Chuyên đề : Quản lý hành chính văn phòng

MỤC LỤC NỘI DUNG Trang CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG 3 Điều 1. Mục đích xây dựng quy chế 3 Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng 3 Điều 3. Giải thích từ ngữ viết tắt 4 Điều 4. Giải thích các cụm từ cá biệt 4 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHO DOANH NGHIỆP 5 Điều 5. Quy định chung cho nhân viên lễ tân 5 Điều 6. Kỹ năng thực hiện công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp 6 Điều 7. Chế tài xử lý vi phạm 12 CHƯƠNG III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ 13 Điều 8. Quy định về hệ thống văn bản sử dụng trong DN 13 Điều 9. Quy định về việc trình bày văn bản 13 Điều 10. Một số nguyên tắc và khái niệm về văn bản đến, văn bản đi 22 Điều 11. Quản lý văn bản đến 23 Điều 12. Quản lý văn bản đi 32 Điều 13. Quy định về cách đóng dấu và quản lý con dấu 41 Điều 14. Quy định về việc ký văn bản 42 Điều 15: Chế tài xử lý vi phạm 42 Điều 16. Quản lý luân chuyển và lưu trữ văn bản trong nội bộ doanh nghiệp 43 Điều 17. Quy định tiêu hủy văn bản 44 Điều 18. From mẫu và sổ sách vận hành công việc 46 Điều 19: Xử lý vi phạm 54 CHƯƠNG IV. CÔNG TÁC MUA SẮM, QUẢN LÝ TÀI SẢN,CÔNG CỤ DỤNG CỤ, ĐỒ DÙNG 55 Điều 20. Tài sản cố định 55 Điều 21. Công cụ dụng cụ, đồ dùng 56 Điều 22. Mua sắm 57 Điều 23. Theo dõi, quản lý TSCĐ và chế tài xử phạt 59 Điều 24. Công tác sửa chữa TSCĐ 62 Điều 25. Công tác thanh lý TSCĐ 64 CHƯƠNG V CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU NỘP BÁO CÁO 66 Điều 26. Quy định về các biểu mẫu báo cáo 66 Điều 27. Quy định về thời gian nộp báo cáo 66 Điều 28. Phương thức nộp báo cáo 66 Điều 29. Chế tài xử phạt 67 CHƯƠNG VI. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỔ CHỨC HỌP, HỘI THẢO, TIỆC TÙNG 68 Điều 30. Tổ chức họp 68 Điều 31. Tổ chức hội thảo 71 Điều 32. Tổ chức tiệc 74 Điều 33. Chế tài phạt, hình thức và mức phạt 75 CHƯƠNG VII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU PHỐI GIAO NHẬN PHƯƠNG TIỆN & QUẢN LÝ GIAO NHẬN 76 Điều 34. Quản lý điều phối xe văn phòng 76 Điều 35. Chế tài xử phạt 80 CHƯƠNG VIII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỆ SINH, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 81 Điều 36. Quy định về tuyển dụng nhân viên tạp vụ 81 Điều 37. Quy định đối với nhân viên tạp vụ 81 Điều 38. Quản lý giữ gìn vệ sinh chung (cho tất cả các CBCNV) 82 Điều 39. Chế tài xử phạt 83 CHƯƠNG IX. CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẢO VỆ 84 Điều 40. Quy định chung 84 Điều 41. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ, chế tài xử phạt 84 CHƯƠNG X CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẾP ĂN 87 Điều 42. Quy định thực đơn, định mức 87 Điều 43. Quy định Thực hiện chế độ tự kiểm tra 03 bước tại bếp ăn 89 Điều 44. Quy định về quy trình quản lý của PHC và hoạt động của Tổ bếp 91 CHƯƠNG XI. CÔNG TÁC QUẢN LÝ PHONG TRÀO 93 Điều 45. Phong trào Đoàn thanh niên 93 Điều 46. Quy định về tổ chức chương trình 94 Điều 47. Quy định về thời gian tham dự 94 Điều 48.Nội quy phong cách tham dự chương trình 95 Điều 49. Quy định về Cơ cấu quản lý 95 Điều 50. Công tác quản lý Công Đoàn 97 Điều 51. Quy định về thu chi quỹ Công đoàn 102 CHƯƠNG XII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 104 Điều 52 .Tổ chức thực hiện 104 Điều 53. Hiệu lực thi hành 104

MỤC LỤC

g

Điều 10 Một số nguyên tắc và khái niệm về văn bản đến, văn bản đi 22

Điều 16 Quản lý luân chuyển và lưu trữ văn bản trong nội bộ doanh nghiệp 43

CHƯƠNG VII CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU PHỐI GIAO NHẬN PHƯƠNG

TIỆN & QUẢN LÝ GIAO NHẬN

CHƯƠNG VIII CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỆ SINH, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 81

Điều 41 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ, chế tài xử phạt 84

Điều 43 Quy định Thực hiện chế độ tự kiểm tra 03 bước tại bếp ăn 89Điều 44 Quy định về quy trình quản lý của PHC và hoạt động của Tổ bếp 91

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh

LỜI MỞ ĐẦU

Trên thực tế không có thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ và giúp đỡ dù ít haynhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi được học tập tại Họcviện VNNP, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của cô giáo cũng như các bạn học viênlớp HC124 và các anh/chị cán bộ nhân viên của Học viện Với lòng cám ơn sâu sắc nhất, em xin gửiđến các cô giáo của Học viện cùng với tâm huyết của mình để truyển đạt cho em những tri thức vàkinh ngiệm quý báu Cảm ơn các anh/chị cán bộ nhân viên của Học viện đã giúp đỡ chúng em về cơ

sở vật chất cũng như các điều kiện tốt trong thời gian học tập tại Học viện VNNP Đặc biệt em xinchân thành cảm ơn Cô giáo Đinh Minh Liên – GV phụ trách môn học Hành chính văn phòng – đãtận tâm hướng dẫn em qua từng buổi học cũng như những buổi thảo luận thực tế đồng thời tận tình

chỉ bảo, góp ý để em có thể hoàn thiện chuyên đề: “Quản lý hành chính văn phòng”.

Do kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ vì vậy không tránh khỏi những thiếusót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Cô giáo và các bạn học cùng lớp

để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Sau cùng, em xin kính chúc các cô giáo của Học viện VNNP dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các anh/chị cán bộ nhân viên của Học viện luôn dồi dàosức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2016

Học viên thực hiệnHoàng Thị Mỹ Hạnh

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 45/2011/QĐ-HS Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH

“Về việc: Ban hành Quy chế quản lýhành chính trong công ty”

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Căn cứ Luật Công đoàn số 12/2012/QH1 ;

Căn cứ Quyết định số 171/QĐ –TLĐ ngày 09 tháng 01 năm 2013 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về thu, chi , quản lý tài chính công đoàn cơ sở;

Căn cứ Quyết định số 289-QĐ/TW ngày 8-2-2010 của Ban Bí thư về việc ban hành Quy chế cán bộ Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh;

Căn cứ Điều lệ và tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh Căn cứ nhu cầu quản lý của Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh

Căn cứ biên bản họp ngày 10/012011của Hội đồng quản trị;

Căn cứ Quyết định số 45- QĐ/HS ngày 25/04/2011 của Giám đốc về việc chỉnh sửa, bổ sung và ban hành quy chế quản lý hành chính;

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Nay Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý hành chính trong Chi nhánhCông

tyCổ phần công nghệ Viễn Thông Sài Gòn tại Bắc Ninh

Điều 2 Các Phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NỘI QUY, QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

( Ban hành kèm theo quyết định Số : 45/2011/QĐ-HS) Căn cứ Thông tư số 01/2011-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn Cứ Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định;

Căn cứ Luật Công đoàn số 12/2012/QH1 ;

Căn cứ Quyết định số 171/QĐ –TLĐ ngày 09 tháng 01 năm 2013 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về thu, chi , quản lý tài chính công đoàn cơ sở;

Căn cứ Quyết định số 289-QĐ/TW ngày 8-2-2010 của Ban Bí thư về việc ban hành Quy chế cán bộ Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh;

Căn cứ Điều lệ và tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh; Căn cứ nhu cầu quản lý củaCông ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh;

Căn cứ biên bản họp ngày 10/01/2011 của Hội đồng quản trị;

Căn cứ Quyết định số 45- QĐ/HS ngày 25/04/2011 của Giám đốc về việc chỉnh sửa, bổ sung và ban hành quy chế quản lý hành chính;

Nay Giám Đốc Chi nhánh Công ty Cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnhban hành nội quyquy chế quản lý hành chính gồm các chương và điều khoản sau đây:

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Mục đích xây dựng quy chế

Để đảm bảo cho công ty được phát triển tốt, phát huy các mặt tích cực, triển khai công táchiệu quả, Công ty ngày càng phát triển vững mạnh

Điều 2 Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Phạm vi áp dụng

Quy chế này hướng dẫn quy trình và cách thức thực hiện các nghiệp vụ hành chính trongCông ty bao gồm công tác lễ tân; quản lý tài sản; văn thư lưu trữ; công đoàn, tổ chức họp, tiệc, hộithảo; công tác quản lý và điều phối giao nhận phương tiện; công tác bảo vệ và công tác quản lý bếp

ăn

2 Đối tượng áp dụng

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 3

Quy chế này áp dụng cho toàn CBCNV của Công ty và các văn phòng chi nhánh trực thuộcCông ty.

Điều 3 Giải thích từ ngữ viết tắt

1 BGĐ : Ban giám đốc

2 CBCNV : Cán bộ công nhân viên

3 HĐCV : Hội đồng cố vấn

Điều 4 Giải thích các cụm từ cá biệt

1 Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng) và đơn, thư gửi đến

cơ quan, đơn vị

2 Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ) do

cơ quan, đơn vị phát hành

3 Bản gốc văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được cơ quan, đơn vị

ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

4 Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn

vị ban hành

5 Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày

theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính

6 Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức

quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

7 Hồ sơ: là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân

8 Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ, theo những nguyên tắc và phương phápnhất định

9 Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị

để chuyển vào Lưu trữ cơ quan đơn vị

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 4

CHƯƠNG II: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHO DOANH NGHIỆP

Điều 5 Quy định chung cho nhân viên lễ tân

1 Quy định về trang phục

Ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự, thể hiện phong cách nhanh nhẹn năng động

- Đối với Nam giới: cắt tóc ngắn gọn gang, mặc quần tây/jean cùng áo sơ mi, sơ-vin, đi giầy tây,hoặc vải phù hợp với quần áo.Không đi dép lê đến công ty

- Đối với Nữ giới: Cắt và búi tóc gọn gàng, mặc váy công sở, cùng áo sơ mi công sở, không mặcquần, áo hở hang gây phản cảm, váy hoặc áo quá ngắn, không mặc quần jean và không đi dép lê

a) Quy tắc chào hỏi

- Nhân viên lễ tân phải thể hiện sự kính trọng khi chào hỏi, đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng

mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng với đối tác

- Nhân viên lễ tân giữ tư thế thẳng lưng, cúi đầu nhẹ nhàng khi chào, mỉm cười thể hiện sự

thân thiện

b) Quy định về thứ tự ưu tiên chào

- Khi chào hỏi các CBCNV trong công ty thì các CBCNV cấp dưới phải chào cấp trên trướcmột cách lịch sự, đối với đồng nghiệp cùng cấp thì CBCNV ít tuổi phải chào CBCNV nhiều tuổitrước

- Khi chào hỏi đối tác thì các CBCNV phải chủ động chào khách hàng, đối tác với thái độlịch sự, cởi mở, thân thiện

c) Quy định về cách giao tiếp ứng xử

- Các CBCNV khi giao tiếp ứng xử phải diễn đạt những câu ngắn gọn, dễ hiểu và truyềncảm, sử dụng những từ ngữ thông dụng, rõ ràng và chính xác, nói đủ nghe, không nên nói khi ngườiđối diện đang nói

- Khi các CBCNV trả lời câu hỏi, vấn đề thắc mắc của đối tác thì phải trả lời vấn đề chính,ngăn gọn, dễ hiểu, cách giao tiếp phải cuốn hút được người nghe , làm cho đối tác hài lòng

- Các CBCNV khi giao tiếp với đối tác thì không nên đứng quá gần hoặc quá xa để việc giaotiếp diễn ra thuận lợi

3 Các công việc chuyên môn

Nhân viên lễ tân có trách nhiệm đón tiếp khách, trực điện thoại hàng ngày và báo cáo cáccông việc vào sổ nhật ký Nhân viên lễ tân cần hiểu hết các hoạt động của công ty khi cần thiết phảigiải đáp những thắc mắc của khách hàng, luôn ý thức được công việc đang làm, hiểu rõ nhiệm vụ vàtrách nhiệm để tránh gây thiệt hại cho Công ty, cho đồng nhiệp và cả bản thân mình Biết cách xoadịu tâm lý khách hang khó tính, xử lý tình huống phát sinh của khách hàng, liên lạc, lắng nghe tâm

tư nguyện vọng cùa khách hàng và ghi vào sổ nhật ký Giám sát việc đón tiếp khách của các bộphận và báo cáo kết quả tiếp khách, điền thông tin vào sổ nhật ký Ngoài ra, lễ tân còn có nhiệm vụGVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 5

theo dõi lễ tân, bảo vệ, đặt vé máy bay làm visa, đặt phòng khách sạn, thẻ Apec cho cán bộ côngnhân viên trong công ty đi công tác.

Điều 6 Kỹ năng thực hiện công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp

1 Kỹ năng đón tiếp khách tại doanh nghiệp

1.1 Quy trình đón tiếp khách tại Doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình tiếp khách tại doanh nghiệp mà nhân viên lễ tân cần nghiêm túc thực hiện:

- Với trường hợp lễ tân kết nối được với người tiếp khách với khách hàng

Mở cửaĐón và mời khách vào Giới thiệu tên Mời khách ngồi, tiếp nước  Tiếp nhận thôngtin  Kết nối thông tin giữa khách và người cần gặp  Thông báo cho đối tác  Tiếp chuyệnkhách  Chuyển giao khách cho người cần gặp  Giám sát  Thu thập kết quả sau tiếp khách Báo cáo Lưu trữ

- Với trường hợp lễ tân không kết nối được người tiếp khách với khách hàng

Mở cửaĐón và mời khách vào  Mời khách ngồi, tiếp nước  Thu thập thông tin của đối tác Kết nối thông tin giữa khách và người được tiếp khách  Thông báo cho đối tác Xoa dịu kháchbằng việc ghi chép lại thông tin phản hồi, yêu cầu của khách và cung cấp thông tin của bản thân chokhách Cam kết việc thông báo lên BGĐ để giải quyết công việc của khách Thu thập kết quảsau tiếp khách  Báo cáo Lưu trữ

1.2 Kỹ năng thực hiện các bước trong quy trình

- Bước 1.Đón vàmời khách vào : Khi có khách đến nhân viên lễ tân phải chủ động ra mở

cửa mời khách vào với thái độ niềm nở, thân thiện;

- Bước 2.Mời khách ngồi, tiếp nước: Sau khi khách đã vào trong, nhân viên lễ tân phải chủ

động mời khách ngồi, rót nước mời khách

- Bước 3 Thu thập thông tin của khách: Sau khi đã mời khách ngồi tiếp nước, nhân viên lễ

tân phải thu thập thông tin của khách, bao gồm các thông tin của khách như: Tên, địa chỉ, chức vụ,đơn vị và hỏi khách cần gặp ai, mục đích của cuộc gặp và hỏi khách đã hẹn trước hay chưa hẹn.Nếu khách chưa hẹn trước thì phải tìm hiểu vấn đề, thái độ và cảm xúc của khách, lý do kháchđường đột đến Nếu khách đã hẹn trước thì liên hệ với người khách cần gặp

- Bước 4 Kết nối thông tin giữa khách và người được tiếp khách : Sau khi đã thu thập

thông tin của khách, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho người được tiếp khách chi tiết về thông tincủa khách, đồng thời lưu ý về cảm xúc của khách là tích cực hay tiêu cực, hài lòng hay không hàilòng

- Bước 5 Thông báo cho khách: Nhân viên lễ tân thông báo cho khách về kết quả kết nối.

+ Với trường hợp người được tiếp khách có thể tiếp: Nhân viên lễ tân phải báo cho khách thời gian

và địa điểm cụ thể

+ Với trường hợp người được tiếp khách không thể tiếp : Nhân viên lễ tân phải xoa dịu khách bằngcách xin lỗi khách và thông báo thời gian cụ thể về lịch gặp tiếp theo đồng thời ghi chép lại thôngtin của khách vào sổ tay và lưu lại, và cung cấp thông tin của bản thân, chức vụ, họ tên của mìnhGVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 6

cho khách và cam kết với khách sẽ báo lại cho lãnh đạo Nếu không chắc chắn về thời gian gặp tiếptheo thì cần xin lại số điện thoại để thông báo lại khi có lịch chính xác.

- Bước 6 Tiếp chuyện khách

+ Với trường hợp người được tiếp khách có thể tiếp: Nhân viên lễ tân phải tiếp chuyện khách chođến khi khách gặp được người cần gặp

+ Với trường hợp người được tiếp khách không thể tiếp: Nhân viên lễ tân tiếp chuyện và thu thậpthông tin của khách ghi chép vào sổ để báo cáo

Lưu ý: Với trường hợp kết nối giữa người tiếp khách với khách, thì nhân viên lễ tân sẽ tiếp tục thực

hiện quy trình chuyển giao, giám sát như sau:

- Bước 7 Chuyển giao: Sau khi tiếp chuyện khách, khi khách có thể gặp người cần gặp thì

nhân viên lễ tân phải chào và chuyển giao khách

- Bước 8 Giám sát : Sau khi chuyển giao khách cho người cần gặp thì nhân viên lễ tân phải

giám sát để nắm bắt được thông tin chính xác

- Bước 9 Thu thập kết quả sau tiếp khách : Sau khi đã nắm bắt đầy đủ thông tin nhân viên

lễ tân phải quan sát thái độ của khách lúc ra về và mức độ giải quyết công việc

- Bước 10 Báo cáo: Sau khi kết thúc quá trình thu thập thông tin và đánh giá, nhân viên lễ

tân phải ghi chép vào sổ nhật ký tiếp khách để báo cáo vào cuối tháng cho phòng hành chính, gồmcó những nội dung về: thông tin khách đến doanh nghiệp, số lượng khách, mục đích cuộc gặp, lý docuộc gặp

1.3 Kỹ năng xử lý các tình huống cá biệt

- Với các khách hàng không được hẹn trước :Nhân viên lễ tân chào hỏi khách thể hiện tính cáchlịch sự, niềm nở, mời khách ngồi chờ, rót nước cho khách, hỏi mục đích, tính cần thiết cuộc gặp.Sau đó nhân viên lễ tân liên hệ với người cần gặp cho ý kiến

+ Với công việc không mang tính chất cấp thiết NV lễ tân có quyền từ chối việc gặp theo quyđịnh của công ty

+ Với các khách hàng không được hẹn trước với công việc mang tính chất cấp thiết: Qua việcthu thập thông tin của khách NV lễ tân phải báo cáo tới lãnh đạo để giải quyết các công việc chokhách

- Với các khách hàng nóng tính, khó tính thì các NV lễ tân phải có cách giao tiếp ứng xử nhẹ nhàng,

thân thiện để xoa dịu sự nóng giận của khách và làm khách bình tĩnh Đồng thời cam kết sẽ giảiquyết các công việc cho khách

1.4 Kỹ năng ứng xử theo tình huống

a) Khi khách đến, lễ tân phải rời vị trí, ra mở cửa mời khách vào, mời nước cho khách, bật các trangthiết bị để tiếp khách Việc này giúp khách có thời gian thư giãn, trấn tĩnh lại trước khi vào côngviệc

b) Với các khách hàng có thái độ tiêu cực, lễ tân phải lắng nghe kỹ lời phàn nàn của khách, tỏ thái

độ quan tâm tới vấn đề xảy ra với khách và dùng những lời nói chân thành, nhẹ nhàng và giữ thiệnchí với khách như: "Vâng; dạ, tôi hiểu; tôi đồng ý " Nếu giữ im lặng khách sẽ cho rằng lễ tânGVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 7

không chú ý tới những lời họ nói Tuyệt đối lễ tân không tranh luận với khách hay có thái độ thờ ơ,coi thường khách

c) Với các khách hàng không hẹn trước, lễ tân phải tìm cách trì hoãn, kịp thời thông báo tình trạngvới ban lãnh đạo và hẹn khách vào thời gian khác

d) Với các khách hàng có hẹn trước, nếu công việc không mang tính gấp gáp thì lễ tân thực hiệnđầy đủ quy trình Nếu công việc có tính gấp gáp cao thì phải kết nối ngay để tránh thất thoát chocông việc

e) Không được kết nối ngay trước mặt khách Khi kết nối với lãnh đạo cần đưa những thông tin sau:

- Thông báo thông tin của khách

- Hỏi sếp thời gian có thể gặp khách

- Địa điểm tiếp khách

f) Khi thông báo thời gian gặp lãnh đạo cho khách phải cộng thêm một khoảng thời gian dự trù(khoảng 5-10 phút)

g) Không được để khách ngồi một mình ở trong phòng chờ Phải tiếp chuyện khách đến khi kháchgặp được người cần gặp

1.5 Quy định báo cáo tình hình khách giao dịch ( tiến độ, nội dung )

Báo cáo tên, đơn vị, thời gian, người cần gặp, mục đích cuộc gặp … giám sát và ghi chép vào sổnhật ký theo dõi khách

1.6 Quy định ghi chép và báo cáo

Lễ tân thu thập thông tin của khách vào Sổ nhật ký tiếp khách

Sổ nhật ký cần phải được viết hàng ngày và báo cáo hàng tháng để tổng kết có bao nhiêu kháchtrong tháng

ĐơnVị

ChứcVụ

MụcĐích

NgườiCầnLiênHệ

PhòngBan

Có HẹnHayKhôngHẹn

KếtQuả

ThôngTinPhảnHồi

Thái ĐộCủa Khách(Tích cực,tiêu cực) ChúGhiLúc

đến

Lúcvề

2 Công tác trực điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại nhân viên lễ tân cũng phải thể hiện thái độ vui vẻ, nhiệt tình, nóichậm rãi, phát âm rõ; Nói với âm thanh trầm thấp vừa phải; Không nói nhanh; Không nói to, hét to;Không làm việc riêng khi nghe điện thoại

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 8

Khi nghe máy đầu tiên nên bắt đầu câu : VTMG (Việt Tiến Mạnh Group)xin nghe (hoặc tênngười, bộ phận lễ tân) xin nghe Xin lỗi, Anh/ Chị muốn gặp ai ạ ?, sau đó giới thiệu tên, chức vụ,phòng ban và câu kết thúc: Xin cảm ơn Chúc Anh/ Chị một ngày vui vẻ Hẹn gặp lại …

Mục đích: Điện thoại được dùng để thông báo những tin tức quan trọng Hay xin ý kiến cấp trên trả

lời yêu cầu của khách hàng, đối tác Đăng ký hẹn ngày, giờ tiếp xúc, làm việc, mời họp…

a Quy trình nghe

Nghe điện thọai Chào kháchGiới thiệu bản thân, chức vụ Tiếp nhận thông tin khách  Ghichép thông tin  Kết nốiChuyển cho người cần gặp  Giám sát, thu thập thông tin Báo cáo

b Chi tiết thực hiện quy trình

Bước 1 Nghe điện thoại: Khi nhận được tín hiệu điện thoại đến thì Lễ tân phải nhấc máy điện

thoại , không được để quá 3 hồi chuông, chào khách, luôn mỉm cười ( khách không thấy nhưng cảmnhận được thái độ thân thiện của lễ tân)

Bước 2 Giới thiệu bản thân: Khi nghe máy đầu tiên nhân viên lễ tân phải chào hỏi, giới thiệu

tên, phòng ban, chức vụ của mình để tạo niềm tin cho khách

Bước 3 Tiếp nhận thông tin: Lễ tân phải xác định được tên khách, đơn vị, chức vụ, cần gặp

ai, phòng ban nào

Bước 4 Ghi chép thông tin : Lễ tân cần có danh sách các số điện thoại liên quan, giấy ghi

chú, bút viết ngay bên cạnh và sắp xếp chúng theo thứ tự dễ tìm nhất,để ghi chép lại những thôngtin cần thiết của khách hàng Lễ tân ghi chép thông tin khách vào sổ nhật ký

Bước 5 Kết nối, chuyển cho người cần gặp: sau khi đã nắm bắt được thông tin của khách thì

Lễ tân phải chuyển máy cho người khách cần gặp

Bước 6 Giám sát, thu thập thông tin: Lễ tân có trách nhiệm giám sát cuộc gọi kết nối, để

biết được thái độ của khách có hài lòng hay không thông qua cuộc chuyện và ghi chép lại toàn bộthông tin cuộc gọi về mức độ hài lòng, mục đích, thời gian để tiện kiểm tra Khi kết nối khách chonhân viên cần gặp Lễ tân phải giám sát quá trình thực hiện

Bước 7 Cúp máy chào khách: Trước khi cúp máy hỏi khách họ còn cần gì nữa không? Có thể

thông báo thông tin cho khách ( nếu có )

Bước 8 Báo cáo: Sau quá trình thu thập thông tin và đánh giá thì nhân viên lễ tân phải ghi

chép vào sổ nhật ký tiếp khách

c Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống cá biệt

Trong quá trình nghe điện thoại của khách hàng lễ tân cũng sẽ gặp phải những khách hàngkhó tính thì lễ tân cần tập trung lắng nghe khi khách hàng trình bày thắc mắc/ vấn đề điều này thểhiện sự tôn trọng khách.Luôn biết cách tự chủ, kiềm chế những cảm xúc của bản thân và kiên nhẫntrong các tình huống khó xử.Cam kết về thời gian cụ thể để xử lý công việc cho khách

d Quy định báo cáo tình hình khách giao dịch ( tiến độ, nội dung )

Báo cáo lại những việc mà khách đến liên hệ ( Với Ban giám đốc , với người khách cần liên hệnhưng không gặp ) Có thể phản hồi lại với khách khi có được thông tin hay cuộc hẹn mới sau khi

đã kết nối được

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 9

 Nguyên tắc khi trực điện thoại

- Nhân viên lễ tân khi trực điện thoại không được phép làm việc riêng, không vừa nghe điện thoạivừa gõ máy tính luôn chú ý khi ghi chép thông tin của khách

- Nhân viên lễ tân phải có thói quen cầm bút, sổ ghi chép hoặc phiếu nhắn tin để ghi chép lại thôngtin trong quá trình nghe điện thoại Trong quá trình ghi chép thông tin của khách, tránh để kháchđộc thoại, cần chen những câu phúc đáp vào cuộc nói chuyện

-Nhân viên lễ tân sau khi đã tiếp nhận thông tin của khách phải nhắc lại thông tin theo lời kháchmột cách chính xác Trước khi kết thúc cuộc gọi cần phải hỏi khách có yêu cầu khác hay không

- Nhân viên lễ tân phải luôn luôn nói năng lịch sự, thái độ cởi mở, thân thiện với khách, không đượcphép nói trống không, không được phép nói tục

- Nếu người khách cần gặp không có mặt, thì báo lại cho khách và và hỏi xem khách có cần nhắn

gì không, nếu có thì ghi chép lại đầy đủ lời nhắn của khách

- Cung cấp thông tin của bản thân cho khách để nếu khách không nhận được phản hồi từ người cầngặp thì sẽ liên hệ lại với mình

- Đối với khách là cán bộ của các cơ quan chức năng: Lễ tân phải lắng nghe và xin đề xuất sau,không được kết nối ngay với lãnh đạo

- Nhân viên Lễ tân Không dùng điện thoại vào việc riêng; Không trao đổi những thông tin bảo mật

ra ngoài,đặc biệt không tiết lộ số điện thoại cũng như thông tin của giám đốc, lãnh đạo

e Form mẫu văn bản trong vận hành thực hiện

STT

Ngày

Tháng Giờ

Tên Khách hàng

Đơn Vị

Chức Vụ

Mục Đích

Người Cần Liên Hệ

Phòng Ban

Thông Tin Phản Hồi

Mức

Độ Hài Lòng Của Khách

Ghi Chú

3 Các công tác khác

Ngoài công việc nêu trên lễ tân còn phải có trách nhiệm nhắc lịch khách đến thăm cho các thànhviên ban giám đốc, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm visa…

* Quy trình nhắc lịch khách đến thăm cho các thành viên ban Giám đốc

Khi khách thăm công ty và có kế hoạch làm việc trước cần bố trí xe đón khách (nếu yêu cầu), đặtkhách sạn (nếu yêu cầu) và nhắc ban giám đốc ngày làm việc với khách bằng cách ghi lên bảngnhắc việc

* Quy trình làm thẻ Apec: Đối với lãnh đạo công ty từ cấp phó giám đốc trở lên

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 10

Yêu cầu làm thẻ Apec:

+ Hộ chiếu còn giá trị sử dụng trên 1 năm: công chứng 02 bộ

+ Chứng minh nhân dân : công chứng 02 bản

+ Sổ BHXH ở công ty ít nhất là 1 năm: công chứng 02 bộ

+ Bảng thanh toán lương có tên người xin cấp thẻ trước đó 1 năm: 02 bộ

+ Công ty cần phải có các hợp đồng nhập ngoại với các nước trong nền kinh tế APec: côngchứng dịch thuật 02 bộ hợp đồng nhập ngoại (1 bộ nộp cho Sở ngoại vụ, 1 bộ nộp công an) kèmtheo các chứng từ chứng minh hợp đồng kinh tế đã được thanh toán

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm chức vụ

+ Sơ yếu lý lịch có đóng dấu giáp lai ảnh của địa phương (02 bộ), Sổ hộ khẩu công chứng (02bộ)

Sau khi đầy đủ các giấy tờ trên: Nộp lên sở Ngoại vụ Hà Nội chờ giải quyết

Sau khi bên UBND Thành phố có công văn đồng ý cho doanh nhân được sử dụng thẻ APEC và đềnghị cục XNC cấp thẻ

Công ty điền vào tờ khai xin cấp thẻ APEC (theo mẫu) tờ khai dán 01 ảnh vào khung có dấu giáplai và 3 ảnh để rời dán phía dưới tờ khai

Nộp cho bên Cục XNC, Cục XNC sẽ giao lại giấy biên nhận và làm theo hướng dẫn của Cục XNC Thủ tục xin cấp thẻ Apec trước thời hạn: khi chưa có đủ 17 nước thành viên Apec đồng ý mà doanhnhân muốn xin thẻ Apec trước hạn: làm công văn xin cấp thẻ apec sớm (tự soạn) gửi lên Cục XNC.Một tuần sau sẽ được trả kết quả ( trước khi lên lấy kết quả nên gọi điện hỏi trước) Kết quả gồmmột thẻ cứng và một phiếu thông báo

* Quy trình đặt khách sạn

Nhận thông tin đặt khách sạn từ ban giám đốc (xác nhận qua email) Xin đủ thông tin: Tênkhách hàng,ngày, giờ check in, check out của khách, loại phòng (đơn, phòng đôi, có hút thuốc láhay không hút thuốc lá) Check giá phòng (qua mạng, hoặc gọi điện thoại trực tiếp đến khách sạnyêu cầu gửi bảng giá) Gửi email về giá và phòng với khách order phòng với khách sạn Khách sạn

sẽ gửi booking lại (bằng email) và gửi email foward booking hotel cho khách hàng Khách hàng sẽ

tự thanh toán tiền phòng Yêu cầu khách sạn viết lại hóa đơn đỏ về công ty

* Quy trình đặt vé máy bay

Nhận thông tin đặt vé máy bay từ ban lãnh đạo (qua email), yêu cầu cung cấp đủ thông tin,thông tin chính xác (họ và tên, giới tính nếu có trẻ em cần có ngày tháng năm sinh), ngày bay, giờbay, nơi đến, ngày về (nếu có), giờ về (nếu có)

Check vé trên hệ thống http://www.abay.vn Gọi điện thoại cho phòng vé order và đối chiếugiá vé đặt vé, yêu cầu phòng vé gủi booking nháp check lại họ và tên, giờ bay, ngày bay sau đó yêucầu xuất vé

* Quy trình quản lý các dịch vụ phục vụ văn phòng

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 11

Điện thoại, internet, điện, nước, bảo trì máy tính, máy photo, điều hòa, phát chuyển nhanh, để xemáy đảm bảo văn phòng hoạt động liên tục.

Hàng tháng dựa vào thông báo nộp tiền điện nước của bên cung cấp dịch vụ, làm phiếu chi vànộp tiền đúng thời gian

Điều 7 Chế tài xử lý vi phạm

Phạt số tiền 100.000 đồng tương đương với 1 ngày lương nếu nhân viên lễ tân vi phạm các quyđịnh trong điều 5, nếu tái phạm phạt gấp 2, lần 3 phạt gấp 3 và kéo dài thời hạn nâng lương 6 thángPhạt số tiền 100.000 đồng tương đương với 1 ngày lương nếu nhân viên không thức hiện đúngtheo các bước trong quy trình nghe điện thoại và đón tiếp khách tại khoản 1, 2 điều 6, nếu tái phạmphạt gấp 2, lần 3 phạt gấp 3 và kéo dài thời hạn nâng lương 6 tháng

Phạt 100.000 đồng nếu nhân viên lễ tân không thực hiện các quy định tại khoản 3 điều 6, nếu táiphạm phạt gấp 2, lần 3 phạt gấp 3 và kéo dài thời hạn nâng lương 6 tháng

Nhân viên lễ tân sẽ bị sa thải nếu vi phạm 3 lần trở lênvà tiết lộ thông tin bí mật của cơ quan

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 12

Chương III CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ

Điều 8 Quy định về hệ thống văn bản sử dụng trong DN

1 Văn bản trong phạm vi Ban Giám đốc

a Quyết định: tăng giảm tiền lương, thuyên chuyển công tác, bổ nhiệm, thanh lý, mua sắm tài sản

b Thông báo: cho tất cả các chỉ thị công việc từ BGĐ

c Giấy Ủy quyền: Khi BGĐ chỉ thị cho cá nhân thực hiện các công việc thay BGĐ

d Giấy giới thiệu: Cho các cá nhân Công ty được giao nhiệm vụ giao dịch với Công ty đối tác

e Công văn: Đề xuất hoặc trả lời các công văn được gửi tới

f Nội quy, quy chế: Ban hành nội bộ Công ty

g Các Hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động

h Các văn bản liên quan tới khiếu kiện, khiếu nại

i Các văn bản duyệt: Đề xuất, tờ trình

k Thư mời đối tác

2 Văn bản vận hành cho các Phòng/ban

a Thông báo: khi có chỉ thị cho CBCNV và công tác cho các phòng ban

b Đề xuất

c Tờ trình

d Đơn xin nghỉ, phiếu làm thêm

e Biên bản nghiệm thu công việc

Điều 9 Quy định về việc trình bày văn bản

Quy định trình bày văn bản được quy định theo Thông Tư 01/2011/TT – BNV ngày 19/1/2011

► Phông chữ sử dụng cho các hình thức văn bản trên máy tính

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký

tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

1 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

b) Kiểu trình bày

Các văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4(định hướng bản in theo chiều

dài).Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêngthì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiềurộng)

c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

PHỤ LỤC II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện

thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 14

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 15

2 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

+ Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13

đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh

+ Tên Công ty sẽ được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía

trên, bên trái

+ Tên Công ty được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữđứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòngchữ và đặt cân đối so với dòng chữ

c) Số, ký hiệu văn bản

- Thể thức:

+ Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của Công ty Số của văn bản được ghibằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tênloại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư 01/2011 – BNV (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên Công ty

- Kỹ thuật trình bày:

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên Công ty

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 16

- Thể thức

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơiCông ty đóng trụ sở

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng,năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đốivới những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

- Kỹ thuật trình bày:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số,

ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy;địa danh và ngày, tháng, năm được đặt

canh giữa dưới Quốc hiệu

e) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a;

tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

và đặt cân đối so với dòng chữ.

f) Nội dung văn bản

- Thể Thức:

+ Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

 Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

 Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của phápluật;

 Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

 Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nướcngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phảiđược giải thích trong văn bản;

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 17

 Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu.Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữviết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

 Phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên Công

ty phòng ban ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tênloại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghitên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

+ Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mởđầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thànhcác phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

 Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

 Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theoquyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

 Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

 Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản,điểm

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

- Kĩ thuật trình bày:

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuốngdòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

 Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì

trình bày như sau:

 Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ

tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả -GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 18

rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm;

 Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái

1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng

cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

 Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡchữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự

và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡchữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

 Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau códấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểuchữ đứng

 Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình

bày như sau:

 Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canhgiữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số

La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái

1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm,

cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự vàtiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

 Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,điều, khoản, điểm

g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người kýđược trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặcquyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm

- Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

h) Dấu của Công ty

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 19

Dấu của Công ty được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản.

i) Nơi nhận

- Thể thức:

Nơi nhận xác định những phòng ban và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét,giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết côngviệc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những phòng ban,đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng phòng ban, cá nhânnhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơinhận được ghi chung

- Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một phòng ban, đơn vị hoặc một cánhân thì từ “Kính gửi” và phòng ban hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợpcông văn gửi cho hai phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổchức, cá nhân hoặc mỗi nhóm phòng ban, đơn vị, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầudòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạchđầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác)được trình bày như sau:

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức

vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữnghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các phòng ban, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường,

cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi phòng ban, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm phòng ban, đơn vịnhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòngcó dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữviết tắt “VT” (Văn thư ), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và sốlượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

k) Các thành phần khác

- Thể thức

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 20

+ Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nộidung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mậtnhà nước năm 2000

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau:khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉdẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”,

“LƯU HÀNH NỘI BỘ”

+Đối với công văn , ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức;địa chỉ thư điện tử ( E.Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;địa chỉ trang thông tin điện tử(Website)

+ Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệungười đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lụcvăn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tựbằng chữ số La Mã

+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập

- Kỹ thuật trình bày

+ Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theoquy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiệnNghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhànước năm 2000 Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm

và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸNGIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn được đóng vào ô số10b.Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong mộtkhung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 21

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉTrang thông tin điện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường,

cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùngtrình bày văn bản

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ

11, kiểu chữ đứng

+ Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục đượctrình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tênphụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang của phụ lục được đánh số riêng theotừng phụ lục

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IVkèm theo quy định này

Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Quy địnhnày

Điều 10 Một số nguyên tắc và khái niệm về văn bản đến, văn bản đi

c Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành

về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan;

2 Một số khái niệm

Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 22

a Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan,

tổ chức phát hành

b Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) vàđơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

c Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như

số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tinkhác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tratìm văn bản

d Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạnbảo quản của mỗi hồ sơ

Điều 11 Quản lý văn bản đến

1 Quy trình quản lý

a Quy trình quản lý văn bản đến

Nhận văn bản Phân loạiĐóng dấu văn bản Ghi chép  Pho to và lưu trữ, có cả bản mềm Trình giải quyết công văn (gồm tờ trình + công văn photo) Chuyển cho bộ phận liên quan thực hiện

 Hành chính giám sát và đánh giá việc thực hiện  Xác nhận hoàn thành  Báo cáo cho cấp trên

b Kỹ năng thực hiện:

Bước 1: Nhận văn bản đến

1.1 Quy định về tiếp nhận văn bản

+ Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngàynghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối vớivăn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

+ Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đếnmuộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ),phải báo cáo ngaycho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sauđây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưavăn bản

+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểmtra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịpthời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2 Quy định về việc bóc văn bản

a Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 23

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi vàdấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có saisót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhậnxong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặcnhững văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với vănbản để làm bằng chứng

- Đối với văn bản đến gửi đích danh: không được tự ý bóc mà phải bàn giao cho đúng đối tượng

Bước 2:Đóng dấu công văn đến, ghi rõ ngày giờ đến

Văn bản đến được đăng ký tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy địnhcủa pháp luật và quy định riêng của Trung tâm như các hoá đơn, chứng từ kế toán …

2.1 Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngàyđến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóngdấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra vàlàm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” màđược chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với nhữngvăn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phíadưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

2.1.1 Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn sau:

Mẫu dấu “Đến”

35 mm

Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

b) Mẫu trình bày

Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên

2.1.2 Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

c) Chuyển

Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

d) Lưu hồ sơ số

Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ công ty

2.2 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

 Lập sổ đăng ký văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư Trung tâm sẽ phải lập các sổ đăng kí sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn sau:

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 25

Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

Ngàytháng

Tên loại và trích yếunội dung

Đơn vịhoặcngườinhận

Địađiểm

Thờihạngiảiquyết

Tiếnđộgiảiquyết

Kýxácnhận( giảiquyếtVB)

Kếtquảgiảiquyết

Đánh giáthực hiện

Xác nhậnhoànthành

Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm

số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) vàtrích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 27

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiếnphân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: Địa điểm Ghi rõ địa điểm trụ sở chính hay chi nhánh, thuộc địa phương nào

Cột 9: Thời hạn giải quyết Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền

Cột 10: Tiến độ giải quyết Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết v.v

Cột 11: Ký xác nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản Xác nhận giải quyết văn bảnCột 12: Kết quả giải quyết Công việc đã được giải quyết hay chậm tiến độ

Cột 13: Đánh giá thực hiện Yêu cầu người chịu trách nhiệm tự đánh giá

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường);riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bảnđến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi đượcphép người có thẩm quyền./

2.3 Sổ đăng ký đơn thư

Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn sau:

Mẫu sổ

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”

Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cộttheo mẫu sau:

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 28

Trích yếu nộidung

Đơn vị hoặcngười nhận

Kýnhận Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến” Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà

cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng

ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại vănbản đến khác)

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có)của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điệnnhưng cần có ghi chú cụ thể

Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn,thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phânphối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 7: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghingày tháng, v.v )./

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 29

2.4 Quy định về hình thức đăng ký văn bản

2.4.1 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theoBản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn

số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướngdẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của công ty

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để kýnhận bản chính và đóng sổ để quản lý

Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến

2.4.2 Quy định ghi chép đăng kí văn bản đến

Khi đăng ký văn bản, Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về vănbản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.Văn bản đến sau khi đăng kí với văn thư , văn thư Công ty ghi chép lại đóng dấu đến xong

sẽ photo ra một bản lưu lại

 Trình văn bản đến cho Giám Đốc

Bước 1 Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho Giám Đốc xem xét và cho ý

kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Bước 2 Giám Đốc căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của Công ty; chức

năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết)

Bước 3 Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.Ý kiến chỉ đạo

giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến như sau:

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 30

(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyếtđối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.

(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến./

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Giám Đốc, văn bản đến đượcchuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trongtrường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệuvăn bản đến

Bước 4 Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến củaGiám Đốc Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Kịp thời: Văn bản cần được chuyển cho phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trongngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Chính xác, đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải

ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thìcần ghi rõ thời gian chuyển

- Giữ gìn bí mật nội dung của văn bản

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc Giám Đốc giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phảivào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) Căn cứ vào ý kiến của Giám Đốc, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi,giải quyết

*Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phảiđóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bảnFax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho phòng ban hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bảnchuyển qua mạng

- Văn thư sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.

Bước 5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 31

Khi nhận được văn bản đến, các phòng ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thờihạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của Công ty; đối với những văn bản đến cóđóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.

Khi trình Giám Đốc cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các phòng ban, cá nhân cần đính kèm phiếugiải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của phòng ban, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng ban và cá nhân khác, phòng ban hoặc cá nhânchủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có

ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban, cá nhân Khitrình Giám Đốc xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ýkiến của các phòng ban, cá nhân có liên quan

- Văn thư theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định củaCông ty đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:Văn thư có trách nhiệm có nhiệm vụtheo dõi, đôn đốc các phòng ban, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

 Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

Bước 6 Xác nhận hoàn thành

Sau khi giám sát, đôn đốc, theo dõi việc tiếp nhận văn bản đến của các phòng ban cá nhân đã được giải quyết, hay chưa được giải quyết

Bước 7 Báo cáo

Sau Khi kết thúc công việc phòng Hành chính làm báo cao tổng hợp trình lên BGĐ

Bước 8 Lưu trữ văn bản đến

- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ bao gồm các văn bản đến, tờ trình và các văn bản đi trả lời

- Lưu trữ văn bản hồ sơ theo tên loại, thứ tự thời gian một cách logic đảm bảo việc tìm kiếm hồ sơđược nhanh chóng thuận tiện

Điều 12 Quản lý văn bản đi

1 Quy trình quản lý văn bản đi

a Quy trình

Xin số văn bản đi → Các phòng ban lập văn bản →Kiểm tra văn bản → Duyệt văn bản → Vào sổnhật ký và đóng dấu văn bản đi → Lưu trữ → Chuyển giao văn bản → Giám sát và xác nhận thông tinphản hồi → Báo cáo văn bản đi

b Kỹ năng thực hiện quy trình

Bước 1: Xin số văn bản đi: Các loại văn bản cần số, trước khi phát hành các phòng ban lập văn bản

đi phải xin số của phòng hành chính để tránh bị trùng lặp số

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 32

Bước 2 :Lập văn bản: Phòng ban phát hành văn bản có trách nhiệm soạn thảo nội dung văn bản của

phòng ban mình

Bước 3- Kiểm tra văn bản: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi

thực hiện việc phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xemxét, giải quyết

Bước 4 Duyệt văn bản: Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức văn bản phù hợp với

quy định của Công ty

Bước 5 Ghi sổ nhật kýtheo dõi văn bản đi

5.1 Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của Công ty, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh sốtheo hệ thống số chung của Công ty do văn thư thống nhất quản lý

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính,được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫnđược đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản: - Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính đượcthực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

5.2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trênmáy vi tính

5.2.1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

- Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”

- Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm

08 cột theo mẫu sau:

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 33

Người ký Nơi nhận

văn bản

Đơn vị,ngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm

số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

5.2.2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấpchương trình phần mềm đó

- Văn bản đi được đăng ký vàosổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đitrên máy tính, sau đó phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Ngườ

i ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Bước 6 Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản

và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định

số 33/2002/NĐ-CP

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 34

+ Phòng Hành chính có trách nhiệm lưu lại toàn bộ bản gốc cuả các loại văn bản đi và đến tại Công

ty, phục vụ cho quá trình lưu giữ và kiểm tra lại dữ liệu trong tương lai

Bước 7 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèmtheo được thực hiện theo quy định của lãnh đạo cơ quan quản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùmlên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

b Đóng dấu độ khẩn, mật

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và

“Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV

- Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thuhồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Bước 8: Làm Thủ tục phát hành văn bản

8.1 Lựa chọn bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai,bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bìvăn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Mẫu trình bày bì văn bản được minh họa theo hình vẽ.

(8)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),

ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà

………(7)

………(7)

8.2.2 Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./

8.3 Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong

bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì vănbản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Bước 9 Chuyển phát văn bản đi

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 36

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bảnđó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật cóthể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức Trường hợp cơ quan,

tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản đượcthực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

 Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

 Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi"

 Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu vănbản

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao vănbản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải

ký nhận vào sổ

 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

GVHD: Đinh Minh Liên H c viên: Hoàng Th Mỹ H nhọc viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh ị Mỹ Hạnh ạnh 37

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếpcho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

 Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi vănbản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)

 Mẫu sổ

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x

210mm

 Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”

Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện: Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x

210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệuvăn bản

Nơi nhận văn bản Số lượng

bì

Ký nhận vàdấu bưu điện

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có)

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

 Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máyFax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính