Bài giảng kiểm soát nội bộ kiểm soát tiền ths ngô ngọc linh

Chương Kiểm Sốt Tiền Nội dung   Đặc điểm chu trình, gian lận, sai sót Mục tiêu kiểm sốt Các thủ tục kiểm sốt chủ ́u    Những thủ tục kiểm sốt chung Những thủ tục kiểm sốt cụ thể Mợt sớ kỹ thuật gian lận thường gặp chu trình biện pháp kiểm sốt Đặc điểm tiền  Liên quan phần lớn chu trình nghiệp vụ  Phát sinh lớn  Tài sản nhạy cảm Mục tiêu kiểm sốt     Thu, Chi đúng, hạn chế mát, lãng phí lạm dụng tiền bạc cơng ty Thu, Chi đủ, chi kịp thời Bảo đảm hiệu sinh lời sớ dư tiền mặt Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu Rủi ro        Thu khơng đủ, khơng đúng, khơng kịp thời Chi khơng  Chi khơng nhu cầu, khơng cần chi chi (lãng phí)  Chi q nhiều thực khoản chi khơng nhiều (mất cắp, biển thủ,…)  Chi nhiều thời gian dài làm cho tiền cơng ty bị lạm dụng Chi khơng đủ (khơng đủ tiền để chi nhu cầu chi thiết) Chi khơng kịp thời Tham ơ, chiếm dụng tiền thu Người thực hiện chi báo cáo khơng đúng, ngụy tạo chứng từ Việc ghi nhận báo cáo kế tốn tình hình chi tiêu khơng đạt mục tiêu đề Phần 1: kiểm sốt tiền mặt  KS thu tiền  KS chi tiền  KS tồn quỹ Các khoản thu • • • • Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ Thu tiền lãi Thu tiền thẻ tín dụng v.v.v Các khoản chi       Chi mua tài sản cớ định (chi đầu tư) Chi mua vật tư (ngun vật liệu) Chi tiền lương, tiền cơng cho NLĐ Chi th́ cho nhà nước Chi lãi cho chủ nợ Chi tiêu (những khoản chi khác khoản chi nói trên) Các khoản chi          Chi mua cơng cụ dụng cụ Chi tiếp khách Chi quảng cáo tiếp thị Chi cơng tác phí Chi văn phòng phẩm Chi dịch vụ mua ngồi (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm tốn, hải quan, nhà hàng,…) Chi thăm viếng, q cáp Chi từ thiện Chi tiêu khác Phân chia trách nhiệm đầy đủ    Thủ quỹ # kế tốn tiền Bán hàng thu tiền trực tiếp: bán hàng # thu tiền # kế tốn Bán chịu: xét duyệt bán chịu # theo dõi nợ phải thu # thu tiền nợ đối chiếu cơng nợ Phiếu thu liên :  liên gốc lưu kế tốn để hạch tốn giảm cơng nợ phải thu  liên thủ quỹ giữ để xem lệnh thu tiền  liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận nhận tiền Kiểm sốt thu      Siêu thị Cửa hàng bán lẽ Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Doanh nghiệp lớn Thu nợ khách hàng Kiểm sốt chi   Trả tiền cho nhà cung cấp Thanh tốn khoản chi khác Phiếu chi   BP phát hành : BP kế tốn Có chữ ký :       Người lập Người kiểm tra Người phê duyệt Người chi tiền Người nhận tiền Phát hành liên :     liên gốc lưu BP KT liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền) liên chuyển cho BP VT (theo dõi cơng nợ) liên giao cho khách hàng (nếu KH u cầu) Kiểm sốt khác     Bổ nhiệm thủ quỹ Bảo vệ tài sản Hạn chế sử dụng tiền mặt Xây dựng dự tốn thu chi Thủ tục kiểm sốt cấp cao    Các báo cáo biến đợng bất thường :  Các khoản chi sớ tiền lớn  Các khoản chi có nợi dung bất thường  Thâm hụt ngân quỹ Phân tích biến đợng lãi tiền gửi Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt Rủi ro thủ tục kiểm sốt • Khơng đáp ứng nhu cầu chi trả đến hạn/sử dụng hiệu số dư tiền • Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền • Kế hoạch tiền mặt cân đối khoản thu chi • Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ • Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai • Phân nhiệm : kế tốn – thủ quỹ – duyệt chi • Đối chiếu số dư tiền sổ sáh với số phụ ngân hàng • Đối chiếu sổ kế tốn với sổ quỹ Rủi ro thủ tục kiểm sốt • Rủi ro bị cắp, lạm dụng tiền mặt • Chi tiền khơng mục đích • Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt • Hạn chế nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi tiền ngân hàng) • Khống chế số dư tiền mặt mức cho phép • Kiểm quỹ định kỳ/bất thường • Phê duyệt khoản chi tiền mặt • Đăng ký chữ ký phê duyệt khoản chi tiền ngân hàng • Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước phê duyệt • Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ Phần 2: Kiểm sốt tiền gửi ngân hàng  KS thu tiền  KS chi tiền  KS tồn quỹ Thu tiền séc         Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư Đóng dấu vào séc Lập danh sách séc nhận Lập danh sách séc ký thác vào ngân hàng Ghi sổ kế tốn Ghi giảm cơng nợ Điều tra séc chưa đủ thơng tin Kiểm tra theo dõi séc khơng có bảo chứng Thu tiền thẻ tín dụng      Mở riêng tài khoản tiền gửi ngân hàng thu thẻ tín dụng Hạn chế tiếp cận thơng tin thẻ tín dụng Đối chiếu thu từ thẻ với nghiệp vụ nhận tiền Chia nhỏ thơng tin từ thẻ tín dụng Mua bảo hiểm Kiểm sốt chi TGNH   Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Người giữ séc #người phê chuẩn# người ký séc # ghi sổ Phê chuẩn nghiệp vụ chi tiền dựa trện đầy đủ chứng từ Một số gian lận thường gặp      Skimming Lapping Kiting Giả mạo séc Khai khống chi tiền Thu tiền séc Mục đích:  Khai khống tiền gửi ngân hàng  Che dấu thiếu hụt tiền mặt Cách thực : Viết séc chuyển tiền từ NHA sang NHB đảm bảo NHB ghi tăng khoản tiền trước thời điểm kết thúc niên độ NHA chưa kòp ghi giảm Thủ tục phát Kitting: Lập bảng kê séc chuyển tiền ngân hàng vào cuối thời khoá, lưu ý ngày ghi nhận séc đơn vò ngày NH 27 NH A Nghiệp vụ Trên sổ kế toán NH B Sổ phụ NH Trên sổ kế toán Sổ phụ NH 03/01/20x2 30/12/20x1 31/12/20x1 30/12/20x1 03/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 02/01/20x2 03/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 31/12/20x1 05/01/20x2 01/01/20x2 04/01/20x2 01/01/20x2 01/01/20x2 01/01/20x2 31/12/20x1 31/12/20x1 02/01/20x2 02/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 31/12/20x1 03/01/20x2 03/01/20x2 03/01/20x2 28 [...]... sổ kế tốn với sổ quỹ Rủi ro và thủ tục kiểm sốt • Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt • Chi tiền khơng đúng mục đích • Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt • Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng) • Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép • Kiểm quỹ định kỳ/bất thường • Phê duyệt các khoản chi tiền mặt • Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng • Các khoản chi phải có... 2: Kiểm sốt tiền gửi ngân hàng  KS thu tiền  KS chi tiền  KS tồn quỹ Thu tiền bằng séc         Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư Đóng dấu vào séc Lập danh sách các séc đã nhận Lập danh sách các séc đã ký thác vào ngân hàng Ghi sổ kế tốn Ghi giảm cơng nợ Điều tra các séc chưa đủ thơng tin Kiểm tra theo dõi séc khơng có bảo chứng Thu tiền bằng thẻ tín dụng      Mở riêng tài khoản tiền. .. hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền Kiểm sốt thu      Siêu thị Cửa hàng bán lẽ Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Doanh nghiệp lớn Thu nợ ở khách hàng Kiểm sốt chi   Trả tiền cho nhà cung cấp Thanh tốn khoản chi khác Phiếu chi   BP phát hành : BP kế tốn Có 5 chữ ký :       Người lập Người kiểm tra Người phê duyệt Người chi tiền Người nhận tiền Phát hành 4 liên :     1 liên gốc... tiền Chia nhỏ thơng tin từ thẻ tín dụng Mua bảo hiểm Kiểm sốt chi TGNH   Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Người giữ séc #người phê chuẩn# người ký séc # ghi sổ Phê chuẩn các nghiệp vụ chi tiền dựa trện sự đầy đủ của chứng từ Một số gian lận thường gặp      Skimming Lapping Kiting Giả mạo séc Khai khống chi tiền Thu tiền bằng séc Mục đích:  Khai khống tiền gửi ngân hàng  Che dấu sự thiếu hụt tiền. .. tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt Rủi ro và thủ tục kiểm sốt • Khơng đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiền • Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền • Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi • Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ • Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai • Phân nhiệm : kế tốn – thủ quỹ – duyệt chi • Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân... (lệnh chi tiền) 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi cơng nợ) 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH u cầu) Kiểm sốt khác     Bổ nhiệm thủ quỹ Bảo vệ tài sản Hạn chế sử dụng tiền mặt Xây dựng dự tốn thu chi Thủ tục kiểm sốt cấp cao    Các báo cáo về các biến đợng bất thường :  Các khoản chi sớ tiền lớn  Các khoản chi có nợi dung bất thường  Thâm hụt ngân quỹ Phân tích biến đợng lãi tiền gửi... chi tiền & xét duyệt chi tiêu Bán hàng, thu tiền, kế tốn Xét duyện bán chịu, theo dỏi nợ phải thu, đối chiểu cơng nợ Kiểm sốt chứng từ       Phiếu thu Phiếu đề nghị chi tiền Bản giải trình Phiếu chi Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho Hố đơn (nhận từ người bán) Phiếu thu 3 liên :  1 liên gốc lưu tại kế tốn để hạch tốn giảm cơng nợ phải thu  1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền. .. Mục đích:  Khai khống tiền gửi ngân hàng  Che dấu sự thiếu hụt tiền mặt Cách thực hiện : Viết các séc chuyển tiền từ NHA sang NHB và đảm bảo NHB ghi tăng khoản tiền này trước thời điểm kết thúc niên độ trong khi NHA chưa kòp ghi giảm Thủ tục phát hiện Kitting: Lập bảng kê các séc chuyển tiền giữa các ngân hàng vào cuối thời khoá, lưu ý ngày ghi nhận các séc của đơn vò và ngày của NH 27 NH A Nghiệp