu người nhân viên văn phòng tương lai Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể lãnh đạo cán nhân viên công ty CPĐT Kaila Việt Nam nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khoá kiến tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành kì kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2015 SINH VIÊN THỰC HIỆN Mạc Thị Dự SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Bộ máy hoạt động Công ty CPĐT Kaila Việt Nam Chủ tịch hội đồng quản trị Ban giám đốc (giám đốc phó giám đốc) Phòng HC-TH SVTH: Mạc Thị Dự Phòng Tài – Kế toán Phòng Quản trịkỹ thuật Phòng kinh doanh Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: máy hoạt động phòng hành tổng hợp Trưởng phòng Hai Phó phòng Bộ phận văn thư- lưu trữ Bộ phận lễ tân Bộ phận hướng dẫn viên Bộ phận chăm sóc khách hàng Bộ phận chăm sóc khách hàng (Ban hành kèm theo quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ) SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: cách ghi ký hiệu văn STT Cấp ban hành Tên văn Công ty Văn hành có tên gọi: Ký hiệu - báo cáo - … /BC-HTMH - thông báo - …/TB-HTMH - tờ trình - … /TTr-HTMH - Biên Bản - … /BB-HTMH ……………………… ……………… Văn tên gọi - công văn /HTMH –tên đơn …………… vị soạn thảo chủ trì ban hành Giám đốc Công văn ……………… /tên phòng Đơn vị ban hành Các đơn vị soạn thảo Thông báo… chủ trì soạn thảo …/TB-HTMH- tên đơn vi thông báo TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLL-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 SVTH: Mạc Thị Dự Lớp Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Nộ vụ văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Quyết đinh số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn Thư - lưu trữ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW cục văn Thư - lưu trữ Nhà nước Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tá văn Thư Giáo trình số sách tham khảo trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Mạc Thị Dự Lớp