1.Tính cấp thiết của đề tài Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”.Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.
PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Văn quản lý nhà nước có vai trị quan trọng hoạt động quản lý Các quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương sử dụng văn phương tiện chủ yếu, sở pháp lý để điều hành công việc.Văn quản lý nhà nước phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin, định quản lý mà thể mối quan hệ quan nhà nước cấp với quan trực thuộc, quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, thể phương thức, lề lối làm việc quan Nghị Hội nghị lần thứ Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: “Các sở xã, phường, thị trấn nơi tuyệt đại phận nhân dân sinh sống, cư trú Hệ thống trị sở có vai trị quan trọng việc tổ chức vận động nhân dân thực đường lối sách Đảng, pháp luật nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể nhân dân , huy động khả phát triển KTXH, tổ chức sống cộng đồng dân cư” Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần dảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến địa phương Đồng thời, để thực chức QLNN mình, UBND ban hành nhiều loại văn văn QPPL, văn hành thơng thường, văn chun mơn kỹ thuật… Như vậy, văn QLNN cấp xã phường có vai trò quan trọng Tuy nhiên, hoạt động ban hành văn quan QLNN bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt quan nhà nước địa phương Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 Chính phủ tình hình soạn thảo, ban hành kiểm tra văn QPPL, văn không đảm bảo pháp lý 20%; sai tên quan ban hành, sai số, ký hiệu văn chiếm tỷ lệ 15%; sai thể thức kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%; sai ký, đóng dấu văn chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác ngôn ngữ chiếm 60%-70% Như vậy, tỷ lệ văn thiếu chuẩn xác ngôn ngữ lớn Một hạn chế việc sử dụng ngôn ngữ văn QLNN không văn phong hành chính-cơng vụ dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ thuộc phong cách ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng… Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ từ ngữ, nội dung bị bóp méo, xuyên tạc văn nên gây hậu định hoạt động quản lý nhà nước Xuất phát từ vai trò UBND, vai trị văn bản, từ tình hình sử dụng ngôn ngữ văn QLNN cấp sở, việc đầu tư, nghiên cứu biện pháp nâng cao hiệu việc sử dụng ngôn ngữ loại văn vấn đề cấp thiết đặt Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn QLNN nghiên cứu cơng trình như: - Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất khoa học xã hội; - Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất trị quốc gia; - Tiếng Việt đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam; - Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành Quốc gia, Nhà xuất giáo dục; - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn (2004), Học viện Hành Quốc gia, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Văn phong, ngôn ngữ văn QLNN nội dung nghiên cứu luận văn như: - Hoàn thiện việc ban hành văn QLNN hệ thống quan hành nhà nước Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 - Ban hành văn quy phạm pháp luật quan QLNN tỉnh Đồng Nai Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001 - Ban hành quản lý văn QLNN cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ) Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002 Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ cử nhân chun ngành quản lý hành cơng nghiên cứu chuyên sâu ngôn ngữ văn QLNN UBND phường Yên Phụ Vì vậy, phạm vi luận văn tốt nghiệp, chọn đề tài: “Văn phong ngôn ngữ văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ” Mục đích đề tài Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đề xuất giải pháp đảm bảo tính chuẩn mực ngơn ngữ Phạm vi nghiên cứu Các văn QLNN Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ năm 2003 đến năm 2006 Nhiệm vụ đề tài - Tìm hiểu sở lý luận văn quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong hành cơng vụ; u cầu ngơn ngữ văn QLNN - Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phường Yên Phụ ban hành - Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phường Yên Phụ Phương pháp nghiên cứu a Nghiên cứu lý luận Đề tài dựa vào nội dung văn pháp luật nhà nước xây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào cơng trình nghiên cứu làm tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng văn QLNN UBND phường Yên Phụ b Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Khảo sát thực tiễn - Phân tích, tổng hợp từ báo cáo, tài liệu tham khảo, số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng ban hành văn UBND phường Yên Phụ - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Ý nghĩa đề tài - Các giải pháp đề tài đưa tiếp tục nghiên cứu áp dụng thực tế hoạt động ban hành văn - Kết nghiên cứu đề tài làm tư liệu nghiên cứu, giảng dậy mơn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, chương trình đào tạo, bồi dưỡng hành như: cử nhân, trung cấp, tiền công vụ, bồi dưỡng cán cấp xã 7.Kết cấu khóa luận Ngồi phần mở đầu kết luận, phụ lục, khóa luận gồm chương: - Chương I: Văn phong , ngôn ngữ - yếu tố tạo nên chất lượng văn QLNN - Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phường Yên Phụ - Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phường Yên Phụ CHƯƠNG VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1 Khái quát chung văn QLNN 1.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Với đời chữ viết, người thực giao tiếp khoảng không gian cách biệt vô tận qua hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua q trình phát nhận ngơn Là sản phẩm ngôn ngữ hoạt động giao tiếp, ngôn tồn dạng âm (là lời nói) ghi lại dạng chữ viết văn Như vậy: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Văn hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể, điều kiện cụ thể mà văn có hình thức nội dung thể khác Chẳng hạn, hệ thống văn nói chung văn văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn quản lý; hệ thống văn quản lý nhà nước văn quy phạm pháp luật khác với văn hành loại hình thức văn cụ thể khác Sự hình thành văn lĩnh vực cụ thể khác Trong lĩnh vực quản lý hành nhà nước, hệ thống văn quản lý hành nhà nước hình thành quan, đơn vị, phương tiện thực chức máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể quan hệ xã hội Đồng thời, có liên quan ảnh hưởng lẫn theo đặc trưng đặc trưng khác hoạt động quản lý nhà nước Trong hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc Nhà nước với tổ chức cơng dân Có thể thấy, văn quản lý nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý nhà nước Xây dựng văn QLNN, đó, cần xem phận hữu hoạt động QLNN biểu quan trọng hoạt động Như vậy: “văn QLNN định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức cơng dân”[6] 1.1.2 Vai trị văn QLNN Trong hoạt động QLNN, vai trị có vị trí đặc biệt quan trọng Có thể kể số vai trò văn sau: a) Văn quản lý hành nhà nước sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin lớn, đa dạng luôn biến đổi Nhu cầu xác định tuỳ vào công việc, loại cơng việc cần thơng tin gì, theo phạm vi hoạt động quan nhiều yếu tố khác Có thể nói, thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu văn Thông qua văn đơn vị quan thu thập thơng tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày mình, tạo điều kiện cho hoạt động quan đạt hiệu cao Các thông tin thu văn thường là: - Thông tin chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động lâu dài quan; - Thông tin nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan, tổ chức; - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác đơn vị quan với nhau; - Thông tin tình hình đối tượng bị quản lý, biến động quan, chức nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức; - Thông tin kết đạt quản lý Đối với quan, tổ chức thơng tin quan trọng cần thiết để quan, tổ chức hoạt động có hiệu b) Văn phương tiện hữu hiệu việc truyền đạt định quản lý Trong quản lý, truyền đạt định có ý nghĩa quan trọng địi hỏi khơng cần nhanh chóng mà cịn phải xác, đối tượng Vấn đề đặt phải truyền đạt để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu nhiệm vụ nắm bắt ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình phấn khởi thực nhận định Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu xác làm cho định quản lý khó có điều kiện thực thực với hiệu thấp, chí khơng hiệu Thực tế cho thấy văn hệ thống văn có vai trò quan trọng việc truyền đạt định quản lý Chúng có khả giúp cho việc truyền đạt thông tin quản lý cách rộng rãi, đồng loạt có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý Vì vậy, trình thực cần phải ý đến việc sử dụng hợp lý văn bản, xây dựng hệ thống chu chuyển văn quan cho khoa học để chúng phục vụ tốt cho việc truyền đạt định quản lý Truyền đạt định quản lý việc sử dụng văn phương tiện để truyền đạt khía cạnh quan trọng việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học suất làm việc người quản lý, quan bị hạn chế Văn giúp cho nhà quản lý tạo mối quan hệ mặt tổ chức quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu mình, hướng hoạt động thành viên vào mục tiêu quản lý c) Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý Kiểm tra điều kiện tất yếu để đảm bảo cho máy lãnh đạo quản lý hoạt động có hiệu Nếu khơng có kiểm tra chặt chẽ thiết thực thị, nghị quyết, định quan lãnh đạo quản lý lý thuyết sng V.I Lênin nói kiểm sốt kiểm tra việc thực phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy quan nhà nước, quan kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động cách tích cực, có hiệu Trong thực tế, có nhiều phương tiện để thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý nhà nước, phương tiện quan trọng thiếu cho cơng tác kiểm tra hệ thống văn quản lý nhà nước Tuy nhiên, công tác kiểm tra văn thu kết cần phải tổ chức cách khoa học Cần xác định rõ phải có văn để phục vụ cho cơng tác kiểm tra biện pháp áp dụng văn để kiểm tra công việc đơn vị Để việc kiểm tra có hiệu quả, cần ý hai phương diện: tình xuất văn hoạt động quan đơn vị trực thuộc; hai nội dung văn việc thực văn thực tế Ở mức độ khác nhau, hai phương diện cho thấy chất lượng hoạt động thực tế quan Việc kiểm tra hoạt động máy lãnh đạo quản lý thông qua hệ thống văn tách rời với việc phân cơng trách nhiệm cách cụ thể, xác cho phận, cán đơn vị hệ thống bị quản lý Nếu phân cơng khơng rõ ràng, thiếu khoa học khơng thể tiến hành kiểm tra có kết Chủ tịch Hồ Chí Minh nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết nghị có thi hành không, muốn biết sức làm, làm qua chuyện có cách khéo kiểm sốt” d) Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Xây dựng hệ thống pháp luật hành nhằm tạo sở cho quan hành nhà nước, cơng dân hoạt động theo chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với phân chia quyền hành quản lý nhà nước Khi xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước cần ý đảm bảo yêu cầu nội dung hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan luật định cho văn ban hành có giá trị điều hành thực tế khơng mang tính hình thức, ngun tắc, văn đảm bảo quyền uy quan nhà nước Đây yêu cầu quan trọng công cải cách hành quốc gia 1.1.3 Phân loại văn quản lý nhà nước Văn QLNN tập hợp văn ban hành tạo nên chỉnh thể văn cấu thành hệ thống, tất văn có liên quan mật thiết với phương diện, xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic khoa học Hệ thống văn QLNN gồm nhiều loại, chủ thể khác ban hành, loại có tính chất đặc thù riêng Văn phân loại theo tiêu chí khác tùy theo mục đích nội dung phân loại Các tiêu chí là: - Phân loại theo hiệu lực pháp lý; - Phân loại theo tác giả; - Phân loại theo tên loại; - Phân loại theo nội dung; - Phân loại theo thời gian địa điểm hình thành; - Phân loại theo kỹ thuật chế tác - Theo Điều Nghị định Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư, hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 + Văn hành Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển + Văn chuyên ngành Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, phân loại văn quản lý nhà nước sau: a) Văn quy phạm pháp luật (QPPL) - Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hệ thống văn QPPL quy định chi tiết Điều Luật ban hành văn QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành QPPL Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ thơng qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002 Theo đó, hệ thống văn QPPL bao gồm: Văn Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị Văn ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết; 10 Mẫu 2: Quyết định (ban hành quy chế, quy định) UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…/…/QĐ-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Ban…… UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Căn Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003; Căn Nghị định số…/NĐ-CP ngày tháng…năm…của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức …….; Căn Thông tư liên số /TTLB ngày…tháng…năm…của …và ban tổ chức cán phủ hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan …….địa phương; Theo đề nghị cán Ban…………phường Yên Phụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành quy chế tổ chức hoạt động ……… phường Yên Phụ kèm theo Quyết định Điều Ban… phường có trách nhiệm triển khai thực quy chế tới thành viên Ban Điều Quyết định thay Quyết định số …/QĐ-UB ngày …/…/… có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Ban….phường, thành viên Ban phận có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định 84 TM UỶ BAN NHÂN DÂN Nơi nhận: CHỦ TỊCH - UBND quận Tây Hồ; - Đảng uỷ - HĐND phường; - Phòng….quận; Phạm Khánh Sinh - Lưu: VP c) Mẫu hố Thơng báo: Mẫu1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND n Phụ, ngày …tháng…năm… THƠNG BÁO Kết bình xét danh hiệu vận động “………………”phường Yên Phụ Kính gửi: Ban vận động cụm dân cư số … Ban đạo vận động “…………………….” phường Yên Phụ nhận kết bình xét ban vận động cụm Sau rà soát lại tiêu thi đua, mặt cơng tác trình họp Hội đồng thi đua khen thưởng phường để đánh giá, công nhận đề nghị cấp khen thưởng, ban đại phường thông báo cho cụm dân cư số …như sau: Năm…, nhân dân cán cụm…đã có nhiều cố gắng thực “…………………………….”thể hoàn thành….chỉ tiêu….và nhiều mặt cơng tác trì tích cực Nhưng cụm dân cư số…còn số hạn chế là……………Vì vậy, hội đồng thi đua khen thưởng ban đạo vận động phường đánh giá: - ……………………………… ; - …………………………………….; - …………………………………………… 85 Vậy xin thông báo để ban vận động cụm dân cư số …biết TM UỶ BAN NHÂN DÂN Nơi nhận: CHỦ TỊCH - Đảng uỷ - HĐND phường; - Như trên; - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… THÔNG BÁO Về việc tổ chức trợ giúp pháp lý lưu động phường Để thực tốt công văn số …….ngày …/tháng ….năm…của Phòng tư pháp quận tổ chức pháp lý lưu động phường UBND phường vào tình hình thực tế nhu cầu hiểu biết pháp luật nhân dân phường đăng ký lịch tổ chức hoạt động trợ giúp pháp lý lưu động miễn phí cho nhân dân với Phòng Tư pháp Sở Tư pháp Hà Nội UBND phường thông báo kế hoạc trợ giúp pháp lý sau: - Hình thức trợ giúp: ………………… ; - Đối tượng điều kiện trợ giúp:………………….; - Hồ sơ cần mang theo:……………………………….; - Thời gian:……………………; - Địa điểm:………………………………; Trong trình thực hiện, cụm dân cư, tổ dân phố cá nhân có điều chưa rõ xin liên hệ với phận tiếp dân, Ban Tư pháp phường (ông Phan Quốc Chính, bà Phạm Thị Kim Ánh - ĐT: 239 696) Vậy xin thơng báo để tồn thể nhân dân biết Nơi nhận: - Đảng uỷ - HĐND phường; TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH 86 - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh d) Mẫu hố Cơng văn: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc PHƯỜNG YÊN PHỤ Số:…./UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v: Đề nghị khen thưởng Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ; - ……………………………………… Thực Công văn số …….ngày…tháng…năm… UBND quận Tây Hồ việc bình xét, đề xuất quận thành phố khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc cơng tác thực hiện………….Ban đạo thực ………………… phường Yên Phụ trí đề xuất khen thưởng tập thể cá nhân sau: - Tập thể: Đề xuất thành phố khen thưởng: Ban đạo thực hiện……………………………………phường Yên Phụ - Cá nhân: Đề nghị quận khen thưởng: đồng chí ……………… -(chức vụ) Nơi nhận: - Như trên; TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Phòng……… ; - Đảng uỷ - HĐND phường; - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh 87 Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Số:…./UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v Mời họp Kính gửi:…………………………… Để chuẩn bị cho ……………………………, UBND phường Yên Phụ kính mời đồng chí………….tham dự họp : ……………………………………………………………………… Thời gian: từ… giờ….ngày….tháng… năm… Địa điểm:……………………… Đề nghị:……………………………………… Yêu cầu đến họp thành phần mời Nơi nhận: - UBND phường; TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh 88 e) Mẫu Tờ trình: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Số:…./TTr-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc xin sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm …để cải tạo đường bê tơng, cống nước ngõ…An Dương Kính gửi: Hội đồng nhân dân phường Yên Phụ Căn báo cáo tổng hợp ý kiến cử tri HĐND phường Yên Phụ, tình hình thực tế tuyến cống ngõ …An Dương thuộc cụm…do sử dụng lâu năm xuống cấp, nước khơng thường xun bị ngập úng gây vệ sinh mơi trường Vậy UBND phường kính đề nghị HĐND phường phê duyệt sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm…để cải tạo lại đường bê tông cống thoát nước với số tiền dự kiến… (bằng chữ) Sau có phê duyệt HĐND phường, UBND phường làm đầy đủ thủ tục đầu tư xây dựng theo quy định hành Nơi nhận: - Như trên; TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh 89 Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Số:…./TTr-UBND Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc tổ chức (nêu hoạt động đề nghị phê duyệt) Kính gửi:…………………………………… Để (nêu mục đích, lý thực hoạt động)…, UBND phường Yên Phụ đề nghị… (nêu tên quan hay chức danh thủ trưởng quan ) cho phép tổ chức…(nêu hoạt động đề nghị phê duyệt)…và phê duyệt chương trình cụ thể sau: Thời gian, địa điểm tiến hành hoạt động Nội dung hoạt động chương trình, phương pháp cụ thể để tiến hành hoạt động Thành phần tham gia hoạt động Kinh phí cho hoạt động dự trù phân bổ kinh phí Phân cơng cơng việc trách nhiệm Các vấn đề khác có Việc tổ chức (nêu tên hoạt động) là…(khẳng định ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động)… Vậy UBND phường Yên Phụ kính trình (nêu tên quan hay chức danh thủ trưởng quan) xem xét phê duyệt Xin trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: TM UỶ BAN NHÂN DÂN - …………; CHỦ TỊCH - ………… ; - Lưu: VP Phạm Khánh Sinh 90 3.3 Về đội ngũ cán công chức Cán gốc công việc Đảng Nhà nước ta luôn coi trọng công tác cán Việc đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán công chức nhằm trang bị cho họ kiến thức pháp luật, QLNN, đặc biệt soạn thảo văn yêu cầu cấp thiết công tác cán công chức quan nhà nước - Hiện công tác soạn thảo văn UBND phường Yên Phụ chủ yếu cán tư pháp thực (có trình độ cử nhân Luật) Vì cần phải tăng cường trang bị kiến thức quản lý nhà nước, kiến thức văn phòng tất cán quan +) Mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn để người có điều kiện học hỏi, trao đổi giúp đỡ lẫn Một số cán có kinh nghiệm cơng tác lâu năm, am hiểu rõ cơng tác văn truyền đạt kiến thức cho cán khác, đặc biệt cán trẻ +) Cử cán theo học lớp tập huấn văn Học viện Hành Quốc gia Cụ thể Chính phủ cần có đạo Bộ Nội vụ phối hợp với Học viện Hành Quốc gia mở lớp về: - Việc chuẩn hoá thuật ngữ văn QLNN; - Một số biện pháp nhằm tránh sử dụng ngữ văn QLNN; - Về vấn đề xưng hô văn QLNN; - Về vấn đề viết hoa văn QLNN; - Vấn đề đặt câu văn QLNN; … Bên cạnh cần phải xây dựng tạp chí ngôn ngữ tạo điều kiện cho tất cán công chức tham gia học lớp bồi dưỡng đào tạo kỹ hành (đặc biệt vấn đề soạn thảo văn bản) Học viện Hành Quốc gia tiếp cận Mặt khác, trình giảng dậy, Khoa văn cơng nghệ hành nên biên soạn tập văn phong ngơn ngữ hành 91 công vụ cán bộ, công chức thực hành nhằm nâng cao kỹ soạn thảo văn QLNN, từ vấn đề ngơn ngữ văn đảm bảo Tuy nhiên, điều quan trọng việc tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng soạn thảo văn cần thực thường xuyên, có phương thức đào tạo đạt kết cao +) Đi đơi với sách đào tạo cần có sách đãi ngộ cán làm tham mưu công tác soạn thảo văn +) Có thể áp dụng kinh nghiệm sách tiếp nhận cán mà ông cha ta làm, tức tuyển dụng, việc kiểm tra u cầu chun mơn, kiểm tra trình độ văn bản, yêu cầu soạn thảo loại hình văn định coi tiêu chuẩn CBCB tuyển dụng - Căn vào tiêu chí trình độ ban hành, tổ chức quản lý sử dụng định quản lý nhà nước thông qua văn để tuyển chọn bầu bổ nhiệm cán vào chức danh quản lý nhà nước, đặc biệt chức danh tư pháp văn phịng Những tiêu chí phải nhà nước quy định tiêu chuẩn khác công chức - Muốn thu hút để xây dựng, ổn định sử dụng lâu dài đội ngũ cán cấp xã (phường), vấn đề cấp thiết đặt phải nhanh chóng sửa đổi chế độ, sách cho phù hợp Trong tiến trình cải cách máy hành nhà nước nay, việc tinh giảm máy điều tất yếu Vì cần phải có quy chế lựa chọn cán hợp lý, đảm bảo cán lựa chọn đảm đương nhiệm vụ phân công chế tiền lương chế đãi ngộ khác thoả đáng, tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác, cống hiến 3.4 Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn Hiện nay, nguồn ngân sách nhà nước hạn hẹp đặc biệt ngân sách phân bổ sở xã ,phường, thị trấn so với nhu cầu quản lý nhà nước Mặt khác khoảng thời gian 10 năm trở lại UBND quận Tây Hồ chưa có quan tâm thoả đáng mặt UBND phường Yên Phụ Điều gây khơng khó khăn cho hoạt động UBND phường, 92 có hoạt động soạn thảo văn Để soạn thảo văn đảm bảo yêu cầu mặt thời gian, mỹ thuật, kỹ thuật khơng thể dựa trình độ cơng nghệ lạc hậu Chính việc đổi công nghệ, sử dụng trang thiết bị đại (như máy vi tính, fax, photocopy …) soạn thảo việc làm cần thiết, không dựa vào nỗ lực quyền sở mà cịn phụ thuộc nhiều vào hỗ trợ từ phía Nhà nước quan quản lý cấp 3.5 Một số kiến nghị khác - Cần lập chương trình xây dựng văn quản lý nhà nước kế hoạch liên quan giải công việc cụ thể liên quan tới công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Xác định loại văn cần ban hành, thời gian ban hành, vấn đề đề cập, quan - người chủ trì - phận soạn thảo, kinh phí cho cơng tác soạn thảo - Việc rà soát, hệ thống hoá cần phải tiến hành thường xuyên hơn, tuỳ thuộc vào khối lượng văn ban hành, nhiên không nên 03 tháng, có phát điểm mâu thuẫn bất hợp lý để có sửa đổi, bổ sung, tổng kết, rút kinh nghiệm - Việc giám sát, kiểm tra sử lý văn trái pháp luật phải tiến hành thường xuyên, từ khắc phục sai sót q trình ban hành; hạn chế tác động tiêu cực trình thực đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia tăng lòng tin nhân dân quyền - Coi trọng cơng tác phổ biến pháp luật đến cán quan, kỳ họp giao ban tuần, tháng phải đưa văn pháp luật thảo luận, cung cấp để cán cập nhật thông tin pháp luật mới, tạo tiền đề cho việc ban hành văn mang tính hợp pháp, hợp lý thống - Dựa vào văn Nhà nước, quan nhà nước cấp để định xây dựng quy trình ban hành văn quản lý nhà nước phường phù hợp với thực tế - Đẩy mạnh công tác nắm bắt tình hình, cơng tác giúp cho chủ thể quản lý đánh giá tình hình thực tiễn đời sống xã hội từ có 93 định phù hợp với trình độ phát triển sản xuất kinh tế - văn hoá - xã hội phường n Phụ, thơng qua cách sau để nắm bắt tình hình: + Cử cán trực tiếp xâm nhập xuống tổ dân phố thuộc địa bàn + Nắm bắt tình hình thơng qua báo cáo cấp dưới, tổ trưởng tổ dân phố, nắm tình hình thơng qua thơng tin từ quan ngôn luận Đảng Nhà nước báo, đài… + Nắm tình hình thơng qua cơng tác tra, kiểm tra hay qua việc giải khiếu nại, tố cáo công dân Thông qua hoạt động này, chủ thể quản lý có thơng tin xác, đầy đủ, hệ thống để từ ban hành định quản lý phù hợp với thực tiễn, thúc đẩy vận động theo ý chí chủ thể quản lý thúc đẩy phát triển đời sống kinh tế - xã hội 94 KẾT LUẬN Văn công cụ quan trọng thiếu để đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục quan, tổ chức nói chung UBND phường Yên Phụ nói riêng Nhận thức tầm quan trọng công tác ban hành văn bản, lãnh đạo UBND phường Yên Phụ quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để việc ban hành văn tuân theo quy trình khoa học đáp ứng tốt nhu cầu phát triển địa phương Tuy nhiên bên cạnh đó, cơng tác văn UBND phường Yên Phụ tồn số bất cập cần khắc phục, việc sử dụng ngôn ngữ Công tác xây dựng ban hành văn UBND phường Yên Phụ ngày trở lên xúc trước yêu cầu cơng đổi đất nước Vì vậy, với đề xuất, kiến nghị khoá luận này, tác giả hi vọng đóng góp phần nhỏ bé vào việc đảm bảo tính chuẩn mực ngơn ngữ nhằm nâng cao chất lượng văn UBND phường Yên Phụ Với thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng, thân lại chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nên kháo luận khó tránh khỏi thiếu sót định Tơi mong tập thể lãnh đạo UBND phường Yên Phụ, thầy cô giáo bạn đóng góp ý kiến để khố luận tốt nghiệp có kết hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành VBQPPL ngày 12/11/1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành VBQPPL ngày 16/12/2002 Luật ban hành văn QPPL HĐND UBND (2004) Luật Tổ chức HĐND UBND (2003) Nghị định Chính phủ số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn QPPL HĐND UBND Nghị định Chính phủ số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành VBQPPL Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành VBQPPL Học viện Hành Quốc gia, (2004), Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội Thanh Lưu Kiếm Thanh, (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành Nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội Thanh Lưu Kiếm Thanh, (1998), Kỹ thuật lập quy, Nxb Lao động, Hà Nội Thâm Nguyễn Văn Thâm, (2003), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 10 Quỳnh Nguyễn Hữu Quỳnh, (1996), Tiếng Việt đại, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam, Hà Nội 11 Việt Bùi Khắc Việt, (1997), Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 12 Ánh Tạ Hữu Ánh, (1999), Soạn thảo, ban hành quản lý văn QLNN, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 13 DânNguyễn Đức Dân, (1995), Tiếng Việt(thực hành), Đại học Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh 96 14 Thuyết Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên) - Nguyễn Văn Hiệp, Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội 15 Lịch sử Đảng phường Yên Phụ 16 Báo cáo số 54/BC- UBND ngày 26/03/2007 công tác văn thư lưu trữ UBND phường Yên Phụ năm 2007 17 Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31/07/2006 UBND phường Yên Phụ việc ban hành Quy chế làm việc UBND phường Yên Phụ 18 Lạc Đinh Trọng Lạc (chủ biên), (2001), Phong cách học tiếng Việt, XNB Giáo dục, Hà Nội 19 Dung Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến, (1997), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, NXB Thống kê, Hà Nội 20 Tân Văn Tân, (1997), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 21 Thanh Vương Thị Kim Thanh, (2006), Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản, Nxb Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh 22 Ngữ pháp tiếng Việt, (1983), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 23 Ban hành văn quy phạm pháp luật quan QLNN tỉnh Đồng Nai Luận văn Thạc sĩ – Hồ Văn Năm – 2000 24 Ban hành quản lý văn QLNN cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ) Luận văn Thạc sĩ – Nguyễn Văn Bình – 2002 25 Hồn thiện việc ban hành văn QLNN hệ thống quan hành nhà nước Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 97 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC DO UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ BAN HÀNH 98