Bài tiểu luận quản trị nhóm

Xu thế đây không chỉ đơn thuần là một tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùngnhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một người đứng đầu mà còn là một tập hợpnhững cá nhân có sự tương tác lẫn

Bài tiểu luận môn Quản trị học Giảng viên: Nguyễn Hữu Nhuận

Đề tài:

QUẢN TRỊ NHÓM

DANH SÁCH NHÓM (Nhóm 7 lớp NT01 K38)

1 Nguyễn Nhật Quân (Nhóm trưởng)

2 Phạm Hưng Minh Công

3 Nguyễn Minh Hiển

4 Bùi Chí Hùng

5 Võ Trúc Linh

6 Trần Thị Thanh Mai

7 Lý Chấn Thành

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 2

CHƯƠNG 1: TỔ, NHÓM 4

1.1 Khái niệm tổ, nhóm 4

1.2 Đặc điểm của nhóm: 5

1.3 Phân loại nhóm 6

1.4 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc xây dựng nhóm 7

1.5 Phát triển nhóm 9

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ NHÓM 11

2.1 Định nghĩa 11

2.2 Vai trò của quản trị nhóm 11

2.3 Vai trò nhóm trưởng 13

2.4 Quản trị những vấn đề xảy ra trong làm việc nhóm: 14

2.5 Các chiến lược quản trị nhóm hiệu quả 19

2.5.1 Để trở thành nhà quản trị nhóm thành công 19

2.5.2 Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả 22

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG 28

3.1 Cấu thành nhóm: 28

3.1.1 Nhóm viên: 28

3.1.2 Trưởng nhóm: 29

3.2 Sự tương tác qua lại giữa tất cả các thành viên: 30

CHƯƠNG 4: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 31

4.1 Apple 31

4.2 Google 32

4.3 Auto Alley 33

4.4 Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế CIMAS 33

CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT 36

LỜI GIỚI THIỆU

Trong cuộc sống, khi sự phân công trong công việc đã đến mức chi tiết, phức tạp,bao trùm mọi quá trình hoạt động , người ta khó có thể hoàn tất công việc một cáchhoàn hảo chỉ với nỗ lực của một cá nhân Chính vì lẽ ấy, con người đã tìm đến xuthế hợp tác, cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết khó khăn đối với vấn đề nảysinh Xu thế đây không chỉ đơn thuần là một tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùngnhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một người đứng đầu mà còn là một tập hợpnhững cá nhân có sự tương tác lẫn nhau thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêunhóm , các thành viên đều bình đẳng, hợp tác, giúp đỡ, cùng nhau giải quyết mâuthuẫn, và quan trọng hơn nữa người đứng đầu phải thể hiện được vai trò của mìnhtrong việc xây dựng, quản lý các thành viên, họ phải thực hiện được cách “ quản trịnhóm” để giúp đạt mục tiêu chung hiệu quả hơn Vâng, quản trị nhóm chính là đềtài mà chúng tôi đang muốn nói đến

Hoạt động, làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả ởcác lĩnh vực trong đời sống Gắn với đó, việc quản trị nhóm cũng được xem là vấn

đề quan trọng để tổ chức, phát triển nhóm làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêuchung Google, một “đội hình” hơn 37.000 con người cùng làm việc, đã xây dựngmột dự án có tên là Oxygen nhằm điều tra về hành vi quản trị nhóm và cho ra đời

mô hình 8 điểm đặc biệt của một người quản lý tốt Mô hình này đã chứng tỏ hiệuquả vì chính những thành viên của Google đã cho ra đời những sản phẩm tuyệt hảokhiến công ty liên tục tăng doanh thu và biến Google trở thành một trong nhữngcông ty lớn nhất thế giới Auto Valley của Nhật đã nêu ra việc các công nhân viên

Mỹ và những nhà quản trị Nhật thành lập các liên minh và các nhóm vì những lý lokinh tế, tạo động cơ kinh tế dẫn đến Mazada được sản xuất tại Michigan, Honda ởOhio, Toyota ở Kentucky và Nissan ở Tennessee Những nhà quản trị Nhật đãquản huấn luyện và động viên các công nhân Mỹ làm việc theo các tổ đội, cácnhóm để sản xuất ra những chiếc ôtô có chất lượng tương đương với chất lượngcủa những chiếc xe sản xuất tại Nhật Ngoài Google và Auto Alley, các công ty lớn

như Apple, Ford, Levi Strauss và Xeror đều nhận thấy việc thực hiện các kế hoạchquản trị nhóm đã làm cho họ đạt được những thành tích cao hơn mong đợi Quanhững điều trên, chúng ta nhận thấy quản trị nhóm đều được đề cập và phân tíchtrong thành công của các công ty Vậy quản trị nhóm là gì ? Đặc điểm và vai tròcủa quản trị nhóm gồm những gì ? Sự ảnh hưởng, tác động của quản trị nhóm đốivới các thành viên trong nhóm diển ra như thế nào ? Thành công quản trị nhómmang lại ra sao?

Xuất phát từ những thắc mắc, vấn đề trên, chúng tôi đã tập trung vào việc tìm hiểu,nghiên cứu, phân tích những nội dung, khía cạnh của công việc quản trị nhóm vàxây dựng nên tiểu luận này với đề tài “Quản trị nhóm”

Đề tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu, học tập và trao đổi Trong quátrình biên soạn, các thành viên dù đã cố gắng để xây dựng nội dung để hoành thànhbài tiểu luận, song việc đề tài có khối lượng thông tin nghiên cứu khá lớn để chọnlọc và có một số quan điểm chủ quan do chúng tôi đưa ra nên bài tiểu luận có thểcòn những sai sót Chúng tôi mong nhận sự thông cảm và những lời góp ý chânthành từ các thầy, cô và bạn đọc Xin cám ơn !

CHƯƠNG 1: TỔ, NHÓM

1.1 Khái niệm tổ, nhóm

Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn vị

cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào Tuy nhiên, để trở nênhiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên nhằmthích nghi với môi trường tương tác Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi trở thànhnhóm - một đơn vị hoạt động với hiệu suất vượt trội

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặclàm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những cá nhân

có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện mộtmục tiêu chung

Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm

để đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộcvào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình

Có nhiều hình thức nhóm khác nhau như : Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sởthích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự

Là đơn vị quan trọng,

hoạt động có hiệu qu

ả cao của tổ chức Nguyên nhân

nhau của các thànhviên

Cách thứclàm việc

Trên tinh thầnngười

“người làm công ăn lương”

thực

một khuôn khổ, bị động

Thực hiện công việctheo

xu hướng tích cực,các

thành viên trongnhóm

chủ động trongcông

việc

Mối quan

hệ giữacác thành viên

Làm việc độc lập,kết

hợp khi có yêu cầucông

việc

Không tin tưởngnhau

Các thành viên bình đẳng, hợp tác giúp

đỡ nhau hoàn thànhcông

việc

Mâu thuẫn Dễ gây mâu thuẫn

khôngbiết cách giải quyết mâu thuẫn

Giải quyết mâuthuẫn

một cách nhanhchóng

coi mâu thuẫn là

cơ hội mới dể sáng tạo

Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm việc theo tổ

1.2 Đặc điểm của nhóm:

- Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau.Nhóm sẽ không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực haytìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác

- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việcvới thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc.

- Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến đểđưa ra phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành côngcho các mục tiêu của nhóm

- Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau Việc đặt câuhỏi và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm củanhau

- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những

gì họ đã học hỏi vào công việc Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viênkhác

- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thườngtrong mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là

cơ hội cho ý tưởng mới và tính sáng tạo Mọi người cùng nhaugiải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng

- Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn làngười đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếngnói chung hoặc trong những trường hợp khẩn cấp Kết quả tích cực là mụctiêu chứ không phải sự đồng thuận

1.3 Phân loại nhóm

Mọi tổ chức đều có những yêu cầu kỹ thuật nảy sinh từ những mục tiêu của nó.Việc hoàn thành những mục tiêu đó đòi hỏi các thành viên phải được phân cho cácnhóm để thực hiện những nhiệm vụ đó Ngoài ra, còn một hình thức khác củanhóm không phải là kết quả của một thiết kế có chủ ý Do đó, ta có thể nhận ra hailớp lớn các nhóm trong các tổ chức: nhóm chính thức và nhóm không chính thức.Phần lớn công nhân viên đều thuộc về một nhóm nào đó dựa trên cơ sở vị trí của

họ trong tổ chức Những nhóm chính thức này là các bộ phận, đơn vị,… mà banlãnh đạo thành lập ra để làm công việc của tổ chức Những đòi hỏi và các quá trìnhcủa tổ chức đã dẫn đến hình thành những nhóm này

Mặt khác, bất kỳ khi nào công nhân viên kết giao với nhau một cách thực sựthường xuyên thì họ đều có xu hướng hình thành những nhóm có những hoạt động

có thể khác với những hoạt động mà tổ chức yêu cầu Những nhóm không chínhthức này là những sự lien kết tự nhiên của con người trong hoàn cảnh lao động phùhợp với những nhu cầu xã hội Nói cách khác, chúng không phải là kết quả củaviệc thiết kế có chủ đích, mà phát triển một cách tự nhiên

Mặc dù có những đặc điểm chung giống nhau, các nhóm chính thức và khôngchính thức khác nhau về một số khía cạnh quan trọng

chính thứcNhững mục tiêu

chính

Lợi nhuận, hiệuquả, dịch vụ

Sự hài lòng, antoàn của các thànhviên

Nguồn gốc Theo thiết kế của

tổ chức

Tự phát

Ảnh hưởng đếncác thành viên

Quyền lực củachức vụ, tiềnthưởng

Tính cách, tàinăng, chuyên môn

Thông tin liên lạc Các dòng từ trên

xuống, sử dụngcác kênh chínhthức

Tin đồn, truyềnmiệng, sử dụngmọi kênh

Phát triển mộtcách tự phát

đe, sử dụng tiềnthưởng

Sự trừng phạtnghiêm khắc của

xã hội

1.4 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc xây dựng nhóm

Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết quảkhi ta sử dụng kỹ năng đó Một người có khả năng trình bày thuyết phục vấn đềcủa mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người, và có khi, ítnói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với nhau Do đó,

đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi người hay mình là người giỏinhất Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn.

Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏihay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụđược tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân khôngthể có đầy đủ Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhânkhông thể làm được hay làm mà hiệu quả không cao; Hoạt động nhóm cho phéptừng cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt hoặc hoànthành được các kết quả, mục tiêu cao hơn Đồng thời kéo theo sự phát triển cho cácthành viên khác cùng tham gia nhóm Việc hợp tác tốt của nhóm đi trước tạo điềukiện cho nhóm đi sau học tập kinh nghiệm

Những lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:

- Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốcsức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch raphương pháp đạt được chúng

- Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống củamình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ ngườilãnh đạo nào

- Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏiđược cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ nhữngthành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cáchtốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tạichức)

- Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn nhữngnhu cầu thể hiện và khẳng định mình, cái mà khi họ đứng một mình khó màthể hiện được

- Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thânthiện giữa các thành viên và người lãnh đạo

- Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vậndụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất

về cách quản lý trong tổ chức

- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sángtạo để đưa các quyết định đúng đắn

1.5 Phát triển nhóm

Hầu hết các nhà bình luận cho rằng nhóm đi qua một số giai đoạn nếu chúng tồntại trong thời gian dài Mô hình bốn giai đoạn ban đầu phát triển từ quan sát BruceWayne Tuckman Tại thời điểm này ông lập luận rằng nhóm đã có khả năng đi quabốn giai đoạn khác nhau khi họ đến với nhau và bắt đầu hoạt động Đó là các giaiđoạn: Hình thành (Forming), Xung đột (Storming), Bình thường hóa (Norming),Vận hành (Performing)

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tínhchất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạnchế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín Điều này đặc biệtđúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá Nhóm phần lớn có xuhướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo

Xung đột là giai đoạn tiếp theo Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách

va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt Điều quantrọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn khôngsẵn sang nói chuyện cởi mở Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cựcđối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế vàthấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn

Sau đó là giai đọan bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bát đầu nhận thấynhững lợi ích của việc cộng tác với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ Do mộttinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việcbày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn

bộ nhóm Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau Nhữngphương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điềuđó

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt đông trôi chảy Đây là điểm cao trào, khi nhóm làmviệc đã ổn định trong môt hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do vàthoải mái, có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với quyếtđịnh của nhóm

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mứchoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhấttrước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hóa vá sau đó là môt mức độ hoạtđông cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu Chính mức độ hoạt động được nâng lênnày là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơnthuần là những tập hợp các nhân viên.

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ NHÓM

2.1 Định nghĩa

Theo định nghĩa của bách khoa toàn thư mở (Wikipedia) thì quản trị nhóm là mộttiến trình quản lí và tổ chức một nhóm cá nhân nhằm đạt được một mục tiêu chung.Các thành viên trong nhóm không chỉ hoạt động vì bản thân mà còn vì những cộng

sự khác trong nhóm của mình, họ cùng nhau hành động và cùng phát triển Mỗi cánhân chia sẻ với nhau các vấn đề phát sinh và thành công đạt được, khi có khókhăn họ không đổ lỗi cho nhau mà cố gắng tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục.Khái niệm quản trị nhóm vì thế ra đời nhằm đảm bảo cho hoạt động trôi chảy củanhóm và xa hơn là sự phát triển của nhóm với kết quả cuối cùng là đạt được mụctiêu chung

2.2 Vai trò của quản trị nhóm

Quản trị nhóm là việc làm cần thiết và tầm quan trọng của nó thể hiện ở một sốkhía cạnh sau:

- Kết nối mọi thành viên trong nhóm với nhau

Các thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau và văn hoá khácnhau sẽ có những thái độ và cách ứng xử khác nhau trước những vấn đề phátsinh khi làm việc với nhau Thông thường một nhóm mới thành lập sẽ cónhiều xung đột xảy ra và các thành viên trong nhóm thường cố gắng thể hiệnhết khả năng của bản thân và cố gắng hạn chế sự trổi dậy của một cá tínhnào đó Các mâu thuẫn như thế sẽ chỉ khiến cho nhóm làm việc kém hiệuquả Mô hình quá trình phát triển nhóm của Bruce Wayne Tuckman là minhchứng rõ nét cho sự cần thiết của quản trị nhóm Theo đó, trong mỗi giaiđoạn phát triển của mình, các nhóm sẽ xuất hiện những vấn đề riêng và đòihỏi nhà quản trị phải biết linh hoạt xử lí để gắn kết các thành viên lại vớinhau và đưa nhóm phát triển lên tầm cao mới

Quản trị nhóm thành công sẽ giúp kiểm soát mọi vấn đề nảy sinh trong quátrình làm việc nhóm, đặt các cá tính trong trạng thái cân bằng để từ đó hoàhợp chúng lại và phát huy thế mạnh của từng tính cách riêng Các thành viên

vì thế sẽ biết cách tiết chế bản thân, học cách lắng nghe, tiếp thu ý kiến của

người khác và hiểu rõ nhau hơn để từ đó giúp đỡ nhau thay vì ganh đua và

hạ bệ nhau

- Hoàn thành mục tiêu chung

Mục đích cuối cùng của làm việc nhóm là đạt được mục tiêu chung Cácthành viên trong nhóm đến với nhau vì nhận ra họ có thể đạt được lợi ích cánhân thông qua lợi ích nhóm Quản trị nhóm là việc làm cần thiết nhằm liênkết mọi thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau, thậm chí là vớinhững văn hoá sống khác nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung

Nhóm làm việc có thể giải quyết được vấn đề to lớn vượt sức của một người,quản trị nhóm hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường thân thiện, cởi mở để mọithành viên được quyền phát biểu ý kiến và đưa ra ý tưởng cho công việcchung Thế nhưng do mỗi người đều có đòi hỏi riêng phù hợp với lợi ích bảnthân, việc quản trị nhóm sẽ đóng vai trò hài hoà mọi lợi ích riêng và xácđịnh mục tiêu chung của cả nhóm Không những thế, nó còn xác định cảcách thức thực hiện và phân công công việc cụ thể rõ ràng thông qua cơ chếđối thoại thẳng thắng để đạt được sự đồng bộ cao trong công việc và đảmbảo tính trôi chảy của công việc

- Nâng cao hiệu suất hoạt động

Mặc dù nhà quản trị nhóm thành công phải có khả năng khiến các thành viênkhác tuân thủ mệnh lệnh nhưng điều đó không có ý nghĩa tuyệt đối Theoquan điểm của các nhà quản trị hiện đại thì các nhóm trưởng bên cạnh việcđảm bảo tính hợp tác cao của thành viên còn phải duy trì một mức độ cạnhtranh giữa họ Nhóm trưởng phải khiến cho các thành viên trong nhóm cảmthấy bản thân có ích và là một phần quan trọng không thể thiếu của nhóm,tức phải cảm thấy bản thân là “thành viên” chứ không phải chỉ là một “côngnhân” bình thường chỉ biết hoàn thành nhiệm vụ được giao Như vậy quảntrị nhóm còn nhắm đến việc khai thác tiềm năng của mỗi thành viên và kíchthích sự sáng tạo của họ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung

Với quan điểm trên thì con người trở thành nhân tố trung tâm của quá trìnhquản trị Quản trị nhóm quan tâm đến nỗ lực của từng cá nhân và đảm bảo

sự đóng góp tích cực của các thành viên thông qua mong muốn đóng góp vàthể hiện sự sáng tạo của họ cũng như sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên.Tầm quan trọng của quản trị nhóm có thể được minh hoạ bằng phương trìnhsau:

Hiệu suất = năng lực x nỗ lực x hỗ trợ

Hiệu suất làm việc của từng cá nhân đạt giá trị lớn nhất khi tất cả các yếu tốtrên đều được thoả mãn Hiệu quả công việc được nâng lên đáng kể khi từng

cá nhân nhận được sự hỗ trợ từ hai nguồn lực cơ bản là nhóm trưởng và cácthành viên khác

Theo quan điểm truyền thống thì sự hỗ trợ hiệu quả nhất đến từ người quản

lí có trách nhiệm Nhóm trưởng cần xác định rõ mục tiêu công việc và mức

độ kì vọng đối với các thành viên nhằm định hình cho họ con đường phải đi

và hướng họ vào trong khuôn khổ Không chỉ vậy, nhóm trưởng còn phảiđưa ra phương hướng hành động đúng đắn, sắp xếp các nguồn lực hợp lí đểcác thành viên đạt được hiệu quả công việc cao Bên cạnh đó, sự quan tâmgiúp đỡ, động viên trong suốt quá trình làm việc tạo điều kiện cho các thànhviên gắn kết với nhau hơn và làm việc hiệu quả hơn

Nguồn lực thứ hai đến từ các thành viên còn lại trong nhóm Quản trị nhómhiệu quả tạo ra một môi trường cởi mở và thân thiện để các thành viên có thểthẳng thắng bày tỏ quan điểm và hỗ trợ nhau giải quyết các khó khăn trongcông việc Một khi các thành viên cảm thấy bản thân là một phần của nhómlàm việc thì họ sẽ chung tay giải quyết khó khăn chung chứ không chỉ quantâm giải quyết vấn đề của bản thân

2.3 Vai trò nhóm trưởng

Trưởng nhóm là người hoặc nhóm người đứng đầu một nhóm gồm nhiều thànhviên có vai trò cung cấp những chỉ thị và hướng dẫn nhằm giúp nhóm đạt đượcmục tiêu chung Người trưởng nhóm có vai trò định hướng cho sự phát triển củanhóm, đảm bảo cho nhóm của mình hoàn thành nhiệm vụ được giao Nhóm trưởngphải cộng tác với các thành viên khác trong nhóm, ngược lại các thành viên trongnhóm sẽ hỗ trợ nhóm trưởng hoàn thành công việc của mình

Trách nhiệm của nhóm trưởng thay đổi tuỳ theo tổ chức, nhưng thông thường sẽbao gồm 4 vai trò sau:

- Xác định rõ mục tiêu cần đạt được và mức độ kì vọng đối với từng thànhviên

- Sắp xết công việc, con người và các nguồn lực khác để hoàn thành côngviệc

- Khuyến khích động viên mọi người và tạo cảm hứng cho họ

- Đánh giá và kiểm soát hoạt động của nhóm

Ngày nay trưởng nhóm không chỉ phải duy trì mức độ hợp tác cao giữa các thànhviên (teamwork) mà còn phải khai thác hết khả năng của họ (team building) Theoquan điểm này thì trưởng nhóm còn phải duy trì được phong cách của từng người,xem họ như những cá thể độc lập trong một tập thể đa dạng về màu sắc nhưng vẫnphải duy trì sự hài hoà giữa các cá tính với nhau, khiến cho chúng hoà hợp và bổsung cho nhau Cái khó của nhóm trưởng là phải khiến cho “cái tôi” của từng thànhviên hoà chung vào “cái ta” của tập thể, nghĩa là không làm mất đi bản sắc riêngcủa từng người nhưng cũng không để cho bất kì một cá nhân nào vượt lên gây cảntrở cho người khác

Như vậy, nhóm trưởng đóng vai trò như sợi dây liên kết kết nối mọi thành viêntrong nhóm với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung

2.4 Quản trị những vấn đề xảy ra trong làm việc nhóm:

Từ thời nguyên thủy, khi con người bắt đầu sống theo nhóm, luôn luôn tồn tạinhững vấn đề nẩy sinh trong quá trình sinh sống, săn bắt, hái lượm Ngày nay, hìnhthức sống theo nhóm (sống trong các gia đình, khu tập thể, ký túc xá …) làm việcnhóm vẫn là một hình thức phổ biến và có mặt ở khắp nơi Điều đó có nghĩa là mỗi

cá thể người chúng ta trong cộng đồng hàng ngày đều phải sống trong môi trườngnhóm Các vấn đề khi làm việc nhóm như bất đồng quan điểm, không hiểu ý đồngđội, xung đột hay các vấn đề cá nhân… được thể hiện cụ thể qua 1 số vấn đề :

Do tính chất của làm việc theo nhóm, các thành viên nhóm đôi khi có thể thấy rằng

họ không làm việc hiệu quả, trong đó tác động tiêu cực về sự tiến bộ của họ, vàkhả năng của họ để thành công Một số vấn đề phổ biến được xác định bởi các cánhân làm việc theo nhóm là:

 Nhiệm vụ không được hoàn thành đúng thời hạn

Đây là rắc rối thường xuyên xảy ra nhất trong làm việc nhóm, việc các thànhviên không hoàn thành đúng thời hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch vàkết quả chung của cả nhóm Để giải quyết vấn đề này có một số giải phápnhư sau:

- Thảo luận và thiết lập mốc thời gian mà tất cả các thành viên có thểđồng ý Một khi đã chấp nhận rồi thì phải cam kết để hoàn thành

- Yêu cầu mỗi thành viên phải trình bày một báo cáo tiến độ mỗi cuộchọp về những gì họ đã hoàn thành kể từ cuộc họp cuối cùng Từ đógiám sát được công việc của các thành viên để hổ trợ, giúp đỡ khi cầnthiết.

- Cung cấp thông tin để hỗ trợ nhau hoàn thành nhiệm vụ nếu cần thiết.Mỗi người trong nhóm có thể mạnh về lĩnh vực này và yếu về lĩnhvực khác Hãy trao đổi thông tin để hoàn thành công việc dễ dànghơn

 Khó khăn khi bắt đầu

“Vạn sự khởi đầu nan” , làm việc nhóm cũng vậy Có một khởi đầu phấnkhởi, hào hứng sẽ tăng tinh thần làm việc của các thành viên Ngược lại, nếukhởi đầu ì ạch, không có cảm hứng, uể oải sẽ tạo sức ỳ cho toàn nhóm, hiệuquả công việc sẽ giảm rất rõ ràng Một số giải pháp sau có thể giải quyết vấn

đề này:

- Hãy dành thời gian cho tất cả các thành viên tự giới thiệu, đây là cáchđơn giản nhưng hiệu quả để tạo cảm tình và tinh thần đoàn kết trongnhóm

- Phổ biến sơ lược về công việc một cách rõ ràng hấp dẫn Hãy giúp cácthành viên hiểu được họ sắp làm gì

- Đảm bảo mỗi thành viên có một cơ hội để nói chuyện và góp ý kiến.Tạo một môi trường cởi mở, hòa đồng, thoải mái, vui tươi

- Đề cử một người nào đó có khả năng gắn kết tốt làm người quản lýhoặc lãnh đạo Phụ trách mảng tinh thần của nhóm

- Cung cấp thông tin cá nhân để tiện trao đổi và thông tin liên lạc, baogồm địa chỉ email và số điện thoại Việc làm này đảm bảo sự vậnhành tốt trong tổ chức nhóm

 Nhóm thiếu sáng tạo, cạn kiệt ý tưởng, ỷ lại và lười suy nghĩ

Vấn đề này sẽ làm nhóm thiếu đi sức sống, hoạt động như máy móc và hiệuquả công việc sẽ không thể đạt được Tâm lý ỷ lại là nguy cơ lớn có thể làmnhóm tan rã, bất đồng và coi thường tập thể Một số giải pháp giải quyết vấn

- Có thể cập nhật những ý tưởng sưu tầm được từ nhiều nguồn khácnhau và bình luận về ý tưởng đó.

 Các thành viên không còn muốn góp sức lực vào nhóm

Một khi điều này xảy ra thì nguy cơ tan rã của nhóm đã rất lớn Cần phải cónhững giải pháp ngay để ngăn ngừa điều này:

- Tìm hiểu lý do tại sao các thành viên là vô cảm hay không tham giavào hoạt động của nhóm

- Nhấn mạnh rằng tất cả các ý kiến của các thành viên sẽ được đánh giá

- Đảm bảo rằng các thành viên phải thấy được sự đóng góp của nhữngthành viên khác và của chính mình, điều này có thể có nghĩa là “đixung quanh vòng tròn”

 Truyền đạt thông tin chưa hiệu quả

Một khi thông tin trong nhóm gặp trục trặt, người nắm được người không sẽdẫn đến làm việc không đồng bộ, ảnh hưởng đến tiến độ công việc Chưahết, việc này đôi khi còn làm cho các thành viên cảm thấy mình không đượctôn trọng, không có ý nghĩa gì với nhóm Dẫn đến tâm lý vô cảm và khôngmuốn làm việc nữa Một số giải pháp:

- Xác định các vấn đề cụ thể mà dường như ảnh hưởng đến thông tinliên lạc

- Xem xét làm thế nào để giải quyết vấn đề như vậy Ví dụ, nếu cácthành viên dường như hiểu lầm nhau, cần phải làm rõ vấn đề và giảiquyết mâu thuẫn

 Xung đột giữa các thành viên:

Vấn đề này rất hay xảy ra trong làm việc nhóm khi có sự bất đồng về tínhcách, suy nghĩ, quan điểm, ý tưởng giữa các thành viên Có thể dẫn đến sựmất đoàn kết lâu dài và chia rẻ lớn trong nhóm Giải pháp:

- Tôn trọng những ý tưởng của các thành viên khác trong nhóm

- Cho thấy rằng bạn đã nghe nói ý tưởng của thành viên khác và khikhông đồng ý làm như vậy một cách lịch sự và tôn trọng

- Hiểu rằng làm việc theo nhóm đòi hỏi một số đàm phán và thỏa hiệp

- Nghỉ ngơi đúng lúc để giảm nhẹ tình hình căng thẳng và trình bày lạinhững suy nghĩ trong một cuộc họp sau đó một cách nhẹ nhàng

 Tính cách độc đoán

Một số thành viên trong nhóm có thể rất độc đoán và không hòa nhập đượcvới tập thể Tạo cảm giác khó chịu cho các thành viên khác dẫn đến nhómlàm việc không hiệu quả Khi đó hãy:

- Tạo một không khí thoải mái cho nhóm như họp mặt ở những nơithoáng đảng

- Đảm bảo rằng mỗi thành viên có một cơ hội để nói chuyện , không bịgián đoạn

- Nhắc nhở tất cả các thành viên rằng điều quan trọng là để nghe tất cảcác ý kiến liên quan đến chủ đề và tôn trọng những ý kiến đó

 Không có khả năng tập trung vào nhiệm vụ

Khi một số thành viên lơ đãng công việc của mình và không còn muốn thamgia xây dựng nữa thì có thể áp dụng một số biện pháp:

- Thiết lập các nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng được hoàn thành trong mỗi lầnhọp

- Thông tin về tiến độ rõ ràng và có sự khen tặng cho những thành viênhoàn thành tốt nhiệm vụ

- Đảm bảo rằng các cá nhân được quyền nói lên công việc của mìnhtrong thời gian qua để nhận những sự chia sẽ từ các thành viên khác.Ngoài những vấn đề trên trong làm việc nhóm còn có thể phát sinh những vấn đềnhư:

 Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộctrong một số hoàn cảnh

 Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vìlợi ích chung của tập thể Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” vànhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;

 Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thườngchia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì nhữngthông tin ấy sẽ gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫnnội bộ của nhóm

 Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khácnhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng Chính vì vậy,từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếucủa nhau để từ đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phùhợp

Cuối cùng, hãy nhớ những nguyên tắc cốt lõi để tạo nên một tập thể xuất sắc Hãy

áp dụng thường xuyên vào nhóm của bạn như một cuốn cẩm nang:

 Nâng cao tinh thần đồng đội

Tinh thần đồng đội hay nói cách khác là sự đoàn kết luôn là điều cần phảiduy trì trong làm việc nhóm Một khi tất cả các thành viên là một khối thốngnhất, việc di chuyển đến mục tiêu sẽ dễ hơn bao giờ hết Bạn hãy :

- Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ

- Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toànnhóm

- Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề vàluôn khen họ (nếu đáng)

- Dành thời gian để các thành viên trong nhóm có thể giải trí cùng nhau

 Nhận ra gốc rễ các vấn đề

Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ Mọi người bất hòa và không đồngthuận ý kiến của nhau, các vấn đề lần lượt xẩy ra và nếu bạn không ngănchặn nhóm sẽ sớm tan rã Vậy bạn phải làm gì ? Trước hết bạn cần hiểu rõvấn đề nằm ở đâu Tìm cách tiếp cận từng thành viên để biết chuyện gì đangxẩy ra, vấn đề gì với họ và xin ý kiến trước khi đưa ra quyết định cuối cùng

Có câu, diệt cỏ phải diệt tận gốc, nếu bạn không thực sự biết gốc rễ của vấn

đề, nó sẽ nhanh chóng quay lại với nhóm của bạn

 Chuyện trò với từng người

Dành thời gian để nói chuyện với từng người giúp bạn hiểu rõ hơn về cácthành viên trong nhóm Việc này nên làm với tất cả các thành viên khôngriêng gì leader của nhóm Bạn sẽ hiểu hơn về các thành viên khác trongnhóm, hiểu được các vấn đề cá nhân giữa họ và giải quyết được với tinh thầnxây dựng Bạn sẽ nắm rõ những gì đang xẩy ra với những người cùng làmviệc với mình và quan trọng hơn đây cũng là cách xây dựng tinh thần đồngđội trong nhóm

 Xử sự với người gây ra vấn đề lưu ý sự công minh trong nhóm

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xahơn Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ Những điều lưu ý:

- Hãy nói thật những gì bạn thấy được

- Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm

- Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi