KÝ NĂNG lập kế HOẠCH và TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh KHÓA HỌC ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM TRÒ CHƠI MỤC TIÊU  Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;  Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;  Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;  Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả; NỘI DUNG ① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc. ② Phương pháp lập kế hoạch công việc. ③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả. ④ Q

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC

ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

TRÒ CHƠI

MỤC TIÊU

 Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;

 Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;

 Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;

 Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

NỘI DUNG

① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.

② Phương pháp lập kế hoạch công việc.

③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.

④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.

Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm

Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch

Và Tổ Chức Công Việc

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1

5 Phút thực hiện

Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2

4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

Lập kế hoạch là gì?

Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu

đã được xác định” là gì?

• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).

• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây)

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần

Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?

Lãnh đạo và Quản lý

Làm Được

7 Việc quan trọng nhất cần làm

• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người

• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn

• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

• Tìm kiếm các cơ hội mới

• Rèn luyện bản thân

• Trao quyền cho người khác

Vị trí của việc lập kế hoạch

đối với nhà quản lý

Trò chơi đuổi hình bắt gà

B

A

Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc

Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

Đánh giá thực trạng các nguồn lực

Dự đoán, dự báo

Xác định mục tiêu

Phân loại mục tiêu

Công ty

Bộ phận

Cá nhân

Xây dựng các phương án

Đánh giá các phương án

Lựa chọn các phương án

Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

Hoạt động: Sợi dây kết nối

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

Where

• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why)

• Xác định nội dung công việc 1W (What)

• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who)

• Xác định cách thức thực hiện 1H (How)

• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control)

• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check)

• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,Material, Machine, Method)

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

Tầm nhìn

Sứ mệnh

Các chiến lược

Mục tiêu

Kế hoạch

Thực hành lập kế hoạch cho một công việc cụ thể tại VIETTEL

Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Việc tổ chức và phân công công việc ở VIETTEL?

Xác định chức năng nhiệm vụ

• Xác định chức năng

• Xây dựng quy trình

• Định biên công việc

• Xác định mô tả công việc

• Phân công công việc

Sắp xếp nơi làm việc

Quản lý thông tin và Công việc

Xem xét đánh giá và điều chỉnh

Chương trình hóa tổng thể

6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

1

Nhận diện các vai trò

2 2

Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

3

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

2 4

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

2 5

Đánh giá

2 6

ĐI TÌM KHO BÁU

Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

Quản trị thời gian

Nhật ký thời gian

Thế hệ quản trị thứ hai

• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồmxác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động

• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn

• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các camkết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn

Thế hệ quản trị thứ ba

• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát

• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưutiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn

• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và

tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạchhằng ngày

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầmquan trọng trong cuộc sống cũng như công việc

• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tốnày có xu hướng chi phối

• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếuxuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thứctầm quan trọng

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng

• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch vàtrao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I

4

Làm ít Được ít

Làm ít Được nhiều

80% 20%

Ma trận quản lý thời gian

 Làm việc trong chiến lược

 Tìm kiếm cơ hội

 Những việc lãng phí thời gian

 Thư từ không liên quan

Khẩn cấp – Không quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng

Không

quan trọng

III Kết quả:

 Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.

 Xử lý khủng hoảng.

 Tìm cách háo danh.

 Công việc vụn vặt.

 Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.

 Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.

 Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

IV

Không khẩn cấp – Không quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng

 Tách rời công việc.

 Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về

tổ chức về những điều cơ bản.

Phân công công việc

Giám sát công việc

HOẠT ĐỘNG

TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

Chúc các Anh/Chị thành công!