LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Tổng quan về Quản lý thời gian Các mẹo tránh lãng phí thời gian Công cụ cá nhân để quản lý thời gian Biện pháp hệ thống để quản lý thời gian Các thói quen quản lý thời gian hiệu quả Thời gian của bạn rất quý báu, vì thế đừng lãng phí nó để sống cuộc sống của người khác

LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ PGS.TS.Đinh Việt Hòa Điện thoại: 0908611105 Email: hoadv@vinen.vn Đinh Việt Hòa • Giảng viên Đinh Việt Hòa giảng viên Đại học Quốc Gia Hà Nội thỉnh giảng số trường đại học nước quốc tế • Chủ tịch Hiệp hội Khởi nghiệp Quốc gia (Vinen) • Chủ tịch Học viện Quản lí Lãnh đạo Châu Á-Thái bình dương • Nguyên Phó Giám đốc Nhà Xuất ĐHQGHN ĐINH VIỆT HÒA Cel: 0908 611 105 • Phó Giáo sư Trường Đại học Tổng hợp Capitol dvhoa@pailema.edu.vn (Philippines) • Tác giả dịch giả hàng chục đầu sách Quy tắc lớp học CÁM ƠN SỰ HỢP TÁC! NỘI DUNG KHÓA HỌC  Tổng quan Quản lý thời gian  Các mẹo tránh lãng phí thời gian  Công cụ cá nhân để quản lý thời gian  Biện pháp hệ thống để quản lý thời gian  Các thói quen quản lý thời gian hiệu Bill Gates thấy tờ 100$ phố Cúi nhặt giây NHẶT hay KHÔNG NHẶT? Thu nhập Bill Gates: 14M$/năm  6600$/giờ  110$/ giây Thời gian bạn quý báu, đừng lãng phí để sống sống người khác - Steve Jobs - Ngày bận rộn Tại công ty, Mỹ Thanh, nhân viên trực điện thoại, tự hứa với học thêm Tiếng Anh Tuy nhiên, gần nửa năm, Thanh chưa đăng ký khóa học Anh Thư, nhân viên kế toán, muốn tham dự chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ kế toán nước để phát triển nghiệp Thế mà hai tháng, Thư chưa nộp đơn đăng ký thi ngày cô tự nhủ: “Thôi, để mai nộp” Ở tầng bên dưới, Ngọc Hoa có nhiệm vụ nộp báo cáo cho cấp tuần này, cô lần lữa: “Mới đầu tuần mà” Thế cô dành thời gian lên Facebook, đọc tin tức Đến chiều thứ Năm, Hoa hì hụi làm báo cáo để gửi cấp Cô không dành thời gian để đầu tư cho chất lượng báo cáo TRÌ HOÃN … ► Mất lượng thân ► Tạo hình ảnh cá nhân tiêu cực ► Đánh hội Tôi nghĩquản lý thời gian tác dụng Tôi làm việc tốt chịu áp lực cao Tôi cần sử dụng “lịch ghi hẹn” làm việc đủ Tôi không thích gò bó, quản lý thời gian lấy hết niềm vui sống Tôi thời gian học làm cách để làm việc Có thể ngăn chặn áp lực Stress công việc mà bạn gặp phải Balance Productivity Cân sống với đầy đủ thời gian cho công việc, gia đình, thân Quản lý thời gian tốt tự động gia tăng hiệu làm việc Goals Giúp bạn đạt mục tiêu “Không thể làm ta thiếu thời gian” NỘI DUNG Bắt đầu làm việc sớm Chuẩn bị trước lịch làm việc cho hôm sau Dự phòng hoạt động cho thời gian rỗi Quan tâm đến sức khỏe thân Từ chối cần thiết Đơn giản hóa vật dụng 95 5.1 Bắt đầu làm việc sớm Lý do:  Tạo tâm lý chủ động “Người làm việc”  Tránh bị “gián đoạn dây chuyền”  Hiệu suất xử lý công việc buổi sáng cao buổi chiều 5.1 Bắt đầu làm việc sớm Điều hấp dẫn buổi sáng không bị gây phiền nhiễu cá nhân tưới đẫm minh mẫn đầy sức sáng tạo sẵn sàng cho ngày - Ernest Hemingway - 5.1 Bắt đầu làm việc sớm Tình áp dụng:  Làm việc tới văn phòng  Nếu buổi sáng/chiều có việc quan trọng: chuẩn bị kỹ buổi làm việc trước 5.2 Chuẩn bị trước lịch làm việc cho hôm sau Lý do:  Tiếp tục đà làm việc sẵn có ngày hôm  Việc xếp lịch ngày hôm trước tạo tâm sẵn sàng cho hôm sau  Tránh việc gấp bất ngờ vào sáng hôm sau làm xao lãng 5.2 Chuẩn bị trước lịch làm việc cho hôm sau Thực hiện:  Điểm lại công việc làm hôm sau  Tính hẹn cá nhân vào lịch hôm sau  Đảm bảo không trùng lịch làm việc công việc khác  Bổ sung việc chưa hoàn thành hôm  Đánh dấu công việc ưu tiên danh sách 5.3 Dự phòng thời gian nghỉ ngơi ngày Lý do:  Ngày làm việc bận rộn liên tục không hiệu ngày có khoảng nghỉ hợp lý  ‘Phần lớn suy nghĩ sáng tạo xuất thời gian thư giãn, não có liên kết mới’ (GS Vicent Walsh - ĐH London) 5.3 Dự phòng thời gian nghỉ ngơi ngày Cách thực hiện:  Ngồi nghỉ nơi yên tĩnh  Đi dạo loanh quanh  Thiền yoga  Đọc vài tài liệu triết lý kiến thức sống 5.4 Quan tâm đến sức khỏe thân Lý do:  Khi bạn ốm đau thứ bạn muốn có sức khỏe  Sức khỏe giúp bạn trì tập trung đạt hiệu suất xử lý công việc cao 5.4 Quan tâm đến sức khỏe thân Nên:  Ăn đủ bữa hàng ngày trì cân chất dinh dưỡng  Tập môn thể dục thường xuyên  Duy trì điều độ hàng ngày 5.5 Từ chối cần thiết Lý do:  Công việc bận rộn đánh đổi lấy chất lượng công việc  Nói KHÔNG với người khác tức nói CÓ với thân 5.5 Từ chối cần thiết Cách thức:  Không mở đầu cách thẳng thừng từ chối  Bắt đầu với nhận xét mang tính trung lập  Hướng đến lựa chọn hay giải pháp khác 5.6 Đơn giản hóa vật dụng xung quanh Lý do:  Không gian đồ vật tạo cảm giác thoải mái gọn gàng Hành động:  Bỏ đồ đạc dùng 1-2 lần vài năm  Sắp xếp nơi làm việc đơn giản  “Đừng mua ô tô hàng xóm có ô tô” GAME WHOLE BUILDING BRAIN Chuẩn bị cho đội • Thời gian: 35 phút • • • • • • tờ giấy A0 Yên cầu kéo • Xây dựng mô hình có tháp kẹp ghim hộp ghim cuộn dây len bó que tính (que kem tốt nhất) • tạp chí • cuộn băng dính nhỏ cao nhất? • Đẹp, • Khỏe (được xác định qua sức gió cao máy quạt) • Ý tưởng hay THANK YOU [...]... THIẾT Quản lý thời gian không chỉ dựa trên tính khẩn cấp mà nó còn được thực hiện dựa trên tầm quan trọng của sự việc - Stephen R Covey - 20 Quản lý thời gian phản ảnh cách quản lý cuộc sống Xác định mục đích sống Để Quản lý được thời gian Đề ta phương pháp đạt được mục đích 1.2 Vai trò của Quản lý thời gian Quản lý hiệu quả thời gian Rút ngắn thời gian trong việc cần thực hiện 1.2 Vai trò của Quản lý thời. .. thời gian phổ biến MỤC TIÊU • Diễn đạt khái niệm Quản lý thời gian • Nhận thức được vai trò của Quản lý thời gian • Xác định các yếu tố gây lãng phí thời gian • Có ý thức khắc phục việc lãng phí thời gian 1 Khái niệm Quản lý thời gian 60s x 60m x 24h 1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian Rối bù với công việc Không có đủ thời gian 12 1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian Tại sao họ thành công ? Steve Jobs, khởi... thành công và tiền bạc Quyết định chất lượng công việc QUẢN LÝ THỜI GIAN là hành động hoặc quá trình lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát có ý thức lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt là nhằm nâng cao hiệu quả hay năng suất - Wikipedia - 15 Quản lý thời gian bao gồm: • Lập kế hoạch • Triển khai • Kiểm soát Nâng cao hiệu quả + năng suất 16 Định nghĩa (rộng) QUẢN LÝ THỜI GIAN là sự... của Quản lý thời gian Công việc Quản lý thời gian hiệu quả tác động đến Tinh thần 1.2.1 Trong công việc Rút ngắn thời gian làm mỗi việc Làm chủ thời gian hiệu quả Làm nhiều việc hơn trong ngày Công việc chất lượng hơn 1.2.2 Về tinh thần Làm chủ thời gian hiệu quả Thêm thời gian thư giãn trong ngày Hiệu suất sử dụng chất xám cao hơn 1.3 Các bẫy thời gian phổ biến         Thiếu kế hoạch phù hợp... phù hợp Họp hành không hiệu quả Lạm dụng email Dùng điện thoại quá nhiều Mất nhiều thời gian hồ sơ giấy tờ Trì hoãn thực hiện Không rõ vai trò và công việc bản thân Thiếu đào tạo năng lực và ủy thác trách nhiệm 1.3.1 Thiếu kế hoạch phù hợp  Vấn đề: - Công việc CÀNG NHIỀU thì thời gian lập kế hoạch CÀNG ÍT - Sự khác nhau trong việc lập kế hoạch: Đối tượng quản lý Thời gian lập kế hoạch (50-60%) Others...Thiết lập mục tiêu Thiết lập độ ưu tiên Xem xét cách bạn sử dụng thời gian Quản lý sự gián đoạn & trì hoãn Lên lịch trình Clarity - Rõ ràng Challenge - Thử thách Commitment - Cam kết Feedback - Phản hồi Task complexity - Nhiệm vụ phức tạp Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke and Latham 1 TỔNG QUAN VỀ QLTG  Định nghĩa Quản lý thời gian  Vai trò của Quản lý thời gian  Các loại bẫy thời gian phổ... mạng với thế giới như Iphone và Ipad Ca sỹ Đàm Vĩnh Hưng, xuất thân là một ca sỹ phong trào, có thể trở thành một nghệ sỹ thành danh trong làng âm nhạc Việt Nam Vì họ luôn dành thời gian để làm tốt nhất những việc cần thiết cho bản thân 1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian Tại sao họ thành công ? - Cùng xuất thân - Cùng giáo dục - Cùng làm việc Sử dụng và quản lý thời gian hợp lý Miệt mài làm tốt nhất những... (50-60%) Others Đối tượng nhân viên Thời gian lập kế hoạch (15 30%) 27 1.3.1 Thiếu kế hoạch phù hợp  Khắc phục:  Ưu tiên cho việc lập kế hoạch  Đặt khung thời gian cho các việc phát sinh  Ghi chép mọi công việc ra giấy 1.3.2 Họp hành không hiệu quả  Vấn đề: - Họp hành là một phần tất yếu trong công việc văn phòng - Họp hành NHIỀU nhưng Lợi ích thực sự ÍT Họp tổng kết Họp giao ban Họp đánh giá Họp... cho bạn làm chủ được việc sử dụng thời gian - Jan Yager 17 1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian TỰ SUY NGẪM  Kể 1 việc mà bạn biết rằng nếu làm tốt và thường xuyên sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho cuộc sống của bạn?  Nêu 1 mục tiêu mà bạn muốn mà chưa đạt được?  Liệt kê các thói xấu khiến bạn chưa thể làm việc đó và chưa đạt mục đích đó 1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian NHẬN THỨC không đi đôi với HÀNH... hành không hiệu quả  Khắc phục:  Chuẩn bị nghị trình họp cụ thể  Tham gia tích cực vào cuộc họp  Hạn chế chỉ trích và áp đặt người khác 1.3.3 Lạm dụng email  Vấn đề:  Bùng nổ email gửi qua Internet  Quá nhiều email sai sót, bị hiểu sai do bất cẩn Năm 2012, mỗi ngày có 144 tỷ email được gửi đi qua mạng Internet Một nhân viên nhận và gửi 112 email/ngày Trong đó, 50% số email bị hiểu sai và cần giải ... 20 Quản lý thời gian phản ảnh cách quản lý sống Xác định mục đích sống Để Quản lý thời gian Đề ta phương pháp đạt mục đích 1.2 Vai trò Quản lý thời gian Quản lý hiệu thời gian Rút ngắn thời gian. ..  Tổng quan Quản lý thời gian  Các mẹo tránh lãng phí thời gian  Công cụ cá nhân để quản lý thời gian  Biện pháp hệ thống để quản lý thời gian  Các thói quen quản lý thời gian hiệu Bill Gates... QLTG  Định nghĩa Quản lý thời gian  Vai trò Quản lý thời gian  Các loại bẫy thời gian phổ biến MỤC TIÊU • Diễn đạt khái niệm Quản lý thời gian • Nhận thức vai trò Quản lý thời gian • Xác định