Tiểu luận xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho cơ quan hành chính nhà nước

Công cuộc cải cách hành chính của nước ta được tiến hành trong điều kiện nền kinh tế thị trường và xu thế hợp tác kinh tế quốc tế và hội nhập đã tạo ra những chuyển biến tích cực góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội theo mục tiêu Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh . Để thực hiện công tác cải cách hành chính cho có hiệu quả, việc làm đầu tiên là phải quan tâm đến công tác cán bộ . Vì “ Cán bộ là dây chuyền của bộ máy, nếu dây chuyền không tốt, không chạy thì động cơ dù tốt, dù chạy toàn bộ máy cũng tê liệt. Cán bộ, công chức là những người đem quan điểm ,chủ trương của Đảng và Nhà nướctrong nhân dân, nếu cán bộ dở thì chính sách hay cũng không thể thực hiện được”. Theo chủ tịch Hồ Chí Minh : Công việc Đảng, Nhà nước bao gồm nhiều lĩnh vực đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ, công chức tốt để thực thi công vụ. “Có cán bộ tốt, việc gì cũng xong, muôn việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộ tốt hoặc kém. Đó là một chân lý...”. Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X cũng đã nêu ra những bài học về công tác tổ chức tuyển chọn, bố trí nhân sự hành chính : “Phải tuyển chọn, bố trí đúng cán bộ, đáp ứng được yêu cầu công việc, phải giao nhiệm vụ rõ ràng và quyền hạn tương xứng cho người đứng đầu tổ chức, từng đơn vị, kể cả quyền hạn về tổ chức bộ máy, đồng thời phải yêu cầu rất cao về trách nhiệm đối với cán bộ, nhất là người đứng đầu. Khi không hoàn thành được nhiệm vụ, công việc trì trệ hoặc có sai phạm, kiên quyết sử lý nghiêm minh, kịp thời, kể cả thay thế…”Và để có cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức và những người thực thi công vụ hợp lý đáp ứng được yêu cầu cũng như nhiệm vụ của Nhà nước và nhân dân giao phó thì trước hết ở mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước cần xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho tổ chức mình – có thể nói đây là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng. Xây dựng kế hoạch cho đội ngũ nhân sự hành chính hàng năm là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục nhằm mục đích đảm bảo tính hiệu quả trong thực thi công vụ của cán bộ, công chức nhà nước.Trong quá trình học tập và nghiên cứu môn học “ Quản lý nhân sự hành chính nhà nước “ cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo bộ môn, nhóm thực hiện đã lựa chọn đề tài : “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho cơ quan hành chính nhà nước” . Đây là một nội dung quan trọng quyết định đến kết quả hoạt động của tổ chức, bởi lẽ khi chúng ta xây dựng được bản kế hoạch nhân sự hợp lý thì chúng ta sẽ sử dụng nguồn nhân sự hành chính nhà nước một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức. Cũng trong quá trình nghiên cứu đề tài này, nhóm thực hiên đã đi thực tế một cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương để có cái nhìn cụ thể về những nội dung nghiên cứu, qua đó việc tìm hiểu hoạt động “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm tại Ủy ban Nhân dân huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ “ được triển khai.

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình tìm hiểu đề tài này nhóm thực hiện đã gặp không ít khó

khăn nhưng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Thầy Nguyễn Hồng Hoàng – giảng viên bộ môn “ Nhân sự Hành chính Nhà nước “ trong việc định hướng ,

triển khai nội dung nghiên cứu đề tài và giúp đỡ nhóm hoàn thành bài tiểu luậnmột cách tốt nhất Nhóm thực hiện xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầygiáo Tuy vậy, với sự hiểu biết và khả năng còn hạn chế nên bài báo cáo củanhóm không thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức, kínhmong Thầy giáo tiếp tục góp ý để nhóm thực hiện có những chỉnh sửa, bổ sung

để hoàn thành tốt hơn bài tập của mình

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo !

Nhóm thực hiện

A Phần mở đầu

1 Đối tượng nghiên cứu và lý do chọn đề tài.

Công cuộc cải cách hành chính của nước ta được tiến hành trong điều kiện nềnkinh tế thị trường và xu thế hợp tác kinh tế quốc tế và hội nhập đã tạo ra nhữngchuyển biến tích cực góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội theo mụctiêu " Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh " Để thựchiện công tác cải cách hành chính cho có hiệu quả, việc làm đầu tiên là phải quantâm đến công tác cán bộ Vì “ Cán bộ là dây chuyền của bộ máy, nếu dây chuyềnkhông tốt, không chạy thì động cơ dù tốt, dù chạy toàn bộ máy cũng tê liệt Cán

bộ, công chức là những người đem quan điểm ,chủ trương của Đảng và Nhànướctrong nhân dân, nếu cán bộ dở thì chính sách hay cũng không thể thực hiệnđược” Theo chủ tịch Hồ Chí Minh : Công việc Đảng, Nhà nước bao gồm nhiềulĩnh vực đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ, công chức tốt để thực thi công vụ “Cócán bộ tốt, việc gì cũng xong, muôn việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộtốt hoặc kém Đó là một chân lý ”

Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X cũng đã nêu ra những bài học về công tác tổchức tuyển chọn, bố trí nhân sự hành chính : “Phải tuyển chọn, bố trí đúng cán

bộ, đáp ứng được yêu cầu công việc, phải giao nhiệm vụ rõ ràng và quyền hạntương xứng cho người đứng đầu tổ chức, từng đơn vị, kể cả quyền hạn về tổ chức

bộ máy, đồng thời phải yêu cầu rất cao về trách nhiệm đối với cán bộ, nhất làngười đứng đầu Khi không hoàn thành được nhiệm vụ, công việc trì trệ hoặc cósai phạm, kiên quyết sử lý nghiêm minh, kịp thời, kể cả thay thế…”

Và để có cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức và những người thực thi công vụhợp lý đáp ứng được yêu cầu cũng như nhiệm vụ của Nhà nước và nhân dân giao

phó thì trước hết ở mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước cần xây dựng kế hoạch nhân

sự hàng năm cho tổ chức mình – có thể nói đây là một trong những vấn đề quantrọng hàng đầu đối với các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan hành chínhnhà nước nói riêng Xây dựng kế hoạch cho đội ngũ nhân sự hành chính hàngnăm là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục nhằm mục đích đảm bảo tínhhiệu quả trong thực thi công vụ của cán bộ, công chức nhà nước

Trong quá trình học tập và nghiên cứu môn học “ Quản lý nhân sự hành chínhnhà nước “ cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo bộ môn, nhóm thực hiện

đã lựa chọn đề tài : “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm cho cơ quan hành chính nhà nước” Đây là một nội dung quan trọng quyết định đến kết quả hoạt

động của tổ chức, bởi lẽ khi chúng ta xây dựng được bản kế hoạch nhân sự hợp lýthì chúng ta sẽ sử dụng nguồn nhân sự hành chính nhà nước một cách hiệu quảnhất để đạt được mục tiêu của tổ chức Cũng trong quá trình nghiên cứu đề tàinày, nhóm thực hiên đã đi thực tế một cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương để có cái nhìn cụ thể về những nội dung nghiên cứu, qua đó việc tìm hiểu

hoạt động “ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm tại Ủy ban Nhân dân huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ “ được triển khai.

2 Phạm vi nghiên cứu

Trong nội dung đề tài của mình, nhóm thực hiện đã giớ hạn phạm vi nghiên cứuhoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm tại Ủy ban Nhân dân huyện PhùNinh, tỉnh phú Thọ

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, nhóm thực hiện đã sử dụng một số phương pháp sau

● Phương pháp phân tích ;

▪ Kế hoạch : là các chương trình hành động, tập hợp các công việc hoặc bất

kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chiathành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn địnhnhững mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiệnnhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra

▪ Nhân sự : nói đến “ nhân sự “ là nói đến một con người và cách thức bố trí

họ vào một vị trí cụ thể trong tổ chức, hay nhân sự gắn liền với một con người

mà tổ chức đang sử dụng để làm việc cho tổ chức

▪ Nhân sự hành chính nhà nước : được ví là những "nhân viên của nhà

nước" được nhà nước sắp xếp, phân công vào những vị trí công việc, nhân danhcho quyền lực nhà nước trong quá trình thực thi công vụ theo quy định của Phápluật nhằm đảm bảo và nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chínhNhà nước

Do đó, nhân sự hành chính Nhà nước bao gồm :

2 Bản chất của hoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm

Là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân sự trongCQHCNN để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người,đúng việc, đúng nơi, đúng lúc "

Như vậy lập kế hoạch nhân sự kéo theo việc dự báo các nhu cầu của cácCQHCNN trong tương lai về nhân sự và cung cấp nhân sự để đảm bảo rằng tổchức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạtmục tiêu của cơ quan đó

3 Mục đích của hoạt động xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm

● Giúp tổ chức có cái nhìn cụ thể về nguồn nhân lực hiện có trong tổ chức ;

● Xác định được số lượng, chất lượng nhân sự mà tổ chức cần có trong thờigian tới để đáp ứng yêu cầu công việc ;

● Dự báo được những vấn đề nảy sinh trong tổ chức do dư thừa hay thiếu hụtnhân sự ;

● Bảo đảm cho tổ chức có nguồn nhân sự cần thiết để thực hiện mục tiêu, chứcnăng, nhiệm vụ của mình ;

● Duy trì và hoàn thiện nguồn nhân sự trong tổ chức ;

● Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân sự và đảm bảo sự phát triển liên tục củanhân sự trong tương lai ;

● Tạo cơ hội để người lao động làm việc tốt hơn và hài lòng hơn với tổ chức ;

● Kết hợp hài hòa và có hiệu quả với các kế hoạch khác, như : kế hoạch sảnxuất – kinh doanh ; kế hoạch tài chính ;…

● Hướng đến việc tăng hiệu quả trong thực thi công vụ của CBCC trong tổchức

4 Căn cứ pháp lí để xây dựng kế hoạch nhân sự

● Luật cán bộ, công chức ngày 13/11/2008, có hiệu lực thi hành từ ngày01/01/2010

● Nghị định 24/2010/NĐ – CP ngày 15/3/2010 của Chính Phủ quy định vềtuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức

● Nghị định 36/2013/NĐ – CP ngày 22/04/2013 của Chính Phủ quy định về

vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức

● Nghị định 21/2010/NĐ – CP ngày 8/3/2010 của Chính Phủ quy định vềquản lý biên chế công chức

● Nghị định 46/2010/NĐ – CP ngày 27/4/2010 của Chính Phủ quy định vềthôi việc và thủ tục nghỉ hưu đối với công chức

● Nghị định 18/2010/NĐ – CP ngày 05/03/2010 của Chính Phủ quy định vềđào tạo, bồi dưỡng công chức

● Nghị định 34/2011/NĐ – CP ngày 17/05/2011 của Chính Phủ quy định về

xử lý kỷ luật đối với công chức

● Một số văn bản pháp luật có liên quan khác

II Nội dung của “Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm”.

Đây là quá trình xác định trong 1 năm cơ quan đó cần bao nhiêu người với trình

độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu chung của CQHC

đó, xác định nhân sự sẽ làm việc cho tổ chức, lựa chọn các giải pháp để cân đốicung và cầu nhân sự của CQHC trong 1 năm tới

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhànước nói riêng có thể xây dựng dựa trên nhiều cách tiếp cận khác nhau Với mỗicách tiếp cận thì quy trình cũng có sự khác nhau giữa các bước cũng như nộidung từng bước cụ thể

Ở đây nhóm nghiên cứu xin tiếp cận và tìm hiểu lí thuyết về quá trình xây dựng

kế hoạch nguồn nhân lực trong các tổ chức hành chính nhà nước theo 2 cách:

● Kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính chiến lược;

● Kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính chiến thuật, tác nghiệp

II.1 Cách tiếp cận thứ nhất, kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang tính chiến lược

Ở cách tiếp cận này, kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức được tiếp cậnmột cách toàn diện.Mỗi tổ chức trước hết định hướng chiến lược và những kếtquả mà các tổ chức tìm kiếm để đạt được Tiếp theo, xác định cách thức, mô hìnhquản lí nguồn nhân lực vì thành công của tổ chức Sau đó, xây dựng kế hoạchtổng thể nguồn nhân lực trong bước này sẽ phải quyết định số lượng và năng lựcnhân sự mà tổ chức yêu cầu.Đây chính là 3 bước lập kế hoạch, tùy thuộc vàotừng giai đoạn phát triển của mỗi tổ chức mà giai đoạn kế hoạch chiến lực nàyđược hình thành và thể hiện ở những dạng khác nhau

Để có được một bản kế hoạch hoàn hảo đòi hỏi nhà quản lí phải chú ý vàquan tâm thích đáng đến các yếu tố môi trường và yếu tố con người

1 Bước thứ nhất: Định hướng chiến lược

Mỗi tổ chức đều được đặt trong một môi trường cụ thể, bao gồm các yếu tố nộitại của tổ chức và môi trường pháp lí, chính trị, kinh tế, xã hội… môi trường bênngoài là những yếu tố dẫn dắt tổ chức bằng những tầm nhìn, sứ mệnh hay nhiệmvụ; những giá trị và mục tiêu của tổ chức, từ đó xây dựng những mục tiêu cụ thểhay những kết quả mà tổ chức cần đạt tới

2 Bước thứ hai: Thiết kế hệ thống quản lí nguồn nhân lực

Sau khi đã định hình được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức việc tiếp theo làthiết kế, chọn và sắp xếp các kế hoạch, chính sách và các hoạt động quản línguồn nhân lực Một số hoạt động được tiến hành trong bước này như sau:

● Xác định các chính sách và hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực thíchứng để hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu;

● Xác định các hoạt động có liên quan đến nguồn nhân lực;

● Xem xét tổng thể hệ thống việc làm của tổ chức

Trong khu vực nhà nước nói chung và hành chính nhà nước nói riêng hoạtđộng này ít được quan tâm, vì đây chính là nền tảng chung cho mọi tổ chức vàpháp luật đã quy định Mỗi tổ chức chỉ dựa vào đó để vận dụng một cách thíchứng với tổ chức cụ thể

3 Bước thứ ba: Lập kế hoạch tổng thể lực lượng lao động.

Về nguyên tắc, toàn bộ hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước tiến hànhxác định tổng thể nguồn lao động cần Đồng thời mỗi tổ chức hành chính cũng cóthể xác định cụ thể lao động tổng quát chung cho từng giai đoạn:

Xác định số lượng và năng lực của nhân sự tổ chức đòi hỏi phải dựa trênthiết kế tổ chức và thiết kế công vụ Xác định đòi hỏi, yêu cầu về nguồn nhân lựchay lực lượng lao động trong tương lai là một trong những thách thức của các nhàquản lý liên quan đến nguồn nhân lực…Đây chính là một phần công việc củaxây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổ chức và là kết rất được quan tâm củanhững người liên quan Trong giai đoạn này tập trung vào một số hoạt động cơbản như sau:

● Xác định một cơ cấu tổ chức hợp lí, thích ứng để hỗ trợ cho việc thực hiệnmục tiêu

● Xác định và hiểu cơ cấu công ivệc của tổ chức Xem xét dựa trên chức năng

nhiệm vụ để phân chia thành các công việc khác nhau;

● Phân tích để xác định những hạn chế, mặt yếu của nguồn nhân lực hiên nay

cũng như đòi hỏi của nguồn nhân lực(trong tương lai);

● Xác định khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu

II.2 Cách tiếp cận thứ hai,kế hoạch nguồn nhân lực mang tính chiến

thuật, tác nghiệp.

Rất nhiều tổ chức lớn và Chính phủ các nước đưa ra những định hướng cụ

thể cho cách xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực của các tổ chức cấu thành nên tổ

chức hay cơ quan nhà nước Trong điều kiện của Việt Nam việc này cũng được

thực hiện tuy nhiên thường chỉ dừng lại ở việc “xin thêm biên chế”

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân sự trong cơ quan, tổ chức

Phân tích, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực giai đoạn kế hoạchPhân tích môi

Văn bản hóa kế hoạch nguồn nhân sự tương lai(dự thảo, bản cuối cùng)

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực hay nhân sự tổ chức ở cách tiếp cận này cũngđược thực hiện theo nhiều bước khác nhau và sự phân chia thành các giai đoạnchỉ mang tính tương đối Cụ thể thực hiện theo một số bước như sau:

● Phân tích môi trường ;

● Phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức ;

● Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong giai đoạn kế hoạch hàng năm ;

● Phân tích mối quan hệ cung-cầu về nguồn nhân lực trên thị trường lao động;

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh

kế hoạch theo giai đoạn

Triển khai thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực

● Văn bản hóa kế hoạch nguồn nhân lực tương lai;

● Triển khai thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực;

● Kiểm tra đánh giá, điều chỉnh kế hoạch theo từng giai đoạn hoạt động của tổchức

1 Phân tích môi trường.

Là quá trình phân tích môi trường mà trong đó tổ chức hình thành , tồn tại vàphát triển Đây là cơ sở cho việc xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch nhân

sự cho tổ chức

Có 2 loại : Môi trường bên trong tổ chức

Môi trường bên ngoài tổ chức

- Phân tích môi trường bên trong bao gồm một số yếu tố:

▪ Mục tiêu phát triển của tổ chức( doanh nghiêp, cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị, chính trị-xã hội);

▪ Văn hóa công ty là tập hợp nhiều giá trị làm nên bản sắc của tổ chức Có thể

sử dụng nhiều người để nhận biết tổ chức một cách cụ thể

- Phân tích môi trường bên ngoài của tổ chức bao gồm:

▪ Tình hình phát triển kinh tế-xã hội nơi tổ chức đang tồn tại, hoạt động;

▪ Những vấn đề liên quan đến lao động, việc làm và thị trường lao động;

▪ Những yếu tố cạnh tranh cả về sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cũng nhưnguồn nhân lực;

▪ Môi trường khoa học-công nghệ;

▪ Môi trường pháp luật

Thông thường các yếu tố môi trường bên ngoài có thể dễ nhận biết nếu tổchức có cơ chế thu thập thông tin Tuy nhiên nhiều yếu tố bên ngoài khó có thểnhận biết do sự thay đổi( ví dụ hệ thống văn bản pháp luật của nhà nước)

2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức

Công việc đầu tiên của các nhà quản lý nhân sự trong việc xây dựng kếhoạch nhân sự của tổ chức là xem xét lại tình trạng nhân sự hiện nay Hoạt độngnày nhằm mục đích đánh giá được ưu điểm – nhược điểm của nhân sự trong tổchức Nhiều nhà quản lý gọi đây là bước kiểm kê lại nhân sự của tổ chức để xâydựng kế koạch cho giai đoạn tiếp theo Trong các tổ chức nhỏ, vấn đề kiểm kêkhông gặp nhiều khó khăn nhưng tổ chức lớn như các tập đoàn, tổng công ty hay

hệ thống các cơ quan nhà nước việc kiểm kê này gặp không ít khó khăn Nhiềunước không có số liệu chính xác về người làm việc cho các cơ quan nhà nước nóichung

Áp dụng những công nghệ hiện đại và quy định về thống kê nhân sự có thểgiúp cho các nhà quản lý nhanh chóng có được bản kiểm kê nhân sự hàng quý,nửa năm và hàng năm

Kiểm kê nhân sự không chỉ đơn thuẩn dừng lại ở số lượng nhân sự hiệnđang được sử dụng của các đơn vị, các tổ chức hành chính nhà nước mà vấn đềquan trọng hơn của báo cáo kiểm kê nhân sự chỉ ra được các đặc trưng chủ yếucủa nguồn nhân lực như: tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, tay nghề vàcác yếu tố nhân sự khác Báo cáo nhân sự cũng tiến hành đồng thời việc phân tíchcông việc trong tổ chức hiện tại.xác định các loại công việc và các đòi hỏi cầnthiết cho các loại công việc đó

Ví dụ, một công việc ở bâc 3 chuyên viên chính là gì? Nó cần những con người

có trình độ, kĩ năng, kiến thức gì; sự khác nhau giữa bậc 3 chuyên viên chính vớibậc một hay bậc hai là gì hay chỉ do thâm niên để chuyển tù bậc ba lên bậc bốn

mà không cần có yêu cầu nào khác?

Phân tích công việc và trả lời được các câu hỏi trên cũng chính là cách thức

để xác định người cần thiết cho các vị trí đó Đây cũng là một công việc khó khăncho mô hình nhân sự theo chức nghiệp lấy thâm niên làm yếu tố quan trọng choviệc tăng bậc hay chuyển ngạch

Bằng việc thu thập các thông tin thông qua phân tích công việc, các nhàquản lý mô tả công việc bằng báo cáo cụ thể: việc gì người lao động phải làm,làm như thế nào và tại sao phải làm như vậy

Đây là hoạt động thường xuyên, mang tính cập nhật của quản lý nguồn nhânlực tổ chức, cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết cho nhà quản lý nhân sự

3 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức theo kế hoạch.

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là dự báo số lượng và cơ cấu cần thiết để hoànthành khối lượng công việc trong một thời kì nhất định

● Căn cứ để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

▪ Khối lượng công việc

▪ Trình độ trang thiết bị kỹ thuật, thay đổi về công nghệ và khả năngthay thế

▪ Cơ cấu nghành nghề theo yêu cầu công việc

▪ Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên

▪ Tỉ lệ nghỉ việc

● Phân loại nhu cầu nguồn nhân lực

▪ Nhu cầu nhân lực ngắn hạn

▪ Nhu cầu nhân lực dài hạn

● Các phương pháp dự báo nguồn nhân lực

▪ Đánh giá của các chuyên gia

▪ Kỹ thuật delphi

▪ Phân tích xu hướng

▪ Phương pháp phân tích hệ số

▪ Phân tích tương quan

▪ Phương pháp hồi quy

a Phương pháp đánh giá của chuyên gia

Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến khi tiên hành dự báo nguồn lực cầnthiết cho tổ chức Các chuyên gia được mời tham gia dự báo dựa vào kinhnghiệm của mình để đưa ra những ý kiến đánh giá, ước tính nguồn nhân lực cho

tổ chức

b.Phương pháp kỹ thuật delphi

Phương pháp có những nét tương tự như phương pháp chuyên gia Cách thức tiếnhành phương pháp nhiều vòng, độc lập, có sự trao đổi những vòng sau kế tiếp đểtìm kiếmđược thông số chung nhất

c Phương pháp xu hướng

Đây là phương pháp đòi hỏi có số liệu thống kê nhiều năm và khi quy luật vậnđộng và phát triển của tổ chức khá ổn định Không ít tổ chức áp dụng phươngpháp này dưới hình thức "biên chế"gia tăng đều hàng năm Điều này không chínhxác do sự thay đổi của môi trương

d Phương pháp phân tích hệ số

Đây là phương pháp xác định thông qua mối tương quan giữa gia tăng khối lượngsản phẩm, hàng hóa và dịch vụ hay quy mô sản xuất kinh doanh Căn cứ vào hệ

số gia tăng nguồn nhân lực tương ứng Điều này đòi hỏi tổ chức phải có số liệuthống kê mang tính trung bình hàng năm về tương quan gia tăng sản xuất, cungcấp hàng hóa và dịch vụ tương ứng với hệ số gia tăng nguồn nhân lực

e Phương pháp phân tích tương quan

Có thể sử dụng một cặp tham số có tính phụ thuộc tương quan lẫn nhau để có thể

dự báo nhân lực Thông thương phương pháp này được biểu diễn thành ma trận

➢ Các yếu tố được đề cập khi tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:

▪ Mô phỏng, đó là sự cố gắng xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức nhằmđáp ứng, duy trì và phát triển sự tăng trưởng của tổ chức trong tương lai

▪ Thừa, thiếu, thông qua kiểm toán nguồn nhân lực hiện tại đánh giá nguồnnhân lực trong tương lai

▪ Đưa ra các câu hỏi và tìm câu trả lời: ai đảm nhận vị trí hiện tại, có sự thayđổi gì đối với vị trí đó, ai sẽ đặt vào đó trong tương lai, kế hoạch để đáp ứng nhưthế nào

▪ Thị trường lao động trong tương lai như thế nào?

▪ Đòi hỏi của tổ chức

▪ Phân tích môi trường tổ chức đang tồn tại, vận động và phát triển

▪ Dự báo xu thế, dựa vào số liệu quá khứ về nguồn nhân lực và các yếu tố liênquan để tìm ra xu thế

▪ Dự báo nhu cầu từ dưới lên, từ các phòng ban nhỏ nhất

Phát triển của tổ chức và sự thay đổi là yếu tố thách thức đối với nhà quản lýnguòn nhân lực đang phải đối mặt Với sự phát triển không ngừng của khoa học

kĩ thuật, năng suất lao động tăng lên, những đòi hỏi nguồn nhân lực trình độ cao

để đáp ứng, đương đầu với những thách thức cảu sự cạnh tranh và thay đổi, phùhợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai.

4 Văn bản hóa kế hoạch nguồn nhân lực trong tương lai của cơ quan, tổ chức dựa trên những văn bản của cấp trên

Sau khi tiến hành công tác dự báo nguồn nhân lực với những thông tin thu thậpđược các nhà quản lý sẽ tiến hành làm báo cáo hay đưa ra bản kế hoạch quyếtđịnh về số lượng nhân sự của cơ quan, tổ chức mình cần trong tương lai

Dưới đây là quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ về chỉ tiêu biên chế của các cơ

quan hành chính năm 2012 ( có văn bản đính kèm )

5 Triển khai xây dựng các kế hoạch nhân sự

5.1 Kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng là một phần của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.thôngqua quá trình phân tích và tổng hợp thông tin từ thực tế mà tổ chức dự liệu sốlượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực cần có cho sự phát triển của tổ chứctrong hiện tại và tương lai Để xây dựng được một bản kế hoạch nhân sự thì nhữngviệc mà nhà quản lý cần làm là:

a Xác định nhu cầu cần tuyển

Trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung và cơ quan nhà nước nói riêng thìviệc xác định nhu cầu cần tuyển là 1 vấn đề quan trọng và phức tạp.Xác định nhucầu nhân sự cần bổ sung đòi hỏi phải đi từ các bộ phận nhỏ cấu thành cơ quan quản

lý hành chính nhà nước,nghĩa là từ cấp cơ sở, mỗi đơn vị cần mô tả lại công việccủa tổ chức chi tiết trên cơ sở nhiệm vụ được giao,đồng thời xác định những côngviệc sẽ phát sinh trong tương lai

Mỗi đơn vị nhỏ trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước cần xác định nhucầu nhân sự như sau:

-Tên phòng ban đơn vị có nhu cầu nhân sự thay đổi

-Vị trí việc làm cần có sự thay đổi về nhân sự

-Những thông tin cần thiết về nhu cầu công việc cần tuyển

-Nhũng thông tin về điều kiện hợp đồng

Các cơ quan nhà nước thường ít quan tâm đến việc xác định ban đầu nhu cầu nhân

sự mới của mình 1 cách chiến lược mà thường được phân bổ theo chỉ tiêu biên chế

từ cơ quan quản lý nhân sự cấp trên

Ví dụ: Thông qua những báo cáo và đề nghị của Bộ Nội vụ, Chính phủ phân bổ chỉtiêu biên chế cho các bộ ngành,tỉnh Tỉnh lại phân bổ cho các địa phương

Vì thường không tiến hành phân tích công việc và nhân sự ngay từ đầu nên việc bổsung nhân sự mang tính gia tăng,năm nào cũng xin thêm biên chế,làm cho tìnhtrạng vừa thiếu vừa thừa luôn xảy ra.Điều này khiến cho bộ máy nhà nước phình tora

b Xác định yêu cầu đối với vị trí cần tuyển:

-Mô tả công việc cần phải đảm nhận (bản mô tả công việc)

+Bản mô tả công việc càng chi tiết càng dễ cho việc bổ sung nhân sự mới

+Bản mô tả công việc phải trả lời được các câu hỏi như:chức danh công việc?,Mụcđích công việc?Nhiệm vụ? Cách thức thực thi? Các mối quan hệ?

-Phân tích năng lực nhân sự cho vị trí cần tuyển

+Xác định cụ thể yêu cầu nhân sự sẽ là điều kiện tiên quyết để chọn được đúngngười cho vị trí cần tuyển.

+Xác định tiêu chuẩn nhân sự cần bổ sung về:

Thứ hai, số lượng, đối tượng, điều kiện và hồ sơ dự tuyển,

Thứ ba, hình thức thi tuyển hay xét tuyển,

Thứ tư, quy trình tuyển dụng,

Thứ năm, thời gian địa điểm và kinh phí

5.2 Kế hoạch sử dụng nhân sự

- Là quá trình sắp xếp, bố trí nhân sự vào các vị trí công việc để khai thác tối

đa năng lực làm việc của họ nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, thôngqua đó giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra

- Nhiệm vụ là sắp xếp nhân sự vào các vị trí công việc phù hợp trong cơ quanhành chính nhà nước Cùng với đó là phát triển và khai thác tối ưu năng lựccủa nguồn nhân lực trong tổ chức

- Các hoạt động của kế hoạch sử dụng nhân sự bao gồm:

● Bố trí nhân sự và phân công công việc ;

● Đề bạt ( thăng tiến ) ;

● Thuyên chuyển, luân chuyển ;

● Khen thưởng, kỷ luật nhân sự ;

● Thôi việc, nghỉ hưu

- Khi sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức phải đảm bảo tuân thủ cácnguyên tắc :

● Sử dụng đúng người, đúng việc ;

● Đảm bảo hiệu quả ;

● Đảm bảo động lực cho người lao động phát triển ;

● Tạo được bầu không khí thuận lợi trong tổ chức

●

5.3 Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng

5.3.1 Khái niệm “ đào tạo, bồi dưỡng “

Đào tạo, bồi dưỡng nhằm phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung

và trong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng là một trong những đòi hỏi tấtyếu để hoạt động của tổ chức có thể đáp ứng được đòi hỏi của sự thay đổi về môitrường làm việc của người lao động Có thể nói đây là tập hợp nhiều hoạt độngliên quan đến “ dạy và học “ được tiến hành trong một thời gian nhất định nhằmlàm cho người lao động có thể thay đổi kiến thức, kỹ năng và hành vi thực thihoạt động của mình nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc

Theo Điều 5 của Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2010 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/05/2010), giải thích :