6 Lời khuyên cải thiện kỹ năng lập kế hoạch và tăng hiệu quả làm việc Dưới đây là sáu lời khuyên quản lý thời gian mà bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn và tăng năng suất công việc. Bạn càng tìm hiểu những công cụ để sử dụng, bạn càng hoàn thành được nhiều công việc hơn mỗi ngày. Lời khuyên 1: Chuẩn bị trước Đầu tiên, chuẩn bị danh sách công việc của bạn cho ngày hôm sau vào buổi tối hoặc trước đó. Bài tập tốt nhất là bạn phải có kế hoạch cho cả ngày tiếp theo của bạn là điều cuối cùng bạn làm trước khi rời nơi làm về nhà. Khi bạn lập kế hoạch vào đêm trước, tiềm thức của bạn phải làm việc về kế hoạch và mục tiêu của bạn trong khi bạn đang trong tâm trạng muốn đi ngủ. Rất thường xuyên, bạn sẽ thức dậy vào buổi sáng với những ý tưởng và năng lượng để phục vụ cho các công việc trong ngày. ky nang lap ke hoach Lợi ích chính của việc chuẩn bị danh sách hàng ngày của bạn vào đêm hôm trước là bài tập này giúp bạn ngủ ngon hơn. Một lý do chính cho chứng mất ngủ là vì bạn nằm tỉnh táo cố gắng không quên để nhớ tất cả mọi thứ mà bạn phải làm ngày hôm sau. Một khi bạn đã viết ra tất cả những gì bạn phải làm trong danh sách của bạn, nó xóa đi tâm trí của bạn và cho phép bạn có giấc ngủ sâu. Điều này sẽ giúp bạn tăng năng suất trong suốt cả ngày làm việc tiếp theo. Lời khuyên 2: Lên kế hoạch lịch trình thời gian của bạn Lập kế hoạch thời gian của bạn giúp giảm căng thẳng và giải phóng năng lượng. Việc sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của bạn để lên kế hoạch theo ngày, tuần, tháng sẽ đưa đến cho bạn một cảm giác kiểm soát mọi việc một cách tốt hơn và sẽ giúp tăng năng suất trong suốt cả ngày của bạn. Bạn sẽ có cảm giác trách nhiệm hơn về cuộc sống của bạn. Nó thực sự làm tăng lòng tự trọng của bạn và cải thiện cảm giác sức mạnh cá nhân. ky nang lap ke hoach Lời khuyên 3: Khởi động sớm Để tăng năng suất hơn, một trong những kỹ năng lập kế hoạch là bắt đầu một ngày của bạn sớm. Bạn càng có nhiều thời gian hơn để ngồi, suy nghĩ và lên kế hoạch, bạn càng có sự tổ chức tốt hơn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của bạn. Trong các tiểu sử và tự truyện của những người thành công, gần như tất cả trong số họ đều có một điểm chung. Họ đã phát triển kỹ năng lập kế hoạch tuyệt vời và thói quen đi ngủ vào một giờ hợp lý và dậy sớm. Nhiều người thành công thức dậy vào lúc 05:00 hoặc 05:30 để họ có thể có đủ thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch cho những ngày sắp tới. Kết quả là, họ luôn luôn tạo hiệu quả hơn so với những người luôn tranh thủ ngủ đến phút cuối cùng. Một vài phút suy tư yên tĩnh trước khi bạn bắt đầu bất kỳ công việc nào có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ. Khi bạn thức dậy sớm và lên kế hoạch trong ngày của bạn trước, bạn có xu hướng bình tĩnh hơn, rõ ràng hơn, và sáng tạo trong suốt cả ngày. ky nang lap ke hoach Lời khuyên 4: Kỹ năng tổ chức Để cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn và sử dụng một hệ thống ở nhà và tại nơi làm việc. 30 phần trăm thời gian làm việc ngày hôm nay được dành tìm kiếm đồ thất lạc. Bạn sới tung mọi thứ lên kể cả ở nhà hay công ty bởi bạn vứt chúng ở một góc nào đó trong một lần tuỳ hứng và lười biếng. Điều này nghe có vẻ quen thuộc với bạn? Những việc làm như vậy tuy nhỏ nhưng gây ra sự bực bội và chúng chiếm mất thời gian quý báu của bạn để tìm kiếm và tuyệt vọng. Các tốt nhất và đơn giản nhất của tất cả các hệ thống tổ chức là sử dụng chữ cái. Kết hợp với một hệ thống hồ sơ, bạn nên có một danh sách tổng thể hoặc hồ sơ của tất cả các tập tin của bạn trong một nơi duy nhất. danh sách tổng thể này cung cấp cho bạn các tiêu đề của mỗi tập tin và cho bạn biết nơi đặt file. Lời khuyên 5: Tăng Năng suất với yếu tố thời gian Tổ chức cuộc sống của bạn như đang làm công việc sáng tạo trong một phạm vi thời gian Thời gian chính của bạn là thời gian trong ngày, theo đồng hồ cơ thể của bạn, khi bạn hoạt động tỉnh táo và hiệu quả nhất. Đối với hầu hết mọi người, thời gian này là vào buổi sáng. Tuy nhiên, với một số người khác nó lại là vào buổi tối. Thỉnh thoảng, một nhà vănhay một nghệ sĩ có thể thấy rằng thời gian chính của cô là trong những giờ đầu tiên của buổi sáng Điều quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải nhận thức được thời gian chính của bạn để bạn có thể lên lịch các dự án quan trọng nhất của bạn cho phù hợp nhằm tăng năng suất. Công việc quan trọng nhất của bạn thường đòi hỏi bạn làm việc lúc trạng thái tốt nhất, có cảm giác nghỉ ngơi, có sự cảnh giác, và sáng tạo. Thời gian nào trong ngày bạn cảm thấy những điều như thế này? Bạn cũng phải nhận thức được thời gian chính bên ngoài. Đây là thời gian khi khách hàng hoặc khách hàng của bạn dễ dàng có thể tiếp cận nhất. Mỗi người nên đưa ra một số suy nghĩ để cơ cấu lại ngày của họ cho cả hai lần, đối tượng giao tiếp và chính họ. ky nang lap ke hoach Lời khuyên 6: Hàng không Một lĩnh vực quan trọng cần có kỹ năng lập kế hoạch là du lịch đi công tác…, đặc biệt là khi bạn di chuyển bằng đường hàng không. Cách đây vài năm, Hughes AirWest, một hãng hàng không khu vực đã từng phục vụ phía Tây Hoa Kỳ, đã thuê một công ty tư vấn để so sánh hiệu quả của máy bay hạng nhất với bay hạng phổ thông, và với làm việc trong một văn phòng bình thường. Những gì họ thấy được rằng một giờ thời gian làm việc không bị gián đoạn trên máy bay mang lại tương đương với ba giờ làm việc trong một môi trường làm việc bình thường. Các từ khóa là không bị gián đoạn. Nếu bạn có kế hoạch trước và tổ chức công việc của bạn trước khi bạn rời khỏi sân bay, bạn có thể tăng năng suất bằng cách hoàn thành một số lượng lớn trong khi bạn đang ở trên không.
Trang 16 Lời khuyên cải thiện kỹ năng lập kế hoạch và tăng hiệu quả làm việc
Dưới đây là sáu lời khuyên quản lý thời gian mà bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn và tăng năng suất công việc Bạn càng tìm hiểu những công cụ để sử dụng, bạn càng hoàn thành được
nhiều công việc hơn mỗi ngày.
Lời khuyên # 1: Chuẩn bị trước
Đầu tiên, chuẩn bị danh sách công việc của bạn cho ngày hôm sau vào buổi tối hoặc trước đó
Bài tập tốt nhất là bạn phải có kế hoạch cho cả ngày tiếp theo của bạn là điều cuối cùng bạn làm trước khi rời nơi làm về nhà Khi bạn lập kế hoạch vào đêm trước, tiềm thức của bạn phải làm việc về kế hoạch và mục tiêu của bạn trong khi bạn đang trong tâm trạng muốn đi ngủ Rất thường xuyên, bạn sẽ thức dậy vào buổi sáng với những ý tưởng và năng lượng để phục vụ cho các công việc trong ngày
Lợi ích chính của việc chuẩn bị danh sách hàng ngày của bạn vào đêm hôm trước là bài tập này giúp bạn ngủ ngon hơn Một lý do chính cho chứng mất ngủ là vì bạn nằm tỉnh táo cố gắng không quên để nhớ tất cả mọi thứ mà bạn phải làm ngày hôm sau
Một khi bạn đã viết ra tất cả những gì bạn phải làm trong danh sách của bạn, nó xóa đi tâm trí của bạn và cho phép bạn có giấc ngủ sâu Điều này sẽ giúp bạn tăng năng suất trong suốt cả ngày làm việc tiếp theo
Lời khuyên # 2: Lên kế hoạch lịch trình thời gian của bạn
Lập kế hoạch thời gian của bạn giúp giảm căng thẳng và giải phóng năng lượng
Trang 2Việc sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của bạn để lên kế hoạch theo ngày, tuần, tháng sẽ đưa đến cho bạn một cảm giác kiểm soát mọi việc một cách tốt hơn và sẽ giúp tăng năng suất trong suốt cả ngày của bạn Bạn sẽ có cảm giác trách nhiệm hơn về cuộc sống của bạn Nó thực sự làm tăng lòng tự trọng của bạn và cải thiện cảm giác sức mạnh
cá nhân
Lời khuyên # 3: Khởi động sớm
Để tăng năng suất hơn, một trong những kỹ năng lập kế hoạch là bắt đầu một ngày của bạn sớm Bạn càng có nhiều thời gian hơn để ngồi, suy nghĩ và lên kế hoạch, bạn càng có sự tổ chức tốt hơn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của bạn
Trong các tiểu sử và tự truyện của những người thành công, gần như tất cả trong số họ đều có một điểm chung Họ
đã phát triển kỹ năng lập kế hoạch tuyệt vời và thói quen đi ngủ vào một giờ hợp lý và dậy sớm
Nhiều người thành công thức dậy vào lúc 05:00 hoặc 05:30 để họ có thể có đủ thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch cho những ngày sắp tới Kết quả là, họ luôn luôn tạo hiệu quả hơn so với những người luôn tranh thủ ngủ đến phút cuối cùng
Một vài phút suy tư yên tĩnh trước khi bạn bắt đầu bất kỳ công việc nào có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ Khi bạn thức dậy sớm và lên kế hoạch trong ngày của bạn trước, bạn có xu hướng bình tĩnh hơn, rõ ràng hơn, và sáng tạo trong suốt cả ngày
Trang 4Lời khuyên # 4: Kỹ năng tổ chức
Để cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn và sử dụng một hệ thống ở nhà và tại nơi làm việc
30 phần trăm thời gian làm việc ngày hôm nay được dành tìm kiếm đồ thất lạc Bạn sới tung mọi thứ lên kể cả ở nhà hay công ty bởi bạn vứt chúng ở một góc nào đó trong một lần tuỳ hứng và lười biếng Điều này nghe có vẻ quen thuộc với bạn? Những việc làm như vậy tuy nhỏ nhưng gây ra sự bực bội và chúng chiếm mất thời gian quý báu của bạn để tìm kiếm và tuyệt vọng
Các tốt nhất và đơn giản nhất của tất cả các hệ thống tổ chức là sử dụng chữ cái Kết hợp với một hệ thống hồ sơ, bạn nên có một danh sách tổng thể hoặc hồ sơ của tất cả các tập tin của bạn trong một nơi duy nhất danh sách tổng thể này cung cấp cho bạn các tiêu đề của mỗi tập tin và cho bạn biết nơi đặt file
Lời khuyên # 5: Tăng Năng suất với yếu tố thời gian
Tổ chức cuộc sống của bạn như đang làm công việc sáng tạo trong một phạm vi thời gian
Thời gian chính của bạn là thời gian trong ngày, theo đồng hồ cơ thể của bạn, khi bạn hoạt động tỉnh táo và hiệu quả nhất Đối với hầu hết mọi người, thời gian này là vào buổi sáng Tuy nhiên, với một số người khác nó lại là vào buổi tối Thỉnh thoảng, một nhà vănhay một nghệ sĩ có thể thấy rằng thời gian chính của cô là trong những giờ đầu tiên của buổi sáng
Điều quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải nhận thức được thời gian chính của bạn để bạn có thể lên lịch các dự án quan trọng nhất của bạn cho phù hợp nhằm tăng năng suất Công việc quan trọng nhất của bạn thường đòi hỏi bạn làm việc lúc trạng thái tốt nhất, có cảm giác nghỉ ngơi, có sự cảnh giác, và sáng tạo Thời gian nào trong ngày bạn cảm thấy những điều như thế này?
Bạn cũng phải nhận thức được thời gian chính bên ngoài Đây là thời gian khi khách hàng hoặc khách hàng của bạn
dễ dàng có thể tiếp cận nhất Mỗi người nên đưa ra một số suy nghĩ để cơ cấu lại ngày của họ cho cả hai lần, đối tượng giao tiếp và chính họ
Trang 5Lời khuyên # 6: Hàng không
Một lĩnh vực quan trọng cần có kỹ năng lập kế hoạch là du lịch/ đi công tác/…, đặc biệt là khi bạn di chuyển bằng đường hàng không
Cách đây vài năm, Hughes AirWest, một hãng hàng không khu vực đã từng phục vụ phía Tây Hoa Kỳ, đã thuê một công ty tư vấn để so sánh hiệu quả của máy bay hạng nhất với bay hạng phổ thông, và với làm việc trong một văn phòng bình thường
Những gì họ thấy được rằng một giờ thời gian làm việc không bị gián đoạn trên máy bay mang lại tương đương với
ba giờ làm việc trong một môi trường làm việc bình thường Các từ khóa là '' không bị gián đoạn '' Nếu bạn có kế hoạch trước và tổ chức công việc của bạn trước khi bạn rời khỏi sân bay, bạn có thể tăng năng suất bằng cách hoàn thành một số lượng lớn trong khi bạn đang ở trên không