Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc

Mục tiêu của Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc Giúp cho học viên nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc hiệu quả, giúp cho học viên học hỏi được một số kỹ năng quan trọng, giúp cho học viên luôn luôn tự tin với khả năng lập kế hoạch của mình.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

GIẢNG VIÊN NGUYỄN TUẤN ANH Chuyên gia Tư vấn và Đào tạo Tổ chức & Doanh nghiệp

KHÓA HỌC

CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY VUI VẺ VÀ

HỌC TẬP HIỆU QUẢ!

CHIA SẺ

CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM

1 KHÓ KHĂN LỚN NHẤT MÀ BẠN ĐANG GẶP PHẢI LÀ GÌ?

2 TẠI SAO BẠN THAM DỰ KHÓA HỌC NÀY?

3 BẠN MONG ĐỢI ĐIỀU GÌ?

MỤC TIÊU

Sau khóa học, học viên sẽ:

 Giúp cho học viên nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc hiệu quả.

 Giúp cho học viên học hỏi được một số kỹ năng quan trọng.

 Giúp cho học viên luôn luôn tự tin với khả năng lập kế hoạch của mình.

NỘI DUNG

PHẦN I: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

PHẦN II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

1

KHÓ KHĂN VÀ MONG MUỐN

• Phương pháp lập kế hoạch khoa học và chuyên nghiệp hơn

để tổ chức công việc, quản lý nhân sự tốt hơn

• Lập kế hoạch dài hạn và có chiến lược hơn

• Trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp

• Làm cách nào để đạt được mục tiêu trong bản kế hoạch mộtcách nhanh chóng và hiệu quả?

THÓI QUEN LÀ GÌ?

TINH THẦN VẬT CHẤT

SÁNG TẠO HAI LẦN

BỨC TRANH TOÀN CẢNH

VỀ TỔ CHỨC

ĐỊNH HƯỚNG Dòng tiền Truyền thông

Hệ thống Luật Sản phẩm

QUẢN TRỊ LÀ GÌ?

ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ

Quản trị là khoa học và nghệ thuật

4 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

4 CÔNG VIỆC QUAN TRỌNG

CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

• Tuyển dụng

• Sắp xếp

• Động viên

• Phát triển

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

SUY NGẪM

Theo bạn vì sao chúng ta cần

phải làm tốt công tác lập kế hoạch?

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH?

• Chủ động với thay đổi và bất định

• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi

• Cải thiện hiệu quả các công việc

• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ

• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát

• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn

• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

Thấy

Làm Được

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

XÁC LẬP MỤC TIÊU

THU THẬP THÔNG TIN

LẬP PHƯƠNG ÁN ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN

LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?

VS

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU: PHƯƠNG PHÁP SMART

S pecific: Mục tiêu có cụ thể không?

M easuable: Mục tiêu có đo lường được không?

A ttainable: Mục tiêu có đạt được không?

R ealistic: Mục tiêu có thực tế không?

Time – Based: Mục tiêu có thời hạn cụ thể không?

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W1H

Mục tiêu

What

Why

When

Who Where

HoW

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

Kế hoạch

1 2 3 4 5

Tầm nhìn

Sứ mệnh Mục tiêu Chiến lược

Kế hoạch

NHỮNG KẾT QUẢ CỤ THỂ MÀ CHÚNG TA CẦN

ĐẠT ĐƯỢC TRONG TƯƠNG LAI LÀ GÌ?

3

KẾ HOẠCH

• Hoạt động

• Mốc thời gian

5

KỸ NĂNG

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

1 Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

2 Nhận diện các vai trò

3 Lựa chọn mục tiêu cho từng vai trò

4 Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần

5 Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

6 Đánh giá

80/20

NHẬT KÝ THỜI GIAN

THÓI QUEN KHẨN CẤP

• Tạo ra cảm giác dễ chịu, đoán trước được

• Trở thành mối quan tâm chủ yếu và thu hút mọi sự chú ý

• Tạm thời cắt cơn đau các cảm giác tiêu cực khác

• Tạo cảm giác giả tạo về giá trị bản thân, sức mạnh, khảnăng kiểm soát, sự an toàn, sự quen thuộc, sự hoànthành

• Làm trầm trọng thêm các vấn đề và các tình cảm đangmuốn cứu vãn

• Làm suy yếu chức năng hoạt động, gây tổn thất cho cácmối quan hệ

THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ HAI

• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xáclập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động

• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn

• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các camkết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn

THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ BA

• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát

• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưutiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn

• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và

tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạchhằng ngày

3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

– ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

Điểm mạnh Điểm yếu

Thế hệ

thứ nhất

• Khả năng thích ứng khi có điều quan trọng hơn xảy

ra – sự linh hoạt đi theo dòng chảy

• Đáp ứng tốt hơn với mọi người

• Không quá tải và rắc rối

• Ít căng thẳng hơn

• Theo dõi “việc cần làm”

• Kết cấu không chắc chắn

• Có nhiều kẽ hở

• Cam kết với người khác bị xem nhẹ, hay

bị quên không thực hiện, có hại cho các mối quan hệ

• Kết quả đạt được tương đối ít

• Chuyển từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác do xem nhẹ kế hoạch và kết cấu

• “Những điều quan trọng nhất” – là những việc ở trước mắt

3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

– ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

Điểm mạnh Điểm yếu

• Xem kế hoạch quan trọng hơn con người

• Hành động thiên về điều bạn muốn – không nhất là điều bạn cần hay điều sẽ

làm bạn mãn nguyện

• Suy nghĩ và hành động độc lập – coi người khác là phương tiện hay trở ngại cho mục tiêu của mình

• “Những điều quan trọng nhất” – là những điều nằm trong kế hoạch làm việc

Điểm mạnh Điểm yếu

• Biến các giá trị thành mục tiêu và hành động

• Tăng năng suất làm việc cá nhân nhờ có kế hoạch hàng ngày và đặt

• Có thể gây lầm tưởng cá nhân kiểm soát hậu quả, hơn là các quy luật hay nguyên tắc – sự tự đắc “quy luật là do mình đặt ra”

• Biệc mình định các giá trị không phù hợp với các nguyên tắc chi phối

• Sức mạnh của tầm nhìn chưa được khai thác

• Việc lập kế hoạch hàng ngày ít khi vượt qua ưu tiên cho việc khẩn cấp, thúc bách và xử lý khủng hoảng

• Có thể dẫn đến sai lầm quá chặt chẽ, mất cân đối giữa các vai trò

• Có thể coi kế hoạch quan trọng hơn con người,

ci con người như sự vật

• Kém linh hoạt hay thiếu phóng khoáng

• Kỹ năng đơn thuần không tạo ra hiệu quả và khả năng lãnh đạo – cần có tính cách nữa

• “Những điều quan trọng nhất” được xác định bởi tính khẩn cấp và các giá trị

 Làm việc trong chiến lược

 Tìm kiếm cơ hội

 Thư từ không liên quan

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp Quan trọng

• Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.

• Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm

soát.

• Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

IV III

KHÔNG KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Khẩn cấp Không khẩn cấpQuan trọng

KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG

CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN

• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiệnthật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ýnghĩa tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?

• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiệnthật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ýnghĩa tích cực cho nghề nghiệp chuyên môn hay sựnghiệp của bạn?

• Nếu bạn biết rõ những điều này sẽ tạo ra sự khác biệt có

ý nghĩa như vậy, thì tại sao đến bây giờ bạn vẫn khônglàm?

7 VIỆC QUAN TRỌNG

NHẤT CẦN LÀM

51

1 Cải thiện việc giao tiếp với mọi người

2 Làm công việc chuẩn bị tốt hơn

3 Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

4 Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

5 Tìm kiếm các cơ hội mới

6 Rèn luyện bản thân

7 Trao quyền cho người khác

ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ?

LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Quy tắc Phá bỏ quy tắc Lập ra quy tắc

QUY TRÌNH TRAO QUYỀN

CÁC MỨC ĐỘ CHỦ ĐỘNG TỰ TRAO QUYỀN

ĐIỀU GÌ NGĂN CẢN VIỆC TRAO QUYỀN

6 ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRAO QUYỀN

3 Thỏa thuận cùng thắng

Kiểm soát Hoạch định

MONG ĐỢI CỦA CÔNG TY MONG ĐỢI

CỦA NHÂN

VIÊN

MONG ĐỢI CỦA KHÁCH HÀNG

MỨC THỨ NHẤT: SỰ CHÍNH XÁC

Khách hàng mong đợi SỰ CHÍNH XÁC : Họ mong đợi họ được nhận đúng sản phẩm mà họ cần.

MỨC THỨ BA: SỰ HỢP TÁC

SỰ HỢP TÁC : Họ muốn bạn lắng nghe họ, làm họ cảm thấy

họ đang cùng phe với bạn, bạn

là bạn của họ.

MỨC THỨ TƯ: SỰ CHỈ DẪN

SỰ CHỈ DẪN : Họ cảm thấy thân thiết với những tổ chức giúp họ học hỏi một điều gì đó.

MONG ĐỢI CỦA NHÂN VIÊN

CHÚNG TA LÀ CON NGƯỜI TOÀN DIỆN

4 NHU CẦU CỦA CON NGƯỜI

CON NGƯỜI TOÀN DIỆN TRONG

CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN

MONG ĐỢI CỦA CÔNG TY

4 THƯỚC ĐO

Năng suất của nhân viên

Lợi nhuận của

doanh nghiệp

Sự trung thành của nhân viên

THEO BẠN THÀNH CÔNG LÀ GÌ?

PHƯƠNG TRÌNH THÀNH CÔNG

THÀNH CÔNG = Đạt được (I)

+ Những điều (II)

+ Mình (III) + Thực sự (IV) + Mong muốn (V)

(V) BẠN MONG MUỐN ĐIỀU GÌ?

(IV) ĐIỀU ĐÓ CÓ PHẢI LÀ MONG MUỐN THỰC SỰ CỦA BẠN?

• Tại sao bạn lại mong muốn những điều đó?

• Nhưng mong muốn đó mang lại cho bạn những giá trị và ích lợi gì?

• Đâu là khát vọng, động lực thôi thúc bạn đạt được ngày đêm, đâu là khát khao cháy bỏng thúc giục bạn hành động?

(III)BẠN LÀ AI?

(II) BẠN CÓ NHỮNG MỤC TIÊU GÌ TRONG

CUỘC SỐNG?

(I) LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC

ĐIỀU MÀ MÌNH THỰC SỰ MONG MUỐN?

THIẾT KẾ CUỘC ĐỜI CỦA BẠN

TÓM TẮT

XIN CHÀO VÀ CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG HẠNH PHÚC TRONG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG!