Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã đươc mọi người, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sang tạo, có thể nói : “ Con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện tốt cho mọi nhà quản trị nhân sự. Nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt các công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao đông, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, và cũng dựa vào bảng phân tích công việc để có các chính sách đãi ngộ hợp lý đối với nhân viên … Chính vì vậy phân tích công việcđược coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến từ các thế kỷ trước. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển , như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc là một khái niệm còn khá mới mẻ. nghiên cứu vấn đề : Phân tích công việc trong công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị.
Trang 1A. MỞ ĐẦU
Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã đươc mọi người, mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người là yếu tốmang tính quyết định, có tính sang tạo, có thể nói : “ Con người là nguồn lực của mọi nguồn lực” Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện tốt cho mọi nhà quản trị nhân sự Nó là hoạt động mang tínhnền tảng của quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt các công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao đông, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, vàcũng dựa vào bảng phân tích công việc để có các chính sách đãi ngộ hợp lý đối với nhân viên … Chính vì vậy phân tích công việcđược coi là công cụ của quảntrị nhân sự Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến từ các thế kỷ trước Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển , như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc
là một khái niệm còn khá mới mẻ Bài thảo luận của nhóm 2 chúng em sẽ đi nghiên cứu vấn đề : Phân tích công việc trong công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị
1. Khái niệm phân tích công việc:
Trang 2a. Khái niệm :
Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độphức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao
b. Mục đích phân tích công việc:
1. Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì ?
2. Khi nào công việc được hoàn tất? Kết quả ra sao?
3. Công việc được thực hiện ở đâu? Quan hệ với ai để thực hiện công việc đó?
4. Nhân viên phải làm công việc đó như thế nào ?
5. Tại sao phải thực hiện công việc đó?
6. Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
- Xác đinh nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiên công việc
- Điều kiện để tiến hành công việc
- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc
- Mối tương quan của công việc đó với công việc khác
- Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc
đó
- Khi tổ chức đượcthành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên
- Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh
- Khi có thêm công việc mới
- Khi các công việc thay đổi do hậu của của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới
2. Vai trò của phân tích công việc:
Trang 3Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản lý nhân sự ngày càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức.:
để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc tránh tình trạng thừa lao động sẽ dẫn đến tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao Phân tích công việc cũng cho thấy những đòi hỏi, yêu cầu của công việcvới người lao động qua đó người lao động cần học tập nâng cao trình độ để đáp ứng được yêu cầu của công việc
việc.
Phân tích công việc không chỉ nêu lên những công việc người lao động cần phải thực hiện mà phân tích công việc còn nêu ra những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng cũng như khả năng cần thiết mà người lao động cần có để đáp ứng nhu cầu công việc Như vậy, thông qua phân tích công việc sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng đạt được hiệu quả cao hơn nhờ những tiêu chuẩn rõ ràng đã được nêu ra
tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
Trang 4Khi chưa có bản mô tả công việc, người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủ nội dung công việc mình phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăn trong việc phân công công việc, điều này có thêt gây ra sự chồng chéo giữa các bộ phận hoặc các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc
lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác nhau
3. Quy trình phân tích công việc
Bước 1 : Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Mục đích : Kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại vói chiến lượckinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thựchiện có nghĩa Đồng thời đảm bảo cho chưc năng nhiệm vụ của các bộ phận không
bị chồng chéo, hợp lý và đầy đủ
Bước 2 : Lập danh sách các công việc cần phân tích
Trang 5Từ chức năng nhiệm vụ từng bộ phận, người thực hiện phân tích công việccần xác định các công việc ở từng bộ phận Cần lưu ý, tương ứng với mỗi côngviệc chúng ta có 1 vị trí Người thực hiện công việc ở vị trí đó là được bổ nhiệm ởmột chức danh 1 công việc tương đương với 1 chức danh, tương đương với 1 vịtrí.
Cuối cùng, ta sẽ có được danh sách các công việc cần phân tích
Bước 3 : Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc
Đối tượng tham gia phân tích công việc bao gồm :
- Người thực hiện công việc
- Quản lý trực tiếp
- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoàiNgười thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về côngviệc mà họ thực hiện Bước này cần thiết đối với trường hợp 1 công việc có nhiềungười thực hiện Khi đó có cần sự lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu đểphân tích Còn quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu tráchnhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tíchcông việc Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về
kĩ thuật và điều phối dự án phân tích công việc
Bước 4 : Thu thập các thông tin về công việc
- Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
- Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Trang 6Cần kiểm tra những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác
và người quản lý (giám sát) công việc này Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:
- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch
- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luậnphân tích công việc
Bước 5 : Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc : là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối
quan hệ trong công việc, các điều kiên làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của các công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc
Các bản mô tả công việc thường có các nội dung :
- Nhận diện công việc (Tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc,nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện côngviệc, mức tiền lương cho các vị trí
- Tóm tắt công việc : mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì
- Các mối quan hệ trong công việc
- Chức năng, trách nhiệm trong công việc : Nên liệt kê từng chức năngnhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trongnhiệm vụ, trách nhiệm
Trang 7- Quyền hành của người thực hiện công việc : nên xác định rõ giới hạn hayphạm vi quyền hành trong quyết định về mặt tài chính hay nhân lực.
- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc : nên chỉ rõngười thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩmhay khối lượng công việc cần thực hiện,
- Điều kiên làm việc : Liệt kê những điều kiên làm việc như làm ca 3, làmthêm giờ,
Bản tiêu chuẩn công việc : là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao.
3 yếu tố chính trong bản tiêu chuẩn công việc :
- Kiến thức ( Knowledges ) : bằng cấp, kinh nghiệm, kiến thức liên quan
- Kỹ năng (Skills) : Kĩ năng cứng (chuyên môn), kĩ năng mềm(bổ trợ)
- Thái độ/phẩm chất (Attitudes) : thái độ, phẩm chất cần có của người thựchiện công việc
Bước 6 : Hoàn chỉnh và xin phê duyệt
Sau khi bản MTCV và TCCV được xây dựng, cần tiến hành xin ý kiến các tổchức, cá nhân có liên quan rồi hoàn chỉnh và xin phê duyệt để tiến hành áp dụng
II. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THỰC PHẨM HỮU NGHỊ
1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị
Trang 81.1 Tầm nhìn sứ mệnh của công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị
Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị (Hữu Nghị Food) tiền thân là Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị trực thuộc Công ty Thực phẩm Miền Bắc được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 08/12/1997 Năm 2006, Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Tháng 6 năm 2009 để phù hợp hơn vị thế trong ngành và định hướng phát triển trong tương lai, Công ty một lần nữa được đổi tên thành Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị Từ tháng 3 năm 2011 Công ty cổ phần thựcphẩm Hữu Nghị chính thức trở thành thành viên chính thức của Tổng công ty thuốc lá Việt Nam
Trải qua hơn 17 năm hình thành và phát triển, công ty cổ phẩn thực phẩmHữu Nghị đã không ngừng phát triển và lớn mạnh Đến nay, các sản phẩm của HữuNghị như: Bánh mì Staff, bánh trứng nướng Tipo, bánh layer Salsa, bánh Trungthu, mứt Tết… đã trở nên quen thuộc, được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng tại
thị trường Việt Nam và các nước trong khu vực
Với tầm nhìn sứ mạng là đặt lợi ích và sự tín nhiệm của khách hàng lên vị tríhàng đầu, Công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị luôn hướng tới mục tiêu: mangtới cho khách hàng những sản phẩm đám bảo sức khỏe, tiện lợi, đáp ứng nhu cầungày càng cao của mọi đối tượng người tiêu dùng
1.2 Đặc diểm sản phâm dịch vụ của công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị
Tính đến thời điểm này, công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị cung ứng ra thị trường hơn 1.000 tấn mứt Tết với những hương thơm và vị ngọt khác nhau như:mứt sen, mứt gừng, mứt dừa, mứt bí, mứt quất…
Đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dân, mỗi năm, Hữu Nghị còn tiếp tục
Trang 9tung ra thị thường sản phẩm kẹo hộp cao cấp với rất nhiều hương vị như: vị sữa, vị socola, vị caramen,… mà mẫu mã bao bì lại rất bắt mắt với các loại hộp sao, hộp bát giác, hộp tròn
- Mẫu mã sang trọng : Bao bì các sản phẩm bánh kẹo, mứt Tết được công ty
cổ phần Hữu Nghị chăm chút tới từng chi tiết Các vỏ hộp bánh, hộp kẹo cao cấp, hộp mứt được thiết kế sang trọng, đẹp mắt lịch sự và đồng bộ từ giấy gói, tem nhãn, vỏ hộp bên ngoài đến túi xách
- Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm được đặt lên hàng đầu : Trước tình trạnghàng thật, hàng giả lẫn lộn cùng những nguy cơ về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm hiện nay thì Hữu Nghị luôn tự tin là một trong những thương hiệu hàng đầu trong việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Các sản phẩm của Hữu Nghị được sản xuất trên dây truyền hiện đại dựa trên các nguyên liệu đầu vào của những nhà cung cấp uy tín, được kiểm tra nghiêm ngặt bởi nhiều hệ thống KCS, theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2000
- Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị đặc biệt chú trọng đến việc nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng Ngoài các kênh phân phối truyền thống, Hữu Nghị còn đầu tư mở rộng hệ thống Bakery để trực tiếp bán sản phẩm đến tay ngươi tiêu dùng
Với những thành công vượt trội,công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị đã trởthành 1 trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực thực phẩm củaViệt Nam
1.3Tình hình hoạt động của công ty
Năm 2014, Công ty CP Thực phẩm Hữu Nghị phải đối mặt với nhiều khó khănchồng chất: Giá nguyên phụ liệu đầu vào không ổn định, tình hình kinh tế trongnước tiếp tục khó khăn khiến người tiêu dùng có xu hướng thắt chặt hầu bao; thêmvào đó là các bệnh tiểu đường, béo phì, máu nhiễm mỡ
Trang 10Đứng trước những thử thách đó, năm 2014, dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty
và sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc Công ty đã nghiên cứu,
tổ chức phương án sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình của đơn vị, kịp thời
tổ chức vận động CBCNV hăng hái thi đua lao động, tìm mọi biện pháp bám sát,
mở rộng thị trường, tận dụng các cơ hội đẩy mạnh sản xuất, kinh doanh Cụ thể là,Ban lãnh đạo Công ty đã tập trung chỉ đạo xây dựng và bổ sung nhiều nhân sự chủchốt cho hệ thống bán hàng của Hữu Nghị trên cả 3 miền Bắc - Trung - Nam; Thựchiện việc chia tách nhân sự đối với kênh bán hàng bánh tươi, bánh khô, nhằm tăngchất lượng dịch vụ bán hàng theo chiều sâu Tập trung đầu tư cho hệ thống bánhàng khu vực miền Trung, miền Nam đồng thời, không ngừng tổ chức các phongtrào thi đua cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động Tiêu biểu nhưviệc nghiên cứu cải tiến, nâng cao chất lượng, mẫu mã bánh Trung Thu, bổ sungbăng tải cấp bánh vào máy gói Tipo, băng tải xếp bánh Tipo, Cracker; đề xuất cảitiến và thương mại hóa các sản phẩm bánh Gato sinh nhật theo hướng nâng caochất lượng, tăng độ mềm, trang trí theo phong cách hiện đại, màu sắc tự nhiên…Bên cạnh đó, cùng với việc đẩy mạnh tiêu thụ ở trong nước, Công ty còn chútrọng đến thị trường nước ngoài Chỉ tính riêng trong năm 2014, mặc dù gặp nhiềukhó khăn, nhưng Công ty vẫn đạt được mức tăng trưởng xuất khẩu là 25% vềlượng và 26% về doanh thu; duy trì được hoạt động xuất khẩu sản phẩm sang hơn
10 nước trên thế giới Năm 2015, Công ty tiếp tục duy trì và phát triển các thịtrường đã ổn định như Hàn Quốc, Trung Quốc và Myanmar bằng việc cung cấp đủhàng và phát triển mở rộng thêm một số mặt hàng mới Đồng thời, Công ty bắt đầutriển khai hoạt động xúc tiến thương mại để xâm nhập thị trường các nước trongkhu vực Đông Nam Á và Ấn Độ…
Nhờ có những bước đi đúng đắn trong sản xuất kinh doanh, năm 2014, Công ty
đã hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD, với tổng sản lượng ước
Trang 11đạt 16.945 tấn, doanh thu ước đạt 1.225 tỷ đồng, nộp ngân sách 35,8 tỷ đồng, thunhập bình quân của người lao động đạt trên 5,5 triệu đồng/người/tháng.
Đặc biệt, chuẩn bị cho dịp Tết Nguyên đán Ất Mùi năm 2015, để có đủ hànghóa phục vụ nhân dân, Hữu Nghị thực hiện hàng loạt các biện pháp đồng bộ để tạo
ra những sản phẩm có mẫu mã đa dạng, phù hợp với thị trường, thị hiếu của ngườitiêu dùng Trong đó có thể kể đến như đầu tư thêm một dây chuyển sản xuất bánhcookies cao cấp tại Hà Nội và bánh trứng tại tỉnh Bình Dương Công ty liên tục cậpnhật và đổi mới công nghệ để nâng cao năng suất lao động, giảm giá thành sảnphẩm Hiện công ty đã chuẩn bị lượng hàng hóa khoảng 5.500 tấn bánh mứt kẹocác loại với sản lượng này tăng hơn cùng kỳ khoảng 10% Nếu xét riêng, sản phẩmbánh kẹo hộp và Mứt Tết, Hữu Nghị đã chuẩn bị hơn 6 triệu đơn vị sản phẩm choniên vụ Tết năm 2016 Số lượng này tăng hơn so với cùng kỳ năm trước khoảng15% Dự kiến, doanh thu năm nay cũng tăng trưởng khoảng 24,5%, do dịchchuyển cơ cấu sản phẩm lên phân khúc cao
1.4 Cơ cấu lao động của công ty
a Cơ cấu lao động theo độ tuổi