Phân tích chức năng nghiệp vụ trong phương pháp phân tích hệ thống tại Công ty May 19/5
MỤC LỤC
Các giai đoạn của phơng pháp phân tích hệ thống cã cÊu tróc
Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét kĩ lỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo mà đ- ợc trình bày dới đây. Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tin học vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai làm. Nó biểu thị cho cách mà ngời chủ nhìn nhận hệ thống và là thân thiện với ngời sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng một trong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kì phơng pháp luận nạo.
Các chức năng ở đây sẽ đợc sử dụng trong nhiều biểu đồ sau này nh những tiến trình tiềm năng và các tiến trình ngày càng thuần tuý chức năng thì chúng lại càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế. ĐIũu này nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào một tiến trình phân tớch chứ khụng phải của tiến trỡnh đIũu tra, và phõn biệt rừ rệt với “ lu đồ khối ” có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu đợc các thủ tục dãy của tiến trình.
Hoạt động quản lý vật t tại xí nghiệp Chiến Thắng
Quan hệ đã ở dạng 2NF nhng cha ở dạng 3NF là có tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp. + giữ lại trong quan hệ ban đầu các thuộc tính phụ thuộc trực tiếp vào khoá. + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính bắc cầu, lấy thuộc tính bắc cầu làm khoá.
Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng_công ty May 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật t, em thấy công việc này có nhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh. Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích làm nhiệm vụ sản xuất cung cấp trang phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụ ngành công an. Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnh tranh nên doanh thu của công ty tăng trởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầu của cán bộ chiến sĩ công an trong ngành.
Và chính vì vậy mà kế toán quản lý vật t cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm. Với mỗi sản phẩm ( cụ thể là áo xuân hè) thì cần nhũng loại vật t nào để có thể hoàn thành sản phẩm ấy: vải, khuy chỉ…. Trong kế hoạch những vật t nào thiêu thì sẽ có đơn xin cấp hoặc mua vật t.
Trong mỗi một quá trình diễn ra đều đợc kế toán thống kê và xử lý trong hệ thống để theo dừi lập bỏo cỏo cuối kỡ sản xuất.
Hoá đơn(gtgt)
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền.
A_Phân tích hệ thống
Phân tích chức năng nghiệp vụ
Đối với các chứng từ liên quan đến vật t nêu trên đều đợc lu vào tệp lu chứng từ theo từng quý nhất định nghĩa là với hoá đơn, chứng từ nhập, xuất …nào thì l- u ở quý đó. _ Khi chúng ta triển khai thêm một mức thì ta thu đợc sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh. Bốn chức năng trong sơ đồ tơng ứng với bốn khối chức năng nghiệp vụ trong sơ đồ phân rã chức năng: Chuẩn bị vật t, nhập vật t, xuất vật t, Tạo báo cáo.
Khi ta nghiên cứu sơ đồ dòng dữ liệu dới đây ta có thể thấy rừ đợc quỏ trỡnh luõn chuyển vật t cũng nh chức năng, nhiệm vụ của từng khối chức năng trong quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng. Phân tích dữ liệu đợc tiến hành riêng rẽ với phân cấp chức năng mặc dù chúng có liên quan với nhau vì các chức năng lấy đối tợng là dữ liệu để xử lý. Một hệ thống thông tin cần phát biểu rõ ràng các thông tin cần lu trữ giúp cho việc tổng hợp và xử lý, các thông tin đó phản ánh cấu trúc của cơ quan, hoạt.
• Liên kết: là một sự kết nối nào đó giữa hai hay nhiều thực thể nhằm phản ánh một thực tế khách quan. Khoá có thể gồm một thuộc tính (khoá đơn ) hay nhiều thuộc tính (khoá kép). Trong quá trình phân tích ta căn cứ vào các nguồn thông tin mà hệ thống cần lu giữ và xử lí để mô hình hoá nó thành các thực thể và các thuộc tính.
Thực thể báo cáo tổng hợp dùng để lu các thông tin về vật t nhập, xuất sau mỗi kỳ. +Ton_dau_ky: Vật t tồn từ kỳ trớc chuyển sang +So_luong_nhap: Số lợng nhập trong kỳ. Thực thể nhân viên: dùng để lu các thông tin về nhân viên( cụ thể là những ngời trực tiếp nhận, giao vật t).
Thiết kế
Trên đây là qúa trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t tại xí nghiệp Chiến Thắng, đợc mô tả ở dạng khái quát nhất và tổng quát nhất (phần lý thuyết) Phần đêmô đợc lu tại đĩa CD. Kết thúc của quá trình phân tích và thiết kế ta đã có đợc các dữ liệu, các chức năng thao tác trên các đối tợng dữ liệu, và các thủ tục cần thiết cho việc xử lí dữ liệu. Việc cài đặt chơng trình đó chỉ còn là việc thể hiện và ghép nối các Form nhập liệu, Report, các thủ tục thao tác dữ liệu để cuối cùng ra đợc một chơng trình tạo ra các báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Nháy đúp chuột lên hình tợng Microsoft Access nếu hình tợng có trên cửa sổ của màn hình, hoặc nhắp chuột vào Start trên thanh Taskbar, chọn Program và tiếp tục chọn Microsoft Access trong Microsoft Office, sau đó sẽ là màn hình Access 97. Tơng tự nh ở mục “Tables”, muốn tạo một Query mới thì nhấn nút “New”, sửa Query thì chọn nút “Design”, xem dữ liệu của Query thì sử dụng nút “Open”. Chọn các trờng từ những Tables và Queries trên sao cho tên trờng nằm ở dòng Field, tên Table hoặc Query nằm ở dòng Table, sắp xếp (nếu muốn) ở dòng Sort, nhập điều kiện ở dòng Criteria.
Khi bạn làm viêc trong một cơ sở dữ liệu quan hệ nh Access bạn tạo ra những bảng mô tả sự việc đơn giản sự việc này thờng đợc liên quan tới nh một thực thể .Một thực thể có thể đơc mô tả nh việc kết hợp với các thuộc tính .Trong một cơ sở dữ liệu một thực thể có thể là một ngời và tất cả những thuật ngữ mô tả một ngời sẽ là các thuộc tính của nó hoặc nó có thể là một tập con của tất cả những gì tồn tại trong không gian .Một thực thể cũng có thể là một sự kiện ,một tập các thuộc tính ,một hành động hoặc một cái gì đó liên quan đến thực thể khác tới thực thể khác .Một nhân tố quan trọng trong việc quyết định những gì nên gọi là một thực thể là bạn yêu cầu để su tầm thông tin hoặc thuộc tính về nó. Lý thuyết về cơ sở dữ liệu quan hệ là lấy những thực thể và trả lại chúng vào những bảng và bạn lu trữ dữ liệu trong những bảng này.Sau đó mỗi bảng này đợc liên kết tới một bảng khác và vì thế những bảng ghi trong một bảng có thể đợc xem với dữ liệu đợc liên kết và đợc lu trữ trong bảng khác. -One-to-One(1:1):Quan hệ này xem một bản ghi đơn trong một bảng ghi cha tới một bảng ghi đơn trong một bảng ghi con .Loại quan hệ này hiếm khi đ- ợc dùng trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu.
-One-to-Many(1:M):Trong loại này,một bản ghi đơn trong một bảng cha hợp với không,một hoặc nhiều bản ghi trong bảng con.Quan hệ này định nghĩa có khả năng cho việc kết hợp. -Many-to-Many(M:M):Quan hệ này hầu hết bao gồm hai quan hệ (1:M) liên quan tới ba bảng với một bảng làm trung gian .Một bảng gia nhập có thể chỉ gồm hai trờng khoá cần thiết để phối hợp với những trờng trong hai bảng khác. Thuộc tính mà bạn ấn định những đối tợng này thêm vào các thuộc tính đặc biệt có thể giúp đỡ bạn trong việc tiếp nhận giữ liệu , cung cấp cho việc chuẩn dữ liệu , gửi bạn hoình ảnh đặc biệt về tập dữ liệu của bạn có thể thực hiện đợc.
Format : Thuộc tính format điều khiển làm sao mà dữ liệu bạn nđa vào đợc hiển thị .Các kiểu dữ liệu khác nhau cho phép có thể định vị khác nhau. Default value:Khi bạn tạo ra một bản ghi mới đây là giá trị đợc Access đa vào bản ghi .Bạn có thể tự do sửa giá trị này tại bất kỳ lúc nào .Lu ý rằng giá trị.
