KÝ NĂNG lập kế HOẠCH và tổ CHỨC CÔNG VIỆC

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC CÁC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ GIÚP BẠN NGÀY CÀNG THÀNH CÔNG TRONG CUỘC SỐNG

KN Phục vụ khách hàng dành cho HR

charlottele

letrinh2000@yahoo.com

Đúng giờ Không điện thoại

Không laptop Hỏi nhiều Bình tĩnh

Sau khi học xong, bạn có thể:

Xác định tầm quan trọng, thiết lập & đạt mục tiêu công việc;

Xây dựng kế hoạch cá nhân;

Tổ chức khu vực làm việc và công việc

cá nhân để đạt hiệu suất tối ưu hơn

Thiết lập Mục tiêu

Xây dựng

Kế hoạch

Thiết lập Thời gian biểu

Quản lý

Thời gian

Quản lý Bàn làm việc

Quản lý Email & hồ sơ

Quản lý Khối lượng công việc

Câu chuyện giảm cân

LẬP KẾ HOẠCH

Sức mạnh

Thay đổi

Sức mạnh của sự thay đổi

Trả lời những câu hỏi sau:

• 3 mục tiêu quan trọng nhất?

• 3 trở ngại lớn nhất?

• 3 việc phải làm để tổ chức tốt

công việc hiện tại?

• Làm gì khi có thêm thời gian?

• KN lập kế hoạch của bạn

được bao nhiêu điểm (thang

1 – 10)?

3 nguyên tắc sử dụng thời gian cơ bản nhất

1 • Làm việc chăm chỉ

2 • Làm việc nhanh chóng

3 • Tổ chức công việc khoa học

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người Biết ta

LẬP KẾ HOẠCH

Biết người biết ta

Biết người biết ta

Nhìn mọi sự vật theo kiểu

Thời gian mang nhiều giá trị khác nhau

Với họ, mọi sự vật hiếm khi trắng – đen rõ ràng

Hoạt động – Phân tích tình huống “MỘT NGÀY CỦA TẤM”

CHIM CÚ CHIM SÂU

Biết người biết ta

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người Biết ta

Thiết lập Mục tiêu

LẬP KẾ HOẠCH

1 Chúng ta muốn đạt được điều gì ?

2 Chúng ta muốn đạt được điều đó

bằng cách nào ?

3 Chúng ta đang có những nguồn lực gì

trong tay (tiền bạc, thời gian, con

người, máy móc, công cụ,…)?

Trước khi lập kế hoạch, cần trả lời những câu hỏi

Tôi nên đi

đường nào bây

giờ?

Thế cô muốn

tới đâu?

Tôi cũng chưa biết

nữa

Vậy cô đi

đường nào cũng thế thôi

Thiết lập mục tiêu - SMART

Thiết lập mục tiêu – 3P

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người Biết ta

Thiết lập Mục tiêu

Xây dựng

kế hoạch

LẬP KẾ HOẠCH

Nội dung cần có trong bản kế hoạch

Lúc nào Làm gì

Ở đâu

Làm như thế nào

Ai phụ trách

9 Nguyên tắc lập kế hoạch

1 Dành 1 giờ/ ngày để lên kế hoạch

2 Phân biệt: việc có thể làm ngay & việc

cần nhiều thời gian

3 Đưa thời gian vô Lịch bàn/ điện tử sau

khi đã lập xong kế hoạch

4 Nếu thấy “rối”, danh mục

Việc-cần-làm-trong-ngày sẽ giúp ta tập trung

5 Trao đổi với NV khác để tránh chồng

chéo công việc hoặc thời gian

9 Nguyên tắc lập kế hoạch

6 Ghi chú nội dung đã thống nhất hoặc sẽ

bàn tới với từng người

7 Kế hoạch tốt nhất là kế hoạch phù hợp với

nhu cầu & mục tiêu cá nhân

8 Các chuyên gia đều khuyên nên lập kế

hoạch trước khi làm bất cứ điều gì Tuy

nhiên, thực tế cần linh hoạt

9 Nhớ luật Murphy: Nếu có sai sót, chúng

nhất định sẽ xảy ra

Công cụ xây dựng kế hoạch

Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

Công cụ xây dựng kế hoạch – Outlook

Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch

Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch

 Nêu rõ trong kế hoạch

việc cần làm, thời gian, người phụ trách

 Đưa kế hoạch lên lịch

cá nhân trên Outlook

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người Biết ta

Thiết lập Mục tiêu

Xây dựng

kế hoạch

Thiết lập TGB

LẬP KẾ HOẠCH

• Các nhóm thảo luận để:

Trả lời câu hỏi: “Thời gian biểu giúp ích gì cho Tấm?”

Lập thời gian biểu theo mẫu sau đây cho Tấm để

đảm bảo ngày làm việc của cô ấy hiệu quả hơn

• Thảo luận: 10 phút

• Trình bày: 3 phút

Hoạt động – Phân tích tình huống của Tấm

Giờ Việc/ Nhiệm vụ Liên hệ

Lập lại thời gian biểu trong ngày cho Tấm

TGB giúp chúng ta tập trung vào những việc

cho việc ăn, uống, nghỉ ngơi, chơi thể thao và giao tế ngoài xã hội

đời thường hàng ngày

Thiết lập thời gian biểu

LẬP KẾ HOẠCH

Sức mạnh Thay đổi

Biết người Biết ta

Thiết lập Mục tiêu

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý thời gian – Nguyên tắc STING

Select one thing to do

Time yourself Check the clock, give yourself

an hour, and go for it

Ignore everything else while the clock is ticking

No breaks until your hour is up

Give yourself a reward when the hour is up

Hoạt động – Thử trí nhớ

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý bàn làm việc

Quản lý bàn làm việc – Nguyên tắc 3S

Quản lý bàn làm việc – Hướng dẫn xử lý giấy tờ

trên bàn làm việc

Hồ sơ này có cần tham

khảo nữa không?

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý bàn làm việc

Quản lý

hồ sơ điện tử

GAN - Nguyên tắc quản lý file mềm

1 Nhóm các file cùng loại với nhau: File đang làm

việc, file tham khảo, file nén, file đề phòng sự cố

2 Sắp đặt/ Lưu chúng ở đúng nơi

3 Đặt tên để dễ tìm/ dễ lấy

Quản lý hồ sơ điện tử - Nguyên tắc quản lý email

1 Kiểm tra mail 2 lần/ ngày

3 Tổ chức sắp xếp địa chỉ mail

4 Lưu trữ các file đính kèm/ thông tin mail

5 Viết mail đơn giản - ngắn gọn

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý bàn làm việc

Quản lý

hồ sơ điện tử

Quản lý khối lượng công việc

Hoạt động – Phân tích tình huống “HOÀNG TUYỆT VỜI”

Theo nhóm bạn, Hoàng nên làm gì?

Bản phân tích khối lượng công việc của Hoàng

Phát triển nội dung khóa “Hội nhập NV mới” 0 10 25 5 Triển khai qui trình đăng ký khóa học mới 10 0 15 25 Cập nhật tài liệu đào tạo khóa “KN thuyết trình” 20 10 5 30 Làm biểu mẫu cho qui trình học online 0 10 5 X Điều chỉnh chính sách học ngoại ngữ 10 10 10 10 Thực hiện các công việc hàng ngày khác 10 10 10 10

Tổng cộng: (giờ) 50 50 70 80

Quản lý khối lượng công việc – Phân tích khối lượng CV

bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

Quản lý khối lượng công việc – Công cụ “ Kế hoạch cho

168 giờ sắp tới ”

Dành 10 phút điền

thông tin vào biểu

mẫu “168 giờ vừa

qua của bạn”

Bài tập cá nhân

15 phút