THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 3

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 3 giúp cho mọi người biết được các giải pháp để hỗ trợ trong công việc tốt hơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA LUẬT & QUẢN LÝ XÃ HỘI

- -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG CHI NHÁNH

SÔNG CÔNG 3

Cơ quan thực tập : Công ty CPĐT&TM TNG chi nhánh

Sông Công 3 Phòng/ Bộ phận : Tổ chức - Hành chính

Cán bộ hướng dẫn : Đào Đức Thanh

Sinh viên thực tập : Nguyễn Đức Mạnh

Lớp : Khoa học quản lý K10

Mã sinh viên : DTZ1253404010061

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

LỜI CAM ĐOAN 6

PHẦN MỞ ĐẦU 7

I Giới thiệu về Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại TNG và Chi nhánh Sông Công 3 7

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty và Chi nhánh Sông Công 3 7

1.1.1 Giới thiệu về Công ty và Chi nhánh 7

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 8

1.2 Chiến lược phát triển của Công ty và Chi nhánh Sông Công 3 9

1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 10

1.3.1Lĩnh vực hoạt động 10

1.3.2 Năng lực sản xuất 10

II Một vài nét về Phòng Tổ chức – Hành chính Chi nhánh Sông Công 3 11

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11

2.2 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức – Hành chính 11

2.2.1 Chức năng 11

2.2.2 Nhiệm vụ 12

2.3 Mục tiêu 14

2.3.1 Mục tiêu định tính 14

2.3.2 Mục tiêu định lượng 15

2.4 Cơ cấu tổ chức 16

2.5 Hiện trạng nhân lực 18

2.6 Mô tả vị trí công việc 19

2.6.1Tóm tắt công việc 19

2.6.2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: 20

2.6.3 Phạm vi quyền hạn 21

2.6.4 Chỉ số đánh giá kết quả công việc 21

2.7 So sánh, đánh giá công việc được giao với bản mô tả vị trí sinh viên thực

tập 21

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 3 23

I Những quy định chung về lao động của Chi nhánh Sông Công 3 23

1.1 Công tác tuyển dụng 23

1.2 An toàn vệ sinh lao động 23

1.3 Thù lao lao động 24

1.4 Đào tạo nguồn nhân lực 24

II Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự của Phòng Tổ chức – Hành chính 24 2.1 Điều kiện tuyển dụng 24

2.1.1 Tiêu chuẩn về độ tuổi 24

2.1.2.Tiêu chuẩn về trình độ 25

2.1.3 Tiêu chuẩn sức khỏe 25

2.1.4 Yêu cầu đối với hồ sơ tuyển dụng 25

2.2 Căn cứ tuyển dụng 25

2.3 Nguyên tắc tuyển dụng 26

2.4 Nguồn và phương pháp tuyển dụng 26

2.4.1 Nguồn nội bộ 27

2.4.2 Nguồn bên ngoài 28

2.5 Quy trình tuyển dụng 29

2.5.1 Lập kế hoạch tuyển dụng 30

2.5.2 Xác định nguồn tuyển dụng 31

2.5.3 Xác định thời gian và nơi tuyển dụng 32

2.5.4 Thực hiện tuyển dụng 33

2.6 Đánh giá kết quả của công tác tuyển dụng 33

2.7 Các nhân tố tác động đến công tác tuyển dụng 35

2.7.1 Các nhân tố chủ quan 35

2.8 Đánh giá chung về công tác tuyển dụng nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành

chính 37

CHƯƠNG II HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 3 39

I Định hướng phát triển của Chi nhánh Sông Công 3 39

1.1 Định hướng phát triển chung của Chi nhánh 39

1.2 Kế hoạch quản trị nhân sự của Chi nhánh 40

II Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính 41

2.1 Giải pháp 41

1.2 Kiến nghị 44

1.2.1 Kiến nghị đối với Nhà nước 44

1.2.2 Kiến nghị đối với công ty 44

KẾT LUẬN 46

PHỤ LỤC 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh đổi mới nền kinh tế và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nhất

là khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giớiWTO, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước các cơ hội phát triển vànhững thách thức mới Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nếu khôngmuốn bị đào thải phải không ngừng làm mới và hoàn thiện mình Nhiều doanhnghiệp nhờ có sự thích ứng với tình hình mới đã nâng cao được hiệu quả tronghoạt động kinh doanh cũng như củng cố vị thế, nâng cao uy tín của mình, đứngvững và phát triển trên thị trường đầy cạnh tranh Nhưng bên cạnh đó cũng cókhông ít những doanh nghiệp còn thụ động, phản ứng chậm chạp với những biếnđộng của nền kinh tế Không phát huy được những thế mạnh, khắc phục nhữngđiểm yếu của mình để kết cục là bị đào thải trong quy luật vốn khắc nghiệt củanền kinh tế thị trường

Có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của doanh nghiệp như: Nguồn lựctài chính, nhân sự, công nghệ, cơ sở hạ tầng… Nguồn lực nào cũng quan trọng

và cùng hỗ trợ cho nhau tạo nên sự thành công của doanh nghiệp Nhưng tất cảcác hoạt động trong một doanh nghiệp đều cần có sự tham gia trực tiếp hay giántiếp của con người, nếu doanh nghiệp tạo lập sử dụng tốt nguồn này thì đó làmột lợi thế rất lớn so với các doanh nghiệp khác trên thị trường

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết tìm kiếm, sử dụng vàbiết khai thác nguồn lực này có hiệu quả, nhất là đối với các doanh nghiệp ViệtNam Vì vậy, để nâng cao hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh, đểnâng cao chất lượng trong công tác quản trị nhân sự, công tác tuyển dụng nhân

sự - "đầu vào" để có một nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, có đạođức phải được đặt lên hàng đầu

Xuất phát từ vai trò vô cùng to lớn đó, tôi muốn đi sâu vào tìm hiểu và

nhân sự trong doanh nghiệp và tôi quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và giải

pháp hoàn thiện côngtác tuyển dụng nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại TNG chi nhánh Sông Công 3”

là chuyên đề tốt nghiệp của mình

Qua chuyên đề này, tôi mong rằng có thể miêu tả một cách tổng quát nhất vềhoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản trị nhân sự, đặc biệt là Côngtác tuyển dụng nhân sự tại Chi nhánh, từ đó đưa ra một số biện pháp nhằm hoànthiện công tác này

Tôi xin cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Khoa học đã tạo điều kiện chotôi được đi sâu tìm hiểu công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp Đặc biệt, tôixin cảm ơn các thầy cô trong khoa Luật & Quản lý xã hội đã cung cấp cho tôinhững kiến thức quý báu để tôi có thể vận dụng vào thực tiễn công việc thực tậpnày Tôi cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của anh Đào Đức Thanh – Trưởng phòng

Tổ chức – Hành chính kiêm Kế toán trưởng Chi nhánh, chị Phạm Thúy Hiền –Nhân viên Quản lý nhân sự cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Chi nhánhSông Công 3 đã giúp tôi hoàn thành khoá thực tập tốt nghiệp và hoàn thiệnchuyên đề thực tập của mình

Mặc dù hết sức cố gắng và nỗ lực song bài báo cáo không thể tránh khỏinhững thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, thu thập và phân tích tình hình hoạtđộng của đơn vị thực tập Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp quý báu

từ thầy cô cũng như cán bộ, nhân viên của Chi nhánh cùng toàn thể các bạn sinhviên trong trường

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài thực tập tốt nghiệp “Thực trạng và giải pháp

hoàn thiện côngtác tuyển dụng nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại TNG chi nhánh Sông Công 3”là công

trình nghiên cứu của riêng tác giả Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong báo cáo

là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào

Thái Nguyên, ngày 12 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Đức Mạnh

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty và Chi nhánh Sông Công 3 1.1.1 Giới thiệu về Công ty và Chi nhánh

Tên công ty : Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG

Trụ sở chính : Số 160 Đường Minh Cầu - Thành phố Thái Nguyên

Nhà máy sản xuất: Bao gồm 5 chi nhánh

- Chi nhánh Việt Đức, Số 160 Đường Minh Cầu,Thành phố Thái Nguyên

- Chi nhánh Việt Thái, Số 221 Đường Thống Nhất, Phường Tân Lập, Thànhphố Thái Nguyên

- Chi nhánh Sông Công, Khu B Khu công nghiệp Sông Công,Thành phố SôngCông, Tỉnh Thái Nguyên

- Chi nhánh Phú Bình, xã Kha Sơn, Huyện Phú Bình, Tỉnh Thái Nguyên

- Chi nhánh Đại Từ, xã Tiên Hội, Huyện Đại từ, Tỉnh Thái Nguyên

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG, tiền thân là Xí nghiệp MayBắc Thái, được thành lập ngày 22/11/1979 theo Quyết định số 488/QĐ – UBNDcủa UBND tỉnh Bắc Thái (nay là tỉnh Thái Nguyên)

Ngày 2/1/2003: Công ty được cổ phần hóa với vốn điều lệ là 10 tỷ đồng,100% là vốn của các cổ đông; từ đó công ty TNG trở thành doanh nghiệp ngoàiquốc doanh thuộc sở hữu tư nhân

Ngày 22-11-2007: Cổ phiếu TNG được niêm yết trên sàn giao dịch chứngkhoán Hà Nội

Ghi nhận những thành tựu đó, năm 2009 Chủ tịch nước CHXHCN ViệtNam đã tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhì cho Công ty và cho cánhân đồng chí Chủ tịch HĐQT Nguyễn Văn Thời Huân chương Lao động hạngBa

Ngày 13/08/2006 Công ty nâng vốn điều lệ lên trên 18 tỷ đồng và phêduyệt dự án đầu tư xây dựng tổ hợp nhà máy TNG Sông Công với tổng vốn đầu

tư là 200 tỷ đồng Chi nhánh Sông Công 3 là một trong 3 Chi nhánh: Sông Công

1, Sông Công 2 và Sông Công 3 được thành lập năm 2007 tại Khu B khu côngnghiệp Sông Công, thành phố Sông Công, tỉnh Thái Nguyên Giám đốc Chinhánh là bà Nguyễn Thị Phương

1.2 Chiến lược phát triển của Công ty và Chi nhánh Sông Công 3

Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2025

là chuyển dần từ sản xuất gia công cho các thương hiệu lớn trên thế giới sangsản xuất và phân phối tiêu thụ bằng sản phẩm mang thương hiệu thời trangTNG, lộ trình thực hiện như sau:

1.Trong năm 2015 đầu tư xây dựng và đưa vào khai thác sử dụng Trung tâmthiết kế thời trang TNG (hay chính là Viện nghiên cứu mẫu mốt TNG) để thuhút nhân tài về sáng tạo mẫu mốt thời trang thương hiệu TNG

2 Tiếp tục mở rộng kênh phân phối sản phẩm mang thương hiệu TNG tới tất cảcác tỉnh thành trong toàn quốc và tiến tới mở tới các nước trong công đồngASEAN rồi tới thị trường Mỹ và EU Hiện nay công ty đã có trên 40 cửa hàngtiêu thụ sản phẩm tai hầu khắp các tỉnh thành ở miền Bắc và đang tiếp tục mở ra

ở các tỉnh miền Trung và miền Nam

3 Tiếp tục đầu tư xây dựng thêm nhà máy tại tất cả các huyện thành trong toàntỉnh

4 Tiếp tục nghiên cứu đầu tư thêm các sản phẩm phụ trợ ngành may như sảnphẩm bông, bao bì và phụ liệu may, nhà ở xã hội cho công nhân và cụm côngnghiệp nhỏ phụ vụ cho xây dựng nhà máy và kinh doanh thêm hạ tầng cụm côngnghiệp

5 Tiếp tục đổi mới công tác quản trị công ty bằng phần mềm ERP

Chi nhánh Sông Công 3 đã và đang thực hiện đúng theo lộ trình phát triểncủa Công ty bằng việc tích cực quảng cáo hình ảnh Công ty thông qua việc phát

tờ rơi, treo băng rôn, khẩu hiệu Tích cực thi đua lập thành tích trong hoạt độngsản xuất, có nhiều đề xuất hoàn thiện công tác quản trị, đặc biệt là quản trị nhân

sự, góp phần vào sự phát triển chung của Công ty

1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

- Gia công trần bông

- Thêu công nghiệp

- Giặt công nghiệp

Đối với Chi nhánh Sông Công 3, lĩnh vực hoạt động chỉ chuyên về gia côngtrần bông, sản xuất thùng carton và may mặc hành xuất khẩu

- Jackets: 11.5 triệu sản phẩm/ năm

- Quần sooc : 39 triệu sản phẩm/ năm

- Áo bông, lông vũ, quần áo dán seam, quần sooc các loại,váy, hàng trẻ em

- Khách hàng chính : Wal mart, Marks & Spencer, Zara, Mango, CK, Levi’s,GAP, Puma…

Chi nhánh Sông Công 3

- Tổng số chuyền may: 18

- Jackets: 1.3 triệu sảm phẩm/ năm

- Áo 3 trong 1, áo nỷ, quần short, jackets trần bông

Chi nhánh Sông Công 3 là một trong 3 chi nhánh tại khu tổ hợp sản xuất nàyđược thành lập năm 2007 với diện tích 10.000m2 Giám đốc chi nhánh là bàNguyễn Thị Phương

Phòng Tổ chức – Hành chính chi nhánh Sông Công 3chính thức đi vào hoạtđộng vào tháng 4 năm 2011

Ảnh 2: Phòng Tổ chức –Hành chính chi nhánh Sông Công 3 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức – Hành chính

2.2.1 Chức năng

Phòng Tổ chức - Hành chính là phòng có chức năng xây dựng tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân

Chi nhánh, công tác hành chính tổng hợp và văn phòng theo quy định của Công ty.

Xây dựng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính Tham mưu về côngtác tổ chức cán bộ Bảo đảm kinh phí, quản lý tài sản, cung ứng vật tư và cơ sởvật chất cho mọi hoạt động của đơn vị

2.2.2 Nhiệm vụ

A Công tác tổ chức.

1 Xây dựng cơ cấu tổ chức, sắp xếp các đơn vị và bộ phận công tác thuộcKhối sản xuất Chi nhánh; quy định quan hệ công tác và lề lối làm việc của các

bộ phận trong Chi nhánh Sông Công 3

2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, phát triển đội ngũ côngnhân Triển khai thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, tuyển dụng, hợpđồng, thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng đối với công nhân Chi nhánh

3 Quản lý công nhân theo quy định phân cấp của Chi nhánh, xây dựng kếhoạch và triển khai thực hiện đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng công nhân, thựchiện việc đánh giá công nhân hàng năm theo quy định

4 Thực hiện các chế độ chính sách cho công nhân, nhân viên: Bảo hiểm

Xã hội, bảo hiểm thân thể, hưu trí, mất sức, thôi việc, nâng lương, nâng ngạch,khen thưởng, kỷ luật, tử tuất

5 Đề xuất xây dựng quy chế, quy định nội bộ

6 Tham mưu về nhân sự và giúp cấp trên ban hành kịp thời các quyếtđịnh thành lập các Hội đồng, các Ban công tác thực hiện các yêu cầu nhiệm vụcủa Chi nhánh và các chủ trương công tác của cấp trên

7 Thường trực Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng khen thưởng, kỷ luật cán bộ,công nhân, Hội đồng lương Chi nhánh

8 Quản lý và cập nhật hồ sơ, lý lịch cán bộ, công nhân và lao động hợpđồng Chi nhánh, lập các biểu và báo cáo thống kê nhân sự định kỳ theo quyđịnh

9 Quản lý và bố trí nhân viên làm việc tại nhà ăn tập thể, phục vụ các bữa

ăn tiếp khách, khách đến công tác tại Chi nhánh, các buổi liên hoan, hội họp vàcác bữa ăn thường ngày của cán bộ và công nhân các tổ

B Công tác tổng hợp:

1 Thống kê, tổng hợp báo cáo các mặt hoạt động của Chi nhánh theo yêucầu của Lãnh đạo, phục vụ sinh hoạt, hội họp, giao ban, tổng kết của Chinhánh.Làm báo cáo công tác trong tháng, quý, năm báo cáo lên cơ quan quản lýcấp trên theo yêu cầu công tác quy định

2 Tham dự các cuộc họp giao ban, vừa đảm nhiệm chức năng thư ký, vừanắm tình hình để thực hiện nhiệm vụ tổng hợp

3 Tổ chức thực hiện các quyết định của cấp trên về điều hành các mặtcông tác của Chi nhánh và giúp cấp trên nắm chắc tình hình thực hiện để điềuchỉnh kế hoạch khi cần thiết

C Công tác hành chính, quản trị:

1 Quản lý các con dấu của Chi nhánh và thực hiện việc cấp dấu theo quyđịnh

2 Làm các thủ tục tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc với Chi nhánh

3 Tổ chức và thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ của Chinhánh như: Tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi, chuyển giao các văn bản,quyết định đến các đơn vị, cá nhân để triển khai thực hiện theo đúng quy địnhcủa cấp trên.Đánh máy, phô tô, sao y công văn, đặt cấp phát các loại báo chí, tạpchí theo kế hoạch, nhận và chuyển giao thư từ

4 Quản lý các máy điện thoại, máy phô tô văn phòng do Chi nhánh trang

gian được nghỉ làm việc những ngày lễ, tết trong năm theo quy định của Nhànước Thực hiện công việc phục vụ lãnh đạo Chi nhánh

7 Chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hướng dẫn và giúp đỡ các đơn

vị thực hiện đúng và đầy đủ quy định về công tác lưu trữ, công việc hành chính

8 Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, trang cấp thiết bị văn phòng,văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Chi nhánh

5 Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo Chi nhánh theo yêu cầu cấptrên hoặc yêu cầu công việc

6 Tổ chức chương trình đào tạo liên Chi nhánh, thuận tiện cho việc luânchuyển công nhân giữa các Chi nhánh khi cần thiết

7 Cung cấp đủ tài liệu, máy móc và các điều kiện cần thiết khác để công tác đàotạo nghề cho công nhân diễn ra đúng thời gian quy định

8 Đánh giá kịp thời các công việc nội bộ, tìm và xử lí, khắc phục các lỗixảy ra, tránh gây thiệt hại nặng nề cho Chi nhánh nói chung và Công ty nóiriêng

2.3.2 Mục tiêu định lượng

1 Tuyển dụng năm 2015 đạt 100% chỉ tiêu theo kế hoạch; đào tạo mới được ítnhất 180 công nhân

2 100% chương trình đào tạo công nhân được rà soát, cập nhật nội dung và có

ít nhất 05 chương trình đào tạo được xây dựng theo hướng phát huy năng lực.3.Phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ đại học đạt trên90%, và trong năm 2015 cử được ít nhất 5% cán bộ đi học tập, nâng cao nănglực chuyên môn

4.100% hồ sơ công nhân được kiểm soát và quản lý đúng quy định; 95%được cập nhật đầy đủ cơ sở dữ liệu về tình hình việc làm và thu nhập

5.Tổ chức ít nhất 6 buổi hội thảo Chi nhánh

6 Triển khai được ít nhất 01 chương trình phối hợp đào tạo với các Chinhánh khác

7.Đảm bảo 100% chương trình đào tạo đủ tài liệu, máy móc và các điều kiệncần thiết khác phục vụ hoạt động dạy nghề; trên 90% thiết bị máy móc được kiểmsoát và bảo dưỡng định kỳ theo kế hoạch

8.Thực hiện đánh giá nội bộ 01 lần/ năm và tổ chức khắc phục các lỗi đúng thờigian

2.4 Cơ cấu tổ chức

Chú thích:

Mối quan hệ chỉ đạo

Mối quan hệ báo cáo

Mối quan hệ qua lại cùng cấp

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng Tổ chức – Hành chính Chi nhánh

Bộ phận Tổchức

Nhân viên Kế toán vật tư

Kế toán Thủ quỹ

QL Nhân sự - Bảo hiểm

Tiền lương – Bảo hiểm

Hành chính – Văn thư

Tổ vệ sinh công nghiệp

Chức năng của một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức –Hành chính Chi nhánh Sông Công 3 như sau:

Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiêm Kế toán trưởng: Tổ chức và thựchiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của BanGiám Đốc Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tàisản, trang thiết bị của công ty Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thựchiện về an toàn lao động

Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính Quản lý dòng tiền, cân đốithu chi, đề xuất lên cấp trên mua nguyên liệu, tư liệu sản xuất cần thiết cho Chinhánh

Nhân viên Quản lý nhân sự - Bảo hiểm: Tuyển dụng công nhân tại chinhánh Cập nhật thông tin nhân sự ban đầu của người lao động vào phần mềm,

in đơn cho người lao động Làm quyết định điều động công nhân, đánh giá thửviệc công nhân, theo dõi các chế độ ưu tiên, theo dõi nghỉ việc, theo dõi chấmcông của chi nhánh Tiếp nhận và bàn giao chứng từ bảo hiểm xã hội cho chinhánh làm căn cứ tiếp tục xây dựng chế độ bảo hiểm xã hội cho công nhân Nhân viên Kế toánThủ quỹ:Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu tráchnhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thường những mất mát này Đảmbảo số dư tiền mặt tại quỹ luôn luôn khớp với số dư trên tài khoản sổ quỹ.Thựchiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng như: rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vàotài khoản ngân hàng, lấy sổ phụ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước…

Tham khảo kế hoạch thu chi tài chính trong tháng, cân đối lượng tiền tồn quỹ

và tiền gửi ngân hàng để thông báo kịp thời cho kế toán trưởng và Tổng giámđốc về số dư quỹ và đề xuất phương án điều chỉnh hợp lý, kịp thời và hiệu quả Chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ, văn bản kèm theo và có phê duyệt củangười có thẩm quyền là Tổng giám đốc, người được uỷ quyền và kế toántrưởng Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thuchi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt

Thực hiện kiểm quỹ hàng ngày và đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ khớp với

số dư trên sổ quỹ Có trách nhiệm chuyển cho kế toán tổng hợp phiếu chi/phiếuthu và các chứng từ đi kèm cho các nghiệp vụ thanh toán từ quỹ (ngay khi phátsinh) để Kế toán tổng hợp kịp thời hạch toán các khoản chi phí đó vào sổ cáimột cách đầy đủ và chính xác Theo dõi các khoản công nợ tạm ứng của nhânviên và đôn đốc thanh toán tạm ứng đúng thời hạn

Hỗ trợ kế toán tổng hợp trong việc in ấn, đóng sổ Hỗ trợ kế toán tổng hợp một

số công việc khác khi có yêu cầu

2.5 Hiện trạng nhân lực

Phòng Tổ chức – Hành chính có 6 vị trí công việc bao gồm: Trưởng phòng

Tổ chức – Hành chính kiêm Kế toán trưởng, Quản lý nhân sự, Tiền lương – Bảo hiểm, Kế toán thủ quỹ, Kế toán vật tư, Quản trị hành chính, tương đương với 6

vị trí công việc này là 6 cá nhân trực tiếp thực hiện

Để hiểu rõ hơn về Phòng Tổ chức – Hành chính, số lượng và chất lượng nhân lực của Phòng, chúng ta quan sát bảng sau:

Bảng 1 Số lượng, chất lượng đội ngũ nhân lực Phòng Tổ chức -Hành chính S

Nguyễn Thị Toàn Nhân viên Tiền

lương – Bảo hiểm

Đại học Quản trị nhân sự

Qua bảng trên chúng ta nhận thấy số lượng nhân viên nữ tại Phòng Tổchức – Hành chính chiếm đa số (5/6 nhân viên) Do đặc thù công việc của Chinhánh là hoạt động sản xuất hàng may mặc cần sự tỉ mỉ, am hiểu về thời trang,

vì vậy Chi nhánh thu hút số lao động nữ nhiều hơn số lao động nam

Về trình độ học vấn, số lượng nhân viên đạt trình độ Đại học là 5 người,chiếm 83,3% số nhân viên trong Phòng, số nhân viên có trình độ Trung cấp là 1người, chiếm 16,7% số nhân viên trong Phòng

Về trình độ chuyên môn, có 3 nhân viên làm công việc trái với ngành nghềđào tạo, chiếm 50% đó là: Phạm Thị Chi (chuyên ngành Công nghệ viễn thôngnhưng lại làm việc tại vị trí Nhân viên kế toán thủ quỹ), Phạm ThúyHiền(chuyên ngành Quản trị kinh doanh nhưng lại làm việc tại vị trí Nhân viênquản lý nhân sự), Nguyễn Thị Uyên (chuyên ngành Kế toán doanh nghiệpnhưng lại làm việc tại vị trí Nhân viên quản trị hành chính)

2.6 Mô tả vị trí công việc

Trong thời gian thực tập tại Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty, tôi đãđược phân công vị trí Nhân viên Quản lý nhân sự Vị trí này bao gồm các côngviệc sau:

2.6.1 Tóm tắt công việc

Công việc chính của vị trí Nhân viên Quản lý lao động bao gồm:

Tuyển dụng lao động ( công nhân) tại chi nhánh Giáo dục định hướng Cậpnhật thông tin nhân sự ban đầu của người lao động vào phần mềm, in đơn chongười lao động Làm quyết định điều động công nhân, đánh giá thử việc côngnhân, theo dõi các chế độ ưu tiên, theo dõi nghỉ việc, theo dõi chấm công của chinhánh may Sông Công 3

2.6.2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:

2.1 Tuyển lao động ( công nhân, nghiệp vụ) vào làm tại chi nhánh mình

quản lý

2.2 Giáo dục định hướng cho lao động mới

2.3 Cập nhập thông tin nhân sự ban đầu cho lao động mới vào phần mềm

nhân sự

2.4 Theo dõi danh sách chế độ ưu tiên ( con nhỏ, mang thai, vị thành

niên )

2.5 Hàng ngày vào đầu giờ buổi sáng xuống xưởng đi từng tổ, các phòng

ban lấy danh sách lao động nghỉ Giải quyết các vấn đề công nhân thắcmắc tại xưởng

2.6 Sau khi lấy danh sách lao động nghỉ hàng ngày nhập phép (lý do nghỉ)

vào phần mềm nhân sự Chấm công, chốt công hàng ngày

2.7 Đề nghị thanh lý những công nhân bỏ việc, nghỉ việc Giải quyết

những thắc mắc của công nhân trong phạm vi mình quản lý ( Về công,thời gian làm việc, )

2.8 Làm thông báo cho những lao động bỏ việc Và nghỉ quá hạn thai sản,

giãn Hợp đồng

2.9 Làm thẻ chấm công cho lao động mới vào và cấp lại thẻ cho cán bộ,

công nhân viên bị mất hoặc hỏng thẻ

2.10 Bàn giao chứng từ bảo hiểm cho phòng nhân sự công ty ( Về bảo

hiểm)

2.11 Làm hợp đồng thử việc, theo dõi cán bộ, công nhân viên hết thử việc

kiểm tra tay nghề , đánh giá thử việc công nhân nghiệp vụ để đề nghịchuyển ký hợp đồng 1-3 năm

2.12 Làm các quyết định nghỉ tạm hoãn, điều động, quyết định tái tục hợp

đồng, thông báo nghỉ thai sản trên phần mềm nhân sự

2.13 Tổng hợp lỗi cán bộ, công nhân viên vi phạm nội quy trong chi

2.16 Theo dõi chấm công, đăng ký thêm giờ theo đúng quy trình.

2.17 Lưu giữ và quản lý bảng chấm công

2.18 Soạn thảo công văn, quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm

3.2Làm Thông báo gọi các trường hợp nghỉ việc quá hạn( Thai sản, giãn hợp đồng, nghỉ không lương ) quá thời hạn theo quy định

3.3 Làm thông báo cho người lao động ít nhất 3 lần trước khi

đề nghị thanhlý hợp đồng

2.6.4 Chỉ số đánh giá kết quả công việc

4.1Thông tin cập nhật Chính xác, đầy đủ các tiêu chí, kịp thời.4.2Theo dõi nghỉ việc Đúng , đủ, kịp thời đúng thời gian

2.7 So sánh, đánh giá công việc được giao với bản mô tả vị trí sinh viên thực tập.

Qua thời gian thực tập tại đơn vị, tôi đã được trải nghiệm phong cách làmviệc chuyên nghiệp và khẩn trương của Phòng Tổ chức – Hành chính Về phầncông việc được giao, tôi đã hoàn thành được một số công việc thuộc vị trí thựctập của mình như:

- Hàng ngày vào đầu giờ buổi sáng xuống xưởng đi từng tổ, các phòng ban lấydanh sách lao động nghỉ

- Giải quyết các vấn đề công nhân thắc mắc tại xưởng

- Bàn giao chứng từ bảo hiểm cho phòng nhân sự công ty ( Về bảo hiểm).

- Tổng hợp lỗi cán bộ, công nhân viên vi phạm nội quy trong chi nhánh(quẹtthẻ chấm công)

- Theo dõi và lưu những chứng từ hồ sơ đánh giá khách hàng trong phạm vimình quản lý.(Bảng công)

- Lập danh sách cấp phát áo bảo hộ lao động cho cán bộ, công nhân viên

- Theo dõi chấm công, đăng ký thêm giờ theo đúng quy trình

- Lưu giữ và quản lý bảng chấm công

- Kiểm tra bảng tổng hợp ăn ca của cán bộ, công nhân viên trong đơn vị mìnhquản lý

Một số công việc có trong bản mô tả nhưng tôi không được giao như:

- Tuyển lao động ( công nhân, nghiệp vụ) vào làm tại chi nhánh mình quản lý

- Cập nhập thông tin nhân sự ban đầu cho lao động mới vào phần mềm nhânsự

- Đề nghị thanh lý những công nhân bỏ việc, nghỉ việc Giải quyết những thắcmắc của công nhân trong phạm vi mình quản lý ( Về công, thời gian, )

- Nguyên nhân tôi không được giao những công việc trên vì đó là những côngviệc đòi hỏi đến kinh nghiệm và sự hiểu biết lâu năm, nếu không có những amhiểu nhất định về công tác này thì có thể dẫn tới nhầm lẫn và gây thiệt hại chođơn vị Mặt khác, những số liệu, thông tin trong nội bộ công ty là tuyệt mật,những cá nhân như tôi không được tiếp cận với những loại thông tin này

Tóm lại, bản thân tôi nhận thấy rằng mình đã hoàn thành đúng và đủ các nộidung được giao từ cán bộ quản lý thực tiếp mình Từ đó tôi cũng có cái nhìn baoquát hơn về công tác quản trị tại Chi nhánh, đặc biệt là công tác tuyển dụngnhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI PHÒNG TỔ

CHỨC – HÀNH CHÍNH CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 3

I Những quy định chung về lao động của Chi nhánh Sông Công 3

1.1 Công tác tuyển dụng

Do đặc thù của Chi nhánh là doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ vìvậy công tác tuyển dụng của Chi nhánh bao gồm tuyển dụng nội bộ và tuyểndụng từ bên ngoài được tiến hành tương đối đơn giản, tiêu chuẩn công việckhông đòi hỏi quá cao Công tác tuyển dụng do Phòng Tổ chức – Hành chínhChi nhánh đảm nhiệm

Khi xuất hiện nhu cầu lao động thì Chi nhánh không tiến hành tuyển dụngngay mà chú trọng đến các giải pháp tạm thời khác như: tăng thêm giờ làm, sửdụng lao động mùa vụ Nếu các giải pháp tạm thời này vẫn không đáp ứngđược nhu cầu về nhân lực thì Chi nhánh sẽ tiến hành tuyển dụng

Công tác tuyển dụng của Chi nhánh bao gồm tuyển dụng cán bộ quản lý,tuyển dụng công nhân sản xuất Nhưng trong phạm vi báo cáo này chỉ đi sâuphân tích về công tác tuyển dụng công nhân sản xuất của Chi nhánh

1.2 An toàn vệ sinh lao động

Nhận thức rõ việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tạo môi trườnglàm việc tốt đi đôi với năng suất và hiệu quả công việc, cùng với việc đẩy mạnhhoạt động sản xuất, kinh doanh, công ty luôn chú trọng đến công tác an toàn vệsinh lao động - phòng, chống cháy nổ.Công nhân lao động luôn được trang bịđầy đủ các phương tiện bảo hộ lao động như: áo, mũ, găng tay, khẩu trang, giày.Đối với tổ lò hơi và tổ cơ khí, do môi trường làm việc đặc thù nên số đồdùng bảo hộ lao động được cấp phát gấp đôi Công tác phòng cháy, chữa cháycũng luôn được coi là nhiệm vụ trọng tâm Ở các vị trí khác nhau trong nhà máyđều được trang bị các bình khí, bình bột chữa cháy, đồng thời gắn biển nội quyphòng cháy, chữa cháy và các tiêu lệnh chữa cháy

1.3 Thù lao lao động