II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY IN
4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân
Nguyên vật liệu ở Nhà máy in Quân đội có nhiều chủng loại khác nhau, thiếu bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, hạch toán nguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Phương pháp Thẻ song song là một phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có nhiều ưu điểm như: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Chính vì vậy mà Nhà máy in Quân đội đã lựa chọn phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL về hiện vật trên Thẻ kho, còn kế toán vật tư ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuối tháng sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Thẻ kho được thủ kho mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ chi tiết nguyên vật liệu cũng được kế toán vật tư mở tương ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập riêng cho từng kho.
Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy in Quân đội
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp NXT Kế toán tổng hợp
: Đối chiếu
4.1. Ở kho
Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho và ghi vào Thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng. Hàng ngày, sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho) cho kế toán vật tư.
Bảng số 9:
NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/03/2004 Tờ số: 04
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 - Đơn vị tính: Kg
- Mã số: 15210109
ST
Chứng từ
Diễn giải nhập, Ngày
Số lượng Ký xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 01/01/04 2.500 2 54 19/03/04 Nhập kho 19/03/04 2607 5107 3 51 29/03/04 Xuất kho 29/03/04 4.192 915 Cộng 2607 4.192 Tồn cuối tháng 915 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Người lập thẻ Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mỗi Thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu và được mở cho từng tháng. Đầu tháng, thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trước. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, căn cứ vào các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi
vào Thẻ kho về mặt số lượng. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được ghi một dòng trên Thẻ kho. Thủ kho của Nhà máy thường xuyên đối chiếu giữa số tồn tại kho với số tồn trên Thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng số nhập, số xuất kho, tính ra số tồn về số lượng của từng loại nguyên vật liệu trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật tư lập.
4.2. Ở phòng tài chính - kế toán
Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, rồi chuyển số liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lượng và giá trị) (Bảng số 10 trang 36). Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về số lượng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó sẽ đối chiếu số liệu với thủ kho về số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị của từng loại nguyên vật liệu, nếu có sự chênh lệch sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh .
Cuối tháng 3/2004, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật tư lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Mỗi loại vật liệu được ghi một dòng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập riêng cho từng kho nguyên vật liệu.
Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522, cụ thể: dòng tổng cộng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được đối chiếu với dòng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK 1521 và 1522.
Bảng số 10:
NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 03 năm 2004 Tài khoản: 1521
Tên kho: Kho 1521 (Nguyên vật liệu chính) Tên, quy cách vật liệu: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKĐ Đơn Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tồn đầu tháng 10.445 2500 26.112.500
54 19/03/04 Nhập kho 1521 10.449 2607 27.240.543
51 29/03/04 Xuất in Tạp chí dân chủ 6211 10.445 1055 11.019.475
51 29/03/04 Xuất in Bản tin tư pháp 6211 10.445 1445 15.093.025
10.449 1692 17.679.708
Cộng 2607 27.240.543 4192 43.792.208
Tồn cuối tháng 10.449 915 9.560.835
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Bảng số 11:
NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Kho: 1521 - Nguyên vật liệu chính
Đơn vị tính: Đồng
Danh Tên, chủng loại, quy Đơn Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT 15210101 Giấy cuộn VP 84-58gm2 Kg 8530 86.101.230 5040 55.712.160 10450 116.099.500 3120 25.713.890 … 15210109 Giấy cuộn BB 84-65gm2 Kg 2500 26.112.500 2607 27.240.543 4192 43.792.208 915 9.560.835 … 15210485 Giấy TM 84-60gm2 Tờ 27000 7.047.000 16250 4.241.250 10750 2.805.750 … Cộng 1.573.991.203 1.575.889.11 4 1.426.233.420 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng