II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY IN
3.2.1.Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho
3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân
3.2.1.Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho
Đối với nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơn đặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua, còn các nguyên vật liệu khác Nhà máy mua định kỳ theo tháng. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu được thực hiện bởi phòng vật tư. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL tại Nhà máy in Quân đội
Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, đồng thời để dự trữ một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bán hàng (Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết phải trả người bán và các sổ sách liên quan khác.
Bảng số 3:
CÔNG TY ĐÔNG ĐÔ Mẫu số: 01 GTKT-3LL Nghiệp vụ nhập kho vật tư Người giao h ngà Đề nghị được nhập Cán bộ P.Vật tư Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho Thủ kho Kiểm nhập h ngà Kế toán vật tư Ghi sổ Bảo quản , lưu trữ
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) No: 019939
Ngày 15 tháng 03 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Đông Đô Mã số thuế: 0100406846-1
Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Nhà máy in Quân đội Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số thuế: 0100705162-1
ST T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84- 60gm2
Kg 1055 10.666 11.252.630
2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84- 65gm2 Kg 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VĩnhPhú 84-65gm2 Kg 533 10.349 5.517.167 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58gm2 Kg 5040 11.054 55.712.160 Cộng 99.722.500 Cộng tiền hàng: 99.722.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.972.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín tư nghìn, bảy trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi nguyên vật liệu về tới Nhà máy, cán bộ phòng vật tư sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Bảng số 4 trang 28). Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho.
NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI Phòng vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 50 - Căn cứ vào HĐGTGT số 019939 ngày 15/03/ 2004 của Công ty Đông Đô - Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà: Chu Văn Đông Trưởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
S Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản
Phương
thức Đơn vị
Số lượng
K/quả kiểm nghiệm SL đạt
yêu cầu
SL không đạt y/cầu
1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60 gm2
1521010 8
Cân Kg 1055 1055 0
2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65 gm2 1521010 9 Cân Kg 2607 2607 0 3 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-65gm2 1521010 3 Cân Kg 533 533 0 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58 gm2 1521010 1 Cân Kg 5040 5040 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chủng loại.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trước khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa đơn bán hàng của người bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán) và Biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, cán bộ phòng vật tư mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5). Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng từ người giao hàng, tiến hành kiểm
nhập hàng, ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó ghi Thẻ kho. Sau cùng, Phiếu nhập kho được chuyển lên phòng tài chính để làm căn cứ ghi sổ kế toán và được bảo quản, lưu trữ tại phòng tài chính. Riêng đối với nguyên vật liệu gia công do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhập kho số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho. Tuy nhiên, trên Phiếu nhập kho chỉ ghi vào cột số lượng, còn cột đơn giá và cột thành tiền không ghi.
Bảng số 5:
NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI Phòng vật tư
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 54 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Công ty Đông Đô
Theo: Hóa đơn GTGT số 019939, ngày 15/03/2004 Lý do nhập: Dùng sản xuất
Nhập tại kho: 1521
S T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơ n vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực nhập 1 Giấy cuộn BB 84-60gm2 1521010 8 Kg 1055 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn BB 84-65gm2 1521010 9 Kg 2607 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 1521010 3 Kg 533 533 10.349 5.517.167 3 Giấy VĩnhPhú 84-58gm2 1521010 1 Kg 5040 5040 11.054 55.712.160 Cộng 99.722.500
Trưởng phòng vật tư Người giao Thủ kho Kế
toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)