Mục tiêu chính của bài giảng nhằm giúp các bạn Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch, lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình, xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả, sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
Trang 2UA TRAI TIM
na
TRÒ CHƠI
Trang 3MỤC TIỂU
v Biết được lợi ích và tâm quan trọng của lập kế hoạch;
* Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
v Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
Trang 4NOI DUNG
() Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc
(2) Phương pháp lập kế hoạch công việc
Trang 5Chia nhom — Gidi thiéu — Cham điểm
CHIANHOM GIOITHIEU _—_
° Đặt tên Nhóm ° Tên & Logo của Nhóm
- Thiết kế Logo của Nhóm ¢ Y nghĩa tên Nhóm
Trang 6Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch
Trang 9Lap ké hoach la gi?
Trang 12
Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu
đã được xác định” là gi?
®
Trang 13Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần
Trang 14Dau la su khác nhau giữa
Trang 15LANH DAO QUAN LY
“Nha lãnh đạo là người chỉ ra việc dung.” “Nhà quản lý là người làm đúng việc.” - WARREN BENNIS “Lãnh đạo là bắt kịp với sự thay đổi.” “Quản lý là ứng phó với mọi vấn đề phức tạp nảy sinh.” - JOHN KOTTER
“Lãnh đạo liên quan đến quá trình tư duy
bậc cao và ý thức về sự vận động ” việc, duy trì trật tự và kiểm soát tổ chức.” “Quản lý liên quan đến việc xử lý công
- KOUZES VA POSNER
“Nhà lãnh đạo quan tâm tới những gi có
Trang 16
Ban chat Thay đối On định
Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý công việc
Có Người đi theo Cấp dưới/Nhần viên Tìm kiếm Tam nhin Muc tiéu
Mức đồ cụ thể Định hướng Lên kế hoạch cụ thể Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuấn tắc Tác động đến Trái tim Trí óc
Năng lượng Đam mê Điều khiến
Mức độ năng động Chủ động đi trước Bị đồng, phòng vệ
Thuyết phục "Bán” ý tưởng "Báo” người khác làm theo Phong cách Chuyến đổi tâm lý con người Áp đặt tâm lý con người Trao đổi Niềm hãng say lam việc Tiền — Công việc Rủi ro Chấp nhận - tìm kiểm rủi ro Tối thiểu hóa rủi ro Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc
xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột
Định hướng Đường mới Đường đã có
Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác
Trang 17ay
Được Thấy
`
Trang 187 Viéc quan trong nhat can lam
¢Cai thién viéc giao tiép voi moi nguwoi
° Làm công việc chuẩn bị tốt hơn ° Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
° Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn
° Tìm kiếm các cơ hội mới * Rèn luyện bản thân
Trang 19Vi tri cua viéc lap ké hoach đối với nhà quản lý
f
LƯƠNG TÂM
Trang 20Trò chơi đuổi hình bắt gà
Ps © B
Trang 22Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc
Trang 24Dự đoán, dự báo
Trang 27Phương pháp SMART
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
Relevant: Liên quan đến tâm nhìn chung
Trang 32Hoạt động: Sợi dây kết nối
Trang 35¢Xac din ¢Xac din ¢Xac din ¢Xac din ¢Xac din ¢Xac din 5WH2C5M
h mục tiêu yêu câu công việc 1W (Why) h nội dung công việc 1W (What)
h 3W còn lại (Where,When,Who)
nh cách thức thực hiện 1H (How)
h phương pháp kiểm soát 1C (Control)
h phương pháp kiểm tra 1C (Check)
Trang 42Thực hành lập kế hoạch
Trang 44Việc tổ chức và
Trang 45Xác định chức nẵng nhiệm vụ
° Xác định chức nang ‘
¢X4y dung guy trinh €@
° Định biên công việc
° Xác định mô tả công việc
Trang 49Xem xét danh gia va diéu chinh
Trang 54
Lựa chọn mục tiều
Trang 62Thế hệ quản trị thứ nhất
- Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
chép đơn giản và bản liệt kê công việc
Trang 63Thế hệ quản trị thứ hai
-Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gôm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động
° Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn
° Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
Trang 64Thế hệ quản trị thứ ba
° Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát
- Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn
- Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chỉ tiết cho kế hoạch
Trang 65Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
° Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tâm
quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc
° Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
này có xu hướng chỉ phối
-Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
tầm quan trọng pes
4 *
Trang 66Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
° Hành động phải xuất phát từ mô thức tâm quan trọng
° Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch va
Trang 69Ma tran thời gian
Trang 70Quan trong
Khong quan trong
Ma tran quan ly thoi gian
Khan cap Không khẩn cấp | s* Khủng hoảng “+ Cac van dé cap bách s* Các dự án đến hạn s* Công việc tôn đọng ll s+ Làm việc trong chiến lược + s* Tìm kiếm cơ hội + s* Lập kế hoạch s+ Xây dựng mối quan hệ © s+ Trao quyên s*» Nghỉ ngơi thực sự Il s* Các việc đột xuất s+ Thư từ, email s* Họp hành s* Các vấn đề cấp bách s* Các hoạt động ưu thích IV “+ Cac cong việc vô bổ s+ Điện thoại “ Tan gau s* Hoạt động giải trí
s* Những việc lãng phí thời gian s* Thư từ không liên quan
Trang 71Khan cap — Quan trong
Trang 72Khong khan cap — Quan trong
Trang 73Khan cap — Kh6ng quan trong Khan cap Không khẩn cấp ' I Quan trọng lI IV Kết quả: s* Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn Không s+ Xử lý khủng hoảng s+ Tìm cách háo danh s*» Công việc vụn vặt
s» Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài
s* Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát
s» Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ
quan trọng
Trang 74Không khẩn cấp — Không quan trọng Quan trọng Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Kết q s+ VÔ trách nhiệm s* Bị đuổi việc
s* Tách rời tông việc
s* Phụ thuộc vào người Rhác hoặc phụ thuộc về tổ chức về nh
ng điều cơ bản
Trang 77HOAT DONG