Báo cáo thực tập tại Công ty May 19/5.

Báo cáo thực tập tại Công ty May 19/5.

Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhất là với xu hớng " toàn cầu hoá thông tin" thì việc ứng dụng tin học vào mọi ngành nghề, tổ chức xã hội là một điều cần thiết Việc áp dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin đã đem lại những thành quả to lớn mà những thành công trong việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác tài chính kế toán là một minh chứng cho thành quả đó Với những chính sách u đãi tập chung phát triển công nghệ thông tin của nhà nớc cộng với tình hình nớc ta đang phát triển công nghiệp hoá hiện

đại hoá đất nớc thì mọi doanh nghiệp, công ty thuộc sáu loại hình doanh nghiệp của nớc ta hiện nay ứng dụng tin học rất phổ biến trong công tác kế toán quản

lý nhằm đa ra tối u lợi nhuận trong kinh doanh, thoả mãn nhu cầu của thị trờng và

đạt đợc mục tiêu kinh tế

Trớc kia, và ngay cả hiện nay đối với các cơ sở cha áp dụng máy tính cho

kế toán, các nhân viên kế toán phải làm việc rất căng thẳng, mất nhiều thời gian

và hiệu quả không cao, không thể nhanh chóng đa ra đợc những thông tin cần thiết.

Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán có thể cho những lời giải nhanh chóng theo những phơng án vận dụng các tiêu chuẩn kế toán khác nhau, tạo ra căn cứ để kế toán viên, các nhà quản lý thể hiện sự nhìn xa trông rộng của mình đáp ứng đợc đòi hỏi về thông tin và yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo diễn biến của thị trờng.

Với sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần, với việc ra đời ngày càng nhiều các công ty cổ phần, các công ty trách nhiệm hữu hạn, các tập đoàn kinh tế, việc hoà nhập của nền kinh tế Việt Nam với nền kinh tế thế giới là điều cần thiết, cùng với nó thì hệ thống kế toán cũng phải có những thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế

Bằng những kiến thức đợc học trong trờng trong khoá học 2000-2003 cộng với thời gian đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an Em đã chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí

nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt nghiệp Trong thời gian thực tập vừa qua đợc sự hớng dẫn trực tiếp, tận tình của giảng viên: Nguyễn Thu Hơng_ giảng viên trờng cao đẳng Quản trị kinh doanh và cô Đoàn Thi Triều_ kế toán trởng xí nghiệp Chiến Thắng cùng toàn thể các cô, các chị_ nhân viên kế toán của phòng kế toán đã giúp em hoàn thành đ ợc đề tài báo cáo thực tập của mình Xong vì thời gian có hạn cùng với kiến thức bị hạn chế nên kết quả đề tài này cũng bị hạn chế em rất mong đợc sự góp ý của các thầy cô giáo.

Em xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên: Đỗ Thị Lơng

(Bộ máy tổ chức Xí nghiệp Chiến Thắng_ công ty May 19/5_ Bộ công an)

1/ Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Chiến Thắng.

1.1 Giới thiệu về công ty May 19/5

Tên doanh nghiệp: Công ty May 19/5.

Tên giao dịch:Germent Company No 19-5.

Trụ sở chính: Phờng Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_Hà Nội.

Giám đốc công ty: Ông Đỗ Xuân Vân.

Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, khi nền kinh tếchuyển từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết củanhà nớc, lực lợng công an nhân dân vốn đợc nhà nớc bao cấp hoàn toàn bằnghiện vật cũng đợc cơ cấu lại theo hớng giảm dần về hiện vật, tăng tỉ lệ tiền tệhoá để các đơn vị tự mua sắm trang thiết bị Mặt khác, do yêu cầu về xắpxếp lại tổ chức, công tác giảm biên chế tạo sức ép giải quyết việc làm cho sốcán bộ d dôi trong toàn lực lợng và con em cán bộ chiến sĩ không có việclàm, đòi hỏi trang bị ngày càng chính quy, hiện đại Bộ công an đã nghiêncứu, đề xuất và đợc chính phủ chấp nhận cho ra đời một số đơn vị, một sốloại hình kinh doanh mang tính đặc thù, trớc hết là để đảm bảo các nhu cầutrong công tác nội bộ ngành và nếu năng lực d thừa thì đợc tham gia sảnxuất kinh doanh phục vụ nền kinh tế đất nớc và tự trang trải một phần kinhphí

Công ty may đã ra đời trong hoàn cảnh đó và trải qua các giai đoạn sau:

Xí nghiệp Chiến Thắng thuộc công ty May 19/5_ bộ công an, mà tiềnthân của nó là Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục đợc hìnhthành năm 1998 Xí nghiệp đợc hình thành theo quyết định của Bộ trởng BộNội Vụ (nay là bộ công an) do tổng cục hậu cần hay công an nhân dân trựctiếp quản lý

Nhiệm vụ của Xí nghiệp May 19/5 là sản xuất: Quần áo, chăn màn… còn còn

xí nghiệp sản xuất trang phục có nhiệm vụ sản xuất: giầy da các loại, mũKêpi, mũ vải, dây lng… còn các sản phẩm đợc sản xuất từ da

Sau một thời gian dài nghiên cứu, vấn đề đặt ra là phải sắp xếp và tổ chứclại bộ máy hoạt động của công ty trở thành một vấn đề tất yếu cần phải thựchiện Vấn đề này cũng đợc thực hiện theo yêu cầu của công tác sắp xếp lại tổchức, hợp lý hoá các doanh nghiệp nhà nớc nói chung và trong nội bộ ngànhcông an nói riêng Song song với việc thực hiện nghị định 388/HĐBT của hội

đồng bộ trởng( nay là Chính phủ) Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuấttrang phục đợc thành lập lại theo các quyết định số 302/QĐ_BNV,310/QĐ_BNV và chuyển thành hai doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập Ngày 26/10/1996, Bộ trởng bộ nội vụ(nay là bộ công an) đã kí quyết định

số 727/QĐ_BNV thành lập công ty May 19/5 trên cơ sở hợp nhất hai xínghiệp ( Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục) Từ quyết định

công ty có hai Xí nghiệp thành viên mà ngành may mặc của Bộ công an hiệngiờ đã có một doanh nghiệp thống nhất, đảm bảo về cả quy mô, về chất lợngsản phẩm Mà điều quan trọng là công ty đã có vị trí tơng đối vững chắc trênthị trờng Tuy nhiên do cơ sở vật chất còn hạn chế nên công ty cha đáp ứng đ-

ợc toàn bộ nhu cầu trang phục cho toàn ngành Bộ công an thấy cần thiết phảinâng cấp toàn bộ công ty May 19/5 lên quy mô lớn hơn về mọi mặt Sau khi

đợc thủ tớng Chính phủ phê duyệt, ngày 23/11/1999 Bộ trởng Bộ công an đã

ký quyết định 736/QĐ/BCA về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nớc sangdoanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích trên cơ sở giữ nguyên pháp nhândoanh nghiệp nhà nớc

Công ty May 19/5 và tổ chức công ty có 4 thành viên:

Xí nghiệp I: ( Xí nghiệp Chiến Thắng) tại quận Thanh Xuân_ Hà Nội

Xí nghiệp II: Tại quận Đống Đa_ Hà Nội

Xí nghiệp III: Tại quận Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh

Xí nghiệp IV: Tại TP Đà Nẵng

Nh vậy Xí nghiệp Chiến Thắng đã hình thành, phát triển qua bao biến độngcủa thị trờng và đang đứng vững, phát triển, khẳng định mình trong những vậnmệnh mới

Địa chỉ: Xí nghiệp Chiến Thắng_ Đờng Chiến Thắng_ Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_ Hà Nội.

Điện thoại: 04 8545403 Fax: 048541368

Hiện nay, ngời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp là Giám đốc Bùi Thiện Dũng.

Và trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đã xây dựng cơ cấu

tổ chức quản lý bộ máy:

1.2 Sơ đồ bộ máy xí nghiệp Chiến Thắng.

Ông Bùi Thiện Dũng chịu trách nhiệm trớc pháp luật, cơ quan cấp trên vàtập thể lao động về mọi hoạt động của Xí nghiệp cũng nh toàn bộ tài sản vốn

đợc giao Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp theo

đúng kế hoạch, chính sách nhà nớc và nghị quyết đại hội công nhân viên

Tổ hoàn thiện

P kế toán P kế hoạch

cấp trên theo đúng chế độ kế toán Đồng thời đảm baỏa thông tin kinh tếcủa nhà nớc và yêu cầu quản lý kinh tế_ tài chính của xí nghiệp.

Thu thập, tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phục vụcho việc lập kế hoạch, kiểm tra kế hoạch phục vụ cho việc hoạch toán kinhtế

Kiểm tra chế độ hoạch toán, chế độ quản lý tài chình_kinh tế của nhànớc trong phạm vi xí nghiệp nhằm phát hiện ngăn chặn những hiện tợngtiêu cực xâm phạm tài sản xã hội chủ nghĩa, giám đốc việc sử dụng lao

động, vật t, tiền vốn đảm bảo tiết kiệm và đúng định mức, đạt hiệu quả cao.Phát hiện động viên mọi tiềm năng của xí nghiệp nhằm đa vào sử dụng cóhiệu quả những tiềm năng đó

Cụ thể: Phòng có 4 cán bộ công nhân viên (1 kế toán trởng và 3 nhânviên) Kế toán trởng chỉ đạo đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của xínghiệp và kiểm tra toàn bộ công việc hoạch toán của nhân viên trongphòng, là tham mu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng tiền vốn cóhiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Các nhân viêntrong phòng thực hiện các nghiệp vụ của mình và chịu sự chỉ đạo trực tiếpcủa kế toán trởng

Sơ đồ phòng tài chính kế toán:

Nhân viên 1: Với chức năng là Kế toán Thanh toán kiêm thủ quỹ

Nhân viên 2: Kế toán công nợ và kế toán tiền lơng

Nhân viên 3: kế toán vật t (Kiêm kế toán tổng hợp)

Kế toán tr ởng

Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên 3

2 Lý do đặt ra và lựa chọn đề tài.

2.1 Lý do đặt ra đề tài.

Ngày nay với xu hớng phát triển của thị trờng, kéo theo là sự thay thếcủa công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Từ đó các ngành sản xuất kinhdoanh không ngừng phát triển Với yêu cầu thực tế đặt ra nh vậy đòi hỏi sựứng dụng nhanh tin học vào sản xuất kinh doanh thay thế những tính toán thủcông bằng máy móc hiện đại

*> Đối với sản xuất kinh doanh thì cụ thể là quản lý vật t là yếu

tố quan trọng quyết định tới sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp.Chính vì vậy mà yếu tố này cần phải đợc quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể vàchính xác Do đó việc ứng dụng tin học thay thế quản lý thủ công là rất hợp

lý, phù hợp với thị trờng hiện nay

*> Đối với tin học (cụ thể là Microsoft Access): Ngày nay cácnhà kinh tế, các nhà quản lý đã dần thay thế máy móc thiết bị để quản lý thaycho con ngời Với xu hớng phát triển nh vậy cùng với các ứng dụng tin họcngày nay rất phát triển, các phần mềm đợc sử dụng trong quản lý ngày mộtnhiều: Visual Basic, Visual Foxbro, Excel… cònNhng do kiến thức môn học trình

độ tiếp cận phần mềm với Microsoft Access là hơn cả nên em đã chọn Access

là phần mềm để thực hiện đề tài của mình

2.2 Lý do lựa chọn đề tài.

Sau khi đi thực tế tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệpChiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an em thấy đây là một công tychuyên sản xuất, tạo ra các sản phẩm là trang phục, phục vụ cho các cán bộchiến sĩ trong ngành Công an, nên vật t là yếu tố quan trọng và luôn đợc đềcập tới để theo dõi và lắm bắt đợc tình hình sản xuất Cộng với trình độ (kiếnthức) phù hợp với đề tàI nên em đã chọn quản lý vật t là công việc mình làm

và “Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công

ty May 19/5_ Bộ công an ” là đề tài của mình và chọn phần mềm MicrosoftAccess làm công cụ

Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho phân

tích và thiết kế hệ thống

1 Phơng pháp luận và công cụ.

Các phơng pháp luận đa ra “cách làm” về mặt kĩ thuật để xây dựngphần mềm Các phơng pháp này bao gồm một diện rộng các nhiệm vụ, baogồm: Lập kế hoạch và ớc lợng dự án, phân tích yêu cầu hệ thống và phầnmềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, kiến trúc chơng trình và thủ tục thuật toán, mãhoá, thử nghiệm và bảo trì

Đề án này dùng phân tích hệ thống có cấu trúc làm phơng pháp luận

1.1 Tại sao lại chọn phân tích hệ thống có cấu trúc ?

1.1.1 Nhợc điểm của phơng pháp truyền thống :

Phơng pháp truyền thống đợc chia thành các pha sau đây:

 Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt mỗi pha đợcchia thành các đơn vị nhỏ hơn và mỗi pha đợc kết thúc trớc khi pha khác bắt

đầu, không có công cụ kiểm tra chéo giữa các pha

 Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu từ dới lên Do thiết kế phải rấtchính xác mới bắt đầu lập trình nên cha thể tiến hành chừng nào cha xác địnhkhảo sát tỉ mỉ những yêu cầu ràng buộc

1.1.2 Phân tích có cấu trúc :

Phân tích có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phântích, thiết kế của chu trình phát triển hệ thống Phơng pháp này có đặc điểmsau :

 Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu trên xuống ( top- down )

 Quá trình phân tích và thiết kế sử dụng một nhóm công cụ và kỹthuật , mô hình để ghi nhận , phân tích hệ thống hiện tại cũng nh những yêucầu mới của ngời sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng của hệ thống tơnglai, các công cụ đó là :

 Mô hình thực thể liên kết

hỗ trợ bởi các khuôn mẫu và bảng kiểm tra sẽ áp dụng cách tiếp cận chuẩnhoá cho tiến trình phát triển Giữa các bớc có sự phụ thuộc lẫn nhau Sảnphẩm của bớc này là đầu vào của bớc sau Phân tích hệ thống có cấu trúc cũng

đợc chia thành các giai đoạn nhng có thể tiến hành các giai đoạn gần nh songsong với nhau Mỗi giai đoạn có thể cung cấp những sửa đổi, phù hợp cho mộthoặc nhiều giai đoạn trớc đó

 Phân tích hệ thống có cấu trúc đợc kết hợp với "làm bản mẫu”(prototying ) tiến hoá để cho ngời dùng và nhà phân tích sớm hình dung đợc

hệ thống mới cũng nh tận dụng đợc u điểm của cả hai phơng pháp này

*>Ưu điểm của phơng pháp này

Các công cụ và các mô hình hỗ trợ và kiểm tra chéo nhau làm cho hệthống đáng tin cậy hơn ĐIều đó còn có nghĩa là ta có thể dễ dàng đánh giá đ-

ợc các bớc của quá trình phát triển thông qua các sản phẩm và do đó kiểm soát

đợc sự phát triển.NgoàI ra phơng pháp này còn có tính dễ hiểu, mang tínhthống nhất

+ Theo phơng pháp này sẽ đem lại sự tách bạch chính thức cái nhìn “vậtlý” và “lôgic” của hệ thống

+ Phân tích hệ thống có cấu trúc ghi nhận vai trò chủ chốt của ng ời sửdụng trong phát triển hệ thống

Trong một số trờng hợp đặc biệt, nhà phân tích có thể chọn một trongcác mô hình

Vòng đời cổ điển (Mô hình thác đổ) : là nền tảng cho phần lớn các

ph-ơng pháp phân tích có cấu trúc từ những năm 70 Nó bao gồm một số giai

đoạn đợc tiến hành một cách tuần tự hết giai đoạn này đến giai đoạn khác, bắt

đầu ở mức hệ thống và tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử vàbảo trì

+ Khách hàng thờng khó phát biểu mọi yêu cầu một cách tờng minh.Vòng đời cổ điển đòi hỏi điều này và thờng khó thích hợp với sự bất trắc tựnhiên tồn tại vào lúc đầu của nhiều dự án

+ Khách hàng phải kiên nhẫn Bản làm việc đợc của chơng trình chỉ có

đợc vào lúc cuối của thời gian dự án Một sai lầm ngớ ngẩn, nếu đến khi cóchơng trình làm việc mới phát hiện ra, có thể sẽ là một thảm hoạ

Làm bản mẫu: Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho ngời phát triển

có khả năng tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng Mô hình

(1) Bản mẫu trên giấy hay mô hình dựa trên máy PC mô tả giao diệnngời - máy dới dạng làm cho ngời dùng hiểu đợc cách tơng tác xuất hiện

(2) Bản mẫu làm việc cài đặt một tập con các chức năng của phầnmềm mong muốn hay

(3) Một chơng trình đã có thực hiện một phần hay tất cả các chứcnăng mong muốn nhng cần cải tiến thêm các tính năng khác tuỳ theo nỗ lựcphát triển mới

Hình : Làm bản mẫu

Một cách lý tởng bản mẫu phục vụ nh một cơ chế để xác định các yêu cầuphần mềm Nếu một bản mẫu làm việc đợc xây dựng thì ngời phát triển có thểdùng đợc các đoạn chơng trình đã có hay áp dụng các công cụ( Bộ sinh báocáo, quản lý của sổ ) để nhanh chóng sinh ra chơng trình làm việc

Mô hình xoắn ốc : Do Barry Boehm đề xớng đang trở nên thông

dụng và là nền tảng cho phát triển hệ thống lặp tiến hoá, nó bao gồm các tínhnăng tốt nhất của cả vòng đời cổ điển lẫn bản là mẫu, trong khi đồng thời vẫn

bổ xung thêm các yếu tố mới - phân tích rủi ro - cái bị thiếu trong nhữngkhuôn cảnh này Mô hình này đợc biểu thị theo hình xoắn ốc nh hình vẽ, cáchtiếp cận này cũng bao gồm các giai đoạn nối tiếp nhau giống nh thác đồ Tuynhiên quá trình phát triển hệ thống đợc chia nhỏ thành nhiều bớc và đợc lặphoàn chỉnh dần cứ mỗi lần lặp hệ thống lại đợc hoàn chỉnh thêm một bớc Vớicách tiếp cận này, ta có thể nhanh chóng cung cấp ứng dụng cho ngời dùng

mà không phải đợi đến cuối giai đoạn phát triển hệ thống nh vậy luôn giữ

đ-ợc mối liên hệ với ngời dùng để đảm bảo hệ thống cuối cùng sẽ đáp ứngchính xác các yêu cầu của họ

Tập hợp các y/c và làm mịn

Thiết kế nhanh

Xây dựng bản mẫu

Đánh giá của KH

Làm mịn bản mẫu

Sản phẩm

Bắt đầu

Kết thúc

Tập trung vào việc biểu diễn các khía cạnh của phần mềm thấy đ ợc đối với

ng ời dùng ( đ a vào, đ a ra)

1 Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, giải pháp và ràng buộc.

2 Phân tích rủi ro: Phân tích các phơng án và xác định giải quyếtrủi ro

Phân tích rủi ro dựa trên p/ của khách hàng

Quyết định tiếp hay không?

Bản mẫu

Đánh giá của khách hàng

Phân tích rủi ro chỉ ra rằng có sự không chắc chắn trong các yêu cầu thìviệc làm bản mẫu có thể đợc sử dụng trong góc phần t kĩ nghệ để trợ giúp cảngời phát triển và khách hàng Các mô phỏng cũng có thể đợc dùng Mọimạch đi xung quanh xoắn ốc đều đòi hỏi kĩ nghệ có thể thực hiện bằng cáchdùng hoặc tiếp cận vòng đời cổ điển hoặc cách tiếp cận làm bản mẫu.

Kỹ thuật thế hệ thứ t: Thuật ngữ “ kỹ thuật thế hệ thứ t ”(4GT) bao

gồm một phạm vi rộng các công cụ phần mềm có một đặc điểm chung: mỗicông cụ đều cho phép ngời phát triển phần mềm xác định một số đặc trng củaphần mềm ở mức cao Rồi công cụ đó tự động sinh ra mã chơng chình gốctheo nhu cầu của ngời phát triển Hiện tại, môi trờng phát triển phần mềm hỗtrợ cho khuôn cảnh 4GT bao gồm một số hay tất cả bốn công cụ sau: Ngônngữ phi thủ tục để hỏi CSDL, bộ sinh báo cáo, bộ thao tác dữ liệu, bộ tơng tác

và xác định màn hình, bộ sinh chơng trình, khả năng đồ hoạ ở mức cao, khảnăng làm trang tính Khuôn cảnh 4GT đợc thể hiện nh hình vẽ:

Hình : Các kĩ thuật thế hệ thứ t

Một số trạng thái của cách tiếp cận 4GT nh sau

+ Với rất ít ngoại lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giớihạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin

và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn Tuy nhiên cáccông cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra “khung chơng trình” cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực

Tập hợp yêu cầu

Chiến l ợc thiết kế

Cài đặt sử dụng 4GT

Kiểm thử

+ Dữ liệu sơ bộ đợc thu thập từ các công ty có dung 4GT dờng nh chỉ rarằng thời gian cần cho việc tạo ra phần mềm đợc giảm đáng kể đối với cácứng dụng vừa và nhỏ và rằng khối lợng thiết kế và phân tích cho các ứng dụngnhỏ cũng đợc rút bớt.

+ Tuy nhiên, việc dùng 4GT cho các nỗ lực phát triển phần mềm lớn tậptrung nhiều cho phân tích, thiết kế, kiểm thử để đạt tới việc tiết kiệm thời gianhơn là có thể đạt đợc thông qua việc loại bỏ chơng trình

Tóm lại, các kĩ thuật thế hệ thứ t đã trở thành một phần quan trọng trong việcphát triển phần mềm trong lĩnh vực ứng dụng hệ thông tin và rất có thể sẽ đợc

sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực trong nửa cuốinhững năm 1990

2 Các giai đoạn của phơng pháp phân tích hệ thống

Trong 6 giai đoạn trên ta thấy đối với bất kỳ một chơng trình nào thì việc

đầu tiên cũng là khảo sát Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét

kĩ lỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những

kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo

mà đợc trình bày dới đây

3 Giai đoạn phân tích và thiết kế.

Đây là giai đoạn quan trọng dẫn tới sự thành công nhiều của việc Chínhvì vậy cần phải làm rõ từng phần chi tiết của giai đoạn này

3.1.Phân tích chức năng nghiệp vụ.

Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tinhọc vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thựchiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ailàm Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệthống trong giai đoạn phân tích nhng nó là một quan điểm đặc bệt có ích vàolúc tiến trình phát triển Nó biểu thị cho cách mà ngời chủ nhìn nhận hệ thống

và là thân thiện với ngời sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng mộttrong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kì ph-

ơng pháp luận nạo

3.1.1 Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram)

a Định nghĩa: Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function

Diagram) là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thốngtrong miền khảo cứu Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần thì

sẽ đợc bẻ ra thành các chức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ

- Chỉ ra vị trí của miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu_DFD ( Data Flow Diagram).

a Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho 4

hoạt động chính của nhà phân tích : Phân tích DFD, Thiết kế, liên lạc, tài liệu

b Mục đích: Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống có quan

điểm cân xứng cho cả dữ liệu lẫn tiến trình Nó chỉ ra cách thông tin chuyểnvận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trìnhhoặc một chức năng khác ĐIũu quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nàocần phải có sẵn trớc khi thực hiện một hành động hay tiến trình ĐIũu này

nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào mộttiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình đIũu tra, và phân biệt rõ rệtvới “ lu đồ khối ” có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu đợc các thủ tục dãycủa tiến trình.

c Một số khái niệm dùng trong DFD

c.1 Tiến trình ( Xử lý hay chức năng):

Ký pháp: Tiến trình đợc thể hiện dới dạng hình tròn hay hình Ovan,trong đó có ghi tên tiến trình( xử lý) đợc gọi là nhãn Nhãn đợc thể hiện dớidạng: Động từ + Bổ ngữ

VD:

Đây là kí pháp dùng để mô tả chức năng

c.2.Dòng dữ liệu

Khái niệm: Dòng dữ liệu là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình

Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng mũi tên có hớng, mũi tên chỉ ra hớng của dòngthông tin

Mỗi dòng đều phải có tên gắn với nó Tên đợc biểu diễn dới dạng la mộtcụm danh từ

VD:

Cung cấp HH

Giám sát kho

Nhập vật t Phiếu giao vật t

Phiếu TT vật t Nhập

vật t

c.3 Kho dữ liệu

Kho là nơi dùng để chứa các thông tin cần đợc dữ lại trong một khoảngthời gian để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sửdụng

Kí pháp đợc dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đờng thẳng songsong, chứa tên của thông tin cất giữ Khi kho dữ liệu đợc thâm nhập thì có cácdòng sự kiện để chỉ ra các sự kiện ấy

Hoá đơn mua

Nhà cung cấp

Kí pháp: Là một hình hộp chữ thiếu một cạnh chiều rộng và bên trong cũng cótên của tác nhân nh tác nhân ngoài.

ợc xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu

VD:

d.2 Sơ đồ ngữ cảnh

Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầutiến trình xây dựng một DFD Nó bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm(biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ), đợc bao quanh bởi và nối vớicác tác nhân ngoài của hệ thống Các mối nối đợc chỉ ra thông tin đợc truyềnvào và ra khỏi hệ thống

về công ty

Xuất vật t xuống PXSX

Tạo các báo cáo

Mục đích: Sơ đồ ngữ cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của tiến trình phântích và đợc dùng để vạch ra biên giới hệ thống cũng nh buộc nhà phân tíchphải xem xét mọi tham trỏ bên ngoài của hệ thống

3.2.Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ.

3.2.1.Mô hình dữ liệu kiểu quan hệ.

* Khái niệm: Mô hình dữ liệu (MHDL) kiểu quan hệ của một cơ sở dữliệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể và những mối quan hệ giữa chúng

- MHDL giúp ta hiểu đợc cấu trúc quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu chính vìvậy khi bắt tay vào tạo lập một cơ sở dữ liệu thì cần phải tạo lập mộtMHDL Có 3 kiểu mô hình dữ liệu:

+ MHDL kiểu phân cấp

+ MHDL kiểu mạng lới

+ MHDL kiểu quan hệ

3.2.2 Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu kiểu quan hệ.

Table(Bảng): Mỗi bảng nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giáhàng, bảng danh sách vật t… cònghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó đ-

 Thực thể là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bấtkì với các đặc điểm và tính chất cần đợc ghi chép lại.

Có hai loại thực thể

Thực thể cụ thể: Vật t, máy móc… còn.Thực thể trìu tợng: tài khoản, khái niệm

 Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi làthuộc tính

VD: Thực thể hoá đơn đợc đặc trng bởi các thông tin:

Mã HĐ, ngày HĐ, Tên hàng, số lợng, ĐVT… còn Đợc gọi là thuộc tính

 Bản ghi ( Record): Trong mỗi bảng( thực thể ) có các dòng, mỗi dòng làmột bản ghi

VD: Trong thực thể sinh viên có các bản ghi:

SST Họ và tên ngày sinh QQ lớp Khoa

… còn … còn… còn … còn… còn … còn … còn … còn

50 Đỗ Thị Lơng 20/10/1982 Tuyên Quang K33B Tin KT

 Trờng: Mỗi cột của một bảng đợc gọi là một trờng

 Cơ sở dữ liệu( Database): Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu vềmột xí nghiệp đợc lu giữ trên máy tính, đợc ngời sử dụng, có cách quản líbằng dữ liệu có cấu trúc

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems): Là tập hợp

có thứ tự các phần mền cho phép mô tả lu giữ thao tác các dữ liệu trên mộtCSDL, đảm bảo tính an toàn, bí mật trong môi trờng có nhiều ngời sử dụng

 Ngân hàng dữ liệu: Tất cả các CSDL cùng thuộc về một cơ quan( haymột bộ phận của cơ quan) đợc coi là ngân hàng dữ liệu của cơ quan ấy

 Mối quan hệ của các thực thể

Có 3 kiểu quan hệ giữa hai thực thể:

 Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa haithực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thểnày chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia

 Quan hệ 1-n( một– nhiều): Là kiểu liên kết màứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồntại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngợc lại

 Quan hệ n-n( nhiều-nhiều): Là quan hệ mà ứng vớimỗi dòng ở quan hệ này tồn tại nhiều dòng ở quan

hệ kia và ngợc lại

3.2.3.Các bớc tạo một mô hình dữ liệu.

 Xác định các thuộc tính của thực thể

VD: Hoá đơn: SốHĐ, Ngày, Tên hàng… còn

Phiếu xuất kho vật t: Mã VT, Tên vật t… còn

Lựa chọn các thuộc tính trong mỗi thực thể có trong quản lý dựa vàonguyên tắc lựa chọn:

+ Tránh trùng lặp+ Tránh d thừa

Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho

SINH VIÊN

Mã sv Tên sv

+ Tránh dị thờng+ Đầy đủ thông tin+Tính độc lập+ Dữ liệu nguyên tố  Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể

Bớc này giúp ta sau này có thể trích rút, kết hợp dữ liệu từ các bảng khácnhau nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của ngời dùng Trong các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu thì giai

đoạn chuẩn hoá là quan trọng, bớc này là tiêu chuẩn để đánh giá một cơ sở dữliệu

Chuẩn hoá dữ liệu là một quá trình biến đổi một kiểu thực thể thành cáckiểu thực thể khác nhau sao cho mỗi kiểu thực thể thì dữ liệu đảm bảo:

+ Không d thừa +Không mát thông tin +Không dị thờng( Nhất quán)

Nhóm (Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lợng yêu cầu ) là nhóm lặp lại, ta có thểtách R thành R1 và R2 nh sau :

+ R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sảnphẩm)

+ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lơng yêu cầu)

Dạng chuẩn 2NF

Quan hệ đã ở dạng 1NF nhng cha ở dạng 2NF là có tồn tại phụ thuộchàm có nguồn là tập con của khoá Ta đa về dạng 2NF bằng cách nh sau:

+ nhóm vào một quan hệ các thuộc tính phụ thuộc hoàn toàn vào khoá

và giữ lại khoá của quan hệ đó

+ nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính phụ thuộc vào một phầncủa khoá, lấy phần đó làm khoá chính cho quan hệ

VD : trong quan hệ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lợng yêucầu) có phụ thuộc hàm : Số sản phẩm > Tên sản phẩm

Trong đó Số sản phẩm là một phần của khoá, ta tách R2 thành R3 và R4 nhsau :

+ R3 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Lợng yêu cầu)

Có các phụ thuộc hàm bắc cầu :

Số hoá đơn > Số khách hàng > Tên khách hàng

Ta có thể tách R1 thành R5 và R6 nh sau :

+ R5 (Số hoá đơn,Ngày bán, Số khách hàng, Số sản phẩm)

+ R6 (Số khách hàng ,Tên khách hàng)

Phần III: Hoạt động quản lý vật t tại xí

nghiệp Chiến Thắng

Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng_công tyMay 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật t, em thấy công việc này cónhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh Kế toán quản lývật t đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của xí nghiệp

Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích làmnhiệm vụ sản xuất cung cấp trang phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụngành công an Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnhtranh nên doanh thu của công ty tăng trởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầucủa cán bộ chiến sĩ công an trong ngành Và chính vì vậy mà kế toán quản lývật t cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm

Quá trình chung của quá trình luân chuyển vật t tại Xí nghiệp:

Bớc 1: Có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kì.

VD: Trong quý I năm 2002 có kế hoạch sản xuất sản phẩm là 1000 áoxuân hè cung cấp cho cán bộ chiến sĩ tỉnh Thanh Hoá

Từ kế hoạch trên kế toán có kế hoạch vật t (bớc 2)

Bớc 2: Đa ra kế hoạch chuẩn bị vật t.

Với mỗi sản phẩm ( cụ thể là áo xuân hè) thì cần nhũng loại vật t nào để cóthể hoàn thành sản phẩm ấy: vải, khuy chỉ… còn

Bớc 3: Kế toán nhận đợc kế hoạch sản xuất hàng hoá cùng với kế hoạch vật t

sẽ có công tác kiểm tra tồn kho nhắm lắm bắt những vật t tồn kho để đối chiếuvới những vật t trong kế hoạch

Trong kế hoạch những vật t nào thiêu thì sẽ có đơn xin cấp hoặc mua vật t

Bớc 4: Cấp dới (cụ thể là phòng kế toán ) theo kế hoạch sẽ lập đơn xin cấp

hoặc mua vật t gửi lên cấp trên

Bớc 5: Sau khi cấp trên đã duyệt đơn mua vật t thì cấp thi hành sẽ gửi đơn

mua hàng tới nhà cung cấp để đặt mua vật t

Bớc 6: Nhận( Nhập) vật t về kho cùng với hoá đơn thanh toán tới nhà cung

cấp

Bớc 7: Sau khi vật t đã trong kho thì theo kế hoạch sản xuất sẽ có công tác

xuất kho vật t tới từng phân xởng theo yêu cầu sản xuất

Bớc 8: Sau mỗi một bớc các chứng từ đợc ghi sổ, cập nhật và đợc xử lý theo

định kỳ mỗi quý một lần

Bớc 9: Lập báo cáo và lu vào sổ chứng từ.

Trong mỗi một quá trình diễn ra đều đợc kế toán thống kê và xử lý trong

hệ thống để theo dõi lập báo cáo cuối kì sản xuất Đối với Xí nghiệp ChiếnThắng công tác lập báo cáo theo quý Sau mỗi quý sẽ lu những chứng từ ghi

sổ, cân đối các tài khoản

Khái quát sơ đồ đầu vào, đầu ra của quá trình quản lý:

Các mẫu chứng từ liên quan đến quản lý vật t:

Cộng: ? khoản Tổng:… còn… còn… còn… còn… còn.Cộng: Thành tiền

Giám đốc Kế toán trởng Ngời viết phiếu Ngời giao Thủ kho nhập(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)

2 Phiếu Xuất kho vật t

Phiếu Xuất kho vật t

Cộng: ? khoản Tổng:… còn… còn… còn… còn… còn.Cộng: Thành tiền

Giám đốc Kế toán trởng Ngời viết phiếu Ngời giao Thủ kho nhập(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)

3 Bảng kê chứng từ ghi sổ ( chứng từ nhập)

Bảng kê chứng từ ghi sổ

Số :… còn ngày:… còn… còn

Nội dung: Nhập vật t quý … còn

Tổng cộng:… còn… còn… còn… còn… còn

Ngày… còn … còn … còn/ /

Ngời ghi sổ KT trởng

(KÝ tªn) (KÝ tªn)

B¶ng kª chøng tõ ghi sæ( chøng tõ xuÊt)

B¶ng kª chøng tõ ghi sæ

Sè :… cßn ngµy:… cßn… cßn

Néi dung: NhËp vËt t quý … cßn