Tổ chức lao động khoa học tại phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh Khóa luận tốt nghiệp

Lịch sử nhân loại cho thấy rằng, xã hội loài người tồn tại và phát triển được cho tới ngày hôm nay là nhờ có lao động. Trong quá trình lao động, con người phải sử dụng sức lực tiềm tàng trong cơ thể mình cùng với các công cụ lao động tác động tới giới tự nhiên để tạo ra của cải vật chất nhằm thỏa mãn nhu cầu cuộc sống của mình 12, tr. 1. Trải qua quá trình phát triển, hoạt động lao động của loài người đã được nâng tầm, chuyển từ tự phát lên tự giác, từ một quá trình riêng lẻ lao động giờ đây đã mang tính chất tập thể, tính chất xã hội. Và trên bình diện xã hội, để hoạt động lao động của con người đạt hiệu quả cao nhất, việc tổ chức các quá trình lao động lại với nhau là một điều tất yếu. Trong bối cảnh các nguồn lực trong tự nhiên ngày càng khan hiếm, để đáp ứng nhu cầu về đời sống vật chất và tinh thần không ngừng nâng cao của con người, một vấn đề đặt ra là: Làm sao để chi phí bỏ ra là ít nhất mà hiệu quả đem lại là cao nhất? Làm sao để sức lực bỏ ra là ít nhất mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra? Làm sao để bảo vệ, nâng cao sức khỏe, đời sống cho người lao động? Và để trả lời các câu hỏi đó, một yêu cầu tất yếu được đưa ra đó là phải TCLĐKH.Đối với mỗi một quốc gia, sự điều hành của hệ thống các CQHCNN từ Trung Ương đến địa phương luôn bao trùm lên mọi hoạt động lao động trong xã hội, chính vì vậy sự hiệu quả trong hoạt động quản lý của bản thân hệ thống CQHCNN là một trong những trong tố quan trọng tạo nên sự hiệu quả trong hoạt động lao động sản xuất của toàn xã hội. Ở Việt Nam hiện nay, do tàn dư của thời kì bao cấp kéo dài vẫn còn hiện hữu dưới nhiều hình thức khác nhau, nên việc tổ chức lao động trong hoạt động quản lý của các CQHCNN vẫn còn gặp không ít những khó khăn, bất cập. Để giải quyết vấn đề trên đòi hỏi các CQHCNN đó là phải tổ chức lao động trọng hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan mình một cách khoa học, hay nói khác đi là phải tổ chức lao động trên cơ sở phân tích các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc áp dụng những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà Nhà nước giao phó.Tại phòng Nội vụ, nhận thức được tầm quan trọng của việc TCLĐKH trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị mình, trong nhiều năm qua, lãnh đạo và các thành viên tại đơn vị đã có nhiều đóng góp, đề xuất, kiến nghị nhằm triển khai và hoàn thiện công tác TCLĐKH trong hoạt động của phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó, có một thực tế rằng, hoạt động TCLĐKH tại phòng Nội vụ vẫn còn tồn tại một số hạn chế cố hữu trong sự phân công công việc, trong việc tổ chức nơi làm viêc, cũng như việc quản lý thời gian làm việc của công chức…Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của công tácTCLĐKH tại đơn vị.Từ những lý do nêu trên, đồng thời xuất phát từ nhận thức của bản thân về ý nghĩa, tầm quan trọng của TCLĐKH, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức lao động khoa học tại phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn nêu lên được thực trạng và từ đó đề xuất những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện TCLĐKH tại phòng Nội vụ trong thời gian tới.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TẠI PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BẮC NINH

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Phan Anh Hồng

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Xuân Trường

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, lời đầu tiên em xin bày tỏ lòngbiết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy giáo – Thạc sỹ Phan Anh Hồng,người đã trực tiếp giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo em tận tình để em có thể hoànthành bản khóa luận tốt nghiệp, hoàn thiện thêm vốn kiến thức của bản thân

Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Học Viện, Ban lãnh đạo KhoaQuản lí và Tổ chức nhân sự cùng tất cả các thầy cô đã tạo cơ hội cho em có cơhội được tham gia nghiên cứu, làm khóa luận, để có được vốn tri thức và kinhnghiệm quý báu như ngày hôm nay

Cảm ơn bạn bè và gia đình đã động viện, khích lệ, tạo điều kiện và giúp đỡtrong thời gian em thực hiện và hoàn thành khóa luận

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài này một cách hoàn chỉnhnhất, song do lần đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cậnvới thực tế cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránhkhỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được Em rất mong cóđược sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn để bài khóa luận được hoànchỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 4 1.1 Tổ chức lao động khoa học 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.1.1 Tổ chức lao động 4

1.1.1.2 Tổ chức lao động khoa học 4

1.1.2 Vai trò của tổ chức lao động khoa học 5

1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học 6

1.2 Sự cần thiết tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước 6

1.3 Tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước 8

1.3.1 Đặc điểm của các cơ quan hành chính Nhà nước 8

1.3.2 Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan hành chính Nhà nước 9

1.3.2.1 Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc - chức vụ Nhà nước trong các cơ quan hành chính Nhà nước 9

1.3.2.2 Định mức lao động 11

1.3.2.3 Phân công lao động và hiệp tác lao động 12

1.3.2.4 Tổ chức nơi làm việc 15

1.3.2.5 Văn hóa công sở và bầu không khí làm việc 16

1.3.3 Thời gian làm việc của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TẠI PHÒNG NỘI VỤ21

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ 21

2.1.1 Chức năng 21

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 22

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế 23

2.2 Thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học tại phòng Nội vụ 26

2.2.1 Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc 26

2.2.2 Công tác định mức lao động 30

2.2.3 Phân công lao động và hiệp tác lao động 33

2.2.3.1 Phân công lao động 33

2.2.3.2 Hiệp tác lao động 37

2.2.4 Tổ chức nơi làm việc 38

2.2.5 Tổ chức quản lý thời gian làm việc của công chức 40

2.2.6 Văn hóa công sở 41

2.3 Đánh giá về công tác tổ chức lao động khoa học tại phòng Nội vụ 42

2.3.1 Những ưu điểm 42

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 43

2.3.3 Nguyên nhân 45

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TẠI PHÒNG NỘI VỤ 46 3.1 Đề xuất hoàn thiện định mức lao động 46

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện định mức lao động 46

3.1.2 Một số phương pháp định mức lao động phổ biến 47

3.1.3 Đề xuất phương pháp định mức lao động tại phòng Nội vụ 48

3.2 Phân công lao động – hiệp tác lao động trên cơ sở phù hợp với khả năng của mỗi người lao động 54

3.3 Nâng cao năng lực của mỗi cán bộ công chức nhằm tăng cường hiệu quả hiệp tác lao động 55

3.4 Áp dụng một số mô hình tổ chức – phục vụ nơi làm việc hiện đại 56

3.5 Đổi mới nhận thức, áp dụng khoa học công nghệ trong quá trình lao động 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

1 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ 24

3 Bảng 2.3 Cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi 24

4 Bảng 2.4 Cơ cấu lao động theo ngạch công chức 25

5 Bảng 2.5 Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên

7 Bảng 3.2 Biểu cân đối thời gian tiêu hao cùng loại 50, 51

8 Bảng 3.3 Biểu khả năng tăng năng suất lao động 53

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lịch sử nhân loại cho thấy rằng, xã hội loài người tồn tại và phát triểnđược cho tới ngày hôm nay là nhờ có lao động Trong quá trình lao động, conngười phải sử dụng sức lực tiềm tàng trong cơ thể mình cùng với các công cụlao động tác động tới giới tự nhiên để tạo ra của cải vật chất nhằm thỏa mãn nhucầu cuộc sống của mình [12, tr 1] Trải qua quá trình phát triển, hoạt động laođộng của loài người đã được nâng tầm, chuyển từ tự phát lên tự giác, từ một quátrình riêng lẻ lao động giờ đây đã mang tính chất tập thể, tính chất xã hội Vàtrên bình diện xã hội, để hoạt động lao động của con người đạt hiệu quả caonhất, việc tổ chức các quá trình lao động lại với nhau là một điều tất yếu Trongbối cảnh các nguồn lực trong tự nhiên ngày càng khan hiếm, để đáp ứng nhu cầu

về đời sống vật chất và tinh thần không ngừng nâng cao của con người, một vấn

đề đặt ra là: Làm sao để chi phí bỏ ra là ít nhất mà hiệu quả đem lại là cao nhất?Làm sao để sức lực bỏ ra là ít nhất mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra? Làm sao đểbảo vệ, nâng cao sức khỏe, đời sống cho người lao động? Và để trả lời các câuhỏi đó, một yêu cầu tất yếu được đưa ra đó là phải TCLĐKH

Đối với mỗi một quốc gia, sự điều hành của hệ thống các CQHCNN từTrung Ương đến địa phương luôn bao trùm lên mọi hoạt động lao động trong xãhội, chính vì vậy sự hiệu quả trong hoạt động quản lý của bản thân hệ thốngCQHCNN là một trong những trong tố quan trọng tạo nên sự hiệu quả tronghoạt động lao động sản xuất của toàn xã hội Ở Việt Nam hiện nay, do tàn dưcủa thời kì bao cấp kéo dài vẫn còn hiện hữu dưới nhiều hình thức khác nhau,nên việc tổ chức lao động trong hoạt động quản lý của các CQHCNN vẫn còngặp không ít những khó khăn, bất cập Để giải quyết vấn đề trên đòi hỏi cácCQHCNN đó là phải tổ chức lao động trọng hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan mình một cách khoa học, hay nói khác đi là phải tổ chức lao động trên

cơ sở phân tích các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua

việc áp dụng những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu của khoahọc và kinh nghiệm nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn màNhà nước giao phó.

Tại phòng Nội vụ, nhận thức được tầm quan trọng của việc TCLĐKHtrong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị mình, trong nhiều năm qua, lãnhđạo và các thành viên tại đơn vị đã có nhiều đóng góp, đề xuất, kiến nghị nhằmtriển khai và hoàn thiện công tác TCLĐKH trong hoạt động của phòng Tuynhiên, bên cạnh đó, có một thực tế rằng, hoạt động TCLĐKH tại phòng Nội vụvẫn còn tồn tại một số hạn chế cố hữu trong sự phân công công việc, trong việc

tổ chức nơi làm viêc, cũng như việc quản lý thời gian làm việc của công chức…Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của công tácTCLĐKHtại đơn vị

Từ những lý do nêu trên, đồng thời xuất phát từ nhận thức của bản thân về

ý nghĩa, tầm quan trọng của TCLĐKH, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức lao

động khoa học tại phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh” làm đề tài nghiên cứu

cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn nêu lên được thực trạng và

từ đó đề xuất những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện TCLĐKH tại phòngNội vụ trong thời gian tới

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài hướng tới giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác TCLĐKH tại phòng Nội vụ

Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, đề tài sẽ tập trung vào nghiên cứu những nội dung sau:

Trình bày khái quát cơ sở lý luận của việc TCLĐKH cho công chức thuộcphòng Nội vụ;

Đánh giá thực trạng việc TCLĐKH cho công chức thuộc phòng Nội vụ;

Đề xuất, kiến nghị nhằm đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho công chức thuộc phòng Nội vụ

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác TCLĐKH tại phòng Nội vụ

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Trên cơ sở những nguyên tắc của TCLĐKH, khóa luậntập trung nghiên cứu công tác TCLĐKH cho công chức thuộc phòng Nội vụ

Phạm vi không gian: phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu lý thuyết;

Phương pháp tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu;

Phương pháp quan sát, phỏng vấn, so sánh;

Phương pháp thống kê

6 Kết cấu khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các cụm từ viết tắt, danhmục các bảng, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo, các phụ lục, nội dung khóaluận gồm 03 chương sau đây:

Chương 1: Tổng quan về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành

chính Nhà nước

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức lao động khoa học tại phòng

Nội vụ;

Chương 3: Đề xuất, kiến nghị nhằm đẩy mạnh công tác tổ chức lao động

khoa học tại phòng Nội vụ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Có thể hiểu: Tổ chức lao động là tổ chức quá trình hoạt động của con

người, trong sự kết hợp của 3 yếu tố của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau nhằm đạt được mục đích của quá trình lao động Hay nói cách khác, đó là công tác nhằm tạo lập sự phù hợp, khoa học theo không gian và thời gian giữa việc cung ứng số lượng, chất lượng lao động với nhu cầu của hoạt động sản xuất, quản lý điều hành để đạt được hiệu quả sử dụng lao động cao nhất [9, tr 7].

1.1.1.2 Tổ chức lao động khoa học

Kết quả hoạt động của con người trong quá trình lao động, sản xuất chỉ đạtđược cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa học Do vậy tổchức lao động chỉ thực sự là khoa học khi nó được xem xét ứng dụng những thànhtựu khoa học và những kinh nghiệm sản xuất tiên tiến cho việc thiết lập quá trìnhlao động và làm tốt hệ thống con người, tư liệu lao động và môi trường lao động

Do đó, TCLĐKH được hiểu là tổ chức lao động dựa trên cơ sơ phân tích khoa học các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc

áp dụng những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu của khoa học

và kinh nghiệm, nhằm đạt mục đích lao động một cách hiệu quả [6, tr 6].

1.1.2 Vai trò của tổ chức lao động khoa học

Trong một tổ chức có rất nhiều bộ phận với các chức năng khác nhau Đểthực hiện hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức có một điều quan trọng đó là tổchức phải xác định rõ chức năng từng bộ phận một Khi giao bộ phận cho cá nhânhay tập thể thực hiện cần phải xác định rõ người đó phải làm những công việc cụthể nào; làm bao nhiêu; làm như thế nào; phải đảm bảo công việc đó đúng vị trí,chức năng của mình hoặc cả công việc chung của tập thể, xác định mối quan hệ,trách nhiệm qua lại giữa các bộ phận chức năng, giữa các cá nhân phụ trách cũngphải cụ thể, rõ ràng Chỉ có như vậy thì quản lý mới có hiệu quả cao, mà công tác

tổ chức lao động rất quan tâm tới vấn đề này [3, tr 5]

Tổ chức lao động là một trong những hoạt động bắt buộc không thể thiếutrong bất kì tổ chức nào Đối với các tổ chức hoạt động kinh tế nó càng có ýnghĩa hơn Tổ chức lao động giúp cho hoạt động của tổ chức đó được thống nhấtgắn chặt chẽ với nhau, hoạt động đồng bộ, làm việc có khoa học Chính vì điều

đó tổ chức lao động tạo nên sức mạnh cho mỗi tổ chức Tổ chức nào tổ chức tốt,sắp xếp chính xác, biết tạo ra động lực cho người lao động trong các khâu từ tổchức đầu vào tới khâu hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách có hiệu quả thìviệc đạt được mục đích đặt ra là tất yếu

Tổ chức lao động hợp lí, khoa học không những giúp cho nhà quản lý đạtđược mục đích quản lý, mà còn tạo điều kiện cho người lao động giảm nhẹ điềukiện lao động, tăng thu nhập cho mỗi người lao động, tạo ra tâm lý hăng saytrong lao động cho mỗi người lao động Đồng thời tạo ra một môi trường laođộng lành mạnh, tạo mối quan hệ tốt giữa cá nhân với tập thể người lao động,người lao động với người quản lý

Có thể thấy, việc tổ chức lao động sao cho phù hợp với khả năng và trình

độ của người lao động, làm cho người lao động phấn khởi, hào hứng, yên tâmcông tác và đạt năng suất chất lượng cao, đem lại hiệu quả cho tổ chức là việchết sức cần thiết Vì vậy trong quá trình hoạt động sản xuất của tổ chức cần phải

TCLĐKH, nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả, tạo điều kiện chongười lao động tái sản xuất sức lao động.

1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học

TCLĐKH là nền tảng của sự phát triển hiệu quả và bền vững Một khicông tác TCLĐKH được chú trọng một cách thích đáng, đúng mực thì hiệu quảsau đó có thể trông thấy một cách rõ rệt hơn bao giờ hết Bởi những gì mà côngtác này mang lại không chỉ đơn thuần dừng lại ở lợi ích kinh tế nhất định mà nócòn là những giá trị to lớn về mặt xã hội, tinh thần cho con người Lợi ích nómang lại không phải dành riêng cho một cá thể mà nó mang tính cộng đồng sâusắc Trong điều kiện xã hội phát triển, TCLĐKH thực hiện 03 nhóm nhiệm vụsau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội [6, tr 9]:

Nhiệm vụ kinh tế: Phải góp phần sử dụng tiết kiệm, hợp lý các nguồn lực

của tổ chức với mục đích không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chấtlượng lao động, giảm giá thành sản phẩm;

Nhiệm vụ tâm sinh lý: Tạo điều kiện lao động bình thường, nâng cao sức

hấp dẫn và nội dung phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng laođộng cao của con người và giữ gìn sức khoẻ của họ;

Nhiệm vụ xã hội: Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến

lao động thành nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung hoà giáo dục chính trịvới giáo dục lao động

1.2 Sự cần thiết tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước

Một câu hỏi được đặt ra là tạo sao phải TCLĐKH trong CQHCNN? Đểtrả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ vai trò quan trọng của cácCQHCNN Theo đó, hệ thống các CQHCNN là hệ thống quản lý, điều hànhrộng lớn nhất, trực tiếp nhất, có vai trò quyết định nhất đến sự vận hành ổn định

và phát triển của cả nền kinh tế - xã hội Với ý nghĩa chung đó, việc TCLĐKHtrong CQHCNN là cần thiết và tất yếu

Ở một góc độ cụ thể hơn, TCLĐKH sẽ phát huy được trình độ năng lựccủa các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan, tổchức và công chức, viên chức tốt hơn, có nề nếp, kỷ cương khoa học trongCQHCNN sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để những hoạt động điềuhành quản lý diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao.

Trên thực tế, việc TCLĐKH trong bất kỳ nơi đâu, trong bất kỳ tổ chứcnào cũng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi

cơ quan, tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp, tiếpnhận, xử lý và truyền tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, tổchức Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm các chiphí cho mọi công tác, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan, tổ chức

Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về những công tác, hoạtđộng của CQHCNN, vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì TCLĐKH trongCQHCNN được coi là hiến pháp thích hợp nhất Người ta đã nói đến vấn đềphát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngày nay Chính vì lẽ đó,

để CQHCNN phát huy được vai trò, chức năng, có được vị trí xứng đáng trong

hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng TCLĐKH là vấn đề không thể khôngquan tâm và cần được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo

Cơ sở để TCLĐKH trong CQHCNN là quy chế hoạt động Thực tế chothấy ở những nơi quy chế xây dựng tốt nghĩa là phù hợp với thực tế, thẩm quyềnđược giao thì ở đó có nhiều thuận lợi Trái lại, ở những nơi không có quy chếhoặc quy chế xây dựng một cách qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành luôngặp khó khăn Khi đã có quy chế tốt mỗi cán bộ, nhân viên trong cơ quan sẽ xácđịnh rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũngnhư đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt Từ đó, năng suất lao động, quản

lý sẽ được nâng cao hơn [3, tr 7]

1.3 Tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước

Thực chất TCLĐKH trong một CQHCNN nhất định là một hệ thống cácbiện pháp đảm bảo sự hoạt động của các CBCC, nhằm mục đích nâng cao năngsuất lao động, tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước trên

cơ sở sử dụng đầy đủ nhất, hiệu quả nhất các tư liệu sản xuất, cũng như quyềnlực mà Nhà nước và nhân dân giao phó

1.3.1 Đặc điểm của các cơ quan hành chính Nhà nước

CQHCNN là các cơ quan thực hiện chức năng hành pháp của một quốcgia, bao gồm chức năng lập quy và chức năng hành chính với các nét đặc trưng

cơ bản sau đây [6, tr 14]:

Hoạt động của các CQHCNN mang tính quyền lực Nhà nước, quyền lựcnày cho phép các CQHCNN được quyền đơn phương ban hành văn bản quyphạm pháp luật hành chính và văn bản đó có hiệu lực bắt buộc đối với các đốitượng có liên quan;

Các cơ quan HCNH chịu sự điều tiết và kiểm soát chặt chẽ của pháp luậtcũng như các tổ chức dân cử;

Hoạt động dựa trên những quy định của pháp luật với đặc trưng nhiều vănbản, giấy tờ và thủ tục hành chính;

Các CQHCNN có quan hệ trực thuộc dọc, ngang tạo thành một hệ thốngthống nhất, theo thứ bậc chặt chẽ, hoạt động thường xuyên liên tục, tương đối ổnđịnh, là cầu nối trực tiếp nhất đưa đường lối, chính sách, pháp luật vào cuộc sống;

Nguồn tài chính cho hoạt động được lấy từ ngân sách Nhà nước;

Hoạt động của các CQHCNN mang tính phục vụ lợi ích công

1.3.2 Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan hành chính Nhà nước

1.3.2.1 Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc - chức vụ Nhà nước trong các cơ quan hành chính Nhà nước

Việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí côngviệc – chức vụ Nhà nước trong các CQHCNN là một trong yêu cầu quan trọngcủa công tác TCLĐKH trong các CQHCNN Để có thể hiểu rõ hơn vấn đề trên,trước hết cần đưa ra một số cách hiểu sau:

Chức năng: Là những mặt, những phương diện hoạt động cơ bản của sự

vật, hiện tượng [5] Trong các CQHCNN, chức năng quản lý là một dạng hoạtđộng quản lý chuyên biệt mà thông qua đó chủ thể quản lý tác động lên đốitượng quản lý nhằm đạt mục tiêu mà quản lý đề ra

Nhiệm vụ: Có thể hiểu là những công việc lớn phải gánh vác tương ứng

với các vị trí công việc khác nhau Nhiệm vụ quản lý là những công việc ngườiquản lý cần phải làm để thực hiện chức năng quản lý trên cơ sở quyền hạn vàchức năng của mình

Quyền hạn: Là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và quyền đòi

hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí công việc nhất định trong một

tổ chức Quyền hạn luôn gắn liền với những nhiệm vụ tương xứng

Tất cả các CQHCNN dù thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở bất kỳngành, lĩnh vực cũng đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy địnhmột cách rõ ràng thông qua các văn bản cụ thể dựa trên cơ sở pháp luật Trên cơ

sở đó, các CQHCNN sẽ tiếp tục có sự phân bổ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnchung đó vào các bộ phận, các vị trí công việc (chức vụ Nhà nước) để nhân sựđảm nhận các chức vụ đó thực hiện, qua đó giúp cơ quan hoàn thành được cácchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước giao phó Do đó, nhân sự làmviệc trong các CQHCNN tùy thuộc vào chức vụ hay ngạch, bậc mà mình đảm

nhận sẽ có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng được quy định rõràng trong các văn bản quy phạm pháp luật của từng CQHCNN.

Có thể thấy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý và có sự phân công laođộng mang tính khoa học cho một CQHCNN thì việc xác định rõ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cho từng vị trí công việc là một vấn đề hết sức cần thiết.Đây là điều kiện để tạo dựng một cơ cấu tổ chức vững chắc, khoa học và hoànchỉnh Tuy nhiên, không phải CQHCNN nào, bộ phận nào cũng xác định đượcchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các vị trí công việc trong cơ quan, bộ phậnmình mà chỉ nêu chung chung, hiểu chung chung và khi phát sinh các sự việc thìviệc quy trách nhiệm cho từng cá nhân là điều hết sức khó khăn

Bên cạnh đó, cũng có các cơ quan mà sự phân chia chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cho các vị trí công việc được quy định một cách rõ ràng, chi tiết vàđược quy định bằng văn bản cụ thể, tuy vậy, việc xác định các vị trí công việc

và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng chủ yếu được lãnh đạo cơ quanxác định thông qua kinh nghiệm của bản thân mà chưa hề có sự nghiên cứu,đánh giá trên cơ sở khoa học Đồng thời, việc xác định nhân sự đảm nhận các vịtrí công việc đó cũng chủ yếu được xác định trên cơ sở kinh nghiệm trước đócủa người được xem xét Điều này dẫn đến thực trạng có nhiều người đảm nhậncác công việc không phù hợp với chuyên môn của mình, hay như việc khốilượng công việc của mỗi người không cân xứng, có người không có việc làm, cóngười làm không hết việc

Cùng với đó, phân mảng công việc là đặc trưng căn bản của phân côngnhiệm vụ cho CBCC Mỗi phòng ban đều căn cứ trên mảng, lĩnh vực, khu vực địa

lý để phân công cán bộ đảm trách Mỗi cán bộ, chuyên viên (thậm chí trình độ khácnhau, chức danh khác nhau) vẫn được phân công làm các công việc đòi hỏi yêu cầutương đương nhau, vì cùng theo dõi các mảng khác nhau tương ứng [3, tr 11]

Như vậy, để công tác TCLĐKH có một hướng đi đúng đắn và phù hợp,việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức vụ Nhà nướctrong các CQHCNN là rất quan trọng và cấp thiết Làm tốt việc này sẽ là cơ sở

khoa học cho việc phân công lao động khoa học, đồng thời đó sẽ là căn cứ khoahọc để tổ chức tiến hành định mức lao động chính xác hơn, hiệu quả hơn.

1.3.2.2 Định mức lao động

Là một trong những nội dung quan trọng của TCLĐKH, công tác địnhmức lao động có vai trò, tác dụng lớn trong việc nâng cao năng suất lao động vàhiệu quả quản lý của các CQHCNN Do những đặc điểm của hoạt động lao độngtrong CQHCNN nên định mức các công việc quản lý phức tạp hơn nhiều cáccông việc sản xuất – kinh doanh Nhiệm vụ của định mức lao động trong cácCQHCNN là xác định lượng lao động của từng dạng công việc, xác định sốlượng người cần thiết [6, tr 27]

Trong thực tiễn, để định mức lao động trong các CQHCNN, người ta chia lao động mang tính quản lý ra thành ba nhóm sau [14]:

Những viên chức mà khối lượng công việc của họ có thể tiêu chuẩn hóađược, ví dụ nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ Để định mức lao động chonhóm thứ nhất này người ta thường dùng các loại mức thời gian, mức sản lượng,mức phục vụ;

Nhóm cán bộ mà số lượng xác định bởi mức quản lý Số lượng nhóm nàyđược xác định dựa trên mức quản lý Mức quản lý là số người hoặc số bộ phận

do một người hoặc một nhóm người lãnh đạo phụ trách với trình độ phù hợptrong những điều kiện tổ chức – kỹ thuật nhất định;

Nhóm cán bộ mà số lượng xác định bởi những nhân tố khác, xuất phát từđặc điểm chức năng và nhiệm vụ mà họ thực hiện Số lượng nhóm này được xácđịnh bằng các mức quản lý

Rõ ràng, nếu các CQHCNN thực hiện định mức lao động chính xác sẽ đem lại những ý nghĩa to lớn như: Giải quyết nhiều vấn đề hoàn thiện phân công

lao động và hiệp tác lao động; phát hiện và khắc phục các tồn tại trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong thời kỳ phát triển của tổ chức; phát hiện tồn tại trong tổ chức và đào tạo CBCC; là căn cứ để thực hiện khoán biên chế cho

từng CQHCNN, thực hiện tinh giảm biên chế tạo điều kiện cho CQHCNN cóthể chủ động hơn trong việc sắp xếp, tổ chức, bố trí CBCC phù hợp với côngviệc Đây là biện pháp để thúc đẩy sự quản lý và kiểm soát chặt chẽ hơn về biênchế trong các CQHCNN.

Như vậy, định mức lao động có quan hệ chặt chẽ với các biện pháp hoànthiện TCLĐKH, là cơ sở đảm bảo cho việc xây dựng và áp dụng các biện pháphoàn thiện tổ chức lao động định mức lao động không những chỉ rõ phươngpháp cho tổ chức lao động mà còn là cơ sở để thực hiện đúng đắn trả công laođộng, khuyến khích vật chất và hoàn thiện công tác tổ chức quản lý hoạt độngcủa CQHCNN

1.3.2.3 Phân công lao động và hiệp tác lao động

Phân công lao động:

Trong bất kỳ một tổ chức nào, muốn tổ chức lao động một cách khoa họcnhất, bài bản nhất, đem lại hiệu quả cao nhất thì không thể làm việc vô nguyêntắc, chồng chéo mà cần phải có sự phân công lao động Bởi phân công lao độngchính là sự chuyên môn hóa lao động Phân công lao động hợp lý cũng chính lànhân tố cốt yếu để TCLĐKH Hay nói cách khác, muốn TCLĐKH thì không thểkhông có sự phân công lao động Nó giống như những mắt xích gắn kết chặt chẽthành một chỉnh thống nhất để đảm bảo cho sự vận hành của guồng máy tốt hơn

Phân công lao động là việc phân chia quá trình lao động hoàn chỉnh thành nhiều phần việc nhỏ và giao mỗi phần việc cho một hoặc một nhóm người lao động chịu trách nhiệm thực hiện Kết quả lao động của mỗi người lao động chỉ là một bộ phận trong thành quả lao động chung, hoàn chỉnh của cả tập thể lao động [9, tr 76].

Trong các CQHCNN, phân công lao động bao gồm các nội dung cơ bản sau đây [9, tr 79 – tr 80]:

Xác định những yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của công việc và con

người phải đáp ứng;

Xây dựng danh mục các vị trí công việc – chức vụ Nhà nước trong các

CQHCNN, thực hiện tuyển dụng cán bộ, công chức một cách khách quan theo

những yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hành;

Thực hiện bố trí CBCC theo đúng những yêu cầu của công việc, áp dụngnhững phương pháp huấn luyện có hiệu quả; sử dụng hợp lý lao động đã đượcđào tạo, bồi dưỡng và chuyển những người không phù hợp với công việc

Để thực hiện các nội dung trên, yêu cầu đối với phân công lao động là:

Đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung và hình thức của phân công lao động vớitrình độ phát triển của lực lượng sản xuất, với những yêu cầu cụ thể của khoa

học – kỹ thuật và công nghệ, với các tỷ lệ khách quan trong sản xuất Đồng thời

cần đảm bảo sự phù hợp giữa khả năng và phẩm chất của người lao động vớinhững yêu cầu của công việc, tức là phải lấy yêu cầu của công việc làm tiêu

chuẩn để lựa chọn nhân sự Mặt khác, phân công lao động phải đảm bảo sự phù

hợp giữa công việc được phân công với đặc điểm và khả năng của con người,phân công lao động phải nhằm mục đích phát triển toàn diện con người, trên cơ

sở không ngừng làm cho nội dung lao động phong phú, hấp dẫn, phát huy tínhsáng tạo trong lao động [6, tr 23]

Việc phân công lao động mang một ý nghĩa hết sức quan trọng Nó xáclập trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong CQHCNN,tạo cơ sở cho việc đánh giá, khen thưởng, kỷ luật CBCC Hơn thế, nó còn chophép các nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc kiểm soát công việc của tổ chứcthông qua phần việc được giao

Hiệp tác lao động:

Trong công tác TCLĐKH, chỉ có phân công lao động thôi thì chưa đủ màcòn cần phải có yếu tố hiệp tác lao động để tăng thêm sự liên kết trong mọi quátrình vận hành của guồng máy trên một đường ray nhất định

Sự phối hợp các dạng lao động đã được chia nhỏ do phân công lao động gọi là hiệp tác lao động Hiệp tác lao động là đòi hỏi tất yếu của chuyên môn

hóa lao động Chuyên môn hóa lao động càng cao thì hiệp tác càng phải rộng

và càng chặt chẽ [9, tr 109].

Ngay từ xa xưa, loài người đã biết phối hợp, quy tụ lại với nhau để cùnglao động, cùng chung sống, tạo nên sự cố kết cộng đồng rất cao trong hoạt độngcũng như trong đời sống thường nhật Như vậy, để tồn tại và phát triển, conngười không thể tách biệt và sống riêng lẻ mà cần có sự hợp tác chặt chẽ vớinhau ở mọi nơi, trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lao động

Trong CQHCNN phối hợp là quá trình liên kết, hiệp tác với nhau của cácCBCC, các cơ quan nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong từngCQHCNN, trong toàn bộ nền hành chính Bản chất của hiệp tác lao động là đòihỏi tất yếu của chuyên môn hóa lao động Là một quy luật, sự cần thiết kháchquan của tổ chức lao động: Chuyển từ lao động cá nhân sang dạng lao động kếthợp của nhiều người trong cùng một quá trình hoặc trong những quá trình laođộng khác nhau

Ý nghĩa của hiệp tác lao động được xem xét trên 02 phương diện chính sau đây [9, tr 110]:

Ý nghĩa kinh tế: Hiệp tác lao động tạo ra sức sản xuất mới của lao động,

với tư cách là lao động tập thể, cho phép sử dụng thời gian lao động và tư liệu

sản xuất một cách tiết kiệm hơn và hiệu quả hơn Đồng thời giúp đạt được

những kết quả lao động khác hẳn so với lao động riêng lẻ, đặc biệt là đối với

những loại lao động phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều người Hơn thế,

hiệp tác lao động sẽ làm thay đổi điều kiện vật chất của quá trình lao động ngay

cả khi cơ sở kỹ thuật và phương pháp lao động không thay đổi

Ý nghĩa xã hội: Làm tăng tính tích cực do xuất hiện những động cơ mới,

kích thích mới trong tập thể lao động Mặt khác, hiệp tác lao động giúp tăng

cường mối quan hệ xã hội giữa người với người trong quá trình lao động, qua đógiúp từng cá nhân hoàn thiện mình hơn, mở rộng được các mối quan hệ và tăngtính cố kết cộng đồng trong cũng như ngoài tổ chức

Như vậy có thể thấy, hai nội dung phân công lao động và hiệp tác laođộng liên hệ với nhau một cách hữu cơ và tác động qua lại lẫn nhau, củng cố vàthúc đẩy nhau một cách biện chứng Phân công lao động càng sâu thì hiệp táclao động càng rộng Sự chặt chẽ của hiệp tác lao động tùy thuộc vào mức độ hợp

lý của phân công lao động và ngược lại, chính trong quá trình hiệp tác lao động

mà phân công lao động càng được hoàn thiện

1.3.2.4 Tổ chức nơi làm việc

Tổ chức nơi làm việc là một hệ thống các biện pháp nhằm thiết kế nơi làmviệc, trang bị cho nơi làm việc những thiết bị, dụng cụ cần thiết và sắp xếp, bốtrí chúng theo một trật tự nhất định [6, tr 35]

Trong các CQHCNN, tổ chức nơi làm việc được thể hiện chủ yếu dưới 3khía cạnh chính sau đây [6, tr 35 – tr 38]:

Thiết kế nơi làm việc: Là việc lựa chọn địa điểm và mô hình thiết kế nơi

làm việc phù hợp, cùng với đó là việc phân bố diện tích và sắp xếp vị trí cácphòng làm việc, không gian làm việc, màu sắc, ánh sáng sao cho hợp lý và khoahọc nhất

Trang bị nơi làm việc: Là đảm bảo đầy đủ các loại trang thiết bị cần thiết

cho nơi làm việc theo yêu cầu của nhiệm vụ quản lý và chức năng của vị trí côngviệc

Yêu cầu chung của trang bị nơi làm việc là:

Nội thất văn phòng được sử dụng tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để sắpxếp tất cả các loại tài liệu và các công cụ lao động một cách thuận tiện nhất choviệc sử dụng chúng Muốn vậy, các đồ dùng cũng như các thiết bị cần được sắp xếpgọn gàng, ngăn nắp và có trật tự theo một hệ thống tiện lợi nhất, dễ tìm kiếm nhất;

Nội thất văn phòng phải được thiết kế hợp lý về kích thước sao cho khi sửdụng chúng có thể đạt được thành tích lao động cao mà không gây ra những đòihỏi quá mức về sinh lý đối với người lao động;

Bên cạnh đó, các thiết bị nội thất văn phòng phải phát huy được đặc điểm

sử dụng của chúng như sự cần thiết, tính mục đích, cơ cấu, kích thước, độ bền,tính thẩm mỹ

Bố trí nơi làm việc: Là sắp xếp một cách hợp lý trong không gian tất cả

các phương tiện vật chất cần thiết tại nơi làm việc

Bố trí nơi làm việc để đảm bảo tính khoa học cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Các nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong phòng làm việc vànhà làm việc, phù hợp với các quan hệ trao đổi thông tin và phù hợp với cơ cấuquản lý cơ quan, tổ chức;

Bên cạnh đó, nơi làm việc cần được bố trí sao cho các tác động ảnh hưởnglàm phiền lẫn nhau là ít nhất;

Đồng thời, việc bố trí bố cục tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để bố trínhiều nhất các công cụ lao động và tài liệu trong vùng với tới của người laođộng sao cho có thể lấy được và sử dụng chúng trong tư thế ngồi;

Cuối cùng, tại nơi làm việc và trong phòng làm việc không được để những

đồ vật, tài liệu không cần thiết đối với hoạt động lao động của người lao động

1.3.2.5 Văn hóa công sở và bầu không khí làm việc

Văn hóa công sở

Bất kỳ tổ chức nào cũng phải có văn hóa mới trường tồn được [8, tr 66]

Vì vậy, xây dựng văn hóa công sở hay văn hóa hành chính là cái đầu tiên màmỗi CQHCNN cần lưu tâm tới

Có thể hiểu, văn hóa hành chính là những nét văn hóa trong các cơ quan hành chính, hay công sở nói chung, là cái hay, cái đẹp, là xây dựng kỷ cương, là hạn chế, trừ bỏ thói hư tật xấu trong CQHCNN vì sự phát triển bền vững, thêm nữa, văn hóa hành chính còn mang nét đặc sắc, phong cách riêng của cơ quan hành chính ấy [8, tr 26].

Văn hóa hành chính, mà suy rộng ra là văn hóa công sở là yếu tố nghiêngnhiều hơn về các giá trị tinh thần Tuy vậy, ảnh hưởng của văn hóa công sở đếnngười làm việc trong các công sở là không hề nhỏ Văn hóa công sở theo thờigian dần ảnh hưởng đến quan điểm giá trị, đến các quan niệm, suy nghĩ củangười lao động Chính vì vậy, một tổ chức có văn hóa công sở tích cực thì sẽđịnh hướng thành viên đến các giá trị đích thực, sẽ tạo nên động lực làm việccho người lao động, tăng thêm nghị lực sống, tạo dựng niềm tin yêu trong lòngcác thành viên.

Nhưng ngược lại, văn hóa công sở nếu là tiêu cực sẽ có thể trở thànhnguyên nhân sâu xa khiến người lao động dời bỏ tổ chức, là nguyên nhân làmphát sinh các mâu thuẫn, xung đột ngầm trong tổ chức, dẫn đến năng suất laođộng thấp, hay thậm chí gây tan rã tổ chức [8, tr 74] Do đó, một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng của TCLĐKH đó là phải xây dựng cho tổ chức mình mộtvăn hóa công sở tích cực phù hợp với những đặc điểm của tổ chức mình

CQHCNN là một tổ chức đặc biệt bởi đây là tổ chức ở trong đó chứađựng những con người ưu tú – đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân,được nhân dân tôn trọng và đề cao Như vậy, mỗi một CQHCNN dù lớn hay nhỏcũng đều cần tạo dựng nên những giá trị tốt đẹp không chỉ riêng cho tổ chứcmình mà còn hướng tới công dân, một mặt sẽ góp phần củng cố niềm tin củaquần chúng mặt khác nâng cao vị thế của mình trên khu vực và trên trường quốc

tế Nhà nước ta là Nhà nước của dân, do dân và vì dân, chính vì vậy nền hànhchính cũng luôn phục vụ với tinh thần hết mình vì nhân dân Trong đó, ngoàinhững giá trị cơ bản được quy định thành văn thì những giá trị bất thành văntrong văn hóa công sở cũng rất quan trọng Nó tuy không mang nặng tính épbuộc, cưỡng chế nhưng nó giống như một loại thước đo nhân cách con người.Như vậy có thể thấy được, yếu tố văn hóa trong công sở có tác dụng rất lớntrong việc điều chỉnh, định hướng hành vi của CBCC, giúp cho những ngườithực thi công vụ khẳng định chính mình, hiểu được vị thế của mình để có cáchhành xử phù hợp khi thực thi công vụ

Bầu không khí tổ chức

Bầu không tổ chức là trạng thái tâm lý của tập thể, nó thể hiện sự phức hợp tâm lý xã hội, sự tương tác giữa các thành viên và mức độ dung hợp các đặc điểm tâm lý trong các quan hệ liên nhân cách của họ, là tính chất của mối quan

hệ qua lại giữa mọi người trong tập thể, là tâm trạng chính trong tập thể, cũng như là sự thoả mãn của người lao động đối với công việc được thực hiện [2].

Việc tạo ra một bầu không khí làm việc tích cực, thân thiện là một khíacạnh rất quan trọng để tạo nên những giá trị văn hóa đích thực Tạo ra bầukhông khí làm việc ấm áp tuy đơn giản song cũng rất cần thiết Nếu người laođộng cảm thấy chán nản, buồn bã và cáu kỉnh thì họ sẽ thể hiện ra bên ngoài Sựchán nản thể hiện thông qua công việc của họ, qua cách họ cư xử với kháchhàng và đồng nghiệp, qua cách họ cư xử với nhau và quan trọng nhất là cách họlàm việc cho tổ chức trên tinh thần không tự nguyện

Bầu không khí tổ chức có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các hoạt động chungcủa tập thể, hay nói cách khác, nó ảnh hưởng một cách gián tiếp tới năng suấtlao động của tập thể Làm được điều này bởi trong một tập thể có bầu khôngkhí tổ chức thuận hoà, được tổ chức một cách chặt chẽ với những tình cảm tíchcực, đoàn kết là điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nhân cách, năng lực của

cá nhân một cách đầy đủ nhất, giúp cá nhân đó tự điều chỉnh cách xử sự củamình sao cho phù hợp với yêu cầu, mục đích chung của tập thể, trái lại, ở mộttập thể mà bầu không khí tẻ nhạt, căng thẳng sẽ tạo ra cảm xúc, tâm trạng tiêucực cho các thành viên, dễ dàng hình thành nên các nhóm không chính thức,đối nghịch với tập thể Trong tập thể này, cá nhân ít gắn bó với tập thể, ít có sựquan tâm giúp đỡ lẫn nhau, nảy sinh nhiều mâu thuẫn nội bộ, hay xảy ra cãilộn, đấu đá [8, tr 70]

Đối với các CQHCNN, việc tạo bầu không khí tổ chức thân thiện, tíchcực càng có ý nghĩa quan trọng Bởi lẽ, lao động trong các CQHCNN là dạnglao động trí óc, mang tính sáng tạo cao, hay thay đổi và tiêu phí nhiều nănglượng nên bên cạnh việc phải đối mặt với áp lực công việc cao, nếu phải làmviệc trong một bầu không khí căng thẳng, tiêu cực, nhiều mâu thuẫn thì rõ ràng

sẽ làm cho người CBCC cảm thấy chán nản, căng thẳng nặng nề, không phát

huy được tính sáng tạo và tất yếu sẽ dẫn đến giảm hiệu quả công việc Do vậy,việc tạo dựng bầu không khí lành mạnh, tích cực sẽ là một trong những nội dungcần được quan tâm chú ý trong công tác TCLĐKH trong các CQHCNN.

1.3.3 Thời gian làm việc của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước

Sức khỏe con người không phải là thứ vô hạn Nó được tạo nên từ chính

sự bảo vệ của bản thân con người Để có một sức khỏe lâu bền trong cuộc sốngcũng như trong lao động, con người cần biết cách tái sản xuất sức lao động hợp

lý Hiểu được tầm quan trọng của giá trị sức lao động và việc tái sản suất sức laođộng, ở nước ta đã có Bộ Luật lao động và một số văn bản pháp lý khác quyđịnh rõ về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi cho người lao động nhằm đảmbảo một cách tốt nhất sức lao động của nguồn nhân lực [3, tr 19]

Lao động trong các CQHCNN là lao động quản lý Thời gian làm việctổng cộng (danh nghĩa) của lao động trong CQHCNN được chia thành thời gianlàm việc và thời gian ngừng việc [10] Theo đó:

Thời gian làm việc: Là thời gian trong đó lao động trong CQHCNN thực

hiện một công việc thuộc một chức năng quản lý đó Bản thân thời gian làm việc

có thể phân loại theo nhiệm vụ lao động và phân loại theo nội dung lao động

Phân loại theo nhiệm vụ lao động: Thời gian làm công việc thuộc nhiệm

vụ lao động và thời gian làm công việc không thuộc nhiệm vụ lao động

Thời gian làm công việc thuộc nhiệm vụ lao động: Là thời gian để thực

hiện những công việc phù hợp với nhiệm vụ lao động đã được ghi trong văn bản

Thời gian làn việc không thuộc nhiệm vụ lao động: Là thời gian để thực

hiện những công việc có liên quan đến nhiệm vụ lao động của người khác

Phân loại theo nội dung lao động: Thời gian chuẩn bị và kết thúc công

việc, thời gian công tác chính (hay thời gian tác nghiệp) và thời gian phục vụ nơilàm việc

Thời gian chuẩn bị và kết thúc công việc; Là thời gian giành cho việc

chuẩn bị và kết thúc một nhiệm vụ lao động

Thời gian phục vụ nơi làm việc: Là thời gian giành cho việc chuẩn bị và chăm

sóc thường xuyên nơi làm việc, đảm bảo các điêu kiện tổ chức, vật chất- kỹ thuật cầnthiết để công việc có thể tiến hành bình thường Ví dụ: Nhận và bàn giao ca, chuẩn bịcác tài liệu, phương tiện cần thiết vào đầu ca và thu dọn chúng vào cuối ca

Thời gian làm công tác chính (thời gian tác nghiệp) là thời gian cần thiết

trực tiếp để giải quyết nhiệm vụ lao động

Thời gian ngừng việc: Là thời gian trong đó lao động trong CQHCNN

không làm việc Thời gian ngừng việc gồm có 3 loại:

Thời gian dành cho nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết: Là thời gian nghỉ

nhằm tránh mệt mỏi, đảm bảo khả năng làm việc bình thường, thời gian vệ sinh

cơ thể và giải quyết các nhu cầu tự nhiên

Thời gian ngừng việc do nguyên nhân tổ chức kỹ thuật: Là thời gian

ngưng việc do những rối loạn trong tiến trình lao động do lý do tổ chức kỹ thuật,

ví vụ như: Chuẩn bị công việc không đúng thời hạn, chuẩn bị nơi làm việckhông tốt…;

Thời gian ngừng việc do vi phạm kỷ luật lao động: Bao gồm đến muộn,

nghỉ sớm trước giờ quy định, tự ý bỏ khỏi nơi làm việc vì lý do cá nhân

Như vậy, thông qua việc nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận về TCLĐKH

trong các tổ chức nói chung và trong các CQHCNN nói riêng, tác giả khóa luận

đã có được cái nhìn tổng quan, nền tảng, phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực

tế công tác TCLĐKH tại phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh Dựa trên cơ sở lýluận về khái niệm, mục đích, ý nghĩa và các nội dung cơ bản của công tácTCLĐKH trong các CQHCNN, tác giả sẽ nghiên cứu được thực trạng công tácTCLĐKH tại phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh xem nó được thể hiện như thếnào? Từ đó có thể chỉ ra những hạn chế và đưa ra những kiến nghị phù hợp nhất

Trong các phần tiếp theo, tác giả sử dụng chủ yếu các cơ sở lý luận củaChương 1 để nghiên cứu về công tác TCLĐKH tại phòng Nội vụ, làm nền tảngcho việc đưa ra các kiến nghị và đề xuất nhằm đẩy mạnh TCLĐKH tại đơn vị

này Tất cả các kết quả nghiên cứu của tác giả thực chất đều là kết quả của việc

áp dụng các lý thuyết đã được chứng minh và thừa nhận

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LAO

ĐỘNG KHOA HỌC TẠI PHÒNG NỘI VỤ

Để có thể tìm hiểu được thực trạng công tác TCLĐKH tại phòng Nội vụthành phố Bắc Ninh, trong giới hạn về không gian và thời gian nhất định, tácgiả đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như: Quan sát, phân tích– xử lý số liệu… Tác giả cũng thu thập thông tin bằng cách sử dụng, phân tích

dữ liệu từ các bản báo cáo, kết quả từ các cuộc họp tổng kết, đánh giá CBCChằng năm của phòng Nội vụ

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụđược quy định cụ thể, trực tiếp tại Quyết định số 697/2009/QĐ - Ủy ban nhândân của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh ngày 19/5/2009

2.1.1 Chức năng

Phòng Nội vụ là một trong 12 cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân thành phố Bắc Ninh Phòng Nội có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhândân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính;chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhànước; cán bộ, công chức xã, phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữnhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thànhphố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh [13]

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Tại Quyết định số 697/2009/QĐ - Ủy ban nhân dân của Ủy ban nhân dânthành phố Bắc Ninh ngày 19/5/2009 quy định rõ nhiệm vụ và quyền hạn củaphòng Nội vụ với một số nội dung chính sau đây [13]:

1 Trình Ủy ban nhân dân thành phố các văn bản hướng dẫn về công tácnội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

2 Trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Thực hiện quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơquan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địaphương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ,công chức xã, phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước;tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

6 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhândân thành phố và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tácnội vụ trên địa bàn

7 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

8 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với

cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố.

9 Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố

10 Giúp Ủy ban nhân dân thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, phường về công tác nội vụ và các lĩnhvực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướngdẫn của Sở Nội vụ

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dânthành phố

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế

Hiện nay, phòng Nội vụ có 11 người, biên chế được giao là 10 người và

01 người là lao động hợp đồng, trong đó gồm:

Lãnh đạo Phòng:

Ông Đỗ Chu Hưng Trưởng phòng

Ông Vũ Văn Kèo Phó Trưởng phòng

Bà Hoàng Thị Hồng Vân Chuyên viên

Ông Hoàng Hưng Chuyên viên

Ông Vũ Ngọc Quang Chuyên viên

Bà Hà Thùy Linh Chuyên viên

Bà Nguyễn Thị Hoa Chuyên viên

Bà Nguyễn Hà Huệ Viên chức lưu trữ

Bà Nguyễn Thị Phương Anh Nhân viên hợp đồng

Bảng 2.2: Công chức, viên chức, nhân viên Phòng Nội vụ [1]

Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ

Cơ cấu nhân sự:

Cơ cấu nhân sự hiện nay của phòng Nội vụ theo một số tiêu chí phân loạiđược thể hiện qua các bảng dưới đây: (đơn vị: Số lượng – người; Tỷ lệ - %)

Nam Nữ Dưới 30 Từ 30 đến

50

Trên 50 60

-Trên tuổinghỉ hưu

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi

Ngạch công chức CVCC

CVC vàtươngđương

CV vàtươngđương

Cán sự và tươngđương Còn lại

Tỷ lệ 0 18 82 0 0 0

Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn

Nhận xét: Qua các bảng thống kê trên, có thể đưa ra một số nhận xét sau:

Cơ cấu nhân sự theo giới tính cho thấy sự mất cân bằng giới tính, với tỷtrọng nữ lớn hơn nam, tuy nhiên sự chênh lệch này là không quá lớn và ở mứcchấp nhận được

Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi: Có thể thấy, phòng Nội vụ hiện đang sở hữumột đội ngũ lao động với nhân sự đang trong độ chín trên con đường chứcnghiệp (từ 30 – 50) với tỷ lệ cao (73%) Ở độ tuổi này, người lao động có rấtnhiều kinh nghiệm làm việc, đồng thời sự nhiệt tình và sự phấn đấu, cống hiếnvẫn tương đối cao so với đội ngũ nhân sự đã ở cuối của con đường chức nghiệp.Chính sự linh hoạt, kinh nghiệm đã giúp cho họ thích nghi với môi trường làmviệc nhiều căng thẳng và áp lực trong môi trường hành chính Nhà nước

Về trình độ chuyên môn của CBCC ở phòng Nội vụ khá đồng đều với82% đạt trình độ đại học trở lên Ở trình độ này, người lao động đã đáp ứngđược các yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ cao, đảm bảo các yêu cầu giảiquyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

2.2 Thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học tại phòng Nội vụ

2.2.1 Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc

Việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việctại phòng Nội vụ được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể với căn cứ pháp lý rõràng, mà cụ thể là:

Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ - CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; thông tư số 04/2008/TT - BNV, ngày04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện;

Căn cứ Quyết định số 21/2008/QĐ - Ủy ban nhân dân, ngày 06/3/2008của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Bắc Ninh

Thực hiện Quyết định số 697/2009/QĐ - Ủy ban nhân dân, ngày19/5/2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh ban hành quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ;

Và kết quả của việc xác định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của các vịtrí công việc được thể hiện thông qua Bản phân công công việc đối với lãnh đạoquản lý và công chức, viên chức phòng Nội vụ được Trưởng phòng Nội vụ

thông qua ngày 01/8/2014 (Nội dung chi tiết xem tại Phụ lục số 1) Trong đó

nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc như sau:

Vị trí Trưởng phòng:

Phụ trách các nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy; công tác cán bộ, công chức,viên chức thành phố; công tác quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệpthành phố; tham mưu xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra các lĩnh vực thuộcngành Nội vụ quản lý đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố; trình Ủyban nhân dân thành phố ban hành các quyết định, tờ trình, kế hoạch, đề án,chương trình và biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản

lý Nhà nước được giao Ký các văn bản, công tác tổ chức cán bộ, công chức,viên chức, các văn bản khác thuộc thẩm quyền.

Vị trí Phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực tôn giáo và tổ chức hội

Giúp Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức

thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn; chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyênmôn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàntheo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật;

Xây dựng các văn bản trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyếtđịnh, chỉ thị; kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý nhà nước về công tác thanhniên được giao;

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch về thanhniên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt

Vị trí Phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực giáo dục, văn thư lưu trữ

Tham mưu thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồidưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thành phố,viên chức quản lý ngành Giáo dục – đào tạo thuộc phạm vi quản lý theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp quản lý của cấp huyện;

Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt danh mụcnguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ thành phố

Vị trí Phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực thi đua – khen thưởng, công tác cải cách hành chính và công tác thanh niên:

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố về chủ trương, biện phápđẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn thành phố; tổng hợp công tác cảicách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và tỉnh;

Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức các phongtrào thi đua; sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chínhsách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn thành phố; làm nhiệm vụthường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố;

Trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; kế hoạchdài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý nhà nước về công tác Thanh niên được giao

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp chính quyền cấp xã:

Giúp Ủy ban nhân dân thành phố và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phâncông của Ủy ban nhân dân thành phố và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩncác chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dânthành phố trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quyđịnh của pháp luật;

Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố trong việc tuyển dụng, quản

lý công chức xã, phường và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức vàcán bộ không chuyên trách xã, phường

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác thi đua – khen thưởng và giải quyết khiếu nại tố cáo:

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan có liên quantuyên truyền, phố biến, nhân rộng các điển hình tiên tiến ở địa phương;

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác quản lý Nhà nước về tôn giáo, hội, thanh niên:

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao;

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy bannhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật;

Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định thànhlập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành thành phố theo quy địnhcủa pháp luật

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác cải cách hành chính, giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC thuộc Ủy ban nhân dân thành phố:

Giúp Ủy ban nhân dân thành phố trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổnghợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường, trên địa bàn thành phố;

Giúp Ủy ban nhân dân thành phố triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơquan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp lĩnh vực giáo dục trong phạm vi chức năng của phòng Nội vụ:

Thực hiện chế độ chính sách đối với ngành giáo dục và đào tạo thành phố;Tổng hợp kê khai tài sản đối với viên chức ngành Giáo dục thành phốthuộc đối tượng phải kê khai

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác văn thư lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chấphành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànthành phố và lưu trữ thành phố.

Qua việc xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công việc – chức danh Nhà nước đối với các CBCC phòng Nội vụ như đã nêu ở trên

có thể đưa ra một số nhận xét sau:

Thứ nhất, việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với mỗi vị trí

công việc tại phòng Nội vụ là rất chi tiết, cụ thể Đây chính là cơ sở quan trọng

và là nền tảng của việc tiến hành phân công lao động và hiệp tác lao động trongcông tác TCLĐKH sau này tại phòng Nội vụ

Thứ hai, phương pháp xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của

các vị trí công việc tại phòng Nội vụ có nhiều điểm tương đồng với phươngpháp phân tích tổ chức Theo đó, quy chế hoạt động sẽ được xây dựng dựa trên

sự phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội

vụ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được quy định và các công việc phải thựchiện mà phòng Nội vụ sẽ xây dựng nên quy chế hoạt động cho cơ quan, đơn vịmình Đồng thời, việc xây dựng quy chế hoạt động còn phụ thuộc vào số lượngbiên chế đã và đang làm việc tại phòng, từ số lượng biên chế sẽ quy ra được cácchức năng, nhiệm vụ cần giao phó cho từng CBCC đảm nhận

2.2.2 Công tác định mức lao động

Hiện nay, phòng Nội vụ 11 thành viên, trong đó có 10 thành viên thuộcbiên chế được giao và 01 thành viên là lao động hợp đồng Quá trình xây dựngđịnh mức lao động ở phòng Nội vụ, do việc định mức công việc chủ yếu căn cứvào kinh nghiệm cũng như quy chế hoạt động nên việc phân bổ, sắp xếp laođộng làm việc ở các bộ phận chỉ mang tính chất ước lượng, không có căn cứkhoa học và chưa tính toán được chính xác mức thời gian cần thiết cho một laođộng cụ thể

Thực tế cho thấy, công việc của mỗi vị trí có sự chênh lệch không nhỏtrong giới hạn thời gian nghỉ ngơi và thời gian làm việc Có vị trí thì phải làmviệc xuyên suốt thời gian quy định cũng chưa hết việc do nhu cầu giải quyếtcông việc của công dân quá lớn Điều này thể hiện rõ nhất giữa vị trí chuyênviên phụ trách trực tiếp công tác văn thư lưu trữ và chuyên viên trực tiếp phụtrách khối chính quyền cấp xã, cũng như chuyên viên phụ trách công tác cảicách hành chính, thực hiện chế độ cho CBCC cấp xã.

Các căn cứ để định mức lao động

Việc định mức lao động cho công chức tại phòng Nội vụ đã và đang dựatrên các căn cứ định mức sau:

Quy trình nghiệp vụ chi tiết: Trong thực tế thực thi nhiệm vụ của phòng

Nội vụ, do tính chất của công việc cho nên tất cả các hoạt động đều dựa trênnhững quy định của pháp luật mà cụ thể là Quyết định số: 335/QĐ-Ủy ban nhândân của chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh ngày 02 tháng 4 năm 2013 vềviệc công bố thủ tục hành chính mới ban hành sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ thuộcthẩm quyền giải quyết của ngành nội vụ tỉnh Bắc Ninh Do thời gian cũng nhưhạn chế của tác giả, ở đây tác giả xin phép chỉ nêu ra 01 quy trình nghiệp vụ chi

tiết mà phòng Nội vụ đã thực hiện, đó là: Quy trình thẩm định việc thành lập tổ

chức sự nghiệp nhà nước, trình tự thực hiện như sau [4]:

Đối với cơ quan đề nghị thành lập tổ chức sự nghiệp (các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện):

Lập hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức sự nghiệp theo quy định;

Gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Nội vụ)

Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Nội vụ):

Tiếp nhận hồ sơ;

Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu cần);

Thẩm định;

Trao đổi lấy ý kiến các cơ quan liên quan (nếu cần);

Lập hồ sơ thẩm định và dự thảo quyết định, trình Ủy ban nhân dân tỉnhxem xét, quyết định

Đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện:

Thẩm tra hồ sơ về thủ tục, hồ sơ của cơ quan đề nghị thành lập tổ chức và

hồ sơ thẩm định của Phòng Nội vụ;

Chỉnh lý và hoàn chỉnh lần cuối dự thảo quyết định thành lập tổ chức sựnghiệp, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ký ban hành

Việc xác định được rõ các quy trình chi tiết trong các hoạt động công việctại cơ quan hành chính, mà cụ thể ở đây là tại phòng Nội vụ là yếu tố then chốttrong việc định danh các loại công việc mà mỗi công chức phải làm cũng như làcăn cứ để xác định khối lượng công việc hàng năm của công chức đó tại mỗi vịtrí của quy trình công việc Việc xác định các quy trình chi tiết này nhằm chỉ rõ

để hoàn thành từng khâu nghiệp vụ gồm bao nhiêu công việc cụ thể và cách thứctiến hành từng khâu Căn cứ vào đó, người quản lý sẽ phân tích mức độ phức tạpcủa các khâu công việc và bố trí cán bộ thực hiện một cách phù hợp, hiệu quả

Có thể thấy, quy trình nghiệp vụ chi tiết là yếu tố then chốt cho việc tính toán đểđưa ra định mức lao động Như vậy, hệ thống định mức lao động cho các cơquan hành chính sẽ được thiết lập trên cơ sở hệ thống các chức năng, nhiệm vụcủa tổ chức, quy trình nghiệp vụ của từng loại công việc quản lý

Kết quả công việc qua khảo sát thực tế hàng năm của đơn vị: Thực tế là,

việc xác định kết quả công việc chủ yếu đánh giá dựa trên kết quả thực hiệnnhiệm vụ theo đánh giá hàng năm về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của côngchức, nhưng các kết quả đánh giá này cũng chỉ phản ánh được một phần liênquan tới đầu ra của các quy trình công vụ đã được phê chuẩn

Trình độ xử lý công việc của công chức nghiệp vụ chính và công chức nghiệp vụ phụ trợ: Định mức lao động được xây dựng trên cơ sở bố trí cán bộ