Say đây là những bài học về thực hiện hoạt động nhóm và quản trị nhóm của một số công ty mà chúng tôi đề cập đến
4.1 Apple
Theo trang Businessinsider, hiện tại, khi nhắc đến Apple, người ta luôn nghĩ ngay đến hình ảnh của một công ty tốt nhất trên thế giới. Bởi họ luôn biết cách tạo ra các sản phẩm tốt nhất cho người dùng và đem lại những khoản doanh thu kỷ lục. Theo những báo cáo mới nhất thì Apple đang là công ty có tổng giá trị tài sản lớn nhất trên thế giới.
Một số nguyên tắc trong hoạt động của Apple mang lại thành công trong công ty:
a) Tập trung nhân sự giỏi nhất cho dự án quan trọng nhất
b) Giữ bí mật tuyệt đối
c) Tập trung cho các “tiểu tiết”
d) Làm ra những gì mà mình muốn
e) Tập trung tuyệt đối
f) Quan tâm đến người dùng
g) Không phải lo đến các báo cáo tài chính
h) Trực tiếp chịu trách nhiệm cá nhân
i) Tuyển dụng những người tốt nhất có thể
j) Giới hạn ban giám đốc
k) Giới hạn số lượng nhân viên
l) Không thăng chức bừa bãi cho nhân viên
m)Kiểm soát tốt thông tin
n) Đặt thiết kế lên hàng đầu
o) Khách hàng là quan trọng nhất
Trong nguyên tắc h): Trực tiếp chịu trách nhiệm cá nhân
Đây là một cụm từ rất quan trọng với Apple. Nó có nghĩa là mỗi một sản phẩm hay một tính năng nào đó sẽ có một người phải chịu trách nhiệm cho sự thành công hoặc thất bại của sản phẩm hay tính năng đấy. Tại Apple không có sự chịu trách nhiệm của một tập thể và nếu bạn là một trưởng nhóm làm việc thì tốt nhất là cố gắng làm thật tốt công việc của mình.
Nguyên tắc trên cho chúng ta thấy rõ được tầm quan trọng và trách nhiệm cao của người quản trị nhóm.
4.2 Google
Google nổi tiếng là công ty có môi trường phẳng nhất thế giới, bởi vì ở đây rất ít cấp bậc. Các nhân viên, từ lập trình viên tới thiết kế, đều được phát triển ý tưởng của họ và thực hiện một cách tự do mà không cần phải hỏi ý kiến của sếp nào cả. Một thử nghiệm được thực hiện năm 2002 do chính Larry Page, đồng sáng lập Google và hiện là CEO của hãng, đã chỉ ra rằng, nếu tự do như vậy sẽ không có ai lo những việc như phát triển nhân sự, thị trường toàn cầu, chiến lược và những vấn đề phát sinh. Và quan trọng hơn hết là khó kết nối một đội hình hơn 37.000 con người cùng làm việc.
Sau đó Google đã xây dựng một dự án có tên là Oxygen với nhiều đánh giá và nghiên cứu công phu hàng năm trời về hành vi quản trị nhóm của nhà quản trị Dự án đã chỉ ra 8 điểm của một sếp tốt như sau:
a) Là huấn luyện viên giỏi
b) Trao quyền cho nhóm và không quản lí chi tiết
c) Tập trung vào lợi ích và quan tâm của tất cả thành viên của nhóm
d) Hướng vào kết quả công việc
e) Biết lắng nghe, giỏi đối thoại để chia sẻ thông tin
f) Giúp đỡ thành viên phát triển nghề nghiệp
g) Có tầm nhìn rõ ràng và chiến lược cho nhóm
h) Nắm vững các kĩ năng về kĩ thuật trọng yếu để giúp hỗ trợ nhóm
Tiếp theo, Google cho phép các nhân viên đánh giá sếp của mình dựa theo những yếu tố trên và hàng năm còn tổ chức bình chọn những sếp tài giỏi, những sếp này ngoài được thưởng còn có cơ hội tăng lương và thăng chức.
Như vậy có thể thấy Google có một mô hình đặc biệt là cho phép nhân viên đánh giá sếp, ngược lại với Việt Nam là từ trên xuống. Và mô hình này đã chứng tỏ hiệu quả vì chính những thành viên của Google đã cho ra đời những sản phẩm tuyệt hảo khiến công ty liên tục tăng doanh thu và biến Google trở thành một trong những công ty lớn nhất thế giới.
4.3 Auto Alley
Auto Valley của Nhật đã nêu ra việc các công nhân viên Mỹ và những nhà quản trị Nhật thành lập các liên minh và các nhóm vì những lý lo kinh tế, tạo động cơ kinh tế dẫn đến Mazada được sản xuất tại Michigan, Honda ở Ohio, Toyota ở Kentucky và Nissan ở Tennessee. Những nhà quản trị Nhật đã quản huấn luyện và động viên các công nhân Mỹ làm việc theo các tổ đội, các nhóm để sản xuất ra những chiếc ôtô có chất lượng tương đương với chất lượng của những chiếc xe sản xuất tại Nhật
4.4 Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế CIMAS
Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế CIMAS chính thức được thành lập năm 2001 trên cơ sở góp vốn của 3 cổ đông sáng lập là Tập đoàn CTCI Hải Ngoại với số vốn góp chiếm 50%, LILAMA - nhà thầu xây lắp lớn nhất Việt Nam sở hữu 33% cổ phần của CIMAS và SINCERITY Engineering Company - doanh nghiệp chuyên cung cấp vật liệu xây dựng của Đài Loan với số vốn góp chiếm 17%. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả trong dự án EPC
EPC là từ viết tắt của “thiết kế kỹ thuật, mua sắm và xây dựng”. Đó là một chuỗi công việc đòi hỏi sự cộng tác của cả tập thể, thông qua đó kiến thức và kinh nghiệm của mọi người được chia sẻ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc. Làm việc theo nhóm là một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện dự án EPC. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần tập hợp mọi người lại với nhau thì chưa có gì đảm bảo nhóm này sẽ hoạt động hiệu quả. Một nhóm thiếu sự hợp tác có thể bị suy yếu bởi một loạt các vấn đề như là tổ chức yếu kém, bất hòa, thiếu sự giao tiếp và tham gia của các thành viên. Ngược lại, một nhóm làm việc hòa hợp sẽ giúp cải thiện năng suất, tăng cường sự linh hoạt, thúc đẩy trao đổi thông tin cũng như nâng cao tinh thần và sự sáng tạo.
Tuy nhiên, áp dụng những nguyên tắc làm việc nhóm vào thực tế không hề dễ. Đâu là cách triển khai nhóm tốt nhất ở nơi làm việc để phát huy tối đa vô số kỹ năng và năng lực lớn lao của mọi thành viên? Dưới đây là một số nguyên tắc công ty đã áp dụng
Để có được một nhóm hiệu quả, nhất thiết phải lựa chọn đúng thành viên. Vấn đề không phải là có bao nhiêu thành viên trong một nhóm. Điều quan trọng là mọi người trong nhóm có khả năng cộng tác tốt với nhau hay không. Họ phải chia sẻ mục tiêu chung, tầm nhìn chung, những vấn đề chung và cả khung thời gian phù hợp. Khi xây dựng nhóm, chúng ta không chỉ cân nhắc năng lực, kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân mà còn phải xem xét cả kỹ năng phối hợp và tương tác của họ. Những thành viên tốt là những người:
a) Cam kết chia sẻ mục tiêu và trách nhiệm chung vì thành tích cao nhất của cả đội;
b) Luôn biết lắng nghe và phản hồi một cách chủ động, hữu ích nhằm tránh tình trạng đưa cuộc họp rơi vào im lặng;
c) Tham gia tích cực vào mọi hoạt động của nhóm
d) Có thái độ cởi mở trước nhận xét, đánh giá thậm chí là chỉ trích mà không có phản ứng thái quá;
e) Luôn sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm với các thành viên khác.
Người lãnh đạo
Giống như vị thuyền trưởng của một con tàu, người lãnh đạo có vai trò then chốt đối với hoạt động làm việc nhóm. Bên cạnh việc tạo lập, tổ chức và kiểm soát kế hoạch, trưởng nhóm còn có trách nhiệm động viên tinh thần của các thành viên và kết nối hoạt động của họ, từ đó tối đa hóa hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra. Một người trưởng nhóm tốt cần hội tụ những phẩm chất như:
a) Có tầm nhìn xa;
b) Hiểu biết sâu sắc và khát khao học hỏi;
c) Kỹ năng giao tiếp tốt;
d) Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch tốt;
e) Can đảm, quyết đoán, linh hoạt, có khả năng thích nghi cao.
Hoạt động xây dựng nhóm
Nhờ có các hoạt động xây dựng nhóm mà các thành viên luôn cảm thấy gần gũi và thoải mái sau những giờ làm việc căng thẳng. Các hoạt động này góp phần củng cố mối quan hệ từ nhiều phía và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên. Hình
thức hoạt động nhóm vô cùng đa dạng. Nó có thể là một cuộc thảo luận ngắn trong vòng năm phút, một cuộc họp đánh giá tình hình hay những hoạt động ngoài trời như đá bóng, du lịch. Dù là lớn hay bé, mỗi hoạt động đều góp phần gắn kết và tăng cường sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên.
Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là cầu nối quan trọng giữa các thành viên trong nhóm. Để phát huy sức mạnh của giao tiếp, một nhóm cần phải:
a) Tổ chức các cuộc họp thường xuyên;
b) Khuyến khích các thành viên bộc lộ ý kiến và năng lực cá nhân;
c) Khuyến khích các thành viên bộc lộ điểm mạnh và điểm yếu để phân công đúng người đúng
d) Thúc đẩy họ đối mặt với các thử thách và tìm ra giải pháp tốt nhất.
Sự cộng tác và tham gia
Sự cộng tác sẽ mang lại hiệu quả cao nhất khi tất cả các thành viên cùng chia sẻ mục tiêu chung của cả đội. Để phát huy tinh thần cộng tác cần phải:
a) Nhận thức rằng dự án không thể thành công nếu chỉ có sự nỗ lực của cá nhân đơn lẻ
b) Tập trung vào giải pháp chứ không phải vấn đề. Nhanh chóng đi đến giải pháp sẽ mang lại lợi ích cho mỗi thành viên và cho cả nhóm;
c) Luân chuyển công việc nội bộ để mỗi người có cơ hội đảm nhận những nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm mới.
Tóm lại, hợp tác làm việc theo nhóm thực sự hữu hiệu, mặc dù nó dường như hơi khó khăn và lúng túng lúc ban đầu. Cho dù mỗi thành viên có sự khác biệt về cá tính, thái độ, kỹ năng và tham vọng, nhưng nếu một nhóm biết hợp tác tốt cùng với việc quản trị nhóm tốt của người lãnh đạo thì vẫn làm nên sự phát triển mạnh mẽ cho cả công ty và quan trọng hơn là đưa họ trở thành một gia đình lớn mà trong đó tất cả mọi người đều hết lòng vì mái ấm chung.