Báo cáo kết quả thực hành quản trị bệnh viện tại phòng kế hoạch tổng hợp

Tổ chức việc điều hoà phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong bệnh viện, giữa bệnh viện với các cơ quan có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện.Phòng kế hoạch tổng hợp của Bệnh viện là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về:Kế hoạch hoạt động của các khoa, phòng.Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện quy chế Bệnh viện.Tổ chức chỉ đạo công tác nghiệm vụ chuyên môn Bệnh viện.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ BỆNH VIỆN

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HÀNH QUẢN TRỊ BỆNH VIỆN

MỤC LỤC

I TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN NGUYỄN TRI PHƯƠNG 3

A Lịch sử hình thành và phát triển : 3

B Chức năng nhiệm vụ của bệnh viện: 4

1 Cấp cứu – Khám bệnh – Chữa bệnh 4

2 Đào tạo cán bộ 5

3 Nghiên cứu khoa học 5

4 Chỉ đạo tuyến 5

5 Phòng bệnh 5

6 Hợp tác quốc tế 5

7 Quản lý kinh tế y tế 6

II CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP 6

1 Chức năng: 6

2 Nhiệm vụ 6

 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 8

 Nhiệm vụ của từng bộ phận 8

IV THUẬN LỢI – KHÓ KHĂN – QÚA TRÌNH THỰC TẬP CỦA BẢN THÂN 27

1) Thuận lợi 27

2) Khó khăn 27

3) Quá trình thực tập của bản thân: 27

V KIẾN NGHỊ: 28

PHỤ LỤC 29

I TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN NGUYỄN TRI PHƯƠNG.

A Lịch sử hình thành và phát triển :

Vào năm 1903, một Trạm y tế khiêm tốn với chỉ một Đông y sĩ chuyên chữa trị miễn phí cho cộng đồng người Hoa thuộc bang Quảng Đông đã đựơc hình thành tại

468 Nguyễn Trãi – Quận 5 Năm 1919 trạm được xây dựng qui mô lớn hơn với tên mới

là Y viện Quảng Đông, hoạt động theo mô hình bệnh viện tư nhân cho đến sau ngày đất nước hoàn toàn giải phóng Năm 1978 Y viện Quảng Đông được công lập hóa theo chủ trương của Chính phủ và một thời gian sau được đổi tên thành Bệnh viện Nguyễn Tri Phương

Trong những năm đầu mới thành lập, mỗi khi có nhu cầu xây dựng hay tu bổ Ban quản trị Y viện Quảng Đông đều phải kêu gọi sự ủng hộ của những nhà hảo tâm

Vì vậy những người lãnh đạo nghĩ đến việc tạo một nguồn kinh phí ổn định lâu dài để giảm bớt sự đóng góp của bá tánh và giảm gánh nặng cho “Tuệ Thành Hội quán” vốn

là tổ chức đỡ đầu cho Y viện Quảng Đông

Khi chiến dịch Hồ Chí Minh tiến công Sài Gòn vào mùa xuân năm 1975 sắp kết thúc, một kế hoạch tiếp quản các cơ sở y tế toàn thành phố đã được chính quyền cách mạng đặt ra Để hướng dẫn các chính quyền mới, Ban quân y quản Y tế Thành phố Hồ Chí Minh đã cử xuống mỗi cơ sở một cán bộ nòng cốt Theo tinh thần đó, Bác sĩ Lâm Chí Cường được cử xuống làm giám đốc Y viện Quảng Đông phụ trách về chuyên môn, việc điều hành nội bộ vẫn thuộc thẩm quyền của Ban quản trị Do đó thời kỳ từ năm 1975 đến 1978, Y viên Quảng Đông tiếp tục hoạt động khám chữa bệnh cho bệnh nhân chủ yếu là người Hoa thuộc bang Quảng Đông với phương thức Bang hội và Ban quản trị cùng hợp tác điều hành Hai năm 1977 và 1978 là thời kỳ chuẩn bị công lập.Sau khi được Sở Y tế xét duyệt , Bệnh viện được mở tài khoản, có con dấu và đượchưởng mọi quy chế của một bệnh viện công lập

Thời kỳ đổi mới (1986 – 2003) Thời kỳ này đánh dấu bước ngoặt của Bệnh viện

Nguyễn Tri Phương kể từ sau khi công lập hóa Ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh là

một trong những ngành đi tiên phong trong đổi mới Sở Y tế chủ trương đổi mới một cách toàn diện, trọng tâm nhắm vào mặt kinh tế trong toàn ngành nói chung và cơ sở điều trị nói riêng qua hình thức thu viện phí Điều này chẳng những giúp cho ngành y

tế đứng vững mà còn đem lại hiệu quả cao trong việc chăm sóc sức khỏe cho nhân dân thành phố

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương là bệnh viện Đa khoa loại I, có 700 giường, thành lập từ năm 1903, đội ngũ bác sĩ, nhân viên y tế tận tâm và có kinh nghiệm

Huân chương lao động hạng 2 (2004) , ISO 9001:2000 (2005)

Bệnh viện đầu tiên có Khoa Nội tiết của Thành phố Hồ Chí Minh , phụ trách chương trình phòng chống Đái tháo đường của thành phố

Trang thiết bị chuẩn đoán đồng bộ : Siêu âm , nội soi các loại , máy LED , CT Scan , MRI 1.5 Tesla , Video điện não , hệ thống định vị phẫu thuật thần kinh , vi sinh

- Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước

- Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh tật từ các nơi chuyển đến cũng như tại địa phương.Tổ chức khám giám định sức khỏe khi hội đồng giám định y khoa trung ương hoặc tỉnh, thành phố trưng cầu; khám giám định pháp y khi cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu

2 Đào tạo cán bộ

Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc trên đại học, đại học và trung học Các thành viên trong bệnh viện phải mẫu mực trong thực hiện quy chế bệnh viện và quy định kỹ thuật bệnh viện.

3 Nghiên cứu khoa học

- Bệnh viện là nơi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc khám bệnh, chữa bệnh và chăm sóc người bệnh

- Kết hợp với các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát triển kỹ thuật của bệnh viện

- Tuyên truyền, giáo dục sức khỏe cho cộng đồng

- Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thực hiện thường xuyên nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch

6 Hợp tác quốc tế

Hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ở ngoài nước theo quy định của Nhà nước

7 Quản lý kinh tế y tế

- Có kế hoạch sử dụng hiệu quả ngân sách Nhà nước cấp Thực hiện nghiêm chỉnh quyđịnh của Nhà nước về thu, chi tài chính, từng bước thực hiện hoạch toán chi phí tài khám bệnh, chữa bệnh.

- Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu tư nước ngoài vá các tổ chức kinh tế khác

II CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

1 Chức năng:

Tổ chức việc điều hoà phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong bệnh viện, giữa bệnh viện với các cơ quan có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện

Phòng kế hoạch tổng hợp của Bệnh viện là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về:

Kế hoạch hoạt động của các khoa, phòng

Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện quy chế Bệnh viện

Tổ chức chỉ đạo công tác nghiệm vụ chuyên môn Bệnh viện

Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong Bệnh viện và tuyến dưới Phốihợp với các trường để tổ chức thực hành cho học viên.

Tổng kết đánh giá công tác chuyên môn, triển khai công tác nghiên cứu khoa học trong toàn Bệnh viện

Tổ chức việc điều hoà phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong bệnh viện, giữa bệnh viện với các cơ quan có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện

Phối hợp với phòng chỉ đạo tuyến để chỉ đạo và hỗ trợ chuyên môn kỹ thuật chotuyến dưới

Tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bệnh viện và quy định của Nhà nước

Đảm bảo việc lưu trữ, thống kê, khai thác hồ sơ theo bệnh án theo quy định

Tổ chức công tác thường trực toàn Bệnh viện

Xây dựng quy hoạch phát triển chuyên môn kỹ thuật của Bệnh viện để trình giám đốc xét duyệt và báo cáo cấp trên

Định kỳ sơ kết, tổng kết công tác điều trị, báo cáo giám đốc và cơ quan cấp trên

Chuẩn bị các phương án phòng chống thiên tai, thảm hoạ và các trường hợp bất thường khác để trình giám đốc và tổ chức thực hiện

Ngoài ra, P.KHTH còn có một số nhiệm vụ như : lên kế hoạch lập phác đồ điềutrị; lên kế hoạch họp bệnh nhân hằng tuần; lên kế hoạch đào tạo liên tục, tiếp nhậncủng như phổ biến các kĩ thuật mới; thiết lập lịch công tác tuần; lịch trực cấp cứu; lịchtrực lãnh đạo củng như tiến hành các công tác đột xuất

PHÓ PHÒNG

Khâu Hồ sơ bệnh án

Khâu Thống kê Khâu Văn thư

Chương trình sức khoẻ

- Chỉ đạo tổ chức công tác giao ban toàn viện.

- Quản lý công tác hội chẩn, hội thảo, kiểm thảo tử vong liên khoa và toàn bệnhviện

- Chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các khoa phòng và đơn vị trong

bệnh viện thực hiện đúng quy chế bệnh viện.

- Phân bố chỉ tiêu giường bệnh cho các khoa lâm sàng dựa trên số lượng người

và các bệnh truyền nhiễm nguy hiểm gây dịch được các khoa lâm sàng thựchiện đúng quy trình chuyên môn và pháp lý

- Tổ chức chỉ đạo công tác báo cáo thống kê, sổ sách, hồ sơ bệnh án của các

khoa trong bệnh viện

- Hướng đẫn tuyên dưới các vấn đề về chuyên môn.

- Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới

- Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tê, sơ kết, tổng kết côngtác điều trị toàn bệnh viện

- Lập kế hoạch và tổng kết hoạt động cũng như công tác chuyên môn bệnh viện

hàng năm

- Lập kế hoạch phòng chống thảm họa, bệnh dịch và các trường hợp bất thường.

- Duyệt kế hoạch phẫu thuật hàng tuần

- Thừa lệnh Giám đốc BV ký tên vào HSBA, giấy ra viện, giấy chứng sinh, giấy

chứng tử… và ký duyệt các hoạt động chuyên môn (duyệt thuốc, duyệt máu,duyệt làm các công tác cận lâm sàng đắt tiền cho bệnh nhân BHYT…)

 Phó phòng:

- Hỗ trợ trưởng phòng công tác do trưởng phòng phân công.

- Giải quyết công việc của phòng khi Trưởng phòng đi công tác, đi phép.

- Cố vấn trưởng phòng trong việc giải quyết các vấn đề quan trọng của phòng và

của bệnh viện

Lập kế hoạch trình GĐ ký

 Tài chính chi tiền

Khâu lập kế hoạchKhâu KH-KTTrưởng/ phó phòngGiám đốc

3

Đảm bảo đầy đủ thủ tục HTQT

Có thể đổi bước này thành bước nhận hồi đáp của SYT

Chưa đủ

Đủ

Bắt đầu

Kiểm tra

Báo KHTH

Có Không

6 Thực hiện HTQT theo

đúng quy định của Nhà nước (HTQT: tiếp khách nước ngoài đến BV trao đổi chuyên môn, thực hiện điều trị, phẫu thuật hoặc báo cáo)

Khâu KH-KTTrưởng/ phó phòng

7

Báo cáo kết quả cho GĐ

và lưu hồ sơ về tiến trình

Khâu KH-KT

8

THÀNH LẬP ĐƠN VỊ MỚI

(công tác này do hội đồng KHCN thực hiện, phòng KHTH chỉ tổ chức họp hội đồng

KHCN và làm thủ tục thành lập)

ST

Phiếu đề xuất / đề án / tờ trình của

của khoa phòng

Xem phiếu đề xuất, trước khi trình Giám Đốc

Khâu KH-KTTrưởng / phó phòng / người được uỷ quyền

sự, vật lực, tài lực ), các điều kiện

để quyết định có nên thành lập hay không

Khi đủ yêu cầu  lập công văn gửi

Sở Y Tế

Xem xét công văn của đơn vị

Sở Y Tế cử đoàn thanh tra đi thực

tế tại đơn vị

Người được phân công chịu trách nhiệm

Văn thưGiám đốc ra quyết định thành lập

công chịu trách nhiệm

Khâu KH-KTVăn thư

Xem xét hồ sơ, giấy tờ liên quan : thư ngõ, giấy phép kinh doanh, giấp phép sản phẩm…

Trưởng / phó phòng / Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm

đồng công nghệ,…

Người được phân công chịu trách nhiệm

5

Giám đốc / Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm

Trưởng / phó phòng / Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm

7

Bắt đầu

P.KH TH Thư ngỏ, đề nghị

Kết thúc

Trình cấp trên

P.K HTH Xem xét

Khâu lập kế hoạch và khâu khoa học kĩ thuật

và cách thức tổ chức, chi phí tổ chức)

Trưởng / phó trưởng phòng chịu trách nhiệm4

Giám đốc hay người được uỷ quyền

5

Thông báo trong và ngoài bệnh viện về lớp tập huấn, với giảng viên chịu trách nhiệm,thời gian học và kết thúc, địa điểm học, chi phí học và việc cấp chứng chỉ sau khoá học

học phí theo kế hoạch đã chuẩn bị

đúng kế hoạch, tổng hợp danh sách lớp

chưa trong khoảng tuần đầu tổ chức học, xem xét điểm danh tham dự lớp của học viên, thời gian giảng dạy đúng

Tiến hành thông báo

Ghi danh và thu học

Không đồng ý

theo kế hoạch, giải quyết những vấn đề phát sinh (thực hiện sớm trong tuần đầuhoc tập

9

Lưu lại tài liệu:

Kế hoạch thực hiênTài liễu học tập

Thông tin danh sách học viênHoá đơn thu học phí

Biểu mẩu chứng chỉLưu lại tài liệu liên quan khác

Người được phân công chịu trách nhiệm

10

SINH HOẠT CHUYÊN MÔN

3

Xin ý kiến về các hoạt động nâng cao chuyên môn theo kế hoạch của các khoa, phòng

Xin giam đốc xem xét và chịutrách nhiệm

4

Gửi kế hoạch đã được duyệt

về nội dung, thời gian, địa điểm, để các khoa chuẩn bị

5

Xem lại lịch kế hoạch về thời gian theo thứ tự cho các khoa,phòng thực hiện, chuẩn bị( phòng, địa điểm, loa, mic, các yêu cầu phát sinh…)

6

Lưu lại tài liệu:

Kế hoạch thực hiênTài liễu học tập

Hoá đơn chi phíLưu lại tài liệu lien quan khác

7

Bắt đầu

Lên kế hoạch

Trình duyệt

Tổ chức

Kết thúc

Tiến hành thông báo

Lưu tài liệu học

Không đồng ý

Đồng ý

HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

- Tổ chức hội nghị gồm:

trong phạm vi hẹp có thể gửi tài liệu để đại biểu có thời gian nghiên cứutrước

chuẩn bị tổ chức)

- Chuẩn bị hội nghị cần lưu ý những vấn đề sau:

Tùy vào tình hình thực tế chủ yếu là lưu hết tất cả những gì liên quan đến hộinghị

 Khâu văn thư

Khâu văn thư gồm các hoạt động sau:

- Lưu hồ sơ đến, đi.

- Xác nhận giấy chứng sanh, chứng tử, giấy ra viện.

- Giải đáp thắc mắc của bệnh nhân.

5

Phân phối văn bản đến người có trách nhiệm trong nội bộ

Photo văn bản(nếu cần )

6 Lưu theo từng loại văn bản Văn thư7

Làm giấy chưng tử.

Văn thư

5

Trưởng / phó phòng hoặc Người được uỷ

7

Xác nhận thông tin người nhận giấy chứng

tử, ghi ngày giờ cấp

Văn thư8

Kết thúc

Bắt đầu

Tiếp nhận HSTV

Kiểm tra

Văn thư

3

Xem xét người ra viện và trên HSBA

có trùng khớp chưa

Văn thư

4

Trưởng / phó phòng, Người đươc uỷ quyền

Trình ký

Lưu hồ sơ

Kết thúc

 Khâu hồ sơ bệnh án

Mục tiêu công việc: lưu trữ hồ sơ bệnh án toàn bệnh viện

Nhiệm vụ:

- Thủ kho lưu trữ bệnh án, lưu trữ phim.

- Nhận, xếp và đóng gói hồ sơ khi đã hoàn chỉnh

- Soạn hồ sơ bệnh án cho mượn khi có nhu cầu, giao và nhận hồ sơ từ các trại

bệnh

Bước 3: Kiểm tra

Kiểm tra số lượng HSBA của từng trại bệnh đưa xuống và ghi vào sổ

Bước 4: Nhập liệu

Nhập thông tin bệnh nhân ra viện như: số thẻ BHYT, ngày giờ vào viện và raviện, bệnh chính, bệnh kèm theo, tình trạng bệnh nhân khi ra viện…

Ký tên vào những HSBA đã nhập vào máy

Kiểm tra số lượng HSBA đã nhập của từng trại có trùng khớp với số lượng banđầu đã tiếp nhận hay không

Bước 5: Kiểm soát

Rà soát từng HSBA xem đã đầy đủ theo tiến trình khám chữa bệnh chưa, có chữ

ký của bác sĩ điều trị hoặc người chịu trách nhiệm hay không Nếu chưa đủ thì trả vềcho trại bệnh để hoàn chỉnh

Khi trả hồ sơ về cho trại bệnh thì lưu ý nhớ ghi lại tên của người nhận hồ sơ nhằmtránh tình trạng mất hồ sơ

Bước 6: Lưu trữ

Xếp HSBA theo từng bảng mã, đánh số thứ tự từ 1- 100

Vào sổ lưu trữ, sau đó cột thành bó (mỗi bó 100 hồ sơ)

Lưu kho:

- HSBA được để vào bìa hồ sơ hoặc trên giá.

- Đối với hồ sơ tử vong được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ tủ riêng, theo thứ tự

từng năm

- Tủ lưu trữ hồ sơ tử vong phải luôn luôn khóa.

Khó khăn:

- HSBA bằng chất liệu giấy nên dễ rách, gây khó khăn trong việc lưu trữ trong

thời gian dài

- Vì số lượng lớn nên quá trình tìm kiếm, lưu trữ gặp nhiều khó khăn.

- Các trại bệnh còn nhiều thiếu sót trong việc làm HSBA.

Bước 7: Kết thúc

 Khâu thống kê

- Cơ sở đối chiếu với chỉ tiêu giường bệnh, chi tiêu khám và điều trị bệnh.

- Nhập số liệu khám, ngoại trú, nội trú, xuất viện, nhập viện, sinh sản, tử vong

- Thống kê bệnh tật theo mã ICD cho Sở Y tế.

- Tổng ngày điều trị trung bình của bệnh nhân.

- Báo cáo bệnh truyền nhiễm cho trung tâm Y Tế Dự Phòng

- Báo cáo các ca cấp cứu cho trung tâm cấp cứu Trưng Vương

- Báo cáo các trường hợp nhiễm HIV cho SYT

Công thức thống kê:

1 Tổng số ngày điều trị = ngày SD giường * giường KH

2 Số BN vào viện = TS ngày ĐT/ngày ĐT TB

3 Ngày điều trị TB = TS ngày lành/số BN lành

4 Ngày SD giường = TS ngày ĐT/ giường KH

5 Giường thực hiện = TS ngày ĐT/ngày SD giường

6 Công suất SD giường = ( TS ngày ĐT năm *100) /(số giường KH*365)

7 Tỉ lệ tử vong = (số BN tử * 100) /(sồ BN tử + số BN xuất viện lành)

8 Tỉ lệ TV chung = ( số BN tử + hấp hối) * 100 /( tử + hấp hối + XV lành).Ghi chú: Ngày SD giường năm 365 ngày ( nội trú- ngoại trú)

Khó khăn:

- Thường phải chờ đợi các trại đem cáo báo xuống

- Các trại bệnh thường thống kê sai sót nên quá trình báo cáo phải cần chỉnh sửa.

- Tinh thần làm việc đoàn kết, hợp tác, tôn trọng lẫn nhau.

- Thực hiện đúng quy chế bệnh viện.

2) Khó khăn

- Chưa có chuyên môn sâu

- Cách sắp xếp công việc chưa khoa học.

- Các khoa chưa thật sự nhận thức được vai trò của phòng KHTH.

- Nhân viên trong phòng chưa nhận thức rõ vai trò, mục tiêu công việc của

mình

Điều kiện làm việc còn nhiều hạn chế

3) Quá trình thực tập của bản thân:

- Học được cách kiểm tra hồ sơ bệnh án

- Cách nhập liệu thông tin bệnh nhân từ hồ sơ bệnh án vào máy để phục vụ cho công tác thống kê sau này

- Học được cách thống kê các số liệu cần thiết trên máy