Báo cáo thực tập tại Công ty May 19/5.

Báo cáo thực tập tại Công ty May 19/5.

Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhất là với xu hớng " toàn cầu hoá thông tin" thì việc ứng dụng tin học vào mọi ngành nghề, tổ chức xã hội là một điều cần thiết. Việc áp dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin đã đem lại những thành quả to lớn . mà những thành công trong việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác tài chính kế toán là một minh chứng cho thành quả đó. Với những chính sách u đãi tập chung phát triển công nghệ thông tin của nhà nớc cộng với tình hình nớc ta đang phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đất n ớc thì mọi doanh nghiệp, công ty thuộc sáu loại hình doanh nghiệp của nớc ta hiện nay ứng dụng tin học rất phổ biến trong công tác kế toán quản lý nhằm đa ra tối u lợi nhuận trong kinh doanh, thoả mãn nhu cầu của thị trờng và đạt đợc mục tiêu kinh tế. Trớc kia, và ngay cả hiện nay đối với các cơ sở ch a áp dụng máy tính cho kế toán, các nhân viên kế toán phải làm việc rất căng thẳng, mất nhiều thời gian và hiệu quả không cao, không thể nhanh chóng đa ra đợc những thông tin cần thiết. Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán có thể cho những lời giải nhanh chóng theo những phơng án vận dụng các tiêu chuẩn kế toán khác nhau, tạo ra căn cứ để kế toán viên, các nhà quản lý thể hiện sự nhìn xa trông rộng của mình đáp ứng đ ợc đòi hỏi về thông tin và yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo diễn biến của thị trờng. 1 Với sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần, với việc ra đời ngày càng nhiều các công ty cổ phần, các công ty trách nhiệm hữu hạn, các tập đoàn kinh tế, việc hoà nhập của nền kinh tế Việt Nam với nền kinh tế thế giới là điều cần thiết, cùng với nó thì hệ thống kế toán cũng phải có những thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế. Bằng những kiến thức đợc học trong trờng trong khoá học 2000-2003 cộng với thời gian đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an. Em đã chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt nghiệp. Trong thời gian thực tập vừa qua đợc sự hớng dẫn trực tiếp, tận tình của giảng viên: Nguyễn Thu Hơng_ giảng viên trờng cao đẳng Quản trị kinh doanh và cô Đoàn Thi Triều_ kế toán tr ởng xí nghiệp Chiến Thắng cùng toàn thể các cô, các chị_ nhân viên kế toán của phòng kế toán đã giúp em hoàn thành đợc đề tài báo cáo thực tập của mình. Xong vì thời gian có hạn cùng với kiến thức bị hạn chế nên kết quả đề tài này cũng bị hạn chế em rất mong đợc sự góp ý của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên: Đỗ Thị Lơng 2 Phần I: Tổng quan về nơi thực tập (Bộ máy tổ chức Xí nghiệp Chiến Thắng_ công ty May 19/5_ Bộ công an) 1/ Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Chiến Thắng. 1.1. Giới thiệu về công ty May 19/5 Tên doanh nghiệp: Công ty May 19/5. Tên giao dịch:Germent Company No 19-5. Trụ sở chính: Phờng Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_Hà Nội. Giám đốc công ty: Ông Đỗ Xuân Vân. Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc, lực lợng công an nhân dân vốn đợc nhà nớc bao cấp hoàn toàn bằng hiện vật cũng đợc cơ cấu lại theo hớng giảm dần về hiện vật, tăng tỉ lệ tiền tệ hoá để các đơn vị tự mua sắm trang thiết bị. Mặt khác, do yêu cầu về xắp xếp lại tổ chức, công tác giảm biên chế tạo sức ép giải quyết việc làm cho số cán bộ d dôi trong toàn lực lợng và con em cán bộ chiến sĩ không có việc làm, đòi 3 hỏi trang bị ngày càng chính quy, hiện đại. Bộ công an đã nghiên cứu, đề xuất và đợc chính phủ chấp nhận cho ra đời một số đơn vị, một số loại hình kinh doanh mang tính đặc thù, trớc hết là để đảm bảo các nhu cầu trong công tác nội bộ ngành và nếu năng lực d thừa thì đợc tham gia sản xuất kinh doanh phục vụ nền kinh tế đất nớc và tự trang trải một phần kinh phí. Công ty may đã ra đời trong hoàn cảnh đó và trải qua các giai đoạn sau: Xí nghiệp Chiến Thắng thuộc công ty May 19/5_ bộ công an, mà tiền thân của nó là Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục đợc hình thành năm 1998. Xí nghiệp đợc hình thành theo quyết định của Bộ trởng Bộ Nội Vụ (nay là bộ công an) do tổng cục hậu cần hay công an nhân dân trực tiếp quản lý. Nhiệm vụ của Xí nghiệp May 19/5 là sản xuất: Quần áo, chăn màn còn xí nghiệp sản xuất trang phục có nhiệm vụ sản xuất: giầy da các loại, mũ Kêpi, mũ vải, dây lng các sản phẩm đợc sản xuất từ da. Sau một thời gian dài nghiên cứu, vấn đề đặt ra là phải sắp xếp và tổ chức lại bộ máy hoạt động của công ty trở thành một vấn đề tất yếu cần phải thực hiện. Vấn đề này cũng đợc thực hiện theo yêu cầu của công tác sắp xếp lại tổ chức, hợp lý hoá các doanh nghiệp nhà nớc nói chung và trong nội bộ ngành công an nói riêng. Song song với việc thực hiện nghị định 388/HĐBT của hội đồng bộ trởng( nay là Chính phủ) Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục đợc thành lập lại theo các quyết định số 302/QĐ_BNV, 310/QĐ_BNV và chuyển thành hai doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập. Ngày 26/10/1996, Bộ trởng bộ nội vụ(nay là bộ công an) đã kí quyết định số 727/QĐ_BNV thành lập công ty May 19/5 trên cơ sở hợp nhất hai xí nghiệp ( Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục). Từ quyết định công ty có hai Xí nghiệp thành viên mà ngành may mặc của Bộ công an hiện giờ đã có một doanh nghiệp thống nhất, đảm bảo về cả quy mô, về chất lợng sản phẩm. Mà điều quan trọng là công ty đã có vị trí tơng đối vững chắc trên thị trờng. Tuy nhiên do cơ sở vật chất còn hạn chế nên công ty cha đáp ứng đợc toàn bộ nhu 4 cầu trang phục cho toàn ngành. Bộ công an thấy cần thiết phải nâng cấp toàn bộ công ty May 19/5 lên quy mô lớn hơn về mọi mặt. Sau khi đợc thủ tớng Chính phủ phê duyệt, ngày 23/11/1999 Bộ trởng Bộ công an đã ký quyết định 736/QĐ/BCA về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nớc sang doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích trên cơ sở giữ nguyên pháp nhân doanh nghiệp nhà nớc. Công ty May 19/5 và tổ chức công ty có 4 thành viên: Xí nghiệp I: ( Xí nghiệp Chiến Thắng) tại quận Thanh Xuân_ Hà Nội. Xí nghiệp II: Tại quận Đống Đa_ Hà Nội. Xí nghiệp III: Tại quận Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh. Xí nghiệp IV: Tại TP Đà Nẵng. Nh vậy Xí nghiệp Chiến Thắng đã hình thành, phát triển qua bao biến động của thị trờng và đang đứng vững, phát triển, khẳng định mình trong những vận mệnh mới. Địa chỉ: Xí nghiệp Chiến Thắng_ Đờng Chiến Thắng_ Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_ Hà Nội. Điện thoại: 04 8545403 Fax: 048541368 Hiện nay, ngời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp là Giám đốc Bùi Thiện Dũng. Và trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy: 5 1.2. Sơ đồ bộ máy xí nghiệp Chiến Thắng. Ông Bùi Thiện Dũng chịu trách nhiệm trớc pháp luật, cơ quan cấp trên và tập thể lao động về mọi hoạt động của Xí nghiệp cũng nh toàn bộ tài sản vốn đ- ợc giao. Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp theo đúng kế hoạch, chính sách nhà nớc và nghị quyết đại hội công nhân viên. Phòng tài chính kế toán *> Chức năng: Phòng tài chính kế toán quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính kinh tế trong xí nghiệp. Phân phối điều tiết chính trong phạm vi xí nghiệp. Tham mu cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế nói chung và hoạt động tài chính kinh tế nói riêng. 6 Giám đốc Xí nghiệp Phó Giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh PX cắt PX I PX II Tổ hoàn thiện P. kế toán P. kế hoạch vật tư P. KCS KhoP. kỹ thuật *> Nhiệm vụ: Ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời, liên tục, có hệ thống về số liệu tình hình biến động lao động, vật t, tiền vốn, tình hình thanh toán chi phí sản xuất trong tổng sản phẩm, kết quả lỗ, lãi và các khoản thanh toán với cấp trên theo đúng chế độ kế toán. Đồng thời đảm baỏa thông tin kinh tế của nhà nớc và yêu cầu quản lý kinh tế_ tài chính của xí nghiệp. Thu thập, tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra kế hoạch phục vụ cho việc hoạch toán kinh tế. Kiểm tra chế độ hoạch toán, chế độ quản lý tài chình_kinh tế của nhà n- ớc trong phạm vi xí nghiệp nhằm phát hiện ngăn chặn những hiện tợng tiêu cực xâm phạm tài sản xã hội chủ nghĩa, giám đốc việc sử dụng lao động, vật t, tiền vốn đảm bảo tiết kiệm và đúng định mức, đạt hiệu quả cao. Phát hiện động viên mọi tiềm năng của xí nghiệp nhằm đa vào sử dụng có hiệu quả những tiềm năng đó. Cụ thể: Phòng có 4 cán bộ công nhân viên (1 kế toán trởng và 3 nhân viên). Kế toán trởng chỉ đạo đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của xí nghiệp và kiểm tra toàn bộ công việc hoạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng tiền vốn có hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Các nhân viên trong phòng thực hiện các nghiệp vụ của mình và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng. Sơ đồ phòng tài chính kế toán: Nhân viên 1: Với chức năng là Kế toán Thanh toán kiêm thủ quỹ Nhân viên 2: Kế toán công nợ và kế toán tiền lơng. Nhân viên 3: kế toán vật t (Kiêm kế toán tổng hợp). 7 2. Lý do đặt ra và lựa chọn đề tài. 2.1. Lý do đặt ra đề tài. Ngày nay với xu hớng phát triển của thị trờng, kéo theo là sự thay thế của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc. Từ đó các ngành sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển. Với yêu cầu thực tế đặt ra nh vậy đòi hỏi sự ứng dụng nhanh tin học vào sản xuất kinh doanh thay thế những tính toán thủ công bằng máy móc hiện đại. *> Đối với sản xuất kinh doanh thì cụ thể là quản lý vật t là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy mà yếu tố này cần phải đợc quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể và chính xác. Do đó việc ứng dụng tin học thay thế quản lý thủ công là rất hợp lý, phù hợp với thị trờng hiện nay. 8 Kế toán trưởng Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên 3 *> Đối với tin học (cụ thể là Microsoft Access): Ngày nay các nhà kinh tế, các nhà quản lý đã dần thay thế máy móc thiết bị để quản lý thay cho con ngời. Với xu hớng phát triển nh vậy cùng với các ứng dụng tin học ngày nay rất phát triển, các phần mềm đợc sử dụng trong quản lý ngày một nhiều: Visual Basic, Visual Foxbro, ExcelNhng do kiến thức môn học trình độ tiếp cận phần mềm với Microsoft Access là hơn cả nên em đã chọn Access là phần mềm để thực hiện đề tài của mình. 2.2. Lý do lựa chọn đề tài. Sau khi đi thực tế tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an em thấy đây là một công ty chuyên sản xuất, tạo ra các sản phẩm là trang phục, phục vụ cho các cán bộ chiến sĩ trong ngành Công an, nên vật t là yếu tố quan trọng và luôn đợc đề cập tới để theo dõi và lắm bắt đợc tình hình sản xuất. Cộng với trình độ (kiến thức) phù hợp với đề tàI nên em đã chọn quản lý vật t là công việc mình làm và Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an là đề tài của mình và chọn phần mềm Microsoft Access làm công cụ. Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho phân tích và thiết kế hệ thống 1. Phơng pháp luận và công cụ. Các phơng pháp luận đa ra cách làm về mặt kĩ thuật để xây dựng phần mềm. Các phơng pháp này bao gồm một diện rộng các nhiệm vụ, bao gồm: Lập kế hoạch và ớc lợng dự án, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế 9 cấu trúc dữ liệu, kiến trúc chơng trình và thủ tục thuật toán, mã hoá, thử nghiệm và bảo trì. Đề án này dùng phân tích hệ thống có cấu trúc làm phơng pháp luận. 1.1 . Tại sao lại chọn phân tích hệ thống có cấu trúc ? 1.1.1. Nhợc điểm của phơng pháp truyền thống : Phơng pháp truyền thống đợc chia thành các pha sau đây: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt mỗi pha đợc chia thành các đơn vị nhỏ hơn và mỗi pha đợc kết thúc trớc khi pha khác bắt đầu, không có công cụ kiểm tra chéo giữa các pha . Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu từ dới lên. Do thiết kế phải rất chính xác mới bắt đầu lập trình nên cha thể tiến hành chừng nào cha xác định khảo sát tỉ mỉ những yêu cầu ràng buộc . 1.1.2. Phân tích có cấu trúc : Phân tích có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích, thiết kế của chu trình phát triển hệ thống. Phơng pháp này có đặc điểm sau : Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu trên xuống ( top- down ) Quá trình phân tích và thiết kế sử dụng một nhóm công cụ và kỹ thuật , mô hình để ghi nhận , phân tích hệ thống hiện tại cũng nh những yêu cầu mới của ngời sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng của hệ thống tơng lai, các công cụ đó là : Mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ Sơ đồ dòng dữ liệu 10 [...]... động quản lý vật t tại xí nghiệp Chiến Thắng 28 Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng _công ty May 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật t, em thấy công việc này có nhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh Kế toán quản lý vật t đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của xí nghiệp Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích làm nhiệm... quan hệ giữa hai thực thể: Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa hai thực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thể này chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho Quan hệ 1-n( một nhiều): Là kiểu liên kết mà ứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồn tại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngợc lại SINH VIÊN Mã sv Tên sv ĐIÊM THI Mã sv Điểm thi... phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụ ngành công an Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnh tranh nên doanh thu của công ty tăng trởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầu của cán bộ chiến sĩ công an trong ngành Và chính vì vậy mà kế toán quản lý vật t cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm Quá trình chung của quá trình luân chuyển vật t tại Xí nghiệp: Bớc 1: Có kế hoạch sản xuất... là thực thể ( Enlity) VD: Họ và tên Ngày sinh Quê quán Đỗ Thị Lơng 20/10/1982 Tuyên Quang 23 Thực thể là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần đợc ghi chép lại Có hai loại thực thể Thực thể cụ thể: Vật t, máy móc Thực thể trìu tợng: tài khoản, khái niệm Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi là thuộc tính VD: Thực. .. sản xuất sẽ có công tác xuất kho vật t tới từng phân xởng theo yêu cầu sản xuất Bớc 8: Sau mỗi một bớc các chứng từ đợc ghi sổ, cập nhật và đợc xử lý theo định kỳ mỗi quý một lần Bớc 9: Lập báo cáo và lu vào sổ chứng từ Trong mỗi một quá trình diễn ra đều đợc kế toán thống kê và xử lý trong hệ thống để theo dõi lập báo cáo cuối kì sản xuất Đối với Xí nghiệp Chiến Thắng công tác lập báo cáo theo quý Sau... lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giới hạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn Tuy nhiên các công cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra khung chơng trình cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực + Dữ liệu sơ bộ đợc thu thập từ các công ty có dung 4GT dờng nh chỉ... Chứng nhập kho Xử lý Quản lý vật t Đầu ra 1 .Báo cáo cuối 2.chứng từ xuất kho vật quý( chung) t 2 .Báo cáo tình hình nhập 3.Hoá đơn xuất ( chi tiết) Các mẫu chứng từ liên quan đến quản lý vật t: 1 Phiếu nhập kho vật t Phiếu nhập kho vật t Định khoản: Số: ngày: 30 Họ tên ngời giao hàng: TK nợ: Lý do nhập: TK có: Nhập tại kho: Mã hàng Tên hàng đơn vị Số lợng Yêu cầu Thực nhập tính Cộng: ? khoản Đơn Thành giá... gốc theo nhu cầu của ngời phát triển Hiện tại, môi trờng phát triển phần mềm hỗ trợ cho khuôn cảnh 4GT bao gồm một số hay tất cả bốn công cụ sau: Ngôn ngữ phi thủ tục để hỏi CSDL, bộ sinh báo cáo, bộ thao tác dữ liệu, bộ tơng tác và xác định màn hình, bộ sinh chơng trình, khả năng đồ hoạ ở mức cao, khả năng làm trang tính Khuôn cảnh 4GT đợc thể hiện nh hình vẽ: Tập hợp yêu cầu Chiến lược thiết kế Cài... ra chức năng và tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu Việc phân rã chức năng đợc đợc thực hiện tron BFD Sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình con phải đợc xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu VD: Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư về công ty Xuất vật tư xuống PXSX Tạo các báo cáo d.2 Sơ đồ ngữ cảnh Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi... quanh xoắn ốc đều đòi hỏi kĩ nghệ có thể thực hiện bằng cách dùng hoặc tiếp cận vòng đời cổ điển hoặc cách tiếp cận làm bản mẫu Kỹ thuật thế hệ thứ t: Thuật ngữ kỹ thuật thế hệ thứ t (4GT) bao gồm một phạm vi rộng các công cụ phần mềm có một đặc điểm chung: mỗi công cụ đều cho phép ngời phát triển phần mềm xác định một số đặc trng của phần mềm 15 ở mức cao Rồi công cụ đó tự động sinh ra mã chơng chình . vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt nghiệp. Trong thời gian thực tập vừa qua đợc sự hớng dẫn trực. đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an. Em đã chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí