Tiểu luận xử lý tình huống về hồ sơ công chứng khai nhận, thỏa thuận phân chia, tặng cho di sản thừa kế

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 3 cảnh nền kinh tế thị trường đang phát triển sôi động bậc nhất, hợp đồng giao dịch diễn ra từng giờ từng phút, như hợp đồng thế chấp để vay vốn, mua, bán, cầ

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 1

MỤC LỤC

PHẦN I MỞ ĐẦU 2

1 Tính cấp thiết của vấn đề 2

2 Mục đích nghiên cứu: 5

3 Phương pháp nghiên cứu: 5

4 Phạm vi nghiên cứu: 5

5 Bố cục của tiểu luận 6

PHẦN II NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 6

1 Mô tả tình huống 6

2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống 8

3 Phân tích nguyên nhân, hậu quả 10

4 Cơ sở lý luận và pháp lý để giải quyết tình huống 13

5 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết 13

6 Lập kế hoạch để thực hiện phương án đã lựa chọn 16

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 17

1 Kết luận 17

2 Kiến nghị 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 2

PHẦN I MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của vấn đề

Công chứng là một nghề xuất hiện từ rất xưa Cách đây hàng ngàn năm ở Hy

Lạp, Ai Cập, đặc biệt là ở La Mã đã có những người làm dịch vụ văn tự Nhưng nghề

công chứng bắt đầu phát triển tương đối mạnh vào khoảng thế kỷ XIV, XV Trong thời gian này có việc chứng nhận bản sao giấy tờ, nhưng chủ yếu vẫn là chứng nhận hợp đồng, giao dịch Ở Việt nam, sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 15/11/1945 Nhà nước ta đã ban hành sắc lệnh số 59/SL quy định về "Thể lệ thị thực các giấy tờ" Tiếp đó, ngày 29/02/1952 Sắc lệnh số 85/SL về "Thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất" được ban hành Theo hai Sắc lệnh này, một số việc chứng nhận các giấy tờ giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính (nay là UBND) các cấp

thực hiện

Sau mấy chục năm không tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực, ngày 10/10/1987 Bộ Tư pháp đã ra Thông tư số 574/QLTPK về công chứng nhà nước, nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước Công tác chứng thực của UBND các địa phương được cải tiến và nâng cao một bước về chất lượng; đồng thời Phòng Công chứng nhà nước tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh được thành lập

Công chứng, chứng thực là hoạt động mang tính chất pháp lý, được thực hiện thường xuyên và phổ biến trong đời sống của người dân Có thế nói, mặc dù không còn quá xa lạ với các thủ tục công chứng, hay thường ngày, nhưng có lẽ ít người hiểu được ý nghĩa thực sự của hai hoạt động này, cùng sự hình thành, phát triển của nó trong lịch sử Nắm được điều này, cũng là sự bổ sung kiến thức hợp lý nhằm phân biệt và nhận thức rõ

ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như những thay đổi tích cực của Nhà nước ta đối với việc

cố gắng xây dựng và hoàn thiện hoạt động pháp lý thiết yếu này

Những năm gần đây, Nhà nước hoàn thiện hệ thống pháp luật, đẩy mạnh cải cách

tư pháp, mở rộng dân chủ đã tạo điều kiện cho nghề luật có cơ hội phát triển Trong bối

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 3

cảnh nền kinh tế thị trường đang phát triển sôi động bậc nhất, hợp đồng giao dịch diễn ra từng giờ từng phút, như hợp đồng thế chấp để vay vốn, mua, bán, cầm cố…trong khi đó

sự quá tải của các phòng công chứng Nhà nước dẫn đến việc thực hiện các giao dịch trên

bị tác động vào gây không ít khó khăn Trước tình hình đó, ở nước ta nói chung và nhất

là các thành phố lớn như TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh…nói riêng cũng cần một mạng lưới phòng công chứng và VPCC tương ứng với số lượng công việc và sự đòi hỏi cần thiết của xã hội để đáp ứng cho sự phát triển kinh tế xã hội

Trong phát triển kinh tế, các văn bản pháp lý được công chứng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cá nhân, tổ chức tiện lợi trong giao dịch Đồng thời, đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp khi buộc các bên tham gia giao dịch phải xác nhận tính xác thực của hợp đồng, cũng như địa vị, trách nhiệm pháp lý trong tham gia giao dịch Vì vậy, việc bắt buộc công chứng các loại hợp đồng trong giao dịch liên quan đến kinh tế sẽ tránh được nhiều rắc rối, kiện cáo phát sinh Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng có thoả thuận khác Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.Do đó, xét trên bình diện công dân thì văn bản công chứng là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định của quan hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự,

kỷ cương Mặt khác, về phương diện Nhà nước thì văn bản công chứng tạo ra một bằng chứng xác thực, kịp thời không ai có thể phản bác, chối cãi, trừ trường hợp có ý kiến của người thứ ba và được quá trình tố tụng cho là không đúng

Hoạt động công chứng gắn liền với lĩnh vực quản lý đất đai của cơ quan nhà có thể thấy rõ hơn tầm quan trọng của công chứng trong lĩnh vực đất đai: Theo quy định của pháp luật hiện hành, đất đai thuộc sở hữu toàn dân, do Nhà nước thống nhất quản lý

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 4

Do vậy, việc có một trình tự ghi nhận tính hợp pháp (công chứng) các giao dịch liên quan đến đất đai (ở đây là quyền sử dụng đất) nhằm tăng cường công tác quản lý đất đai của cơ quan nhà nước là việc làm cần thiết.Thứ nhất, công chứng sẽ giúp bảo đảm tính hợp pháp của nội dung các giao dịch Thực tiễn cho thấy, ít người dân Việt có sự hiểu biết rõ ràng các quy định của pháp luật về quyền sử dụng đất Việc công chứng sẽ giúp cho các bên hiểu rõ hơn về quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch về quyền sử dụng đất qua việc tư vấn, giải thích của các công chứng viên.Thứ hai, việc công chứng còn góp phần hạn chế các giao dịch “bất động sản ma” (không có thật), góp phần hạn chế các yếu tố lừa đảo, lừa dối trong các giao dịch về quyền sử dụng đất, nhất là trong các trường hợp thừa kế theo di chúc, chuyển nhượng quyền sử dụng đất Thứ ba, việc công chứng sẽ nâng cao giá trị chứng minh của chứng cứ (hợp đồng) khi có tranh chấp

Rõ ràng, khi xảy ra tranh chấp, các bên tham gia giao dịch phải đưa ra chứng cứ để bảo

vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình Tòa án sẽ dễ xem xét và chấp nhận hơn nếu các giao dịch đó đã được công chứng Tuy nhiên, một trong những vấn đề “nóng” hiện nay

là việc văn bản công chứng trong lĩnh việc đất đai được lập không đúng với quy định

của pháp luật, thậm chỉ là vi phạm pháp luật gây hậu quả vô cùng nghiêm trọng

Hà Nội – Thành phố lớn nhất Việt Nam, đứng thứ nhì về dân số - trung tâm văn hóa, chính trị của cả nước Nhu cầu công chứng, chứng thực các văn bản giấy tờ, các hợp đồng kinh tế… rất lớn Hiện nay, có 103 tổ chức hành nghề công chứng đăng kí hoạt động trên địa bàn Thành phố đáp ứng như cầu của người dân thủ đô

Tuy nhiên, trên thực tế, chất lượng công chứng còn chưa đồng đều, vẫn còn những vi phạm trong hoạt đông công chứng trên cả nước nói chung và TP Hà Nội nói riêng Đây là vấn đề cần được quan tâm kiểm tra và xử lý kịp thời để đảm bảo quyền lợi của người dân và để người dân được yên tâm vì được thụ hưởng những dịch vụ pháp lý tốt nhất Là chuyên viên Phòng Quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp Hà Nội, có trách nhiệm lãnh đạo Phòngtham mưu lãnh đạo Sở về quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp (trong đó có lĩnh vực công chứng), quản lý hoạt động của các tổ chức hành

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 5

nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn Thành phố Với những hiểu biết của bản thân và những kiến thức đã được học trong chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên năm 2015, tôi quyết định chọn xử lý tình huống về “Hồ sơ công chứng khai nhận, thỏa thuận phân chia, tặng cho di sản thừa kế” ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân trên địa bàn xã Y, huyện X, TP Hà Nội để làm tiểu luận cuối khóa - Lớp bồi dưỡng chuyên viên năm 2015

Việc giải quyết tình huống này sẽ góp phần giải quyết những băn khoăn của người dân và cũng giúp cho Văn phòng đăng kí đất đai Hà Nội – Chi nhánh huyện X có căn cứ thẩm định hồ sơ thừa kế, tặng cho QSD đất trên địa bàn và đây cũng là công tác quan trọng được Thành ủy, UBND Thành phố quan tâm để đảm bảo quyền lợi chính đáng, phục vụ lợi ích của nhân dân

Trong thời gian gần 03 tháng tham gia chương trình bồi dướng ngạch chuyên viên tại trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong Hà Nội, với chương trình được thiết kế khoa học, ngắn gọn, dễ hiểu và việc bố trí lịch học xen kẽ lý thuyết với thực hành, thảo luận, thực hành nhóm đã giúp tôi dễ dàng hơn trong việc tiếp thu các kiến thức của chương trình Từ đó, giúp bản than tôi học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong thực hiên nhiệm vụ

chuyên môn, đặc biệt là kinh nghiệm giải quyết các tình huống

2 Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng tình huống trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng và đưa ra các phương án giải quyết tình huống một cách phù hợp nhất

3 Phương pháp nghiên cứu:

Theo phương pháp phân tích, đối chiếu

4 Phạm vi nghiên cứu:

Tại xã Y, huyện X, TP Hà Nội

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 6

5 Bố cục của tiểu luận

Bố cục gồm 03 phần:

PHẦN I MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của vấn đề

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Phương pháp nghiên cứu

4 Phạm vi nghiên cứu

5 Bố cục tiểu luân PHẦN II NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

1 Mô tả tình huống

2 Xác định mục tiêu mô tả tình huống 3.Phân tích nguyên nhân và hậu quả

4 Cơ sở lý luận và pháp lý để giải quyết tình huống

5 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống

6 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

PHẦN II NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

1 Mô tả tình huống

Ông P.V.T đã đến Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội – Chi nhánh huyện X để nộp hồ sơ xin cấp chuyển đổi tên người có quyền sử dụng đất đối với thửa đất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số: S12345 do UBND huyện X, Tỉnh Hà Tây cấp ngày 23/4/2001, mang tên chủ sử dụng đất Hộ ông: P.V.S sang tên người có quyền sử dụng là mình (ông P.V.T) Trong quá trình thẩm định hồ sơ của ông P.V.T, Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội – Chi nhành huyện X đã gửi công văn(kèm hồ sơ) đến Phòng Quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp Hà Nội để xin ý kiến có liên quan đến nội

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 7

dung Văn bản khai nhận thỏa thuận phân chia, tặng cho di sản thừa kế số 142/2015, quyển số 01 TP/CC-SCC/VBKNTTPCTCDSTK mà Văn phòng công chứng M tại địa chỉ xã Y, huyện X, TP Hà Nội đã chứng nhận ngày 20/7/2015 để có căn cứ thẩm định, xét duyệt hồ sơ ông P.V.T đã nộp nói trên

Ngày 15/8/2015, Phòng Quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp nhận được công văn số 15/CNTO ngày 10/8/2015 của Văn phòng đăng kí đất đai Hà Nội – Chi nhánh huyện X về việc xin ý kiến về nội dung Văn bản khai nhận thỏa thuận phân chia, tặng cho di sản thừa kế số 142/2015, quyển số 01 TP/CC-SCC/VBKNTTPCTCDSTK mà Ông T C là công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng M tại địa chỉ xã Y, huyện X, TP Hà Nội đã ký công chứng ngày 20/7/2015 nội dung hỏi: “Cháu P.T.M.A sinh ngày 06/5/1999 được hưởng 82,4 m2 trong phần di sản được phân chia từ hộ ông P.V.S tại thời điểm cấp GCN QSD đất (theo Điều 4, Bộ luật Dân sự năm 2005) và người đại diện theo pháp luật của cháu P.T.M.A là mẹ cháu, bà N.T.H Tuy nhiên, tại phần 4.8, mục II khai nhận và thỏa thuận phân chia di sản thừa kế thể hiện: Cháu P.T.M.A có quyền tặng cho bố đẻ là ông P.V.T 82,4 m2 nêu trên theo Khoản 2 Điều 20, Bộ luật Dân

sự năm 2005.Vậy trong trường hợp này cháu P.T.M.A mang tài sản tặng cho người thứ

ba là bố đẻmà Văn phòng công chứng M đã công chứng nói trên là có đúng với quy định của pháp luật không?

Là chuyên viên Phòng quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp, tôi được lãnh đạo phòng giao nhiệm vụ nghiên cứu, xử lý vụ việc này Sau khi nghiên cứu hồ sơ, Phòng Quản lý các hoạt động Bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp đã mời ông T.C – công chứng viên đến Sở để làm việc Trên kết quả xác mình hồ sơ và kết quả buổi làm việc với ông T.Cvà các quy định của pháp luật trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được công văn

số 15/CNTO của Văn phòng đăng kí đất đai – Chi nhánh huyện X, kết quả giải quyết vụ việc cụ thể như sau:

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 8

Khoản 2 Điều 20, Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định: “ Trong trường hợp người

từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có tài sản bảo đảm thực hiện nghĩa vụ thì có thể tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà không cần phải có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.” Khoản 1 Điều 141 Bộ luật Dân sự quy định: Người đại diện theo pháp luật bao gồm “Cha mẹ đối với con chưa thành niên”

Khoản 5 Điều 144 Bộ luật dân sự năm 2005 quy định về phạm vi đại diện:

“Người đại diện không được xác lập các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ bà mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”

Đối chiếu với các quy định viện dẫn trên, ông P.V.T nhận cho từ cháu P.T.M.A 82,4 m2 đất phần di sản được phân chia từ hộ ông P.V.S là không đúng quy định của pháp luật

Tình huống xảy ra trên địa bàn xã Y, huyện X, thành phố Hà Nội đặt ra là với sai phạm trên của Văn phòng công chứng M thì cần phải có những biện phát gì để hạn tình trạng sai phạm trong lĩnh vực công chứng

2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống

Tình huống được xử lý sẽ giúp cho Văn phòng đăng kí đất đai – Chi nhánh huyện X

có cơ sở để thẩm định hồ sơ của ông P.V.T đã nộp, từ kết quả Văn phòng đăng kí sẽ đưa

ra được kết luận là phê duyệt, xử lý hồ sơ của ông P.V.T hay sẽ gửi công văn trong đó nêu rõ lý do vì sao từ chối nhận hồ sơ của ông P.V.T Thông qua kết quả của tình huống cũng cho thấy pháp luật về công chứng cần phải được quy định chặt chẽ, cụ thể hơn để giúp cho các cơ quan chức năng sẽ xử lý tốt, không bị lung túng trong quá trình giải quyết hồ sơ cho công dân khi gặp những tương tự như vụ việc nói ở trên Đảm bảo lợi ích hợp pháp của người dân không bị xâm phạm Khi quá trình giải quyết hồ sơ được

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 9

nhanh gọn, không rườm rà phúc tạp là góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại, chờ đợi cho công dân Nâng cao được nhận thức pháp luật, và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác thẩm định hồ sơ trong trường nói trên

Tình huống xảy ra trên địa bàn xã Y, huyện X, TP Hà Nội nơi Văn phòng công chứng M đặt trụ sở, đây cũng là một trong số những tình huống thể hiện sự những thiếu sót của công chứng viên khi chứng nhận các hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế Tình huống đặt ra cho các cấp, ngành cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động công chứng,

để tránh những sai phạm trong hoạt động công chứng của các công chứng viên trên địa bàn TP Hà Nội, cũng như cả nước Nâng cao được chất lượng của dịch vụ công chứng

Việc một số Văn bản công chứng là căn cứ pháp lý để xác lập quyền lợi, lợi ích của người dân bị cơ quan chức năng từ chối làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân

sử dụng dịch vụ, cũng như làm ảnh hưởng đến uy tín của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, gây giảm sút lòng tin của nhân dân vào dịch vụ pháp lý này Sở dĩ, đưa ra tình huống này để phân tích là để nhằm mục tiêu cụ thể trên và mục tiêu sâu rộng sau:

a) Đối với cơ quan quản lý nhà nước

Nhằm sát sao trong công tác quản lý, kiểm tra, xử lý hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng Đề ra những giải pháp hữu ích, thiết thực để giải quyết triệt để những sai phạm trong quá trình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng cũng như của các công chứng viên

Hạn chế những sai phạm của hoạt động công chứng; nâng cao chất lượng của các văn bản công chứng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ công chứng viên

b) Đối với chính quyền địa phương

Học viên: Cao Thị Ngà Trang 10

Tăng cường hơn nữa trách nhiệm vai trò lãnh đạo, chỉ đạo đối với cấp ủy Đảng, chính quyền trong công tác quản lý, kiểm tra trên địa bàn mình

Thông qua nội dung công văn hỏi của Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội – Chi nhánh huyện X, cần chú trọng việc kết hợp với các đơn vị có lien quan để phát hiện, xử

lý những văn bản công chứng trái pháp luật Để đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp và tăng cường sự hiểu biết rõ ràng các quy định của pháp luật về quyền sử dụng đất cho nhân dân

c) Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên

Thay đổi nhận thức, lối làm việc của công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng Nâng cao tinh thần, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên Từ việc xác định được sai và sửa sai kịp thời góp phần khẳng định hoạt động công chứng đã góp phần tích cực cho sự phát triển kinh tế-xã hội của đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế XHCN

3 Phân tích nguyên nhân, hậu quả

a) Nguyên nhân chủ quan:

Bao gồm cả trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực công chứng:

Thứ nhất, chất lượng đội ngũ công chứng viên chưa đồng đều, một số công chứng

viên còn yếu về nghiệp vụ và kỹ năng hành nghề công chứng, lượng công chứng viên yếu này chủ yếu tập trung vào những người được miễn đào tạo, miễn tập sự hành nghề công chứng nên chất lượng công chứng một số hợp đồng, giao dịch chưa được đảm bảo