Tiểu luận chức năng lập kế hoạch trong tổ chức

Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hoặc nhiều người. Họ phối hợp với nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung. Trong thực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành chính nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì chúng đều chịu sự tác động của những biến đổi từ môi trường, đều nỗ lực hướng tới mục tiêu chung một cách nhanh và hiệu quả nhất.Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hiện thực hóa các mục tiêu và giảm thiểu tối đa các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ nhiều bộ phận. Đây cũng được xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản lý, là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Bởi vây, nó quyết định phần lớn sự thành bại trong tổ chức.Trước sự vân động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, xã hội và ngay cả sự biến đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt tổ chức trong các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước để thích nghi với các biến đổi ấy, khi ấy, công tác lập kế hoạch càng bộc lộ rõ rệt vai trò của mình. Do đó, việc nghiên cứu phân tích về công tác lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệu quả công tác này trở nên vô cùng quan trọng. Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽ cung cấp thông tin cơ bản về chức năng lập kế hoạch, thực tiễn về lập kế hoạch trong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng diễn ra như thế nào. Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng lập kế hoạch trong các tổ chức.B.NỘI DUNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCHI. Lý luận chung.1. Khái niệm.Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được tính toán trước. Nó là dự định của nhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.Chức năng lập kế hoạch: Cho đến nay có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch như quan điểm của Steyner, của Roner, của Henrypayh, của Taylor… Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau, chức năng lập kế hoạch đều có những cách định nghĩa nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản đều nêu bật lên khẳng định: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các chiến lược chung để đạt được mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức nhằm đưa tổ chức tới đích một cách nhanh và hiệu quả nhất. Qua đó, tìm ra cách thức phối hợp tốt nhất để tận dụng, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức, biến các nguồn lực tiềm năng thành cơ hôi để thúc đẩy tổ chức phát triển. Lập kế hoạch đề cập đến cả kết quả (những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (công việc đó được thực hiện như thế nào?) Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là trước khi hoạt động con người phải có ý thức mục tiêu cần đạt được.Có thể nói, thực chất của việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức.Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, do đó nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện nhưng không mang lại hiệu quả cao. Nó sẽ quyết định lớn tới việc tổ chức có thực hiện tốt hay không các chức năng tiếp theo. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động.Lập kế hoạch tức là trả lời cho các câu hỏi:+ What? ( làm cái gì? ) tương ứng với việc xác định mục tiêu.+ Who? ( Ai làm? ) sẽ tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc.+ When? ( Bao giờ làm? ) tương ứng với việc xác định thời gian thực hiện.+ Where? ( Làm ở đâu? ) xác định địa điểm thực hiện+ How? ( Làm như thế nào? ) lựa chọn phương thức Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch, vừa thể hiện các nội dung sẽ có trong một bản kế hoạch hoàn hảo. Bởi vậy, chỉ một nội dung không được tiến hành hoặc có thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộ bản kế hoạch không còn giá trị nữa. Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đến đích. Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả với những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu như không có kế hoạch chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Và điều đó sẽ gây ra rất nhiều bất lợi và phiền toái cho tổ chức. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức, nó buộc nhà quản lý hay rông hơn là những người làm công tác lập kế hoạch phải xác định các đường lối một cách chính xác, kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định của trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.

Đề tài: Chức năng lập kế hoạch

Lớp KH12NS1 – Nhóm 3Danh sách nhóm:

1 Nguyễn Thị Thùy Linh (Nhóm trưởng)

2 Sự cần thiết của lập kế hoạch

3 Vai trò của Lập kế hoạch

4 Các thành phần và phân loại kế hoạch

5 Các nguyên tắc trong lập kế hoạch

6 Quy trình lập kế hoạch

7 Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch

8 Phương pháp lập kế hoạch

1 Lập kế hoạch trong tổ chức hành chính nhà nước

2 Vai trò của lập kế hoạch trong tổ chức hành chính nhà nước

3 Trực trạng công tác lập kế hoạch ở Việt Nam

4 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch

C KẾT LUẬN

A ĐẶT VẤN ĐỀ

Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hoặc nhiều người Họ phối hợp vớinhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung Trongthực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành chính nhànước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì chúng đều chịu

sự tác động của những biến đổi từ môi trường, đều nỗ lực hướng tới mục tiêuchung một cách nhanh và hiệu quả nhất

Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hiện thực hóa các mụctiêu và giảm thiểu tối đa các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt chức nănglập kế hoạch Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan trọng, phức tạpđòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ nhiều bộ phận Đâycũng được xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản lý, là cơ

sở để thực hiện các chức năng khác Bởi vây, nó quyết định phần lớn sự thành bạitrong tổ chức

Trước sự vân động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, xãhội và ngay cả sự biến đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt tổ chức trongcác mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước để thích nghi với cácbiến đổi ấy, khi ấy, công tác lập kế hoạch càng bộc lộ rõ rệt vai trò của mình Do

đó, việc nghiên cứu phân tích về công tác lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệuquả công tác này trở nên vô cùng quan trọng Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽcung cấp thông tin cơ bản về chức năng lập kế hoạch, thực tiễn về lập kế hoạchtrong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêngdiễn ra như thế nào Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạnchế và nâng cao chất lượng lập kế hoạch trong các tổ chức

B NỘI DUNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

I Lý luận chung.

1 Khái niệm.

Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được tính toán trước Nó là dự định củanhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phươngthức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa

Chức năng lập kế hoạch: Cho đến nay có rất nhiều khái niệm về chức nănglập kế hoạch như quan điểm của Steyner, của Roner, của Henrypayh, của Taylor…Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau, chức năng lập kế hoạch đều cónhững cách định nghĩa nhất định Tuy nhiên, về cơ bản đều nêu bật lên khẳng định:

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các chiến lược chung để đạt được mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết

để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức nhằm đưa tổ chức tới đích một cách nhanh và hiệu quả nhất Qua đó, tìm ra cách thức phối hợp tốt nhất để tận dụng, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức, biến các nguồn lực tiềm năng thành cơ hôi để thúc đẩy tổ chức phát triển Lập kế hoạch đề cập đến cả kết quả

(những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (công việc đó được thực hiện như thếnào?) Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người Nghĩa là trướckhi hoạt động con người phải có ý thức mục tiêu cần đạt được

Có thể nói, thực chất của việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hànhđộng, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mụcđích và mục tiêu của tổ chức đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thànhviên trong tổ chức

Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, do đó nếu lập kế hoạchkhông tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiệnnhưng không mang lại hiệu quả cao Nó sẽ quyết định lớn tới việc tổ chức có thựchiện tốt hay không các chức năng tiếp theo Kết quả của lập kế hoạch chính là bản

kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướnghành động mà tổ chức hành động

Lập kế hoạch tức là trả lời cho các câu hỏi:

+ What? ( làm cái gì? ) - tương ứng với việc xác định mục tiêu

+ Who? ( Ai làm? ) - sẽ tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phâncông công việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc

+ When? ( Bao giờ làm? ) - tương ứng với việc xác định thời gian thực hiện.+ Where? ( Làm ở đâu? ) - xác định địa điểm thực hiện

+ How? ( Làm như thế nào? )- lựa chọn phương thức

Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch,vừa thể hiện các nội dung sẽ có trong một bản kế hoạch hoàn hảo Bởi vậy, chỉ mộtnội dung không được tiến hành hoặc có thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộbản kế hoạch không còn giá trị nữa Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảngtrống để có thể đi đến đích Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai chínhxác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả vớinhững kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu như không có kế hoạch chúng ta có thể

để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên Và điều đó sẽ gây ra rất nhiều bấtlợi và phiền toái cho tổ chức Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức, nóbuộc nhà quản lý hay rông hơn là những người làm công tác lập kế hoạch phải xácđịnh các đường lối một cách chính xác, kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định của trên

cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng

Quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các đối tượng, sự đóng gópcủa chính những nhà quản lý các bộ phận và toàn bộ các thành viên trong tổ chức

Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để triểnkhai, giám sát, đánh giá các hoạt động trong tổ chức

2 Sự cần thiết của lập kế hoạch

- Do tính không chắc chắn của môi trường quản lý Chúng ta không thể đoántrước được các môi trường của quản lý, chúng ta cũng không thể đoán trước được

kế quả và hậu quả của các quyết định quản lý cũng không thể đoán trước được sựthay đổi của môi trường tác động đến tổ chức Tương lai luôn có sự thay đổi vàvận động không ngừng, tương lai càng xa thì việc quyết định càng kém chắc chắn

Do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch là tất yếu, nó giúp nhà quản lýphân tích môi trường, đưa ra những dự báo, tận dụng tối đa nguồn lực của tổ chức,chủ động ứng phó với những bất trắc và rủi ro trong tương lai…

- Do các nguồn lực của tổ chức luôn gặp những hạn chế ( tài nguyên thiênnhiên, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn tài chính…) do đó tổ chức cần phảivạch ra cho mình những kế hoạch đúng đắn để có thể khai thác tối đa và hiệu quảnguồn lực vốn có của tổ chức mình Qua đó, tìm ra được cách thức để khai thác vàhuy động các nguồn lực từ bên ngoài tổ chức

Ví dụ, trong tương lai tài nguyên thiên nhiên có thể bị cạn kiệt, cơ cấu dân

số già hóa khiến cho thị trường lao động của chúng ta bị khan hiếm… Vì vậy cầnlập kế hoạch để đưa ra những định hướng cho tương lai, đối phó với những khó

khăn kể trên, dự trù các phương án đối với các trường hợp xấu nhất có thê xảy tớivới tổ chức khi nguồn tài nguyên đó cạn kiệt.

- Lập kế hoạch để mọi bộ phận và thành viên trong tổ chức biết tiến hànhcác nhiệm vụ và công việc như thể nào, với những nội dung rõ ràng ( mục tiêu,thời gian, người thực hiện, phương thức thực hiện, địa điểm thực hiện) Một bản kếhoạch sẽ là kim chỉ nam để dẫn dắt cho các cá nhân, bộ phận biết mình phải làmnhững công việc gì, trình tự ra sao, thời gian cho mỗi công việc, việc gì là quantrọng, việc gì là cực kỳ quan trọng, việc gì chỉ mang tính chất hỗ trợ Nhờ vậy, nógiúp cho các cá nhân, bộ phân trong tổ chức không bị quá tập trung hay lơ là quávào một công việc gì Bởi vậy mà mọi sự nỗ lực của mọi cá nhân đó sẽ hướng vàomục tiêu một cách chuẩn xác nhất

- Lập kế hoạch để tìm ra cách tốt nhất để đạt được mục tiêu: Thông qua kếhoạch người ta đề ra các nhiệm vụ, thiết lập các mục tiêu, xây dựng các định mức,tiêu chuẩn, chỉ tiêu, dự đoán các biến cố cùng xu hướng trong tương lai và từ đólựa chọn các phương pháp để thực hiện các mục tiêu đã được xác định Hướng dẫncác nhà quản lý làm cách nào để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Mặtkhác, nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biết tập trung chú ý vào việc thựchiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng thời gian khác nhau

3 Vai trò của lập kế hoạch.

Mục đích của tất cả các kế hoạch và kế hoạch phụ trợ cho nó là nhằm hoànthành những mục đích và mục tiêu của cơ sở

- Trước hết, lập kế hoạch là hoạch định những gì tổ chức phải làm và cáchthức tiến hành các hoạt động đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Đó khôngchỉ là chức năng riêng lẻ mà còn là nền tảng để tiến hành các chức năng khác

- Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho tổ chức biết

vị trí của mình hiện tại cũng như tương lai và phương hướng hoạt động trongtương lai Thông qua lập kế hoạch, tổ chức sẽ biết được mình đã đạt được những gì

và thiếu sót những gì, mối quan hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài, với các

tổ chức khác như thế nào, từ đó tổ chức sẽ đặt ra con đường, hướng đi mới chomình, biết cách phát triển tổ chức mình một cách hợp lý nhất

- Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môitrường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thànhcông thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với nhữngảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra Trong quá trình lập kế hoạch,nhà quản lý sẽ thu thập được các thông tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét các

cơ hội cũng như là môi trường xung quanh tổ chức, các tổ chức cạnh tranh… Dovậy xây dựng kế hoạch cũng chính là làm cho tổ chức tiên liệu được những gì sẽ

xảy ra trong tương lai để có thể lựa chọn các biện pháp ứng phó, làm giảm sự tácđộng của những thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động hơn với nhữngthay đổi trong tương lai Nếu như hệ thống kế hoạch được xây dựng một cách linhhoạt thì trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý cũng có cơ sở để tìm biệnpháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Tuy vậy, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch làvẫn cần thiết bởi vì các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu

và việc lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai vàthực thi nhiệm vụ Một kế hoạch tốt sẽ tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi

- Lập kế hoạch giúp định hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mụctiêu, nghĩa là định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong quản lý vàoviệc tập trung hoàn thành các mục tiêu Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác địnhcác mục tiêu và quá trình thực hiện các mục tiêu Để đạt được mục tiêu đó thì cầnphải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận,mỗi cá nhân này phải đảm nhân các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cánhân mình Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm gì đểđóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình,hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết để đi đến mục tiêu, đích

đó của tổ chức Nếu một tổ chức, các nhà quản lý không thực hiện tốt chức nănglập kế hoạch, không có kế hoạch sẽ làm cho tiến trình hoạt động của các bộ phậnphòng ban và các cá nhân sẽ trở nên “ ngoằn ngoèo hơn” và không hiệu quả nhưmong muốn, có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạtđược mục tiêu của tổ chức 1 cách hiệu quả Vì thế nếu thiếu kế hoạch sẽ tạo ra sựhoạt động manh mún, sẽ làm cho tổ chức luôn bị động thiếu phối hợp

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực, giảm thiểu nhữngtrùng lặp và lãng phí trong tổ chức Gắn với hệ thống mục tiêu, các bộ phận, các cánhân khác nhau trong tổ chức phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằmhoàn thiện quá trình quản lý cho hoạt động của tổ chức Khi các hoạt động côngviệc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặpgiữa các bộ phận được giảm tối đa Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kếtquả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ Kếhoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực cóđịnh hướng chung, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn, vàthay thế sự phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng

Chúng ta hãy thử làm một phép so sánh giữa hai tổ chức Một tổ chức luôncoi trọng việc lập kế hoạch với một tổ chức không tiến hành hoạt động này mộtcách thường xuyên sẽ thấy sự khác biệt Nếu như tổ chức không lập kế hoạch, họ

sẽ không có các phương án dự trù khẩn cấp với các rủi ro và khi các rủi ro đó ậptới với tổ chức của họ tất cả sẽ rơi vào thế bị động, họ sẽ phải tìm kiếm một cáchthức giải quyết hoàn toàn mới Như vây, họ sẽ phải thay đổi hoàn toàn và nguồn

lực( nhân lực, tài chính…) mà họ đầu tư có thể sẽ gấp đôi chi phí ban đầu Tuynhiên, đối với tổ chức đã lập kế hoạch kĩ lưỡng, các rủi ro đó ( tất nhiên khôngphải là tất cả ) phần nào đã nằm trong dự trù và chi phí bỏ ra để khắc phục nó đãđược lên kế hoạch từ trước Các khoản chi phí, đầu tư đó đã được lên kế hoạch vànằm trong tầm kiểm soát của tổ chức

- Lập kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt đươc mụctiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biếttập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảngthời gian khác nhau, để đạt được mục đích cuối cùng mà tổ chức đặt ra

Việc lập kế hoạch là nhịp cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, tức làvạch ra con đường cụ thể từ hiện tại đến tương lai, xác định tương lai cần đạt đượccái gì và sẽ đạt được cái gì Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, người ta sẽ

dự đoán và lập ra các kế hoạch cho tương lai Nó giúp các nhà quản lý có thể chỉ rađược những định hướng cần thiết cho sự hoạt động của tổ chức trong tương lai(vấn đề chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, hoặc đó chính là những định hướng về mộtloại sản phẩm cần thiết cho sự cạnh tranh hoặc đáp ứng đòi hỏi của khách hàng)

- Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát Lập kế hoạch xâydựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra Hệthống các mục tiêu cụ thể chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra,đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ phận trong tổ chức Nếu không

có kế hoạch, chúng ta sẽ không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì, làm cách nàochúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay không? Khilập kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch Sau đó, khi kiểm tra,chúng ta so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định những sailệch quan trọng và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết Không lập kếhoạch thì không có cách nào để kiểm tra

Hoạt động kiểm soát của cấp trên với cấp dưới thực chất là hoạt động xemxét, đánh giá xem các nhân viên của mình có tuân thủ theo các chủ trương, chươngtrình hành động…vv đã được vạch ra từ trước hay không, mức độ kết quả đạtđược là ở mức nào Vì vậy, các bản kế hoạch được xem bản tiêu chí, là tấm gương

để đối chiếu kết quả nhân viên làm được trên thực tế so với sự chỉ đạo và phâncông của cấp trên

- Các tổ chức cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, chấtlượng nhân viên nào là cần thiết, các chi nhánh cần phải được chỉ đạo theo đườnglối nào, và cần áp dụng những phương pháp kiểm tra nào

- Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể.Khi mỗi người trong tập thể cùng hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái

gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn Và điều quan trọng là ở chỗ, khi thực hiệnnhững công việc đã được kế hoạch cẩn thận, khoa học, chu đáo từ trước người tacảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc thoải mái, hăng hái và mọi người gắn bó vớinhau Chính nhờ đó mà năng suất lao động cao hơn, tập thể đoàn kết gắn bó hơn

- Có thể làm tốt chức năng lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện để các nhà quản lýthực hiện tốt các chức năng khác Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợpvới kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch Khi lập kế hoạch, tổ chức sẽ xác lậpmục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hànhhoạt động Từ đó, tổ chức sẽ quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai

sẽ làm việc đó (tương ứng với chức năng xây dựng tổ chức trong quản lý tổ chức),qua lập kế hoạch thì nhà quản lý cũng định hướng, động viên tất cả các bên thamgia và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn (chức năng điều phối), thông qua lập kếhoạch để theo dõi các hoạt động để chắc chắn chúng được hoàn thành như trong kếhoạch (chức năng kiểm tra) Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng kháccũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng Thực hiện tốt các chức năngtrên sẽ dẫn đến đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức

Ví dụ: Tại 2 công ty chuyên kinh doanh về mỹ phẩm, bên công ty A vớinhững chiến lược mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn trước sự thay đổi của môitrường, dưới sự quản lý một cách có tổ chức và hệ thống, với những bản kế hoạchchi tiết giao trách nhiệm cho từng nhân viên với từng nhiệm vụ cụ thể và phụ hợpvới từng người… kết quả là doanh thu cao và luôn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc

Và ngược lại bên công ty B, chưa có sự thích ứng cao và chưa nắm bắt trước sựthay đổi của môi trường, người tiêu dùng, mặt khác do chưa có bản chi tiết vàhoạch định công việc phù hợp với mục tiêu chiến lược cho công ty mình, do đó kếtquả là doanh thu mang lại thấp Với hai cách làm của hai công ty này đã mang lạinhững kết quả khác nhau, qua đó cho ta thấy được sự quan trọng và cần thiết củaviệc lập kế hoạch cho một tổ chức, đó là yếu tố mở đầu cho sự thành công của một

tổ chức

Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tổ chức, mỗinhà quản lý Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức,khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một cách hiệu quả, thậmchí không có một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác Không có kếhoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình,

họ không biết khi nào, ở đâu và cần phải làm gì?

4 Các thành phần của kế hoạch và phân loại kế hoạch

a Các mục tiêu

Mục tiêu là cái đích mà tổ chức mong muốn đạt đến

Mục tiêu là yếu tố không thể thiếu của một tổ chức vì tổ chức xuất hiện vàtồn tại đều nhằm thực hiên một mục tiêu nhất định nào đó có thể là vì lợi nhuậnhay phi lợi nhuận nhưng không một tổ chức nào lại hoạt động mà không vì mộtmục tiêu nào cả Kế hoạch của tổ chức phải thể hiện được mục tiêu mà tổ chứcmong muốn đạt tới trong khoảng thời gian mà kế hoạch đó dự kiến Đây là yếu tốquan trọng và tiên quyết mà người lập kế hoạch cần xác định được trong khi tiếnhành lập kế hoạch

Các mục tiêu là điểm cuối của một bản kế hoạch, bản kế hoạch được lập ra

dù dài hay ngắn cuối cùng cũng sẽ đưa ra được một mục tiêu cơ bản mà kế hoạch

đó hướng đến Các mục tiêu cơ sở là kế hoạch của tổ chức tuy nhiên thì mỗi bộphận trong tổ chức đều có những mục tiêu cụ thê của bộ phận mình Nhưng cácmục tiêu của bộ phận cũng hầu hết nhằm thực hiện các mục tiêu cơ bản của tổchức một cách hiệu quả nhất chứ rất ít đi ngược lại với các mục tiêu cơ bản của tổchức

Bản kế hoạch có thể đưa ra rất nhiều những mục tiêu nhỏ để nhằm thực hiệnmột mục tiêu lớn nào đó

Ví dụ như để thực hiện mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% trong hainăm tới của một công ty A thì bản kế hoạch trong 2 năm này của công ty sẽ đưa rahàng loạt các mục tiêu nhỏ như: tăng lượng hàng bán ra thị trường trong 2 năm tới,giảm chi phí sản xuất để tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của mình nhằmbán được nhiều hàng hóa hơn, mở rộng thị trường ra các tỉnh trên cả nước… Nhưvậy để thực hiện mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% thì công ty A đã đưa

ra hàng loạt những mục tiêu nhỏ cụ thể để thực hiện được mục tiêu trên Các mụctiêu này liên quan đến từng bộ phận cụ thể trong công ty ví dụ như bộ phận sảnxuất, bộ phận quảng cáo, bộ phận bán hang…

Thông qua các phần trên ta có thể thấy mục tiêu là thành phần rất quan trọngcủa kế hoạc kế hoạc được lập ra đều nhằm những mục tiêu cụ thể và các mục tiêunày sẽ được xác định trong kế hoạc nhằm tạo định hướng cho các bộ phân trong tổchức hoạt động và thực hiện tốt các mục tiêu của mình

b Phương hướng và các biện pháp

Phương hướng ở đây là những định hướng mà bản kế hoạch đề ra cho tổchức trong thời gian sắp tới nó sẽ chỉ ra hướng đi mà tổ chức sẽ đi theo để thựchiện được các mục tiêu cụ thể của mình

Trong mỗi giai đoạn hay tình hình cụ thể thì phương hướng của kế hoạch sẽ

có thể có sự thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức Phương hướng

sẽ là phần giúp cho tổ chức xác định được cái đích mà tổ chức muốn đạt tới là ởđâu và phải hoạt động theo hướng nào thì có thể đạt tới mục đích tốt nhất có thể vàmang lại hiệu qủa cao nhất

Phương hướng là phần cụ thể hóa các mục tiêu xem chúng ta sẽ phải là gì đểđạt được những mục tiêu đã đề ra và làm nó theo định hướng cụ thể nào

Các biện pháp ở đây là cách thức để có thể thực hiện các phương hướng trên

và đạt được các mục tiêu cụ thể của kế hoạch

Các biện pháp có thể được áp dụng lâu dài hoặc ngắn hạn, tuy nhiên nó sẽđược đưa ra dựa trên những tính toán cụ thể về tình hình thực tế các nguồn lực của

tổ chức cũng như tình hình của môi trường bên ngoài tổ chức Các biện pháp của

kế hoạch có thể là cụ thể hay chung chung tùy theo cấp độ của bản kế hoạch cấp

độ càng nhỏ thì biện pháp càng cụ thể và ngược lại kế hoạch ở cấp độ vĩ mô thì cácbiện pháp cũng sẽ chỉ mang tính chất chung chung mà thôi

Phương hướng và các biện pháp sẽ là phần cụ thể mà kế hoạch đề ra nhằmthực hiện được các mục tiêu Không có phần này bản kế hoạch sẽ chỉ mang tínhchất định hướng và không có tính thực tế nhiều do không đưa ra được những địnhhướng cụ thể và những các thức để thực hiện như vậy nó sẽ chỉ mang tính lý thuyết

mà thôi

c Nguồn lực

Nguồn lực ở đây sẽ là các nguồn nhân lực, vật lực mà tổ chức có thể cungcấp và đáp ứng được trong thời điểm hiện tại và trong khoảng thời gian mà kếhoạch dự kiến Kế hoạch sẽ đề ra những nguồn lực của tổ chức về con người vàcác nguồn vật lực của tổ chức như về cơ sở vật chất, về tài chính… Từ đây xácđịnh xem các nguồn lực này có thể đáp ứng được những mục tiêu mà kế hoạch đã

đề ra hay không và cách thức để có thể khắc phục được những khó khăn về nguồnlực của tổ chức Đồng thời cũng có thể sắp xếp, sử dụng một cách hợp lý nguồnnhân lực trong tổ chức, đúng người, đúng việc và sử dụng một cách có hiệu quả,tránh tình trạng lãng phí

Nó sẽ giúp cho tổ chức nhìn nhận lại được về thực tế mà tổ chức đang có và

có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của kế hoạch hay không Đồng thờichúng ta cũng sẽ có thể xác định tốt hơn các biện pháp để thực hiện kế hoạch mộtcách hiệu quả nhất (do đã lường trước được những khó khăn mà tổ chức có thể gặpphải khi thực hiện kế hoạch do các nguồn lực của tổ chức chưa đáp ứng được).Hoặc cũng có thể điều chỉnh các mục tiêu hay biện pháp sao cho phù hợp với thực

tế tổ chức nhằm sử dụng tốt các nguồn lực và mang lại hiệu quả cao nhất

d Sự thực hiện dự kiến

Ở phần này kế hoạch sẽ đưa ra những hoạt động cụ thể của từng bộ phậntrong tổ chức Các yêu cầu cụ thể xem các bộ phận cần làm gì và làm như thế nào

để có thể đạt được mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra Đồng thời cũng cụ thể hóa việc

sử dụng các nguồn lực của tổ chức về vật lực hay nhân lực xem sẽ sử dụng nó nhưthế nào và xác định việc sử dụng các nguồn lực sao cho hiệu quả nhất

Sự thực hiện dự kiến sẽ cụ thể hóa việc thực hiện kế hoạch trên thực tế của

tổ chức dự kiến về việc thực hiện kế hoạch và những khó khăn thách thức mà tổchức có thể gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch Sự thực hiện dự kiến cũngbao hàm cả các phương án được coi là dự kiến, dự bị so với các phương phápchính bởi lẽ không phải lúc nào phương án chính cũng được thực thi Trong một sốtrường hơp, các bất lợi xuất hiện sẽ khiến tổ chức phải chuyển từ phương án chủchốt sang các phương án mang tính chất dự trù

Như vậy ta có thể thấy các thành phần của kế hoạch không hề tồn tại riêng lẻ

mà có sự liên kết bổ sung cho nhau, thông qua thành phần này, sẽ giúp làm rõ một

số phần khác của kế hoạch, làm cho kế hoạch tăng tính hợp lý và hiện thực hơn do

đã có sự nghiên cứu và tìm hiểu trước thông qua việc xem xét khía cạnh của tổchức để xây dựng các kế hoạch cụ thể và thực tế hơn

4.2 Phân loại kế hoạch

Kế hoạch trong một tổ chức được thể hiện dưới nhiều cách thức rất đa dang

Ở mỗi góc độ tiếp cân và các cách phân loại khác nhau, kế hoạch của tổ chức sẽđược chia thành các loại cụ thể như sau:

 Theo phạm vi : bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi/hành

động

+ Kế hoạch chiến lược là kế hoach đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn

và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trícủa tổ chưc trong môi trường đó Các kế hoạch kiểu này sẽ do các nhà quản lý cấpcao thiết kế nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức Các kế hoạch chiếnlược liên quan tới mối quan hệ giữa con người trong tổ chức và giữa con người của

tổ chức này với tổ chức kia

+ Kế hoạch thực thi / hành động: là loại kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ

thể hóa của kế hoạch chiên lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thểđạt được các chiến lược đó Loại kế hoạch này sẽ cụ thể các mục tiêu, công việc

mà tổ chức cần phải làm trong các khoảng thời gian : tháng, quý, năm liên quan tớicác vấn đề về nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, tài chính…

Thông qua kế hoạch hành động này, các đơn vị, bộ phận sẽ biết mình cầnphải làm gì, làm như thế nào trong những khoảng thời gian nhất định để hoànthành các mục tiêu ngắn hạn.Qua đó giải quyết mục tiêu chiến lược của tổ chứcđưa ra từ ban đầu

 Phân loại theo khuôn khổ thời gian:

Dựa trên căn cứ thời gian, kế hoạch sẽ được chia thành 3 loại là kế hoạchngắn hạn, trung hạn và dài hạn

+ Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch thường được giới hạn trong một năm và

được chia thành các kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng, năm, tuần hàng ngày.Đây là loại kế hoạch cụ thể hóa các kế hoạch trung và dài hạn

+ Kế hoạch trung hạn và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu dài hạn sử

dụng các nguồn lực lớn mang tính chất tổng hợp, có nhiều phương án thực hiệnlớn Trong thực tế, một kế hoạch trung hạn thường kéo dài từ 1-3 năm và dài hạnthường được thực hiện từ 5 năm trở lên Những kế hoạch này chủ yếu nhằm cảitiến bộ mặt tổ chức như: chiến lược, chính sách vv…và mang lại những thay đổimới, có tính chất đột phá cho tổ chức

 Phân loại theo tính cụ thể:

Kế hoạch được phân thành 2 loại là kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ

thể Cách phân loại này có nhiều điểm tương đồng so với cách phân loại theo phạm

vi (kế họach chiến lược và kế hoạch hành động) Với một loại là chỉ vạch ra cáiđích và hướng đi chung, một loại sẽ chỉ ra cách đi tới cái đích đó và các bước để đitheo hướng đi chung đó

 Phân loại theo đối tượng

Theo cách phân loại này, kế hoạch của tổ chức sẽ có những kế hoạch đượcxác định cụ thể với một đối tượng hoặc một mảng vấn đề nhất định Đó là: nhân

sự, tài chính, kinh doanh, tác nghiệp hay kế hoạch dự án

+ Kế hoạch nhân sự là kế hoạch đề cập tới các mục tiêu, cách thức mà tổ

chức sẽ tiến hành nhằm đảm bảo cả về số lượng và chất lượng nhân sự của tổ chứcmình cần để đáp ứng cho yêu cầu công việc Ví dụ như kế hoạch về tuyển dụng, sửdụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý nhân sự, lương, thưởng, bảo hiểm….v v

+ Kế hoạch tài chính là kế hoạch được xây dựng để quản lý chuyên sâu về

màng tài chính, ngân sách của tổ chức Nội dung của bản kế hoạch sẽ đề cậpđến các vấn đề quản lý chi tiêu, cân đối thu chi hợp lý, xác định mức kinh phí

sẽ phải bỏ ra để thực hiện mục tiêu và vận hành các nguồn lực khác, phương

thức để tiết kiệm tối đa nguồn tài chính cho tổ chức, giải pháp để nâng cao lợinhuận ( với các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận)

+ Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch mà ở đó xác định ra các nhóm công

việc cần và sẽ được tổ chức tiến hành (mà trực tiếp nhất là bộ phân kinhdoanh)nhằm duy trì sự phát triển ôn định, bền vững của tổ chức, làm cơ sở đểthực hiện các kế hoạch tài chính…

Bên cạnh 4 cách phân loại cơ bản trên, kế hoạch của tổ chức còn được phân loạitheo hình thức thể hiện Đó có thể là các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹhay chủng loại khác nhau

Nhìn chung có rất nhiều cách phân loại kế hoạch Tuy nhiên, dù ở cách phânloại nào thì kế hoạch vẫn đóng vai trò như một bản thiết kế các công việc và nhiệm

vụ mà tổ chức sẽ làm trong tương lai, nó quyết định không nhỏ tới sự thành bại của

tổ chức

5 Các nguyên tắc trong lập kế hoạch:

Muốn đảm bảo thành công thì một bản kế hoạch chiến lược phải đảm bảođược các yếu tố: thể hiện được mục tiêu, hiệu quả, cân đối, linh hoạt, đảm bảo camkết, phù hợp, nhân tố hạn chế, khách quan

5.1 Nguyên tắc mục tiêu

Nguyên tắc mục tiêu yêu cầu việc lập kế hoạch cần nêu rõ được mục tiêucần đạt được của tổ chức Mục tiêu là cái đích mà tổ chức hướng tới Nó cần phảiđược xây dựng một cách rõ ràng, có tính đến các yêu tố về kinh tế kỹ thuật côngnghệ, xã hội , chính trị và đạo lý của môi trường Mục tiêu mà kế hoạch thực hiệnmang tính chất lâu dài, rộng lớn Vì thế, kế hoạch chiến lược lập ra phải chắc chắnthực hiện trong tương lai Kế hoạch mà tổ chức thực hiện phải đảm bảo mục tiêuphát triển của tổ chức, trong thời gian ngắn cũng như trong thời gian dài hạn

Do toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của cơ sở,cho nên chính hoạt động của lập kế hoạch tập trung sự chú ý vào những mục tiêunày Những kế hoạch được xem xét đầy đủ toàn diện sẽ thống nhất được các hoạtđộng tương tác giữa các bộ phận Những người quản lý đang gặp phải những vấn

đề cấp bách, buộc phải thông qua việc lập kế hoạch để xem xét tương lai, thâm chícần phải định kì sửa đổi và mở rộng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã định

5.2 Nguyên tắc hiệu quả

Nguyên tắc hiệu quả đảm bảo kế hoạch đưa ra cần phải mang tính khả thi,

có thể thực hiện và đạt hiệu quả cao Nếu kế hoạch đưa ra không có tính khả thi,không thể đạt hiệu quả cao sẽ khiến cho hoạt động của tổ chức bị đi chệch với mụctiêu đã đặt ra Khi đó, kế hoạch đó sẽ vấp phải sự cản trở, không đồng tình của các

thành viên tham gia Mỗi thành viên cần phải nắm rõ được trách nhiệm của mình,

để thực hiện đúng công việc, đúng thời hạn không làm ảnh hưởng tói công việc của

bộ phận khác

5.3 Nguyên tăc khách quan.

Hoạt động lập kế hoạch do con người thực hiện, do chính những con ngườitrong tổ chức điều tra, phân tích, xác định môi trường trong hiện tại và cả tươnglai Chính vì vậy có thể do ý chí chủ quan của những người thực hiện lập kế hoạch.Nguyên tắc này đòi hỏi sự khách quan của những người thực hiện, cần dựa trênnhững yếu tố khách quan, chính xác của môi trường bên trong và bên ngoài tổchức

Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin có liênquan về mục tiêu các nguồn lực và các phương án thực hiên Vì thế nội dung của

kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sựchắt lọc thông tin từ thực tế Tất cả các kế hoạch phản ánh thuần túy nguyện vọngcủa nhà quản lý sẽ chỉ là những “viển vông” không có tính khả thi Các kế hoạchcần thực hiện đúng và nghiêm túc theo đúng như bản kế hoạch Trong nhiềutrường hợp công việc được tiến hành theo như bản kế hoạch đã có mà dựa vàomối tương quan của tổ chức, không thể cứng nhắc trong mọi công việc, có thể tùyvào từng tình hình cụ thể của tổ chức để thay đổi bản kế hoạch Việc lập kế hoạchcần có sự tham gia quản lý của người quản lý ở mọi cấp, việc lập kế hoạch cần có

tổ chức

5.4 Nguyên tắc cân đối:

Một kế hoạch chiến lược cần phải khai thác được điểm mạnh mọi mặt củadoanh nghiệp, đặc biệt là điểm mạnh về nguồn nhân lực Các kế hoạch đề ra cầnđảm bảo được nhu cầu bên trong và bên ngoài tổ chức, kế hoạch đam bảo cho sựphát triển bên trong tổ chức và bản kế hoạch đề ra Các thành viên trong bạn lãnhđạo với nhân viên cần phải kết hợp chặt chẽ với nhau, hiểu rõ giá trị mà chiến lược

đề ra và quyết tâm thực hiện

Việc lập kế hoạch cho tổ chức phải đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiệnmang tính chất, giữa các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

5.5 Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt.

Lập kế hoạch chỉ là dự tính trước hướng đi trong tương lai, nên sự thay đổicủa môi trường trong tương lai có thể khiến cho kế hoạch không được thực hiệnhoặc thực hiện một cách không triệt để Vì vậy, khi lập kế hoạch cần đưa ra các

dự tính, các phương án để có thể thích ứng với sự thay đổi Nếu một kế hoạchkhông có tính linh hoạt thì khi xảy ra sự cố ở một giai đoạn nào đó nó sẽ làm ảnhhưởng, làm gián đoạn đến tất cả quá trình hoạt động của tổ chức Điều đó sẽ gây

ra thiệt hại lớn về chi phí cho tổ chức Nếu có thể xây dựng các kế hoạch cànglinh hoạt, thì sự đe dọa thiệt hại gây ra do các tình huống chưa lường trước sẽcàng ít Tuy nhiên để lập một kế hoạch mang tính linh hoạt có thể phải tốn chi phíkhá lớn, vì vậy, tổ chức cần lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực của tổ chứcmình

5.6 Nguyên tắc đảm bảo cam kết:

Việc lập kế hoạch có logic bao gồm một thời kì trong tương lai, cần thiết đểthực hiện những cam kết có liên quan đến với những quyết định đưa ra ngày hômnay, thông qua hàng loạt hành động

Ngụ ý của nguyên tắc cam kết là lập kế hoạch dài hạn không phải là lập kếhoạch thực sự cho các quyết đinh tương lai mà đúng hơn là lập kế hoạch chonhững đóng góp tương lai của các quyết định ngày hôm nay Nói cách khác, mộtquyết định là một sự cam kết, thông thường là về ngân quỹ, về phương hướng hànhđộng hay về uy tín Một quyết định được nhìn nhận khi đã được công bố, khi đóngười quản lí sẽ nhận thức được giá trị của việc khớp nối các quyết định hiện tạivới những vấn đề suy xét lâu dài

Nếu một cam kết về thời hạn kế hoạch dài hơn thời gian mà người quản lítương lai với độ chính xác thích hợp, và nếu không có khả năng xây dựng một kếhoạch đủ mềm dẻo với một chi phí hợp lý, họ có thể rút ngắn một cách tùy ý thờihạn cam kết của họ

Mặc dù nguyên tắc này chỉ rõ các loại kế hoạch khác nhau, nhưng các thờihạn được dùng là sự nhượng bộ các kế hoạch ngắn hạn chủ yếu có xu hướng đượcchọn theo các quý và năm, do sụ cần thiết trong thực hành để làm cho các kế hoạchphù hợp với các thời kỳ hạch toán

Nói tóm lại, nguyên tắc cam kết là nguyên tắc đảm bảo cho viêc thực hiên cáccông việc được nêu ra trong bản kế hoạch sẽ được thực hiện đúng trên thực tế (vềthời gian, đia điểm, cách thức…), trừ một số trường hợp có sự thay đổi đột xuất docác tác nhân từ môi trường

6 Quy trình lập kế hoạch

Mỗi tổ chức từ khi thành lập đều mang những sứ mệnh và nhiệm vụ khácnhau, nhưng để tổ chức hoạt động được hiệu quả thì cần có một bản kế hoạch chitiết về hoạt động của tổ chức Để có một bản kế hoạch có chất lượng người lập kếhoạch cần phải tuân theo quy trình chặt chẽ 8 bước:

B1: Đánh giá các cơ hội

Việc nhận thức các cơ hội là bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch Cơhội là một hoàn cảnh hoặc điều kiện đặc biệt mà ta có được, nếu nắm bắt được cơhội ta sẽ đạt được những thành quả có thể tạo nên những bước nhảy vọt mà trong

hoạt động bình thường khó đạt được Chính vì vậy, nhà lãnh đạo, quản lý cần biếtđược tổ chức đang đứng trước những cơ hội nào trong tương lai để có thể nắm bắtchính xác kịp thời, tận dụng một cách hiệu quả Cần biết được tổ chức mình đangđứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh, điểm yếu của mình, hiểu rõ tại sao chúng ta phảigiải quyết những điều không chắc chắn, và biết chúng ta hy vọng thu được những

gì

Việc phân tích cơ hội có thể được hiểu là việc phân tích đánh giá các môitrường bên ngoài của tổ chức như môi trường kinh tế, chính trị, xã hội… Môitrường đó có thể tạo ra những cơ hội tốt cho tổ chức nhưng có thể cũng tạo ranhững thách thức không hề nhỏ có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức.Ởmỗi thời điểm mỗi tổ chức có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau, nhưng do bịhạn chế về nguồn lực nên họ chỉ theo đuổi một vài cơ hội thành hiện thực khi đóngười quản lý cần phải sàng lọc, lựa chọn ra các cơ hội đáng giá nhất Việc đưa racác mục tiêu thực hiện của tổ chức dựa vào sự nhận thức này

Ví dụ như: Khi lập kế hoạch phát triển kinh doanh của một công ty trongvòng 3 năm tới đây họ căn cứ vào hiện tại và những cơ hội có thể xảy đến trongtương lại như tình hình thị trường, thị hiếu khách hàng (xu hướng), nắm bắt nhữngchính sách , đường lối chủ trương mới của Nhà nước về phát triển kinh tế để có thểđưa ra một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là phương pháp kinh nghiệm, phân tíchlogic hoặc qua sự đánh giá của các chuyên gia

đó Đồng thời, mỗi bộ phận trong tổ chức từ mục tiêu cơ bản của tổ chức cũng đặt

ra cho mình mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn, làm định hướng cho hoạt động của mình

Ví dụ, trong một doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp này là trong nămtới, doanh số cũng như lợi nhuận bán hàng của doanh nghiệp sẽ tăng gấp đôi nămnay Để đạt được mục tiêu đó thì các bộ phận trong doanh nghiệp cũng cần đặt ramục tiêu cho mình như bộ phận bán hàng thì có mục tiêu gì, bộ phận quảng cáo, bộphận sản xuất thì đạt mục tiêu gì

Một mục tiêu sai lầm có thể khiến cả đoàn tàu trật bánh, phải trả giá đắt, bịtụt hậu hàng tháng, thậm chí hàng năm trời Bởi vậy, vấn đề đặt mục tiêu luôn làbài toán khó, nhiều ân số và đầy cạm bẫy Một mục tiêu quá thấp sẽ không có giátrị, sẽ không tạo động lực làm việc cho tổ chức Trái lại một mục tiêu quá cao cóthể biến nhà lãnh đạo trở thành ảo tưởng Các mục tiêu của các bộ phận, đơn vị cấpdưới cần phải thống nhất với nội dung của mục tiêu cơ sở, và mục tiêu các mục

tiêu của các bộ phận cũng có sự liên kết với nhau, không được mâu thuẫn, chồngchéo

Để xây dựng mục tiêu thường có hai phương pháp được sử dụng:

- Xây dựng mục tiêu kiểu truyền thống: chủ yếu các mục tiêu chung do cấpquản lý cao nhất xác định ,tiếp theo sẽ phân bổ các cấp tiếp theo Mục tiêuchung đóng vai trò định hướng,hướng dẫn đồng thời định hướng hành vithực hiện cho nhân viên

- Quản lý theo mục tiêu: cả nhân viên và cấp quản lý cùng nhau xác định mụctiêu cho tổ chức, đánh giá kết quả định kỳ và trao thưởng cho cá nhân, đơn

vị hoàn thành muc tiêu kế hoạch trước

B3: Phát triển các tiền đề;

Bước thứ 3 trong quá trình lập kế hoạch là hình thành, mở rộng và đạt được

sự nhất trí để sử dụng các tiền đề cấp thiết cho việc lập kế hoạch Các tiền đề lập

kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể được áp dụng, các kế hoạchhiện có của tổ chức Chúng là giả thiết về môi trường mà trong đó ta muốn thựchiện các kế hoạch

Dự báo đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các tiền đề Loại thịtrường? Số lượng sản phẩm sẽ bán? Giá bán? Sản phẩm gì? Những triển khai kỹthuật nào? Chi phí gì? Mức lương ra sao? Mức thuế và chính sách thuế? Xây dựngnhà máy mới nào? Chính sách nào ảnh hưởng tới lãi cổ phần? Làm thế nào có tàichính để mở rộng? Môi trường xã hội và môi trường chính trị như thế nào?

Phát triển các tiền đề bao gồm hai loại:

- Loại thứ nhất là các tiền đề dự báo những chính sách còn chưa đưa ra Nhàquản lý sẽ dựa trên những dự báo mới chỉ là trên ý tưởng, đoán trước vềtương lai sẽ xây dựng nên một bản kế hoạch, chính sách mới cụ thể, chi tiếthơn và có khả năng thực hiện

Ví dụ: Một công ty không có kế hoạch về chế độ bảo hiểm cho nhân viên vàkhông có chính sách gì về vấn đề này, các tiền đề lập kế hoạch cần phải dự đoántrước xem trong tương lai chính sách đó có được ban hành hay không, nếu có thì sẽbao gồm những công việc, nội dung cụ thể gì

- Loại thứ hai là các tiền đề phát sinh một cách tự nhiên dựa trên các chínhsách hiện hành hoặc các kế hoạch khác đã và đang thực hiện Nhà quản lý sẽdựa vào đó, khi thấy hợp lý thì sẽ phát triển, mở rộng nó ra để đạt được kếtquả tốt hơn, hoặc dựa vào những sai sót trong quá trình thực hiện bản kếhoạch đó thì có sự điều chỉnh, biến đổi mới hơn để thực hiện hiệu quả hơn

Ví dụ: Hiện tại công ty đang có kế hoạch trong vòng 6 tháng đã đạt hiệu quảcao, mang lại lợi nhuận cho công ty, đây là một tiền đề quan trọng cho việc lập kếhoạch Nhà quản lý có thể sẽ không xây dựng một kế hoạch hoàn toàn mới mà dựatrên kế hoạch này, mở rộng thêm quy mô và phạm vi hoạt động để công ty đạtđược lợi nhuận cao hơn

Khi chúng ta xem xét các cấp bậc tổ chức thấp hơn, sự cấu thành các tiền đềlập kế hoạch có thay đổi đôi chút Quá trình cơ bản là như nhau, nhưng các kếhoạch chính cũ và mới sẽ ảnh hưởng một cách cụ thể hơn đến tương lai mà các nhàquản lý cấp dưới dựa vào đó để đặt kế hoạch Các kế hoạch của một lãnh đạo cấpcao tác động đến phạm vi điều hành của người quản lý cấp dưới sẽ trở thành cáctiền đề cho việc lập kế hoạch của cấp dưới.

Vì tương lai quá phức tạp, cho nên việc lập các giả thiết về mọi chi tiết vềmôi trường tương lai của một kế hoạch có lẽ là không có lợi hoặc phi thực tế Do

đó cũng như các vấn đề thực hành khác, các tiền đề được giới hạn theo các giảthiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết, để dẫn tới một kế hoạch mà các tiền đềnày có ảnh hưởng nhiều nhất tới sự hoạt động của kế hoạch đó

Các tiền đề của lập cần có sự thống nhất với nhau và cần có sự nhất trí củaphần đông các thành viên trong tổ chức, có như vậy thì công tác lập kế hoạch mớiđược thực hiện tốt và bản kế hoạch mới có giá trị

Bước 5: Đánh giá phương án lựa chọn:

Căn cứ vào các phương án được lựa chọn, người quản lý cần xem xét phântích đâu là điểm mạnh,điểm yếu, những nội dung thực tế và phi thực tế của từnglựa chọn Cần dựa trên cơ sở các tiền đề đặt ra và các mục đích

Trên thực tế có nhiều phương án và có vô kể các biến số ràng buộc cần phảixem xét cho nên việc đánh giá sẽ rất khó khăn Nếu tương lai chắc chắn, khả năng

dự trữ vốn và tiền mặt, các nguồn lực đầy đủ các yếu tố có thể có những số liệuxác định thì việc phương án đưa ra có thể thực thi ngay Tuy nhiên có nhiều ngườixây dựng kế hoạch thường không đi vào tìm hiểu tình hình thực tế, nên sau khihoàn thiện kế hoạch và đưa ra đánh giá sẽ có rất nhiều yếu tố bất định, khan hiếmvốn,nhân lực có trình độ không đủ , các ý kiến trái chiều do vậy gặp rất nhiềukhó khăn, kể cả là nguyên nhân đơn giản

Xét thấy có thể có những phương án mang lại lợi nhuận cao nhất xong cầnvốn đầu tư lớn,khả năng quay vòng, hồi vốn lại rất chậm Và có phương án khác

có thể lợi nhuận thấp, ít rủi ro, khác nữa là lại chỉ có lợi về mọi mặt cho tổ chứcnhưng là trong dài hạn… Mỗi tổ chức có những điều kiện, môi trường khônggiống nhau cả tài lực, vật lực và thông tin, mục tiêu đưa ra, tiền đề tổ chức có

nhưng làm thế nào để cân bằng tất cả cho hợp lý và đánh giá được phương án nào

là tối ưu nhất và phù hợp nhất với thực trạng tổ chức mình

Phương pháp phân tích để đánh giá:

Phân tích định tính: Sử dụng kinh nghiệm của đội ngũ chuyên môn, để đánh giá sựvật, hiện tượng nào đó Cách này là cần thiết nhưng chưa đầy đủ để lựa chọnphương án tối ưu vì nó chỉ đưa ra đánh giá sơ bộ các phương án để loại trừ nhữnglựa chọn kém khả thi

Phân tích định lượng: Lượng hóa các phương án và đánh giá dựa vào các chỉ tiêuhiệu quả

Bước 6: Lựa chọn phương án

Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định củamình dựa vào các kết quả đánh giá phương án Trên thực tế, sau khi xem xét đánhgiá phân tích các phương án ở bước 5 thì kết quả cho thấy rằng có hai hoặc nhiềuphương án thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương

án chứ không chỉ dung một phương án tốt nhất Sự kết hợp các phương án đó cóthể sẽ đem lại kết quả tối ưu, đạt được mục tiêu như đã định

Đôi khi việc phân tích và đánh giá nêu trên cho thấy có hơn 1 cách thích hợp

và người quản lý có thể quyết định thực hiện , phối hợp 1 số phương án chứ khôngphải chỉ dùng 1 cái thích hợp nhất

Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ

Không ai hoàn hảo tới mức tự mình làm tất cả mọi việc cũng như không có

kế hoạch nào là độc lập tự nó có thể thành công, kế hoạch chính không thể baogồm đầy đủ các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu hoàn hảo được mà cần đòihỏi các kế hoạch phụ bổ trợ thực hiện kế hoạch chính Kế hoạch chính thườngđóng vai trò như định hướng hoạt động, còn kế hoạch phụ trợ sẽ bao gồm nhữngcông việc, những yếu tố cần thiết để làm hoàn hảo các bước thực hiện mục tiêu.Nhiều khi bản thân các kế hoạch phụ trợ đó lại quyết định thành công cho kế hoạchchính Như chúng ta đã nói thì việc lập kế hoạch không phải là chắc chắn rằng tổchức sẽ làm những việc như đã lập kế hoạch và sẽ đạt được những mục tiêu trong

kế hoạch mà do sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài thì có thể kếhoạch đó sẽ không như mong muốn

Ví dụ : công ty A chuẩn bị lên kế hoạch thành lập thêm 1 chi nhánh mới, đểthực hiện được đương nhiên các nhà tổ chức phải đưa thêm các kế hoạch về địađiểm,quy mô chi nhánh,tuyển dụng nhân sự, điều động … Nếu việc chọn lựa địađiểm không cẩn thận rất dễ dẫn tới làm ăn thua thiệt cho công ty, nếu chuyên vềdịch vụ cần chọn địa điểm đông dân, nhưng nếu sản xuất, khai thác lại cần 1 vị trírộng, xa dân cư… do vậy chuẩn bị các kế hoạch đi kèm là điều rất cần thiết, khôngbao giờ thiếu được

Bước 8: Ngân quỹ hóa kế hoạch