A_Phân tích hệ thống.
41Ban giám đốc
Ban giám đốc Lên KH VT KT kho VT Lập Đ đề xuất Duyệt Đ đề xuất Kho vật tư Xuất kho VT Nhập kho VT Đơn đề xuất cấp VT Đơn đề xuất mua VT
Đơn ĐX cấp đã duyệt Đơn ĐX mua đã duyệt
Phiếu kiểm tra Kế hoạch sản xuất
H. Sơ đồ mức dới đỉnh ( Chức năng chuẩn bị vật t) 42 Chuẩn bị vật tư Kiểm tra VT Xuất vật tư Kho Vật tư Phân xưởng SX Phiếu xuất VT Kế toán P.Xuất VT P.Nhận VT Y.C K. Tra P.Đã K.Tra P.Đã K.Tra Đơn đã duyệt
H.Sơ đồ dữ liệu mức dới đỉnh ( Chức năng xuất vật t) 43 Nhà cung cấp Đặt mua VT Nhập VT Thanh toán VT Đơn đặt hàng Trả lời đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập Kế toán tiền mặt HĐ thanh toán
H. Sơ đồ dòng dữ liệu mức dới đỉnh( Chức năng nhập vật t)
2. Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu đợc tiến hành riêng rẽ với phân cấp chức năng mặc dù chúng có liên quan với nhau vì các chức năng lấy đối tợng là dữ liệu để xử lý. Một hệ thống thông tin cần phát biểu rõ ràng các thông tin cần lu trữ giúp cho việc tổng hợp và xử lý, các thông tin đó phản ánh cấu trúc của cơ quan, hoạt động kinh doanh của cơ quan. Mô hình thực thể - liên kết, là kỹ thuật chủ chốt
trong gần nh tất cả các phơng pháp phân tích thiết kế hệ thống, mục đích của việc phân tích dữ liệu là phát hiện các dữ liệu cần có( các thực thể), phát hiện cấu trúc nội bộ của dữ liệu( các thuộc tính) và mối quan hệ giữa các thực thể, yêu cầu đặt ra là các dữ liệu phải đầy đủ, tránh trùng lặp (cũng có lúc để tiện cho chơng trình thì ta vẫn phải chấp nhận việc trùng lặp thông tin), các thực thể thờng đa về dạng chuẩn 3.
Trớc tiên ta đề cập đến một số khái niệm liên quan đến việc thể hiện mô hình thực thể liên kết:
• Thực thể: là một đối tợng (cụ thể hay trừu tợng), một phạm vi hoạt động, một nhiệm vụ, một sự kiện, một chủ điểm ... đợc quan tâm trong việc quản lý của cơ quan.
• Thuộc tính: là một giá trị (số, tên gọi,...) nào đó thể hiện một đặc điểm của thực thể hay của một liên kết.
• Liên kết: là một sự kết nối nào đó giữa hai hay nhiều thực thể nhằm phản ánh một thực tế khách quan.
• Khoá của thực thể: Để xác định duy nhất các hàng trong thực thể. Khoá có thể gồm một thuộc tính (khoá đơn ) hay nhiều thuộc tính (khoá kép). Trong quá trình phân tích ta căn cứ vào các nguồn thông tin mà hệ thống cần lu giữ và xử lí để mô hình hoá nó thành các thực thể và các thuộc tính. Đây chính là bớc mô hình hoá thông tin từ thế giới thực cho hệ thống.
Trong quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật t của Xí nghiệp Chiến Thắng- Công ty May 19/5- Bộ công an ta thấy cần phải tổ chức các thực thể và tiến hành chuẩn hoá chúng về dạng chuẩn 3 ta đợc các thực thể sau:
1. Thực thể nhập kho vật t _ Lu các thông tin của các vật t nhập bao gồm các thuộc tính:
+ Ma_VT: mã vật t
+ Ten_ VT: Tên vật t
+ Ngày: ngày nhập vật t về kho
+ So_HD: Số hoá đơn
+ DVT: Đơn vị tính
+ So_luong_nhập: Số lợng nhập vật t
+ Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật t
+ Thanh_tien: Thành tiền 2. Thực thể xuất vật t
+ Ma_VT: mã vật t
+ Ten_ VT: Tên vật t
+ Ngày: ngày xuất vật t xuống phân xởng sản xuất
+ So_HD: Số hoá đơn
+ DVT: Đơn vị tính
+ So_luong_nhập: Số lợng xuất
+ Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật t + Thanh_tien: Thành tiền
3. Thực thể danh mục vật t gồm các thuộc tính sau: a. Ma_VT: mã vật t
b. Ten_VT: tên vật t c. DVT: đơn vị tính
4. Thực thể Danh mục vật t tồn gồm các thuộc tính sau:
+Ma_VT
+So_luong: số lợng tồn cuối kỳ trớc
+So_tiền: Số tiền còn đọng ở số VT đó
5. Thực thể báo cáo tổng hợp dùng để lu các thông tin về vật t nhập, xuất sau mỗi kỳ. Bao gồm các thực thể
+STT: số thứ tự
+Ma_VT
+Ten_VT
+DVT: đơn vị tính
+Ton_dau_ky: Vật t tồn từ kỳ trớc chuyển sang
+So_luong_nhap: Số lợng nhập trong kỳ
+So_luong_xuất: Số lợng xuất trong kỳ
+Ton_cuoi_ky: Tồn cuối kỳ 6. Thực thể phơng thức thanh toán;
+Ma_PTTT: Mã phơng thức thanh toán + Tên phơng thức thanh toán.
7. Bảng giao dịch.
+ Ma_GD: Mã giao dich
+ Ngay_giao_dich: Ngày giao dịch +Ma_VT: Mã vật t
+So_HD: số hoá đơn
+ Dien_giai: Diển giải cho hình thức giao dịch
8. Thực thể nhân viên: dùng để lu các thông tin về nhân viên( cụ thể là những ngời trực tiếp nhận, giao vật t).
+ Ma_NV: Mã nhân viên. + Tên_ NV: Tên nhân viên.
+ Ho_Dem: Họ đệm của nhân viên.
+ Ten_Tg: Tên thờng gọi( Tên giao nhận). +Đia_chi: Địa chỉ của nhân viên.
+ So_DT: Số điện thoại.
9. Thực thể nhà cung cấp vật t: dùng để lu những thông tin của nhà cung cấp.
+ Ma_NCC: Mã nhà cung cấp. + Ten_NCC: Tên nhà cung cấp. +Ten_ giao_dich: Tên giao dịch. + Dia_chi: Địa chỉ nhà cung cấp. + So_DT: Số điện thoại.
+ Fax:
10. Thực thể hoá đơn: + So_HD: Số hoá đơn. + Dien_giai: Diễn giải.
+ Ma_NCC: Mã Nhà cung cấp vật t. + Ma_NV: mã nhân viên.
+ Ngay_HD: Ngày lập hoá đơn. + Ngay_TT: Ngày thanh toán.
+ Ma_ PTTT: Mã phơng thức thanh toán. + CVC: Cớc vận chuyển
+ Thue_GTGT: Thuế giá trị gia tăng.
Kết thúc quá trình phân tích dữ liệu ta đợc mô hình thực thể liên kết đợc trình bày là các bảng liên kết với nhau theo các kiểu quan hệ:
B. Thiết kế
Sau quá trình phân tích chúng ta mới chỉ có sự mô tả logic của hệ thống bao gồm:
• Các xử lý (biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, mô tả các chức năng ).
• Các dữ liệu (từ điển dữ liệu, mô hình thực thể liên kết).
Mô tả này cha xác định cụ thể, chính xác hệ thống lu trữ và xử lý nh thế nào. Giai đoạn thiết kế ta phải biến các mô tả logic trên thành các mô tả vật lý, đầu vào của giai đoạn này là các biểu đồ của quá trình phân tích.