Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in quân đội

Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhận thức được tầmquan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đ

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thị trường với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thànhphần kinh tế mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng địnhmình Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thửthách cần phải giải quyết Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trườngphải chấp nhận cạnh tranh và tìm cho mình một phương án kinh doanh đạthiệu quả kinh tế cao nhất Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp phải tiếnhành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trìnhsản xuất kinh doanh Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu đượcnhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động, sángtạo và có hiệu quả

Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu là một khâuquan trọng vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giáthành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnhhưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp Việc quản lý nguyên vậtliệu một cách hợp lý sẽ góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí, hạgiá thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp Hạchtoán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu một cách kịpthời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành cácđịnh mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệutrong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao chodoanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc được vai trò quan trọngcủa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Nhà máy đã rất chú trọng đếncông tác kế toán nguyên vật liệu và coi nó là một bộ phận quản lý không thểthiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Nhà máy

Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhận thức được tầmquan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ,góp ý nhiệt tình của các cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy,

em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý

nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội”

Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm sáng tỏ thực tiễn công tác kế toánnguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, qua đó đưa ra những kiến nghị và

đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyênvật liệu của Nhà máy

Nội dung của Chuyên đề bao gồm 2 phần chính:

Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường

công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.

Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại

Nhà máy in Quân đội.

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nênChuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót Do vậy, emrất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, chútrong phòng Tài chính - Kế toán của Nhà máy nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài

mà em nghiên cứu

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các

cô chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy in Quân đội đã tận tìnhgiúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này

Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2004

Sinh viên Nguyễn Thị Kim Dung

PHẦN I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

1 Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội

Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ Quốc phòng, đượcthành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điều kiện toàn Đảng, toàn dân vàtoàn quân ta chuẩn bị bước vào cuộc kháng chiến trường kỳ gian khổ chốnglại thực dân Pháp xâm lược Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã có được

58 năm hoạt động Do yêu cầu của Nhà nước cũng như để đáp ứng nhu cầucủa thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh,Nhà máy in Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xưởng in báo Sao Vàng Lúcnày, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí, tài liệutruyền đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy

là lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác Đây là niềm vinh dự và tự hàocủa toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy

Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, công nhân viên trongNhà máy chỉ có 18 người Với những cỗ máy cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí,sách báo ít ỏi, lại là nhà máy đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khókhăn Song toàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩ quan bộđội, đã đồng tâm hiệp lực đưa Nhà máy vào sản xuất với số lượng và chấtlượng ngày một nâng cao

Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứnhất, Xưởng in báo Sao Vàng được đổi tên thành Nhà in Vệ quốc quân

Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân du kích hợp thành

tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân Cùng thời gian này, Nhà máy in Quân du

kích sáp nhập về với Nhà máy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy inQuân đội.

Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in khác của đại đoàn

351, liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sáp nhập vào Nhà máy in Quân đội Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phầnđóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là in những tài liệu tuyên truyền vàmột số truyền đơn, sách báo phục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũtinh thần chiến đấu của quân và dân ta Do tính chất công việc của thời kỳ đónên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt đối, vì vậy Nhà máy đã phải

di chuyển nhiều nơi Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ởmiền Bắc mang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nói chung

và Nhà máy in Quân đội nói riêng Đến đây, Nhà máy được xây dựng cố địnhtại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội Nhà máy được khánh thành và

đi vào sản xuất tháng 6 năm 1960

Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bước vào năm 1961, Tổng cụcchính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhà máy in Quân đội bắt đầu thựchiện hạch toán kinh tế Điều này đánh dấu một bước trưởng thành của Nhàmáy, tạo điều kiện để Nhà máy cùng với cả nước xây dựng kinh tế Nếu như

từ năm 1961 trở về trước, Nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp, chỉbiết làm mà không tính toán lỗ, lãi, không tiết kiệm nhân lực, vật tư, miễn saohoàn thành nhiệm vụ, thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về laođộng, vật tư được quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt vàvượt mức trên đề ra Cách quản lý khoa học đó đã góp phần thúc đẩy sản xuấtcủa Nhà máy

Để phù hợp với xu thế chung của đất nước khi bước sang nền kinh tế thịtrường và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh,ngày 27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 358/QĐ-QPthành lập Doanh nghiệp Nhà nước - Nhà máy in Quân đội Thực tế trong thời

kỳ này, Nhà máy gặp không ít khó khăn Sự cạnh tranh trong quá trình sảnxuất thường xuyên diễn ra Song với sự đồng tâm của cán bộ công nhân viêntrong Nhà máy, sự quan tâm của Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là

ban lãnh đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng cao trình độtay nghề của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thị trường, Nhà máy đã hoànhập với cơ chế thị trường hiện nay

Như vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanh nghiệp Nhà nước,

có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạtđộng theo Luật doanh nghiệp Nhà nước Ngành nghề kinh doanh chính củaNhà máy hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và các loạivăn hoá phẩm khác Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định nhưtrên thì Nhà máy còn phải đảm bảo nhiệm vụ chính trị như: phục vụ mọi nhucầu in của Quân đội, thường xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụhợp đồng tác chiến khi có nhu cầu

Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, của Tổng cục chính trị và sựnăng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh nên tình hình sản xuất của Nhàmáy tương đối hiệu quả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:

Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

của Nhà máy in Quân đội

(Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003)

3 Doanh thu thuần về BH 32.754.742.868 32.837.547.796 29.559.106.447

Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in

Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng Việc dự toán chi phí cũngnhư xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh

tế Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Nhàmáy Để có được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trảiqua quy trình công nghệ sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy in Quân đội

Sắp chữ vi tính Tách màu điện

+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của kháchhàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màusắc theo yêu cầu của khách hàng.

+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽtiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bày khác.+ Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm

vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phimbằng mica theo từng trang in

+ Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim được bình bản xong, bộphận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằngcách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm

+ In: Khi nhận được các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bảnchuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàngloạt theo các chế bản khuôn in đó

+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận được các trang in của máy in chuyểnsang, bộ phận thành phẩm (phân xưởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp cáctrang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìaxén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm đểxuất giao cho khách hàng

2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội

Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốn phân xưởng, được

bố trí sắp đặt theo dây chuyền công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ vớinhau, bao gồm: phân xưởng chế bản, phân xưởng máy in, phân xưởng hoànthiện sản phẩm, phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S) Mối quan

hệ giữa Nhà máy với các phân xưởng được biểu hiện qua sơ đồ 2

- Phân xưởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm

in, đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện tử Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi

tính và tách màu điện tử, công nhân phân xưởng chế bản sẽ tiến hành lậpmaket và bình bản

- Phân xưởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy, mực để tạo

ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật Phân xưởng máy in được chia thành 3tổ: Tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy in QĐ

: Quan hệ chỉ đạo

: Trình tự dây truyền sản xuất

- Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổ sách 1, tổ sách 2,

tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóngsách, kiểm tra chất lượng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

- Phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Có nhiệm vụ sảnxuất các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đế khuôn cũ, nhờ đó mà các bảndiazô có thể sử dụng thêm được 2 hoặc 3 lần nữa, như vậy sẽ tiết kiệm đượcchi phí vì không phải mua mới

Giám đốc

Phó giám đốc

kế hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch sản xuất

PX chế

bản PX máy in PX hoàn thiện SP PX tái sản xuất P/S

Các phân xưởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốcphụ trách về kế hoạch sản xuất và phòng kế hoạch sản xuất thông qua cácquản đốc phân xưởng.

2.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội

Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân đội không ngừng hoànthiện bộ máy tổ chức quản lý của mình Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộmáy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giámđốc, 4 phòng ban và 2 tổ trực thuộc Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với cácphòng ban trong Nhà máy in Quân đội được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy in Quân đội

Phòn

g Vật tư

Phòn

g Hành chính

tổ chức

Tổ

cơ điện

Tổ bảo vệ

chức … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ trương,chính sách và chế độ của Nhà nước.

- Phó giám đốc chính trị: Nhà máy là một doanh nghiệp trực thuộcTổng cục chính trị - Bộ quốc phòng cho nên việc giáo dục chính trị, tư tưởngcho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy là rất cần thiết Vì vậy, Nhà máy

đã bầu ra một phó giám đốc chính trị làm nhiệm vụ tổ chức công tác chính trị,

tư tưởng, tuyên truyền những chủ trương, chính sách mới của Đảng và củaNhà nước cho toàn Nhà máy

- Phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất kinh doanh: Là ngườigiúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụtheo dõi, chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của phòng kế hoạch sản xuất và cácphân xưởng sản xuất, có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh với giám đốc

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:

- Phòng kế hoạch sản xuất: Chịu sự quản lý của phó giám đốc phụ trách

kế hoạch sản xuất, có chức năng nhiệm vụ là tìm kiếm thị trường, giao dịchtrực tiếp với khách hàng, ký kết các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ

kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng trực thuộc, theo dõi, kiểm tra quá trìnhsản xuất

- Phòng vật tư: Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật tư, đảm bảo cungcấp vật tư đầy đủ cho quá trình sản xuất của Nhà máy Trên cơ sở kết quảnghiên cứu của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch mua vật

tư, dự trữ, bảo quản vật tư sao cho đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của quá trìnhsản xuất

- Phòng tài chính: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc về mặt tàichính kế toán, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệmphản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa Nhà máy, tính toán thu nhập, chi phí, lỗ lãi, lập các báo cáo tài chính, tiếnhành thanh quyết toán với Nhà nước, với bạn hàng trên cơ sở chấp hành đúngchế độ, quy định của Nhà Nước

- Phòng hành chính - tổ chức: Có trách nhiệm thực hiện, chỉ đạo côngtác hành chính, tổ chức, làm tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy sảnxuất kinh doanh, quản lý, bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu của sảnxuất, chịu trách nhiệm tính và quản lý quỹ lương, xem xét nâng bậc lương chocán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, theo dõi thi đua, chế độ Bảohiểm xã hội, bảo hộ lao động

- Tổ cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị

kỹ thuật, hệ thống điện của Nhà máy, chạy máy phát điện khi cần thiết, đảmbảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng tiến độ

- Tổ bảo vệ: Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản, đảm bảo anninh cho Nhà máy

Như vậy, Nhà máy in Quân đội có bộ máy quản lý theo quan hệ trựctuyến - chức năng, là quan hệ từ trên xuống Các phòng ban được tổ chức hếtsức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tính thồng nhấtkhách quan trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhàmáy

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội được tổ chức theo mô hình kếtoán tập trung, tức là Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy

kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán

Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 người, bao gồm: Kế toán trưởng, 3 kếtoán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp Mối quan hệ giữa kế toán trưởngvới các bộ phận trong phòng tài chính - kế toán được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội

11

Kế toán trưởng

- KT TMặt, TGNH, tiền vay

- KTTT với ngân sách,

- KT chi phí

& giá thành

- KT tiêu thụ

* Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lương và phân bổ lương

có chức năng, nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cách chính xác, kịp thời

số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tàisản cố định trong phạm vi toàn Nhà máy, cũng như tại từng bộ phận sử dụngtài sản cố định Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xác mức khấu hao tài sản

cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản vàchế độ quy định Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng,trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giátài sản cố định cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của Nhà máy, lập cácbáo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đápứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trưởng, ban giám đốc yêucầu

- Dựa trên kết quả tiền lương do phòng hành chính tổ chức tính được sẽtiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từlương và phân bổ đầy đủ, chính xác tiền lương, các khoản trích nộp theolương vào chi phí

* Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm thủ quỹ cónhiệm vụ sau:

- Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sử dụng nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trịnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với sốtồn thực tế trong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đến nguyênvật liệu, công cụ dụng cụ

- Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên kế toán vật tưkiêm chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của Nhà máy Thủ quỹ cónhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủtục, có đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc

* Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toánvới ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụ sau:

- Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt,viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ

- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày,tiến hành theo dõi và phản ánh vào sổ sách có liên quan sau khi nhân đượcgiấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng

- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tượng chovay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ước vay

- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhànước theo đúng chế độ quy định

- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chitiết công nợ đến từng nhà cung cấp

* Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanhtoán với khách hàng có nhiệm vụ sau:

- Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chi phí sản xuất theotừng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàngchưa hoàn thành trong kỳ kế toán

- Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đã hoàn thành

- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, hàng quý, từ đóxác định được lợi nhuận của từng đơn đặt hàng

- Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng, mở sổ theo dõi chitiết công nợ đến từng khách hàng

3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thống nhất theo hệthống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141-QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loạichứng từ sau:

* Chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: Bảng chấm công, Bảngthanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giaokhoán, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanhtoán BHXH

* Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hànghoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

* Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT

* Chứng từ về tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷnhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên bảnkiểm kê quỹ tiền mặt

* Chứng từ về tài sản cố định bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, ThẻTSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Ngoài những chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, Nhà máycòn sử dụng một số chứng từ khác để phục vụ trong nội bộ Nhà máy, như

“Biên bản xác nhận sai hỏng” để xác nhận số sản phẩm sai hỏng làm cơ sở đểtrừ lương; để theo dõi chi tiết tình hình sản xuất của từng công nhân, Nhà máy

sử dụng “Phiếu sản xuất cá nhân”; khi một đơn đặt hàng nào đó đã hoànthành, kế toán tiêu thụ sẽ lập “Biên bản thanh lý hợp đồng”.v.v

3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyếtđịnh số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính vàcác thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính

Là một đơn vị sản xuất, Nhà máy đã áp dụng phương pháp kê khaithường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Theo phương pháp này, Nhà máy sẽtheo dõi, phản ánh được một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tìnhhình biến động nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán, nhờ vậygiá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểmnào trong kỳ hạch toán

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy chỉ vận dụng khoảng 2/3

số tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành Dưới đây là các tài khoảntổng hợp mà Nhà máy đang sử dụng:

- Tài khoản loại 1 - Tài sản lưu động bao gồm: TK 111, 112, 131, 133,

138, 141, 144, 152, 153, 154, 161

- Tài khoản loại 2 - Tài sản cố định bao gồm: TK 211, 214, 241, 244

- Tài khoản loại 3 - Nợ phải trả bao gồm: TK 311, 331, 333, 334, 335,

336, 338, 344

- Tài khoản loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: TK 411, 414, 415,

421, 431, 441

- Tài khoản loại 5 - Doanh thu bao gồm: TK 511, 515, 532

- Tài khoản loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 621, 622,

627, 632, 635, 641, 642

- Tài khoản loại 7 - Thu nhập khác bao gồm: TK 711

- Tài khoản loại 8 - Chi phí khác bao gồm: TK 811

- Tài khoản loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh bao gồm: TK 911.

- Tài khoản loại 0 - Tài khoản ngoài bảng bao gồm: TK 009

3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Để phù hợp với quy mô cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh củamình, Nhà máy in Quân đội thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hìnhthức Nhật ký chung Nhà máy áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toántrùng với năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), kỳ kế toán theo quý Theohình thức Nhật ký chung, Nhà máy sử dụng các loại sổ kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền,

sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái cáctài khoản

- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, Sổchi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinhdoanh, Thẻ tính giá thành sản phẩm, Thẻ kho, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổchi tiết phải thu của khách hàng (62 khách hàng), Sổ chi tiết phải trả ngườibán (32 nhà cung cấp)

Các phần hành kế toán chủ yếu của Nhà máy như phần hành kế toánnguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, tiêu thụ, thanh toán đềuđược áp dụng kế toán máy Phần mềm kế toán Nhà máy sử dụng là phần mềm

do Nhà máy tự viết, phù hợp với công tác kế toán của Nhà máy Tuy nhiên,

sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâuhạch toán chi tiết vẫn được các kế toán viên phần hành làm bằng tay Việc ghi

sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công Sau đó, kế toán tổng hợp sẽtổng hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùng máy tính sẽcung cấp cho kế toán viên các báo các tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy inQuân đội được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

tại Nhà máy in Quân đội

Chứng từ gốc

Sổ Nhật

ký đặc

biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ kế toán chi tiết

hợp chi tiết Bảng cân

đối SPS

sử dụng các Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán ghi cácnghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Sau đó căn cứ số liệu

đã ghi trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tàikhoản liên quan

- Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khoá các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệulập Bảng tổng hợp chi tiết; cộng số liệu trên sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổcái với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng giữa kếtoán tổng hợp và kế toán chi tiết, sau đó lập Bảng cân đối số phát sinh Saukhi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợpchi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính

3.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, Nhà máy in Quân đội đang sử dụng 3 loại Báo cáo tài chính làBảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh (Mẫu số B02 - DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 -DN) Các Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫuchung do Bộ Tài chính quy định.

Cơ sở để lập các Báo cáo tài chính:

- Để lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu củacác tài liệu sau đây: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước, Sổ cái cáctài khoản , Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh

- Để lập Báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệucủa các tài liệu sau: Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ trước, Sổ kế toán chi tiếttình hình doanh thu, chi phí, kết quả theo từng hoạt động, Sổ kế toán chi tiếtcác khoản thuế phải nộp, Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT được khấu trừ, cácquan hệ đối ứng khi xác định kết quả kinh doanh

- Để lập bản Thuyết minh báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp căn cứ vào

số liệu của các tài liệu sau: Các sổ kế toán kỳ báo cáo, Bảng cân đối kế toán

kỳ báo cáo, Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo, Thuyết minh báo cáo tàichính kỳ trước, năm trước

Tất cả các Báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý theo quyđịnh của Nhà nước Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất

15 ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm là chậm nhất 30 ngày

kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán

Ngoài các báo cáo kế toán được lập hàng quý theo quy định của Bộ Tàichính, Nhà máy còn lập một số báo cáo kế toán khác phục vụ cho việc quảntrị nội bộ trong Nhà máy, bao gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốnkinh doanh, Báo cáo thu chi, Báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số,Báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, Báo cáo tình hình phân phối lợinhuận sau thuế, Bảng kê chi tiết nợ phải thu, Bảng kê chi tiết nợ phải trả,Bảng kê chi tiết tạm ứng, Bảng kê chi tiết kê khai nộp thuế

II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng, điều này quyết định tới yêucầu sử dụng nguyên vật liệu Do những đặc điểm đặc thù trong ngành in ấnnên nguyên vật liệu của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt

so với các ngành sản xuất khác Vì Nhà máy tiến hành sản xuất theo đơn đặthàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng có quy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu

về nguyên vật liệu cũng không giống nhau Do đó, nguyên vật liệu của Nhàmáy có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng Chẳng hạn: Giấy in cógiấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, …; riêng từng loại giấy lại được chia thànhnhiều loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực in thì có rất nhiều màu nhưxanh, đỏ , tím, vàng, đen, …

Để tạo ra được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải có rất nhiềuloại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy và mực in là những nguyên vậtliệu chính Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chấtlượng, chủng loại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy khôngnhập giấy từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in đều được mua của các nhàsản xuất trong nước như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… Cònmực in hầu hết là các sản phẩm của nước ngoài, Nhà máy mua lại của một sốnhà cung cấp trong nước Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải cócác loại vật liệu phụ như chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keo dán, … Mỗisản phẩm của một đơn đặt hàng cần có các loại nguyên vật liệu khác nhau,chính điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhàmáy

Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vật liệu khó bảoquản, dễ bị hư hỏng và kém phẩm chất Giấy dễ bị cháy, độ hút ẩm cao; mực

in dễ bị phai màu Chính vì vậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dựtrữ nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thờicho sản xuất

1.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản củaquá trình sản xuất Tổng chi phí nguyên vật liệu của Nhà máy chiếm tới 60%tổng chi phí sản xuất - kinh doanh Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua,

dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệmchi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Nhà máy

* Tình hình thu mua nguyên vật liệu

Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là mua ngoài Đối với cácnguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơn đặt hàng củakhách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã củatừng loại sản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu cho phùhợp Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thường xuyên như Công

ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… để thu mua Các loại mực in được mualại của các nhà cung cấp trong nước Còn các vật liệu khác như vải, chỉ khâu,keo dán,… được Nhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng

* Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu

Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in đều có sẵntrên thị trường cho nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trongkho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua Tuy nhiên, Nhàmáy cũng đã xây dựng được định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểmnguyên vật liệu Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyên vật liệu sẽ đảmbảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Nhà máy được liên tục, đồng thờitránh được sự tồn đọng vốn trong kinh doanh

Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu tư xây dựng 3 kho: Khonguyên vật liệu chính (1521), kho nguyên vật liệu phụ (1522) và kho công cụdụng cụ (153)

Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu chính làgiấy, mực in, kẽm, Kho này được xây dựng tương đối rộng bởi vì giấy ởNhà máy có rất nhiều loại và nó là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trongviệc hình thành nên sản phẩm in của Nhà máy Do giấy dễ bị ẩm và cháy nên

kho nguyên vật liệu chính được trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháyhiện đại và giấy ở trong kho được đặt trên các giá kê hàng cách xa mặt đất.Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệuphụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế như chỉ khâu, keo dán, vải, xăng, dầu,vòng bi, dây điện, bóng điện… Kho nguyên vật liệu phụ lại được chia thành

ba kho nhỏ: một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụ tùngnhư vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, …; một kho nhiên liệu xăng, dầu

Do giấy dễ cháy nên kho nguyên vật liệu phụ được đặt cách xa kho nguyênvật liệu chính

Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụ dụng cụ sửdụng trong Nhà máy

Hệ thống kho tàng của Nhà máy được xây dựng quy mô, khang trang,được trang bị các phương tiện cân, đong, đo, đếm hiện đại, nhân viên thủ kho

và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt Các quátrình nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy được thực hiện đầy đủ vàchặt chẽ

* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiết kiệm nguyênvật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật liệu đã đề ra Tuy nhiên, Nhàmáy mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy chotừng đơn đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy được xuất dùngtheo nhu cầu của các bộ phận Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Nhà máycòn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra

tờ, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,…

2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

2.1 Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng

do nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhàmáy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của

chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo cách phân loại này, nguyênvật liệu của Nhà máy được chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,…

- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán,

chì, axit, cồn,…

- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại

dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),…

- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện,

… dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy, …

- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy

rối, lõi giấy,…

Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việcquản lý và hạch toán nguyên vật liệu Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện,tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đốivới từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụngcủa nguyên vật liệu, phòng vật tư của Nhà máy đã tiến hành lập “Sổ danhđiểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, sốhiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được

sử dụng trong Nhà máy Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rấtthuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toánnguyên vật liệu Hàng ngày, nhân viên kế toán vật tư chỉ cần nhập thông tintheo nhóm và mã vật liệu Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng

mã để biết được số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồngthời máy tính cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm

Bảng số 3:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

tính

1521 Nguyên liệu, vật liệu chính

1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg

… 1521.0501 Mực đen in cuốn Malayxia Kg

2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chứchạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiệngiá trị của chúng Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phươngpháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấutrừ và nguyên vật liệu được tính theo giá gốc Kế toán xác định giá nhập vàxuất kho nguyên vật liệu như sau:

2.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu được nhập mua từ các nguồntrong nước Đối với một số đơn đặt hàng như đơn đặt hàng của Nhà xuất bảnGiáo dục,… thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp Các nguyênvật liệu nhập kho của Nhà máy được đánh giá theo giá gốc, cụ thể như sau:+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệunhập kho là giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thu mua(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho nhân viên đi mua,…) Nếu Nhà máyđược hưởng các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua thì cáckhoản này sẽ được trừ khỏi giá mua

Hiện nay, Nhà máy thường mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấpthường xuyên và mỗi lần mua thường mua với khối lượng lớn nên việc muahàng hầu hết được nhà cung cấp đưa đến tận kho của Nhà máy, chi phí vậnchuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu Chỉ trong trường hợp những nguyênvật liệu do nhân viên của phòng vật tư trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thumua.

Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy cuộn Bãi Bằng

84-65gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT số 019939 của Công ty Đông

Đô bảng số 3 trang 27), đơn giá chưa có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuếGTGT 10% Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu Theo ví

dụ này, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho như sau:Giá gốc giấy cuộn BB nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT)

= Số lượng x Đơn giá = 2607 kg x 10.449 = 27.240.543 đồng+ Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Với một số đơnđạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến để thuê Nhà máy gia công Trongtrường hợp này, Nhà máy cho nhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lượngnguyên vật liệu do khách hàng mang đến, còn về mặt giá trị không được theodõi

2.2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vật liệu xuất khochủ yếu dùng cho sản xuất Ngoài ra, đối với một số loại nguyên vật liệu cònđược xuất để sử dụng trong các phòng ban của Nhà máy

Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, số lượng danh điểmnguyên vật liệu tương đối nhiều cho nên Nhà máy đã lựa chọn phương phápNhập trước - Xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho Theo phươngpháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất dùngtrước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng sốnguyên vật liệu xuất Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho được

tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu

kỳ và do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được tính theo giá củanguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

3 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

3.1 Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệu của Nhà máythường xuyên biến động Mọi trường hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Nhàmáy đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép vàkiểm tra

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Nhàmáy tất cả đều là mua ngoài và đối với một số đơn đặt hàng thì nguyên vậtliệu do khách hàng mang đến Khi có nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vàohóa đơn bán hàng (Hóa đơn giá trị gia tăng) của nhà cung cấp, Nhà máy lập

“Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hóa)” Biên bản kiểm nghiệm

do phòng vật tư lập và là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận nguyênvật liệu giữa nhà cung cấp và Nhà máy về số lượng, chất lượng, quy cách vàchủng loại nguyên vật liệu trước khi nhập kho Tuy nhiên, chứng từ này chỉđược lập trong trường hợp nguyên vật liệu được nhập kho với một số lượnglớn Một chứng từ khác không thể thiếu khi tiến hành nhập kho nguyên vậtliệu là “Phiếu nhập kho” Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và làchứng từ phản ánh lượng hàng thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặcxuất bán, là căn cứ để ghi “Thẻ kho”, thanh toán tiền hàng, xác định tráchnhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán Phiếu nhập kho được lậpthành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư,liên 2 giao cho người nhập nguyên vật liệu và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng

để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ

+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng các chứng từ sau:

“Phiếu sản xuất” dùng để phản ánh số lượng, chủng loại của từng loại nguyênvật liệu sẽ được xuất dùng cho sản xuất sản phẩm của từng đơn đặt hàng Cònđối với các nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xưởng thì sử dụngPhiếu xin lĩnh vật tư Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật tư sẽ là cơ sở để lập

“Phiếu xuất kho” Phiếu xuất kho là chứng từ theo dõi số nguyên vật liệu xuất

ra khỏi kho cho các bộ phận sử dụng trong Nhà máy Đây cũng là chứng từ đểxác định giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán Phiếu xuất kho do phòng vật

tư lập Đối với trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất thì Phiếu xuấtkho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tạiphòng vật tư, liên 2 giao cho bộ phận lĩnh nguyên vật liệu để mang xuống khoxin xuất nguyên vật liệu, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đóchuyển cho kế toán để ghi sổ Còn đối với trường hợp xuất nguyên vật liệu đểbán thì Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên, trong đó liên 4 giao cho ngườimua hàng

3.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

3.2.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho

Đối với nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơnđặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua, còn các nguyên vật liệu khácNhà máy mua định kỳ theo tháng Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu đượcthực hiện bởi phòng vật tư Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập khonguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL

tại Nhà máy in Quân đội

Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất,phòng vật tư lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, đồng thời

để dự trữ một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý trong kho Căn cứ vào kếhoạch mua nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàngthông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp Sau khi hợpđồng được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp

sẽ vận chuyển hàng tới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bánhàng (Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua Hóa đơn bán hàng của nhàcung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết phải trả người bán

Đề nghị được nhập

Cán bộ P.Vật

Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho

Thủ kho

Kiểm nhập hàng

Kế toán

Ghi sổ

Bảo quả n, lưu trữ

Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Họ tên người mua hàng: Nhà máy in Quân đội

Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0100705162-1

Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín tư nghìn, bảy trăm năm mươi đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Khi nguyên vật liệu về tới Nhà máy, cán bộ phòng vật tư sẽ tiến hànhkiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biênbản kiểm nghiệm” (Bảng số 4 trang 28) Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu vềchất lượng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho

- Căn cứ vào HĐGTGT số 019939 ngày 15/03/ 2004 của Công ty Đông Đô

- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông, bà: Chu Văn Đông Trưởng ban

Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên

Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại:

Đơn vị tính

Số lượng theo c.từ

K/quả kiểm nghiệm

SL đạt yêu cầu

SL không đạt y/cầu

1 Giấy cuộn Bãi Bằng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trước khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có tráchnhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa đơn bán hàng của người

bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán) và Biên bản kiểmnghiệm Sau đó, cán bộ phòng vật tư mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5).Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng từ người giao hàng, tiến hành kiểmnhập hàng, ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó ghi Thẻ kho.Sau cùng, Phiếu nhập kho được chuyển lên phòng tài chính để làm căn cứ ghi

sổ kế toán và được bảo quản, lưu trữ tại phòng tài chính Riêng đối vớinguyên vật liệu gia công do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhậpkho số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho Tuy nhiên, trên Phiếu nhập khochỉ ghi vào cột số lượng, còn cột đơn giá và cột thành tiền không ghi

Họ tên người giao hàng: Công ty Đông Đô

Theo: Hóa đơn GTGT số 019939, ngày 15/03/2004

Theo c.từ

Thực nhập

3.2.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

Tại Nhà máy in Quân đội, hoạt động sản xuất diễn ra thường xuyên, liêntục Chính vì vậy, quá trình xuất kho nguyên vật liệu cũng diễn ra thườngxuyên để đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn

Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL

tại Nhà máy in Quân đội

Đối với các nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trước khibắt đầu tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch sản xuấtcủa Nhà máy sẽ tiến hành lập Phiếu sản xuất (Bảng số 6 trang 31) Phiếu sảnxuất được lập cho cả đơn đặt hàng hoặc từng phần nhỏ của đơn đặt hàng nếuđơn đặt hàng đó lớn Thông tin trên Phiếu sản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộphòng vật tư viết Phiếu xuất kho

Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xưởng, khi có nhucầu sử dụng nguyên vật liệu, quản đốc phân xưởng viết Phiếu xin lĩnh vật tư(Bảng số 7 trang 31) trong đó liệt kê tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng.Sau khi được sự phê duyệt của phòng sản xuất kinh doanh, phòng vật tư sẽcăn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tư này để viết Phiếu xuất kho

Sau khi viết xong Phiếu sản xuất, phòng sản xuất sẽ chuyển phiếu nàysang cho phòng vật tư Phòng vật tư căn cứ vào số liệu trên Phiếu sản xuất vàPhiếu xin lĩnh vật tư để viết Phiếu xuất kho (Bảng số 8 trang 32) Phiếu xuấtkho sẽ được giao được giao cho phân xưởng sản xuất cùng với Phiếu sảnxuất Sau đó, nhân viên phân xưởng xuống kho để nhận nguyên vật liệu Saukhi kiểm tra Phiếu xuất kho và Phiếu sản xuất, thủ kho tiến hành xuất nguyênvật liệu, ký Phiếu xuất kho, vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất kho lên phòng

Lập Phiếu sản xuất

Phòng vật tư

Lập Phiếu

Thủ kho

Kế toán

Ghi sổ

Bảo quả n, lưu trữ Xuất

hàng

tài chính để kế toán vật tư ghi sổ Phiếu xuất kho được bảo quản và lưu trữ tạiphòng tài chính.

Tên tài liệu: 50 Điện Biên Phủ

Đơn vị đặt in: Nhà xuất bản Quân đội

Số lượng: 500 cuốn Số trang/1cuốn: 450 Khổ in: 13x19

Loại giấy Định lượng

1 Ruột Giấy trắng Vĩnh Phú 60g/m2 2 1/1

2 Bìa Giấy phấn NTT 120g/m2 2 4/4

3 Phụ bản Giấy phấn NTT 210g/m2 1 4/4

Bố trí in:

- Máy in MIBR 27 tay, khổ giấy 54x78

- Máy in KMR 8 tay, khổ giấy 39,5x54,5

- Máy in GTO 2 tay, khổ giấy 19,5x27

Kích thước, màu: theo mẫu

PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ

1 Giấy Bãi Bằng khổ A4 Tờ 500

NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

Ngày 17 tháng 03 năm 2004

Họ tên người nhận hàng: Đồng chí Hùng

Địa chỉ: Phân xưởng máy in

Lý do xuất: Dùng cho sản xuất hợp đồng số 150.QĐ ngày 20/ 02/ 2004 và hợp đồng

Theo c.từ

Thực xuất

8 Giấy Tân Mai

84x60-58g/m2

15210485 Tờ 16250 16250 261 4.241.250

Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

4 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Nguyên vật liệu ở Nhà máy in Quân đội có nhiều chủng loại khác nhau,thiếu bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy, hạch toánnguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động nhập, xuất,tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu

Phương pháp Thẻ song song là một phương pháp hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu có nhiều ưu điểm như: đơn giản trong khâu ghi chép, đốichiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất vàtồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác Chính vì vậy

mà Nhà máy in Quân đội đã lựa chọn phương pháp Thẻ song song để hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu

Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồncủa NVL về hiện vật trên Thẻ kho, còn kế toán vật tư ghi chép sự biến độngnhập, xuất, tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuốitháng sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

Thẻ kho được thủ kho mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trongtừng kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu cũng được kế toán vật tư mở tương ứngvới Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập riêng cho từng kho.Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quátqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy in Quân đội

Phiếu nhập kho

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng

: Đối chiếu

4.1 Ở kho

Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiệnnhập, xuất vật liệu về hiện vật Sau đó, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồnkho và ghi vào Thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng Hàng ngày,sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho và Phiếuxuất kho) cho kế toán vật tư

Người lập thẻ Thủ kho

Mỗi Thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu và được mở cho từngtháng Đầu tháng, thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuốitháng trước Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phátsinh, căn cứ vào các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghivào Thẻ kho về mặt số lượng Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu đượcghi một dòng trên Thẻ kho Thủ kho của Nhà máy thường xuyên đối chiếugiữa số tồn tại kho với số tồn trên Thẻ kho Cuối tháng, thủ kho cộng số nhập,

số xuất kho, tính ra số tồn về số lượng của từng loại nguyên vật liệu trên cácThẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật tư lập

4.2 Ở phòng tài chính - kế toán

Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toánvật tư ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho,rồi chuyển số liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lượng và giátrị) (Bảng số 10 trang 36) Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng loạinguyên vật liệu tương ứng với Thẻ kho Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra sốtồn cả về số lượng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiếtnguyên vật liệu, sau đó sẽ đối chiếu số liệu với thủ kho về số lượng và đốichiếu với kế toán tổng hợp về giá trị của từng loại nguyên vật liệu, nếu có sựchênh lệch sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh

Cuối tháng 3/2004, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kếtoán vật tư lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11trang 37) Mỗi loại vật liệu được ghi một dòng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất

- tồn theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đượclập riêng cho từng kho nguyên vật liệu

Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu với

số liệu trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522, cụ thể: dòng tổng cộng tồn đầu kỳ,nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được đối chiếu với dòng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối

kỳ trên sổ Cái TK 1521 và 1522

Bảng số 10:

NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tháng 03 năm 2004 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho 1521 (Nguyên vật liệu chính) Tên, quy cách vật liệu: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2

Bảng số 11:

NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU

Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Kho: 1521 - Nguyên vật liệu chính

5 Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nhà máy in Quân đội

sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này, tìnhhình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại Nhà máy được ghichép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục Vì vậy, giá trị nguyên vậtliệu của Nhà máy trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong

kỳ hạch toán Nhà máy thực hiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theohình thức sổ Nhật ký chung

5.1 Tài khoản sử dụng

* TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Để ghi chép và phản ánh tình hình giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồntheo giá thực tế, kế toán vật tư của Nhà máy sử dụng tài khoản 152 - Nguyênliệu, vật liệu Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự gia công

chế biến hoặc của khách hàng mang đến và trị giá nguyên vật liệu thừa pháthiện khi kiểm kê

Bên Có: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán; trị giá

nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán; trị giá nguyên vật liệuthiếu hụ phát hiện khi kiểm kê

Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.

Căn cứ vào vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, Nhà máy đã chitiết tài khoản này thành 2 tài khoản cấp 2 như sau:

TK 1521 - Nguyên liệu chính: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi

sự biến động của nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, kẽm,…

TK 1522 - Nguyên liệu phụ: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi sựbiến động của các nguyên vật liệu còn lại như vật liệu phụ, nhiên liệu và phụtùng thay thế.

* Nhà máy không sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đườngtrong hạch toán nguyên vật liệu

Ngoài ra, Nhà máy còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK

Sổ Nhật ký

mua hàng &

chi tiền

Sổ chi tiết NVL