Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hoặc nhiều người. Họ phối hợp với nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung. Trong thực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành chính nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì chúng đều chịu sự tác động của những biến đổi từ môi trường, đều nỗ lực hướng tới mục tiêu chung một cách nhanh và hiệu quả nhất.Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hiện thực hóa các mục tiêu và giảm thiểu tối đa các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ nhiều bộ phận. Đây cũng được xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản lý, là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Bởi vây, nó quyết định phần lớn sự thành bại trong tổ chức.Trước sự vân động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, xã hội và ngay cả sự biến đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt tổ chức trong các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước để thích nghi với các biến đổi ấy, khi ấy, công tác lập kế hoạch càng bộc lộ rõ rệt vai trò của mình. Do đó, việc nghiên cứu phân tích về công tác lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệu quả công tác này trở nên vô cùng quan trọng. Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽ cung cấp thông tin cơ bản về chức năng lập kế hoạch, thực tiễn về lập kế hoạch trong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng diễn ra như thế nào. Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng lập kế hoạch trong các tổ chức.B.NỘI DUNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCHI. Lý luận chung.1. Khái niệm.Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được tính toán trước. Nó là dự định của nhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.Chức năng lập kế hoạch: Cho đến nay có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch như quan điểm của Steyner, của Roner, của Henrypayh, của Taylor… Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau, chức năng lập kế hoạch đều có những cách định nghĩa nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản đều nêu bật lên khẳng định: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các chiến lược chung để đạt được mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức nhằm đưa tổ chức tới đích một cách nhanh và hiệu quả nhất. Qua đó, tìm ra cách thức phối hợp tốt nhất để tận dụng, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức, biến các nguồn lực tiềm năng thành cơ hôi để thúc đẩy tổ chức phát triển. Lập kế hoạch đề cập đến cả kết quả (những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (công việc đó được thực hiện như thế nào?) Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là trước khi hoạt động con người phải có ý thức mục tiêu cần đạt được.Có thể nói, thực chất của việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức.Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, do đó nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện nhưng không mang lại hiệu quả cao. Nó sẽ quyết định lớn tới việc tổ chức có thực hiện tốt hay không các chức năng tiếp theo. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động.Lập kế hoạch tức là trả lời cho các câu hỏi:+ What? ( làm cái gì? ) tương ứng với việc xác định mục tiêu.+ Who? ( Ai làm? ) sẽ tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc.+ When? ( Bao giờ làm? ) tương ứng với việc xác định thời gian thực hiện.+ Where? ( Làm ở đâu? ) xác định địa điểm thực hiện+ How? ( Làm như thế nào? ) lựa chọn phương thức Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch, vừa thể hiện các nội dung sẽ có trong một bản kế hoạch hoàn hảo. Bởi vậy, chỉ một nội dung không được tiến hành hoặc có thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộ bản kế hoạch không còn giá trị nữa. Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đến đích. Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả với những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu như không có kế hoạch chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Và điều đó sẽ gây ra rất nhiều bất lợi và phiền toái cho tổ chức. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức, nó buộc nhà quản lý hay rông hơn là những người làm công tác lập kế hoạch phải xác định các đường lối một cách chính xác, kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định của trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Đề tài: Chức lập kế hoạch Lớp KH12NS1 – Nhóm Danh sách nhóm: Nguyễn Thị Thùy Đặng Thị Mai Thị Ngô Thị Nguyễn Thị Hà Hữu Phạm Thị Bế Thúy Mậu Thị Thanh 10 Đinh Thị 11 Bùi Thị 12 Lương Thị 13 Nguyễn Thị 14 Lê Phương 15 Trần Thị Hằng 16 Nguyễn Thị 17 Nguyễn Thị 18 Khuất Thị 19 Hoàng Thị Hồng 20 Nguyễn Thị Linh (Nhóm trưởng) Dung Dung Duyên Hương Lâm Lan Liễu Ngân Ngần Oanh Phượng Thanh Thảo Thoa Thúy Trâm Vân Vân Xuân Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Mục lục: A B I II C ĐẶT VẤN ĐỀ NỘI DUNG LÝ LUẬN CHUNG Khái niệm Sự cần thiết lập kế hoạch Vai trò Lập kế hoạch Các thành phần phân loại kế hoạch Các nguyên tắc lập kế hoạch Quy trình lập kế hoạch Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch Phương pháp lập kế hoạch LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước Vai trò lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước Trực trạng công tác lập kế hoạch Việt Nam Giải pháp nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch KẾT LUẬN Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức A ĐẶT VẤN ĐỀ Tổ chức đời kết hợp hai nhiều người Họ phối hợp với theo cách thức định hướng tới mục tiêu chung Trong thực tế, dù nhìn nhận góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận chúng chịu tác động biến đổi từ môi trường, nỗ lực hướng tới mục tiêu chung cách nhanh hiệu Để đạt hiệu cao trình thực hóa mục tiêu giảm thiểu tối đa rủi ro đòi hỏi tổ chức phải thực tốt chức lập kế hoạch Lập kế hoạch xem khâu vô quan trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động cần góp sức từ nhiều phận Đây xem chức chức quản lý, sở để thực chức khác Bởi vây, định phần lớn thành bại tổ chức Trước vân động không ngừng yếu tố kinh tế, trị,văn hóa, xã hội biến đổi thân tổ chức đặt tổ chức mối quan hệ phức tạp cần có chuẩn bị trước để thích nghi với biến đổi ấy, ấy, công tác lập kế hoạch bộc lộ rõ rệt vai trò Do đó, việc nghiên cứu phân tích công tác lập kế hoạch để hiểu nâng cao hiệu công tác trở nên vô quan trọng Nội dung tiểu luận sau cung cấp thông tin chức lập kế hoạch, thực tiễn lập kế hoạch quan, tổ chức nói chung quan hành nhà nước nói riêng diễn Qua đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao chất lượng lập kế hoạch tổ chức Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức B NỘI DUNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH I Lý luận chung Khái niệm Kế hoạch tập hợp hoạt động tính toán trước Nó dự định nhà quản lý cho công việc tương lai tổ chức mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý nguồn lực chương trình hóa Chức lập kế hoạch: Cho đến có nhiều khái niệm chức lập kế hoạch quan điểm Steyner, Roner, Henrypayh, Taylor… Với quan điểm, cách tiếp cận khác nhau, chức lập kế hoạch có cách định nghĩa định Tuy nhiên, nêu bật lên khẳng định: Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu tổ chức, hình thành chiến lược chung để đạt mục tiêu xây dựng phương pháp chi tiết để kết hợp điều phối công việc tổ chức nhằm đưa tổ chức tới đích cách nhanh hiệu Qua đó, tìm cách thức phối hợp tốt để tận dụng, phát huy tối đa nguồn lực tổ chức, biến nguồn lực tiềm thành hôi để thúc đẩy tổ chức phát triển Lập kế hoạch đề cập đến kết (những thực hiện) phương tiện (công việc thực nào?) Lập kế hoạch biểu chất hoạt động người Nghĩa trước hoạt động người phải có ý thức mục tiêu cần đạt Có thể nói, thực chất việc lập kế hoạch xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động điều phối nguồn lực nhằm đạt mục đích mục tiêu tổ chức đặt thông qua hợp tác chặt chẽ thành viên tổ chức Lập kế hoạch khâu trình quản lý, lập kế hoạch không tốt dẫn đến kết mục tiêu không thực thực không mang lại hiệu cao Nó định lớn tới việc tổ chức có thực tốt hay không chức Kết lập kế hoạch kế hoạch, văn hay chí ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động Lập kế hoạch tức trả lời cho câu hỏi: + What? ( làm gì? ) - tương ứng với việc xác định mục tiêu + Who? ( Ai làm? ) - tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho cá nhân, phận cụ thể để đảm nhiệm công việc Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức + When? ( Bao làm? ) - tương ứng với việc xác định thời gian thực + Where? ( Làm đâu? ) - xác định địa điểm thực + How? ( Làm nào? )- lựa chọn phương thức Các câu hỏi vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng kế hoạch, vừa thể nội dung có kế hoạch hoàn hảo Bởi vậy, nội dung không tiến hành có thực sơ sài làm cho toàn kế hoạch không giá trị Kế hoạch cầu bắc qua khoảng trống để đến đích Mặc dù tiên đoán tương lai xác yếu tố nằm kiểm soát phá vỡ với kế hoạch tốt có, kế hoạch kiện xảy cách ngẫu nhiên Và điều gây nhiều bất lợi phiền toái cho tổ chức Lập kế hoạch trình đòi hỏi có tri thức, buộc nhà quản lý hay rông người làm công tác lập kế hoạch phải xác định đường lối cách xác, kỹ lưỡng đưa định sở mục tiêu, hiểu biết đánh giá thận trọng Quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất đối tượng, đóng góp nhà quản lý phận toàn thành viên tổ chức Do thông qua việc lập kế hoạch người quản lý có sở để triển khai, giám sát, đánh giá hoạt động tổ chức Sự cần thiết lập kế hoạch - Do tính không chắn môi trường quản lý Chúng ta đoán trước môi trường quản lý, đoán trước kế hậu định quản lý đoán trước thay đổi môi trường tác động đến tổ chức Tương lai có thay đổi vận động không ngừng, tương lai xa việc định chắn Do bất định tương lai nên việc lập kế hoạch tất yếu, giúp nhà quản lý phân tích môi trường, đưa dự báo, tận dụng tối đa nguồn lực tổ chức, chủ động ứng phó với bất trắc rủi ro tương lai… - Do nguồn lực tổ chức gặp hạn chế ( tài nguyên thiên nhiên, sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn tài chính…) tổ chức cần phải vạch cho kế hoạch đắn để khai thác tối đa hiệu nguồn lực vốn có tổ chức Qua đó, tìm cách thức để khai thác huy động nguồn lực từ bên tổ chức Ví dụ, tương lai tài nguyên thiên nhiên bị cạn kiệt, cấu dân số già hóa khiến cho thị trường lao động bị khan hiếm… Vì cần lập kế hoạch để đưa định hướng cho tương lai, đối phó với khó Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức khăn kể trên, dự trù phương án trường hợp xấu có thê xảy tới với tổ chức nguồn tài nguyên cạn kiệt - Lập kế hoạch để phận thành viên tổ chức biết tiến hành nhiệm vụ công việc thể nào, với nội dung rõ ràng ( mục tiêu, thời gian, người thực hiện, phương thức thực hiện, địa điểm thực hiện) Một kế hoạch kim nam để dẫn dắt cho cá nhân, phận biết phải làm công việc gì, trình tự sao, thời gian cho công việc, việc quan trọng, việc quan trọng, việc mang tính chất hỗ trợ Nhờ vậy, giúp cho cá nhân, phân tổ chức không bị tập trung hay lơ vào công việc Bởi mà nỗ lực cá nhân hướng vào mục tiêu cách chuẩn xác - Lập kế hoạch để tìm cách tốt để đạt mục tiêu: Thông qua kế hoạch người ta đề nhiệm vụ, thiết lập mục tiêu, xây dựng định mức, tiêu chuẩn, tiêu, dự đoán biến cố xu hướng tương lai từ lựa chọn phương pháp để thực mục tiêu xác định Hướng dẫn nhà quản lý làm cách để đạt mục tiêu kết mong đợi cuối Mặt khác, nhờ có kế hoạch nhà quản lý biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm khoảng thời gian khác Vai trò lập kế hoạch Mục đích tất kế hoạch kế hoạch phụ trợ cho nhằm hoàn thành mục đích mục tiêu sở - Trước hết, lập kế hoạch hoạch định tổ chức phải làm cách thức tiến hành hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức Đó không chức riêng lẻ mà tảng để tiến hành chức khác - Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch lập kế hoạch cho tổ chức biết vị trí tương lai phương hướng hoạt động tương lai Thông qua lập kế hoạch, tổ chức biết đạt thiếu sót gì, mối quan hệ tổ chức với môi trường bên ngoài, với tổ chức khác nào, từ tổ chức đặt đường, hướng cho mình, biết cách phát triển tổ chức cách hợp lý - Kế hoạch giúp tổ chức thích nghi với thay đổi môi trường bên ngoài, định hướng số phận Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai họ phản ứng với ảnh hưởng biến cố bên chúng xảy Trong trình lập kế hoạch, nhà quản lý thu thập thông tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét hội môi trường xung quanh tổ chức, tổ chức cạnh tranh… Do xây dựng kế hoạch làm cho tổ chức tiên liệu Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức xảy tương lai để lựa chọn biện pháp ứng phó, làm giảm tác động thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động với thay đổi tương lai Nếu hệ thống kế hoạch xây dựng cách linh hoạt trước thay đổi tương lai, người quản lý có sở để tìm biện pháp phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề Tuy vậy, tương lai có độ chắn cao việc lập kế hoạch cần thiết nhà quản lý phải tìm cách tốt để đạt mục tiêu việc lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho phận triển khai thực thi nhiệm vụ Một kế hoạch tốt tạo hội cho tổ chức thay đổi - Lập kế hoạch giúp định hướng nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nghĩa định hướng cho người quản lý nhân viên quản lý vào việc tập trung hoàn thành mục tiêu Bản thân việc lập kế hoạch việc xác định mục tiêu trình thực mục tiêu Để đạt mục tiêu cần phải có tham gia nhiều phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà phận, cá nhân phải đảm nhân chức khác cho phận cá nhân Khi nhân viên biết tổ chức đâu họ phải làm để đóng góp vào việc đạt mục tiêu, họ điều phối công việc mình, hợp tác với thực công việc cần thiết để đến mục tiêu, đích tổ chức Nếu tổ chức, nhà quản lý không thực tốt chức lập kế hoạch, kế hoạch làm cho tiến trình hoạt động phận phòng ban cá nhân trở nên “ ngoằn ngoèo hơn” không hiệu mong muốn, làm việc cho mục đích khác làm cho không đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu Vì thiếu kế hoạch tạo hoạt động manh mún, làm cho tổ chức bị động thiếu phối hợp - Các kế hoạch tạo khả tiết kiệm nguồn lực, giảm thiểu trùng lặp lãng phí tổ chức Gắn với hệ thống mục tiêu, phận, cá nhân khác tổ chức phải thực nhiệm vụ khác nhằm hoàn thiện trình quản lý cho hoạt động tổ chức Khi hoạt động công việc điều phối thời gian, nguồn lực không cần thiết trùng lặp phận giảm tối đa Hơn nữa, phương thức thực kết làm rõ, dễ nhận thấy bất hợp lý để khắc phục loại bỏ Kế hoạch thay hoạt động manh mún, không phối hợp nỗ lực có định hướng chung, thay luồng hoạt động thất thường luồng đặn, thay phán xét vội vàng định có cân nhắc kỹ lưỡng Chúng ta thử làm phép so sánh hai tổ chức Một tổ chức coi trọng việc lập kế hoạch với tổ chức không tiến hành hoạt động cách thường xuyên thấy khác biệt Nếu tổ chức không lập kế hoạch, họ phương án dự trù khẩn cấp với rủi ro rủi ro ập tới với tổ chức họ tất rơi vào bị động, họ phải tìm kiếm cách thức giải hoàn toàn Như vây, họ phải thay đổi hoàn toàn nguồn Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức lực( nhân lực, tài chính…) mà họ đầu tư gấp đôi chi phí ban đầu Tuy nhiên, tổ chức lập kế hoạch kĩ lưỡng, rủi ro ( tất nhiên tất ) phần nằm dự trù chi phí bỏ để khắc phục lên kế hoạch từ trước Các khoản chi phí, đầu tư lên kế hoạch nằm tầm kiểm soát tổ chức - Lập kế hoạch hướng dẫn nhà quản lý làm cách để đạt đươc mục tiêu kết mong đợi cuối Nhờ có kế hoạch nhà quản lý biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm khoảng thời gian khác nhau, để đạt mục đích cuối mà tổ chức đặt Việc lập kế hoạch nhịp cầu nối cần thiết tương lai, tức vạch đường cụ thể từ đến tương lai, xác định tương lai cần đạt đạt Từ kiện khứ tại, người ta dự đoán lập kế hoạch cho tương lai Nó giúp nhà quản lý định hướng cần thiết cho hoạt động tổ chức tương lai (vấn đề chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, định hướng loại sản phẩm cần thiết cho cạnh tranh đáp ứng đòi hỏi khách hàng) - Các kế hoạch sở thực chức kiểm soát Lập kế hoạch xây dựng mục tiêu tiêu chuẩn sử dụng trình kiểm tra Hệ thống mục tiêu cụ thể tiêu chuẩn để người quản lý kiểm tra, đánh giá điều chỉnh hoạt động phận tổ chức Nếu kế hoạch, sẽ đạt gì, làm cách biết liệu có đạt kết thực hay không? Khi lập kế hoạch, định mục tiêu kế hoạch Sau đó, kiểm tra, so sánh kết thực tế với mục đích, xác định sai lệch quan trọng thực hành động khắc phục cần thiết Không lập kế hoạch cách để kiểm tra Hoạt động kiểm soát cấp với cấp thực chất hoạt động xem xét, đánh giá xem nhân viên có tuân thủ theo chủ trương, chương trình hành động…vv vạch từ trước hay không, mức độ kết đạt mức Vì vậy, kế hoạch xem tiêu chí, gương để đối chiếu kết nhân viên làm thực tế so với đạo phân công cấp - Các tổ chức cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, chất lượng nhân viên cần thiết, chi nhánh cần phải đạo theo đường lối nào, cần áp dụng phương pháp kiểm tra Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức - Nhờ có kế hoạch tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao Và điều quan trọng chỗ, thực công việc kế hoạch cẩn thận, khoa học, chu đáo từ trước người ta cảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc thoải mái, hăng hái người gắn bó với Chính nhờ mà suất lao động cao hơn, tập thể đoàn kết gắn bó - Có thể làm tốt chức lập kế hoạch tạo điều kiện để nhà quản lý thực tốt chức khác Các chức khác thiết kế phù hợp với kế hoạch nhằm thực kế hoạch Khi lập kế hoạch, tổ chức xác lập mục đích, thành lập chiến lược phát triển kế hoạch cấp nhỏ để điều hành hoạt động Từ đó, tổ chức định phải làm, làm làm việc (tương ứng với chức xây dựng tổ chức quản lý tổ chức), qua lập kế hoạch nhà quản lý định hướng, động viên tất bên tham gia giải vấn đề mâu thuẫn (chức điều phối), thông qua lập kế hoạch để theo dõi hoạt động để chắn chúng hoàn thành kế hoạch (chức kiểm tra) Khi kế hoạch phải điều chỉnh chức khác phải điều chỉnh nội dung tương ứng Thực tốt chức dẫn đến đạt mục tiêu đề tổ chức Ví dụ: Tại công ty chuyên kinh doanh mỹ phẩm, bên công ty A với chiến lược mục tiêu cụ thể giai đoạn trước thay đổi môi trường, quản lý cách có tổ chức hệ thống, với kế hoạch chi tiết giao trách nhiệm cho nhân viên với nhiệm vụ cụ thể phụ hợp với người… kết doanh thu cao hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc Và ngược lại bên công ty B, chưa có thích ứng cao chưa nắm bắt trước thay đổi môi trường, người tiêu dùng, mặt khác chưa có chi tiết hoạch định công việc phù hợp với mục tiêu chiến lược cho công ty mình, kết doanh thu mang lại thấp Với hai cách làm hai công ty mang lại kết khác nhau, qua cho ta thấy quan trọng cần thiết việc lập kế hoạch cho tổ chức, yếu tố mở đầu cho thành công tổ chức Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trò vô quan trọng tổ chức, nhà quản lý Nếu kế hoạch nhà quản lý tổ chức, khai thác người nguồn lực khác tổ chức cách hiệu quả, chí ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Không có kế hoạch, nhà quản lý nhân viên họ khó đạt mục tiêu mình, họ nào, đâu cần phải làm gì? Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Các thành phần kế hoạch phân loại kế hoạch 4.1 Các thành phần kế hoạch Thông thường kế hoạch bao gồm phần sau: - Các mục tiêu - Phương hướng biện pháp - Nguồn lực - Sự thực dự kiến (sự phân công công việc , phân bổ việc sử dụng nguồn lực) Các thành phần kế hoạch hỗ trợ bổ sung cho trình lập nên kế hoạch Cần quan tâm đến tất phần kế hoạch quan tâm đến thành phần kế hoạch mang lại hiệu mong đợi thiếu tính thực tế hiệu trình thực Để hiểu rõ thành phần sau tìm hiểu cụ thể thành phần a Các mục tiêu Mục tiêu đích mà tổ chức mong muốn đạt đến Mục tiêu yếu tố thiếu tổ chức tổ chức xuất tồn nhằm thực hiên mục tiêu định lợi nhuận hay phi lợi nhuận không tổ chức lại hoạt động mà không mục tiêu Kế hoạch tổ chức phải thể mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt tới khoảng thời gian mà kế hoạch dự kiến Đây yếu tố quan trọng tiên mà người lập kế hoạch cần xác định tiến hành lập kế hoạch Các mục tiêu điểm cuối kế hoạch, kế hoạch lập dù dài hay ngắn cuối đưa mục tiêu mà kế hoạc h hướng đến Các mục tiêu sở kế hoạch tổ chức nhiên phận tổ chức có mục tiêu cụ thê phận Nhưng mục tiêu phận hầu hết nhằm thực mục tiêu tổ chức cách hiệu ngược lại với mục tiêu tổ chức Bản kế hoạch đưa nhiều mục tiêu nhỏ để nhằm thực mục tiêu lớn Ví dụ để thực mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% hai năm tới công ty A kế hoạch năm công ty đưa hàng loạt mục tiêu nhỏ như: tăng lượng hàng bán thị trường năm tới, giảm chi phí sản xuất để tăng khả cạnh tranh cho sản phẩm nhằm bán nhiều hàng hóa hơn, mở rộng thị trường tỉnh nước… Như để thực mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% công ty A đưa 10 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức - Tổ chức hành nhà nước tổ chức hoạt động thực thi quyền hành pháp nhà nước, tiến hành hoạt động chấp hành điều hành hệ thống hành nhà nước quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển xã hội -Trong tổ chức hành nhà nước hoạt động công chức bị điều tiết chặt chẽ pháp luật, lãnh đạo Đảng cộng sản - Là phận quan trọng máy nhà nước: quản lý pháp luật, chịu quản lý chặt chẽ quan quyền lực, ngành lập pháp tổ chức dân cử ( mối quan hệ Quốc hội với phủ, UBND HĐND ) - Quản lý toàn diện mặt đời sống xã hội : đa dạng chuyên môn phạm vi hoạt động - Các hoạt động tổ chức hành nhà nước thường mang tính độc quyền (liên quan đến quyền lực nhà nước), có tính bắt buộc thực - Các hoạt động quan, tổ chức hành nhà nước thường hoạt động “từ chối”, đáp ứng nhu cầu chung xã hội, không mang tính vụ lợi - Các tổ chức hành nhà nước có hoạt động thường xuyên liên tục, tương đối ổn định thích ứng - Có cấu vận hành theo hệ thống thứ bậc chặt chẽ, thống 1.2 Chức lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước a.Về chủ thể Trong khu vực công, hoạt động mang tính chất phục vụ, hướng tới đáp ứng nhu cầu lợi ích toàn xã hội, không mục đích lợi nhuận Chủ thể lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước cá nhân, đơn vị, phân giao nhiệm vụ thực công tác lập kế hoạch Cụ thể cán bộ, công chức nhà nước trao quyền, thông thường họ người đứng đầu thực chức quản lý Ví Dụ: thủ trưởng quan, phân chuyên trách…v v Chủ thể không đơn một, hai cá nhân mà nhóm cá nhân phối hợp với dựa việc đồng nhất, liên kết ý tưởng để xác định hướng rõ ràng cho tổ chức hành nhà nước nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý nhà nước 28 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Các cá nhân tham gia vào công tác lập kế hoạch ( dù trực tiếp hay gián tiếp ) họ phải có trách nhiệm trước kế hoạch mà vạch Đó cam kết hiệu tính khả thi kế hoạch Cơ quan nhà nước thực việc thực chức quản lý nhà nước kế hoạch, dự án quản lý phát triển chung Bộ kế hoạch & đầu tư ông Bùi Quang Vinh làm trưởng b.Về đối tượng Tổ chức hành nhà nước lập kế hoạch nhằm phục vụ cho việc quản lý chung tất lĩnh vực xã hội, giải vấn đề cộm, vướng mắc, đồng thời thực chương trình, sách mà Đảng nhà nước đề ra, mang lại lợi ích cho công dân toàn xã hội Đối tượng kế hoạch vấn đề thiết cần giải quyết, hoạt động đáp ứng nhu cầu người dân, cá nhân, đơn vị, tổ chức phạm vi quản lý hành cán bộ, công chức hệ thống máy hành nhà nước Ví dụ: Kế hoạch số 36/ UBND (kế hoạch tra, kiểm tra công vụ thành phố Hà Nội) có đối tượng : Các Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện, thị xã; UBND phường, xã, thị trấn; đơn vị nghiệp công lập thuộc thành phố Hà Nội; số doanh nghiệp Nhà nước thuộc Thành phố có liên quan đến nhiệm vụ UBND Thành phố giao, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc quan, đơn vị nhà nước thuộc thành phố Hà Nội Tùy theo cấp quản lý phạm vi quản lý mà có khác biệt nhóm đối tượng Ví dụ: kế hoạch phòng chống lụt bão khu vực duyên hải Nam Trung Bộ hướng tới đối tượng triển khai kế hoạch hộ dân sinh sống, sản xuất thuộc khu vực duyên hải ; Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng công chức cấp xã( phường) thành phố Hồ Chí Minh lại có đối tượng công chức làm việc xã (phường) thành phố Hồ Chí Minh c Mục tiêu lập kế hoạch Như biết, dù loại tổ chức nào, có nguồn gốc từ đâu, hoạt động mang mục tiêu Đối với tổ chức hành nhà nước, dù không hoàn toàn có mục tiêu xác định cách cụ thể, rõ ràng song có ý tưởng, định hướng định cho moi hoạt động Vì vậy, hoạt động xem có mục tiêu Và mục tiêu công tác lập kế hoạch thực hóa ý tưởng dãn dắt hoạt động theo định hướng Xét chất nhà nước có hai thuộc tính: tính giai cấp tính xã hội tồn thể thống tách rời có mối quan hệ biện chứng với Hai thuộc tính chi phối mục tiêu việc lập kế hoạch 29 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức tổ chức hành nhà nước.Việc lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước, trước hết thể mục tiêu quản lý nhà nước, thể quyền lực nhà nước hoạt động xã hội Tính xã hội nhà nước thể chỗ nhà nước đại diện thức toàn xã hội việc lập kế hoạch phát triển, nhà nước phải trọng tới bảo vệ lợi ích bản, lâu dài quốc gia, dân tộc, công dân Đối với quan, tổ chức hành nhà nước, hoạt động quan mục tiêu rõ ràng, cụ thể, mà kế hoạch đưa nhằm đưa hoạt động quản lý theo định hướng giúp quản lý xã hội cách hiệu mà Các định hướng Đảng nhà nước ta đưa lập kế hoạch giúp đưa nước ta: - Phấn đấu trở thành nước công nghiệp theo hướng công nghiệp hóa, đại hóa - Chính trị xã hội ổn định, dân chủ, kỉ cương, đồng thuận - Đời sống vật chất tinh thần người dân nâng cao - Độc lập chủ quyền, thống toàn vẹn lãnh thổ Vị trí Việt Nam trường quốc tế nâng lên Tóm lại, lập kế hoạch khu vực công nhằm mục tiêu chung toàn xã hội, mục tiêu tư lợi Tất nhằm mục đích phục vụ nhân dân, nhân dân, xây dựng xã hội công dân chủ văn minh Dù tổ chức hành nhà nước mục tiêu rõ ràng tổ chức tư nhân khác song quan, phận cán bộ, công chức ý thức tầm quan trọng trách nhiệm kế hoạch lập giúp họ hoàn thành tốt phần trách nhiệm d.Về phạm vi -Thời gian: Các kế hoạch khu vực công chủ yếu kế hoạch dài hạn trung hạn Các kế hoạch thường từ năm năm trở lên đến mười năm Nhưng có kế hoạch kéo dài đến 15 năm Bởi kế hoạch khu vực công có phạm vi ảnh hưởng rộng, cần huy động nhiều nguồn lực ngân sách nên phải có thời gian dài để thực Ví dụ: Kế hoạch phổ cập giáo dục tiểu học 2010- 2020 Tuy nhiên, khu vực công có kế hoạch ngắn hạn ( kế hoạch thường niên hàng năm) hầu hết kế hoạch hàng năm kế hoạch điều hành sở để thực kế hoạch dài hạn Ví du: kế hoạch phòng chống lụt bão, người nghèo…v v 30 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức -Không gian: Không gian khoảng lĩnh vực, nội dung bao trùm chứa đối tượng phạm vi lập kế hoạch Xét chung với tất tổ chức hành nhà nước,Tùy theo sứ mệnh tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mà tổ chức đảm nhận, kế hoạch mà tổ chức lập có phạm vi không gian riêng Ví dụ: Sở tài nguyên môi trường lập kế hoạch liên quan tới hoạt động quàn lý tài nguyên môi trường thuộc tỉnh phòng tài nguyên môi trường lại giới hạn phạm vi huyện Tuy nhiên giới hạn phạm vi vấn đề liên quan tới tài nguyên môi trường, lập kế hoạch thuộc thẩm quyền sở khác ( sở y tế, sở GTVT)… Tuy nhiên phạm vi không gian kế hoạch rộng lớn có mối liên hệ mật thiết với e Quy trình lập kế hoạch Lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước tổ chức khác nhìn chung diễn theo quy trình, giai đoạn : Phân tích, đánh giá trạng tổ chức; xác định mục tiêu mà tổ chức muốn đến; xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực mục tiêu; đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch Tuy nhiên, xuất phát từ đặc trưng khu vực nên quy trình lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước tổ chức khác có nét khác biệt Tính ràng buộc pháp lý tổ chức công xuất phát từ đặc trưng công tác khu vực tính thống hệ thống(thứ bậc), tính tiêu, tính lệ thuộc vào cấu tổ chức Vì mà quy trình lập kế hoạch chịu chi phối văn pháp lý số yếu tố: Tiềm năng, thị trường nước, giới, đường lối, chủ trương sách Đảng, pháp luật, sách điều chỉnh vĩ mô nhà nước, chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch năm, quy hoạch tổng thể; quy hoạch chi tiết… điều giảm tính chủ động chủ thể tham gia lập kế hoạch Trong quan này, viêc lập kế hoạch thường phải thực số công việc sau: Xác định mục tiêu, chiến lược phát triển kinh tế xã đất nước: Chính xác định hướng đi, chiến lược phát triền chung đất nước từ vạch , mục tiêu ngắn hạn, công việc phải làm để đạt mục tiêu lớn Chiến lược, định hướng phát triển nước ta “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh”, tăng cường hội nhập kinh tế quốc tế, tăng trưởng kinh tế nhanh, ổn định, bền vững, giữ vững an ninh quốc gia, trật tự xã hội… Cập nhật đánh giá tình hình phát triển kinh tế xã hội đất nước qua thời kì 31 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Đây bước quan trọng phục vụ cho việc tiến hành lập kế hoạch Việc đánh giá giúp nhà hoach định biết tốc độ phát triển, động thái phát triển, điểm mạnh điểm yếu suốt trình biến động Hoạt động giúp cho tổ chức có điều chỉnh kịp thời phương pháp lẫn nguồn lực cho kế hoạch Xác định thực trạng xã hội môi trường đất nước Đây bước giúp tổ chức hành nhà nước nhận biết, xác định xem: nhà nước có gì? Nhà nước, công dân cần ? Những vấn đề cấp thiết phải thay đổi ngay? Những vấn đề cần phải có thời gian phân tích thêm… v v Dự báo bối cảnh phát triển, khả phân bổ huy động nguồn lực địa phương quốc gia Hoạt động gồm vấn đề bản: Thứ phân tích dự báo bối cảnh phát triển :Các nhà kế hoạch nhìn nhân xem địa phương mình, nhà nước phát triển theo chiều hướng mối tương quan với phát triển chung toàn giới Dự báo năm, mười năm, hai mươi năm nước ta phát triển theo xu hướng sao? Ví dụ: đẩy mạnh phát triển ngành có hàm lượng tri thức cao, trọng tới công nghiệp, dịch vụ ngành thuộc lĩnh vực công nghiệp Thứ hai xác định rõ tình trạng nguồn nhân lực đất nước, nguồn lực phân bổ sao? Nếu tiến hành hoạt động liệu có huy động đủ nguồn lực hay không huy động cho hiệu quả? Định hướng phát triển cho nghành, lĩnh vực, thời kì kế hoạch Sau có từ việc xác định thực trang đất nước, dự báo bối cảnh phát triển kể tiếp tục tiến hành viêc định hướng phát triển rõ ràng cho ngành, lĩnh vực Bởi mục đích lập kế hoach hướng tới định hướng phát triển tích cực Do vậy, định hướng phát triển xem mục tiêu để kế hoạch hướng tới Trong việc thực hoạt động quản lý tổ chức hành nhà nước, ngành, lĩnh vực có đặc thù riêng nhu cầu phát triển riêng nên định hướng phát triển cho ngành, lĩnh vực thời kỳ kế hoạch vô cần thiết để có kế hoạch chất lượng Xây dựng hệ thống giải pháp phận thực kế hoạch Đây công việc thể bật phối hợp định hướng phát triển, đánh giá thực trạng môi trường với đánh giá khả huy động nguồn lực Từ ba nội dung kể nhà quản lý có cân đối để đưa giải pháp cụ thể có phân công rõ ràng cho phận đảm nhiệm công việc Ví dụ: Kế hoạch trồng rừng phi lao ngăn lũ Khánh Hòa Các giải pháp đưa : huy động tham gia người dân, kêu gọi tài trợ từ doanh nghiệp tổ chức nước ngoài, có chế phối hợp với tỉnh lân cân, bộ, ban ngành có liên quan Tương ứng với giải pháp chủ thể thực : toàn 32 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức người dân sinh sống địa bàn huyện ven biển, huy động học sinh sinh viên, quan đơn vị tổ chức v v Chú trọng tới tham gia từ phía cộng đồng Việc trọng tới tham gia từ phía cộng đồng mang lại lợi ích cho phía quan quản lý phía công dân Với tham gia, đóng góp ý kiến nhiều người dân ( người trực tiếp chịu ảnh hưởng, trực tiếp tiếp nhận ảnh hưởng ) phía nhà quản lý thu thập nhiều ý kiến khách quan, thực tế hơn, giúp họ có nhiều lựa chọn phương án để lựa chọn phương án tối ưu Về phía người dân, tham gia vào hoạt động họ phát huy tính dân chủ, đóng góp ý kiến, tâm tư, nguyên vọng Thông qua giúp củng cố vai trò quản lý nhà nước, ngườ dân thực làm chủ sống Đánh giá thực kế hoạch: Tưởng chừng bước thực sau kế hoạch áp dụng thực tế tiến hành bắt đầu lập kế hoạch Đây thực chất việc xem xét xem liệu với công việc đó, nguồn lực thực đưa vào tiến hành thành công phần trăm? Liệu có gặp phải khó khăn, rủi ro không? Nếu có phải khắc phục sao? Đây xem việc đánh giá dự trù cho chất lượng kế hoạch - Vai trò lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước Việc lập kế hoạch quan hành tổ chức khác nhằm đạt mục tiêu Đảng nhà nước đề Lập kế hoạch định hướng cho hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cách thức giúp hoạt động nhà quản lý hành đươc thuận tiện dễ dàng Việc lập kế hoạch khu vực hành nhà nước thể mục tiêu nhà nước, đại diện thức toàn xã hội việc lập kế hoạch phát triển Nó thể chỗ nhà nước trọng tới bảo vệ lợi ích bản, lâu dài quốc gia, dân tộc, công dân Việc lập kế hoạch xác định mục tiêu chung toàn xã hội, mục tiêu tư lợi Lập kế hoạch định hướng công việc cho quan, tổ chức, nghành, việc phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân Lập kế hoạch giúp hướng dẫn triển khai đánh giá cán công chức cách khách quan xác nhất, đồng thời giúp phân bổ nguồn lực cách hợp lý Lập kế hoạch giúp cho các cấp quyền có mối liên hệ chắt chẽ hơn, thực công tác quản lý cách hiệu Vì kế hoạch thường cấp đạo xuống cho cấp để thực Tại Việt Nam cải cách hệ thống lập kế hoạch cần thiết để đáp ứng thách thức quốc gia để đạt mục tiêu phát triển bền 33 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức vững Một hệ thống lập, theo dõi đánh giá thực kế hoạch góp phần quản lý tốt kết phát triển bối cảnh chuyển từ kinh tế kế hoạch tập trung sang kinh tế thị trường gia tăng đối tác phát triển tư nhân, cải thiện hiệu quảvà hiệu suất đầu tư công, phù hợp với trình phân cấp quản lý trọng đến tiêu định tính mục tiêu giảm nghèo bền vững Cải cách lập kế hoạch để giúp công tác lập kế hoạch thu hút nhiều đối tượng tham gia hơn, định hướng nhiều đến kết tác động hơn, dựa nhiều chứng hơn, hướng nhiều đến người nghèo gắn kết với nguồn lực sẵn có đồng thời thúc đẩy trình chuyển giao trách nhiệm cho quyền địa phương nhằm cải thiện tham gia, trách nhiệm giải trình khả cung cấp dịch vụ Các kế hoạch phát sinh từ phương thức tiếp cận giúp đáp ứng tốt nhu cầu người dân lựa chọn mục tiêu cấp thiết cần ưu tiên, đồng thời góp phần giảm thiểu khoản đầu tư công lớn hiệu Mục đích lập kế hoạch để phục vụ lợi ích cộng đồng, thông tin công khai từ bước ban đầu lên dự thảo Ví dụ: lập kế hoạch để xóa đói giảm nghèo khu vực miền núi Để thực hiên kế hoạch nhà quản lý ,cơ quan chức cần có loạt sách kèm xây nhà, hỗ trợ vốn sản xuất,… kế hoạch hoàn thành mang lại lợi ích không cho khu vực mà quốc gia Việc lập kế hoạch đưa đường cụ thể, xác định hướng thực cho nhân viên, tổ chức hành nhà nước, lập kế hoạch mang tầm vĩ mô,định hướng mang tính chất bao quát để ngành, lĩnh vực tự chủ phát triển theo pháp luật Thực trạng công tác lập kế hoạch Việt Nam 3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước - Sự lãnh đạo Đảng, sách, đường lối Đảng có tác động mạnh tới quy trình kế hoạch hóa khu vực công Khi lập kế hoạch, quan tổ chức thường phải tính đến tác động chủ quản mong muốn cấp Sự lãnh đạo trị làm cho việc lập kế hoạch khu vực công mục tiêu thường nhiều lên, mập mờ khó định lượng Các mục tiêu trị thường chỗ hay chồng chéo lên mục tiêu kinh tế hợp lí Khi xây dựng kế hoạch thường sử dụng phương pháp theo áp đặt ý chí quan công quyền, làm cho kế hoạch không thiết thực hiệu - Các tổ chức công tồn nhân danh khung pháp lý ( Luật văn luật) định quyền hạn trách nhiệm họ, lập kế hoạch họ phải tuân thủ theo chịu kiểm tra gay gắt cấp Việc hạn chế nhiều phạm vi vận hành quan xây dựng kế hoạch 34 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức - Khi xây dưng kế hoạch thường chịu áp đặt ý chí quan công quyền khó khăn cho việc thu thập thông tin, huy động nguồn nhân lực vào thời điểm định làm cho kế hoạch không thiết thực hiệu - Một kế hoạch khu vực công xây dựng thực chi phí cho việc lấy từ ngân sách nhà nước.Điều gây áp lực cho người lập kế hoạch đòi hỏi kế hoạch có cách chi tiêu đắn không kế hoạch đưa thất bại gây lãng phí nhân dân - Khi lập kế hoạch tầm nhìn bối cảnh tương lai, chưa phân tích môi trường, chưa xác định nhu cầu thực tế nên kết kế hoạch hoàn thành lại bị lỗi thời không phù hợp với thực tế 3.2.Thành tựu công tác lập kế hoạch tổ chức hành nhà nước Trong 20 năm đổi đất nước, với chuyển phát triển kinh tế xã hội, công tác lập kế hoạch có đổi định đóng góp không nhỏ thành có ngày hôm Công tác lập kế hoạch đạt thành tựu sau: Chúng ta có đổi quy trình xây dựng kế hoạch Hiện nay, để tiến hành đổi công tác lập kế hoạch, nhà tài trợ triển khai nhiều chương trình hỗ trợ địa phương việc xây dựng kế hoạch Đã có nhiều lớp tập huấn, bồi dưỡng đào tạo cho cán địa phương nhằm nâng cao cao kiến thức lập kế hoạch cấp địa phương giúp địa phương tiếp cận với chủ trương, sách nhà nước Ví dụ: Hàng năm, đơn vị, quan cử cán công chức học tập, bồi dưỡng chuyên môn ( học thạc sĩ, học bồi dưỡng nghiệp vụ công chức vv ) Trên thực tế, chương trình đào tạo đào tạo chuyên sâu vào việc lập kế hoạch mà đào tạo nâng cao trình độ nâng cao trình độ chuyên môn kỹ quản lý Từ tảng tăng cường hiểu biết chất lượng công tác lập kế hoạch Với phương pháp lập kế hoạch, đặc biệt trọng tới tham gia cộng đồng để có đồng thuận cao Phạm vi lập kế hoạch không đóng khung khu vực kinh tế nhà nước trước mà mở rộng toàn kinh tế với thành phần tham gia Ví dụ : Đã có chương trình phát động nhằm lấy ý kiến người dân cảm nhận, đánh giá ý kiến đóng góp người dân dịch vụ công mà nhà nước cung cấp Người dân tham gia thông qua phiếu lấy ý kiến, bảng hỏi đợt tiếp xúc cử tri… Vai trò vị trí kế hoạch hóa thay đổi, công tác lập kế hoạch không việc quan chuyên môn mà trở thành hoạt động xã hội sở huy động trí tuệ toàn dân Nhờ tăng cường bước tính công khai, minh bạch dân chủ công tác lập kế hoạch Phương pháp xây dựng kế hoạch bước đổi mới, bước đầu thử nghiệm, áp dụng phương pháp mô theo kịch bản, phương 35 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức pháp lồng ghép, phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược, lập kế hoạch dựa vào kết lập kế hoạch có tham gia bên hữu quan Ví dụ: Nếu trước đây, hoạt động liên quan tới hoạch định sách, lập kế hoạch sử dụng đơn số phương pháp truyền thống :lấy ý kiến đóng góp từ phía cấp trức tiếp thực hiện, học tập nước ngày có phối hợp kinh hoạt phương pháp Nhiều phương pháp áp dụng hiệu quả: phương pháp chuyện gia, phân tích SWOT( lợi ích – chi phí), phương pháp sơ đồ mạng lưới tiến Có thể thấy công tác lập kế hoạch có đổi tích cực, phù hợp với chủ trương đổi kế hoạch hóa Đảng Nhà nươc, góp phần không nhỏ vào trình chuyển đổi kinh tế theo chế quản lý 3.3.Những hạn chế lập kế hoạch quan hành nhà nước Nhận thức công tác lập kế hoạch vai trò, vị trí kế hoạch dường chưa coi trọng Chúng ta trình đổi tất mặt hoạt động kinh tế - xã hội, kể công tác lập kế hoạch Tuy nhiên, thực tế công tác lập kế hoạch đổi mặt hình thức, chất lượng nội dung vấn đề đáng phải lưu tâm Chúng ta chưa có chủ động công tác lập kế hoạch cấp Quy trình lập kế hoạch chủ yếu xây dựng từ xuống Kế hoạch lập dựa vào kế hoạch cấp giao Theo lý thuyết công tác lập kế hoạch cần xây dựng dựa vào mong muốn thể qua kế hoạch cấp Nhưng thực tế dựa chủ yếu vào kế hoạch, thị Thủ tướng phủ Chính thế, công tác lập kế hoạch chưa sát với điều kiện thực tế, nên kế hoạch lập thiếu tính khả thi trình thực Nội dung kế hoạch dàn trải, chưa vấn đề trọng tâm Trong kế hoạch hàng năm mang nặng tính báo cáo, kể lể thành tích Nó liệt kê kết thực với kế hoạch đặt ra, xem đạt hay chưa đạt mục tiêu đề Tuy có đề cập đến nguyên nhân kết đạt được, hạn chế chưa trọng đến phân tích tồn chưa làm rõ nguyên nhân gây cách cụ thể, kỹ lưỡng điều cho thấy kế hoạch đặc trưng thời kế hoạch hóa tập trung Tuy không nặng chế cũ hạn chế lớn mà chưa khắc phục nước ta nước phát triển, điều kiện nguồn lực hạn chế Nên cần phải quan tâm cách trọng tâm vấn đề Trong điều kiện nguồn lực hạn hẹp phải giải vấn đè cách có ưu tiên xúc, cộm, cần thiết lên trước Thì thực tế lại làm ngược lại, làm cho kế hoạch bị xa rời với thực tế, ảnh hưởng đến hiệu kế hoạch Chất lượng kế hoạch chưa cao Tất theo khuôn mẫu, máy móc không nhằm giải vấn đề nêu kế 36 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức hoạch Các nội dung đề cập đến bị ôm đồm nhiều, tất đề cập đến cách ngang hàng nhau, chưa có lựa chọn, chưa thấy ưu tiên trình phân tích đánh giá, trình xây dựng mục tiêu công việc định hướng đưa giải pháp thực không tránh khỏi điều Các mục tiêu tiêu thiếu gắn kết chúng với nguồn lực kinh tế - xã hội hạn hẹp Chưa thực có nhiều tham gia cộng đồng, nên chưa đảm bảo nguyên tắc dân chủ lập kế hoạch Việc lập kế hoạch chủ yếu tập trung các quan, đơn vị ngành kế hoạch Kế hoạch đưa chưa có tham gia viện nghiên cứu… thiếu tham vấn cộng đồng Sở dĩ có thực trạng phần thời kỳ trước nhà nước chưa tạo nhiều hội cho người dân đóng góp quan điểm Mặt khác, vấn đề chưa thu hút quan tâm công dân dẫn tới thờ tới moi công việc chung Dù ta đổi vấn đề tham gia bên liên quan hạn chế Chính mà tiêu giải pháp sách chưa thực xuất phát từ quan điểm bảo vệ quyền lợi cộng đồng dân cư Điều làm cho kế hoạch đưa vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ Chỉ tiêu đưa nặng tiêu kinh tế, thiếu tiêu phản ánh chất lượng tăng trưởng, thiếu tiêu lồng ghép Các yếu tố, tiêu phản ánh mặt xã hội, nhân văn chưa quan tâm đầy đủ nội dung kế hoạch Điều làm cho công tác lập kế hoạch chưa đáp ứng bền vững Phương pháp tính toán tiêu chưa khoa học Các tiêu kế hoạch tiêu định lượng, cần áp dụng phương pháp khoa học để tính toán Tuy nhiên, thực tế hầu hết địa phương cho thấy tiêu kế hoạch đưa dựa kinh nghiệm, so sánh năm trước – năm sau Do tiêu đề chưa khoa học, thiếu tính xác, chí xảy tình trạng mâu thuẫn tiêu kế hoạch, nên việc dự báo nhu cầu nguồn lực chưa xác Đôi xảy tình trạng cân đối thiếu nguồn lực, chưa huy động sử dụng có hiệu nguồn lực xã hội để thực mục tiêu kế hoạch Công tác lập kế hoạch mang tính bị động, kế hoạch lập chủ yếu dựa vào kinh nghiệm số liệu sẵn có, số liệu khứ để trừng mà chưa sử dụng công cụ phân tích Nhiều kế hoạch đưa chưa phổ biến hóa cho cán bộ, nhân viên mà “tài liệu mật” cán quản lý nên nhân viên chưa hiểu thực công việc theo kế hoạch cách hiệu Do ảnh hưởng chế kế hoạch hóa tập trung, công tác lập kế hoạch cấp địa phương mang đặc điểm chế” xin – cho” Các cấp trông chờ vào phân bổ nhà nước đặc biệt phân bổ Ngân sách nhà nước không tự khai thác, phát huy tiềm năng, huy động nguồn lực địa phương Hiện thiếu nghiêm trọng đội ngũ cán chuyên ngành đáp ứng cho công tác lập kế hoạch đặc biệt cấp địa phương gây không 37 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức khó khăn cho địa phương việc hiểu, nắm bắt nội dung, định hướng kế hoạch cấp nhằm triển khai xây dựng thực kế hoạch hiệu Hiện số lượng kế hoạch nhiều kế hoạch cưa thực thành hệ thống thống nhất, thiếu tính xâu chuỗi; thiếu quy trình chuẩn xây dựng kế hoạch chủ yếu, bước lập kế hoạch thiếu hợp lý, theo hướng chủ quan, áp đặt; có vênh lớn kế hoạch nội dung kế hoạch kinh phí đảm bảo triển khai kế hoạch nội dung; có chênh lệch lớn khả xây dựng chất lượng xây dựng kế hoạch đơn vị tổ chức ( nơi làm tốt, nơi làm sơ sài, hình thức); nội dung kế hoạch chồng chéo thiếu tính tổng hợp; tính khả thi số kế hoạc hạn chế; số kế hoạch công tác chung chung, thiếu tính định hướng Nguyên nhân tồn nhận thức lãnh đạo số đơn vị tổ chức vai trò công tác lập kế hoạch hạn chế; thiếu thể chế lập kế hoạch; hoạt động xây dựng kế hoạch thiếu chuyên nghiệp; thiếu thông tin, số liệu thống kê, thiếu nghiên cứu cần thiết phục vụ công tác lập kế hoạch, điều kiện đảm bảo xây dựng kế hoạch hạn chế Giải pháp nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch Những hạn chế đặt yêu cầu phải đổi phương pháp lập kế hoạch với mục tiêu gắn kế hoạch với nguồn lực tài Trước hết, cần thay đổi quan điểm, tư người làm kế hoạch Xóa bỏ tư làm kế hoạch để báo cáo, mà lập kế hoạch để tạo công cụ giúp phủ với quan quản lý nhà nước điều tiết thị trường, điều hành kinh tế hiệu Thứ hai, cần áp dụng phương pháp phân tích dự báo khoa học Muốn lập kế hoạch tốt phải dự báo tốt.Những thông tin dự báo sơ quan trọng cho việc đặt mục tiêu kế hoạch Một kế hoạch hoàn thiện kế hoạch xây dựng sở thông tin dự báo chuẩn xác, khoa học Trong khu vực công thông tin dự báo không xác dẫn đến hậu ảnh hưởng nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển đất nước đời sống nhân dân… Thứ ba, tăng cường tham gia nhiều bên lập kế hoạch đổi cần thiết Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội kế hoạch tổng hợp nhiều mặt, bao quát nhiều vấn đề toàn xã hội Do vậy, tăng cường tham gia nhiều quan, đoàn thể tổ chức xã hội vào trình lập kế hoạch yêu cầu tất yếu Sự tham gia cấp, ngành vào trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội địa phương từ việc xây dựng tiêu đến việc cân đối nguồn lực tài dự toán ngân sách giúp đưa mục tiêu kế hoạch sát với nhu cầu thực tế, nguồn lực xã hội huy động tối đa phân bổ hiệu 38 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Mở rộng tham gia nhiều đơn vị kế hoạch phát triển kinh tế xã hội địa phương cách nâng cao trách nhiệm đơn vị trình thực kế hoạch, để kế hoạch hóa phát triển không mệnh lệnh quyền mà phản ánh nhu cầu xã hội Các đơn vị tham gia vào trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội thông qua việc cung cấp thông tin phục vụ cho đánh giá, tham gia đánh giá, phân tích thực trạng, xác định mục tiêu ưu tiên, nhu cầu cấp thiết, thảo luận giải pháp cụ thể thảo luận phương án phân bổ ngân sách, huy động nguồn lực xã hội Bên cạnh tham gia cấp, ngành địa phương huy động tham gia tổ chức tư vấn, quan nghiên cứu trường đại học… Đây đơn vị có chuyên môn nghiệp vụ cao, giúp địa phương việc sử dụng công cụ phân tích, đánh giá, giúp đào tạo cán kế hoạch địa phương giúp địa phương đưa nhận định, đánh giá khách quan kế hoạch Thứ tư, tiêu lập kế hoạch phải phù hợp với lực thực hiện( tính khả thi) Năng lực thực kế hoạch vấn đề định thành công kế hoạch Nếu không tính đến lực thực kế hoạch chắn kế hoạch thất bại Trong khu vực công, kế hoạch đưa mà không làm gây lãng phí tiền của nhân dân Cho nên phải tính toán cho thật kĩ lực thực kế hoạch trước xây dựng kế hoạch Phải làm phép so sánh để chi tiêu kế hoạch không vượt khả thực Chỉ tiêu kế hoạch mà vượt khả thực phải giảm tiêu Năng lực thực vượt tiêu phải tăng tiêu lên Có nhà nước kiểm soát phát triển chủ động việc đề kế hoạch phát triển phù hợp với thực tế Việt Nam Thứ 5, kế hoạch phải mang tính chiến lược dài hạn Một kế hoạch muốn thành công mang lại lợi ích cho người dân phải mang tính chiến lược dài hạn Trong khu vực công, kế hoạch phải có mục đích lợi ích nhân dân, không mang tính chiến lược dài hạnKhi xây dựng kế hoạch, để đảm bảo lợi ích cho nhân dân quan nhà nước cần phải xem xét hiệu kế hoạch tức phải xem xét tính chiến lược dài hạn kế hoạch, để tránh hoàn thành kết kế hoạch không bị lỗi thời phù hợp với điều kiện thực tế Thứ 6, phải xây dựng rõ sở tư sở thực tế việc xây dựng kế hoạch.Cơ sở tư sở thực tế nội dung quan trọng việc xây dựng kế hoạch Tư việc xây dựng kế hoạch tư tưởng bao trùm lên toàn kế hoạch Ngoài sở tư xuyên suốt kế hoạch, quan nhà nước cần phải xem xét sở thực tế việc xây dựng kế hoạch Bất kế hoạch khu vực công đòi hỏi phải xây dựng sở thực tế đòi hỏi sống đem lại lợi ích cho người dân Thứ bảy, xây dựng kế hoạch nên hạn chế áp đặt ý chí quan công quyền.Trong thời kì kế hoạch hóa tập trung phương pháp xây dựng kế hoạch 39 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức theo áp đặt ý chí quan công quyền phương pháp phổ biến áp dụng nước ta Phương pháp thể ý chí đơn phương quan công quyền thể tư ôm đồm quyền lực quan xây dựng dự thảo Trong điều kiện nay, phương pháp tỏ hiệu không phù hợp Nó làm cho kế hoạch thể ý chí đơn phương quan công quyền mà không tính đến hiệu thiết thực mà kế hoạch mang lại cho người dân cộng đồng Chính nên hạn chế việc áp dụng phương pháp xây dựng kế hoạch theo áp đặt ý chí quan công quyền.Trên số kiến nghị khu vực công C KẾT LUẬN Trong tổ chức nào, lập kế hoạch công việc đặc biệt quan trọng Nếu xem chiến lược mà tổ chức đặt đích , người ta có nhiều đường để tới đích kế hoạch hoạch định cách rõ ràng đường ngắn an toàn đưa tổ chức tới đích Đối với tổ chức nói chung vây tổ chức hành nhà nước, ý nghĩa nhấn mạnh Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đắn mang lại cho nước ta hội phát triển vượt bậc Thực tế cho thấy, gần 30 năm đổi mới, Việt Nam dần nâng cao vị trường quốc tế vững vàng tiến bước để hội nhập kinh tế, quốc tế với tất quốc gia giới, cải thiện chất lượng sống cho người dân, ổn định xã hội Tuy nhiên, vấn đề có khó khăn định Lập kế hoạch công việc không khó khăn, phức tạp song đòi hỏi tư logic nhà quản lý, kỹ nằng tổng hợp thông tin tầm nhìn khái quát Bởi vậy, nâng cao kiến thức, kỹ lập kế hoạch trình dự báo, phân tích, đánh giá cho nhà quản lý cần thiết cấp bách để nước ta tiến nhanh, tiến xa đường công nghiệp hóa- đại hóa đất nước với mục tiêu “ dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh” mà đảng nhà nước đặt 40 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Tài liệu tham khảo Giáo trình quản lý phát triển tổ chức hành nhà nước – Học viện hành chính- NXB Khoa học kĩ thuật 2008 Thiết kế tổ chức quan hành nhà nước – NXB trị quốc gia Những vấn đề cốt yếu quản lý – Haronld Koontz, Cyril O’DOnnel, Heinz weihrich- NXB khoa học kĩ thuật Tổ chức hành nhà nước – từ góc nhìn người làm công vụ Lê Minh Châu- NXB khoa học kĩ thuật Việt Nam xu hội nhập , khó khăn thách thức – Nguyễn Văn Anh-NXB Trẻ Sự tác động môi trường tới hành – Hà Lê – NXB Lao động Tạp chí phát triển nguồn nhân lực Tailieu.vn số trang web bộ, ban ngành: Bộ nội vụ, lao động thương binh xã hội … 41 Chức lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức 42 [...]... lý, việc lập kế hoạch cũng chính làmột hoạt động mang tính kinh tế Vì thế áp dụng CBA là hoàn toàn phù hợp với việc lập kế hoạch, Những nguyên tắc cơ bản của phương pháp phân tích chi phí lợi ích có thể ứng dụng vào công việc lập kế hoạch một cách thuận lợi -… II .Chức năng lập kế hoạch trong tổ chức hành chính nhà nước Lập kế hoạch là một chức năng thiết yếu trong mọi hoạt động của mọi tổ chức, bao... tiêu tổng thể cho tổ chức Các kế hoạch chiến lược liên quan tới mối quan hệ giữa con người trong tổ chức và giữa con người của tổ chức này với tổ chức kia + Kế hoạch thực thi / hành động: là loại kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ thể hóa của kế hoạch chiên lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thể đạt được các chiến lược đó Loại kế hoạch này sẽ cụ thể các mục tiêu, công việc 12 Chức năng. .. để thực hiện Ví dụ: Kế hoạch phổ cập giáo dục tiểu học 2010- 2020 Tuy nhiên, trong khu vực công vẫn có những kế hoạch ngắn hạn ( các kế hoạch thường niên hàng năm) hầu hết những kế hoạch hàng năm là những kế hoạch điều hành và là cơ sở để thực hiện những kế hoạch dài hạn Ví du: các kế hoạch phòng chống lụt bão, vì người nghèo…v v 30 Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức -Không gian: Không... đề, biết cách tận dụng khả năng của nhân viên, xác lập cơ chế phối hợp hiệu quả, có khả năng tổng hợp thông tin tốt thì bản kế hoạch lập ra mới thu được hiệu quả cao/ Các phương pháp sử dụng trong chức năng lập kế hoạch Thông thường trong lập kế hoạch các phương pháp sẽ được sử dụng là: Phương pháp vận trù học Đây là một trong những phương pháp phân tích toàn diện trong lập kế hoạch Phương pháp này hướng... xây dựng kế hoạch Từ đó tạo ra sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình kế hoạch hóa Yếu tố này có sự ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch bởi dưới quan điểm của nhiều người sẽ tạo tính khách quan trong bản kế hoạch, tổ chức có thể có được nhiều ý tưởng hay và sáng tạo từ các nhân viên trong tổ chức mình Hơn nữa, qua sự tham gia của các thành viên trong tổ chức trong xây dựng bản kế hoạch thể... cần đảm bảo được nhu cầu bên trong và bên ngoài tổ chức, kế hoạch đam bảo cho sự phát triển bên trong tổ chức và bản kế hoạch đề ra Các thành viên trong bạn lãnh đạo với nhân viên cần phải kết hợp chặt chẽ với nhau, hiểu rõ giá trị mà chiến lược đề ra và quyết tâm thực hiện Việc lập kế hoạch cho tổ chức phải đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện mang tính chất, giữa các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và... việc lập kế hoạch Nhà quản lý có thể sẽ không xây dựng một kế hoạch hoàn toàn mới mà dựa trên kế hoạch này, mở rộng thêm quy mô và phạm vi hoạt động để công ty đạt được lợi nhuận cao hơn 18 Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức Khi chúng ta xem xét các cấp bậc tổ chức thấp hơn, sự cấu thành các tiền đề lập kế hoạch có thay đổi đôi chút Quá trình cơ bản là như nhau, nhưng các kế hoạch. .. bản thân các kế hoạch phụ trợ đó lại quyết định thành công cho kế hoạch chính Như chúng ta đã nói thì việc lập kế hoạch không phải là chắc chắn rằng tổ chức sẽ làm những việc như đã lập kế hoạch và sẽ đạt được những mục tiêu trong kế hoạch mà do sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài thì có thể kế hoạch đó sẽ không như mong muốn Ví dụ : công ty A chuẩn bị lên kế hoạch thành lập thêm 1 chi... nghiệm, áp dụng các phương pháp mô phỏng theo kịch bản, phương 35 Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức pháp lồng ghép, phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược, lập kế hoạch dựa vào kết quả và lập kế hoạch có sự tham gia của các bên hữu quan Ví dụ: Nếu như trước đây, các hoạt động liên quan tới hoạch định chính sách, lập kế hoạch chỉ sử dụng đơn thuần một số phương pháp truyền thống... tác lập kế hoạch Tuy nhiên, trên thực tế công tác lập kế hoạch chỉ đổi mới về mặt hình thức, còn chất lượng nội dung là vấn đề còn đáng phải lưu tâm Chúng ta vẫn chưa có được sự chủ động trong công tác lập kế hoạch ở các cấp Quy trình lập kế hoạch vẫn chủ yếu được xây dựng từ trên xuống dưới Kế hoạch được lập ra hầu như vẫn dựa vào kế hoạch của cấp trên giao Theo lý thuyết thì công tác lập kế hoạch