Chuyên đề Quản trị hành chính văn phòng

• Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con ng ời và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn v

Học phần:

Quản trị hành chính

văn phòng

(Office Management)

Tóm tắt chương trình

• Thời lượng: 45 tiết (lý thuyết, bài tập, thảo luận)

• Giáo trình, tài liệu:

- Quản trị học, Mike Harvey, NXB Thống kê, 1996

- Quản trị hành chính văn phòng (Nguyễn Hữu

Thân, Nhà xuất bản Thống kê, 2004

- Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành

Độ, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, 2005.

- Tập bài giảng Quản trị văn phòng-Trường ĐH

Chương 1

KHÁI QUÁT CHUNG

VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ

VĂN PHÒNG

I Những vấn đề cơ bản về quản trị:

Quản trị (management) được hiểu theo nhiều quan c hi u theo nhi u quan ểu theo nhiều quan ều quan

i m:

đ ểu theo nhiều quan

• Quản trị là thiết kế và duy trì một môi tr ờng mà

trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các

nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định (Koontz và O Donnell)’Donnell)

1 Khỏi niệm về quản trị:

• Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch

định, tổ chức, quản trị con ng ời và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ

thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn

vị đó (Stoner và Robbins)

• Quản trị là hoàn thành công việc thông qua ng

ời khác (Mary Parker Follet)

Như vậy, cú thể hiểu một khỏi niệm chung nhất:

• Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có

định h ớng của chủ thể quản trị lên đối t ợng bị quản trị nhằm đạt đ ợc mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi tr ờng và sự thay đổi của các nguồn lực

(Mike Harvey)

Nh vậy, quản trị bao gồm cỏc

thành phần nh sau:

- Chủ thể quản trị và đối t ợng

bị quản trị

- Có mục tiêu quản trị rõ ràng

- Có nguồn tài nguyên hạn chế

- Môi tr ờng quản trị luôn thay

đổi

- Kết quả và hiệu quả

Nguồn lực của tổ chức

2 Ý nghĩa của hoạt động quản trị

• Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để

cùng làm việc, họ có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người Nhưng nếu họ biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn

• Có thể nói, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu quả

hướng tới hiệu quả trong công tác

quản lý và điều hành

Hiệu quả 1: = chi phí / kết quả

2: = sự thích nghi với môi trường

3 Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật

• Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành khoa học khác nhau như triết học, kinh tế học, khoa

học tổ chức, thống kê, hạch toán tài chính, xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học…

• Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo những học thuyết,

nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều

4 Nhà quản trị

a Nhà quản trị là ai ?

- Là người chỉ huy, điều khiển hoạt động của

những người khác d ưới quyền i quy n ền

- Nhà quản trị có thể thực hiện những công

việc cụ thể nào đó nhưng nhà quản trị còn có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công

việc của những người dưới quyền

Nhân viên

Tỷ lệ thời gian thực hiện chức năng của

từng cấp quản trị

b Vai trò của nhà quản trị

• Xây dựng mối quan hệ với cộng sự

Nhóm vai trò thông tin

• Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp và với bên ngoài

b Kỹ năng của nhà quản trị

 Kyõ naêng chuyên môn

 Kỹ năng tổ chức – nhân sự.

• - Là khả năng giao tiếp, cùng làm việc, quan hệ với

đồng nghiệp nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy họ lµm viƯc theo mơc tiªu cđa tỉ chøc

• - Là việc xây dựng bộ máy tổ chức; x©y dùng bÇu kh«ng khÝ hỵp t¸c, thân

thiện gi a ữa các thành viên nhằm tạo môi trường thu n l i tổ chức ận lợi tổ chức ợc hiểu theo nhiều quan

 Kỹ năng tư duy

Là khả năng phân tích, đánh giá và dự báo tình hình của nhà quản trị Nĩi cách khác đĩ là “tầm nhìn” của nhà quản trị.

 Kỹ năng truyền thông

• Là năng lực truyền đạt thông tin qua lời nói, văn bản, hành động …, giúp cho cấp dưới tiếp nhận được thơng

tin, ý tưởng, chủ trương, tạo nên sự thống nhất về ý chí và hành động trong vi c th c hi n ệc thực hiện ực hiện ệc thực hiện các nhiệm vụ.

II Chức năng của quản trị

• Công việc của quản trị gồm nhiều hoạt

động, nhiều nhiệm vụ, tuy nhiên bản

chất của quản trị là thực hiện 4 chức năng cơ bản:

1 Hoạch định:

Hoạch định liên quan đến dự báo khả năng trong tương lai, là việc xác định những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó

2 Tổ chức:

Thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc trong một tổ chức Công việc này bao gồm:

-Xác định những việc phải làm -Xác định đơn vị, cá nhân thực thi -Cách thức phối hợp hoạt động

3 Lãnh đạo:

Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện và các biện pháp động viên, khuyến khích tạo động lực cho nhân viên…

4 Kiểm tra:

Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện pháp xử lý (khen

thưởng, xử phạt).

III Văn phòng của các cơ quan,

doanh nghiệp

1 Khái niệm về văn phòng

- Là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ,

hành chính trong một cơ quan (bộ phận văn thư-l u ưu trữ-hành chính-tổng hợp).

- Là bộ máy giúp việc, phục vụ cho ho t ạt đ ng c a ộng của ủa

tác lãnh đạo và điều hành được tập trung, thống nhất, liên tục, có hiệu quả.

- Là trụ sở làm việc của cơ quan, DN; là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và thực hiện các hoạt động khác c a c quan, DN ủa ơ quan, DN.

• Như vậy, cĩ thể hiểu VP một cách khái quát:

• Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, DN; là nơi thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự đi u ều hành, ch ỉ đ o ạo của lãnh đ o ạo và hoạt động c a cơ quan, DN. ủa cơ quan, DN.

2 Chức năng của văn phòng

Tùy vào sự phân cấp quản lý mà chức năng của văn phòng các cơ quan, DN

có sự khác nhau, thông thường VP có

hai chức năng cơ bản:

a Chức năng tham mưu –tổng hợp

• Thống kê, tổng hợp tình hình hoạt

động của cơ quan, DN

• Đánh giá, nhận định tình hình của

cơ quan (DN), đánh giá môi

trường hoạt động trong hiện tại và

tương lai.

• Đề xuất những giải pháp liên quan tới chức

năng, nhiệm vụ của văn phòng

3 Nhiệm vụ của VP

• - Xây dựng chương trình và báo cáo thực

hiện chương trình, kế hoạch công tác.

• - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp

thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo.

• - Chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật

soạn thảo văn bản do cơ quan, DN ban hành.

• - Theo dõi tiến độ chuẩn bị đề án, thẩm tra

các đề án, các quyết định quản lý trước khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành, kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án

• - Tổ chức các hoạt động giao tiếp, đối

nội, đối ngoại của cơ quan

• - Giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các

đơn vị để thực hiện chương trình, k ết và thông thạo trong lĩnh

ho ch công tác ạt

• - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị

chức năng tổ chức hội họp T ch c ổ chức ức ghi biên bản các cuộc họp, h i ngh ộng của ị.

• - Quản lý cơng tác kế tốn, tài chính

- Thực hiện cơng tác quản lý nhân sự

• - Đảm bảo cơ sở vật chất, phương m b o c s v t ch t, ph ảm bảo cơ sở vật chất, phương ơ quan, DN ở vật chất, phương ật chất, phương ất, phương ươ quan, DN. ng

ti n k thu t ệc thực hiện ỹ thuật ật chất, phương

• - Đảm bảo cơ sở vật chất, phương m b o ảm bảo cơ sở vật chất, phương cơng tác an ninh, an tồn

4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng s ẽ

ph c thu c ục thuộc ộng của vào loại hình cơ quan (DN) và quy mơ hoạt động của CQ,

DN đĩ Thơng thường, VP sẽ gồm các đơn vị phụ trách các cơng việc chủ yếu

sau:

Phó phòng (phó văn phòng)

b , K ị, Kỹ ỹ thu t ật

K ế tốn - Tài vụ

Xuất nhập khẩu

Kinh doanh, Marketi ng

Nhân sự

cơ cấu của VP cĩ thể tăng, hoặc giảm các đơn vị phụ thuộc vào chức năng của CQ, DN và sự phân cấp

quản lý của chính CQ, DN đĩ cho VP

…

5 Chế độ làm việc của văn phòng:

• Văn phòng làm việc theo

chế độ thủ trưởng lãnh đạo: Chánh Văn phòng

(trưởng phòng Hành chính…) là người có thẩm

quyền quyết định tất cả các vấn đề thuộc phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ

sở tham mưu giúp việc của

6 Mối quan hệ công tác

M i quan h ph i h p ối quan hệ phối hợp ệc thực hiện ối quan hệ phối hợp ợp

M i quan h ch ối quan hệ phối hợp ệc thực hiện ỉ đạo, đạt điều hành o,

7 Quản trị hành chính văn phòng

• Là hoạt động của Chánh văn

phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) nhằm điều hành nhân viên

của văn phòng, đảm bảo việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiệu quả cũng như phối

hợp với các đơn vị khác trong việc giải quyết công việc chung.

• Hành chính là tổ chức điều hành các hoạt

động nhằm thực hiện một quyền lực nào đó của tổ chức.

Khái niệm tổng quát:

Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức và điều hành, được tiến hành trên cơ sở

sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do Nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp

đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một

mục đích phục vụ cho lợi ích

chung đã được xác định (Học viện Hành chính Quốc gia)

VD: muốn cưới vợ phải có đơn

“xin đăng ký kết hôn”

2 Đặc điểm của hành chính

• Mang tính thứ bậc (quyền lực – phục tùng).

• Là hoạt động đặc thù theo những nguyên tắc

nhất định mà tất cả các đối tượng khi tham gia vào phải tuân theo

• Được quy định bởi các văn bản QPPL và các

quy định khác của ngành hoặc của cơ quan, doanh nghiệp.

3 Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của

hoạt động hành chính

• Định ra nguyên tắc (kỷ c ơng) để tạo sự thống nhất

trong nhận thức và hành động của những ng ời lao

động.

• Hoạch định, xây dựng ch ơng trình, mục tiêu, kế hoạch

hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận.

• Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm

vụ, h ớng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc)

• Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của

từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ ch ơng trình,

kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen th ởng,

Nh v y, quản trị ưu ật hành chính văn

phòng là gì?

Cĩ thể nĩi, quản trị văn phịng là các cơng việc liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành bộ máy văn phịng nhằm đáp ứng các yêu cầu mà CQ,

DN đã giao mà VP phải đảm trách

Chương IICÁC NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I Nghiệp vụ hành chính văn phòng

• Là các nghiệp vụ liên quan tới chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng, thường được tổ chức thực hiện trong văn phòng của các cơ

quan, doanh nghiệp (KH, thống kê, Nhân

sự, Lưu trữ…)

• Mang tính thủ tục, trình tự theo quy định.

• Có tính bắt buộc thực hiện

1 Khái niệm:

2 Vai trò của các nghiệp vụ HCVP

• Hỗ trợ cho công tác quản lý và điều hành của

lãnh đạo cũng như các đơn vị chuyên môn.

• Đảm bảo các thủ tục theo đúng yêu cầu của

pháp luật có liên quan tới hoạt động của cơ

quan, DN

• Đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan (DN)

được thống nhất, liên tục và hiệu quả

4 Các công việc HC cơ bản trong VP:

• Lập kế hoạch

• Thu thập, xử lý thông tin

• Soạn thảo văn bản

II Trách nhiệm quản trị văn phòng của nhà Quản trị

• Lập kế hoạch

• Thu thập, xử lý thông tin

• Soạn thảo văn bản

• Văn thư

Công việc

HCVP

Công việc quản trị

• Hoạch định công việc

Chương III Chức năng quản trị văn phòng

I Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) công việc hành chính văn phòng:

Là tỷ phú, bạn sẽ làm gì?

Một ngày chủ nhật, bạn sẽ làm gì?

 Hoạch định : Là việc xác định mục tiêu và giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.

1 Khái niệm

 Hoạch định cơng việc HCVP là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện ch c n ng, nhi m v c a ức ăng, nhiệm vụ của ệc thực hiện ục thuộc ủa VP.

2 Vai trò của hoạch định công việc HCVP :

Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế

hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt)

• Giúp đơn vị/cá nhân thấy rõ mục tiêu công

việc, biện pháp thực hiện.

• Phân công công việc hợp lý, khoa học; sử

dụng các nguồn lực được hiệu quả.

• Giúp các đơn vị/cá nhân tập trung vào công

việc trọng tâm trong những thời điểm cụ thể.

• Hạn chế được rủi ro nhờ dự báo và chuẩn bị

từ trước.

3 Căn c (c s ) để ức ơ quan, DN ở vật chất, phương hoạch định cơng việc HCVP

- Chủ trương, chính sách, KH chi n l ết và thông thạo trong lĩnh ượp c của CQ, DN

- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo trong vi c gi i ệc thực hiện ảm bảo cơ sở vật chất, phương

quy t ết và thông thạo trong lĩnh cơng việc c th ục thuộc ể.

- Tình hình thực tế và nh ng ững yêu cầu trong hoạt

động quản lý.

- Điều kiện hiện cĩ của cơ quan (DN): nhân sự, tài

chính, thời gian

- Điều kiện khách quan của mơi trường hoạt động:

pháp luật, lao động, thị trường…

4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG KH TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

a Các yếu tố ảnh hưởng tới việc lập

KH trong VP

• Yếu tố chủ quan (điều kiện của CQ, DN):

- Nhân sự (số lượng, chất lượng)

- Tài chính

- Phương hướng phát triển của CQ, DN

- Cơ chế hoạt động của CQ, DN

- Cách thức lập kế hoạch của CQ, DN áp dụng

- Cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng

• Yếu tố khách quan:

- Hệ thống chính sách, pháp luật của nhà

nước liên quan tới hoạt động của CQ, DN.

- Điều kiện kinh tế - xã hội tại thời điểm lập

KH

- Xu hướng thay đổi của xã hội (thị trường)

b NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG KH TRONG HÀNH

CHÍNH VĂN PHỊNG

Mỗi cơ quan, DN là một hệ thống chặt chẽ, trong đĩ các đơn vị, phịng ban và

từng cá nhân là một bộ phận khơng thể tách rời của hệ thống Chính vì vậy, KH là biểu hiện của sự thống nhất trong hệ

thống đĩ.

a Đảm bảo tính thống nhất

b Cân đối được các nguồn lực hiện có

c Có cơ chế cung cấp thông tin và phản hồi

d Theo dõi, tổng hợp thông tin kịp thời

e Báo cáo, thông báo kịp thời

5 Các nội dung cơ bản khi thực hiện

hoạch định trong VP

• Hoạch định trong văn phòng chủ yếu là

hoạch định tác nghiệp (công việc cụ thể, ngắn hạn) thường bị ảnh hưởng tác động bởi các

điều kiện bên ngoài, chính vì thế thường bị thay đổi và điều chỉnh.

 Hoạch định trong VP thường tập trung cho

 Khi hoạch định trong VP, cần chú ý làm rõ các nội dung cơ bản sau:

- Nhi m v c n th c hi n ệc thực hiện ục thuộc ần thực hiện ực hiện ệc thực hiện (What)

- Lý do thực hiện nhiệm vụ (Why)

- Đ ịa điểm th c hi n ực hiện ệc thực hiện (Where)

- Thời gian thực hiện (When)

- Đơn vị (cá nhân) thi hành (Who)

- Biện pháp tiến hành (How)

a Xác định công việc ( What ?)

- Chỉ ra mục tiêu cần giải quyết.

- Nêu các cơng việc cụ thể cần

thực hiện để hồn thành mục

tiêu đã xác định.

- Rà sốt những cơng việc chưa

thực hiện trong thời gian trước,

giai đoạn trước.

- Dự đốn các cơng việc phát

sinh cần giải quyết.

b Lý do thực hiện cơng việc (Why ?)

- Nêu mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện kế hoạch.

- Hoặc nêu nguyên nhân dẫn tới việc cần thực hiện kế hoạch.

- Hoặc nêu những hậu quả, rủi ro cĩ thể gặp phải nếu khơng thực hiện kế hoạch.

Việc trình bày những vấn đề này nhằm giải trình với lãnh đạo (hoặc người cĩ thẩm quyền) phê duyệt KH, hoặc giải thích với những người liên quan tới KH để thống nhất trong suy nghĩ và hành động

c Ñòa ñieåm th c hi n (Where ?) ực hiện ệc thực hiện

Phần này cần làm rõ KH được triển khai thực hiện ở đâu? Các nội dung công việc cụ thể được thực hiện tại

nơi nào? giúp người có trách

nhiệm thực hiện nắm rõ để thực thi

các công việc