Chuyên đề : Quản lý hành chính văn phòng

MỤC LỤC NỘI DUNG Trang CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG 3 Điều 1. Mục đích xây dựng quy chế 3 Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng 3 Điều 3. Giải thích từ ngữ viết tắt 4 Điều 4. Giải thích các cụm từ cá biệt 4 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHO DOANH NGHIỆP 5 Điều 5. Quy định chung cho nhân viên lễ tân 5 Điều 6. Kỹ năng thực hiện công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp 6 Điều 7. Chế tài xử lý vi phạm 12 CHƯƠNG III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ 13 Điều 8. Quy định về hệ thống văn bản sử dụng trong DN 13 Điều 9. Quy định về việc trình bày văn bản 13 Điều 10. Một số nguyên tắc và khái niệm về văn bản đến, văn bản đi 22 Điều 11. Quản lý văn bản đến 23 Điều 12. Quản lý văn bản đi 32 Điều 13. Quy định về cách đóng dấu và quản lý con dấu 41 Điều 14. Quy định về việc ký văn bản 42 Điều 15: Chế tài xử lý vi phạm 42 Điều 16. Quản lý luân chuyển và lưu trữ văn bản trong nội bộ doanh nghiệp 43 Điều 17. Quy định tiêu hủy văn bản 44 Điều 18. From mẫu và sổ sách vận hành công việc 46 Điều 19: Xử lý vi phạm 54 CHƯƠNG IV. CÔNG TÁC MUA SẮM, QUẢN LÝ TÀI SẢN,CÔNG CỤ DỤNG CỤ, ĐỒ DÙNG 55 Điều 20. Tài sản cố định 55 Điều 21. Công cụ dụng cụ, đồ dùng 56 Điều 22. Mua sắm 57 Điều 23. Theo dõi, quản lý TSCĐ và chế tài xử phạt 59 Điều 24. Công tác sửa chữa TSCĐ 62 Điều 25. Công tác thanh lý TSCĐ 64 CHƯƠNG V CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU NỘP BÁO CÁO 66 Điều 26. Quy định về các biểu mẫu báo cáo 66 Điều 27. Quy định về thời gian nộp báo cáo 66 Điều 28. Phương thức nộp báo cáo 66 Điều 29. Chế tài xử phạt 67 CHƯƠNG VI. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỔ CHỨC HỌP, HỘI THẢO, TIỆC TÙNG 68 Điều 30. Tổ chức họp 68 Điều 31. Tổ chức hội thảo 71 Điều 32. Tổ chức tiệc 74 Điều 33. Chế tài phạt, hình thức và mức phạt 75 CHƯƠNG VII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU PHỐI GIAO NHẬN PHƯƠNG TIỆN & QUẢN LÝ GIAO NHẬN 76 Điều 34. Quản lý điều phối xe văn phòng 76 Điều 35. Chế tài xử phạt 80 CHƯƠNG VIII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỆ SINH, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 81 Điều 36. Quy định về tuyển dụng nhân viên tạp vụ 81 Điều 37. Quy định đối với nhân viên tạp vụ 81 Điều 38. Quản lý giữ gìn vệ sinh chung (cho tất cả các CBCNV) 82 Điều 39. Chế tài xử phạt 83 CHƯƠNG IX. CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẢO VỆ 84 Điều 40. Quy định chung 84 Điều 41. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ, chế tài xử phạt 84 CHƯƠNG X CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẾP ĂN 87 Điều 42. Quy định thực đơn, định mức 87 Điều 43. Quy định Thực hiện chế độ tự kiểm tra 03 bước tại bếp ăn 89 Điều 44. Quy định về quy trình quản lý của PHC và hoạt động của Tổ bếp 91 CHƯƠNG XI. CÔNG TÁC QUẢN LÝ PHONG TRÀO 93 Điều 45. Phong trào Đoàn thanh niên 93 Điều 46. Quy định về tổ chức chương trình 94 Điều 47. Quy định về thời gian tham dự 94 Điều 48.Nội quy phong cách tham dự chương trình 95 Điều 49. Quy định về Cơ cấu quản lý 95 Điều 50. Công tác quản lý Công Đoàn 97 Điều 51. Quy định về thu chi quỹ Công đoàn 102 CHƯƠNG XII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 104 Điều 52 .Tổ chức thực hiện 104 Điều 53. Hiệu lực thi hành 104

Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 MỤC LỤC NỘI DUNG CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích xây dựng quy chế Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Điều Giải thích từ ngữ viết tắt Điều Giải thích cụm từ cá biệt CHƯƠNG II: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHO DOANH NGHIỆP Điều Quy định chung cho nhân viên lễ tân Điều Kỹ thực công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp Điều Chế tài xử lý vi phạm CHƯƠNG III CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ Điều Quy định hệ thống văn sử dụng DN Điều Quy định việc trình bày văn Điều 10 Một số nguyên tắc khái niệm văn đến, văn Điều 11 Quản lý văn đến Điều 12 Quản lý văn Điều 13 Quy định cách đóng dấu quản lý dấu Điều 14 Quy định việc ký văn Điều 15: Chế tài xử lý vi phạm Điều 16 Quản lý luân chuyển lưu trữ văn nội doanh nghiệp Điều 17 Quy định tiêu hủy văn Điều 18 From mẫu sổ sách vận hành công việc Điều 19: Xử lý vi phạm CHƯƠNG IV CÔNG TÁC MUA SẮM, QUẢN LÝ TÀI SẢN,CÔNG CỤ DỤNG CỤ, ĐỒ DÙNG Điều 20 Tài sản cố định Điều 21 Công cụ dụng cụ, đồ dùng Điều 22 Mua sắm Điều 23 Theo dõi, quản lý TSCĐ chế tài xử phạt Điều 24 Công tác sửa chữa TSCĐ Điều 25 Công tác lý TSCĐ CHƯƠNG V CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU NỘP BÁO CÁO Điều 26 Quy định biểu mẫu báo cáo Điều 27 Quy định thời gian nộp báo cáo Điều 28 Phương thức nộp báo cáo Điều 29 Chế tài xử phạt CHƯƠNG VI CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỔ CHỨC HỌP, HỘI THẢO, TIỆC TÙNG Điều 30 Tổ chức họp Điều 31 Tổ chức hội thảo Điều 32 Tổ chức tiệc Điều 33 Chế tài phạt, hình thức mức phạt CHƯƠNG VII CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU PHỐI GIAO NHẬN PHƯƠNG TIỆN & QUẢN LÝ GIAO NHẬN Điều 34 Quản lý điều phối xe văn phòng Điều 35 Chế tài xử phạt GVHD: Đinh Minh Liên Tran g 3 4 5 12 13 13 13 22 23 32 41 42 42 43 44 46 54 55 55 56 57 59 62 64 66 66 66 66 67 68 68 71 74 75 76 76 80 Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 CHƯƠNG VIII CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỆ SINH, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC Điều 36 Quy định tuyển dụng nhân viên tạp vụ Điều 37 Quy định nhân viên tạp vụ Điều 38 Quản lý giữ gìn vệ sinh chung (cho tất CBCNV) Điều 39 Chế tài xử phạt CHƯƠNG IX CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẢO VỆ Điều 40 Quy định chung Điều 41 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên bảo vệ, chế tài xử phạt CHƯƠNG X CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẾP ĂN Điều 42 Quy định thực đơn, định mức Điều 43 Quy định Thực chế độ tự kiểm tra 03 bước bếp ăn Điều 44 Quy định quy trình quản lý PHC hoạt động Tổ bếp CHƯƠNG XI CÔNG TÁC QUẢN LÝ PHONG TRÀO Điều 45 Phong trào Đoàn niên Điều 46 Quy định tổ chức chương trình Điều 47 Quy định thời gian tham dự Điều 48.Nội quy phong cách tham dự chương trình Điều 49 Quy định Cơ cấu quản lý Điều 50 Công tác quản lý Công Đoàn Điều 51 Quy định thu chi quỹ Công đoàn CHƯƠNG XII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 52 Tổ chức thực 81 81 81 82 83 84 84 84 87 87 89 91 93 93 94 94 95 95 97 102 104 104 104 Điều 53 Hiệu lực thi hành GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 LỜI MỞ ĐẦU Trên thực tế không có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ học tập Học viện VNNP, em nhận rất nhiều quan tâm giúp đỡ cô giáo bạn học viên lớp HC124 anh/chị cán nhân viên Học viện Với lòng cám ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến cô giáo Học viện cùng với tâm huyết để truyển đạt cho em tri thức kinh ngiệm quý báu Cảm ơn anh/chị cán nhân viên Học viện giúp đỡ chúng em sở vật chất điều kiện tốt thời gian học tập Học viện VNNP Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Đinh Minh Liên – GV phụ trách môn học Hành văn phòng – tận tâm hướng dẫn em qua buổi học buổi thảo luận thực tế đồng thời tận tình bảo, góp ý để em có thể hoàn thiện chuyên đề: “Quản lý hành văn phòng” Do kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Cô giáo bạn học cùng lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Sau cùng, em xin kính chúc cô giáo Học viện VNNP dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc anh/chị cán nhân viên Học viện dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 Học viên thực Hoàng Thị Mỹ Hạnh GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 45/2011/QĐ-HS Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2011 QUYẾT ĐỊNH “Về việc: Ban hành Quy chế quản lýhành công ty” TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT TIẾN MẠNH Căn Thông tư số 01/2011-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Cứ Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013 Bộ Tài hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định; Căn Luật Công đoàn số 12/2012/QH1 ; Căn Quyết định số 171/QĐ –TLĐ ngày 09 tháng 01 năm 2013 Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam việc ban hành Quy định thu, chi , quản lý tài công đoàn sở; Căn Quyết định số 289-QĐ/TW ngày 8-2-2010 Ban Bí thư việc ban hành Quy chế cán Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh Căn nhu cầu quản lý Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh Căn biên họp ngày 10/012011của Hội đồng quản trị; Căn Quyết định số 45- QĐ/HS ngày 25/04/2011 Giám đốc việc chỉnh sửa, bổ sung ban hành quy chế quản lý hành chính; QUYẾT ĐỊNH Điều Nay Ban hành kèm theo định Quy chế quản lý hành Chi nhánhCông tyCổ phần công nghệ Viễn Thông Sài Gòn Bắc Ninh Điều Các Phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Nơi nhận : - HĐCV ( Để báo cáo) - Ban giám đốc - Như Điều (Để thực hiện) GVHD: Đinh Minh Liên GIÁM ĐỐC Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam - Lớp: HC124 Lưu TC.HC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc NỘI QUY, QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ( Ban hành kèm theo định Số : 45/2011/QĐ-HS) Căn Thông tư số 01/2011-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Cứ Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013 Bộ Tài hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định; Căn Luật Công đoàn số 12/2012/QH1 ; Căn Quyết định số 171/QĐ –TLĐ ngày 09 tháng 01 năm 2013 Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam việc ban hành Quy định thu, chi , quản lý tài công đoàn sở; Căn Quyết định số 289-QĐ/TW ngày 8-2-2010 Ban Bí thư việc ban hành Quy chế cán Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh; Căn nhu cầu quản lý củaCông ty cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh; Căn biên họp ngày 10/01/2011 Hội đồng quản trị; Căn Quyết định số 45- QĐ/HS ngày 25/04/2011 Giám đốc việc chỉnh sửa, bổ sung ban hành quy chế quản lý hành chính; Nay Giám Đốc Chi nhánh Công ty Cổ phần công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnhban hành nội quy quy chế quản lý hành gồm chương điều khoản sau đây: CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích xây dựng quy chế Để đảm bảo cho công ty phát triển tốt, phát huy mặt tích cực, triển khai công tác hiệu quả, Công ty ngày phát triển vững mạnh Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Phạm vi áp dụng Quy chế hướng dẫn quy trình cách thức thực nghiệp vụ hành Công ty bao gồm công tác lễ tân; quản lý tài sản; văn thư lưu trữ; công đoàn, tổ chức họp, tiệc, hội GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 thảo; công tác quản lý điều phối giao nhận phương tiện; công tác bảo vệ công tác quản lý bếp ăn Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng cho toàn CBCNV Công ty văn phòng chi nhánh trực thuộc Công ty Điều Giải thích từ ngữ viết tắt BGĐ CBCNV HĐCV TSCĐ PHC NCC CCDC VPP : Ban giám đốc : Cán công nhân viên : Hội đồng cố vấn : Tài sản cố định : Phòng hành : Nhà cung cấp : Công cụ dụng cụ : Văn phòng phẩm Điều Giải thích cụm từ cá biệt Văn đến: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng) đơn, thư gửi đến quan, đơn vị Văn đi: tất loại văn hành (kể văn bản, văn nội bộ) quan, đơn vị phát hành Bản gốc văn bản: hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, quan, đơn vị ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn bản: hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, đơn vị ban hành Bản y chính: đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao: phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Hồ sơ: tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, cá nhân Lập hồ sơ: việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ, theo nguyên tắc phương pháp nhất định Thu thập tài liệu: trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan đơn vị GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHO DOANH NGHIỆP Điều Quy định chung cho nhân viên lễ tân Quy định trang phục Ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự, thể phong cách nhanh nhẹn động - Đối với Nam giới: cắt tóc ngắn gọn gang, mặc quần tây/jean cùng áo sơ mi, sơ-vin, giầy tây, vải phù hợp với quần áo.Không dép lê đến công ty - Đối với Nữ giới: Cắt búi tóc gọn gàng, mặc váy công sở, cùng áo sơ mi công sở, không mặc quần, áo hở hang gây phản cảm, váy áo ngắn, không mặc quần jean không dép lê - Quy định giao tiếp ứng xử a) Quy tắc chào hỏi Nhân viên lễ tân phải thể kính trọng chào hỏi, đứng với tư đĩnh đạc, hướng mắt - nhìn người đối diện thể tôn trọng với đối tác Nhân viên lễ tân giữ tư thẳng lưng, cúi đầu nhẹ nhàng chào, mỉm cười thể thân - thiện b) Quy định thứ tự ưu tiên chào Khi chào hỏi CBCNV công ty CBCNV cấp phải chào cấp trước - cách lịch sự, đồng nghiệp cùng cấp CBCNV tuổi phải chào CBCNV nhiều tuổi trước Khi chào hỏi đối tác CBCNV phải chủ động chào khách hàng, đối tác với thái độ lịch sự, - cởi mở, thân thiện c) Quy định cách giao tiếp ứng xử Các CBCNV giao tiếp ứng xử phải diễn đạt câu ngắn gọn, dễ hiểu truyền cảm, sử dụng từ ngữ thông dụng, rõ ràng xác, nói đủ nghe, không nên nói người đối - diện nói Khi CBCNV trả lời câu hỏi, vấn đề thắc mắc đối tác phải trả lời vấn đề chính, ngăn gọn, - dễ hiểu, cách giao tiếp phải hút người nghe , làm cho đối tác hài lòng Các CBCNV giao tiếp với đối tác không nên đứng gần xa để việc giao tiếp diễn thuận lợi Các công việc chuyên môn Nhân viên lễ tân có trách nhiệm đón tiếp khách, trực điện thoại hàng ngày báo cáo công việc vào sổ nhật ký Nhân viên lễ tân cần hiểu hết hoạt động công ty cần thiết phải giải đáp thắc mắc khách hàng, ý thức công việc làm, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm để tránh gây thiệt hại cho Công ty, cho đồng nhiệp thân Biết cách xoa dịu tâm lý khách hang khó tính, xử lý tình phát sinh khách hàng, liên lạc, lắng nghe tâm tư nguyện vọng cùa khách hàng ghi vào sổ nhật ký Giám sát việc đón tiếp khách phận báo cáo kết tiếp khách, điền thông tin vào sổ nhật ký Ngoài ra, lễ tân có nhiệm vụ theo dõi lễ tân, bảo vệ, đặt vé máy bay làm visa, đặt phòng khách sạn, thẻ Apec cho cán công nhân viên công ty công tác Điều Kỹ thực công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 Kỹ đón tiếp khách doanh nghiệp 1.1 Quy trình đón tiếp khách Doanh nghiệp Dưới quy trình tiếp khách doanh nghiệp mà nhân viên lễ tân cần nghiêm túc thực hiện: - Với trường hợp lễ tân kết nối với người tiếp khách với khách hàng Mở cửaĐón mời khách vào Giới thiệu tên Mời khách ngồi, tiếp nước  Tiếp nhận thông tin  Kết nối thông tin khách người cần gặp  Thông báo cho đối tác  Tiếp chuyện khách  Chuyển giao khách cho người cần gặp  Giám sát  Thu thập kết sau tiếp khách  Báo cáo Lưu trữ - Với trường hợp lễ tân không kết nối người tiếp khách với khách hàng Mở cửaĐón mời khách vào  Mời khách ngồi, tiếp nước  Thu thập thông tin đối tác  Kết nối thông tin khách người tiếp khách  Thông báo cho đối tác Xoa dịu khách việc ghi chép lại thông tin phản hồi, yêu cầu khách cung cấp thông tin thân cho khách Cam kết việc thông báo lên BGĐ để giải công việc khách Thu thập kết - sau tiếp khách  Báo cáo Lưu trữ 1.2 Kỹ thực bước quy trình Bước 1.Đón vàmời khách vào : Khi có khách đến nhân viên lễ tân phải chủ động mở cửa mời - khách vào với thái độ niềm nở, thân thiện; Bước 2.Mời khách ngồi, tiếp nước: Sau khách vào trong, nhân viên lễ tân phải chủ động - mời khách ngồi, rót nước mời khách Bước Thu thập thông tin khách: Sau mời khách ngồi tiếp nước, nhân viên lễ tân phải thu thập thông tin khách, bao gồm thông tin khách như: Tên, địa chỉ, chức vụ, đơn vị hỏi khách cần gặp ai, mục đích gặp hỏi khách hẹn trước hay chưa hẹn Nếu khách chưa hẹn trước phải tìm hiểu vấn đề, thái độ cảm xúc khách, lý khách đường - đột đến Nếu khách hẹn trước liên hệ với người khách cần gặp Bước Kết nối thông tin khách người tiếp khách : Sau thu thập thông tin khách, nhân viên lễ tân thông báo cho người tiếp khách chi tiết thông tin khách, - đồng thời lưu ý cảm xúc khách tích cực hay tiêu cực, hài lòng hay không hài lòng Bước Thông báo cho khách: Nhân viên lễ tân thông báo cho khách kết kết nối + Với trường hợp người tiếp khách có thể tiếp: Nhân viên lễ tân phải báo cho khách thời gian địa điểm cụ thể + Với trường hợp người tiếp khách tiếp : Nhân viên lễ tân phải xoa dịu khách cách xin lỗi khách thông báo thời gian cụ thể lịch gặp đồng thời ghi chép lại thông tin khách vào sổ tay lưu lại, cung cấp thông tin thân, chức vụ, họ tên cho khách cam kết với khách báo lại cho lãnh đạo Nếu không chắn thời gian gặp tiếp - theo cần xin lại số điện thoại để thông báo lại có lịch xác Bước Tiếp chuyện khách + Với trường hợp người tiếp khách có thể tiếp: Nhân viên lễ tân phải tiếp chuyện khách khách gặp người cần gặp + Với trường hợp người tiếp khách tiếp: Nhân viên lễ tân tiếp chuyện thu thập thông tin khách ghi chép vào sổ để báo cáo Lưu ý: Với trường hợp kết nối người tiếp khách với khách, nhân viên lễ tân tiếp tục thực quy trình chuyển giao, giám sát sau: GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 - Bước Chuyển giao: Sau tiếp chuyện khách, khách có thể gặp người cần gặp nhân viên - lễ tân phải chào chuyển giao khách Bước Giám sát : Sau chuyển giao khách cho người cần gặp nhân viên lễ tân phải giám sát - để nắm bắt thông tin xác Bước Thu thập kết sau tiếp khách : Sau nắm bắt đầy đủ thông tin nhân viên lễ tân - phải quan sát thái độ khách lúc mức độ giải công việc Bước 10 Báo cáo: Sau kết thúc trình thu thập thông tin đánh giá, nhân viên lễ tân phải ghi chép vào sổ nhật ký tiếp khách để báo cáo vào cuối tháng cho phòng hành chính, gồm có nội dung về: thông tin khách đến doanh nghiệp, số lượng khách, mục đích gặp, lý gặp 1.3 Kỹ xử lý tình cá biệt - Với khách hàng không hẹn trước :Nhân viên lễ tân chào hỏi khách thể tính cách lịch sự, niềm nở, mời khách ngồi chờ, rót nước cho khách, hỏi mục đích, tính cần thiết gặp Sau đó nhân viên lễ tân liên hệ với người cần gặp cho ý kiến + Với công việc không mang tính chất cấp thiết NV lễ tân có quyền từ chối việc gặp theo quy định công ty + Với khách hàng không hẹn trước với công việc mang tính chất cấp thiết: Qua việc thu thập thông tin khách NV lễ tân phải báo cáo tới lãnh đạo để giải công việc cho - khách Với khách hàng nóng tính, khó tính NV lễ tân phải có cách giao tiếp ứng xử nhẹ nhàng, thân thiện để xoa dịu nóng giận khách làm khách bình tĩnh Đồng thời cam kết giải công việc cho khách 1.4 Kỹ ứng xử theo tình a) Khi khách đến, lễ tân phải rời vị trí, mở cửa mời khách vào, mời nước cho khách, bật trang thiết bị để tiếp khách Việc giúp khách có thời gian thư giãn, trấn tĩnh lại trước vào công việc b) Với khách hàng có thái độ tiêu cực, lễ tân phải lắng nghe kỹ lời phàn nàn khách, tỏ thái độ quan tâm tới vấn đề xảy với khách dùng lời nói chân thành, nhẹ nhàng giữ thiện chí với khách như: "Vâng; dạ, hiểu; đồng ý " Nếu giữ im lặng khách cho lễ tân không ý tới lời họ nói Tuyệt đối lễ tân không tranh luận với khách hay có thái độ thờ ơ, coi thường khách c) Với khách hàng không hẹn trước, lễ tân phải tìm cách trì hoãn, kịp thời thông báo tình trạng với ban lãnh đạo hẹn khách vào thời gian khác d) Với khách hàng có hẹn trước, công việc không mang tính gấp gáp lễ tân thực đầy đủ quy trình Nếu công việc có tính gấp gáp cao phải kết nối để tránh thất thoát cho công việc e) Không kết nối trước mặt khách Khi kết nối với lãnh đạo cần đưa thông tin sau: - Thông báo thông tin khách - Hỏi sếp thời gian có thể gặp khách - Địa điểm tiếp khách GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 f) Khi thông báo thời gian gặp lãnh đạo cho khách phải cộng thêm khoảng thời gian dự trù (khoảng 5-10 phút) g) Không để khách ngồi phòng chờ Phải tiếp chuyện khách đến khách gặp người cần gặp 1.5 Quy định báo cáo tình hình khách giao dịch ( tiến độ, nội dung ) Báo cáo tên, đơn vị, thời gian, người cần gặp, mục đích gặp … giám sát ghi chép vào sổ nhật ký theo dõi khách 1.6 Quy định ghi chép báo cáo Lễ tân thu thập thông tin khách vào Sổ nhật ký tiếp khách Sổ nhật ký cần phải viết hàng ngày báo cáo hàng tháng để tổng kết có khách tháng Sổ nhật ký tiếp khách Thái Độ TT Giờ Tên Ngày Khá Tháng ch Người Đơn Chức Vị Vụ Mục Đích Cần Liên hàng Hệ Có Hẹn Phòng Ban Thô Của Khách Hay Kết ng (Tích cực, Ghi Không Quả Tin tiêu cực) Chú Hẹn Phản Hồi Lúc Lúc đến Công tác trực điện thoại Khi nói chuyện điện thoại nhân viên lễ tân phải thể thái độ vui vẻ, nhiệt tình, nói chậm rãi, phát âm rõ; Nói với âm trầm thấp vừa phải; Không nói nhanh; Không nói to, hét to; Không làm việc riêng nghe điện thoại Khi nghe máy nên bắt đầu câu : VTMG (Việt Tiến Mạnh Group)xin nghe (hoặc tên người, phận lễ tân) xin nghe Xin lỗi, Anh/ Chị muốn gặp ?, sau đó giới thiệu tên, chức vụ, phòng ban câu kết thúc: Xin cảm ơn Chúc Anh/ Chị ngày vui vẻ Hẹn gặp lại … Mục đích: Điện thoại dùng để thông báo tin tức quan trọng Hay xin ý kiến cấp trả lời yêu cầu khách hàng, đối tác Đăng ký hẹn ngày, tiếp xúc, làm việc, mời họp… a Quy trình nghe Nghe điện thọai Chào kháchGiới thiệu thân, chức vụ Tiếp nhận thông tin khách  Ghi chép thông tin  Kết nốiChuyển cho người cần gặp  Giám sát, thu thập thông tin Báo cáo b Chi tiết thực quy trình GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 10 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 c Vệ sinh dụng cụ - Bát, đĩa, thìa, đũa, cốc, tách, dụng cụ khác dùng cho khách ăn uống phải rửa sạch, giữ khô - Ống đựng đũa, thìa phải khô, thoáng, sạch, làm vật liệu không thấm nước; sau rửa, phơi khô cắm đũa vào ống - Rổ, rá đựng thực phẩm giữ không để xuống đất, chỗ bẩn ẩm ướt - Các dụng cụ khác dao, thớt, nồi dụng cụ khác dùng xong phải cọ rửa giữ gìn nơi Mặt bàn chế biến thực phẩm phải làm từ vật liệu không thấm nước dễ lau - Có dao, thớt riêng cho thực phẩm chín riêng cho thực phẩm sống - Chỉ dùng chất tẩy rửa phép sử dụng sinh hoạt chế biến thực phẩm; không đùng chất tẩy rửa công nghiệp d Vệ sinh chế biến, bảo quản thực phẩm - Vệ sinh nguồn nước cấp: Phụ trách bếp ăn gửi mẫu nước đến Công ty Y tế dự phòng tỉnh để kiểm nghiệm nhất quý lần lần/tháng thông báo vùng có dịch tiêu hóa tối nguy hiểm, đồng thời xử lý tiệt khuẩn nguồn nước theo quy định ngành Y tế - Nghiêm cấm sử dụng loại phụ gia thực phẩm, phẩm mầu, chất tổng hợp không nằm Danh mục Phụ gia thực phẩm Bộ Y tế quy định - Không dùng thực phẩm bị ôi thiu, ươn, dập nát; thực phẩm có nguồn gốc từ động vật bị bệnh để chế biến thức ăn - Thức ăn nấu chin phải che đậy để chống ruồi, bụi loại côn trùng gây nhiễm bẩn tuyệt đối không dùng vải để che đậy, phủ trực tiếp lên thức ăn - Thức ăn chín có thịt gia súc, hải sản, không bảo quản mát (< 10oC), sau phải nấu lại trước đem phục vụ người ăn - Các loại rau tươi phải ngâm kỹ rửa nhất ba lần nước rửa vòi nước chảy - Hàng ngày, quản lý bếp ăn phải ghi đầy đủ vào Hồ sơ ghi chép nội dung sau Nguồn gốc xuất xứ thực phẩm mua vào; Mẫu lưu thức ăn chế biến; Thực đơn Điều 43 Quy định Thực chế độ tự kiểm tra 03 bước bếp ăn Nội dung thực tự kiểm tra ba bước Bước 1: Kiểm tra nguồn nguyên liệu thực phẩm nhập vào; - Việc kiểm tra nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu nhập vào có nguồn gốc, chứng từ rõ ràng; có tên, địa cụ thể người cung cấp thực phẩm; kiểm tra cảm quan; - Cam kết mua nguyên liệu thực phẩm sở kinh doanh thực phẩm cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm Bước 2: Kiểm tra thực phẩm từ trình sơ chế biến ăn GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 94 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 - Gồm trình kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm thực phẩm, từ lúc bắt đầu sơ chế biến, nấu xong, phân phối thức ăn lúc bắt đầu ăn; - Thực phẩm trước sau chế biến phải đánh giá cảm quan Bước 3: Kiểm tra mẫu thức ăn lưu - Kiểm tra việc lưu thực phẩm để phục vụ cho trình điều tra ngộ độc thực phẩm (nếu xảy ra); - Công ty quy định phải lưu mẫu bếp ăn Nội dung kiểm tra xác định rõ thời điểm lưu hủy thực phẩm lưu Phân công, tổ chức thực Bếp ăn - Bếp ăn: Phân công nhân viên thực tự kiểm tra ghi chép theo mẫu kiểm tra bước Bộ y tế; - Cán kiểm tra: Đơn vị quản lý bếp ăn phân công cán (cán y tế/cán quản lý, không thuộc nhân bếp ăn) tiến hành kiểm tra việc thực chế độ tự kiểm tra bước bếp ăn; - Biên kiểm tra cán kiểm tra phải xác nhận người có thẩm quyền cán quản lý trực tiếp; - Các Hồ sơ theo dõi phải lưu giữ cách đầy đủ theo thứ tự thời gian - Hướng dẫn ghi chép theo mẫu: Kiểm tra bước 1: Kiểm tra nguồn nguyên liệu thực phẩm nhập vào, gồm biểu mẫu: Mẫu 1: Dành cho thực phẩm tươi sống: Thịt,cá, rau… stt Ngày Tên Số Tên Tên ĐT, Số Kiểm Bao Cảm thực lượng chủ Địa chứng dịch bì nhập phẩm sở giao từ, chứa quan Đạt KĐ HĐ đựng Có kiểm nghiệm Đạt KĐ Mẫu 2: Dành cho thực phẩm khô thực phẩm bao gói sẵn: stt Ngày nhập Tên Số Tên Tên ĐT, Tên Bao Hạn Số thực lượng chủ Địa hiệu bì sử chứng phẩm sở giao chứa đựng dụng Điều kiện bảo Ghi quản từ hóa Thường Lạnh đơn Kiểm tra bước 2: Kiểm tra thực phẩm từ trình sơ chế biến ăn stt Ca Tên Khối Tên loại thực Thời gian sau sơ Cảm quan Vật Nhiệ món ăn lượng phẩm dụng, t độ GVHD: Đinh Minh Liên chế xong, nấu xong Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 95 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 thành bắt đầu ăn bao bì bảo phẩm đựng 10 11 12 Đạt K Đ Kiểm tra bước 3: Kiểm tra mẫu thức ăn lưu Stt Ca Tên món ăn Vật dụng, bao bì lưu Ngày lưu mẫu Ngày hủy mẫu Điều 44 Quy định quy trình quản lý PHC hoạt động Tổ bếp  Quy trình quản lý hoạt động tổ bếp sẽ Phòng hành giám sát sau: Bước Lên thực đơn theo tuần: Tổ bếp tiến hành thiết kế thực đơn theo tuần cho đảm bảo về mặt dinh dưỡng phong phú món bữa ăn Bước Đề xuất: Tổ bếp đề xuất với phòng hành thực đơn chi phí mua sắm nguyên vật liệu theo tuần Bước Duyệt nhu cầu: Phòng hành tiến hành kiểm tra duyệt xác định nhu cầu thực chi phí dự kiến Bước Phòng hành sẽ tìm lựa chọn nhà cung cấp ( yêu cầu vệ sinh, giá cả, phục vụ, lựa chọn nhà cung cấp có cam kết kiểm định an toàn thực phẩm ) Bước Phòng hành tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp Yêu cầu nhà cung cấp phải cam kết chịu trách nhiệm vi phạm hợp đồng Bước Tổ bếp tiến hành mua sắm nguyên vật liệu thực việc chế biến theo nguyên tắc chiều Tổ bếp phân chia công việc cho người→ Tổ bếp vệ sinh cá nhân, dụng cụ → Tiến hành chế biến thức ăn → Lưu mẫu thử → Chia suất ăn khu vực ăn Bước Giám sát bếp Phòng hành quản lý giám sát bếp ăn cách yêu cầu tổ bếp nộp báo cáo việc phân chia công việc tổ bếp nhằm trường hợp xảy cố, phòng hành có thể dễ dàng việc quy trách nhiệm xử phạt GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 96 quản Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 Bước Kiểm tra đột suất Phòng hành không nhất thiết phải trực suốt trình nấu, có thể kiểm tra đột suất dụng cụ nhà bếp có không, lấy ý kiến CBCNV Bước Lấy ý kiến phản hồi CBCNV Phòng hành tổng hợp phiếu đánh giá chất lượng bữa ăn CBCNV Bước 10 Báo cáo Tổ bếp báo cáo lại với Phòng hành số lượng suất ăn thực tế (thừa, thiếu), chi phí mua thực phẩm, tình trạng công cụ dụng cụ nhà bếp, Phòng hành có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo Công ty tình hình nhà bếp, mua sắm dụng cụ, Bước 11 Lưu trữ Phòng hành lưu trữ hóa đơn GTGT mẫu lưu để kiểm tra * Chế tài xử phạt : - Phạt 100.000 đồng trường hợp sau đây: + Nhân viên tổ bếp không làm theo qui định Điều 42, 43 không làm theo bước quy định Điều 44 + Nhân viên tổ bếp làm thất thoát công cụ, cụng cụ bếp, đồng thời phải mua lại thay cho công cụ, dụng cụ bị mất bị phạt số tiền 1000,000 đồng, tái phạm bị phạt gấp đôi, kéo dài thời hạn nâng lương tháng, tái phạm lần bị sa thải - Nhân viên tổ bếp bị sa thải nếu: vi phạm qui định từ lần trở lên - Trong trường hợp nhân viên tổ bếp không thực quy định gây ảnh hưởng nghiêm trọng an toàn thực phẩm (như ngộ độc thực phẩm) hay an toàn lao động (như cháy nổ) bị phạt số tiền 1000,000 đồng, tái phạm bị phạt gấp đôi, kéo dài thời hạn nâng lương tháng, tái phạm lần bị sa thải GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 97 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 CHƯƠNG XI CÔNG TÁC QUẢN LÝ PHONG TRÀO Điều 45 Phong trào Đoàn niên Những điều quy định định số 289/QD-TW việc ban hành quy chế cán đoàn niên Nguyên tắc hoạt động Đoàn niên a Công tác cán đoàn phận quan trọng công tác cán Đảng, nhằm xây dựng phát triển đội ngũ cán đoàn, đồng thời tạo nguồn bổ sung cán cho hệ thông trị b Công tác cán đoàn có tính đặc thù riêng, cán đoàn đòi hỏi có độ tuổi sát với độ tuổi niên; thời gian giữ chức vụ ngắn; có thay đổi nhanh nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ c Đảng thống nhất lãnh đạo công tác cán đoàn quản lý đội ngũ cán đoàn, đôi với phát huy trách nhiệm tổ chức người đứng đầu tổ chức hệ thống trị công tác cán đoàn d Cấp uỷ đảng chịu trách nhiệm trực tiếp, toàn diện công tác cán đoàn quản lý cán đoàn theo quy định phân cấp quản lý cán bộ; cùng với tập thể lãnh đạo chủ trì, phối hợp với ban thường vụ đoàn cấp việc bố trí, sử dụng, điều động, luân chuyển chức danh bí thư, phó bí thư đoàn cùng cấp Quyền cán đoàn a.Được thông tin đầy đủ, tham gia ý kiến với cấp uỷ đảng, lãnh đạo, người sử dụng lao động chủ trương, kế hoạch triển khai nhiệm vụ quan, đơn vị, địa phương, doanh nghiệp có liên quan đến công tác đoàn công tác thiếu nhi b Được bố trí thời gian thích hợp tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức tham gia hoạt động Đoàn c Được ưu tiên học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ lý luận trị chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh… để phục vụ công tác đoàn, hội, đội, phong trào thiếu nhi nhiệm vụ công tác khác d Được hưởng chế độ, sách theo quy định chung Đảng, Nhà nước theo Quy chế e.Được bố trí công tác phù hợp tuổi làm cán đoàn Nghĩa vụ cán đoàn a Trung thành với Đảng Cộng sản Việt Nam, nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhân dân Việt Nam; kiên định mục tiêu lý tưởng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; xung kích đầu nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc b Gương mẫu thực nghĩa vụ công dân; đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước quy định quan, đơn vị sử dụng lao động; gương mẫu chấp hành Điều lệ Đoàn GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 98 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, phân công tập thể lãnh đạo, ban thường vụ đoàn cùng cấp lãnh đạo, đạo tổ chức đoàn cấp c Tận tuỵ với công tác đoàn phong trào thiếu nhi; tôn trọng liên hệ mật thiết với đoàn viên, niên, thiếu niên, nhi đồng nhân dân Nêu cao tinh thần trách nhiệm việc bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp, đáng đoàn viên, niên, thiếu niên nhi đồng d Tích cực học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện sức khoẻ kỹ công tác đoàn e Cán đoàn cấp, địa phương, đơn vị phải tấm gương cho đoàn viên niên noi theo Tiêu chuẩn cán đoàn quan, doanh nghiệp Trình độ chuyên môn từ đại học trở lên, trình độ lý luận trị từ sơ cấp trở lên (riêng doanh nghiệp nhà nước có thể tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, bồi dưỡng chương trình lý luận trị tương đương sơ cấp).Giữ chức vụ không 40 tuổi Điều 46 Quy định tổ chức chương trình Tổ chức chương trình ngày lễ lớn 8/3 & 20/10 - Tổ chức nghe chuyên gia nói chuyện, văn nghệ - Tổ chức hội thi nấu ăn tỉa cắm hoa nghệ thuật - Đi tham quan dã ngoại Trung thu, tết thiếu nhi - Tổ chức cho cháu vui tết trung thu, xem biểu diễn xiếc - Tặng quà, phần thưởng cho cháu có thành tích cao học tập… Các Chương trình thể thao Công ty: Hàng năm công ty tổ chức thi môn như: Cầu lông, bóng bàn, bóng đá, kéo co đơn vị Điều 47 Quy định thời gian tham dự Quy định thời gian: Yêu cầu tất chương trình vui chơi giải trí, thể dục thể thao Đoàn niên tổ chức CBCNV Công ty phải tham dự đủ chấm công ngày làm việc bình thường Các trường hợp không tham dự – xin nghỉ phải có đơn xin nghỉ bình thường có xác nhận phòng chủ quản ký Các trường hợp bận công việc không tham dự phải có thông báo từ CBCNV đó có xác nhận trưởng phòng quản lý Các trường hợp đặc biệt đau ốm, mang thai, nhỏ không tham dự phải có đề xuất có xác nhận phòng + Phòng TCHC Quy định xử lý vi phạm quy chế: - Với trường hợp đến muộn không báo trước (không 1h): phạt 100.000 đồng - Trường hợp đến muộn 1h sau chương trình bắt đầu: phạt 200.000 đồng GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 99 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 - Trường hợp không tham dự - không có lý do: nhắc nhở phạt 300.000 đồng Chương trình nghỉ mát CBCNV không tham gia mà không có lý đáng - phải làm bình thường bị phạt 400.000 đồng Tham gia phong trào hời hợt, không có trách nhiệm, không có tinh thần xây dựng tập thể phạt 200.000 đồng Điều 48.Nội quy phong cách tham dự chương trình Nội quy phong cách Quần áo, giày dép, đầu tóc a Đối với chương trình tổ chức ăn mặc theo quy định Công ty - Nam: Áo sơ mi, quần âu (quần bò công sở) sơ-vin; Đi giày; Đầu tóc gọn gàng, không để - dài nhuộm màu rực Nữ: Áo sơ mi, quần âu (quần bò công sở) chân Juyp; Đi giày dép xăng đan; Đầu tóc gọn gàng, không nhuộm màu rực - Hoặc mặc theo đồng phục Công ty quy định (Nếu có) b Đối với chương trình thể dục thể thao, vui chơi bên Công ty: - Chương trình thể dục thể thao: Ăn mặc phù hợp với môn thể thao (quần áo, giày ) Yêu cầu gọn nhẹ Không ăn mặc công sở quần áo dài tham dự chương trình thể thao - (Trừ trường hợp lý thời tiết đặc biệt) Về chương trình vui chơi khác: Ăn mặc tự theo thông báo ban tổ chức hướng dẫn quy định ăn mặc c Đối với yêu cầu dụng cụ tham dự chương trình: Theo yêu cầu chương trình, có thông báo CBCNV phải chuẩn bị đầy đủ cho cá nhân tham dự Đảm bảo yêu cầu số lượng yêu cầu khác có chương trình (Ví dụ: Tham dự chương trình cầu lông yêu cầu CBCNV phải có tối thiểu vợt cầu lông) c Xử lý vi phạm: - Đối với nhân viên không thực nội quy tham dự chương trình bị phạt - 500.000 đồng Đối với nhân viên vi phạm nội quy nộp phạt 200.000 đồng theo quy định - Đoàn niên Tiền phạt bổ xung vào quỹ Đoàn Thanh Niên Điều 49 Quy định Cơ cấu quản lý Cơ cấu nhân theo quy định công ty có thể thay đổi theo giai đoạn (Sẽ có phụ lục thay đổi đính kèm) Về nhân cấu nội Đoàn TN: ST Chức Số T Vụ Bí thư lượng GVHD: Đinh Minh Liên Quyền hạn Trách nhiệm Quản lý cao nhất toàn công Giải công việc chung Đoàn TN công ty, việc phát sinh liên đôn đốc thực kế hoạch quan đến công việc theo quy định Đoàn công Đoàn Ghi Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 100 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 ty Tham mưu cho BGĐ Chịu trách nhiệm chương trình nhằm nâng cao sức trước công việc khỏe, trí tuệ, giải trí Tạo sân chơi BGĐ giao lành mạnh cho CBCNV Hiện thực hóa chương trình theo quy định chương trình Đoàn TN đảm nhận từ việc lên kịch bản, dừ trù kinh phí, lên kế Ban chương hoạch công việc nhân để trình giao cho bên hậu cần, lời thoại, Chịu trách nhiệm trước Bí thư công việc phân công Có đầy đủ báo cáo trước sau tổ MC… Thực tổ chức xuyên suốt chức Tổ chức rút kinh trình Có trách nhiệm tham mưu cho bí thư lãnh đạo chương trình thực nghiệm sau chương trình Thực đầy đủ Quản lý toàn công tác hậu cần Ban Hậu cần cho chương trình Điều động nhân tham dự đảm bảo yêu cầu ban chương trình Tham mưu cho Bí thư lãnh đạo chương trình thực công việc chuẩn bị yêu cầu chương trình sau thống nhất với Ban chương trình Có báo cáo đầy đủ trước sau tổ chức chương trình Tùy Hỗ trợ chương trình có điều Nhân vào hỗ trợ chươn động Ban Tham mưu cho Ban Bí thư g trình Về hỗ trợ công ty: công việc tổ chức chương trình Hoàn thành công việc giao Đoàn TN - Hỗ trợ 200.000đ/ quý cho nhân bí thư, ban chương trình ban hậu cần - Thưởng quý – năm: Theo quy định công ty tùy theo đóng góp Quy định quản lý tài Đoàn Thanh niên a Đoàn phí công đoàn bao gồm nguồn thu sau - Từ nguồn đóng góp CBCNV: 1% từ lương - Từ nguồn Công ty: 1% theo lương CBCNV b Về chi tiết khoản chi - Phụ cấp cho cán đoàn: 15% - Chi phí hành chính: tổng kết hội nghị, đại hội công đoàn, tuyên truyền cổ động, trang trí, - thuê âm ánh sang: 15% Chi phí hoạt động phong trào 60% Chi phí khác: 10% GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 101 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 c Về công bố chi tiết tài chính: - Thông báo chi tiết khoản thu, khoản chi, số dư Sẽ có bảng báo cáo chi tiết Đoàn TN Công Đoàn vào buổi sinh hoạt quý Bản mềm gửi mail cho trưởng phòng phòng Điều50 Công tác quản lý Công Đoàn Công đoàn tổ chức trị - xã hội rộng lớn giai cấp công nhân người lao động, thành lập sở tự nguyện, thành viên hệ thống trị xã hội Việt Nam, lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam; đại diện cho cán bộ, công chức, viên chức, công nhân người lao động khác (sau gọi chung người lao động), cùng với quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động; tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội, tham gia tra, kiểm tra, giám sát hoạt động quan nhà nước, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp; tuyên truyền, vận động người lao động học tập nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, chấp hành pháp luật, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Nguyên tắc tổ chức hoạt động công đoàn a Công đoàn thành lập sở tự nguyện, tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ b Công đoàn tổ chức hoạt động theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam, phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước Vai trò tổ chức công đoàn doanh nghiệp a Công đoàn sở thực vai trò đại diện, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp, đáng đoàn viên công đoàn, người lao động; tham gia, thương lượng, ký kết giám sát việc thực thỏa ước lao động tập thể, thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế trả lương, quy chế thưởng, nội quy lao động, quy chế dân chủ doanh nghiệp, quan, tổ chức; tham gia, hỗ trợ giải tranh chấp lao động; đối thoại, hợp tác với người sử dụng lao động xây dựng quan hệ lao động hài hoà, ổn định, tiến doanh nghiệp, quan, tổ chức b Tổ chức công đoàn cấp tham gia với quan quản lý nhà nước cùng cấp tổ chức đại diện người sử dụng lao động để trao đổi, giải vấn đề lao động Thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn doanh nghiệp, quan, tổ chức a Người lao động người Việt Nam làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn b Trình tự, thủ tục thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn theo quy định Điều lệ Công đoàn Việt Nam Quyền trách nhiệm Công đoàn doanh nghiệp  Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động - Hướng dẫn, tư vấn cho người lao động quyền, nghĩa vụ người lao động giao kết, thực hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc với đơn vị sử dụng lao động - Đại diện cho tập thể người lao động thương lượng, ký kết giám sát việc thực thoả ước lao động tập thể - Tham gia với đơn vị sử dụng lao động xây dựng giám sát việc thực thang, bảng lương, GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 102 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 định mức lao động, quy chế trả lương, quy chế thưởng, nội quy lao động - Đối thoại với đơn vị sử dụng lao động để giải vấn đề liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ người lao động - Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật cho người lao động Tham gia với quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải tranh chấp lao động Kiến nghị với tổ chức, quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, giải quyền, lợi ích hợp pháp, đáng tập thể người lao động người lao động bị xâm phạm Đại diện cho tập thể người lao động khởi kiện Toà án quyền, lợi ích hợp pháp, đáng tập thể người lao động bị xâm phạm; đại diện cho người lao động khởi kiện Toà án quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động bị xâm phạm người lao động uỷ quyền Đại diện cho tập thể người lao động tham gia tố tụng vụ án lao động, hành chính, phá sản doanh nghiệpđể bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng tập thể người lao động người lao động Tổ chức lãnh đạo đình công theo quy định pháp luật Chính phủ quy định chi tiết Điều sau thống nhất với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Quyền trách nhiệm đoàn viên công đoàn a Quyền đoàn viên công đoàn - Yêu cầu Công đoàn đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng bị xâm phạm - Được thông tin, thảo luận, đề xuất biểu công việc Công đoàn; thông tin đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước liên quan đến Công đoàn, người lao động; quy định Công đoàn - Ứng cử, đề cử, bầu cử quan lãnh đạo công đoàn theo quy định Điều lệ Công đoàn Việt Nam; chất vấn cán lãnh đạo công đoàn; kiến nghị xử lý kỷ luật cán công đoàn có sai phạm - Được Công đoàn tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý miễn phí pháp luật lao động, công đoàn - Được Công đoàn hướng dẫn giúp đỡ tìm việc làm, học nghề; thăm hỏi, giúp đỡ lúc ốm đau gặp hoàn cảnh khó khăn - Tham gia hoạt động văn hoá, thể thao, du lịch Công đoàn tổ chức - Đề xuất với Công đoàn kiến nghị quan, tổ chức, doanh nghiệp việc thực chế độ, sách, pháp luật người lao động b Trách nhiệm đoàn viên công đoàn - Chấp hành thực Điều lệ Công đoàn Việt Nam, nghị Công đoàn; tham gia hoạt động công đoàn, xây dựng tổ chức công đoàn vững mạnh - Học tập nâng cao trình độ trị, văn hoá, chuyên môn, kỹ nghề nghiệp; rèn luyện phẩm chất giai cấp công nhân; sống làm việc theo Hiến pháp pháp luật - Đoàn kết, giúp đỡ đồng nghiệp nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, lao động có hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động tổ chức công đoàn Quyền cán công đoàn sở quan hệ lao động - Chấp hành thực Điều lệ Công đoàn Việt Nam, nghị Công đoàn; tham gia hoạt động công đoàn, xây dựng tổ chức công đoàn vững mạnh GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 103 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 - Học tập nâng cao trình độ trị, văn hoá, chuyên môn, kỹ nghề nghiệp; rèn luyện phẩm chất giai cấp công nhân; sống làm việc theo Hiến pháp pháp luật - Đoàn kết, giúp đỡ đồng nghiệp nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, lao động có hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động tổ chức công đoàn Trách nhiệm người sử dụng lao động tổ chức công đoàn - Phối hợp với Công đoàn thực chức năng, quyền, nghĩa vụ bên theo quy định pháp luật - Tạo điều kiện cho người lao động thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn Phối hợp với công đoàn cùng cấp xây dựng, ban hành thực quy chế phối hợp hoạt động Thừa nhận tạo điều kiện để công đoàn sở thực quyền, trách nhiệm theo quy định pháp luật - Trao đổi, cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời thông tin liên quan đến tổ chức, hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp theo quy định pháp luật Công đoàn đề nghị - Phối hợp với Công đoàn tổ chức đối thoại, thương lượng, ký kết, thực thoả ước lao động tập thể quy chế dân chủ sở - Lấy ý kiến công đoàn cùng cấp trước định vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa vụ người lao động - Phối hợp với Công đoàn giải tranh chấp lao động vấn đề liên quan đến việc thực pháp luật lao động - Bảo đảm điều kiện hoạt động công đoàn, cán công đoàn đóng kinh phí công đoàn theo quy định điều 24, 25 26 Luật Các hành vi bị nghiêm cấm người sử dụng lao động liên quan đến thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn - Cản trở, gây khó khăn việc thực quyền công đoàn - Phân biệt đối xử có hành vi gây bất lợi người lao động lý thành lập, gia nhập hoạt động công đoàn - Sử dụng biện pháp kinh tế biện pháp khác gây bất lợi tổ chức hoạt động công đoàn - Lợi dụng quyền công đoàn để vi phạm pháp luật, xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân Bảo đảm điều kiện hoạt động công đoàn doanh nghiệp, quan, tổ chức - Công đoàn cấp bảo đảm tổ chức số lượng cán bộ, công chức để thực chức - năng, quyền, trách nhiệm theo quy định pháp luật Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam xây dựng cấu tổ chức máy chức danh cán - công đoàn trình quan có thẩm quyền định định theo thẩm quyền Căn vào yêu cầu nhiệm vụ công đoàn sở số lượng lao động quan, tổ chức, doanh nghiệp, quan có thẩm quyền quản lý cán công đoàn định bố trí cán công đoàn chuyên trách 10.Bảo đảm điều kiện hoạt động công đoàn - Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm bố trí nơi làm việc tạo điều kiện phương tiện làm việc cần thiết cho công đoàn cùng cấp hoạt động - Cán công đoàn không chuyên trách sử dụng 24 làm việc tháng Chủ tịch, Phó Chủ tịch công đoàn sở; 12 làm việc 01 tháng Ủy viên Ban chấp GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 104 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 hành, Tổ trưởng, Tổ phó tổ công đoàn để làm công tác công đoàn đơn vị sử dụng lao động trả lương Tuỳ theo quy mô quan, tổ chức, doanh nghiệp mà Ban Chấp hành công đoàn sở đơn vị sử dụng lao động thoả thuận thời gian tăng thêm - Cán công đoàn không chuyên trách nghỉ làm việc hưởng lương đơn vị sử dụng lao động chi trả ngày tham dự họp, tập huấn công đoàn cấp triệu tập; chi phí lại, ăn sinh hoạt ngày tham dự họp, tập huấn cấp công đoàn triệu tập chi trả - Cán công đoàn không chuyên trách đơn vị sử dụng lao động trả lương, hưởng phụ cấp trách nhiệm cán công đoàn theo quy định Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam - Cán công đoàn chuyên trách Công đoàn trả lương, đơn vị sử dụng lao động bảo đảm quyền lợi phúc lợi tập thể người lao động làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp 11 Bảo đảm tổ chức, cán cho Công đoàn - Công đoàn cấp bảo đảm tổ chức số lượng cán bộ, công chức để thực chức năng, quyền, trách nhiệm theo quy định pháp luật - Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam xây dựng cấu tổ chức máy chức danh cán công đoàn trình quan có thẩm quyền định định theo thẩm quyền - Căn vào yêu cầu nhiệm vụ công đoàn sở số lượng lao động quan, tổ chức, doanh nghiệp,cơ quan có thẩm quyền quản lý cán công đoànquyết định bố trícán công đoàn chuyên trách 12 Bảo đảm cho cán công đoàn - Trường hợp hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hết hạn mà người lao động cán công đoàn không chuyên trách nhiệm kỳ gia hạn hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc đến hết nhiệm kỳ - Đơn vị sử dụng lao động không đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, sa thải, buộc việc thuyên chuyển công tác cán công đoàn không chuyên trách không có ý kiến thỏa thuận văn Ban chấp hành công đoàn sở Ban chấp hành công đoàn cấp trực tiếp sở Trường hợp không thỏa thuận được, hai bên phải báo cáo với quan, tổ chức có thẩm quyền Sau 30 ngày, kể từ ngày báo cáo cho quan, tổ chức có thẩm quyền, đơn vị sử dụng lao động có quyền định phải chịu trách nhiệm định - Trường hợp người lao động cán công đoàn không chuyên trách bị quan, tổ chức, doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, buộc việc sa thải trái pháp luật Công đoàn có trách nhiệm yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền can thiệp; ủy quyền Công đoàn đại diện khởi kiện Toà án để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho cán công đoàn; đồng thời hỗ trợ tìm việc làm trợ cấp thời gian gián đoạn việc làm theo quy định Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam 13 Tài công đoàn Tài công đoàn gồm nguồn thu sau đây: - Đoàn phí công đoàn đoàn viên công đoàn đóng theo quy định Điều lệ Công đoàn - Việt Nam; Kinh phí công đoàn quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng 2% quỹ tiền lương làm đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 105 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam - Lớp: HC124 Ngân sách nhà nước cấp hỗ trợ; Nguồn thu khác từ hoạt động văn hóa, thể thao, hoạt động kinh tế Công đoàn; từ đề án, dự án Nhà nước giao; từ viện trợ, tài trợ tổ chức, cá nhân nước nước 14 Quản lý, sử dụng tài công đoàn - Công đoàn thực quản lý, sử dụng tài công đoàn theo quy định pháp luật - quy định củaTổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Tài công đoàn sử dụng cho hoạt động thực quyền, trách nhiệm Công đoàn - trì hoạt động hệ thống công đoàn, bao gồm nhiệm vụ sau đây: Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật - Nhà nước; nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ nghề nghiệp cho người lao động; Tổ chức hoạt động đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao - động; Phát triển đoàn viên công đoàn, thành lập công đoàn sở, xây dựng công đoàn vững mạnh; Tổ chức phong trào thi đua Công đoàn phát động; Tổ chức hoạt động văn hoá, thể thao, du lịch cho người lao động; Thăm hỏi, trợ cấp cho đoàn viên công đoàn người lao động ốm đau, thai sản, hoạn - nạn, khó khăn; tổ chức hoạt động chăm lo khác cho người lao động; Động viên, khen thưởng người lao động, người lao động có thành tích học - tập, công tác; Phụ cấp trách nhiệm cho cán công đoàn Ủng hộ quĩ từ thiện Ủng hộ phong trào đền ơn đáp nghĩa Các nhiệm vụ chi khác 15 Giải tranh chấp quyền công đoàn Khi phát sinh tranh chấp quyền công đoàn đoàn viên công đoàn, người lao động, tổ chức công đoàn với quan, tổ chức, doanh nghiệp thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải tranh chấp thực theo quy định sau đây: - Tranh chấp thuộc phạm vi quyền, trách nhiệm Công đoàn quan hệ lao động - thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải theo pháp luật giải tranh chấp lao động; Tranh chấp thuộc phạm vi quyền, trách nhiệm củaCông đoàn quan hệ khác - thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải theo pháp luật tương ứng có liên quan; Tranh chấp liên quan đến việc không thực từ chối thực trách nhiệm đơn vị sử dụng lao động Công đoàn công đoàn sở công đoàn cấp trực tiếp sở kiến nghị quan nhà nước có thẩm quyền giải khởi kiện Toà án theo quy định pháp luật Điều 51 Quy định thu chi quỹ Công đoàn Phần thu - Tổng thu 4%: 2% ( công đoàn) 2% (Đoàn niên) - Căn tính thu: Lương CBCNV - Trong đó thu: Công ty 2%; CBCNV 2% Phần chi Các khoản chi GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 106 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 + Quà 1/6 cho cháu < 13 tuổi + Thưởng học sinh giỏi cho em nhân viên: Mức thưởng: 200.000/cháu + Thưởng 2/9: 200.000 VNĐ tháng< thời gian làm việc[...]... giấy khổ A 4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) Ghi ch : Ô số 1 2 3 4 5a 5b 6 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 15 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần thể thức văn bản Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích... bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành b Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức c Đăng ký văn bản là việc ghi chép... hạn bảo quản của mỗi hồ sơ GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 24 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 Điều 11 Quản lý văn bản đến 1 Quy trình quản lý a Quy trình quản lý văn bản đến Nhận văn bản Phân loạiĐóng dấu văn bản Ghi chép  Pho to và lưu trữ, có cả bản mềm  Trình giải quyết công văn (gồm tờ trình + công văn photo) Chuyển cho bộ phận liên quan thực hiện  Hành chính. .. lập văn bản →Kiểm tra văn bản → Duyệt văn bản → Vào sổ nhật ký và đóng dấu văn bản đi → Lưu trữ → Chuyển giao văn bản → Giám sát và xác nhận thông tin phản hồi → Báo cáo văn bản đi b Kỹ năng thực hiện quy trình Bước 1: Xin số văn bản đi: Các loại văn bản cần số, trước khi phát hành các phòng ban lập văn bản đi phải xin số của phòng hành chính để tránh bị trùng lặp số GVHD: Đinh Minh Liên Học viên:... 34 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 Bước 2 :Lập văn bản: Phòng ban phát hành văn bản có trách nhiệm soạn thảo nội dung văn bản của phòng ban mình Bước 3- Kiểm tra văn bản: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực hiện việc phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải... thiệu: Cho các cá nhân Công ty được giao nhiệm vụ giao dịch với Công ty đối tác e Công văn: Đề xuất hoặc trả lời các công văn được gửi tới f Nội quy, quy ch : Ban hành nội bộ Công ty g Các Hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động h Các văn bản liên quan tới khiếu kiện, khiếu nại i Các văn bản duyệt: Đề xuất, tờ trình k Thư mời đối tác 2 Văn bản vận hành cho các Phòng/ ban a Thông báo: khi... công việc phòng Hành chính làm báo cao tổng hợp trình lên BGĐ Bước 8 Lưu trữ văn bản đến - Lưu trữ toàn bộ hồ sơ bao gồm các văn bản đến, tờ trình và các văn bản đi trả lời Lưu trữ văn bản hồ sơ theo tên loại, thứ tự thời gian một cách logic đảm bảo việc tìm kiếm hồ sơ được nhanh chóng thuận tiện Điều 12 Quản lý văn bản đi 1 Quy trình quản lý văn bản đi a Quy trình Xin số văn bản đi → Các phòng ban... (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của công ty Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật... năm ban hành văn bản - Thể thức GVHD: Đinh Minh Liên Học viên: Hoàng Thị Mỹ Hạnh 18 Tổ chức giáo dục VNNP Việt Nam Lớp: HC124 + Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi Công ty đóng trụ sở + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản... bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính - Đăng ký văn bản đến bằng sổ  Lập sổ đăng ký văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư Trung tâm sẽ phải lập các sổ đăng kí sau: + Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản