Lập kế hoạch lịch trình công việc Hàng năm, vào dịp tháng 9, không nhà quản trị mà nhà quản lý dự án chuyên nghiệp bận rộn với câu hỏi: Năm sau làm gì? Làm nào? Cần thêm người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển? Họ vất vả cộng xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho năm “Đau đầu” kế hoạch hàng năm Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết nhà quản lý, đặc biệt với doanh nghiệp VN Làm để tăng trưởng kỳ vọng? Đặc biệt với nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu trưởng nhóm thành viên nhóm bao gồm nhiều chức để đảm bảo tính liên thông, liên phận thảo luận, tranh luận Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch Từ mục tiêu thống kết năm qua lịch sử đến năm liền kế, tăng trưởng thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần dung lượng tăng (giảm) thị trường phát triển hay đình trệ thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh áp dụng phương pháp kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc triển khai kế hoạch Trên thực tế, dù có Project leader nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm phận chức liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR, để có đóng góp phản biện tích cực cho phương pháp kiểm nghiệm qua thời gian có nhìn toàn diện cam kết cao phận, từ đảm bảo tính khả thi dự án Kế hoạch người thiết lập Có suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động tập thể công ty Kế hoạch cá nhân hay phòng ban thực Thực tế việc Quản lý xây dựng kế hoạch hoạt động cần theo quy trình từ tổng hợp phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hữu giám sát với nỗ lực tập trung bị ràng buộc thời gian Từ có kế hoạch hành động trả lời câu hỏi 5W (what, why, who, when, where) 2H (how they that, how we that how much is it) cách xuất sắc mà thành viên chức liên quan làm việc cam kết thực Các công việc cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ người nguồn lực, điều phối hoạt động, sử dụng nguồn lực kiểm soát hiệu suất hoạt động Việc lập kế hoạch cần mục tiêu làm rõ mục tiêu điều quan trọng Làm rõ mục tiêu “Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăng trưởng thị trường dự báo tăng 25% Xác lập rõ yêu cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt trang thiết bị cần thiết cách hợp lý để đảm bảo việc đạt tiêu doanh số cách xác, đạt hiệu mặt chi phí đáp ứng yêu cầu khách hàng” Đó mục tiêu mà hầu hết nhà quản lý Marketing, sale, thường nghe Vậy mục tiêu phải hiểu nào? Như “hợp lý”? Như “chính xác”? Làm để thực điều thời gian hạn định? Chi phí để thực số nhân lực yêu cầu mức độ xem hiệu quả? Hay tóm lại, trình đặt câu hỏi phản biện liên tục Tất câu hỏi 5W, 2H nhiều hình thức, cấp độ, cần phải làm rõ, tốt câu trả lời đưa thảo luận thống Qua thực tế năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN T., G., B, V, H cho thấy nhầm lẫn tai hại không nhân viên mà nhà quản trị chiến lược ước mơ, khát vọng “ảo vọng” Điều xảy tư đơn chiều chủ quan Ví dụ để có chiến lược ta cần hiểu thấu đáo yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp thời gian hoàn tất mục tiêu; hầu hết doanh nghiệp láng máng khái niệm mục tiêu ý muốn chủ quan sếp đầu sếp chưa truyền thống đến phận Cũng kế hoạch hành động doanh nghiệp lại thường cá nhân hay nhóm đơn chức thiết kế điều kiện thiếu liệu tranh luận phản biện tích cực phận liên quan, nên kế hoạch thường thiếu thực tiễn kết chẳng muốn theo, chẳng muốn làm Câu hỏi gợi ý Khi mục tiêu rõ ràng thành viên chấp nhận, xác định nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất mục tiêu Các thành viên nhóm cần trả lời câu hỏi sau: * Mục tiêu gì? Tại phải hoàn tất mục tiêu này? * Tất nhiệm vụ phải thực để đạt mục tiêu gì? * Đối tượng nhắm đến cuối ai, đối tượng trung gian trình đến đối tượng cuối cùng? * Đâu trình tự tối ưu để thực nhiệm vụ này? Nhiệm vụ thực cách độc lập, nhiệm vụ phải giải nối tiếp nhau? * Từng nhiệm vụ phải hoàn tất với kế hoạch thời gian nào? * Môi trường cạnh tranh gì? Có hoạt động cạnh tranh nào, mức độ xảy ra? Mức độ tăng trưởng thị trường cho tất cả, thị phần ta bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua nào? * Hiện trạng (các yếu tố chủ quan nhân lực, tài lực, vật lực, ) * Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá cột mốc đánh giá kết mục tiêu Bằng cách liên tục đặt câu hỏi tìm câu trả lời giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản biện tích cực phận thành viên liên quan, dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm tính cam kết thành viên đại diện, ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm với điều phối Project leader, nhiệm vụ phụ liên quan việc bố trí thời gian, nguồn lực, cho nhiệm vụ cách phù hợp hình thành Bí lập lịch trình dự án Xây dựng danh sách bao gồm nhiệm vụ cụ thể Nêu rõ kết cần đạt cho hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường Dùng kết làm sở lập lịch trình dự án với điểm mốc ngày đến hạn thực tế Nhận biết khâu đình trệ làm đảo lộn lịch trình Xác định biện pháp loại trừ nguyên nhân gây đình trệ Các rủi ro gặp phải trình đến mục tiêu Thiết lập hệ thống kiểm soát truyền thông để cập nhật điều chỉnh lịch trình Đảm bảo thành phần liên quan tham gia nắm bắt thông tin tiến độ dự án, sửa đổi lịch trình Các giải pháp dự phòng phương thức chuẩn bị áp dụng cần thiết Một điều quan trọng cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư tích cực nhằm giải vấn đề cá nhân cần người quản lý tốt công việc đại diện cho phận chức việc bàn thảo kế hoạch với phận khác Lý Trường Chiến Chuyên san Trí Tri Trích từ: http://www.tin247.com